Временный пропуск образец ворд

Обновлено: 03.07.2024

Заявление на выдачу пропуска — официальное письменное обращение работника за документом, позволяющим беспрепятственно проходить на территорию организации. Форма такой заявки и правила ее подачи утверждаются в локальных нормативных актах предприятия.

Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Заявление: кто пишет и по какой форме

Если на предприятии введен пропускной режим, администрации следует оформлять сотрудникам и посетителям документы, позволяющие проходить на территорию организации. Но для начала компания разрабатывает типы и формы самих разрешений и заявок. Бланков может быть несколько либо один — по желанию и необходимости. К примеру, для разового визита в отдельное производственное здание у компании утверждено одно заявление на получение пропуска в пограничную зону, а для регулярного посещения того же блока — другое.

Обращаем внимание, что на законодательном уровне не установлены требования к форме заявки на пропуск, ее разрабатывают сами организации. Более того, закон не требует утверждать образец, а работники и посетители вправе обращаться в администрацию в свободной форме. Но для удобства учета перемещения и работников, и посетителей все-таки рекомендуем формы заявок разрабатывать и утверждать.

Чтобы написать заявление о выдаче пропуска на работу, сотруднику необходимо обратиться в службу безопасности, отдел кадров или иное подразделение, которое отвечает за эту сферу деятельности. Получить разрешение вправе:

новые работники, у которых пока нет разрешительных документов;
сотрудники, которые потеряли ранее выданные бумаги либо у них изменились какие-то персональные данные;
представители организаций или ИП, которым необходимо получить разрешение на посещение территории для выполнения каких-то работ или оказания услуг;
работники предприятия, отвечающие за проведение различных публичных мероприятий, визитов, делегаций, — в этом случае письмо о предоставлении пропуска на территорию компании считают одной из разновидностей служебной записки;
посетители, которым требуется решить личные вопросы с руководством компании;
прочие заявители.

В некоторых государственных структурах оговорено, как и по какой форме обращаться, и этим правилам необходимо следовать безоговорочно. К примеру, такие правила установлены инструкцией о пропускном режиме на объектах (территориях) Министерства юстиции РФ.

Обязательные требования к заявлению

Если руководство предприятия приняло решение ввести пропускной или внутриобъектный режимы и необходимо разработать шаблон заявления, предлагаем набор основных данных, которые должны содержаться в нем:

Ф.И.О. заявителя;
данные о транспортном средстве, если на территорию компании въезжает машина;
объект (подразделение), на территории которого действует разрешение;
срок действия (временный, постоянный);
дата написания заявления.

Кроме этого, обязательно в ходатайство о выдаче пропуска вписывают цели посещения объектов.

Если обращается не работник, а, к примеру, представитель подрядной организации, то при обращении ему следует уточнить список граждан, которые пройдут на охраняемые объекты. Иногда сообщают данные о договоре, на основании которого проводятся работы или оказываются услуги. Само обращение следует готовить и направлять с учетом общих требований деловой переписки — на фирменном бланке, с мокрой печатью (при наличии).

Образцы заявок

С учетом представленных правил предлагаем несколько вариантов, как выглядит письмо о выдаче пропуска в администрацию, заявление или обращение в 2021 году. Для начала пример для заявителя — работника организации, которому необходимо получить разрешение для въезда на территорию работодателя на личном авто.

Отдела службы безопасности

Петрову Василию Семеновичу

ВАЗ-2110, гос. номер А 111 СП 78, цвет черный, принадлежит мне.

Контактный телефон: + 7 (921) 1234567

Вербин Вербин Сергей Олегович

30 сентября 2021 г.

Вот еще один вариант. Подобная форма утверждена властями для посещения объектов Министерства юстиции РФ, но мы ее адаптировали под нужды бизнеса — для подготовки разрешений на посещение организации представителями иностранной делегации.

Следующий пример — заявление в администрацию на пропуска для посетителей. В нашем случае это работники строительной организации, которые пришли выполнить ремонтно-строительные работы по договору.

Петрову Василию Семеновичу

Прошу Вас также разрешить оформление пропусков на автомобильную и специальную технику, задействованную в проводимых работах.

Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Составные части письма

Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.

После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:

Обращение к адресату. Наиболее приемлемая форма – по имени и отчеству. Деловое письмо никогда не может быть безлико. Адресат наделяется определенными обязательствами. Если письмо направляется в организацию без конкретного адресата, то уменьшаются шансы на получение ответа.
Ссылку на заключенный между организациями договор оказания услуг. Это может быть и другая форма договора между сторонами, но ссылка на нее должна быть. Также указываются сроки его заключения, номер. Если это возможно, то указываются его конкретные пункты, согласно которым сотрудники должны быть допущены на территорию.
Информацию о том, в которые из помещений допускаются сотрудники. Если речь идет об общей проходной, то этот пункт из письма можно исключить.
В течение какого срока допуск будет необходим.
Для выполнения каких обязанностей сотрудники должны быть допущены на территорию.
Обязательства нести ответственность за действия работников в соответствии с заключенным договором и действующим законодательством.

Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.

Сотрудники

Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.

В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.

Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.

Допуск

Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:

Некоторые требуют пропуска только на транспортные средства. Тогда список сотрудников будет излишним.
У некоторых предприятий своя специфика, предусматривающая особые условия к требованиям безопасности на производстве и охраны труда. Тогда пропускаемые работники обязаны пройти соответствующее обучение, инструктаж.
Есть своя специфика допуска в выходные и праздничные дни, в нерабочее время.

Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.

Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.

Исключения из правил

Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:

Представители санитарно-эпидемиологических служб.
Инспекторы труда, энергонадзора. Они пропускаются без предварительного предупреждения, если к их должностным обязанностям относится контроль выполнения в конкретной организации предписанных для выполнения правил.
Сотрудники милиции и прокуратуры.

Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.

Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.

Нарушения

В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.

Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.

Читайте также: