Фаст диаграмма менеджера по подбору персонала в ворде

Обновлено: 05.07.2024

Ни одно развивающееся предприятие не может не заниматься поиском персонала. От того, насколько качественно будет подобраны кандидаты на должности, зависит, будет ли новый сотрудник эффективным, и выполнит ли он поставленные перед ним задачи. Менеджер по персоналу – сотрудник, формирующий штат компании, обеспечивающий приток эффективных и профессиональных сотрудников. Резюме менеджер по персоналу, образец которого вы можете применить при подготовке своей самопрезентации, должно отражать полную и качественно изложенную информацию об образовании, опыте и навыках в подборе сотрудников.

Резюме: менеджер по подбору персонала, образец

Ильенко Алевтина Алексеевна

Менеджер по подбору персонала

Дата рождения: 17.03.1994 г.

Семейное положение: замужем

Образование:

2012 – 2015 гг. Московский городской психолого-педагогический университет (МГППУ), психология, психолог.

Опыт работы:

11.10.2015 — по наст. время

ООО «Лайт», г. Москва, оптовая торговля продуктами питания

Должность: менеджер по подбору персонала

Должностные обязанности:

Формирование заявки на поиск сотрудника.
Согласование заявки.
Подготовка анонса вакансии, размещение на порталах, в печатных СМИ.
Отбор резюме.
Проведение телефонного интервью и личного собеседования.
Организация собеседования кандидата с будущим непосредственным руководителем.
Организация адаптационного периода.
Подготовка отчетности по найму персонала.
При необходимости помощь инспектору по кадрам, оформление документов по приему и увольнению сотрудников.

Причина увольнения: отсутствие перспективы развития, роста оплаты труда.

Дополнительная информация:

Знание иностранных языков: английский, чтение и перевод.

Владение компьютером: опытный пользователь.

Навыки:

Умение формировать тексты вакансий, привлекающие кандидатов.
Знание правил организации входящего потока резюме.
Отличное знание ресурсов для поиска кандидатов.
Навыки проведения интервью для оценки соискателей.
Знание кадровой документации (прием, увольнение).

Личные качества:

Высокий уровень коммуникативных навыков, умение устанавливать контакт, внимательность к людям, ответственность и требовательность к себе, воспитанность.

Составлять отчеты по работе – дело нудное, и многим специалистам оно кажется бесполезной тратой времени. Возможно, в каких-то сферах так оно и есть, но только не в рекрутинге. Подбор персонала, как и любая деятельность, связанная с человеческим фактором, требует жесточайшего планирования и контроля. Хаос, бессистемность, отсутствие аналитики в этом деле недопустимы, и ни одно успешное рекрутинговое агентство не обходится без выстроенной системы отчетности. HR-Profi расскажет о главных принципах систематизации информации и поделится полезными шаблонами.

Обычно рекрутер способен вести сразу несколько вакансий. Загрузка приличная, объем работы впечатляет – и попробуй тут удержи в голове количество просмотренных по каждому заказу резюме, число звонков и проведенных интервью! А ведь эта информация ценна, причем не только для данного специалиста – она может понадобиться и клиенту для контроля выполнения заказа, и руководителю кадрового агентства для оценки эффективности своих сотрудников. В общем, без систематизации данных не обойтись, а для облегчения рутины разрабатываются программное обеспечение, excel-таблицы и образцы отчета.

Отчетность в рекрутинге – формы и виды

На самом деле строгих критериев по составлению отчета в кадровом деле не существует. Каждое рекрутинговое агентство обычно разрабатывает собственные шаблоны для внесения информации. Но, по сути, все образцы отчета в подборе персонала можно распределить по основным группам, в зависимости от целей. А они могут быть следующими:

Узнать, сколько собеседований провел рекрутер за определенный период времени по одной из вакансий или по всем заказам, находящимся в работе.
В подобных отчетах специалист по подбору обычно указывает количество назначенных интервью, количество кандидатов, пришедших на встречу, число финалистов, направленных работодателю. Такая отчетность наглядно показывает проделанную специалистом работу, а также демонстрирует воронку соискателей – потери, которые происходят на каждом этапе. Допустим, рекрутер пригласил на собеседование 20 человек, а на встречу пришли лишь 15. «Потеряшки» составили 20%. Если для конкретной вакансии это большой процент, рекрутер может проанализировать причины потерь и скорректировать свою работу – например, напоминать о собеседовании дополнительным СМС или звонком.
Понять эффективность объявлений о вакансиях.
В этом случае важно зафиксировать количество звонков по вакансиям (входящие и исходящие), количество писем и обращений в любых других формах. Если отклик от соискателей невысокий, есть смысл поменять текст объявления или площадку для его размещения, а затем составить новый отчет и сравнить с прежними показателями. Такой анализ позволит отслеживать динамику – стало ли лучше после изменений и насколько.
Определить эффективность каналов поиска соискателей.
Рекрутер использует разные каналы привлечения кандидатов, и данная форма отчетности позволяет понять, какой из этих каналов работает лучше. Для этого в отчетной форме в одной графе указывается источник соискателей, в другой – число кандидатов, привлеченных с помощью этого источника. Последующий анализ позволяет вычислить, на какие ресурсы (работные сайты, объявления в газетах и пр.) стоить тратить время и деньги, а какие методы бесполезны.
Определить скорость работы специалиста по подбору
В таком отчете важно фиксировать время: прописывается дата поступления вакансии в разработку, дата завершения первого этапа по отсмотру резюме, длительность периода собеседований и отбора финалистов. Высчитывается, за какое количество времени рекрутеру удалось подобрать нужного сотрудника и какова у него скорость закрытия вакансии.
Оптимизировать финансовые траты на подбор
Здесь прописывается бюджет на рекламу вакансий в различных источниках, расходы на пополнение базы резюме, оплата доступа к специфическим ресурсам для рекрутеров и т.п. Если финансовый отчет объединить, например, с отчетом эффективности площадок для рекламы вакансии, можно понять, на какие ресурсы выгоднее сделать акцент, а от каких отказаться вовсе.

Целей и задач у отчетов в рекрутинге может быть гораздо больше. Каждое кадровое агентство и каждый рекрутер в отдельности отслеживают разные критерии – в зависимости от того, что им необходимо проанализировать в своей работе.

Автоматизация отчетности

Самые удобные варианты – это, конечно, автоматизированные сервисы. Таких систем для рекрутерской деятельности разработано превеликое множество, остановимся на самых основных.

Experium – инструмент полноценной автоматизации рекрутингового процесса. С помощью этого сервиса можно размещать объявления о вакансиях на выбранных площадках, в том числе и в соцсетях, систематизировать резюме кандидатов, управлять email- и sms-рассылками.
Potok – коньком этой системы является удобная работа с базой данных. Она собирает резюме соискателей, выдает полную историю взаимодействия с ними, а также интегрируется с работными порталами и соцсетями. Potok способен выдавать актуальные отчеты по эффективности объявлений, по количеству откликов соискателей, по числу проведенных собеседований, скорости закрытия вакансии и др. По словам разработчиков, они близки к тому, чтобы научить систему анализировать поведение интересных рекрутеру специалистов в соцсетях и сигнализировать, когда они начнут подыскивать новое место работы.
E-Staff Рекрутер – сервис, который автоматизирует основные рутинные процессы подбора персонала. Система ведет учет заказчиков, выдает всю информацию по заказам, находящимся в работе, умеет сама размещать объявления о вакансиях на нужных ресурсах, интегрирует базу резюме с email-почтой, работными сайтами и рабочими папками рекрутеров. С помощью E-Staff можно узнать, когда обновили тексты вакансий, какой был отклик от соискателей, сколько было собеседований, какие кандидаты стали финалистами и как они продержались на испытательном сроке. Отслеживая всю эту цепочку действий, можно понять, нужно ли скорректировать действия рекрутера и как поднять эффективность подбора.
Хантфлоу – удобный сервис для автоматизации подбора персонала. Может быть установлен как приложение для телефона: при звонке будет выдавать основную информацию о соискателе. Настраивает работу с почтой, сортируя переписку с кандидатами, ведет календарь встреч, интегрирует базы резюме с почтой и документами рекрутера, устраняя все дубли, ведет всю основную аналитическую отчетность.

Подобные системы – первые помощники рекрутера, они заменяют ему органайзер-планировщик и помогают выстраивать отношения с заказчиком и руководителем на языке цифр и объективных данных, предоставляя им результаты проделанной работы.

Аналитика вручную – популярные шаблоны

Главное преимущество автоматизации – скорость и снижение риска ошибок при подсчетах. Однако при этом никто не отменял составления отчетов «вручную», с помощью старого-доброго Excel. Вносить данные «руками», конечно, не так удобно и быстро, как если бы это делала программа. Но в помощь рекрутерам есть стандартизированных образцов по отчетам, так что этот процесс не займет много времени. Можно заранее составить несколько универсальных шаблонов и заполнять их по мере необходимости.

Как вариант – образец-шаблон для анализа проведенных собеседований:

В этой форме указываются положительные и отрицательные черты кандидатов, что позволяет в последующем быстро вспомнить соискателя и итоги встречи с ним.

В некоторых случаях используются более лаконичные отчеты по проектам – они дают аналитику лишь по нескольким критериям, без перегрузки лишними данными. Например:

Но для полноценного анализа все же требуются куда более расширенные отчетные формы, которые показывают:

число вакансий в работе рекрутера;
площадки размещения объявления и частоту рекламных показов;
количество звонков по каждой вакансии;
количество резюме, присланных самими соискателями;
число резюме, отобранных рекрутером;
количество приглашений по почте или телефону;
сколько кандидатов пришло на встречу;
количество собеседований по каждому дню;
число финалистов;
количество успешно трудоустроенных сотрудников.

Подобные формы желательно заполнять ежедневно. Отметим, такой отчет полезен, в первую очередь, для самого сотрудника, так как открывает огромные возможности для самоанализа и самоорганизации. Руководителям подобная аналитика необходима для организации грамотного контроля за работой рекрутеров, своевременного выявления проблем по тому или иному заказу и оказания помощи и консультирования своих специалистов.

Как видим, формы отчета в рекрутинге, будь они ручные или автоматизированные, - это не пустая бюрократия, а инструмент полноценной аналитики. С помощью такой систематизации данных можно ускорить процесс подбора сотрудников, а иногда даже значительно сократить расходы. Это также способ продуктивного диалога рекрутера с заказчиком: отчет в цифрах дает возможность продемонстрировать свою работу, аргументировать необходимость тех или иных изменений по профилю вакансии и спрогнозировать дальнейшее развитие событий по комплектации штата.

В работе любого менеджера по кадрам Excel занимает свое, пусть и не самое главное, но определенно заметное место. Причем для самих HR-менеджеров, зачастую весьма далеких от сложных инструментов Excel, его использование иногда превращается в пытку. Давайте разберем несколько типовых ситуаций, вопросы про которые я часто слышу от сотрудников HR-отделов на моих тренингах.

График тренингов

Если вы сталкивались в своей работе с планированием и организацией тренингов для сотрудников, то согласитесь, что грамотный выбор времени для них — очень важен. Дорогой и нужный тренинг, но проведенный в неудачное время, когда сотрудники завалены сезонной работой или, наоборот, разъехались по отпускам — выкинутые деньги компании и зря потраченные ресурсы.

Для правильного выбора дат нужна наглядность. Предположим, что на каждого сотрудника запланировано по два тренинга в год. Сведем предварительные даты начала и завершения тренингов по каждому сотруднику в следующую таблицу:

Формула здесь только одна — в ячейке G4 — скопированная затем вправо до конца года. Она позволит быстро менять шаг временной шкалы до любых нужных значений, тем самым масштабируя график.

Теперь выделим все пустые квадратные ячейки, начиная с F5 и до конца таблицы вправо-вниз и выберем на вкладке Главная — Условное форматирование — Создать правило (Home — Conditional formatting — Create Rule). В открывшемся окне уточним тип создаваемого правила — Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и введем следующую формулу:

Это комбинация из двух логических функций И, связанных друг с другом логическим ИЛИ. Каждая из функций И (AND) проверяет попадание даты соответствующей данной ячейке в диапазон между датами старта и окончания тренинга. Поскольку мы хотим залить цветом оба тренинга, то две функции И связаны одной ИЛИ поверх.

В результате получаем:

Причем, если изменить шаг временной шкалы в желтой ячейке E1 до, например, недели, то получим более общую картину:

Расчет бонусов или доплаты за выслугу лет

Предположим, что мудрое руководство нагрузило нас приятной обязанностью — рассчитать доплаты к окладам наших сотрудников за выслугу лет (такое иногда бывает в госкомпаниях) или добавочные бонусы к зарплате. И то и другое предполагает сложную многоступенчатую систему доплат в зависимости от стажа наших коллег. Представим это в виде таблицы:

То есть, если сотрудник проработал у нас меньше 12 месяцев — он не получает ничего. Если проработал от года до двух — получает 10% доплаты (или бонуса). Если от двух до трех — 15%. Если от трех до пяти — 25% и т. д.Максимальный бонус в 100% полагается только старожилам — тем, кто работает в компании больше 10 лет.

Можно пойти классическим путем и использовать функцию проверки ЕСЛИ (IF). Причем, нам придется вкладывать одну ЕСЛИ в другую несколько раз, т. к. надо проверить попадание в несколько диапазонов:

Бррр… Ужас, правда? Задачу можно решить гораздо изящнее, если использовать известную в узких кругах финансистов и аналитиков, функцию ВПР (VLOOKUP):

Суть решения в том, что функция ВПР ищет ближайшее наименьшее значение в первом столбце нашей таблицы бонусов и выдает значение из второго столбца рядом с найденным. Аргументов у функции четыре:

Лепестковая диаграмма компетенций

Любой HR занимавшийся когда-либо подбором персонала, не понаслышке знает, как сложно порой бывает подобрать правильных людей на вакантные должности. Думаю, все могут припомнить последствия неудачного выбора, когда сотрудники потом или «не тянут» или быстро «перерастают» занимаемую должность и процесс приходится повторять заново, тратя время, ресурсы и деньги компании. Как же наглядно и качественно оценить — насколько данный кандидат подходит на определенную должность?

В такой задаче имеет смысл использовать хоть и не очень распространенный, но весьма удобный в данном случае тип диаграммы в Microsoft Excel — Лепестковая (Radial). В английской терминологии этот тип диаграмм иногда называют еще Spider Chart — за её внешнее сходство с паутиной.

Составим для нашей вакантной должности список из 5–10 ключевых компетенций (навыков, требований). Под 0 в данном случае понимается отсутствие требований, под 10 — максимальная потребность. Например, на должность директора по продажам этот список может выглядеть так:

По результатам общения с кандидатами (рассмотрения их резюме, собеседований, тестирования) мы можем создать похожий список их качеств и навыков с аналогичными оценками, нормированными по шкале от 0 до 10.

Теперь можно свести все наши данные в одну таблицу и, выделив ее, построить по ней лепестковую диаграмму, выбрав на вкладке Вставка в группе Диаграмма команду Лепестковая:

Дополнительно, для наглядного отображения набранных баллов в диапазоне B2:D10 я использовал условное форматирование гистограммами (Главная — Условное форматирование — Гистограммы), а в диапазоне C12:D12 — цветовыми шкалами (Главная — Условное форматирование — Цветовые шкалы).

Какие же выводы можно сделать по диаграмме?

Хорошо видно, что Кандидат2 хотя и имеет больший общий суммарный балл по сравнению с Кандидатом1 (61 против 52), но к данной должности подходит меньше, т. к. имеет высокие знания и навыки не там, где нужно (знания технологии или финансов), а по нужным параметрам (навыки ведения переговоров и презентаций) как раз сильно отстает. Кандидат1 напротив, по всем необходимым к данной должности компетенциям укладывается в требования очень неплохо. Если немного «подтянуть» его по презентациям и переговорам, что легко можно сделать отправив его на соответствующие тренинги, то он идеально впишется в эту вакансию.

Для вычисления итогового численного значения «попадания в должность» можно использовать следующую формулу (для ячейки C12):

Обратите внимание на то, что это формула массива, т. е. она должна вводиться с использованием не клавиши Enter в конце, как обычно, а с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+Enter. Формулы массива отличаются от обычных формул Excel и позволяют работать сразу с целыми массивами данных. В строке формул они отображаются в фигурных скобках (но ставить их с клавиатуры нельзя). Данная формула массива вычисляет отклонение качеств кандидата от требований вакансии и представляет это в виде доли, подразумевая за 100% идеальное совпадение по всем требованиям. Причем перебор навыков, т. е. ситуация, когда кандидат превосходит требования — не учитывается и не дает ему преимуществ.

Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!

Сотрудник самостоятельно или по указанию руководства компании инициирует в CRM Битрикс24 заявку об открытии вакансии и начале подбора кандидата на замещение вакантной должности.

Для начала процедуры инициатору необходимо документальное обоснование открытия вакансии, открыть заявку и заполнить обязательные поля карточки:

Причину открытия вакансии (вместо уволенного сотрудника или это новая единица штатного расписания)
Наименование должности
Указать есть ли должностные инструкции для этой вакансии
Нужны ли объявления в СМИ об открытии вакансии
Задание на период испытательного срока (если есть)
Перечислить требования к кандидату
Указать размер и структуры заработной платы
Описать условия и режим работы
Какие специальные требования или навыки должны быть у кандидата.

В зависимости от причин открытия вакансии будут задействованы разные сценарии бизнес-процессов, включаться или выключаться дополнительные процессы согласования, работа с объявлениями в СМИ, проверки отделом безопасности компании, назначение встреч, собеседования, действия, зависящие от промежуточных и конечного результатов работы с кандидатом.

В бизнес-процессе принимают сотрудники компании наделенными разными ролями и полномочиями. В нашем примере это инициатор руководитель отдела, открывшего вакансию, сотрудник отдела кадров, руководитель отдела кадров и сотрудник отдела безопасности.

Откроем ссылку и рассмотрим интерактивную схему бизнес-процесса подбора кандидата на замещение вакансии.

1. Горизонтальными линиями, которыми разделяются ресурсы, выделяют роли участников процесса. Это роботы, сотрудник отдел кадров (ОК), заказчик-инициатор, сотрудник службы безопасности и генеральный директор компании.

2. Вертикальными линиями, разграничивающими временные рамки и стадии процесса подбора кандидата

Роботы, например, на разных стадиях процесса выполняют фоновые процедуры, рассылаю уведомления о событиях, создают служебные папки на общем диске для сохранения материалов и документов по вакансии и ставят задачи и задания участникам процесса.

По ТЗ, открыть заявку может сотрудник ОК (самостоятельно или по поручению руководства) или непосредственно руководитель ОК.

РОК может самостоятельно начать работу по заполнению заявки или делегировать ее своему подчиненному.

Если РОК делегировал поручение Сотруднику ОК, то система запускает Робота, который автоматически создаст на общем корпоративном диске папки для хранения документов по вакансии. Название общей папки будет содержать информацию о вакансии, в основной папке будут созданы дочерние папки для хранения резюме всех и отобранных согласно требованиям заявки кандидатов. Таким образом в папках будет хранится вся история, все резюме по всем вакансиям компании.

После завершения создания папок, робот отправит информационное уведомление сотруднику ОК и проверит заявку на условие полей; «что послужило основанием создания новой заявки на вакансию» и «необходимо ли дать информацию о вакансии в СМИ».

Если причина открытия вакансии – замещение сотрудника вместо уволенного и необходимо разместить объявления в СМИ, то система направит процесс по ветке, работающей по этому алгоритму.

Если поиск сотрудника планируется завершить без привлечения СМИ, то система направит процесс по ветке минуя постановку задачи сотрудник ОК разместить объявление, дождаться результатов и обработать поступившие резюме.

Если причина открытия вакансии – новая должность, которая не была ранее включена в штат компании, то система поставит задачу РОК согласовать необходимость создания новой должности и материально техническое обеспечение с руководителями высшего звена компании (непосредственным начальником и генеральным директором). Ветка такого сценария предусматривает возможность в случае отказа руководства закрыть заявку о открытии вакансии, завершить ее принудительно или продолжить выполнения дальнейшего плана мероприятий, оговоренных сценариями.

В случае продолжения работы по ветке – разместить объявление размещать в СМИ не нужно, то сотруднику ОК ставится задача доступными способами коммуникации связаться с кандидатами и провести с ними дистанционное собеседование на тему трудоустройства.

По результатам дистанционного собеседования сотрудник ОК получает новую задачу организовать и провести встречу –собеседование в офисе компании.

Если продолжение работы идет по длинной цепочке с размещением объявлений в СМИ, то сотруднику ОК ставится задача подготовить и разместить объявление, собрать и обработать интересные резюме. В случае если откликов и предложений недостаточно, то ставится новая задача через 10 дней повторить размещение повторного объявления в СМИ.

Если откликов и запросов набирается достаточно, то сотрудник ОК, делает их первичную оценку, помещает копии на хранение в соответствующие папки на общем диске, отбирает несколько лучших кандидатур и направляет материалы руководителю отдела, который подал заявку об открытии вакансии.

Дальше система ставит задачу инициатору заявки ознакомится с резюме и принять решение о дальнейших действиях.

Если по мнению руководителя среди кандидатов нет достойного претендента, то система возвращает процесс на стадию нового объявления и дальнейшей процедуры поиска подходящего кандидата.

Если среди кандидатов есть достойные претенденты, то сотруднику ОК ставится задача пригласить и организовать встречу с победителями для собеседования с инициатором в офисе компании.

Если по результатам итогового собеседования выбран достойный кандидат, то сотруднику отдела безопасности ставится задача провести необходимую работу по проверке соответствия кандидата требованиям компании.

Если по результатам проверки кандидатура отклонена, то процедура подбора нового сотрудника возвращается на стадию уточнения требований к кандидатам и поиск других претендентов.

Если кандидат соответствует всем требованиям и готов стать сотрудником компании, то процесс дальше направляется на завершение процедуры оформления. Эта процедура происходит по собственному сценарию и в рамках нашего примера сейчас не рассматривается.

После завершения процедуры оформления нового сотрудника на работу заявка закрывается, процесс прекращается со статусом заявка закрыта.

Читайте также: