Текстовый редактор word работа с текстом основные этапы создания текстового документа
Обновлено: 04.07.2024
шаблонов, т. е. пустых заготовок документов с заданной структурой. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов дл создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.)
Выбор параметров страницы. Любой документ состоит из страниц поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы:
формат (определяет размеры страниц документа)
ориентация (задает расположение страницы на экране монитора)
размеры полей (определяют расстояния от краев страницы до границ текста)
колонтитулы и номера страниц (для вывода на каждой странице документа одинакового текста (например, имени автора, названия документа и др.))
3. Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях. Для ввода формул в текстовые редакторы встроены специальные редакторы формул.
4. Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа. Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т.е. вставить его копии в указанные места документа. Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента в указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент. Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.
5. Поиск и замена. В большинстве текстовых редакторов существует операция Найти и заменить, которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем документе.
6. Проверка правописания. Многие текстовые редакторы содержат систему проверки правописания, которая содержит орфографические словари и грамматические правила нескольких языков.
7. Автозамена частых опечаток. При допущении опечаток, срабатывает функция Автозамены, которая автоматически исправляет такие опечатки.
8. Сохранение исправлений. Исправления, вносимые каждым из пользователей, работающих над документом, запоминаются и могут быть просмотрены и распечатаны.
9. В процессе сохранения документа необходимо выбрать:
в иерархической файловой системе компьютера диск и папку, в которой файл документа необходимо сохранить
формат файла, который определяет способ хранения текста в файле (при необходимости).
10. Печать документа. Перед печатью обычно выполняется предварительный просмотр документа и проверяют установки самого принтера.
Выделение, редактирование, отмена внесенных изменений в Word.
Чтобы выделить фрагмент документа в обычном режиме : 1. Поместите указатель мыши в начало или конец выделяемого фрагмента. Далее выполните одно из следующих действий. 2. Нажмите левую кнопку мыши и выделите фрагмент протаскиванием указателя в нужном направлении или нажмите клавишу Shift и с помощью клавиш управления курсором расширим выделение фрагмента в нужном направлении или Нажмите клавишу Shift и щелкните мышью в конце выделяемой области.
Чтобы выделить фрагмент документа в режиме расширенного выделения: 1. Поместите указатель мыши в начало или конец выделяемого фрагмента. 2. Включите режим расширенного выделения нажатием клавиши F8 или двойным щелчком мышью в поле ВДЛ (EXT) строки состояния. При этом буквы поля становятся черными. 3. Теперь при последовательных нажатиях клавиши F8 происходит выделение слова, предложения, абзаца, раздела и документа в целом. Чтобы уменьшить область выделения (в обратном порядке: документ, раздел, абзац и т. д.), нажмите при нажатой клавише Shift клавишу F8 нужное число раз. В режиме «расширенного выделения» выделение фрагмента (отмена выделения) выполняется аналогично выделению в обычном режиме, т.е. с помощью мыши или клавиш управления курсором, но при этом нажимать клавишу Shift не требуется. Отключение режима расширенного выделения выполняется нажатием клавиши ESC или двойным щелчком мыши в поле ВДЛ (EXT) строки состояния.
Редактирование документа - это внесение изменений в содержимое документа. Кроме того, к редактированию относится выявление и устранение ошибок в тексте, проверка правописания. Этапы редактирования текста: редактирование символов, слов, строк и фрагментов текста.
Отмена выполненных действий
Word представляет удобное средство отмены ошибочно выполненных действий по редактированию. Чтобы отменить последнее выполненное действие, достаточно выполнить команду Отменить ввод (Undo) меню Правка (Edit).
Word запоминает в сетке до сотни последних выполненных действий по редактированию, которые можно отменить или повторить заново. Щелчком кнопкой мыши по одной из кнопок с треугольником можно просмотреть весь список действий по редактированию или отмене редактирования. Выбрав элемент в одном из списков и щелкнув по нему мышью, можно отменить или повторить целую цепочку действий по редактированию, связанных с выбранным элементом.
Текстовые редакторы — программы, выполняющие основные операции с текстом:
работа с файлами;
Текстовые процессоры– программы,обладающие расширенными по сравнению с редакторами средствами для компьютерной обработки текста и реализующие дополнительные функции:
Начало работы с Word. Интерфейс программы
Запуск программы из главного меню: Пуск – Все Программы - Microsoft Office – Microsoft Word 2007.
Логотип программы
После запуска Word на экране отображается окно, в котором виден пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный (Normal.dot).Окно текстового редактора Word
Рис. 1. Экран программы MS Word 2007
Основные элементы экрана программы MS Word 2007
Панель быстрого доступа.
Режимы просмотра документа.
Основные термины и понятия Word 2007
1. Строка названия расположена вверху экрана и отображает название программы Word и имя открытого в данный момент документа.
Для перемещения окна программы можно использовать строку названия, при нажатой левой кнопке мыши (если кнопка «Развернуть окно во весь экран» не включена).
Если дважды щелкнуть по строке названия левой кнопкой мыши, окно развернется во весь экран или же переключится в режим перемещения по экрану.
В правом верхнем углу строки названия размещены кнопки свернуть, развернуть/восстановить, закрыть окно программы.
2. Кнопка «Office»расположена в самом верхнем левом углу программы и предназначена для активации меню типичных программ.
Меню типичных команд(Рис. 2.) содержит как привычные базовые команды («Создать», «Сохранить» и т.д.), так и новые пункты («Под готовить», «Параметры Word» и т.д.).
Рис. 2. Меню типичных команд
3. Лента – широкая полоса в верхней части окна, на которой размещены тематические наборы команд собранные на вкладках и в группах. Размер ленты можно менять, подгоняя ее даже под небольшие экраны. Хотя все достоинства ленты всецело можно оценить на больших экранах с высоким разрешением.
Примечание. Удалить или заменить ленту панелями инструментов или строкой меню из предыдущих версий программы Word нельзя.
4. Вкладка – это часть ленты с командами, которые сгруппированы по задачам. Первоначально в окне отображены восемь вкладок ленты. Но по ходу форматирования документа и при переходе к новым объектам работы автоматически включаются дополнительные вкладки, необходимые для решения новых задач. При включении программы, по умолчанию, она всегда открывается с вкладкой «Главная» на переднем плане.
5. Группа – более локализованный набор команд, сформированный по принципу наибольшей близости, похожести функций. В группах непосредственно и находятся кнопки для выполнения определенных команд или активации меню.
6. Вверху окна программы, над лентой, находится панель быстрого доступа, на которой по умолчанию размещаются кнопки сохранения, отмены и повтора действий. Панель быстрого доступа позволяет добавить кнопки других команд, как основных, так и дополнительных, которые будут доступны всегда, независимо от активности вкладок.
7. Строка состояния располагается, как и в прежних версиях программы Word, внизу окна. Вот только ее состав и на значение в Word 2007 сильно расширены.
8. Измерительные линейки располагаются вверху (горизонтальная линейка) и слева (вертикальная линейка). Вертикальная линейка отображается в документе только в режиме «Разметка страницы».
Для отображения/скрытия линейки необходимо поставить/снять галочку в соответствующем окне группы Показать или скрыть вкладки Вид.
9. Центральную часть окна Word 2007 занимает текстовое поле, на котором и происходит непосредственно набор текста, а также размещение рисунков, таблиц и других объектов.
10. При этом текстовое поле в Word 2007 может отображаться различными способами — режимы просмотра документов:
Назначение кнопок в группах можно определить из всплывающего меню подсказки, появляющегося при наведении курсора мыши на определенный элемент.
Word для Windows, Mac OS или мобильных устройств позволяет:
Создавать документы с нуля или с помощью готового шаблона.
Добавлять текст, изображения, картинки и видео.
Искать материалы по теме среди надежных источников.
Получать доступ к документам с компьютера, планшета и телефона с помощью OneDrive.
Делиться документами и работать над ними совместно.
Отслеживать и просматривать изменения.
Создание документа
На вкладке Файл нажмите кнопку Создать.
В поле Поиск шаблонов в сети введите тип создаваемого документа и нажмите ВВОД.
Добавление и форматирование текста
Установите курсор и введите текст.
Чтобы изменить форматирование, выделите текст и выберите одну из команд: Полужирный, Курсив, Маркеры, Нумерация и т. д.
Добавление рисунков, фигур, диаграмм, графических элементов SmartArt и т. д.
Выберите вкладку Вставка.
Выберите нужный элемент:
Таблицы — нажмите Таблицы, наведите указатель на нужный размер и выберите его.
Рисунки — нажмите Рисунки, найдите изображение на компьютере, выберите стоковое изображение или выполните поиск в Bing.
Примечание: В более старых версиях Word Изображения из Интернета могут располагаться на ленте рядом с элементом Рисунки.
Фигуры — нажмите Фигуры и выберите фигуру из раскрывающегося списка.
Значки — нажмите Значки, выберите нужный значок и щелкните Вставить.
Трехмерные модели — нажмите Трехмерные модели, выберите источник (из файла или из Интернета), перейдите к нужному изображению и нажмите кнопку Вставить.
Графические элементы SmartArt — нажмите SmartArt, выберите рисунок SmartArtи нажмите ОК.
Диаграмма — нажмите Диаграммы, выделите диаграмму и нажмите ОК.
Снимок экрана — нажмите Снимок и выберите один из вариантов в раскрывающемся меню.
Текстовый процессор Word является популярным средством для редактирования текстовых документов и входит в пакет Microsoft Office. Основные элементы окна Word показаны на рисунке. Вид панели форматирования и других элементов окна, наличие границ области текста, знака конца абзаца определяются самим пользователем, а поэтому могут быть другими или отсутствовать.
Текст, создаваемый в процессоре Word, называется документом . Документы могут быть сохранены в различных форматах, однако, основным является формат "Документ Word", в котором имени файла автоматически присваивается расширение .doc. Word позволяет выполнять сложные виды форматирования текстов, создавать, вставлять и редактировать рисунки и таблицы, записывать математические формулы, проверять орфографию текста, вставлять оглавления и выполнять многие другие действия по редактированию документов. Для автоматизации повторяющихся операций Word имеет встроенную систему автоматической записи макросов, представляющих собой программу на языке Word Basic.
Режимы отображения документов
Переключить режим отображения документа можно через меню Вид . Основными режимами отображения являются Разметка страницы и Обычный .
Режим разметки страницы показывает документ в виде, соответствующем напечатанному. Здесь обозначаются границы страниц, поля, становятся доступными некоторые инструменты форматирования, недоступные в других режимах. Разметка - основной режим форматирования текста.
В обычном режиме не предусматривается разбиения на страницы, колонтитулы и другие элементы оформления текста, не относящиеся к представлению документа в виде печатных страниц. Этот режим применяется на ранних стадиях разработки документа.
Получение помощи (справки)
Одно из главных умений пользователя при работе в любой программной среде, в том числе в Word - умение самостоятельно находить необходимую информацию во встроенной справочной системе. Получить помощь в Word можно двумя способами:
- нажать клавишу F1;
- обратиться к меню "?".
При этом открывается окно "Справочная система Microsoft Word". В этом окне имеются три вкладки: "Содержание", "Предметный указатель" и "Поиск".
На вкладке "Содержание" справочные сведения сгруппированы по разделам по иерархическому принципу. Если раздел обозначен книгой, в нем содержатся другие разделы и информационные статьи. Двойной щелчок "раскрывает" книгу, демонстрируя вложенные разделы и статьи. Статьи обозначены знаком вопроса. Если выделить статью, то на одной из кнопок окна появится надпись "Вывести"; если выделить раздел - то надпись "Открыть".
На вкладке "Предметный указатель" можно выполнить поиск справочной информации по ключевым словам. Вкладка имеет два поля: для ввода образца и для вывода заголовков статей. При вводе первых букв образца выполняется прокрутка содержимого второго поля, заголовки в котором расположены по алфавиту. Обычно после ввода всего нескольких букв, можно попасть на требуемый раздел.
Вкладка "Поиск" интересна тем, что в ней можно вводить слова - образцы в произвольном порядке, в отличие от предыдущей вкладки, где последовательность слов в образце должна совпадать с заголовком статьи. Вводимые слова разделяются пробелами. Для удобства поиска имеется дополнительное поле, отображающее слова, соответствующие введенным символам. Чем больше введено букв образца, тем меньше список слов в этом поле.
Статьи справок выводятся в стандартных окнах, содержащих кнопки:
Справочная система Word организована как гипертекст . Для перехода на "родственные" статьи помощи в окнах справок имеются кнопки. При наведении указателя мыши на такую кнопку, он превращается в изображение руки. Таким образом, продвигаясь с помощью кнопок по статьям и возвращаясь назад, можно получить исчерпывающую справку по конкретной теме.
Следует иметь в виду, что окно справки может оставаться поверх окна Word, даже если последнее активно. Таким образом, можно вводить текст и читать справку одновременно.
Во многих приложениях Windows, имеется система контекстной помощи . Чаще всего, эта система действует в диалоговых окнах, содержащих элементы управления: поля, флажки, радиокнопки и другие. Признаком возможности использования контекстной помощи является наличие кнопки с вопросом рядом с кнопкой закрытия окна. Для получения краткой справки об элементе управления следует щелкнуть по вопросу, после чего указатель из стрелки превращается в вопрос, и щелкнуть им по интересующему объекту.
Справку о названиях инструментов Word можно получить, наведя указатель мыши на соответствующую пиктограмму.
Основные понятия и правила создания документов Word
Абзац — часть текста, заканчивающаяся знаком конца абзаца . Этот знак виден, если на стандартной панели нажата кнопка "Непечатаемые символы". Понятие абзаца в Word существенно отличается от абзаца в текстах DOS, где символ означает конец строки. Конец абзаца в Word хранит в себе многие настройки, называемые стилем абзаца, и, при нажатии Enter, передает этот стиль следующему абзацу. Лучше, если при редактировании текста кнопка "Непечатаемые символы" будет нажата. В этом случае видны знаки конца абзаца, пробелы, табуляция, что позволяет лучше ориентироваться в структуре документа.
Параметры форматирования — настройки, определяющие вид абзаца: отступ в первой строке, межстрочный интервал, выравнивание, и другие. Для форматирования абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить курсор внутри абзаца.
Параметры страницы — размеры, которыми определены поля, а также высота и ширина одной страницы документа Word.
Word предоставляет большие возможности по созданию документов. Поэтому, основное отличие в технологии подготовки документов средствами Word (по сравнению с более простыми редакторами) заключается в необходимости выбора подходящих средств и планирования своих действий.
Принципы, используемые при разработке документов, зависят от типа документа. Можно выделить три типа:
- документы, предназначенные для печати на принтере — средства ограничиваются возможностями принтера;
- электронные документы — обычно передаются заказчику в виде файла;
- Web-документы — предназначены для публикации в компьютерных сетях в электронном виде.
Выделим общие принципы разработки документов для начинающего пользователя.
При наборе документа с последовательным (сверху-вниз) расположением абзацев проще сначала набрать текст, не форматируя его, а затем отформатировать его отдельные части путем выделения и применения соответствующих инструментов.
Для документов со сложной структурой лучшим средством форматирования являются таблицы. Внутри каждой ячейки таблицы могут быть заданы свои параметры форматирования.
Не следует использовать пробелы для выравнивания элементов текста, поскольку величина пробела зависит от типа и размера шрифта.
Не следует удалять набранный текст, если он неправильно отформатирован. Всегда имеется возможность его отформатировать как надо.
Работа с несколькими документами
Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Если, работая с одним документом, открыть другой, последний будет помещен в отдельное окно. Работу с несколькими документами обычно применяют для компоновки на их основе какого-то одного. Средством переноса отдельных частей документа является буфер обмена. Для переключения между документами можно использовать меню Окно, в котором показан список имеющихся документов. Если окон немного (2 - 3), то для быстрого переключения можно использовать клавиши Ctrl+F6.
Форматы сохранения документа
Кроме основного формата "Документ Word" часто используются другие форматы сохранения:
- "Только текст" — для записи в формате, совместимом с редактором Блокнот;
- "Текст DOS" — для совместимости с редакторами DOS (кодировка ASCII);
- Документ Word 6.0/95" — для совместимости со старыми версиями Word и с WordPad;
- "Текст в формате RTF" — универсальный формат для обмена текстами между приложениями Windows;
- "Документ HTML" — для сохранения в виде Web-страницы.
Следует помнить, что при сохранении документа в указанных форматах, за исключением RTF, многие параметры форматирования текста могут быть потеряны, особенно для типов "Только текст" и "Текст DOS".
Читайте также: