Связи между файлами и консолидация данных в ms excel практическая работа

Обновлено: 07.07.2024

В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.

Требования к таблицам

Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:

в них не должно быть пустых строк/столбцов;
к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).

Выполняем консолидацию

В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:

Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Примечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.
На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.
Здесь представлены следующие параметры:
- Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
  - Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
  - Количество;
  - Среднее;
  - Максимум;
  - Минимум;
  - Произведение;
  - Количество чисел;
  - Стандартное отклонение;
  - Несмещенное отклонение;
  - Дисперсия;
  - Несмещенная дисперсия.
Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
- Переключаемся на лист с первой таблицей.

Заключение

Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.

Название работы: СВЯЗИ МЕЖДУ ФАЙЛАМИ И КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ В MS EXCEL

Категория: Практическая работа

Предметная область: Информатика, кибернетика и программирование

Описание: Создайте таблицу «Отчет о продажах за полугодие» по образцу (рис. 5.1) в виде нового файла. Для этого создайте новый документ (Файл/Создать) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего подправьте заголовок таблицы.

Размер файла: 825 KB

Работу скачали: 260 чел.

ЭКОНОМИЧЕСКИЕ РАСЧЕТЫ И АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 5

Тема: СВЯЗИ МЕЖДУ ФАЙЛАМИ И КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ В MS EXCEL

Цель занятия. Изучение технологии связей между файлами и консолидации данных в MS Excel.

Задание 5.1. Задание связей между файлами.

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу.

2. Создайте таблицу «Отчет о продажах 1 квартал» по образцу (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Задание связей между файлами

Введите исходные данные (Доходы и Расходы): Доходы = 234,58 р.; Расходы = 75,33 р. и проведите расчет Прибыли:

Сохраните файл под именем «1 квартал».

3. Создайте таблицу «Отчет о продажах 2 квартал» по образцу (рис. 5.1) в виде нового файла. Для этого создайте новый документ ( Файл / Создать ) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего исправьте заголовок таблицы и измените исходные данные: Доходы = 452,6 р.; Расходы = 125,8 р.

Обратите внимание, как изменился расчет прибыли. Сохраните этот файл под именем «2 квартал».

4. Создайте таблицу «Отчет о продажах за полугодие» по образцу (рис. 5.1) в виде нового файла. Для этого создайте новый документ ( Файл / Создать ) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего подправьте заголовок таблицы и в колонке «В» удалите все значения исходных данных и результаты расчетов. Сохраните файл под именем «Полугодие».

5. Для расчета полугодовых итогов свяжите формулами файлы «1 квартал» и «2 квартал».

Формула для расчета:

Доход за полугодие = Доход за 1 квартал + Доход за 2 квартал .

Полный адрес ячейки состоит из названия рабочей книги в квадратных скобках, имени листа, восклицательного знака и адреса ячейки на листе.

В ячейке ВЗ файла «Полугодие» формула для расчета полугодового дохода имеет вид:

='[1 квартал.xls]Лист1'!$B$3+'[2 квартал.xls]Лист1'!$B$3

Аналогично рассчитайте полугодовые значения Расходов и Прибыли, используя данные файлов «1 квартал» и «2 квартал». Результаты работы представлены на рис. 5.1. Сохраните текущие результаты расчетов.

Задание 5.2. Обновление связей между файлами.

1. Закройте файл «Полугодие» предыдущего задания.

2. Измените значение «Доходы» в файлах первого и второго квартала, увеличив значения на 100 р.: Доходы 1 квартала = 334,58 р.; Доходы 2 квартала = 552,6 р. Сохраните изменения и закройте файлы.

3. Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи. Для обновления связей нажмите кнопку Да . Проследите, как изменились данные файла «Полугодие» (величина «Доходы» должна увеличиться на 200 р. и принять значение 887,18 р.).

В случае, когда вы отказываетесь от автоматического обновления связи, вам приходится выполнять это действие вручную.

4. Изучим процесс ручного обновления связи. Сохраните файл «Полугодие» и закройте его.

5. Вновь откройте файлы первого и второго кварталов и измените исходные данные «Доходы», увеличив еще раз значения на 100 р.: Доходы 1 квартала = 434,58 р.; Доходы 2 квартала = 652,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

6. Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи, нажмите кнопку Нет . Для ручного обновления связи в меню Правка выберите команду Связи , появится окно (рис. 5.2), в котором перечислены все файлы, данные из которых используются в активном файле «Полугодие».

Рис. 5.2. Ручное обновление связей между файлами

Расположите его так, чтобы были видны данные файла «Полугодие», выберите файл «1 квартал», нажмите кнопку Обновить и проследите, как изменились данные файла «Полугодие». Аналогично выберите файл «2 квартал» и нажмите кнопку Обновить . Проследите, как вновь изменились данные файла «Полугодие».

Примечание . При изменении данных в нескольких исходных файлах обновление связи производится для каждого файла.

Задание 5.3. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры.

1. Откройте все три файла Задания 5.2 и в файле «Полугодие» в колонке «В» удалите все численные значения данных. Установите курсор в ячейку ВЗ.

Рис. 5.3. Консолидация данных

В строке «Ссылка» сначала выделите в файле «1 квартал» диапазон ячеек В3:В5 и нажмите кнопку Добавить , затем выделите в файле «2 квартал» диапазон ячеек В3:В5 и опять нажмите кнопку Добавить (рис. 5.3). В списке диапазонов будут находиться две области данных за первый и второй кварталы для консолидации. Далее нажмите кнопку ОК , произойдет консолидированное суммирование данных за первой и второй кварталы.

Вид таблиц после консолидации данных приведен на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Таблица «Полугодие» после консолидированного суммирования

Задание 5.4. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам неоднородной структуры.

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за третий квартал по образцу (рис. 5.5). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «3 квартал».

Рис. 5.5. Исходные данные для третьего квартала Задания 5.4

2. Создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за четвертый квартал по образцу (рис. 5.6). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «4 квартал».

Рис. 5.6. Исходные данные для четвертого квартала Задания 5.4

3. Создайте новую электронную книгу. Наберите название таблицы «Полугодовой отчет о продажах по отделам». Установите курсор в ячейку A3 и проведите консолидацию за третий и четвертый кварталы по заголовкам таблиц. Для этого выполните команду Данные / Консолидация . В появившемся окне Консолидация данных сделайте ссылки на диапазон ячеек АЗ:Е6 файла «3 квартал» и A3:D6 файла «4 квартал» (рис. 5.7). Обратите внимание, что интервал ячеек включает в себя имена столбцов и строк таблицы.

Рис. 5.7. Консолидация неоднородных таблиц

В окне Консолидация активизируйте опции (поставьте галочку): подписи верхней строки; значения левого столбца; создавать связи с исходными данными (результаты будут не константами, а формулами).

После нажатия кнопки ОК произойдет консолидация данных (рис. 5.8). Сохраните все файлы в папке вашей группы.

Рис. 5.8. Результаты консолидации неоднородных таблиц

Обратите внимание, что все данные корректно сгруппированы по их заголовкам (по отделам). В левой части экрана появятся так называемые кнопки управления контуром (иерархической структурой). С их помощью можно скрывать или показывать исходные данные.

Практическая работа № 13

Тема: СВЯЗИ МЕЖДУ ФАЙЛАМИ И КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ В MS EXCEL

Цель: изучить технологию связей между файлами и консолидации данных в MS Excel .

Задание 1. Задать связи между файлами.

Порядок работы

Запустите редактор электронных таблиц MS Excel и создайте новую электронную книгу.

Создайте таблицу «Отчет о продажах 1 квартал» по образцу рис. 1. Введите исходные данные (Доходы и расходы):

Доходы = 234,58 р.;

Расходы = 75,33 р.

и проведите расчет Прибыли: Прибыль = Доходы – Расходы. Сохраните файл под именем «1 квартал».

Создайте таблицу «Отчет о продажах 2 квартал» по образцу рис. 1 в виде нового файла. Для этого создайте новый документ ( Кнопка « Office »/Создать ) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего исправьте заголовок таблицы и измените исходные данные:

Расходы = 125,8 р.

Обратите внимание, как изменится расчет Прибыли. Сохраните файл под именем «2 квартал».

Создайте таблицу «Отчет о продажах за полугодие» по образцу рис. 1 в виде нового файла. Для этого создайте новый документ ( Кнопка « Office »/Создать ) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего подправьте заголовок таблицы и в колонке В удалите все значения исходных данных и результаты расчетов. Сохраните файл под именем «Полугодие».

Рис. 1. Задание связей между файлами

Для расчета полугодовых итогов свяжите формулами файлы «1 квартал» и «2 квартал».

Краткая справка: для связи формулами файлов Excel выполните действия:

откройте эти файлы (все три файла);

начните ввод формулы в файле-клиенте (в файле «Полугодие» введите формулу для расчета «Доход за полугодие»).

Формула для расчета:

Доход за полугодие = Доход за 1 квартал + Доход за 2 квартал.

Чтобы вставить в формулу адрес ячейки или диапазона ячеек из другого файла (файла-источника), щелкните мышью по этим ячейкам, при этом расположите окна файлов на экране так, чтобы они не перекрывали друг друга.

В ячейке В3 файла «Полугодие» формула для расчета полугодового дохода имеет следующий вид:

= `[1 квартал. xls ]Лист1`!$ B $3 + `[2 квартал. xls ]Лист1`!$ B $3.

Аналогично рассчитайте полугодовые значения Расходов и Прибыли, используя данные файлов «1 квартал» и «2 квартал». Результаты работы представлены на рис. 1. Сохраните текущие результаты расчетов.

Примечание: если файл-источник данных закрыт, в формуле, которая на него ссылается, будет указан весь путь для этого файла.

Задание 2. Обновить связи между файлами.

Порядок работы

Закройте файл «Полугодие» предыдущего задания.

Измените значения «Доходы» в файлах первого и второго кварталов, увеличив их на 100 р.:

Доходы 1 квартала = 334,58 р.;

Доходы 2 квартала = 552,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи (рис. 2). Для обновления связей нажмите кнопку Да . Проследите, как изменились данные файла «Полугодие» (величина «Доходы» должна увеличится на 200 р. и принять значение 887,18 р.).

В случае, когда вы отказываетесь от автоматического обновления связи, вам приходится выполнить это действие вручную.

Изучим процесс ручного обновления связи. Сохраните файл «Полугодие» и закройте его.

Вновь откройте файлы первого и второго кварталов и измените исходные данные Доходов, увеличив значения на 100 р.:

Доходы 1 квартала = 434,58 р.;

Доходы 2 квартала = 652,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

Рис. 2. Окно предложения обновления связи

Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи, нажмите кнопку Нет . Для ручного обновления связи в меню Данные в поле Подключения выберите Изменить связи, появится окно, как на рис. 3.

Рис. 3. Ручное обновление связей между файлами

В окне перечислены все файлы, данные из которых используются в активном файле «Полугодие». Расположите его так, чтобы были видны данные файла «Полугодие», выберите файл «1 квартал» и нажмите кнопку Обновить и проследите, как изменились данные файла «Полугодие». Аналогично выберите файл «2 квартал» и нажмите кнопку Обновить . Проследите, как вновь изменились данные файла «Полугодие».

Примечание: при изменении данных в нескольких исходных файлах обновление связи производится для каждого файла.

Задание 3. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры.

Краткая справка: в Excel существует удобный инструмент для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры, расположенных на разных листах или разных рабочих книгах, - Консолидация данных . При этом одна и та же операция (суммирование, вычисление среднего и др.) выполняется по всем ячейкам нескольких прямоугольных таблиц, и все формулы Excel строит автоматически.

Порядок работы

Откройте все три файла задания 2 и в файле «Полугодие» в колонке В удалите все численные значения данных. Установите курсор в ячейку В3 .

Выполните команду Данные/Работа с данными/Консолидация (рис. 3).

Рис. 4. Консолидация данных

В появившемся окне Консолидация выберите функцию – «Сумма».

В строке «Ссылка» сначала выделите в файле «1 квартал» диапазон ячеек В3:В5 и нажмите кнопку Добавить , затем выделите в файле «2 квартал» диапазон ячеек В3:В5 и опять нажмите кнопку Добавить (см. рис.4) . В списке диапазонов будут находиться две области данных за первый и второй квартал для консолидации. Далее нажмите кнопку ОК , произойдет консолидированное суммирование данных за первый и второй кварталы.

Вид таблиц после консолидации данных приведен на рис. 5.

Рис. 5. Таблица «Полугодие» после консолидированного суммирования

Задание 4. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам неоднородной структуры.

Порядок работы

Запустите редактор электронных таблиц MS Excel и создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за третий квартал по образцу (рис. 6). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «3 квартал».

Создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за четвертый квартал по образцу (рис. 7). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «4 квартал».

Рис. 6. Исходные данные для 3 квартала Задания 4

Рис. 7. Исходные данные для 4 квартала Задания 4

Создайте новую электронную книгу. Наберите название таблицы «Полугодовой отчет о продажах по отделам». Установите курсор на ячейку А3 и проведите консолидацию за третий и четвертый кварталы по заголовкам таблиц. Для этого выполните команду Данные/Работа с данными/Консолидация. В появившемся окне консолидации данных сделайте ссылки на диапазон ячеек А3:Е6 файла «3 квартал» и А3: D 6 файла «4 квартал» (рис. 8). Обратите внимание, что интервал ячеек включает имена столбцов и строк таблицы.

В окне Консолидация активизируйте опции (поставьте галочку):

подписи верхней строки;

значения левого столбца;

создавать связи с исходными данными (результаты будут не константами, а формулами).

Тема: Связи между файлами и консолидация данных в MS Excel.

Цель: - изучение технологии связей между файлами и консолидации данных в Microsoft Excel.
Задания к практической работе

Задание 1. Задать связи между файлами.

Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу.
Создайте таблицу «Отчет о продажах 1 квартал» по образцу рис. 1. Введите исходные данные (Доходы и Расходы):

Расходы = 75,33 р.

и проведите расчет Прибыль: Прибыль = Доходы – Расходы. Сохраните файл под именем «1 квартал».

Создайте таблицу «Отчет о продажах 2 квартал» по образцу рис. 1 в виде нового файла. Для этого создайте новый документ (- Создать) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего исправьте заголовок таблицы и измените исходные данные:

Расход = 185, 8 р.

Создайте таблицу «Отчет о продажах за полугодие» по образцу рис. 1 в виде нового файла. Для этого создайте новый документ (- Создать) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего подправьте заголовок таблицы и в колонке В удалите все значения исходных данных и результаты расчетов. Сохраните файл под именем «Полугодие».
Для расчета полугодовых итогов свяжите формулой файлы «1 квартал» и «2 квартал».

откройте эти файлы (все три файла);
начните ввод формулы в файле – клиенте (в файле «Полугодие» введите формулу для расчета «Доход за полугодие»).

Доход за полугодие = Доход за 1 квартал + Доход за 2 квартал.

Чтобы вставить в формулу адрес ячейки или диапазона ячеек из другого файла (файла - источника), щелкните мышью по этим ячейкам, при этом расположите окна файлов на экране так, чтобы они не перекрывали друг друга.

В ячейке В3 файла «Полугодие» формула для расчета полугодового дохода имеет следующий вид:

=’[1 квартал. xls]Лист’!$B$3+’[2 квартал. xls]Лист1’!$B$3.

Примечание. Еслифайл – источник данных закрыт, в формуле, которая на него ссылается, будет указан весь путь для этого файла.

Задание 2. Обновить связи между файлами.

Закройте файл «Полугодие» предыдущего задания.
Измените значения «Доходы» в файлах первого и второго кварталов, увеличив их на 100 р.:

Доходы 2 квартала = 552, 6 р.

Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи (рис.2). Для обновления связей нажмите кнопку Да. Проследите, как изменились данные файла «Полугодие» (величина «Доходы» должно увеличиться на 200 р. и принять значение 887, 18 р.).

Рисунок 2 - Окно предложения обновления связи

Изучим процесс ручного выполнения связи. Сохраните файл «Полугодие» и закройте его.
Вновь откройте файлы первого и второго квартала и измените исходные данные Доходов, увеличив значения на 100 р.:

Доходы 2 квартала = 652,6 р.

Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи, нажмите кнопку Нет.

Задание 3. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры.

Краткая справка.В Excel существует удобный инструмент для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры, расположенных на разных листах или разных рабочих книгах, - Консолидация данных. При этом одна и та же операция (суммирование, вычисление среднего и др.) выполняется по всем ячейкам нескольких прямоугольных таблиц, и все формулы Excel строит автоматически.

Откройте все три файла задания 2 и в файле «Полугодие» в колонке В удалите все численные значения данных. Установите курсор в ячейку В3.
Выполните команду Данные - Консолидация (рис. 3). В появившемся окне Консолидация выберите функцию – «Сумма».

Рис. 3. Консолидация данных

В строке «Ссылка» сначала выделите в файле «1 квартал» диапазон ячеек В3:В5 и нажмите кнопку Добавить, затем выделите в файле «2 квартал» диапазон ячеек В3:В5 и опять нажмите кнопку Добавить (см. рис. 3). В списке диапазонов будет находиться две области данных за первый и второй квартал для консолидации. Далее нажмите кнопку ОК, произойдет консолидированное суммирование данных за первый и второй кварталы.

Вид таблицы после консолидации данных приведен на рис. 4.

Рис. 4. Таблица «Полугодие» после консолидированного суммирования

Дополнительные задания

Задание 4. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам неоднородной структуры.

Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за третий квартал по образцу (рис. 5). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «3 квартал».

Создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за четвертый квартал по образцу (рис. 6). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «4 квартал».

Создайте новую электронную книгу. Наберите название таблицы «Полугодовой отчет о продажах по отделам». Установите курсор на ячейку А3 и проведите консолидацию за третий и четвертый квартал по заголовкам таблиц. Для этого выполните команду Данные - Консолидация. В появившемся окне консолидации данных сделайте ссылки на диапазон ячеек А3:Е6 файла «3 квартал» и А3:D6 «4 квартал» (рис.7). Обратите внимание, что интервал ячеек включает имена столбцов и строк таблицы.

Рисунок 7 - Консолидация неоднородных таблиц.

Подписи верхней строки;
Значения левого столбца;
Создавать связи с исходными данными (результаты будут не константами, а формулами).

Обратите внимание, что данные корректно сгруппированы по их заголовкам (по отделам). В левой части экрана появится так называемые кнопки управления контуром (иерархической структурой). С их помощью можно скрывать или показывать исходные данные.

Цель. Изучение информационной технологии использования встроенных вычислительных функций Excel для финансового анализа.

Задание 1. Создать таблицу финансовой сводки за неделю, произвести расчеты, построить диаграмму изменения финансового результата, произвести фильтрацию данных.

Исходные данные представлены на рис. 1, результаты работы — на рис. 4.

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу (при стандартной установке MS Office выполните Пуск/Все программы/Microsoft Excel).

Рис.1.1. Исходная таблица

Введите заголовок таблицы «Финансовая сводка за неделю (тыс. р.)», начиная с ячейки А1.

Для оформления шапки таблицы выделите ячейки на третьей строке A3:D3 и создайте стиль для оформления. Для этого выполните команду Формат/Стиль, в открывшемся окне Стиль наберите имя стиля «Шапка таблиц» и нажмите кнопку Изменить. В открывшемся окне на вкладке Выравнивание задайте Переносить по словам и выберите горизонтальное и вертикальное выравнивание — по центру (рис. 1.2), на вкладке Число укажите формат — Текстовой. После этого нажмите кнопку Добавить.

На третьей строке введите названия колонок таблицы — «Дни недели», «Доход», «Расход», «Финансовый результат», далее заполните таблицу исходными данными согласно рисунка 1.1.

Краткая справка. Для ввода дней недели наберите «Понедельник» и произведите автокопирование до «Воскресенья» (понятие левой кнопкой мыши за маркер автозаполнения в правом нижнем углу ячейки).

5. Произведите расчеты в графе «Финансовый результат» по
следующей формуле:

Финансовый результат = Доход - Расход.

Введите расчетную формулу только для расчета по строке «Понедельник», далее произведите автокопирование формулы (так как в графе «Расход» нет незаполненных данными ячеек, можно производить автокопирование двойным щелчком мыши по маркеру автозаполнения в правом нижнем углу ячейки).

Рис. 1.2. Форматирование ячеек — задание переноса по словам

6. Для ячеек с результатом расчетов задайте формат «Денежный» с выделением отрицательных чисел красным цветом (рис.1.3) (Формат/Ячейки /вкладка Число/формат Денежный/ отрицательные числа — красные. Число десятичных знаков задайте равное двум).

Обратите внимание, как изменился цвет отрицательных значений финансового результата на красный.

7. Рассчитайте средние значения Дохода и Расхода, пользуясь
мастером функций (кнопка fx ). Функция СРЗНАЧ находится в разделе «Статистические». Для расчета функции среднего значения
дохода установите курсор в соответствующей ячейке для расчета
среднего значения (В11), запустите мастер функций и выберите
функцию СРЗНАЧ (Вставка/Функция/ категория — Статистические/ СРЗНАЧ). В качестве первого числа выделите группу ячеек с данными для расчета среднего значения — В4:В10.

Аналогично рассчитайте среднее значение расхода.

В ячейке D13 выполните расчет общего финансового результата (сумма по столбцу «Финансовый результат»). Для выполнения автосуммы удобно пользоваться кнопкой Автосуммирования (∑) на панели инструментов или функцией СУММ. В качестве первого числа выделите группу ячеек с данными для расчета суммы — D4:D10.

Проведите форматирование заголовка таблицы. Для этого выделите интервал ячеек от А1 до D1, объедините их кнопкой панели инструментов Объединить и поместить в центре или командой меню Формат/Ячейки/вкладка — Выравнивание/отображение – Объединение ячеек.

Рис. 1.3. Задание формата отрицательных чисел красным цветом

Рис. 4. Таблица расчета финансового результата (Задание 1)

Задайте начертание шрифта — полужирное, цвет — по вашему усмотрению.

Конечный вид таблицы приведен на рис.1. 4.

10. Постройте диаграмму (линейчатого типа) изменения финансовых результатов по дням недели с помощью мастера диаграмм.

Для этого выделите интервал ячеек с данными финансового результата D4:D10 и выберите команду Вставка/Диаграмма. На первом шаге работы с мастером диаграмм выберите тип диаграммы — линейчатая; на втором шаге на вкладке Ряд в окошке Подписи оси Х укажите интервал ячеек с днями недели — А4:А10 (рис. 1.5).

Далее введите название диаграммы и подписи осей. Дальнейшие шаги построения диаграммы осуществляются по подсказкам мастера Диаграмм.

11. Произведите фильтрацию значений дохода, превышающих
4000 р.

Краткая справка. В режиме фильтра в таблице видны только те данные, которые удовлетворяют некоторому критерию, при этом остальные строки скрыты. В этом режиме все операции форматирования, копирования, автозаполнения, автосуммирования и т.д. применяются только к видимым ячейкам листа.

Для установления режима фильтра установите курсор внутри созданной таблицы и воспользуйтесь командой Данные/Фильтр/ Автофильтр. В заголовках полей появятся стрелки выпадающих списков. Щелкните по стрелке в заголовке поля, на которое будет наложено условие (в столбце «Доход»), и вы увидите список всех неповторяющихся значений этого поля. Выберите команду для фильтрации — Условие.

В открывшемся окне Пользовательский автофильтр задайте условие «Больше 4000» (рис. 1.6).

Рис. 1.5. Задание Подписи оси Х при построении диаграммы

Рис.1.6. Пользовательский автофильтр

Произойдет отбор данных по заданному условию.

Проследите, как изменились вид таблицы и построенная диаграмма.

12. Сохраните созданную электронную книгу в своей папке.

Тема : СВЯЗИ МЕЖДУ ФАЙЛАМИ И КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ В MS EXCEL

Цель. Изучение технологии связей между файлами и консолидации данных в MS Excel.

Задание 2. Задание связей между файлами.

Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу.

Создайте таблицу «Отчет о продажах 1 квартал» по образцу (рис. 2.1). Введите исходные данные (Доходы и Расходы):

Доходы = 234,58 р.;

Расходы = 75,33 р.

и проведите расчет Прибыли: Прибыль = Доходы - Расходы. Сохраните файл под именем «1 квартал».

3. Создайте таблицу «Отчет о продажах 2 квартал» по образцу (см. рис. 2.1) в виде нового файла. Для этого создайте новый документ (Файл/Создать) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего исправьте заголовок таблицы и измените исходные данные:

Доходы = 452,6 р.; Расходы = 125,8 р.

Обратите внимание, как изменился расчет прибыли. Сохраните этот файл под именем «2 квартал».

4. Создайте таблицу «Отчет о продажах за полугодие» по образцу (см. рис. 2.1) в виде нового файла. Для этого создайте новый документ (Файл/Создать) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего подправьте заголовок таблицы и в колонке «В» удалите все значения исходных данных и результаты расчетов. Сохраните файл под именем «Полугодие».

Рис. 2.1. Задание связей между файлами

5. Для расчета полугодовых итогов свяжите формулами файлы «1 квартал» и «2 квартал».

Краткая справка. Для связи формулами файлов Excel выполните следующие действия: откройте все три файла; начните ввод формулы в файле-клиенте (в файле «Полугодие» введите формулу для расчета «Доход за полугодие»).

Формула для расчета:

Доход за полугодие = Доход за 1 квартал + Доход за 2 квартал.

В ячейке ВЗ файла «Полугодие» формула для расчета полугодового дохода имеет вид:

Аналогично рассчитайте полугодовые значения Расходов и Прибыли, используя данные файлов «1 квартал» и «2 квартал». Результаты работы представлены на рис. 2.1. Сохраните текущие результаты расчетов.

Примечание. Если файл-источник данных закрыт, в формуле, которая на него ссылается, будет указан весь путь до этого файла.

Задание 2.1. Обновление связей между файлами.

Закройте файл «Полугодие» предыдущего задания.

Измените значение «Доходы» в файлах первого и второго квартала, увеличив значения на 100 р.:

Доходы 1 квартала = 334,58 р.;

Доходы 2 квартала = 552,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием
файла появится окно с предложением обновить связи. Для обновления связей нажмите кнопку Да. Проследите, как изменились данные файла «Полугодие» (величина «Доходы» должна увеличиться на 200 р. и принять значение 887,18 р.).

Рис. 2.2. Ручное обновление связей между файлами

Изучим процесс ручного обновления связи. Сохраните файл «Полугодие» и закройте его.
Вновь откройте файлы первого и второго кварталов и измените исходные данные «Доходы», увеличив еще раз значения на 100 р.:

Доходы 1 квартала = 434,58 р.;

Доходы 2 квартала = 652,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

6. Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи, нажмите кнопку Нет. Для ручного обновления связи в меню Правка выберите команду Связи, появится окно (рис. 2.2), в котором перечислены все файлы, данные из которых используются в активном
файле «Полугодие».

Расположите его так, чтобы были видны данные файла «Полугодие», выберите файл «1 квартал», нажмите кнопку Обновить и проследите, как изменились данные файла «Полугодие». Аналогично выберите файл «2 квартал» и нажмите кнопку Обновить. Проследите, как вновь изменились данные файла «Полугодие».

Примечание. При изменении данных в нескольких исходных файлах обновление связи производится для каждого файла.

Задание 2.2. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры.

Краткая справка. В Excel существует удобный инструмент для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры, расположенных на разных листах или разных рабочих книгах, — консолидация данных. При этом одна и та же операция (суммирование, вычисление среднего и др.) выполняется по всем ячейкам нескольких прямоугольных таблиц и все формулы Excel строятся автоматически.

Рис. 2.3. Консолидация данных

В строке «Ссылка» сначала выделите в файле «1 квартал» диапазон ячеек ВЗ:В5 и нажмите кнопку Добавить, затем выделите в файле «2 квартал» диапазон ячеек ВЗ:В5 и опять нажмите кнопку Добавить (см. рис. 2.3). В списке диапазонов будут находиться две области данных за первый и второй кварталы для консолидации. Далее нажмите кнопку ОК, произойдет консолидированное суммирование данных за первой и второй кварталы.

Вид таблиц после консолидации данных приведен на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Таблица «Полугодие» после консолидированного суммирования

Задание 2.3. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам неоднородной структуры.

Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за третий квартал по образцу (рис. 2.5). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «3 квартал».
Создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за четвертый квартал по образцу (рис. 2.6). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «4 квартал».
Создайте новую электронную книгу. Наберите название таблицы «Полугодовой отчет о продажах по отделам». Установите курсор в ячейку A3 и проведите консолидацию за третий и четвертый кварталы по заголовкам таблиц. Для этого выполните команду Данные/Консолидация. В появившемся окне Консолидация данных сделайте ссылки на диапазон ячеек АЗ:Е6 файла «3 квартал» и A3:D6 файла «4 квартал» (рис. 2.7). Обратите внимание, что интервал ячеек включает в себя имена столбцов и строк таблицы.

Рис. 2.5. Исходные данные для третьего квартала Задания 2.2

Рис. 2.6. Исходные данные для четвертого квартала Задания 2.2

Рис. 2.7. Консолидация неоднородных таблиц

Рис. 2.8. Результаты консолидации неоднородных таблиц

После нажатия кнопки ОК произойдет консолидация данных (рис. 2.8). Сохраните все файлы в папке вашей группы.

Читайте также: