Заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде образец ворд

Обновлено: 03.07.2024

Заявление о переходе на трудовые книжки в электронном виде — это письменное обращение работника к работодателю о выборе нового способа фиксации рабочей деятельности.

Срок уведомления

С 01.01.2020 года начался постепенный перевод сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели в обязательном порядке письменно уведомляют всех работников (в том числе и директора) о таком переходе до 31.10.2020 (ПП РФ №887 от 19.06.2020).

После получения уведомления сотрудник решает, завести ему ЭТК или оставить бумажный вариант. Решение оформляется в заявительной форме. Установлен срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек — до 31.12.2020.

Если сотрудник еще долго не появится на работе (декрет, отпуск по уходу за ребенком, нетрудоспособность), работодатель уведомляет его по почте — отправляет заказное письмо с подтверждением о вручении. В ч. 6 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019 указано, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки тем сотрудникам, которые получили уведомление о переходе, но не появятся на работе до конца 2020-го. Такие работники вправе не писать заявку до конца 2020 года: им разрешается перейти на ЭТК в любое время.

Как и что написать

Работодатели обязаны заранее подготовиться к переходу на ЭТК — внести изменения в локальные нормативы, обеспечить техническую работу новой системы, разработать и утвердить формы уведомления сотрудников и заявки на переход.

Но форма такого запроса не унифицирована и не закреплена законом, поэтому работник вправе обратиться к руководству в свободной форме. Вот как написать заявление на электронную трудовую книжку сотруднику:

  1. Написать, к кому обращаетесь: Ф.И.О., должность руководителя и название организации.
  2. Указать, кто обращается: Ф.И.О. и должность работника.
  3. Озаглавить обращение.
  4. Указать причину обращения и сослаться на законодательные нормы: сохранение бумажного документа (ст. 66 ТК РФ) или согласие о переходе на ЭТК (ст. 66.1).
  5. Поставить подпись и дату составления.
Сотрудники подают заявку на ЭТК по основному месту работы.

Предлагаем шаблон заявки о переходе на ЭТК

Ф. И. О. руководителя

Ф. И. О. работника

о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности

(переходе на электронные трудовые книжки)

В соответствии с частью 2 статьи 2 федерального закона от 16.12.2019 №439-ФЗ прошу выдать трудовую книжку на руки и предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности только в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

А это образец заявления на ведение бумажной трудовой книжки в 2020 году:

Образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Что будет, если не подать заявку

С 01.01.2020 г. Пенсионный фонд ввел новую отчетную форму — СЗВ-ТД. В отчет включается информация о рабочей деятельности всех сотрудников организации. Если служащего приняли на работу или уволили, СЗВ-ТД отправляют на следующий рабочий день.

Во всех остальных случаях отчетность подают в установленный срок. Например, если работника перевели на другую должность или если подано заявление о введении электронной ТК, то отчет надо сдавать ежемесячно до 15-го числа следующего месяца (п. 1.8 порядка из постановления правления ПФР №730п от 25.12.2019).

Информация по всем заявкам о переходе на ЭТК отправляется в Пенсионный фонд в форме электронного отчета СЗВ-ТД. Подать сведения необходимо до 15-го числа следующего месяца.

В ч. 2 ст. 2 439-ФЗ закреплено, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку — в любой момент до 31.12.2020. Если работник не успел подать заявку или не смог из-за отсутствия на рабочем месте, ему продолжают вести бумажный документ (ч. 2 ст. 2 439-ФЗ).

Если такой сотрудник захочет перейти на ЭТК в 2021-м или позднее, он пишет заявление о переходе на электронную форму (ч. 5 ст. 2 439-ФЗ). Это решение не имеет обратной силы.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.


До 31.10.2020 работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в ведении трудовых книжек.

Образец уведомления можно скачать здесь. А тут вы найдете образец приказа о переходе на электронные трудовые.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
Сотрудник при трудоустройстве представил бумажную трудовую книжку. Сотрудник не помнит, сделал ли он выбор формы ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы. Запись о подаче заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде отсутствует в бумажной трудовой книжке. Справку СТД-Р не представил. Справку СТД-ПФР тоже не представил, сославшись на то, что не оформлен личный кабинет на сайте Госуслуг, в ПФР и МФЦ срок изготовления справки длительный (до 1 мес.). Как оформить прием сотрудника инспектору отдела кадров? Нужно ли просить работника при трудоустройстве оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки? Как быть, если заявление было все же ранее написано и способы ведения трудовой книжки в ранее написанном и новом заявлениях не совпадут? Как работодатель может проверить при приеме на работу сотрудника, был уже сделан гражданином выбор по ведению трудовой книжки в электронном или бумажном виде (и какой)? Какие санкции могут быть применены к работодателю при некорректной подаче сведений в ПФР? Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно узнайте ответы на эти вопросы.

Решить, оставлять бумажный вариант трудовой или переходить на электронную версию, работники должны были до 31.12.2020. Свое волеизъявление они должны были оформить заявлением.

Чтобы они не занимались самодеятельностью, предлагаем вам готовые бланки таких заявлений. Просто распечатайте их и дайте им заполнить. Или сделайте на их основе образцы.

Заявление 1. Работник хочет оставить бумажную трудовую книжку.

Заявление 2. Работник согласен перейти на ведение трудовой в электронном виде.

Заявление 3. Работник просит предоставить ему сведения о трудовой деятельности (запрос на форму СТД-Р).


Заявление 4. Работник обнаружил ошибку в сведениях о трудовой деятельности и просит внести исправления.

Алгоритм действий по переходу на электронные трудовые книжки и примеры всех необходимых для этого документов вы можете найти в Типовой ситуации от КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный демо-доступ к системе.

Подробнее о переходе на электронные трудовые книжки читайте здесь.

Закон о переходе на цифровой формат сведений о стаже

Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2020 г.

В течение 2020 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.

Но обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки? Да, теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения обо всех своих работниках для формирования сведений об их трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). А вот работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки. Они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая книжка, как и прежде, велась на бумаге.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

В обя­зан­но­сти всех ра­бо­то­да­те­лей вхо­дит уве­дом­ле­ние ра­бот­ни­ков о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необ­хо­ди­мо­сти сде­лать выбор, по какой форме будет ве­стись тру­до­вая книж­ка ра­бот­ни­ка.

Пись­мен­ные уве­дом­ле­ния необ­хо­ди­мо вы­дать ра­бот­ни­кам не позд­нее 31 октября 2020 года (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Если ра­бот­ник на­хо­дит­ся в дли­тель­ном от­пус­ке, ко­ман­ди­ров­ке, в де­кре­те или в от­пус­ке по уходу за ре­бен­ком, можно на­пра­вить ему такое уве­дом­ле­ние по почте.

В ответ ра­бот­ник долж­ен пе­ре­дать ра­бо­то­да­те­лю одно из двух:

  • за­яв­ле­ние о пе­ре­хо­де на элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку;
  • за­яв­ле­ние с прось­бой про­дол­жить вести тру­до­вую книж­ку на бу­ма­ге.
До 31 декабря 2020 г. включительно нужно собрать от работников заявления об их выборе формы трудовой книжки. Указанные сведения включают в отчет СЗВ-ТД, подаваемый по итогам истекшего месяца.

При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в ТК РФ не предусмотрена.

Бланки и образцы уведомлений и заявлений

Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.

Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2020 году:

Уведомление сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки

Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 31 октября 2020 года, можно использовать такое уведомление:


Заявление работника о ведении бумажной трудовой книжки

Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, он подает такое заявление:


Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку

Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:


В КонсультантПлюс есть детальная пошаговая инструкция, как работодателю подготовиться в 2020 году к переходу на электронные трудовые книжки. Бесплатно 2 дня при оформлении доступа к системе К+.

Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2020 года. Однако по закону подать заявление можно и после 2020 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).


Трудовая книжка является документом, хранящим информацию о трудовой деятельности человека на протяжении всей его жизни. В первую очередь эти сведения необходимы для назначения пенсии.

С 1 января 2020 года вступили в действия поправки в Трудовой кодекс, давшие начало переходу трудовых книжек на цифровой формат, что в итоге даст возможность избавиться от бумажного носителя и хранить информацию в базе Пенсионного фонда РФ. Для осуществления перехода на цифровизацию стажа, каждый сотрудник должен подать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Срок направления заявления ограничен 31 декабря 2020 года.

Виды заявлений о переходе на электронную трудовую книжку

Выбор заключается в следующем:

  • работник подает заявление, где просит продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде. Работодатель составляет электронную версию документа, по необходимости впоследствии ведет ЭТК, дублирует записи в бумажной книжке и придерживается правил ее хранения в соответствии с законодательством;
  • работник подает заявление о желании оцифровать сведения о своем стаже и хранить их только в электронном виде. Тогда работодатель формирует электронный формат документа, а бумажный выдает работнику на руки.

Бумажная трудовая книжка должна храниться работником самостоятельно. Она по-прежнему является необходимым документом для назначения пенсии, поскольку в электронном формате сведения начнут накапливаться с 2020 года.

Как правильно написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Все заявления в адрес работодателя составляются в произвольном формате. Обязательными являются следующие реквизиты:

  • сведения об адресате (ФИО руководителя и наименование организации);
  • информация о том, кто направляет заявление (должность и ФИО работника);
  • содержание заявления с указанием, каким способом впоследствии будут формироваться сведения о трудовой деятельности;
  • личная подпись и дата составления заявления.

Форма может быть разработана самим работодателем и предложена к заполнению. Допустимо приложить ее при направлении уведомления о переходе на ЭТК.

Нужно ли заверять заявление?

Заявление в обязательном порядке заверяется личной подписью работника. При получении ответственному лицу работодателя потребуется зафиксировать дату приема в журнале входящей корреспонденции.

Это необходимо для составления отчета в Пенсионный фонд РФ. В форме отчета содержится строка, где требуется указать дату получения заявления от работника. И уже до 15 числа следующего месяца все сведения должны быть переданы в ПФР.

Например, бухгалтер П. подала заявление 18 марта 2020 года, ее выбор должен быть отражен в отчете и направлен в ПФР до 15 апреля.

В случае выбора ведения трудовой книжки только в цифровом виде, бумажный вариант выдается работнику на руки. При этом вносится последняя запись датой выдачи и основанием, содержащим информацию о том, что трудовая книжка выдана на руки в соответствии с заявлением работника и ст. 66.1 ТК РФ.

Записи текущего работодателя, а также сведения о поощрениях, должны быть заверены печатью.

Где хранится?

Способ хранения бумажного документа о стаже зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки выбран работником:

  • самостоятельно, если в заявлении содержится способ формирования только электронного документа. Вся ответственность за хранение тогда лежит на самом гражданине. Бумажная трудовая книжка не теряет своей актуальности при подтверждении трудового пути до 2020 года. В ЭТК будут формироваться записи, начиная с 2020 года;
  • у работодателя в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, если работник выбрал дублирование записей в бумажном варианте. В этом случае ничего не меняется, книжка находится на хранении у работодателя и записи одновременно вносятся и в ЭТК и в бумажный вариант.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку 2021 года

Образец заполнения заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности или продолжении ведения трудовой книжки:


Работник вправе запросить выписку из своей ЭТК за определенный период времени. Сделать это можно по месту текущего места работы, в любом отделении Пенсионного фонда РФ или МФЦ. Предоставляется выписка в ответ на заявление гражданина.

При обнаружении ошибочных или неполных сведений гражданин вправе обратиться к работодателю с заявлением об уточнении информации. На его основании должна быть проведена сверка с имеющимися документами по личному составу и внесены коррективы в отчет, направляемый в ПФР.

Срок для подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки установлен 31 декабря 2020 года. Для тех, кто в указанный период не обратится к работодателю, с 2021 года будет применен порядок дублирования записей в электронном и бумажном варианте.

Заявление о переводе на электронную трудовую книжку — это документ, которым работник выражает свое желание, чтобы работодатель фиксировал сведения о его деятельности в электронном формате.

В 2020 году в России осуществляется переход на ведение документации о трудовой деятельности гражданина в электронный формат. Об введении нового, компьютерного способа сохранения, предоставления и передачи данных стало известно еще в 2019 году.

Он обеспечит быстрый и постоянный доступ работников к сведениям, а для работодателей упростит кадровый учет. Переход на электронный формат для уже работающих граждан добровольный, но некоторые действия работник, в соответствии с законом, обязан выполнить.

Зачем его подавать

С кого не надо брать

Законодательство предусмотрело эту обязанность для всех работающих граждан без каких-либо исключений. Предельные сроки подачи обращения не распространяются на следующих лиц:

  • находящихся на больничном на период истечения предельного срока;
  • находящиеся в этот момент в отпуске;
  • отстраненные от работы по нормам ТК РФ или других законодательных актов;
  • имеющие стаж, но не состоящие в правоотношениях с конкретным работодателем.

Эти граждане вправе заполнить заявление в любой момент, в том числе при трудоустройстве, и предоставить работодателю по основному месту работы. Вновь принимаемым в организацию сотрудникам без трудовых книжек с 2021 года бумажные варианты уже не выдаются.

Как правильно написать заявление

Законодательно не определено, как написать заявление на электронную трудовую книжку или на сохранение бумажной версии, то есть форма этого обращения свободная.

Важные моменты при составлении:

  • шапка заявления должна содержать данные, позволяющие идентифицировать адресата и заявителя, то есть работодателя и работника. Необязательно указывать данные непосредственного начальника или директора, но важно точно написать название организации;
  • в основной части администрации сообщается о выборе способа ведения документации о деятельности трудящегося (в бумажном виде или электронном). В качестве основания рекомендуется указать ст. 66.1 ТК РФ, но это не обязательно. Просьба выдать бумажный вариант на руки тоже не является обязательной, работодатель это сделает по ТК РФ;
  • подпись и дата. Без подписи документ не имеет никакой силы.

Также в письменном обращении рекомендуется сослаться на реквизиты уведомления о выборе.

Образцы заявлений

Вот как выглядит заявление об отказе ведения трудовой книжки в бумажном формате и переходе на ее электронный вариант.

Образец заявления об отказе от трудовой книжки в бумажном формате

А это образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки и отказе от ее выдачи на руки.

В соответствии с частью 2 статьи 2 федерального закона от 16.12.2020 №439-ФЗ прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ.

_______________ П.П. Пилюгина

Если работник хочет оба варианта

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ сведения в электронном виде (это и есть фактически книжка, ведущаяся электронно) составляются на каждого работника, вне зависимости от наличия бумажного варианта. Пока работник не сделает выбор в пользу компьютерного варианта, за ним сохраняется право на оба формата.

Сведения о выборе варианта ведения трудовой книжки предоставляются по новой форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением правления ПФР №730п в срок до 15-го числа следующего месяца.

Не соответствует действительности утверждение, что если подано заявление о введении электронной ТК, то отчет надо сдавать ежемесячно, периодичность у данной отчетности другая. СЗВ-ТД сдается при важных изменениях в правоотношениях (прием, увольнение, перевод) и при подаче сотрудником письменного обращения о выборе способа ведения книжки.

Сроки направления

В законе точно указано, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку, — до 31 января 2020 года. Этот срок из-за пандемии пока не сдвигался. Исключения сделаны для трудящихся, указанных выше, которые не могут присутствовать по уважительной причине на рабочих местах. Этим правом после истечения указанного срока вправе воспользоваться и другие лица, не сделавшие требуемый выбор вовремя.

Надо ли как-то регистрировать

Такого требования в нормативных документах нет, поэтому решение организация принимает самостоятельно. Учет обращений поможет систематизировать информацию и избежать конфликтных ситуаций с персоналом и контролирующими органами. Форму журнала о регистрации допускается взять стандартную, предусмотрев в ней графы с реквизитами и табельными номерами сотрудников, датой подачи обращения. Фиксируется дата реального предоставления обращения.

Наказание для работодателей за отсутствие заявлений

Нормативными актами установлен предельный срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек и уведомлений об изменениях в законодательстве о ведении документации о трудовой деятельности. Повлиять на выбор сотрудника администрация организации не может, но сообщить заблаговременно обязана. Привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ производится только за нарушение обязанности по уведомлению и сроков предоставления письменного уведомления (до 31.10.2020).

Читайте также: