Тезис помощник word что это
Обновлено: 07.07.2024
Автоматизируйте с помощью СЭД ТЕЗИС всю работу с документами и цифровизируйте широкий круг бизнес-процессов. Удобство, прозрачность и эффективность для любых компаний.
После быстрой установки доступны типовые функции СЭД: документооборот, канцелярия, управление поручениями, организация совещаний. При желании можно автоматизировать финансовые, кадровые или любые другие процессы, провести интеграцию с учетной системой, создать электронный архив и т.д.
Преимущества СЭД ТЕЗИС
Широкие возможности готового решения без дополнительных затрат
- контроль исполнительской дисциплины
- автоматизация документооборота
- электронная канцелярия
- дизайнер бизнес-процессов и т.д.
- полнофункциональный веб-клиент
- передовое мобильное приложение
- работа в любой операционной системе
- полная кроссплатформенность
- поддержка iOS и Android
- любое количество пользователей
- работа без интернет-подключения
- быстрая адаптация при модификациях
- на базе React Native
- интеграция с внешними системами
- модификация и добавление бизнес-процессов
- развитие силами вендора, партнеров или своих специалистов
- открытый исходный код на популярном языке Java
- обучение разработчиков и администраторов
- высокий уровень отказоустойчивости
- легкое масштабирование за счет архитектуры системы
- признанная во всем мире платформа в основе
- обмен документами внутри холдингов
- зрелая альтернатива зарубежным продуктам
- российская компания-разработчик
- наличие лицензий ФСБ И ФСТЭК
- импортозамещение на 100%
- присутствие в реестре российского ПО
Современное мобильное
приложение СЭД ТЕЗИС
Оперативно решайте вопросы и будьте в курсе дел в любой точке мира с быстрым, безопасным и функциональным мобильным приложением системы документооборота.
Документы являются основным ресурсом любой организации, обеспечивая информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождая все бизнес-процессы. Система ТЕЗИС позволяет упорядочить потоки документов внутри организации в едином информационном пространстве.
Автоматизация электронного документооборота и управление документами (в т.ч. договорами) посредством системы ТЕЗИС выполняет следующие задачи:
- Быстрая постановка задач, связанных с исполнением документа;
- Автоматизация работы с документами;
- Ускорение процесса согласования;
- Контроль всех этапов работы с документами;
- Быстрый поиск информации (в том числе полнотекстовый);
- Контроль версий документов;
- Визуализация иерархии связанных документов;
- Визуальное динамическое отображение схемы текущего бизнес-процесса;
- Возможность применения ЭЦП;
- Автоматизированное сканирование документов;
- Возможность предпросмотра документов с помощью Microsoft Office Web Apps;
- Возможность постановки и обсуждения задач по исполнению документов в электронной почте;
- Мониторинг рабочих процессов и движения документов из любой точки мира;
- Создание произвольных и нестандартных процессов обработки документов с использованием визуального конструктора бизнес-процессов;
- Импорт модели бизнес-процесса в формате XPDL из Business Studio.
Автоматизация электронного документооборота и управление документами (в т.ч. договорами) посредством системы ТЕЗИС выполняет следующие задачи:
- Быстрая постановка задач, связанных с исполнением документа;
- Автоматизация работы с документами;
- Ускорение процесса согласования;
- Контроль всех этапов работы с документами;
- Быстрый поиск информации (в том числе полнотекстовый);
- Контроль версий документов;
- Визуализация иерархии связанных документов;
- Визуальное динамическое отображение схемы текущего бизнес-процесса;
- Возможность применения ЭЦП;
- Автоматизированное сканирование документов;
- Возможность предпросмотра документов с помощью Microsoft Office Web Apps;
- Возможность постановки и обсуждения задач по исполнению документов в электронной почте;
- Мониторинг рабочих процессов и движения документов из любой точки мира;
- Создание произвольных и нестандартных процессов обработки документов с использованием визуального конструктора бизнес-процессов;
- Импорт модели бизнес-процесса в формате XPDL из Business Studio.
2021: Повышение прозрачности и скорости работы с документами в Skyeng
9 февраля 2021 года Haulmont сообщил о внедрении СЭД ТЕЗИС в компании Skyeng.
Skyeng — крупнейшая в России онлайн-школа английского языка, основанная в 2012 году. К концу 2020 года количество учеников школы достигло 100 000 человек, количество преподавателей — превысило 11 тысяч. Skyeng входит в топ-20 самых дорогих компаний Рунета по версии Forbes (рейтинг 2020 года).
Ситуация
Высокие темпы роста компании привели к заметному увеличению объема внутреннего документооборота. Потребность во внедрении СЭД окончательно сформировалась около года назад, когда стало понятно, что эффективность выполнения задач учета и обработки документов не отвечает требованиям бизнеса:
- Электронные таблицы, которые использовались для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, уже не справлялись с ее объемом.
- Согласование документов при помощи подручных средств, особенно если требовалось участие нескольких подразделений, становилось долгим и не надежным.
- Ввиду того, что документы хранились на разных носителях, их поиск отнимал слишком много времени.
- Отсутствовала система разграничения прав доступа сотрудников к документам.
С инициативой по внедрению СЭД выступили сотрудники юридического и финансового подразделений компании, для которых введение электронного документооборота означало переход на иной, намного более качественный и эффективный уровень сопровождения бизнес-процессов компании.
Обоснование выбора
Одним из главных критериев выбора конкретной СЭД, удовлетворяющей потребностям компании, стала гибкость и простота настройки системы. Большое значение придавалось удобству работы пользователей с различными типами документов, включая их поиск и хранение, резервирование регистрационных номеров, согласование и утверждение, совместную работу нескольких пользователей с одним документом, разграничение прав доступа, использование электронной подписи, уведомление о необходимости действий. Кроме этого, было необходимо, чтобы СЭД имела встроенный API для интеграции со сторонними системами.
Решение
Оптимальным решением указанных задач, отвечающим всем поставленным требованиям, стала СЭД ТЕЗИС российского разработчика Haulmont. После изучения представленных версий продукта компания сделала выбор в пользу Расширенной редакции системы. При внедрении было решено, в первую очередь, автоматизировать самые массовые и «тяжелые» процессы, требующие большого количества участников, а затем расширять область применения системы. Основные задачи компании удалось выполнить, используя «коробочные» средства и визуальные конструкторы – изменять исходный код на данном этапе не потребовалось (хотя такая возможность присутствует в выбранной редакции). В деталях о том, как Skyeng использует СЭД ТЕЗИС, расскажут представители компании: управляющий директор по развитию ИТ Алексей Кудряшов и руководитель проекта Екатерина Целовальникова.
Работа с документами
В первую очередь, система успешно выполнила основную задачу автоматизации работы с документами: приказами, входящими и исходящими письмами, договорами, бухгалтерскими документами. В СЭД ТЕЗИС были перенесены все процессы их жизненного цикла: создание, совместная подготовка, согласование, регистрация, отправка и хранение. При настройке процессов было учтено множество условий, которые влияли на маршрут движения документов. Например, состав сотрудников, согласующих договор, автоматически определяется в зависимости от его суммы. Также на выбор участников процесса влияет тип документа (договор, допсоглашение или приложение) и группа расходов (доходный/расходный).
Сотрудники Skyeng отмечают удобство работы нескольких пользователей с одним документом: можно обмениваться комментариями прямо в карточке документа и отслеживать маршрут его движения в журнале действий. Удобным оказался плагин для Word, позволяющий открыть документ в текстовом редакторе прямо из карточки и внести в него изменения, после чего новая версия файла автоматически «подтягивается» в систему.
Благодаря СЭД ТЕЗИС хранение документов в компании стало более упорядоченным, а процесс обработки — максимально прозрачным. Например, в общем списке договоров можно увидеть основную информацию по каждому из них: предмет, сумму, контрагента и т.д. Также можно посмотреть историю создания, изменения и согласования договора. Если обработка документа затянулась, то сразу становится понятно, на каком этапе произошла задержка.
Благодаря разграничению прав каждый пользователь теперь видит только свои документы и те, к которым ему предоставлен доступ. Кроме того, сотрудники могут создавать в СЭД ТЕЗИС личные папки для удобства поиска и систематизации документов.
Запросы и доверенности
Функциональность системы, связанная с постановкой задач и контролем их исполнения, упорядочивает работу отделов по запросам на подготовку дополнительных соглашений и приложений к договорам, оформление доверенностей и отправку документов контрагентам. Например, когда менеджеру необходимо запросить создание доверенности, он ставит в СЭД ТЕЗИС соответствующую задачу юристу. Ответственный сотрудник готовит документ и заводит его в систему, при этом доверенности автоматически присваивается уникальный номер. После этого документ отправляется на согласование руководству. После утверждения документа делопроизводитель добавляет его копию на хранение в систему. Сквозная нумерация документов позволяет сотрудникам, имеющим отношение к определенному документу, быстро получить доступ к нужному файлу.
Уведомления
Эффективным инструментом повышения скорости согласования документов и других процессов компании являются уведомления, встроенные в систему. В системе ТЕЗИС они могут поступать пользователю по разным каналам: на электронную почту, в панели уведомлений и через специальное десктопное приложение ТЕЗИС-Помощник, которое оказалось наиболее востребованным среди сотрудников Skyeng. На данное приложение не распространяются ограничения по числу лицензий основной системы, поэтому его можно установить на компьютер каждого пользователя, в том числе с операционной системой Mac OS. Не выходя из уведомления можно сразу согласовать документ или перейти в систему для продолжения работы.
Настройки системы
В Skyeng отмечают широкие возможности настройки СЭД ТЕЗИС, которые доступны администратору системы и отличаются простотой применения. В первую очередь, это удобный визуальный дизайнер процессов, предназначенный для создания маршрутов обработки документов. Также в СЭД ТЕЗИС можно за считанные минуты добавить новые поля в карточку документа.
Компания Хоулмонт объявляет о новом релизе системы документооборота ТЕЗИС 4.1. В новой версии системы пользователей ожидают следующие изменения:
Обновлённый пользовательский интерфейс
Cистема обзавелась новым пользовательским интерфейсом на базе стандартной темы платформы CUBA 5.6. Визуальная тема Halo совмещает в себе привычный интерфейс ТЕЗИС с обновленными элементами - окном логина, новыми фильтрами или кнопками настройки списков. В целом, интерфейс претерпел сдвиг в сторону минимализма: убраны наименования с кнопок, оставлены только иконки и всплывающие подсказки, исчезло поле полнотекстового поиска из панели меню. Фотография пользователя, добавленная в карточке сотрудника, теперь отображается в интерфейсе главного окна, в журнале действий и при назначении на роль в процессах.
Усиленная квалифицированная электронная подпись
В версии ТЕЗИС 4.1 появится дополнительный модуль КриптоПро, который дает возможность использования усиленной квалифицированной юридически значимой электронной подписи (ЭП) для карточек документов и вложений. Сертификаты ЭЦП в системе ТЕЗИС 4.1 предоставляются удостоверяющим центром КриптоПро, аккредитованным по 63-ФЗ «Об электронной подписи». Таким образом, согласно действующему законодательству, электронные документы, подписанные ЭП в системе ТЕЗИС 4.1, будут приравниваться к бумажным документам с собственноручной подписью.
Организация совещаний
Еще одно крупное нововведение - функциональность организации деловых совещаний при помощи СЭД. С этой целью в систему добавлена карточка «Совещание» и новая роль «Работа с совещаниями». Инициатор совещания может назначить место и время проведения встречи, назначить председателя и секретаря, составить поминутное расписание выступлений и разослать приглашения участникам. Повестка заседания может согласовываться и дорабатываться, как и любой документ. По проведенным совещаниям можно генерировать отчеты - «Протокол совещания» и «Исполнение протокола».
Возможность отображения диаграмм
Другая новая функциональность - возможность отображения различных аспектов работы организации в виде диаграмм. Отображение диаграмм доступно по небольшой пиктограмме на панели слева внизу. По умолчанию доступна одна системная диаграмма - отчет по загруженности сотрудников, однако у пользователей есть возможность создавать свои собственные диаграммы на базе конструктора отчетов. Данная функциональность повышает прозрачность работы организации и дает руководителям наглядное представление о положении дел.
Использование голосовых резолюций
ТЕЗИС 4.1 использует встроенную функциональность браузеров Google Chrome и Safari, позволяющую преобразовывать голос в текст, для наложения резолюций на документы голосом. Поддержка распознавания речи доступна в окне наложения резолюции у утверждающего. Для записи необходимо нажать на иконку с изображением микрофона. Запись будет начата, а иконка поменяет цвет на красный. После окончания записи распознанный текст будет добавлен в поле ввода.
Интеграция с Office Web Apps
ТЕЗИС 4.1 интегрирован с сервером Microsoft Office Web Apps. Сервер предоставляет браузерные версии приложений Word, PowerPoint и Excel. Интеграция позволяет просматривать документы в форматах Microsoft Office напрямую из интерфейса ТЕЗИС, не открывая их соответствующим приложением.
Другие изменения призваны расширить функциональность и повысить удобство системного окружения ТЕЗИС:
- Настольное приложение «ТЕЗИС: Оповещения» переименовано в «ТЕЗИС: Помощник». В него перенесена функциональность апплетов для работы сканирования, обычной ЭП, выбора принтера по умолчанию, и печати резервированных номеров.
- Добавлены кнопки для создания договора в плагины для Word, Excel, Outlook, Open Office и Libre Office. При создании карточки из Outlook в нее переносится адрес отправителя.
- В мобильной версии системы изменился стиль кнопок действий, добавлено отображение пользовательских папок поиска и полнотекстовый поиск.
- При интеграции с Active Directory теперь доступна загрузка списка пользователей/сотрудников из AD в СЭД.
- В CUBA Studiо - визуальной студии разработки, позволяющей модифицировать ТЕЗИС своими силами - добавлен механизм создания нового типа документа и возможность добавления вкладки «Вложения» в справочник.
Помимо вышесказанного, в новом релизе пользователей ожидают еще несколько десятков модификаций, призванных расширить существующую функциональность СЭД и повысить удобство работы пользователей.
Читайте также: