Управление производством в excel

Обновлено: 08.07.2024

Неправильно считать, что современный управленческий учет — это про Excel . Руководитель нуждается в информации. Получать её от большого предприятия в виде разрозненных данных сложно, рутинно и даже опасно для финансовой стабильности.

Современный ли это управленческий учет, когда его ведут вручную в табличках?

Если управленческий учет в Excel — это по-старому, то что тогда современно?

Как-то в аудитории на бизнес-конференции прозвучали два вопроса:

— В ваших делах есть конкуренты?
— Все одобрительно закивали головами, заулыбались. Как же без соперничества.
— И чтобы поспевать вы стали вести управленческий учет?
— Опустили головы половина присутствующих, а кто-то крикнул: « Да, в экселе ведем! ».

В Excel на коленке собирать данные, сводить, строить отчёты относительно легко и быстро. Этим занимается всё больше предпринимателей теперь с ускорением технологического прогресса.

Более менее крупный бизнес в этих таблицах буквально закапывается при размножении отчётов и цифр. Ковыряться в непрофильном софте становится всё сложнее. Случаются ошибки, за них кто-то начинает отвечать (и чаще всего это бухгалтер или финдиректор).

Поэтому неправильно считать, что современный управленческий учет — это про Excel.

« Современность » управленческого учета характеризует возможность автоматизировать (одновременно удешевить и повысить точность) сбор и предоставление информации по предприятию. Эта деятельность в любое время обеспечивает руководителя наглядной картинкой, по которой он эффективно выполнит возложенные на него функции по планированию, анализу и контролю компании.

Зачем нужна автоматизация управленческого учета?

Руководитель рано или поздно приходит к идее автоматизации управленческого учета. Развитие бизнеса без этого невозможно. Повышение эффективности тем более.

Автоматизация управленческого учета решает задачи:

разгрузка работников от рутины в сборе данных;
уменьшает обилие сверок;
сокращает сроки получения отчетности;
повышает достоверность всех цифр;
экономит время на изучение отчетов для принятия решений по бизнесу.

Автоматизация учета выгодна. Крупным предприятиям это очевидно. А вот малому и среднему бизнесу эффект от ее введения становится очевидным лишь в принятии и реализации управленческих решений более успешными конкурентами.

Инструменты для автоматизации управленческого учета

Компании по мере своего развития проходят путь от более простых инструментов к более сложным. Выбор программы должен соответствовать задачам, которые ставятся перед бизнесом.

В этом смысле в малых предприятиях управленческий учет поддается через Excel, либо в чуть более продвинутых специализированных программах. Главное для руководителя объединить разные источники информации.

И если таких источников немного, то большие инструменты кажутся избыточными. Заблуждение.

1. Excel («Эксель»)

Excel — популярный инструмент управленческого учета в малом бизнесе. Подходит для составления основных отчетов:

доступен;
относительно прост в освоении/использовании;
есть специализированные финансовые функции и макросы.

По мере роста предприятий и усложнения учета происходит усложнение формул и взаимосвязей между различными таблицами:

такое ведение учета рискует скатиться в ошибки;
в некоторых случаях невозможно без программирования;
нет интеграции данных с другими финансовыми продуктами.

Ошибки, несоответствия, долгие выгрузки и сводки подводят руководителя к принятию неверного управленческого решения. С ростом бизнеса целесообразно использовать программные продукты, специализированные для управленческого учета.

На рынке существует множество программ, которые автоматизируют один или несколько процессов необходимых конкретному предприятию.

2. 1С («Один Эс»)

Второй по популярности программный продукт. Инструментарий для руководителя шире, чем в «эксель»:

управление денежными средствами;
бюджетирование;
управленческий учет.

Для особых ситуаций и отчетности приходится сталкиваться с проблемами:

привлекать программистов по созданию новых типов отчетов;
нужно постоянно проводить настройки существующих;
работа с программным продуктом 1С получается недешевая.

3. ERP-системы

Такими инструментами пользуются мировые масштабные очень крупные компании, когда контроль бизнес-процессов возможен только при участии большой команды аутсорсинговой поддержки и обслуживания ERP. Бюджет соответствующий, да ещё нужна подготовка.

4. Онлайн-сервисы

Самый современный инструментарий для ведения управленческого учета. Преимущества такого типа сервисов можно показать на примере комплекса онлайн-инструментов « КУБ24.ФинДиректор »:

автоматически собирает данные для отчетов;
ввод данных вручную через простой интерфейс;
бесчисленное множество отчетов и графиков;
автоматически создаются рекомендации на основе внесенных данных.

Онлайн-сервисы управленческого учета — это современный высокотехнологичный подход с надежным и точным формированием отчетов во многом благодаря низкой стоимости (доступности каждому, даже совсем крохотной организации).

Для собственников бизнеса, которые хотят иметь под рукой наглядную картину положения дел в компании, ведение управленческого учета – осознанная необходимость. Причем, независимо от масштабов бизнеса, такой учет – это система таблиц и отчетов с аналитикой в самых разнообразных разрезах: по продуктам, по проектам, по поставщикам и др. Совокупность всех этих отчетов с актуальными данными нужна для принятия взвешенных управленческих решений.

Самым удобным инструментом для постановки и ведения управленческого учета долгое время были таблицы Excel. Но благодаря сервисам-конкурентам, у компаний появилось больше возможностей для выбора способа ведения управленческого учета и обработки нужных для аналитики данных.

Бюджетирование и управленческий учет

Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием. Оно выражается в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.

Основными задачами для достижения поставленной цели будут:

планирование (на основе метода бюджетирования);
определение затрат и контроль (в т.ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
принятие решений.

На практике эти задачи реализуются следующим образом:

формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
ведение многосценарного планирования;
осуществление план-фактного анализа.

Многие отечественные компании сегодня ведут «управленку» в таблицах Excel. Во многом это связано с тем, что программа является универсальным инструментом, который включает в себя огромный набор математических формул, алгоритмов, специальных механизмов учета и так далее, но при этом не требует каких-либо существенных затрат (к примеру, как этого требует иное программное обеспечение учета).

Плюсы ведения «управленки» в Excel:

Доступность
Excel имеет ряд специализированных финансовых функций
Наглядность и относительная простота для небольших компаний
Возможность развития системы с помощью макросов

Таблицы Excel для управленческого учета по мере развития бизнеса увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета
Минимальные возможности интеграции с другими системами
Увеличение сложности таблиц, невозможность решения задач управленческого учета только простыми формулами, без использования программирования
Низкая отказоустойчивость

Управленческая отчетность в Excel

В небольших компаниях использование дорогостоящих средств автоматизации управленческого учета не всегда оправдано. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:

Отчета по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет по финансовому результату компании)
Отчета по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow)
Баланса (БЛ, BS, Balance sheet)

На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления.

Но существуют общие рекомендации для создания управленческих отчетов в Excel.

Таблицы с разными отчетами должны быть разделены
Для облегчения поиска и анализа информации в различных отчетах необходимо разделять отчеты по разным листам. Не стоит умещать все данные на одном листе, так как в этом случае сильно затрудняется обновление данных и получение актуальных отчетов.
Использование категорий для суммирования значений
Для удобства работы с отчетом хорошим тоном является размещение на первой странице сводных показателей отчета и их расшифровкой на последующих. Для этого необходимо объединить исходные данные по дополнительной группировке (категории) Такой формат представления информации будет нагляднее и удобнее для пользователей.
Использование автозаполнения
Справочники единиц бизнеса, центров финансового учета, проектов, статей значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек или ограничивая выбор значения из списка.
Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
Встроенные аналитические функции, такие как дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие, увеличивают качество анализируемой информации в отчетах и позволяют выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать.
Листы корректировки
Если отчеты строятся на выгрузке данных из других систем, корректировать от руки данные в этих таблицах нельзя. Для этого создаются специальные листы корректировки, в которых можно отследить все изменения исходных данных.
Проверочные ячейки
При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки.
Настройка защиты листов
Контрольные листы отчетных форм, листы выгрузки данных, итоговые отчеты должны быть защищены от изменений. Изменения можно вносить только в корректировочные листы.

В интернете много примеров таблиц Excel для ведения управленческого учета. Но просто брать и пользоваться ими рискованно. Готовые таблицы Эксель для управленческого учета не учитывают специфику вашего бизнеса и, возможно, содержат неподходящую вашему бизнесу аналитику для принятия управленческих решений.

Примеры управленческого учета в Excel

Таблицы управленческого учета в Excel обычно выглядят следующим образом:

Рис. 1 Таблица управленческого учета Excel

Рис. 2 Таблица управленческого учета Excel

Есть ли альтернативы Excel для управленческого учета

В качестве альтернативы Excel для автоматизации управленческого учета компаний малого бизнеса можно использовать готовые онлайн-сервисы.

При всех своих плюсах ведение «управленки» в Экселе имеет свои недочеты. Например, вносить корректировки в бюджет с помощью Excel и поддерживать их актуальность очень сложно (а если уж быть точнее, практически невозможно). Если в бюджете что-то меняется, если внести в таблицу правку, то впоследствии крайне затруднительно понять, почему изменилась какая-то цифра, откуда она вообще взялась.

Все эти проблемы теряют свою актуальность для клиентов 1C-WiseAdvice, которые к комплексному бухгалтерскому обслуживанию подключили наш уникальный сервис управления финансами – «Управленка» .

Сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию по финансам компаний.

Упорядочивайте и отслеживайте простые проекты и временные шкалы на горизонтальной гистограмме с помощью этого шаблона диаграммы Ганта для проекта. Введите названия задач, даты начала и окончания и длительность задач, чтобы создать общее представление временной шкалы проекта, определить зависимости и отслеживать выполнение задач и проекта.

Шаблон для отслеживания проекта

Управляйте проектной информацией и обновляйте её, чтобы наблюдать за ходом выполнения проекта, с помощью этого шаблона для отслеживания. Фиксируйте задачи, статус, приоритет, сроки выполнения, затраты, затраченное время и другие данные для вашего проекта.

Шаблон плана проекта (гибкая методология)

Визуально управляйте графиками проектов, спринтами и длительностью задач, отслеживайте требования, устанавливайте сроки и упорядочивайте ресурсы, чтобы обеспечить своевременное выполнение всех спринтов с помощью этого шаблона плана проекта с гибкой методологией.

Повышение эффективности благодаря Smartsheet

В отличие от традиционных электронных таблиц Smartsheet позволяет переключаться между различными представлениями одних и тех же данных. Создавайте и редактируйте задачи и делитесь ими, используя предпочитаемый макет, а затем переключайтесь между представлениями сетки, карточек, диаграммы Ганта и календаря.

Шаблон бюджета проекта

Обеспечьте соответствие проекта установленному бюджету, отслеживая трудозатраты, стоимость материалов, фиксированные затраты и фактические значения. Контролируйте дополнительные расходы, выявляйте отклонения от бюджета и держите всех участников и заинтересованных лиц в курсе событий с помощью этого простого в использовании шаблона.

Шаблон списка задач

Документируйте важные задачи на каждую неделю, каждый день или даже каждый час с помощью этого удобного шаблона. Упорядочивайте личные и рабочие задачи, чтобы сфокусироваться на наиболее приоритетных из них, и просматривайте дела на неделю вперёд.

Шаблон временной шкалы проекта

С помощью этого шаблона вы можете отслеживать ход выполнения, определять потенциальные задержки и предупреждать возникновение проблем. Контролируйте фактическое время выполнения каждой задачи, чтобы не выйти из графика.

Шаблон для отслеживания проблем

Этот шаблон помогает определять, как потенциальные проблемы могут повлиять на сроки выполнения проекта, а также устранять возникшие проблемы. Назначайте лиц, ответственных за устранение проблем, по мере их появления, чтобы избежать задержек и обеспечить подотчётность.

Шаблон табеля учёта рабочего времени для проекта

Выделяйте ресурсы в рамках проекта и управляйте ими, чтобы все участники и заинтересованные лица знали, кто над чем работает. Отслеживайте доступность ресурсов на неделю или месяц вперёд и управляйте несколькими проектами одновременно без избыточного выделения ресурсов.

Шаблон для отслеживания проектных рисков

Выявляйте любые проектные риски, в том числе неправильно определённый объём работ и неправильно установленные зависимости, с помощью этого шаблона. Определяйте и устраняйте риски на ранних стадиях проекта, пока они ещё не успели повлиять на затраты и сроки выполнения. Держите всех заинтересованных лиц в курсе возможных проблем.

Панель мониторинга для управления проектами

Быстро сообщайте текущий статус проекта ключевым заинтересованным лицам и участникам и делитесь общим положением дел. Предоставляйте сведения о ходе работ и наиболее важные данные.

Оптимальные шаблоны для управления проектами любого размера

Шаблон для управления проектами — это эффективный инструмент для ведения любого проекта: большого или малого, простого или сложного. Даже если конечные результаты не слишком значительны, вам всё равно потребуется оценить, сколько времени займёт выполнение каждой задачи, определить необходимые ресурсы и назначить задачи каждому участнику команды. Вот почему важно подобрать подходящее решение для управления проектами, чтобы обеспечить своевременное выполнение работ и не выйти за рамки бюджета.

Одно из таких решений — Smartsheet, платформа для совместной работы, которая позволяет как крупным предприятиям, так и небольшим рабочим группам быстро воплощать свои идеи в реальность. Ведущие руководители проектов полагаются на Smartsheet при координации ресурсов, расписаний и усилий сотрудников для выполнения работы.

Стандартизируйте ключевые элементы проектов, ускорьте выполнение задач и оптимизируйте совместную работу с помощью масштабируемых решений Smartsheet, которые можно настроить в соответствии с потребностями организации. Поддерживайте подотчётность — собственную и всей команды, — обеспечьте чёткую видимость приоритетов и держите всё под контролем. Узнайте, как легко использовать шаблон для управления проектом в Smartsheet.

Шаблоны управления проектами являются неотъемлемой частью тиражирования успешных проектов. С помощью бесплатных шаблонов Microsoft Excel вы можете превратить ваши простые электронные таблицы в мощные инструменты управления проектами.

В этой статье вы найдете некоторые из самых полезных и бесплатных шаблонов управления проектами Microsoft Excel и отслеживания проектов, которые вы хотите использовать для своего следующего проекта.

В этой статье:

Шаблоны управления проектами Microsoft Excel

Давайте посмотрим на лучшие шаблоны управления проектами Microsoft Excel.

Примечание. Здесь мы рассмотрим как собственные, так и сторонние шаблоны. Чтобы найти предустановленные шаблоны таблиц Excel, откройте Excel и найдите соответствующее ключевое слово на экране « Новый документ». Если вы уже в Excel, перейдите в « Файл»> «Новый», чтобы вызвать поиск по шаблону. Обратитесь к разделу « Управление шаблонами Microsoft Excel » ниже для получения более подробной информации.

Шаблоны временной шкалы проекта Excel

Excel поставляется с несколькими временными шкалами и шаблонами диаграмм Ганта, предоставленными Microsoft, но также включает в себя шаблоны из Vertex42, одного из самых популярных сторонних ресурсов для электронных таблиц.

1. Рабочий план Хронология

Шаблон временной шкалы рабочего плана подходит для базового проекта с несколькими этапами. Когда вы вводите свои данные в таблицу, дорожная карта будет обновляться автоматически.

Этот шаблон поставляется с Microsoft Excel 2016.

2. Диаграмма Ганта с отслеживанием даты

Диаграммы Ганта являются одним из основных в каждом наборе инструментов менеджера проекта. Они помогают вам визуализировать поток ваших задач и отслеживать прогресс.

С помощью этого шаблона вы можете создать полную диаграмму Ганта с минимальными усилиями. Просто введите каждое задание, вместе с описанием, кому оно назначено, процентное значение для обозначения прогресса, дату начала и количество дней до завершения.

Этот шаблон является Microsoft Excel по умолчанию.

3. Сроки и задачи проекта

Если вы хотите интегрировать вехи в базовую временную шкалу, этот шаблон, предоставленный Vertex42, идеален. Он сочетает в себе лучшие элементы диаграммы Ганта, то есть визуализацию потока задач, с вехами, зависшими над временной шкалой. Просто заполните соответствующие таблицы, чтобы заполнить визуальный.

Вы можете найти этот шаблон, выполнив поиск в Excel.

Шаблон плана проекта Excel

План проекта — это документ. которые могут требовать диаграмм Excel, но в остальном составлены в Microsoft Word. Однако для базовых проектов вам может потребоваться только документ Microsoft Excel.

4. Простая диаграмма Ганта

При поиске в хранилище шаблонов Excel шаблонов плана проекта вы в основном найдете различные варианты диаграмм Ганта, включая эту простую диаграмму Ганта из Vertex42. Что отличает его от диаграммы Ганта, приведенной выше, так это включение этапов проекта.

Этот шаблон включен в Microsoft Excel.

5. Шаблон планировщика событий

План проекта действительно не то, что вы обычно составляете в Excel. Но если ваш проект достаточно прост, например, планирование вечеринки, вам нужен твердый одностраничный шаблон, в котором перечислены основные задачи и вы можете определить график и бюджет. Этот шаблон из Office Templates Online — отличное начало.

Шаблон отслеживания проектов Excel

При поиске трекера вы увидите удивительное сочетание личных и деловых шаблонов таблиц Excel для отслеживания. Вы можете сузить область поиска, выбрав категории, связанные с задачей управления проектом, с которой вы работаете.

6. Отслеживание затрат по видам деятельности

Этот шаблон отслеживания может помочь вам получить представление о прямых, косвенных, а также общих и административных затратах на продукт.

7. Шаблон отслеживания проекта

Этот шаблон Vertex42 необходим, если вы работаете с несколькими различными клиентами, проектами и / или результатами. Он объединяет детали проекта, расходы, статусы задач и сроки выполнения.

Шаблоны бизнес планов

В Microsoft Office есть собственная категория для бизнес-планов. Воспользуйтесь предложенным бизнес-поиском и выберите категорию « Бизнес-планы » справа.

Вы найдете следующие шаблоны Microsoft Excel:

Затраты на запуск
Контрольный список бизнес-плана
Контрольный список бизнес-плана с SWOT-анализом

Дополнительные шаблоны бизнес-планов шаблоны бизнес-планов , посмотрите нашу специальную статью.

Поиск онлайн-шаблонов

Не можете найти нужный шаблон управления проектом в Excel? Обратитесь к стороннему онлайн-ресурсу для более широкого выбора шаблонов таблиц Excel. Мы рекомендуем следующие сайты.

Vertex42

На этом сайте есть несколько отличных шаблонов управления проектами для Microsoft Office 2003 и выше. Сайт отмечает, что его шаблоны в основном связаны с планированием проекта. Для более сложных задач может потребоваться Microsoft Project или другое программное обеспечение для управления проектами.

На странице, посвященной управлению проектами , вы найдете список полезных материалов, включая, помимо прочего, следующее:

Каждая страница содержит краткое описание того, что делает шаблон, один или несколько шаблонов, а также дополнительные советы и рекомендации для соответствующего инструмента управления проектами. Это отличный ресурс для начинающих менеджеров проектов.

TidyForm

TidyForm имеет респектабельный выбор шаблонов управления проектами Microsoft Excel. Самые популярные категории перечислены на главной странице. Если вы не можете сразу найти то, что вам нужно, переключитесь в раздел « Бизнес » или попробуйте функцию поиска.

Когда вы прокрутите до конца раздела, вы увидите список популярных категорий и связанных категорий. Это может быть полезно при поиске нужного шаблона.

Мы рекомендуем следующие страницы:

Все еще ищете идеальный шаблон? Возможно, вам придется создавать пользовательские шаблоны Excel. чтобы получить именно то, что вы хотите.

Управление шаблонами Microsoft Excel

Сначала посмотрим, какие шаблоны вы уже установили в Microsoft Excel. Для этой демонстрации мы использовали Excel 2016, но процедура аналогична в Microsoft Office 2013 и Office 2019.

Значения по умолчанию

Когда вы запускаете Microsoft Excel, первое окно, которое вы видите, будет содержать поле поиска для онлайн-шаблонов. Когда вы начинаете с существующей книги, перейдите в Файл> Создать, чтобы перейти к тому же представлению.

Microsoft Excel поставляется с набором предустановленных шаблонов. Они перечислены под полем поиска. Вы можете закрепить избранные, нажав на соответствующий символ в правом нижнем углу списка.

Искать в Интернете больше шаблонов проектов

Самый быстрый способ найти нужный вам шаблон — это поиск. Как только вы начнете поиск, например, для термина « проект» , вы также увидите категории шаблонов, перечисленные рядом с шаблонами, которые соответствуют вашему поиску.

Сузить поиск

Отличная особенность заключается в том, что вы можете сузить область поиска, выбрав несколько категорий. Это поможет вам исключить шаблоны, которые могут соответствовать вашему ключевому слову, но не нужной категории. С другой стороны, вы можете обнаружить, что идеальный шаблон не доступен в Microsoft Excel.

Предварительный просмотр и создание шаблона

При нажатии на шаблон вы увидите предварительный просмотр с кратким описанием того, что предоставляет шаблон. Вы также можете закрепить шаблон из его предварительного просмотра; символ находится в правом верхнем углу.

Чтобы загрузить и использовать шаблон, нажмите кнопку « Создать» , чтобы открыть новую книгу Microsoft Excel с предварительно заполненным шаблоном.

Шаблон готов, установлен, иди

Пока вы заняты этим, просмотрите наш список полезных офисных шаблонов. и запаситесь шаблонами деловых писем. Шаблоны

Мы рассмотрели много советов по управлению проектами и уловок прошлого. Когда вы разберетесь с шаблонами, вы можете рассмотреть дополнительные инструменты и решения. Например, знаете ли вы, что Outlook отлично подходит для управления проектами ? Аналогично, вы можете использовать OneNote для управления проектами. И вы можете интегрировать OneNote с Outlook для управления проектами. ? Возможности безграничны.

Читайте также: