В каком файле хранятся контрагенты в 1с

Обновлено: 04.07.2024

Очень часто бухгалтер устает вбивать реквизиты контрагентов и не может воспользоваться автоматическим сервисом 1С:Контрагент по разным причинам. Для того, чтобы минимизировать ручной труд по вводу реквизитов контрагентов и создан этот прекрасный сервис. Освоив его, вы можете попросить своего контрагента выгрузить карточку с его реквизитами из 1С в файл XML и автоматически загрузить данные в справочник Контрагенты.

Из статьи вы узнаете, как:

контрагенту подготовить файл XML со своими реквизитами;
загрузить реквизиты контрагента из электронной почты 1С;
загрузить реквизиты контрагента из файла.

Потребуется один раз пройтись по нашей пошаговой инструкции, чтобы легко и, главное, без ошибок подгружать в программу реквизиты контрагентов.

Как это работает?

Контрагент по электронной почте пересылает вам свои реквизиты, выгруженные из его базы 1С. При получении письма с реквизитами контрагента Организация в карточке справочника Контрагенты может выполнить загрузку данных из полученного файла:

Прямо из электронной почты в 1С. Для этого необходимо настроить учетную запись электронной почты.
Из сохраненного на диске файла XML, который контрагент может послать на любую внешнюю почту.

Рассмотрим порядок загрузки реквизитов, полученных от контрагента с помощью XML файла в виде пошаговой инструкции:

создание и отправка файла XML контрагентом;
загрузка Организацией реквизитов контрагента из электронной почты 1С;
загрузка Организацией реквизитов контрагента из файла XML.

Создание и отправка файла XML контрагентом

Настройка учетной записи электронной почты контрагентом

Контрагент должен передать свои реквизиты почтой. Именно в этом случае программой в электронном письме автоматически формируется файл XML, используемый для загрузки в нашей организации. Поэтому у него должна быть настроена в 1С учетная запись электронной почты: раздел Администрирования — Настройки программы — Органайзер — ссылка Учетные записи электронной почты .

Отправка контрагентом своих реквизитов

Для выгрузки своих реквизитов контрагент должен сформировать карточку через раздел Главное — Настройки программы — Организации — кнопка Реквизиты .

Если все реквизиты указаны корректно, то он может приступать к их выгрузке в файл.

Формирование письма с реквизитами контрагента, а так же формирование файла нужного формата XML, который будет использоваться нашей Организацией для загрузки данных в карточку контрагента, происходит автоматически по кнопке Конверт .

Если контрагент в поле Кому укажет:

обычный внешний Email адрес нашей Организации, то реквизиты контрагента необходимо загрузить из сохраненного файла XML на диск компьютера;
Email нашей Организации, указанный в учетной записи электронной почты 1С, то реквизиты контрагента будут загружены автоматически.

Проверить Email, указанный в учетной записи электронной почты 1С, можно через раздел Администрирование — Настройки программы — Органайзер — ссылка Учетные записи электронной почты .

Загрузка реквизитов контрагента из электронной почты 1С

При настроенной учетной записи электронной почты загрузка реквизитов контрагента может выполняться без скачивания файла — прямо из электронной почты 1С.

Если контрагент уже создан и требуется обновить реквизиты, то следует открыть карточку этого контрагента.

Загрузка реквизитов контрагента производится по кнопке Заполнить — Из электронной почты .

Программа автоматически найдет письмо с реквизитами контрагента, если Email в учетной записи 1С совпадает с Email, на который контрагент выслал организации свои реквизиты.

Программа найдет письмо с реквизитами контрагента и отобразит информацию в таблице.

После нажатия на кнопку Заполнить программа прочитает реквизиты контрагента из письма и загрузит сведения в карточку автоматически.

Для обновления реквизитов контрагента Уютный дом ООО откроем его карточку в справочнике Контрагенты : раздел Справочники — Покупки и Продажи — Контрагенты — Уютный дом ООО .

Выполним поиск письма с реквизитами контрагента Уютный дом ООО в 1С по кнопке Заполнить — Из электронной почты . Программа автоматически обновила реквизиты контрагента.

Загрузка реквизитов контрагента из внешнего файла XML

Если учетная запись электронной почты в 1С не настроена, то можно загрузить реквизиты контрагента из сохраненного на компьютере файла XML.

На указанный электронный адрес нашей Организации поступит письмо с реквизитами контрагента.

В поступившем письме содержатся два файла:

PDF — сформированный контрагентом при отправке письма;
XML — сформированный программой автоматически.

Для загрузки реквизитов будет использоваться файл XML.

Если в письме файл XML отсутствует — автоматическая загрузка реквизитов невозможна!

Рассмотрим загрузку реквизитов контрагента организацией через внешний файл XML.

Сохранение файла XML на диск компьютера

Полученный от контрагента файл XML с реквизитами нужно сохранить на диск компьютера.

Файлы с реквизитами контрагента можно выгрузить:

Сохранение файла в формате ZIP

Выгрузка реквизитов контрагента в формате ZIP из письма происходит при наличии во вложении нескольких файлов. В этом случае можно выгрузить все файлы вместе одной общей кнопкой.

Полученный архив в формате ZIP распакуйте файл встроенным архиватором Windows 7-Zip.

Убедитесь, что файл с реквизитами контрагента имеет формат XML.

Сохранение файла в формате XML

В этом случае никаких дополнительных действий с файлом производить не нужно.

Загрузка реквизитов контрагента

Если контрагент уже создан и требуется обновить реквизиты, следует открыть карточку этого контрагента.

Для загрузки реквизитов контрагента нажмите кнопку Заполнить — Из файла .

Выберите сохраненный на диске файл формата XML.

Функционал загрузки реквизитов контрагента из файла XML позволяет ввести все нужные позиции в карточке контрагента быстро и без ошибок. Если у контрагентов есть возможность высылать свои реквизиты указанным способом, то вводить данные в справочник Контрагенты можно автоматически из полученных данных.

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

[17.11.2021 запись] Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[11.10.2021 запись] Учет ОС по-новому: ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 25/2018

[29.10.2021 запись] Пообъектный учет ОС и подходы к определению и пересмотру СПИ

Спасибо! Тема сложная, Марина Аркадьевна рассказала очень доходчиво, разобрано много подводных камней. Большое спасибо Марине Аркадьевне и всему коллективу.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С без предоплаты. Не тратьте время - мы поможем решить проблему любой сложности.

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.

Файлы в 1С Документооборот

Системой предусмотрены следующие варианты хранения:

1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.

Преимущества этого варианта:

Все файлы в одном месте (в ИБ);
Безопасность данных;
Резервное копирование осуществляется стандартным способом.

Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.

2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.

Преимущества такого хранения:

Объем ИБ значительно уменьшается;
С ИБ быстрее работать;
Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.

К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.

Настройки хранения в ИБ

Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».

Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.

До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.

Тома хранения файлов в 1С Документооборот

Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.

Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.

При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».

Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».

Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.

Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.

Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».

В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.

После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.

Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.

При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.

Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.

В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.

При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.

Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот

Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».

В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.

Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.

Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.

Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».

Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.

При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.

В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.

Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».

Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.

Протестируйте качество нашей работы - получите первую консультацию в подарок.

Перенос любых данных 1С. Готовые механизмы переносов. Один звонок и мы решаем вопрос.

Гарантируем стабильный обмен без ошибок между программами 1С. Гарантии фиксируем в договоре.

Одним из основополагающих элементов любых конфигураций 1С являются справочники. Они хранят в себе информацию, которая используется в большинстве других объектов приложения 1С. Именно поэтому при разработке или модернизации любой системы на платформе 1С в первую очередь добавляют новые справочники и заполняют их. Знать основные свойства, функции и возможности этих объектов конфигурации должен каждый разработчик 1С.

Структура и функции справочников в 1С 8.3

Основная функция справочников заключается в хранении и предоставлении нормативно–справочной информации. Учет в системах 1С ведется в разрезе справочников: Номенклатура, Клиенты и другие.

Разработчики выделяют отдельный тип справочников – классификаторы. К ним относят информацию, утвержденную, например, государством:

Единицы измерения;
Валюты;
Страны мира;
Профессии.

По своей структуре справочники в программе 1С представляют собой списки определенных данных. Чтобы ознакомиться с существующими справочниками в конфигурации 1С, необходимо зайти в нее в режиме конфигуратора. В дереве конфигуратора найдите ветку «Справочники» и раскройте ее.

Каждый из справочников обладает своими свойствами, установленными разработчиками. Рассмотрим основные свойства на примере справочника «Валюты».

Вкладка «Основные» содержит информацию о наименовании справочника и его описании. Следующий раздел «Подсистемы» отвечает за включение справочника в конкретную подсистему.

На вкладке «Функциональные опции» определяется функциональность с использованием справочника. Закладка «Иерархия» позволяет создавать вложенные элементы справочника. Иерархические виды справочников могут быть крайне полезными.

На вкладке «Владельцы» настраивается механизм подчинения. Если справочник подчинен другому, то заполнение реквизита «Владелец» обязательно.

На вкладке «Данные» определяется, какую информацию вы сможете добавить в справочник 1С. Сверху настраивается код и наименование – одни из стандартных реквизитов, в центре – перечень добавленных реквизитов. В нижней части вы видите табличные части справочника.

Настройки нумерации объекта конфигурации в 1С позволяют создать уникальную нумерацию для элементов справочника.

На вкладке «Формы» разработчики создают интерфейсы, которые будут видны пользователям. Чаще всего встречаются формы Элемента и Списка: так в программе 1С пользователи видят список данных справочника и его элементы.

Грамотная настройка параметров на вкладке «Поле ввода» создаст пользователям максимально удобные условия в работе. Параметры «Быстрый выбор/Ввод по строке/Полнотекстовый поиск» помогут найти нужный элемент. «История выбора при вводе» сохранит ранее используемые позиции.

Раздел «Команды» показывает перечень существующих кнопок, вызывающих данный справочник. В «Макетах» вы сможете найти все печатные формы конкретного объекта конфигурации. «Ввод на основании» будет затронут разработчиком в тех случаях, когда на основании элемента справочника планируется создавать другие объекты конфигурации.

Подраздел «Права» отражает информацию о том, какие роли включают в себя доступ к справочнику, включая заполнение справочников, изменение и чтение. «Обмен данными» ознакомит, в каких планах обмена участвует справочник. Последняя вкладка включает в себя возможность перейти в модули для написания процедур и функций. Также там расположен перечень предопределенных значений справочника, к которым можно обращаться напрямую в коде.

Не все свойства являются обязательными к заполнению. Некоторые вкладки так и остаются нетронутыми на протяжении всей жизни ПО на платформе 1С.

Чтобы создание справочников в 1С не вызывало затруднений, создадим новый объект конфигурации этого типа.

Создание и перенос справочника в 1С 8.3

На примере нетиповой конфигурации создадим и начнем использовать справочник «Подразделения», в котором будут храниться данные о структуре предприятия. В конфигураторе, в дереве конфигурации находим «Справочники» и нажимаем кнопку «Добавить». Заполняем поля:

Имя/Синоним. Первый реквизит отвечает за имя объекта в конфигурации, второй – за название в режиме предприятия;
Представление объекта используется при открытии одного элемента справочника;
Представление списка используется при просмотре списка данных справочника;
Пояснение – справка для пользователей.

Далее нам необходимо добавить новый справочник в одну из подсистем, если мы хотим, чтобы пользователи могли видеть его в интерфейсе. Открываем вкладку «Подсистемы» и ставим галку напротив уже существующей подсистемы «Общее».

Наш новый справочник будет иерархическим, так как подразделения могут входить одно в другое. Групп подразделений на нашем предприятии не планируется, поэтому выбирается тип «Иерархия элементов». Ограничивать вложенность подразделений при этом мы не будем.

Помимо стандартного набора нам потребуется еще несколько реквизитов и табличная часть для перечня сотрудников. Для этого нужно добавить их на вкладке «Данные» в соответствующих разделах.

Для удобства необходимо в форму списка добавить наши реквизиты. Для этого на вкладке «Формы» создаем новую форму списка и устанавливаем ее в качестве основной. В диалоговом окне проставим галки у всех реквизитов, которые нам необходимы. Также зададим и форму элемента, чтобы расположить реквизиты в том порядке, который устроит наших пользователей.

На этом создание демонстрационного справочника «Подразделения» закончено. Обновляем конфигурацию и запускаем систему вновь в режиме предприятие. В подсистеме «Общее» появилась функциональная клавиша «Список подразделений». Нажатие на нее открывает заданную нами форму списка справочника с возможностью добавления в нее элементов.

Многие компании работают с несколькими базами 1С, поэтому разработчик может столкнуться с переносом созданного справочника в другую базу. Для этого вместе с большинством конфигураций поставляется внешняя обработка – «Выгрузка и загрузка данных XML». Но перед тем как осуществить перенос справочников 1С 8.3, необходимо подготовить конфигурацию-приемник. В ней должен быть создан аналогичный объект конфигурации с идентичными полями и табличными частями.

При открытии данной обработки, нам необходимо указать, какие объекты мы хотим перенести и выбрать файл. Затем запущенная выгрузка справочника создает XML-файл, куда записывает все данные.

Чтобы загрузить справочники в другую информационную базу, необходимо зайти в нее и открыть эту же внешнюю обработку. На второй вкладке запустить загрузку. Это ручной механизм, поэтому если планируется регулярный ввод новых элементов справочника в одной базе, то лучше организовать обмен между базами.

В заключение хотелось бы напомнить, что создание справочников в 1С 8.3 после запуска системы в эксплуатацию вызовет проблемы из-за необходимости монопольного доступа к базе. Обновление же конфигурации безопаснее всего проводить на сервере.

Создание нового контрагента в 1С

Работа с сервисом 1С Контрагент

В настоящее время в системе 1С: Бухгалтерия появилась возможность получения данных контрагента и проверке по его ИНН или наименованию. Досье на контрагентов берутся из государственных реестров ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Теперь можно вернуться к вводу контрагента.

Если требуется завести иностранного контрагента в 1С, необходимо установить страну его регистрации. После этого станут доступны поля для заполнения иностранного поставщика или покупателя. При этом скроются поля ИНН и КПП.

Ввод договора или банковского счета контрагента

В 1С: Бухгалтерии 8.3 практически любой документ требует указания договора контрагента, поэтому следует сразу завести как минимум один договор. Каждый контрагент для нашей организации может являться покупателем, поставщиком, комитентом и т.д. Поэтому договора делятся на виды. Предусмотрены следующие виды договоров:

С поставщиком.
С покупателем.
С комитентом.
С комиссионером.
Прочее.

Контрагент готов к работе.

Проверка ИНН контрагента

Поле ИНН не является обязательным для заполнения, но если оно заполнено, то система в первую очередь проверит правильность введенного значения. ИНН должен соответствовать формату, введенному ФНС РФ. Особенно актуальной проверка контрагентов по ИНН и КПП стала после недавних нововведений в декларации по НДС.

Кроме того, при вводе ИНН происходит проверка на уникальность значения в справочнике. Если в справочнике уже существует контрагент с таким ИНН, будет выдано предупреждение. Это необходимо для избежания дублей элементов.

Данные проверки не требуют постоянного подключения к сети Интернет.

Если доступ успешно пройден, программа сообщит нам об этом.

если ИНН не найден в базе, он будет выделен красным цветом;
если предприятие прекратило свою деятельность (ликвидировано или банкрот) – ИНН выделен серым цветом;
если с ИНН все нормально – черным.

Массовая загрузка контрагентов

Если Вы переходите с одной платформы 1С на другую, например, с версии 7.7 на версию 8.3, в программе существуют инструменты для массового переноса данных. Таким образом, Вам не придется вбивать заново всех контрагентов.

Читайте также: