В каком разделе outlook создаются жесткие встречи

Обновлено: 05.07.2024

Эта таблица позволяет дизайнеру (и его руководителю!) полностью контролировать процесс получения согласований, расставляя «галочки» в колонках соответствующих согласующих инстанций (ПТО и т. д.). Ничего не теряется, ничего не забывается. Более того, простое правило автоформатирования раскрашивает задачи, срок выполнения которых приближается, в синий цвет. Поле «Длительность» позволяет узнать среднее время согласования перепланировок и поставить задачу уменьшения этого показателя.

Аналогично можно контролировать многие другие процессы, к которым относятся, например:

• продажи: список клиентов, отображающий значимые этапы взаимодействия, ближайшие необходимые действия, сроки и т. п.;

• пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации или публикации о нас;

• контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя;

• документы: список договоров или других документов, проходящих некоторые стандартные стадии согласования.

В отделе продаж одной ИT-компании было настроено примерно следующее представление (рис. 8.34).

Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам. Каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента. Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов.

С помощью пользовательских полей можно также создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные, так и еженедельные задачи (рис. 8.35).

Управление делегированными задачами может также осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут применяться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами или информацией «по горизонтали». Например, вот очень простая форма для приема и передачи коллеге телефонного звонка (рис. 8.36).

Применение такого рода форм для управления делегированными задачами помогает руководителю ничего не упустить как при постановке задачи, так и при контроле за ее выполнением.

Outlook (в переводе с англ. – наблюдение, обзор, бдительность) – идеальный инструмент, позволяющий создать полный обзор всех составляющих нашей жизни – работы, учебы и т. д. С помощью определенных настроек можно восстановить полную картину своих дел и задач, реализовать многие красивые решения, касающиеся планирования, расстановки приоритетов и создания системы контроля за выполнением поручений, что невозможно сделать в бумажном ежедневнике.

Использование «сущностей» «Встречи» и «Задачи» дает возможность наладить эффективную систему контекстного планирования в Outlook. Возможности программы позволяют автоматизировать и сделать более удобным процесс расстановки приоритетов. С помощью настройки пользовательских представлений мы можем отображать свои дела, встречи и задачи в наиболее удобном для нас виде.

Настроенная под задачи тайм-менеджмента, программа служит стандартом при организации командной работы. Использование Outlook в качестве корпоративного стандарта организации времени существенно повышает эффективность работы, снижает потери времени в компании и в конечном итоге становится одним из элементов, позволяющих упрочить ее положение, так как время представляет собой один из важных факторов, влияющих на конкурентоспособность. В современных условиях выигрыш во времени часто становится главным фактором развития компании и ее движения вперед.

1. Почему программа Outlook является наиболее распространенной для организации управления временем?

2. Какие две разные «сущности» в Outlook помогают осуществить жестко-гибкое планирование?

3. В каком разделе Outlook создаются жесткие встречи?

4. В каком разделе Outlook создаются гибкие задачи?

5. Как используется Outlook для расстановки приоритетов в задачах?

6. Что такое пользовательские представления?

7. Что такое категории в Outlook?

8. В чем преимущество планирования гибких задач в Outlook по сравнению с бумажными носителями?

9. Перечислите пять основных пунктов (кнопок), которые нужно знать для эффективного использования Outlook.

10. Как с помощью Outlook можно организовать командную работу? Приведите пример.

Задание 1. Настройте отображение панели календаря в удобном формате («рабочая неделя»). Настройте панель задач в «Календаре».

Задание 2. Создайте список гибких задач. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать приоритетные задачи с высокой степенью важности в красный цвет.

Задание 3. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.

Задание 4. Настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, выделять синим цветом».

Встреча (в MS Outlook) – создается в разделе «Календарь», имеет привязку к конкретному жесткому времени исполнения.

Гибкие задачи – задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам).

Группировка (в MS Outlook) – возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.

Депроблематизация – процесс перевода проблемной ситуации в заданную.

Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.

Задача (в MS Outlook) – создается в разделе «Задачи», имеет привязку к «Сроку исполнения», т. е. к дате, до которой ее необходимо выполнить.

Заданная ситуация – положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать.

«Кайрос» – 1) удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла; 2) контекст.

Кароси – смерть от переутомления на рабочем месте.

Категория (в MS Outlook) – смысловая группа, к которой может быть отнесена любая из задач. Позволяет собрать и сгруппировать близкие по смыслу задачи.

Ключевые области – 7±2 основных направлений вашей деятельности. Главные «русла», в которых развивается ваша жизнь.

Контекст – совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи.

Контекстное планирование – планирование, учитывающее не только временные рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи.

Корпоративный тайм-менеджмент – совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Круг влияния – явления, процессы, которые мы можем контролировать.

Круг забот – процессы, явления, оказывающие на нас эмоциональное или интеллектуальное влияние; то, что нас волнует, заботит.

«Лягушки» – мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.

Матрица Эйзенхауэра – самый простой способ расставить приоритеты, оценив все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность».

Мемуарник – простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей.

Метод многокритериальной оценки – расстановка приоритетов с использованием системы критериев для принятия решения в ситуации выбора при наличии большого количества вариантов.

Метод структурирования внимания (МСВ) – оптимальный способ упорядочить огромное количество напоминаний и задач и их перемещение. Разработан и предложен Г. А. Архангельским как основа эффективной системы планирования. Метод учитывает особенности структуры внимания человека.

Миссия – то, что мы «отдаем», приносим в этот мир. Наша уникальность.

Навязанные цели – внушенные цели, навязанные рекламой, окружением, социальными стереотипами и т. д.

Обзор – представление информации (задач, сроков, справочных данных и др.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязи элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.

Отбор (в MS Outlook) – указание MS Outlook, что вы хотите видеть в пользовательском представлении не все имеющиеся у вас задачи, а только некоторые из них.

Обычно считают, что управление временем — это планирование, причем планирование жесткое. Например: "В 8 утра — подвиг, в 9 — разгонка туч". И справедливо возмущаются: "Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?"

Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.

Остальные задачи, как правило, имеют более "гибкий" характер — время их исполнения мы назначаем, как говорится, "по ситуации". Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.

Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:

• Встреча, создаваемая в разделе "Календарь", имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения, — "Пятница, 15:00".

• Задача, создаваемая в разделе "Задачи", имеющая лишь срок исполнения, т. е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.

Встречи дают удобный обзор "жесткой", связанной с линейным временем, хроносом, части вашего плана дня или недели. Задачи — обзор всех "гибких", привязанных к кайросу, дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.

Стандартный способ увидеть все ваши задачи — перейти в раздел "Задачи", нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).

Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это "Панель задач" в "Календаре". Выглядит она так:

Благодаря этой панели можно видеть одновременно и расписание встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом, на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).

Встречи в "Календаре" слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 — она указывает на небольшое поле с серой надписью "Щелчок добавит элемент "Задача"". Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.

Как настроить отображение "Календаря" с панелью задач:

1. Зайдите в раздел "Календарь".

2. В меню "Вид" выберите пункт "Рабочая неделя". "Календарь" приобретет такой вид, как на рисунке справа — по горизонтали дни, по вертикали часы.

3. В этом же меню выберите пункт "Список задач". Справа от "Календаря" появится панель задач.

Если вам нужно увидеть в "Календаре" не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню "Вид" вместо "Рабочая неделя" выберите пункт "День".

Если вы хотите изменить цвет "Календаря", точность временной сетки, количество дней в "Рабочей неделе" — все это можно сделать в меню "Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря".

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Приложения: управление временем на Microsoft Outlook

Приложения: управление временем на Microsoft Outlook Если вы хотите разумно использовать самый невосполнимый капитал — время, вам не обойтись без системного управления личными задачами, целями, планами, информацией. В современном мире это невозможно без соответствующей

Корпоративный тайм-менеджмент на Microsoft Outlook

Корпоративный тайм-менеджмент на Microsoft Outlook Как в наше время, когда все так быстро меняется, можно все успевать динамичному, современному, контролирующему множество проектов менеджеру? Количество дел и поручений непрерывно возрастает. Удержать все это в голове

Обзор ТМ-системы на Outlook

Обзор ТМ-системы на Outlook 1. Учет и анализ расходов времени[125]Время — самый ценный и невосполнимый ресурс. Хронометраж в Outlook с анализом в Excel позволит точно знать, на что расходуется время, и найти до 2-х часов дополнительного времени в день.Учет расходов времени ведется с

Никто не может обладать монополией на творческую инициативу, даже Microsoft

Никто не может обладать монополией на творческую инициативу, даже Microsoft Нам нужны «целые» индивидуумы — головы, сердца, тела и души. Сегодня положение вещей таково, что многие организации не берегут знания, они бросаются ими. Но это отношение может быть изменено и должно

«Организатор задач Outlook»

«Организатор задач Outlook» Главная жалоба пользователей, которую мне приходится слышать относительно Outlook, – «нет иерархии задач!».Действительно, наша работа состоит из целей и проектов, для достижения которых нужно сделать множество конкретных шагов – решить

«Организатор задач Outlook»

Тайм-менеджмент на Microsoft Office Outlook

Тайм-менеджмент на Microsoft Office Outlook – Как эффективно «компьютеризировать» управление временем?– Как наладить удобную электронную систему планирования?– Как организовать командную работу без дорогих и сложных IT-систем?«Организация Времени», компания № 1 на рынке

Рассмотренная нами ранее технология планирования «День – Неделя» применяется для управления не только личными задачами, но и поручениями, находящимися «на контроле». Для этого создаются категории «0_Контроль близкий» и «0_Контроль дальний». В них помещаются задачи, по которым вам уже не нужно предпринимать активных действий, но о которых вы хотели бы помнить.

Задачи, оставленные в списке для контроля

Обратите внимание: порученные Балаганову задачи «Начать запугивание Корейко телеграммами» и «Обчистить карманы Корейко» написаны серым шрифтом, а потом перечеркнуты (рис. 8.28). Это говорит Остапу Ибрагимовичу о том, что ему самому никаких действий по этим задачам предпринимать уже не нужно, но он оставляет за собой контроль, помнит о них.

Анализ выполненных задач

До сих пор мы говорили только о создании задач и различных операциях с ними – планировании, группировке, постановке на контроль и т. п. Но с выполнением задачи ее «жизненный цикл» не заканчивается.

Весьма полезно настроить анализ уже выполненных задач – для подведения итогов, составления отчета руководителю и т. п. Чтобы это осуществить, необходимо научиться убирать выполненную задачу, не удаляя ее. Это легко сделать с помощью функции «Отбор» в настройке пользовательского представления на панели задач.

Настройка отбора пользовательского представления

Отбор – это указание MS Outlook, что вы хотите видеть в пользовательском представлении не все имеющиеся у вас задачи, а только некоторые из них.

Самое актуальное применение этой функции – возможность убрать выполненную задачу из панели задач, не удаляя ее.

Зайдите в меню настройки пользовательского представления, в пункт «Поля», и добавьте в число полей, видимых в представлении, поле «Завершена», кнопками «Вверх» и «Вниз» поместив его между полями «Значок» и «Тема». Получится такая картина (рис. 8.29).

Обратите внимание на квадратик слева от поля «Тема». Кликая мышью на этот квадратик, вы устанавливаете в нем галочку «Завершена». Задача при этом перечеркивается – это правило автоформатирования для завершенных задач, по умолчанию установленное в Outlook. Теперь сделаем так, чтобы завершенные задачи перестали быть видны на панели задач.

Зайдите в меню настройки пользовательского представления (кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» на панели задач, выберите пункт «Изменить текущее представление»). В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Отбор» (рис. 8.30, стрелка 1).

Появится меню «Отбор». Вкладка «Дополнительно», кнопка «Поле» (рис. 8.30, стрелка 2), пункт в меню «Все поля задачи», поле «Завершена». Устанавливаем условие (рис. 8.30, стрелка 3): «Завершена – не равно – Да» (т. е. отбирать все задачи, возле которых не поставлена галочка «Завершена»). Нажмите «ОК» в меню «Отбор» и в меню «Настройка представления». Если все сделано правильно, завершенные задачи пропадут с панели задач.

Итак, мы не видим завершенные задачи на панели задач. Но если мы уйдем из раздела «Календарь» в раздел «Задачи» (рис. 8.31, стрелка 1), то увидим полный список всех наших задач – и завершенных, и запланированных.

Для этого списка можно настраивать пользовательское представление – точно так же, как мы делали это на панели задач в «Календаре». Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на серой панели «Тема» (рис. 8.32, стрелка 1), и в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Изменить текущее представление» (рис. 8.32, стрелка 2). Затем мы попадаем в прекрасно знакомое вам меню настройки представления с пятью кнопками, которые вы уже хорошо освоили.

С помощью Outlook можно эффективно организовать командную работу – назначить задачу сотруднику, увидеть на одном экране несколько календарей подчиненных или коллег и т. п. Работа становится более прозрачной и эффективной.

Решение нашлось достаточно простое: в папке «Задачи» настроили пользовательское представление с полями, отражающими все стадии процесса (рис. 8.33).

Для каждой перепланировки с помощью пользовательских полей заданы ключевые этапы процесса:

1. дата принятия заявления;

2. необходимые согласования (поля формата «да/нет», в реальности их не три, как на рисунке, а около десяти);

3. дата получения согласования;

4. длительность процесса (из даты получения согласования вычитается дата принятия заявления);

5. срок, в который необходимо получить согласование.

Аналогично можно контролировать многие другие процессы, к которым относятся, например:

• пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации или публикации о нас;

• документы: список договоров или других документов, проходящих некоторые стандартные стадии согласования.

Основные выводы

Контрольные вопросы

1. Почему программа Outlook является наиболее распространенной для организации управления временем?

3. В каком разделе Outlook создаются жесткие встречи?

4. В каком разделе Outlook создаются гибкие задачи?

5. Как используется Outlook для расстановки приоритетов в задачах?

6. Что такое пользовательские представления?

7. Что такое категории в Outlook?

8. В чем преимущество планирования гибких задач в Outlook по сравнению с бумажными носителями?

9. Перечислите пять основных пунктов (кнопок), которые нужно знать для эффективного использования Outlook.

10. Как с помощью Outlook можно организовать командную работу? Приведите пример.

Практические задания

Глоссарий

Гибкие задачи – задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам).

Депроблематизация – процесс перевода проблемной ситуации в заданную.

Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.

Заданная ситуация – положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать.

«Кайрос» – 1) удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла; 2) контекст.

Кароси – смерть от переутомления на рабочем месте.

Круг влияния – явления, процессы, которые мы можем контролировать.

«Лягушки» – мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.

Мемуарник – простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей.

Миссия – то, что мы «отдаем», приносим в этот мир. Наша уникальность.

Навязанные цели – внушенные цели, навязанные рекламой, окружением, социальными стереотипами и т. д.

Пирамида Франклина – система управления временем, разработанная Бенджамином Франклином.

Поглотители времени – процессы неэффективного использования времени, в которых человек принимает активное или пассивное участие.

Пользовательское представление – некий взгляд на ваш список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы, т. е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате и т. д.

Проактивный подход к жизни – выстраивание ее по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. Самостоятельное формирование своей жизни и принятие на себя ответственности за нее.

Проблемная ситуация – такая ситуация, в которой не вполне ясно, что нужно сделать, и совершенно не ясно, как это нужно делать.

Промежуточная радость – немедленная награда за каждый сделанный шаг, мотивирующая на дальнейшее движение.

Расставить приоритеты – принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, а какие – второстепенное.

Реактивный подход к жизни – проживание ее посредством реагирования на внешние обстоятельства, жизнь «как сложилось» и «как получилось».

Родные цели – осмысленные цели, когда человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему.

Ролевая функция – совокупность определенных действий и отношений в рамках определенного круга людей.

«Слоны» – крупные, сложные, требующие больших усилий задачи, часто неприятные и не имеющие жесткого срока исполнения.

Творческая лень – защитная реакция организма, с помощью которой он пытается выкроить время для творчества.

Управление временем – управление человеком собственной деятельностью, организация выполнения задач и распределения ресурсов.

Хронометраж – учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления.

«Хронос» – привычное, линейное, измеримое, механическое время.

Целеполагание – определение, построение цели, формулирование образа желаемого будущего.

Центр жизненных интересов – область восприятия жизни, в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремится и с позиции которой может наиболее эффективно решать собственные проблемы.

«Якорь» – любой материальный объект, любой стимул (визуальный или аудиальный образ, жест, поза, движение, цвет, запах), вызывающие определенные эмоциональные состояния.

Использованная литература

Архангельский Г. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы. – СПб.: Питер, 2006.

Васильченко Ю. Самоучитель по организации времени. – Киев: РИА «Триумф», 2005.

Коваль С., Холин Ю. Боевой дзэн – искусство жить. – Ростов н / Д.: Феникс, 2004.

Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей. – М.: Альпина Паблишер, 2012.

Лакейн А. Искусство успевать. – М.: Агентство «Фаир», 1996.

Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2002.

Морита А. Sony: Сделано в Японии – М.: Альпина Паблишер, 2007.

Пинк Д. Нация свободных агентов // Секрет фирмы. 2006. № 35. С. 52.

Тарасов В. К. Искусство управленческой борьбы. Технологии перехвата и удержания управления. – М.: Добрая книга, 2007.

Тарасов В. Технология жизни: Книга для героев. – М.: Добрая книга, 2007.

Linda Sapadin. It’s about Time. – Penguin Books, 1997.

[1] Гранин Д. Эта странная жизнь // Собр. соч.: В 8 т. – СПб.: Вита Нова, 2009. – Т. 4.

[2] Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: Альпина Паблишер, 2012.

[3] Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: Альпина Паблишер, 2012.

[8] Термин «аддитивность» заимствован из математики и происходит от слова «сложение».

[9] Морита А. Sony: Сделано в Японии – М.: Альпина Паблишер, 2007.

[10] Довольно удачным английским аналогом является слово challenge – дерзкая цель, дерзкий вызов (первоначальное значение слова – «вызов на дуэль»).

[11] Публикуется с разрешения автора.

[13] Суть данного упражнения взята из кн.: Васильченко Ю. Самоучитель по организации времени. – Киев: РИА «Триумф», 2005.

[14] Суть данного упражнения взята из кн.: Васильченко Ю. Самоучитель по организации времени. – Киев: РИА «Триумф», 2005.

[22] Гранин Д. Эта странная жизнь // Собр. соч.: В 8 т. – М.: Вита Нова, 2009. – Т. 4.

[23] Архангельский Г. А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы. – СПб.: Питер, 2006.

[27] Архангельский Г. А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы. – СПб.: Питер, 2006.

[28] Более подробно см. главу 3 «Планирование», параграф 3.2 «Контекстное планирование» настоящего издания.

[38] Бьюзен Т. и Б. Супермышление. – Минск: Попурри, 2007.

[42] Решение это было чисто эмпирическим и основывалось на принципе 80/20: 20 % от 15 пунктов как раз и будет три.

[43] * С учетом коэффициентов.

[44] На работе надо спать // BusinessWeek Россия. 2006. № 44. 27 ноября. С. 60.

[50] Рехтшафен С. Мастерская времени. – Киев: София, 1997.

[51] Учебный органайзер / Под ред. Г. А. Архангельского. – М., 2005. – С. 6.

[54] Г. Архангельский. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы. – СПб.: Питер, 2008.

[56] Задания выполняются на компьютере.

Календарь Microsoft Outlook имеет возможность не только отображать собрания и встречи и напоминать о них, но и позволяет планировать собрания с другими пользователями. Во время планирования собрания есть возможность просмотреть сведения о занятости участников и выбрать наиболее оптимальное время.

В этой статье мы рассмотрим как создать собрание или встречу в Microsoft Outlook 2016.

Создание собрания в Outlook .

Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.

Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать собрание

В поле Кому необходимо добавить людей которых вы хотите пригласить на это собрание. Нажав кнопку Кому их можно выбрать из списка.

В поле Тема необходимо ввести тему собрания.

В Outlook 2016 по умолчанию кнопка Поиск комнаты включена. Если нет то включите.

Благодаря этому у нас справа появляется колонка Поиск помещений, где мы видим в какое время выбранное нами помещение свободно.

Указываем Время начала и Окончания нашего собрания.

Найдя и нажав Помощник по планированию на вкладке Собрание мы можем проверить занятость в выбранное время всех участников собрания.

Далее мы можем добавить вложения к собранию.

Можем настроить собрание, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Собрание нажмите кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.

Собрание создано и разослано всем его участникам.

Создание встречи в Outlook.

Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.

Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать Втречу

Заполняем поля Тема, Место, Время начала и Окончание.

Далее мы можем настроить встречу, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.

Также можем преобразовать встречу в собрание пригласив других пользователей. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Пригласить участников и дальше уже всё как для собрания.

Закончив все настройки жмём кнопку Сохранить и закрыть на вкладке Встреча.

Читайте также: