В чем преимущества использования шаблонов word

Обновлено: 05.07.2024

После создания и импорта шаблонов Office Word в приложения Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation) пользователи одним щелчком мыши могут создавать стандартизованные документы, автоматически заполняемые данными. Эта функция имеет ряд особенностей, которые следует учитывать для создания шаблонов Word.

Существует проблема создания шаблонов в Word. В данном разделе содержатся сведения о том, как устранить взаимодействия, которые потенциально могут дестабилизировать работу Word. См. раздел: Важно! Известная проблема и способ ее избежать

Поддерживаются следующие версии Word.

Область	Версия Word
Создание шаблона Word	2013, 2016
Использование документа Word, созданного в приложениях Customer Engagement	2010, 2013, 2016

Документы word с поддержкой макросов (.docm) не поддерживаются.

Следуйте инструкциям, приведенным в этом разделе, для успешного создания и использования шаблонов Word в приложениях Customer Engagement.

Шаг 1. Создание шаблона Word

Где можно создать шаблон

Есть три места в приложениях Customer Engagement, где можно создать шаблон Word:

На странице параметров. Выберите Параметры > Шаблоны > Шаблоны документов > Создать(). Для перехода на страницу параметров потребуются достаточные права такие как, системный администратор или настройщик системы.

Из записи. Откройте запись, например организации в продажах. Перейдите в раздел Продажи > Client_Accounts > Мои активные организации. Щелкните организацию, чтобы открыть ее, а затем щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word > Создать шаблон Word. Созданные здесь шаблоны являются личными и доступны только для создавшего их лица.

Из списка записей. Например, перейдите в раздел Продажи > Client_Accounts > Мои активные организации. Выберите одну организацию, чтобы открыть ее, а затем щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word > Создать шаблон Word.

Для удаления личных шаблонов документов выполните следующие действия:

Чтобы обновить шаблоны, удалите шаблон, а затем отправьте обновленную версию этого шаблона.

После нажатия кнопки Создать шаблон Word выберите сущность для фильтрации, а затем щелкните Шаблон Word > Выбрать сущность.

Появится страница выбора отношения.

Каковы отношения 1:N, N:1 и N:N?

Для этого экрана требуется понимание вашей структуры данных приложений Customer Engagement. Ваш администратор или настройщик может предоставить сведения об отношениях сущностей. Сведения для администраторов см. в разделе Обзор отношений сущностей.

Ниже приведено несколько примеров отношений сущности "Организации".

Отношения, выбираемые на этом экране, определяют, какие сущности и поля будут доступны в будущем при определении шаблона Word. Выберите только отношения, для которых необходимо добавить данные в шаблон Word.

Чтобы документы загружались своевременно, количество связанных записей, возвращаемых для каждого отношения, ограничено и составляет 100. Например, если при экспорте шаблон организации может потребоваться включить список контактов, документ вернет не более 100 контактов организации.

Загрузите шаблон

Щелкните Загрузка шаблона на странице Выбрать сущность для создания файла Word на локальном компьютере с экспортированной сущностью, включенной как данные XML.

Шаблон документа, загруженный из одной среды, может использоваться только в рамках этой среды. Перенос из одной среды в другую для шаблонов Word или Excel в настоящее время не поддерживается.

Шаг 2. Включение вкладки разработчика

Откройте файл шаблона Word. На этом этапе документ будет пустым.

Для просмотра и добавления данных XML приложений Customer Engagement необходимо включить вкладку разработчика Word.

Перейдите в раздел Файл > Параметры > Настройка ленты и включите Разработчик.

Щелкните OK.

Вкладка Разработчик теперь появилась на ленте Word.

Важно! Известная проблема и способ ее избежать

Имеется проблема с созданными приложениями Customer Engagement шаблонами Word и Office Word. В следующем разделе будут добавляться поля элемента управления содержимым XML в шаблон Word.

Есть ряд причин, которые могут привести к зависанию Word, для чего потребуется использовать Диспетчер задач, чтобы выключить Word:

Вы вставляете элемент управления содержимым, отличный от Рисунок или Обычный текст.
Вы вносите изменение в текст, например изменяете регистр букв или добавляете текст в элемент управления содержимым. Эти изменения могут возникнуть в функции автозамены, как и правки пользователя. По умолчанию функция автозамены Microsoft Word записывает предложения прописными буквами. При добавлении поля элемента управления содержимым Word считает его новым предложением и напишет его прописными буквами, когда фокус будет убран с этого поля.

Для предотвращения проблем с полями элемента управления выполните следующие действия:

Добавляйте только поля как обычный текст или изображение

Используйте панель XML-сопоставления для добавления полей сущности в свой шаблон Word. Обязательно добавляйте только поля как обычный текст или изображение.

Не вносите изменения в текст добавленного элемента управления содержимым

Можно изменить форматирование полей элемента управления содержимым, например,сделать полужирным текст, но не другие текстовые изменения, включая изменения регистра букв.

Если Word зависает или медленно работает, попробуйте выключить функцию автозамены

Отключите автозамену

С файлом шаблона, открытым в Word, перейдите в раздел Файл > Параметры > Правописание > Параметры автозамены.

Отмените выбор Делать первые буквы предложений прописными и Автоматически исправлять орфографические ошибки

Отмените выбор Дефисы на тире на вкладках Автозамена и Автоформат при вводе.

Если вы выполнили вышеуказанные рекомендации, все готово для определения шаблона Word.

Шаг 3. Определите шаблон Word

Используйте панель XML-сопоставления для определения шаблона Word с полями сущности.

В шаблоне Word щелкните Разработчик > Область сопоставления XML.

Выбрана схема XML по умолчанию.

Выберите XML-схему. Она начинается с "urn:microsoft-crm/document-template/".

В случае частых случайных правок, вызывающих зависание Word или медленную работу, не забудьте отключить параметры автозамены в соответствии с разделом "Известная проблема и способ ее избежать".

Разверните сущность, щелкните правой кнопкой мыши поле сущности, а затем щелкните Вставить элемент управления содержимым > Обычный текст.

Поля сущности добавляются в шаблон Word.

Добавьте дополнительные поля сущности, добавьте описательные метки и текст и отформатируйте документ.

Завершенный шаблон может выглядеть так:

Некоторые заполненные поля элемента управления содержимым нередко имеют нескольких строк данных. Например, организации имеют более одного контакта. Для включения всех данных в шаблон Word, задайте поле элемента управления содержимым для повторения.

Настройка полей элемента управления содержимым для повторения

Поместите полях с повторяющимися данными в строку таблицы.

Выберите всю строку таблицы в шаблоне.

В области сопоставления XML щелкните правой кнопкой мыши отношение, содержащее поля элемента управления содержимым, а затем щелкните Повторение.

При использовании шаблона Word в приложениях Customer Engagement для создания документа, таблица будет заполнена несколькими строками данных.

После включения в шаблон требуемых полей и выполнения нужного форматирования, сохраните его и отправьте в приложения Customer Engagement.

Шаг 4. Для администраторов: отправьте шаблон Word обратно в приложения Customer Engagement

Доступ к созданному шаблону Word зависит от того, как он был загружен, и от доступа согласно роли безопасности. Обязательно ознакомьтесь с разделом Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам.

Для администраторов: отправьте шаблон Word в приложения Customer Engagement

Выберите Параметры > Шаблоны > Шаблоны документов.

Щелкните Загрузить шаблон.

Перетащите файл Word в диалоговом окне или найдите файл.

Для пользователей без прав администратора, которые хотят создать личный шаблон: отправьте шаблон Word в приложения Customer Engagement

Откройте страницу со списком записей, например, список организаций клиентов в продажах.

Выберите один элемент, например организацию, а затем щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word > Создать шаблон Word.

Перетащите файл Word в диалоговом окне или найдите файл.

Шаг 5. Создайте документ из шаблона Word

Чтобы использовать созданный шаблон Word, выполните следующие действия:

Откройте запись с данными, по которым нужно создать документ. Например, откройте запись организации клиента в продажах.

Щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word, а затем в разделе Шаблоны Word выберите шаблон, который был только что создан.

Если созданный шаблон не отображается, существует две причины:

Отображаются только шаблоны, для выбранного типа записи (сущности). Например, если открыть запись возможной сделки, шаблон, созданный для сущности "Организация" не будет отображаться.

Вам нужно обновить приложения Customer Engagement, чтобы увидеть шаблон. Обновите свой браузер или закройте и снова откройте приложения Customer Engagement.

После выбора шаблона Word приложения Customer Engagement создадут документ Word из выбранной записи.

Поработайте с образцами шаблонов Word

Есть пять шаблонов Word, включенных в приложения Customer Engagement.

Образцы шаблонов Word были созданы с определенным типом записи (сущность). Вы сможете только применить шаблон к записями одного и того же типа.

Имя (название)	Сущность
Сводка по возможным сделкам	Возможная сделка (область продаж)
Сводка по кампании	Кампания (область маркетинга)
Сводка обращения	Обращение (область сервиса)
Счет	Счет (область продаж)
Сводка организации	Client_Account (области продаж, сервиса и маркетинга)

Чтобы применить образец шаблона Word

Откройте запись со сведениями о типе сущности, соответствующем образцу шаблона. Например, откройте запись организации клиента в продажах, чтобы применить шаблона "Сводка по организации".

Щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word, а затем в разделе Шаблоны Word выберите образец шаблона.

Откройте созданный шаблон Word и изучите его.

Вы можете просматривать, но не редактировать шаблоны, включенные в приложения Customer Engagement.

Дополнительные рекомендации

Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам

Администраторы могут управлять доступом к шаблонам Word с некоторой детализацией. Например, можно продавцу можно дать права на чтение, но не на запись для шаблона Word.

Щелкните Параметры > Безопасность > Роли безопасности.

Выберите роль и перейдите на вкладку "Управление бизнесом".

Выберите Шаблон документа, чтобы настроить доступ для доступных шаблонов для всей организации. Выберите Личный шаблон документа для шаблонов с общим доступом для отдельных пользователей.

Щелкните кружки, чтобы изменить уровень доступа.

Списки в созданных документах располагаются в другом порядке по сравнению с записями

Списки записей, созданных из пользовательского шаблона, могут не отображаться в том же порядке в документах Word, что и в приложениях Customer Engagement. Записи отображаются в порядке времени и даты создания.

Основное назначение Word – это профессиональная работа по созданию, редактированию и макетированию текстовых документов. Для этого Word обладает широкими возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц, диаграмм. Программа Word удобна для работы с большими документами благодаря имеющимся в ней средствам создания колонтитулов, иерархических заголоков, оглавлений.

Шаблон – это файл с расширением *.dot, на основе которого создаются документы. Шаблон представляет собой собрание стилей и других элементов, которое облегчает процесс оформления документов определенного рода. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать письма, факсы, надписи на конвертах и т.п., они предназначены для создания профессионально оформленных документов.

Вы установили Word , в котором уже имеется несколько шаблонов- документов. Они не только могут служить образцом для создания собственного шаблона, но позволяют использовать их для быстрого создания документов. Чтобы создать документ на базе стандартного шаблона Word , выполните следующее:

· Выберите команду Файл→Создать.

· В области задач Создание документа можно работать со стандартными шаблонами Word . Существует две области, в которых выбирают шаблоны:

Ø Первая — это Web-страница Microsoft . Невероятно интересное место, однако его обычно посещается только тогда, когда нечем больше заняться.

Ø Вторая область обозначена на панели задач ссылкой На моем компьютере . Она соответствует папке с шаблонами, сохраненными в вашем компьютере.

Выберите одну из подходящих вам областей.

· Щелкните на кнопке На моем компьютере . Откроется диалоговое окно Шаблоны , в котором вы увидите большое количество вкладок (причем в каждой из содержится ряд шаблонов, мастеров и т.д.). На вкладке Общие (в ней вы сможете увидеть все шаблоны, которые будете создавать сами).

Создание защиты:

1. Вызовите панель Формы:

2. Выполните Вид – Панель инструментов - Формы.

3. Для того чтобы защитить документ надо выбрать кнопкуЗащита формы (замок), после этого изменения в документе невозможны.

Создание текстовых полей для ввода информации:

1. Снимите защиту с документа: Выполните Вид – Панель инструментов – Формы - Защита формы.

2. В нашем документе “Резюме.dot” , сохраненном как шаблон установите курсор в ячейку для записи фамилии.

3. На панели Формы выберите кнопку Текстовое поле.

4. На панели Формы выберите кнопку Параметры текстового поля.

5. В окне Параметры текстового поля в списке Формат текста задайте Первые прописные

6. Проделайте аналогичные действия с ячейками Имя, Отчество, Адрес, Образование, Гражданство или просто скопируйте полученные текстовые поля. Не задаватьПервые прописные для следующих ячеек: Опыт работы, Дополнительные сведения, Черты характера.

Создание числовых полей для ввода информации:

1. В документе “Резюме.dot” установите курсор в ячейку для записи даты.

2. На панели Формы выберите кнопку Текстовое поле.

3. На панели Формы выберите кнопку Параметры текстового поля.

4. В окне Параметры текстового поля в списке Тип задатьДата, выберите нужный формат в списке Формат даты

5. Установите курсор в ячейку для записи телефона, в окнеПараметры текстового поля в списке Тип задатьЧисло.

Создание полей со списком:

1. Установите курсор в ячейку для записи Семейное положение.

2. На панели Формы выберите кнопку Поле со списком.

3. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка: введите “Холост” и нажмите кнопку Добавить.Таким же образом добавьте “Женат”.

Создание полей содержащих флажок:

1. Установите курсор в ячейку Владение иностранным языком.

2. На панели Формы выберите кнопку Флажок.

3. В окне Параметры флажка все оставляем без изменения, создайте еще 2 флажка

4. Рядом с флажками записываем “владею, со словарем, не владею”.

Аналогично оформить ячейку Водительские права. Сохраните шаблон.

Введите необходимые данные в резюме и сохраните в своей папке под новым именем.

После показа презентации показать создание встроенных полей на документе “Резюме” (приложение 2)

Устанавливаем защиту. Сохраняем полученный документ в виде шаблона.

Чем отличается форма от бланка?

Вывод:

Форма в отличие от бланка содержит встроенные поля для заполнения, на неизменяемую часть документа накладывается защита, при этом изменения возможны только в заданных, определенных полях. Документ, содержащий форму и документ бланк можно сохранять как шаблон с расширением dot. Шаблоны хранятся в папке шаблонов WORD.

Шаблон – это матрица, способная к неограниченному воспроизводству клонов – документов . Документы, созданные по шаблону, наследуют все его признаки форматирования, стили, планировку страниц, внедренные объекты и многое другое. Кроме того, они сохраняют связь с родительским объектом после завершения разработки и даже после публикации. Изменения, внесенные в шаблон, влекут за собой обновление дизайна всех порожденных документов. Эту связь можно разорвать. Программа располагает специальной командой, которая “отчуждает” гипертекстовую страницу от шаблона и превращает их в совершенно независимые объекты.

При разработке шаблона следует определить блокированные (закрытые) и редактируемые (открытые) части документа. Это деление относится только к порожденным документам. Их блокированные части недоступны для внесения изменений; работа с открытыми областями ничем не отличается от обычных гипертекстовых страниц. Сами шаблоны -- это полностью открытые объекты, доступные для редактирования.

Создание шаблонов

Как правило, нельзя обойтись только шаблонами, предоставляемыми редактором. Поэтому рассмотрим, как создать новый шаблон документа. Для этого необходимо:

1. установить параметры страницы документа (размер страницы, размеры полей, колонтитулы и т. п.);

2. поместить в документ постоянно присутствующие реквизиты;

3. сохранить полученный документ на диске как шаблон;

4. распечатать полученный шаблон документа на принтере, если нужно посмотреть результат.

Создавать собственные шаблоны документов не так уж сложно, а польза от их применения огромная. Поработав некоторое время с текстовым процессором, вы начинаете понимать, что создаваемые вами документы зачастую подобны друг другу. Прежде, чем приступить к созданию нового документа, как говорится, "с нуля", попробуйте сначала разработать новый шаблон, а потом на его базе создать документ. Все ваши стили будут сохранены в шаблоне, поэтому, создавая новый документ, вам не потребуется снова создавать стили.

Наиболее простой способ создать шаблон - это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке Шаблоны, то он появится на закладке Общие при выборе команды Создать в меню Файл. Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки, то при выборе команды Создать он появится на закладке с соответствующим названием.

Несколько замечаний по поводу тактики создания шаблонов

Если на обычных гипертекстовых страницах графические и текстовые “заглушки” – это временная мера, допустимая только на определенных стадиях разработки, то для шаблонов их применение не только целесообразно, но часто и необходимо. Макеты текстовых фрагментов и графических образов позволяет сохранить планировку документа, они также служат напоминанием о необходимости включения на данные позиции постоянных объектов определенного типа.

Элементы дизайна, повторяющиеся на нескольких страницах проекта, следует включать в состав шаблона.

Одним из типов повторяющейся служебной информации являются метадескрипторы, которые позволяют выполнить индексацию страницы поисковыми машинами. Несмотря на то, что эти сведения располагаются в разделе заголовков документа, их можно объявить составной частью шаблона.

Когда гипертекстовый документ сохраняется в формате шаблона, его заголовочная часть блокируется, то есть становится защищенной от внесения изменений. Часть кода иерархических стилевых спецификаций и динамических сценариев располагается в области действия дескриптора Коли на порожденных страницах предполагается использовать эти возможности динамического HTML, то все необходимые описания следует заранее внести в раздел заголовков шаблона.

Создание документов с использованием слияния

Процесс слияния состоит из трех этапов:

1. создания основного документа;

2. создания источника данных;

3. выполнения слияния.

Диалоговое окно, управляющее процессом слияния, доступно при выборе команды Слияние в меню Сервис (Tools, Mail Merge) .

Слияние документов

Как правило, первым шагом в процессе слияния является создание формы данных, которая содержит данные, предназначенные для Объединения. Эта форма автоматически создается как таблица. Каждый ряд представляет отдельную запись, содержащую связанные между собой данные, в то время как каждая колонка объединяет в себе отдельную категорию данных, называемую полем.

Первая строка называется заголовком и содержит имена полей. Каждое имя должно начинаться с буквы. Пробелы и знаки пунктуации недопустимы.

Обычно в качестве основного-документа используется заранее созданная форма делового письма, содержащая постоянный текст (например, приглашения на конференцию). Источник данных является таблицей, каждая строка которой представляет собой запись, содержащую информацию о клиентах. Источник данных может являться файлом Word, Access, Outlook или Excel.

Ассистент слияния

Word для Windows предоставляет в распоряжение пользователя Ассистент слияния - специальный модуль для подготовки большого количества писем одного содержания, но разным адресатам. Отправлять факсы можно непосредственно из Word для Windows. Для вызова выбирается команда меню Сервис-Слияние (Tools-Mail Merge).

Те, кто часто использует Microsoft Word в своей работе, хоть раз, но задавали себе вопрос, что такое шаблон документа в этом редакторе и как им пользоваться? Это довольно интересный инструмент, который подразумевает сохранение вашего шаблонного документа с целью его дальнейшего многократного использования.

Шаблон документа — это своеобразный вид документа, который остается неизменным и сохраненным на диске в специальной папке. При вызове шаблона создается копия этого исходного документа и уже ее вы можете редактировать по своему усмотрению , при этом в самом исходном документе никаких изменений происходить не будет.

Что такое шаблон документа

шрифт ;
структура ;
стиль оформления ;
размер полей ;
и т. д.

какая-нибудь анкета;
электронное письмо;
бизнес-план;
список задач;
и др.

Как создать собственный шаблон документа в Word

Открыть редактор Microsoft Word и выбрать пункт «Новый документ».
Создать документ, который хотите сохранить в качестве шаблона. Для этого можете использовать любые возможности редактора, вплоть до водяных знаков или графических объектов. Места в шаблоне, где в дальнейшем будет меняться информация, обычно заключают в квадратные скобки, например: [Имя Клиента].
Проверьте, чтобы все было сделано корректно, и сохраните созданный документ.
Далее вверху нажимаете «Файл», а потом «Сохранить как» и «Тип файла».
Вам откроется небольшое меню с вариантами сохранения шаблона. Выберите подходящий вам вид шаблона, там будет несколько доступных.
Нужно будет задать «Имя» вашему шаблону и потом сохранить его.
После всех манипуляций ваш шаблон сохранится и вы можете его закрывать. Для сохранения шаблонов можно создать специальную папку на вашем компьютере, чтобы вы не запутались в дальнейшем и легко находили путь к своим шаблонным документам.

Примерно по такому же алгоритму можно создать собственный шаблон, откорректировав стандартный или скачанный. С той лишь разницей, что вам не нужно будет создавать новый документ, а использовать уже существующий скачанный шаблон, который потом откорректировать и опять сохранить как шаблонный документ.

Чтобы открыть созданный вами шаблон для работы с ним, нужно просто пройти в папку, куда вы сохраняли шаблоны , и открыть нужный. Внесите необходимые правки в документ, если вам нужен именно «вордовский» документ на основе шаблона, и сохраните его стандартным образом, как обычный документ. При этом сам шаблон останется в папке в исходном состоянии абсолютно нетронутым.

Заключение

Что такое шаблон документа ? Это способ облегчить работу с текстовым редактором. Мы показали как можно работать с шаблоном в Microsoft Word. При этом работа с шаблонами доступна и в других продвинутых текстовых редакторах на Linux или MacOS. Алгоритм создания шаблона будет схожим.

Читайте также: