Заполнение документов excel данными из excel

Обновлено: 03.07.2024

Очень часто бывает такое, что нужно сформировать документы по определенному шаблону, на основе каких-то данных, например, по каждому сотруднику или по каждому лицевому счету. И делать это вручную бывает достаточно долго, когда этих самых сотрудников или лицевых счетов много, поэтому сегодня мы рассмотрим примеры реализации таких задач в Excel с помощью макроса написанного на VBA Excel.

Немного поясню задачу, допустим, нам необходимо сформировать какие-то специфические документы по шаблону массово, т.е. в итоге их получится очень много, как я уже сказал выше, например, по каждому сотруднику. И это нужно сделать непосредственно в Excel, если было бы можно это сделать в Word, то мы бы это сделали через «Слияние», но нам нужно именно в Excel, поэтому для этой задачи мы будем писать макрос.

В нашем примере мы, конечно, будем использовать простой шаблон, только для того чтобы это было просто наглядно и понятно (только в качестве примера), у Вас в свою очередь шаблон будет, как мне кажется намного сложней.

Напомню, что на данном сайте тема VBA Excel уже затрагивалась, например, в материале – Запрет доступа к листу Excel с помощью пароля

И так приступим!

Пишем макрос на VBA Excel по формированию документов

Реализовывать нашу задачу будем на примере «Электронной карточке сотрудника» (я это просто придумал:), хотя может такие и на самом деле есть), т.е. документ в котором хранится личные данные сотрудника вашего предприятия, в определенном виде, именно в Excel.

Примечание! Программировать будем в Excel 2010.

И для начала приведем исходные данные, т.е. сами данные и шаблон

Данные.

Лист, на котором расположены эти данные так и назовем «Данные»

Шаблон.

Лист, на котором расположен шаблон, тоже так и назовем «Шаблон»

Далее, нам необходимо присвоить имена полей для вставки, так более удобней к ним обращаться чем, например, по номеру ячейки.

Это делается очень просто, выделяете необходимую ячейку или диапазон, и жмете правой кнопкой мыши и выбираете «Присвоить имя», пишите имя ячейки и жмете «ОК»

Свои поля я назвал следующим образом:

Код макроса на VBA Excel

Для того чтобы написать код макроса, открывайте на ленте вкладку «Разработчик», далее макросы.

Примечание! По умолчанию данной вкладке в Excel 2010 может и не быть, чтобы ее отобразить нажмите правой кнопкой по ленте пункт меню «Настройка ленты»

затем, в правой области поставьте галочку напротив пункта «Разработчик»

После вкладка разработчик станет отображаться на ленте.

Далее, когда Вы откроете вкладку разработчик и нажмете кнопку «Макросы» у Вас отобразится окно создания макроса, Вы пишите название макросы и жмете «создать».

После у Вас откроется окно редактора кода, где собственно мы и будем писать свой код VBA. Ниже представлен код, я его как обычно подробно прокомментировал:

Теперь осталось выполнить этот макрос, для этого откройте вкладку разработчик->макросы->выполнить наш макрос:

и после выполнения у Вас в той же папке появится вот такие файлы

Вот с таким содержимым:

Для удобства можете на листе с данными создать кнопку и задать ей событие выполнить наш только что созданный макрос, и после чего простым нажатием выполнять этот макрос. Вот и все! Удачи!

Имеем базу данных (список, таблицу - называйте как хотите) с информацией по платежам на листе Данные:

Задача: быстро распечатывать приходно-кассовый ордер (платежку, счет-фактуру. ) для любой нужной записи выбранной из этого списка. Поехали!

Шаг 1. Создаем бланк

На другом листе книги (назовем этот лист Бланк) создаем пустой бланк. Можно самостоятельно, можно воспользоваться готовыми бланками, взятыми, например, с сайтов журнала "Главный Бухгалтер" или сайта Microsoft. У меня получилось примерно так:

В пустые ячейки (Счет, Сумма, Принято от и т.д.) будут попадать данные из таблицы платежей с другого листа - чуть позже мы этим займемся.

Шаг 2. Подготовка таблицы платежей

Прежде чем брать данные из таблицы для нашего бланка, таблицу необходимо слегка модернизировать. А именно - вставить пустой столбец слева от таблицы. Мы будем использовать для ввода метки (пусть это будет английская буква "икс") напротив той строки, данные из которой мы хотим добавить в бланк:

Шаг 3. Связываем таблицу и бланк

Для связи используем функцию ВПР (VLOOKUP) - подробнее про нее можно почитать здесь. В нашем случае для того, чтобы вставить в ячейку F9 на бланке номер помеченного "x" платежа с листа Данные надо ввести в ячейку F9 такую формулу:

Т.е. в переводе на "русский понятный" функция должна найти в диапазоне A2:G16 на листе Данные строку, начинающуюся с символа "х" и выдать нам содержимое второго столбца этой строки, т.е. номер платежа.

Аналогичным образом заполняются все остальные ячейки на бланке - в формуле меняется только номер столбца.

В итоге должно получиться следующее:

Шаг 4. Чтобы не было двух "х".

Если пользователь введет "х" напротив нескольких строк, то функция ВПР будет брать только первое найденное значение. Чтобы не было такой многозначности, щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа Данные и выберите Исходный текст (Source Code) . В появившееся окно редактора Visual Basic скопируйте следующий код:

Этот макрос не дает пользователю ввести больше одного "х" в первый столбец.

Автоматизация заполнения и вывода файлов по шаблонам рутинных документов это одна из та областей в отрасли строительства по которой традиционно софт, кроме бухгалтерского, находится на уровне вылизанных поделок, на мой скромный взгляд. Поэтому, развивая тему, приглашаю обсудить те проблемы и возможности, с которыми пришлось столкнуться в процессе реализации на базе MS Excel.

Со времени предыдущей статьи прошло уже пол года. За это время при помощи этой заготовки была разработана текстовая часть Исполнительной документации и сдана Заказчику. По итогам работы и отзывам редких участников в файл были внесены следующие правки, о которых я бы хотел поговорить и это 3 большие темы:

Эстетика и юзабилити
Оптимизация кода + нововведения
Структура и связи

1. Эстетика и юзабилити

— Таблицы это в первую очередь таблицы, безликие ячейки с подписанными колонками и строками. Однако очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда необходимы дополнительные пояснения к значению, которое будет находится в ячейке, или требуется дополнительно активизировать внимание пользователя на важности вводимого значения. Особенно важно, если у Вас, как в моем случае, строки в колонке очень длинной таблицы содержат разноплановую информацию, например: даты, виды работ, материалы, подписанты и многие др. В таких случаях у нас есть 2 инструмента для решения задачи:

Есть и минусы такого решения, в частности всплывающие подсказки могут раздражать, но в ситуации, когда на объекте 15" мониторы на ноутбуках с разрешением 1366×768 это разумный компромисс, что бы рабочая область была как можно больше.

Если внимательно проанализировать данные, то окажется что в таблице будут ячейки 3х типов:

ячейки в которые непосредственно необходимо вводить новую текстовую информацию;
ячейки, значение которых может принимать значение из ограниченного диапазона, введенного заранее, например: ФИО и должность подписантов;
ячейки в которых прописаны формулы, например есть часть данных которая будет повторяться из акта в акт и такую информацию достаточно ввести один раз, например: наименование объекта, участок, организация и т.п.; либо формулы призванные реализовать технические возможности, например: переноса строки, подтягивание объемов работ, регалий по ФИО и т.п.

Здесь первая процедура постоянно будет защищать лист при помощи пароля 111, вторая будет блокировать функционал вырезать-вставить. Надо ли говорить, что это все работает только при включенных макросах, но с другой стороны без них и файл на 100% функционировать не будет.
Для случаев же п.2 разумно завести лист где столбцы будут содержать меняющиеся значения, прописать в них ссылки на диапазоны, присвоить им имена, т.е. на вкладке «Формулы» -> «Диспетчер имен» каждому диапазону присвоить имена и через вкладку «Данные» -> пункт меню «Проверка данных» -> вкладка «Параметры» -> условие проверки — «Список» реализовать выпадающее меню.

И, конечно, не забывайте ставить условия форматирования цветом, например для случаев, когда заполнены все необходимые строки в столбце через «Условное форматирование», например формула условного форматирования закрашивает ячейку, если следующие ячейки под ней содержат текст: =И(ДЛСТР(E5)>0; ДЛСТР(E6)>0)

2. Оптимизация кода + нововведения

Начать придется издалека, а именно вернуться к вопросу о реализации механизма заполнения шаблона. Если Вы решите заполнить шаблон в формате Excel и в формате Word, то это будут совершенно 2 разных механизма. В основе своей в файл Excel пишутся значения в конкретные ячейки файла или диапазоны ячеек и имеют привязку вида (у, х) (не спрашивайте почему у них строка идет впереди столбца при адресации — не знаю), например: Worksheet.Cells(y, x) = k. Отсюда же и первая мысль, что заполнять Excel-шаблон можно либо явным образом, т.е. непосредственно весь макрос будет содержать что откуда берется и куда закладывается, но что если придется вносить изменения в таблицы данных или выйдет новая форма шаблона? Отсюда вторая идея реализации, код которой описан в первой статье — это парсинг некоторых символов, которыми сперва заполняется массив, а так же в свою очередь содержит файл шаблона в нужных местах. Затем в каждой строке шаблона ищется совпадение с элементами массива поочередно, если совпадение есть, то порядковый номер массива привязан к строке таблицы откуда берутся данные, а столбец берется с листа в котором мы указываем какие именно акты мы хотим вывести. Итого несколько вложенных циклов, что накладывает ограничения на форматирование шаблона Excel, чем проще — тем лучше, потому что чем больше ячеек парсить — тем дольше будет происходить заполнение шаблона данными.

По многочисленным просьбам мною была интегрирована возможность вывода в шаблон формата Word, и здесь на самом деле есть 2 способа вывода текста:

когда мы так же считываем массив управляющих кодов, вручную прописываем их в шаблоне через «Вставка» -> «Закладки» и дальше просто прогоняем макросом присваивая закладке данные из соответствующей ей ячейке в файле Excel.

Здесь вынесена в отдельную процедуру обращение к закладке и arrСсылкиДанных(i) — это массив который содержит управляющие символы. Издержки метода, если Вам потребуется сослаться на значение Закладки в другом месте, например дату нужно использовать в заголовке и напротив фамилии каждого подписанта, то необходимо использовать в шаблоне Меню «Вставка» -> пункт меню «Перекрестная ссылка» -> Тип ссылки: «Закладка», Вставить ссылку на: «Текст закладки» и снять галочку «Вставить как гиперссылку». Что бы это отобрадзилось корректно не забудте обновить в конце макроса перед выводом поля Wd.Fields.Update

2. Если рисовать таблицы средствами Word, то к ним можно обращаться с адресацией в ячейку
Здесь нужно обратить внимание, что у каждой таблицы в Word есть свой внутренний номер, методом нехитрого перебора Вы найдете нужный, а дальше принцип тот же, что и в Excel.

Между выводами в файлы форматов Word и Excel есть огромная пропасть, которая заключается в следующем:

Шаблон Excel требует перед использованием настроить отображение под конкретный принтер, т.к. фактическая область печати разнится от модели к модели. Так же перенос строки текста возможен, но только в пределах ячейки/объединенных ячеек. В последнем случае не будте автораздвигания строки, в случае переноса текста. Т.е. Вам вручную придется заранее определит границы области, которые будут содержать текст, который в свою очередь в них еще должен убраться. Зато Вы точно задали границы печати и выводимого текста и уверены, что не съедет информация (но не содержание) с одного листа на другой.

Шаблон Word при настройке автоматически переносит текст на последующую строку, если он не убрался по ширине ячейки/строки, однако этим самым он вызывает непрогнозируемый сдвиг текста по вертикали. Учитывая тот факт, что по требованиям к Исполнительной документации в строительстве ЗАПРЕЩЕНО один акт печатать на 2х и более листах, то это в свою очередь так же рождает проблемы.

Вторым большим нововведением стал отказ от реализации переноса текстовых строк с макроса VBA и заменой на функцию Excel, благодаря чему ускорилась работа с файлом.

Для первой строки:

<=ЕСЛИОШИБКА(ЕСЛИ($F$20<>"-"; ЕСЛИ(ДЛСТР('Данные для проекта'!$C$3)<106;'Данные для проекта'!$C$3; ПСТР('Данные для проекта'!$C$3;1;105-ПОИСКПОЗ(" *"; ПРАВСИМВ(ПСТР('Данные для проекта'!$C$3;1;105); СТРОКА($1:$10));))));"-")>

<=ЕСЛИОШИБКА(ЕСЛИ($F$20<>"-"; ПСТР('Данные для проекта'!$C$3; СУММ(ДЛСТР(F$1:F1))+1;105-ПОИСКПОЗ(" *"; ПРАВСИМВ(ПСТР('Данные для проекта'!$C$3; СУММ(ДЛСТР(F$1:F1))+1;105); СТРОКА($1:$10));)));"-")>

Здесь используется принцип массивов, т.е. вводится такой текст по Ctrl + Shift + Enter, а не обычному Enter. Сами формулы располагаются в ячейках F1 и F2. 'Данные для проекта'!$C$3 — ссылка на наименования объекта, длина текста которого более 105 символов. Перенос организуется в случае превышения длины текста в 105 символов.

Еще одним нововведением стал общий реестр, а так же контроль списания материалов по актам АОСР, но здесь ничего нового, просто парсинг соответствующих строк в свяске ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ, которые расписаны во многих мануалах.

3. Структура и связи

Но мой пост так бы и остался рядовым постом с очередной игрой в изобретание велосипеда инструментами, которые рассчитаны на совершенно другое, если бы ни одно НО(!) Месячно-суточный график.

Идея о том, что можно именно на него много чего повесить, например заполнение Общего журнала работ в части Раздела 3 — наименование работ по датам, очередность и необходимость Актов освидетельствования скрытых работ и не только — завладела моими мыслями. Обычно в Excel закрашивают даты, в зависимости от диапазонов дат — начало и конец, но не на стройке. На стройке в календарном графике пишут объемы, а в зависимости от того с какой даты напротив наименования работ стоят объемы и по которую — получаются диапазоны дат отчетных периодов. На скриншоте серым помечены объемы попадающие в систематизированные отчетные периоды (1мес). Таким образом получается, что если:

Как известно, табличный редактор Excel используется для работы с табличными данными, а текстовый редактор Word для работы с текстами. И одно и другое приложение широко используются пользователями для подготовки различного рода документов, таких как договоры, сметы, акты выполненных работ, квитанции, путевые листы, доверенности и так далее. Кроме того, зачастую различные реестры и базы данных с информацией по клиентам, продавцам, покупателям, поставщикам и подрядным организациям создаются в приложении Excel, а сами данные из этих реестров используются для составления документов и заполнения шаблонов в текстовом редакторе Word. Далее рассматриваются варианты автоматизации при заполнении документов данными из рабочих книг Excel.

Заполнение бланков Excel данными активного рабочего листа

Большое количество документов создается пользователями в табличном редакторе Excel, это всевозможные приказы, ведомости, графики, журналы, ордера, акты, чеки, счета и счет-фактуры. Все это изобилие документов требует своего заполнения. Какие-то бланки заполняются специальными программами по учету финансово-хозяйственной деятельности, такими как 1С или SAP, какие-то просто распечатываются для дальнейшего заполнения их вручную, а какие-то требуют своего заполняются на компьютере с последующей печатью. Достаточно часто возникает необходимость сформировать сразу несколько документов, в которых используются одни и те же данные, например счет, счет-фактура и акт выполненных работ.

Процесс заполнения бланков документов в Excel можно автоматизировать. Одним из способов автоматизации является использование надстройки для заполнения подготовленных бланков документов.

Надстройка для Excel позволяет выбрать как один, так и несколько бланков документов и быстро заполнить их данными активного рабочего листа, предварительно подготовленными для этого.

Заполнение бланков Excel исходными данными по списку

В случаях, когда в качестве исходных данных используется готовый список значений, можно использовать надстройку, которая заполняет выбранные бланки и шаблоны по каждой строке списка в отдельности. Эта надстройка отличается от описанной выше программы тем, что предыдущая надстройка заполняет бланки документов одним набором исходных значений, а эта программа осуществляет заполнение документов сразу по всему списку данных. Если нужно запустить процесс заполнения не по каждой строке, а по каким-то отдельным, то используются стандартные фильтры Excel.

Надстройка также позволяет выбирать сразу несколько шаблонов для заполнения.

Читайте также: