В 1с не попадает в табель сотрудник

Обновлено: 07.07.2024

Для учета рабочего времени всех категорий работников и контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду организации должны вести табель учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13.

Для регистрации фактически отработанного времени сотрудников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3.1 (1С:ЗУП 3.1) используется документ Табель.

Но при начале работы или уже в процессе многие сталкиваются с тем, что у них после

нажатия кнопки "Заполнить" документ остается незаполненным.

Причин может быть несколько. Давайте проанализируем некоторые из них.

2.1. Производственный календарь (Настройка — Предприятие — Производственный календарь) (рис. 1).

Это элемент справочника, его нужно заполнять при начале работы в 1С:ЗУП и на каждый календарный год:

– открыть Производственный календарь (рис. 2);

– нажать кнопку «Заполнить по умолчанию»;

– затем «Записать и закрыть» (рис. 3).

Важным условием является актуальность версии вашей программы.

2.2. Графики работы сотрудников (Настройка — Предприятие — Графики работы сотрудников) (рис.4).

Аналогично предыдущему пункту Графики нужно заполнять на каждый календарный год.

2.1 Также стоит обратить внимание на то, какой Производственный календарь указан в настройках Графика (могут быть дубли) (рис.5).

2.2 Какой График указан в кадровых документах сотрудников (Прием на работу, Кадровый перевод и т. д.) (рис.6-7).

2.3. Невнимательность.
Как ни странно, но именно она также является причиной. Поэтому при заполнении Табеля обращайте внимание на:
– месяц, за который формируете документ;
– подразделение, которое выбираете (сотрудники должны быть приняты в это подразделение) (рис. 8).

2.4. Перенос данных

Если вы проверили Производственный календарь, Графики и реквизиты, но Табель все равно не заполняется, то за помощью стоит обратиться к специалисту.

Рассмотрим, где найти, как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП 3.1, когда и как им необходимо пользоваться. Разберемся, в каком случае следует использовать отчет Табель учета рабочего времени , а в каком не обойтись без документа Табель .

Где найти Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП

В начале статьи сразу хотим обратить ваше внимание на то, что в 1С 8.3 ЗУП есть два объекта под названием Табель . Один из них – это отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) , который можно найти в разделе Зарплата – Отчеты по зарплате , а другой – это документ Табель , расположенный в разделе Зарплата – Табели .

Рассмотрим, в каком случае следует использовать отчет Табель учета рабочего времени , а в каком не обойтись без документа Табель .

Учет отработанного времени в 1С ЗУП 3

Способы учета отработанного времени в 1С ЗУП 3

Учет отработанного времени в 1С ЗУП 3 можно вести двумя способами:

Методом «отклонений» – когда отклонения от графика работы сотрудника регистрируются соответствующим документом-отклонением: Больничный лист , Отпуск , Работа сверхурочно и т.д.
Методом «сплошной регистрации» – когда наряду с регистрацией отклонений ведется учет фактически отработанного времени.

Ведение учета отработанного времени методом «отклонений» является более приоритетным из-за того, что он создает меньше нагрузки на систему.

Общие шаги по учету отработанного времени

При использовании любого из методов учета отработанного времени первые шаги выглядят следующим образом:

В начале года заполняется Производственный календарь ( Настройка – Производственные календари ) и на его основе заполняются Графики работы сотрудников ( Настройка – Графики работы сотрудников ).
В случае необходимости для изменения нормы времени на определенный месяц или другой период вводится документ Индивидуальный график ( Зарплата – Индивидуальные графики ).
Вводятся документы, регистрирующие отклонения от нормы работы сотрудника (например, Больничный лист , Отпуск , Работа в выходные и праздники и т.д.)

Учет отработанного времени методом «отклонения»

Если используется учет отработанного времени метод «отклонений», то на основании введенных данных в 1С ЗУП можно сформировать отчет Табель учета рабочего времени ( Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13) ). При этом ввод документа Табель ( Зарплата – Табели ) будет излишним.

Например, в декабре 2018 г. сотрудник Орхидеев К.С. с 3 по 16 декабря был в ежегодном отпуске, а с 17 декабря взял на 4 дня отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам.

При использовании метода «отклонений» для получения Табеля учета рабочего времени по форме Т-13 необходимо:

Учет отработанного времени методом «сплошной регистрации»

Метод «сплошной регистрации» применяется, когда фактически отработанное время нельзя учесть, зарегистрировав только документы-отклонения. Это может происходить, если в организации нет возможности составить график, или по итогам месяца получается, что график не соблюдается, т.к. сотрудники часто замещают друг друга. В этом случае такие отклонения от графика в 1С ЗУП можно зафиксировать только с помощью документа Табель .

Например, сотрудница Ландышева Л.С. работает по графику 2 дня через 2 дня по 12 часов. Ей назначена Оплата по окладу (по часам) в размере 30 000 руб. за полностью отработанный месяц. В январе 2019 г. норма часов по графику работы сотрудницы составляет 196 час. Однако 16 и 19 января 2019 г. ей пришлось выйти на работу не в свою смену, заменив заболевшего сотрудника. При этом 17 января 2019 г. ей предоставили выходной.

В этом случае отклонения от графика работы сотрудницы можно зафиксировать в 1С ЗУП только путем ввода документа Табель . При этом 16 и 19 января, проходящие согласно графику работы сотрудницы под кодом В , следует заменить на код Я и указать количество отработанных часов – 12, а 17 января обозначить как выходной под кодом В :

После проведения документа Табель количество фактически отработанных за январь 2019 г. часов по сотруднице получится 204 часа:

30 000 (оклад) / 192 (норма часов за месяц) * 204 (кол-во фактически отработанный часов за месяц) = 31 875 руб.

Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП — пошаговая инструкция

Документ Табель можно заполнять следующим образом:

Если требуется подобрать только определенных сотрудников, то следует воспользоваться кнопкой Подбор :

Например, требуется заполнить документ Табель только на одну сотрудницу – Ландышеву Л.С.

В этом случае необходимо в Табеле нажать кнопку Подбор . В открывшейся форме выделить строку с сотрудницей Ландышевой Л.С. Для подтверждения своего выбора в форме подбора сотрудников следует нажать кнопку Выбрать :

Если стоит задача заполнить документ всеми сотрудниками организации, то необходимо нажать кнопку Заполнить :
Если требуется заполнить документ только сотрудниками определенного подразделения, то вначале в поле Подразделение выбирается подразделение, а затем нажимается кнопка Заполнить .

Например, необходимо заполнить отдельный документ Табель на подразделение Отдел сбыта готовой продукции.

Для этого в документе Табель в поле Подразделение вначале следует указать подразделение Отдел сбыта готовой продукции, а далее нажать кнопку Заполнить :

Документ будет заполнен только сотрудниками, работающими в подразделении Отдел сбыта готовой продукции.

Распечатать Табель по форме Т-13 можно из документа Табель , нажав кнопку Т-13 :

Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП при подключенном механизме «обособленных территорий»

Механизм «обособленных территорий» используется в 1С ЗУП, когда требуется, чтобы, например, учитывалась работа сотрудника на разных территориях, при этом по кадровому учету сотрудник продолжает числиться в исходном подразделении. Данный механизм используется и для решения других задач.

Если в программе 1С 8.3 ЗУП хотя бы у одной организации подключен механизм «обособленных территорий», для чего в учетной политике такой организации установлен флажок Использовать обособленные территории , то вид документа Табель меняется для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе.

В учетной политике организации ООО «Барбарис» установлен флажок Использовать обособленные территории .

После этого подключается механизм «обособленных территорий». В этом случае становится доступным справочник Территории ( Настройка – Территории ), а документ Табель меняет свой вид и выглядит следующим образом:

В документе Табель появляется возможность учитывать работу сотрудника как на одной территории в течение дня, так и на разных территориях в один день. Для этого необходимо щелкнуть по ячейке с данными за определенный день и внести информацию по часам и территориям.

Для учета времени работы сотрудника вначале следует заполнить документ Табель за январь 2019 г., нажав кнопку Заполнить . Далее щелкнуть по ячейке с 10 января по сотруднику Геранькину Г.Г. и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась на разных территориях :

Затем в таблице Данные о времени можно внести информацию по работе сотрудника на разных территориях следующим образом:

При этом информация в Табеле будет представлена в следующем виде:

В документе Начисление зарплаты и взносов появляется специальная колонка Терр., условия труда , в расшифровке которой можно увидеть, какие суммы рассчитаны по какой территории:

Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП при подключенном механизме «особых условий труда»

В элементах данного справочника указываются условия, которые будут учитываться при расчете зарплаты сотрудникам. В этом случае можно указать результаты спец. оценки, процент надбавки за вредность, количество дополнительных дней отпуска, код особых условий труда и т.д.:

Если в программе 1С 8.3 ЗУП хотя бы у одной организации подключен механизм «особых условий труда», для чего в учетной политике такой организации установлен флажок Использовать особые условия труда , то вид документа Табель меняется для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе.

В информационной базе учет ведется с использованием особых условия труда. Для этого в учетной политике организации ООО «Барбарис» установлен флажок Использовать особые условия труда :

В этом случае документ Табель в 1С меняет свой вид и выглядит следующим образом:

В документе Табель появляется возможность учитывать работу сотрудника в особых условиях труда (например, обычных и вредных) как целый день, так и несколько часов в разных условиях в один день. Для этого необходимо щелкнуть по ячейке с данными за определенный день и внести информацию по часам и условиям труда.

10 января 2019 г. сотрудник Орхидеев К.С. всего отработал согласно своему графику 8 часов. При этом 2 часа он трудился в своих обычных условиях, а остальные 6 часов – работал в горячем цехе.

Для учета времени работы сотрудника вначале следует заполнить документ Табель за январь 2019 г., нажав кнопку Заполнить . Далее щелкнуть по ячейке с 10 января по сотруднику Орхидееву К.С. и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных условиях :

Затем в таблице Данные о времени можно внести информацию по работе сотрудника в разных условиях труда (обычных и в Горячем цехе) следующим образом:

После этого информация в Табеле выглядит так:

В документе Начисление зарплаты и взносов появляется специальная колонка Терр., условия труда , в расшифровке которой можно увидеть, какие суммы рассчитаны по каким условиям труда:

Мы успешно разобрали где найти и как заполнить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(7 оценок, среднее: 4,43 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

В этой статье рассмотрим, как отразить отстранение сотрудника от рабοты без οплаты с указанием в табеле «НБ» 1С в 1С:Зарплата и управление персоналом.

1. Настройки для случаев отстранения

В 1С:ЗУП 3.1 отстранение работника от работы можно ввести следующими документами:

· Прοстой (случаи отстранения от рабοты);

· Отсутствие (бοлезнь, прοгул, неявка).

Для того чтобы воспользоваться данным функционалом, необходимо произвести настройки 1С:ЗУП в параметрах учета (Настройка - Расчет зарплаты в 1С - Настройка сοстава начислений и удержаний - Учет οтсутствий).

1. Документ «Прοстой, οтстранение от рабοты»

Чтобы зарегистрировать οтстранение от обязанностей без οплаты, тο необходимο в данном документе кликнуть на кнопку «Отстранение»:

После переключения кнопки появляется возможность выбора – будет оплачиваться отстранение или нет:

2. Дοкумент «Отсутствие (бοлезнь, прοгул, неявка)»

Для того чтοбы зарегистрировать неοплачиваемое отстранение работника данным документом, необходимо установить переключатель на «Отстранение от рабοты».

2. Настройка 1С:ЗУП ниже релиза 3.1

Что делать, если 1С:ЗУП ниже релиза 3.1.11?

Предлагаю воспользоваться функционалом «Данные для расчета зарплаты» и настроить шаблон ввода исходных данных для ввода отсутствия и временного отстранения.

1. Создать свой вид времени на основании типовогο «Отстранение от работы без оплаты»:

Чтобы использовать код НБ в типовом виде времени его меняем:

2. Настраиваем шаблон для ввода времени:

3. Настраиваем начисление 1С:ЗУП:

На вкладке «Приоритет» заполняем приοритеты, как в неявке по невыясненной причине (причина неявки на работу).

Обычно в трудовом договоре сотрудника прописано время, когда он должен выполнять должностные обязанности. Работодатель же со своей стороны обязан учитывать фактически отработанное время.

Что представляет собой документ?

Речь идет об обязательном документе, который организации в обязательном порядке составляют каждый месяц. На его основе сотруднику начисляется зарплата и отпускные, а также положенные командировочные. Сам бухгалтер обычно табель не заполняет. Он получает сведения от подразделений, а затем формирует расчетную ведомость и начисляет зарплату.

Наглядно документ выглядит как таблица, в которой отражаются все выходы и неявки за месяц, а также часы, которые сотрудник отработал за определенный день. Указываются и причины отсутствия работника.

До того, как форма табеля стала доступна в программах 1С 8.3, этот документ приходилось заполнять в Excel. Конечно, на это уходило много времени, что вызывало неудобство.

Сейчас табель легко формируется в 1С. Расскажем, где его отыскать в программе и как корректно настроить заполнение.

Ограничения по возможностям

Нельзя упускать из виду важные моменты. Например, тот факт, что в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» в табеле учета нельзя автоматически отразить командировку, прогул, переработку или отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет только о типовой конфигурации. Однако все эти опции открыты пользователям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Еще один момент, который касается типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0». Учет отпусков, больничных, исполнительных документов ведется только в том случае, если в компании числится до 59 сотрудников включительно. Когда их 60 или более, то также следует применять 1С:ЗУП 8.

Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?

Почему-то некоторые пользователи затрудняются с поиском Табеля в программе. Однако в типовых конфигурациях все просто. Откройте раздел Зарплата и кадры, далее Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.

Таким образом, «Табель учета рабочего времени» больше напоминает отчет, нежели рабочий документ.

Автоматическое заполнение

Табель учета рабочего времени ведут и заполняют по утвержденному Правительством производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Табель заполняется на основе данных:

производственного календаря;
отпусков;
больничных листов;
документа приема на работу;
увольнения.

Работаем с производственным календарем

В программах 1С размещен производственный календарь, который соответствует всем российским праздниками и переносам выходных, которые утверждены Правительством РФ. Но не обязательно оставлять его в таком виде, вы можете внести в него изменения. Например, добавить региональные выходные.

Чтобы это сделать, зайдите в Главное меню, затем откройте Все функции — Справочники. Далее — Производственные календари.

Производственный календарь в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» следует настраивать каждый год.

Чтобы при заполнении табеля учета рабочего времени учитывались данные документов «Отпуск» и «Больничный лист», необходимо в настройках расчета заработной платы поставить флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Пошаговое формирование Табеля в 1С

Чтобы сформировать Табель учета рабочего времени по форме Т-13, необходимо заполнить поля:

период;
организация;
подразделение.

Сделать это нужно, нажав кнопку Настройки.

В Периоде необходимо указать месяц, за который формируется текущий табель.

Чтобы указать Организацию, выберете нужную вам из списка, если в базе их ведется несколько.

Если нужно сформировать табель по подразделению отдельно, то выберете его из справочника Подразделения.

Заходим во вкладку Отборы, вид Простой. Здесь нужно указать фамилии и должности ответственных, которые в итоге подписывают документ.

В случае, если вы составляете табель для одного работника, то можно использовать дополнительный лист и установить:

галочку Сотрудник;
фамилию выбрать из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Данный вариант необходимо заполнить, если заполняете табель для всех сотрудников. Уберите галочку с поля Сотрудник и установить Вид — Расширенный.

Далее табель сформируется отдельно по каждому подразделению.

В случае, если в компании совсем мало работников, но при этом есть подразделения, то лучше формировать Табель по всей организации. Зайдите во вкладку Структура и уберите из состава группировки Подразделение.

После этого вы можете Завершить редактирование — Закрыть и сформировать.

Другие настройки

Зайдя в раздел «Настройки», вы найдете форму дополнительных настроек.

Чтобы не было путаницы, расшифруем для вас обозначения, которые предлагает форма Т-13:

Важно перед формированием документа

Очень важно обратить внимание на следующие моменты перед тем, как вы будете заполнять отчет:

производственный календарь должен быть настроен в соответствии с региональными изменениями;
все месячные отпускные и больничные должны уже быть начислены;
а вот время работы, которое отражается в документе Начисление зарплаты на формирование табеля никак не влияет.

Чтобы использовать программу с актуальными справочниками, позаботьтесь о том, чтобы у вас был действующий договор 1С:ИТС.

Если у вас возникнут трудности при формировании Табеля в 1С, обратитесь за помощью к нашим специалистам по телефону.

Читайте также: