Тип документа майкрософт ворд при открытии которого создается его копия

Обновлено: 06.07.2024

MicroSoft Word для Windows (WinWord) представляет собой многофункциональный текстовый процессор, работающий в среде Windows.

Word позволяет создавать и распечатывать документы высокого качества, содержащие рисунки, диаграммы, таблицы и формулы. Текстовый процессор Word 6.0 отличается от Word 2.0 более широкими возможностями и удобством использования, но требует больших машинных ресурсов (оперативной памяти, места на диске и т.д.). Есть ещё более совершенный редактор Word 7.0 для Windows-95, но он требует ещё больших машинных ресурсов, хотя он мало чем оличается от Word 6.0. Word 6.0 может работать с текстовыми файлами, созданными редактором Лексикон и другими текстовыми редакторами, работающими в DOS, а также с файлами, созданными редактором Write для Windows. Word 6.0 может вставлять эти файлы в документ. Word 6.0 может работать с файлами, созданными Word 2.0, но не наоборот. Форматы файлов Word 6.0 и Word 7.0 совпадают, поэтому Word 6.0 может работать с файлами Word 7.0. Преобразование файлов различных редакторов в формат Word 6.0 и обратно поддерживает конвертор файлов. Однако есть текстовый процессор Word-97, формат файлов которого не совпадает с Word 6.0.

Начало работы с Word:

Все новые текстовые документы в Word создаются на основе шаблонов. Шаблон – это документ, который используется в качестве образца для создания новых текстовых документов.

После запуска Word на экране отображается окно, в котором виден пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный.

По умолчанию все текстовые документы создаются на основе шаблона Обычный Normal.dot, а весь текст вводится в стиле Обычный Normal, в котором установлены основные параметры форматирования: шрифт - Times New Roman, размер шрифта - 10 пунктов, выравнивание по левому краю, одинарный межстрочный интервал.

В окно пустого текстового документа можно ввести текст, вставить таблицу, рисунок и т.д. Пустой документ имеет название Документ 1, которое видно в строке заголовка.

Текстовый документ можно создать следующими способами:

1. выбрать команду Создать в меню Файл, затем в области задач (изменится режим на «Создание документа») в разделе Создание выбрать «Новый документ», основанный на шаблоне Обычный или разделе Шаблоны в пункте На моем компьютере выбрать предопределенный шаблон или мастер, на основе которого требуется создать документ или шаблон;

2. щелкнуть пиктограмму Создать на панели инструментов Стандартная, откроется пустой документ Документ 1, основанный на шаблоне Обычный.

Создание документа и перемещение по нему

После запуска Word на экране отображается окно, в котором виден пустой документ, основанный на шаблоне Обычный. В окно пустого документа можно ввести текст, вставить иллюстрацию и тому подобное. Пустой документ имеет название Документ 1, которое видно в строке заголовка. Документ можно создать следующими способами:

1. выбрать команду Создать (New) в меню Файл (File), открыть вкладку Общие (General) и щелкнуть дважды значок Новый документ (Blank Document);

2. щелкнуть кнопку Создать панели инструментов Стандартная. Кнопка расположена на левом краю панели и открывает документ, основанный на шаблоне Обычный.

Курсор ввода имеет вид мерцающей вертикальной линии. Он указывает, куда будет вводиться с клавиатуры символ, вставляться рисунок или другой объект. Его положение можно изменить клавишами управления курсора (см. Рис. 1.3.1) или мышью только в пределах набранного текста.

Рис. 1.3.1 Таблица горячих клавиш

Во время работы с документом, он находится в оперативной памяти. Для того чтобы записать этот файл на диск, необходимо в меню Файл выбрать команду Сохранить, и задать необходимые параметры в окне диалога Сохранение документа (см. Рис.1.3.2).

При сохранении документа в окне диалога необходимо: Указать имя файла, выбрать Тип файла, выбрать папку, в которой сохраняются атрибуты файла, и диск на котором будет сохранен файл. Открытый файл можно сохранить на диск под другим именем, выбрав в меню Файл команду Сохранить как.

Вы можете сохранить файл в папку на жестком диске, в сетевой папке, в облаке, на DVD-диске, на рабочем столе или на флэш-накопителе. Хотя необходимо определить место назначения, если оно отличается от папки по умолчанию, процесс сохранения не зависит от того, какое назначение вы выбрали. По умолчаниюOffice программы сохранения файлов в рабочую папку по умолчанию.

Кроме того, можно сохранить файл в другом формате, например RTF, CSV или PDF.

Сохранение файла в OneDrive или SharePoint позволяет получить к нему доступ с любого устройства и включает такие функции, как автосохранения и история версий, которые помогают предотвратить потерю данных при неожиданном закрытии файла.

Чтобы сохранить файл:

Нажмите клавиши CTRL+S или выберите "Сохранить >файл".

Совет: Вы также можете выбрать "Сохранить панели быстрого доступа".

Если файл сохраняется впервые, обязательно нужно ввести для него имя.

Совет: Сохраните файл в облачном расположении, например в OneDrive или SharePoint, чтобы иметь доступ к нему отовсюду, сотрудничать с другими людьми в режиме реального времени и получать доступ к истории версий.

По умолчанию, если вы уже вписали в свою папку, файлы сохраняются в OneDrive. Если вы хотите сохранить текущий файл в другом месте, щелкните ссылку "Расположение", чтобы увидеть другие расположения, которые использовались недавно. Если нужного расположения нет, вы можете открыть полное окно "Сохранить как", выбрав "Дополнительные параметры сохранения".

Совет: Если вы сохраните файл в OneDrive или SharePoint,автосохранения будут включены по умолчанию, поэтому вам не нужно помнить о том, что сохранять файлы по мере их сохранения.

Если вы хотите изменить стандартное расположение для сохранения этих папок на одну из недавно использованных папок, щелкните правой кнопкой мыши папку, которая будет использоваться по умолчанию, и выберите "Использовать как расположение по умолчанию".

Если вы хотите сохранить папку, которая не была использована последними, выберите пункт "Другие расположения". Если вы еще не получили это обновление, приложения Office по-прежнему будут использовать меню "Файл" для сохранения.

Вы также можете нажать F12 или выбрать > "Сохранить как", чтобы открыть меню "Файл".

Если вы привыкли использовать сочетания клавиш при закрытии документа, например ALT+F4, вы можете быстро выбрать "Не сохранять" с помощью сочетания клавиш для этой кнопки (ALT+N).

Сохранение копии как нового файла ("Сохранить как")

Совет: Если вы собираетесь создать новый файл на основе существующего, но хотите сохранить изменения только в нем, перед внесением каких-либо изменений лучше сохранить копию. Таким образом, исходный файл останется без изменений, а все изменения будут сохранены в новой копии. Вы также можете щелкнуть исходный файл правой кнопкой мыши и выбрать "Открыть копию".

Нажмите клавишу F12 или на вкладке Файл выберите команду Сохранить как.

По умолчанию Office сохраняет копию в том же расположении, что и исходный файл. Если текущее расположение вам подходит, перейдите к шагу 3. Если вы хотите сохранить копию в другом расположении, выберите его на этом этапе.

Расположение

Сайты — [название вашей компании]

Библиотеки документов SharePoint или групп Office 365

OneDrive — [название вашей компании]

OneDrive для бизнеса

OneDrive — личное

OneDrive для пользователей с учетной записью Майкрософт

Этот компьютер

Локальное устройство, включая все подключенные жесткие диски и устройства флэш-памяти

Откроется проводник, и вы сможете перейти к любому расположению на компьютере.

Укажите имя новой копии и нажмите Сохранить.

Исходный файл закроется, а вы продолжите работу над его новой копией.

Совет: если вы часто создаете новые файлы на основе существующих, возможно, вам будут полезны шаблоны, которые упрощают процесс и делают его более безопасным. Дополнительные сведения см. в статье Создание шаблона.

Сохранение файла в другом формате

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word в файле RTF, а книгу Excel — в виде CSV-файла Comma-Separated.

Важно: Если файл Office сохраняется не в формате Open XML (например, в формате Open XML). DOCX, . XLSX или . PPTX) некоторые подключенные и современные функции, такие как автоскрытие или проверка доступности, не будут работать с этим файлом.

Откройте вкладку Файл.

Выберите расположение файла, например OneDrive или "Этот компьютер", в котором нужно сохранить файл.

В поле Имя файла введите новое имя файла.

В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат RTF, Word 97–2003 (DOC), веб-страницу (HTM или HTML) или запятую (CSV-формат).

Дополнительные сведения о том, как сохранять файлы в форматах PDF или XPS, см. в документе "Сохранение" или "Преобразование в формат PDF" или "XPS".

Архивные файлы и их восстановление

То, как вы будете восстанавливать и восстанавливать файлы, зависит от того, где и когда вы их сохранили. Чтобы узнать больше о функции, в том числе о том, какие версии Office ее поддерживают, выберите ее имя в таблице ниже.

Сохранено в OneDrive

Возможности

Автосохранения автоматически сохраняет файл при его OneDrive или SharePoint в Microsoft 365.

С помощью истории версий можно просматривать и восстанавливать предыдущие версии файлов, сохраненных в OneDrive или SharePoint в Microsoft 365.

На компьютере с Windows можно архивировать папки "Рабочий стол", "Документы" и "Изображения OneDrive резервное копирование папок компьютера. См. также: сохранение файлов в OneDrive по умолчанию в Windows 10.

Вы можете восстановить все OneDrive до предыдущей версии, если OneDrive, перезаписаны, повреждены или заражены вредоносными программами.

Вы можете восстановить файлы и папки, удаленные из OneDrive.

Сохранено на устройстве

Если автоскрытие включено и файл неожиданно закрывается, восстановление документов откроется при следующем открытии приложения Office. Вы также можете восстановить более ранную версию файла Office.

Важно: Даже если включено автосохранения, файл следует часто сохранять во время работы, чтобы избежать потери данных из-за неожиданного сбоя питания или другой проблемы.

Сохранение копии как нового файла ("Сохранить как")

Совет: если вы собираетесь создать новый файл на основе существующего, но сохранить изменения только в новом, перед их внесением рекомендуем использовать команду "Сохранить как". Таким образом, исходный файл останется без изменений, а все изменения будут сохранены в новой копии.

Нажмите клавишу F12 или на вкладке Файл выберите команду Сохранить как.

По умолчанию Office сохраняет копию в том же расположении, что и исходный файл. Если вы хотите сохранить копию в другом расположении, выберите его на этом этапе. Если текущее расположение вам подходит, перейдите к шагу 3.

Укажите имя новой копии и нажмите Сохранить.

Исходный файл закроется, а вы продолжите работу над его новой копией.

Выбор другого расположения для сохранения файла

Сохраняя файл или его копию, как описано выше, можно выбрать другое расположение.

Выберите облачное хранилище, веб-сайт или папку на устройстве, где вы хотите сохранить файл.

Расположение

Сайты — [название вашей компании]

Библиотеки документов SharePoint или групп Office 365

OneDrive — [название вашей компании]

OneDrive для бизнеса

OneDrive — личное

OneDrive для пользователей с учетной записью Майкрософт

Этот компьютер

Локальное устройство, включая все подключенные жесткие диски и устройства флэш-памяти

Откроется проводник, и вы сможете перейти к любому расположению на компьютере.

Выберите папку в списке Последние папки, а если в нем отсутствует нужное расположение, нажмите кнопку Обзор.

Проверьте имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение файла в другом или старом формате

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word 2016 в формате RTF, а книгу Excel — в формате CSV.

Откройте вкладку Файл.

Выберите расположение файла, например OneDrive или "Этот компьютер", в котором нужно сохранить файл.

В поле Имя файла введите новое имя файла.

Примечание: Дополнительные сведения о том, как сохранять файлы в форматах PDF или XPS, см. в документе "Сохранение" или "Преобразование в формат PDF" или "XPS".

Сохраните копию файла или выберите другое расположение в Office 2013.

Выберите облачное хранилище, веб-сайт или папку на устройстве, где вы хотите сохранить файл.

Расположение

Сайты — [название вашей компании]

Библиотеки документов SharePoint Server 2013 или предыдущих версий

OneDrive — [название вашей компании]

OneDrive для работы и учебы

OneDrive — личное

OneDrive для пользователей через вашу учетную запись Microsoft

Другие места в Интернете

Другие веб-сайты, на которых у вас есть доступ к хранилищу файлов.

Выберите папку в списке Последние папки, а если в нем отсутствует нужное расположение, нажмите кнопку Обзор.

Проверьте имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

При использовании диалогового окна Сохранение документа можно также сохранить файл в новом расположении с помощью области навигации.

В адресной строке выберите или укажите путь к папке.

Для быстрого просмотра часто используемых папок используйте область навигации.

Кроме того, с помощью диалогового окна Сохранение документа можно переименовать файл или изменить его расположение, выбрав другую папку.

Откройте вкладку Файл.

Выберите расположение файла, например OneDrive или "Этот компьютер", в котором нужно сохранить файл.

В поле Имя файла введите новое имя файла.

В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат "Текст в формате RTF", "Веб-страница" или "CSV (разделители-запятые) (*.csv)".

Если вы работаете с Office 2010, вы можете сохранять файлы в форматах предыдущих версий Office, выбирая версию в списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа. Например, документ Word 2010 (DOCX) можно сохранить в формате 97–2003 (DOC).

Office 2010 по-прежнему использует форматы файлов, основанные на XML, например DOCX, XLSX и PPTX, которые впервые появились в 2007 Office (выпуск). Поэтому файлы, созданные в Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 и Microsoft PowerPoint 2010, можно открывать в программах 2007 Office (выпуск) без потери функциональности или установки специальных надстроек. Дополнительные сведения см. в статье Форматы Open XML и расширения имен файлов.

Дополнительные сведения о совместимости файлов различных версий см. в статье Проверка совместимости.

Сведения о сохранении Microsoft Access 2010 файлов в формате ACCDB в более старом формате MDB см. в статье Преобразование базы данных .accdb в более ранний формат.

Причины

Основные причины, по которым не открывается документ Word, могут быть следующие:

Узнав о возможных причинах возникновения ошибок, поговорим о путях решения проблем с открытием файла. Существует достаточно много способов, которые подходят как для новичков, так и для более опытных пользователей редактора. Рассмотрим некоторые из них.

Восстановление документа

Word обладает встроенной функцией восстановления. Чтобы воспользоваться данным инструментом, нужно сделать следующее:

Открываете ворд, чтобы появился чистый лист. Сделать это можно несколькими путями:

через ярлык на рабочем столе;
через Пуск в меню Все программы;
через файловую систему;

Нажимаете Файл – Открыть или используете сочетание клавиш «Ctrl+O».
Ищете в Проводнике поврежденный документ, но не открываете его, а выделяете, сделав один щелчок левой клавишей мыши.
В диалоговом окне ищете кнопку Открыть, там будет небольшая черная стрелочка вниз, нажимаете ее.
Из выпадающего списка выбираете строку Открыть и восстановить.

После этого файл будет открыт по-новому.

Конвертер резервных копий

Если на компьютере установлен полный пакет Microsoft Office, то внутри будет специальная утилита, которая автоматически создает копии документов при работе и сохраняет их в отдельной папке. Чтобы извлечь их попробуйте выполнить следующие действия:

Открываете новый лист, нажимаете Файл – Открыть
В диалоговом окне ищете кнопку Типы файлов и нажимаете на стрелку, чтобы посмотреть все варианты.
Выбираете строку Восстановление текста из любого файла. Эта позиция будет доступна только при установленном конвертере.
Открываете нужный документ.

Настройки защищенного просмотра

Если предыдущие методы не помогли, и по-прежнему не открывается документ, то стоит посмотреть настройки безопасности. Внутри Word запрограммирована специальная система, которая обеспечивает дополнительную защиту пользователя от открытия подозрительных документов или файлов, скачанных в интернете. Если вы уверенны, что документ безопасен, то можете временно отключить систему защищенного просмотра и открыть файл с ошибкой.

Для этого делаете следующее:

Заходите в Параметры через меню Файл
Внизу ищете строку Центр управления безопасностью
В правой части диалогового окна нажимаете на кнопку Параметры…. и открываете настройки
В появившемся окне выбираете строку Защищенный просмотр
Убираете галочки со всех позиций и подтверждаете действие.

Надстройки ворда

Бывает, что причиной возникновения ошибки открытия файла является сама программа, а не документ. Так случается из-за определенных надстроек Microsoft Word. Удалить их можно проделав следующий путь:

Запускаете текстовый редактор в безопасном режиме.
Переходите в раздел Параметры.
Ищете строку Надстройки
Внизу появившегося окна нажимаете на Перейти. Обязательно проверяете, чтобы в графе Управление стоял параметр Надстройки СОМ.
В новом окне появится список надстроек, которые можно удалить или временно отключить, убрав галочку.

Обязательно подтверждаете изменение кнопкой ОК.

Восстановление формата

Одной из причин ошибки открытия может быть неправильное сохранение исходного файла. Чтобы сделать нужный формат проделайте следующие действия. Для этого метода лучше всего использовать файловые менеджеры типа Total Commander.

Создаете абсолютно пустой документ Word.
В файловом менеджере меняете формат с .docx или .doc на формат архива .rar или .zip.
Те же действия производите с поврежденным документом.
Открываете два архива и из файла с ошибкой переносите все данные в пустой архив.
Новый архивный файл снова переименовываете в текстовый формат.

Открываете измененный документ и работаете с текстом. Иногда Word предлагает восстановить информацию из такого файла, с последующей возможностью редактирования данных.

Использование сторонних программ

Как видите, чтобы открыть файл с ошибкой существует много способов. Можно использовать внутренние функции текстового редактора и изменять настройки системы. А если ничего не помогло, можно воспользоваться специальными программами и утилитами. В любом случае вероятность восстановить поврежденный документ достаточно велика.

И напоследок несколько советов:

Обязательно делайте резервную копию файла, с которым работаете.
Первоначально попробуйте сохранить файл в формате .rtf. Для этого нажимаете на документ правой клавишей мыши и в списке используете строку Сохранить как.

При работе над устранением ошибки закройте все приложения, чтобы оперативная память компьютера была свободна. Это позволит восстанавливать документы с большим количеством информации.

Поделись с друзьями!

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Документ Microsoft Word представляет собой файл с расширением doc или docx. До 90-х годов XX века расширение doc использовалось для текстовых файлов, которые не содержат разметки. И сейчас можно убедиться, что файл такого типа легко создать с помощью, например, программы «Блокнот». Правда, он не будет иметь богатого форматирования, но легко открывается программой Ворд, в которой набранному в блокноте тексту можно придать более оформленный вид. Когда корпорация Майкрософт выпустила программу Ворд, разработчики решили использовать в ней расширение doc. К настоящему времени этот текстовый редактор является самым популярным в мире, поэтому файл с расширением doc ассоциируют с этим программным продуктом и называют просто «вордовский формат».

Что такое формат?

Старый формат DOC отличался сложным содержанием, и нормально читался только в MS Office

Современные форматы «вордовских» документов

Даже бесплатные современные редакторы документов умеют корректно работать с DOCX

Кроме того, сложности могут возникнуть даже при использовании разных версий офисного пакета Майкрософт. Дело в том, что начиная с версии Word 2007 года документ по умолчанию сохраняется с расширением не doc, а docx. Поэтому если установлен пакет офиса, выпущенный ранее, то необходима конвертация для устаревших версий. Конверторы для обеспечения совместимости предлагаются самой компанией Майкрософт (Microsoft Office Compatibility Pack), так что обычно при открытии docx, например, в версии Ворд 2003, сложностей не возникает, но при этом может потеряться часть данных форматирования и возможностей редактирования.

Компания Майкрософт была вынуждена пойти на изменение формата Word под давлением международных организаций, которые требовали подвести его под какие-либо стандарты. Был выбран вариант, основанный на языке разметки XML, который часто используется в документах интернет. Документ с расширением docx имеет некоторые преимущества перед устаревшим форматом, в частности, меньший вес, что имеет значение при передаче документа через интернет. Поэтому при ограниченных скоростях передачи данных пользователям имеет смысл использовать более современный формат Word.

Читайте также: