Ввод данных в таблицу excel с помощью windows form
Обновлено: 08.07.2024
Множество разнообразных компьютерных программ, включая «самую главную программу в мире» — MS Windows, ведут общение с пользователем при помощи выпадающих диалоговых окон. Эти окна представляют собой формы, состоящие из надписей, изображений, полей для.
. ввода данных, флажков, переключателей, списков, кнопок и прочих элементов управления.
Задача формы – выпадающего окна – предоставить пользователю простой, понятный и удобный интерфейс, который обеспечит в режиме диалога возможность эффективно осуществлять ввод данных пользователем в программу и вывод программой результатов для считывания пользователем.
Стандартно при работе со значительными объемами информации вне зависимости от того, какое программное обеспечение используется, поступают следующим образом:
1. Создают таблицы базы данных.
2. Создают формы для ввода данных в таблицы.
3. Создают необходимые запросы к таблицам базы данных.
4. Формируют отчеты на основании запросов для вывода на печать.
В предыдущих статьях этого цикла мы рассмотрели создание таблицы базы данных и познакомились с некоторыми механизмами создания запросов и отчетов: с сортировкой данных, с автофильтром и расширенным фильтром.
В этой (пятой в цикле) статье рассмотрим п.2 вышеизложенного алгоритма – вызов и использование формы для ввода данных.
Форма Excel. Вводим данные!
Для чего нужна какая-то форма?! Бери таблицу — и пиши прямо в нее очередную строку информации! Зачем еще что-то выдумывать?
Мы так и делали при создании нашего небольшого и простого примера базы данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2», с которым работаем во всех статьях этого цикла.
Таблица маленькая, все столбцы-поля, относящиеся к одной записи, помещаются на экран и доступны взгляду пользователя без использования полос прокрутки. Но так бывает редко! Реальные таблицы баз данных часто содержат не шесть, как в нашем примере, а десять, двадцать и более столбцов-полей!
При вводе данных в такие таблицы Excel «напрямую» при заполнении строк для перемещения по столбцам необходимо каждый раз нажимать клавишу «Tab», а для перехода к новой записи на новую строку пользоваться прокруткой и мышью или клавишами «Enter» и «<—» («стрелка влево») для возврата на первое поле очередной строки.
Справедливости ради следует уточнить, что переходы по таблице, являющейся именованным диапазоном и объявленной списком, как в нашем примере, осуществляются только при помощи клавиши «Tab». Дойдя до последнего столбца у правой границы списка и нажав в очередной раз клавишу «Tab», мы перейдем на следующую строку и первый столбец у левой границы списка.
Главным и почти единственным преимуществом использования формы при вводе данных, на мой взгляд, является возможность видеть одновременно все столбцы-поля одной записи на экране, расположенными построчно.
Еще одним небольшим, но несомненным плюсом ввода данных через форму является то, что такая работа развивает у начинающего пользователя интуитивное восприятие «оконного» интерфейса.
Задача №8:
Ввести очередную строку информации в базу данных через форму.
Рассмотрим ввод данных в Excel при помощи формы на примере добавления очередной записи в базу данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2».
1. Открываем в MS Excel файл database.xls.
2. Активируем («щелкаем мышкой») любую ячейку внутри таблицы базы.
3. Выполняем команду главного меню программы «Данные» — «Форма…».
4. В появившемся окне, представляющем собой форму с именем «БД2» (по имени листа книги Excel, на котором расположена таблица), нажимаем кнопку «Добавить».
5. Заполняем окна данными новой записи, например, так, как показано ниже на снимке экрана. Переходим от окна к окну при помощи клавиатуры, нажимая клавишу «Tab».
6. Нажимаем кнопку формы «Закрыть» или «Enter» на клавиатуре. Ввод данных в Excel успешно осуществлен — новая запись добавлена в базу!
На снимке экрана в таблице базы данных внизу расположилась строка «Итог», которую можно вызвать, выполнив команду главного меню «Данные» — «Список» — «Строка итогов». Пощелкайте мышкой по ячейкам этой строки! В появляющихся выпадающих списках можно настроить получение самых разнообразных итогов. Кроме банальной суммы можно получить для каждого столбца индивидуально: среднее, количество, количество чисел, максимум, минимум, смещенное отклонение, смещенную дисперсию! Очень полезная функция списка!
Итоги.
Ввод данных в Excel через форму, являющийся альтернативой прямой записи информации в таблицу, безусловно, находит своих приверженцев среди специалистов, привыкших работать с большими базами данных и среди операторов, вносящих ежедневно значительные объемы данных в различные базы.
Выбирайте удобный для себя способ ввода данных и знайте, что у вас всегда есть, как минимум, два варианта решения этой задачи. О некоторых преимуществах использования формы уже было сказано выше.
Следующая статья завершит укрупненный обзор темы хранения и управления большими объемами информации в Excel. Вы узнаете о самом важном – о том, ради чего и затевался весь этот цикл статей.
Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!
Форма данных Excel — это удобный способ ввода данных в базу данных Excel и просмотра ряда информации на рабочем листе без прокрутки листа. В формах данных перечисляются заголовки столбцов в электронной таблице, чтобы за один раз можно было просматривать всю строку данных. Формы данных также используются для поиска записей и редактирования существующих записей.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; и Excel для Office 365.
Добавьте значок формы ввода данных на панель быстрого доступа
Первый шаг к использованию формы ввода данных — добавить значок формы на панель быстрого доступа. Это разовая операция. После добавления значок формы остается доступным на панели быстрого доступа.
Панель быстрого доступа используется для хранения ярлыков часто используемых функций в Excel. Здесь также можно добавить ярлыки к функциям Excel, которые недоступны на ленте.
Чтобы добавить значок формы на панель быстрого доступа:
Выберите стрелку раскрывающегося списка « Настройка панели быстрого доступа» .
Выберите « Больше команд» .
В диалоговом окне « Параметры Excel » убедитесь, что выбрана вкладка « Панель быстрого доступа ».
Выберите команду « Выбрать» из выпадающей стрелки и выберите « Все команды» .
Прокрутите алфавитный список команд и выберите « Форма» .
Выберите Добавить .
Нажмите « ОК», чтобы добавить кнопку « Форма» на панель быстрого доступа .
Вы найдете кнопку « Форма» в правом конце панели быстрого доступа .
Добавьте имена полей базы данных
Форма ввода данных является одним из встроенных инструментов Excel . Для того, чтобы использовать форму, укажите столбец заголовки , которые будут использоваться в базе данных, нажмите на значок формы, и Excel делает все остальное.
Самый простой способ добавить имена полей в форму — это ввести их в ячейки таблицы . Форма может содержать до 32 заголовков столбцов.
Чтобы следовать этому руководству, откройте пустой лист Excel и введите данные заголовка столбца в ячейки с A1 по E1, как показано на рисунке ниже:
Откройте форму ввода данных
После того, как ваша рабочая таблица содержит заголовки столбцов, пришло время открыть форму ввода данных.
Выберите ячейку A2, чтобы сделать ее активной .
Перейдите на панель быстрого доступа и выберите « Форма» .
В диалоговом окне предупреждения выберите ОК .
На экране появится форма, содержащая все заголовки столбцов.
Теперь вы готовы использовать форму для ввода данных.
Добавить записи данных с формой
Добавление записей на лист — это просто ввод данных в правильных полях формы.
Добавьте первую запись на лист, введя данные в поля формы рядом с правильными заголовками:
Нажмите вкладку, чтобы перейти от поля к полю. Выберите Новый, чтобы добавить запись на лист и очистить поля для второй записи.
Добавьте вторую запись на лист:
Выберите Новый, когда вы закончите добавлять запись.
При вводе похожих данных, таких как идентификационные номера учащихся (отличаются только цифры после тире), используйте копирование и вставку, чтобы ускорить ввод данных.
Для того, чтобы добавить оставшиеся записи в обучающую базу данных, используйте форму для ввода данных , показанных на изображении ниже , в клетки А4 до E11 .
Используйте инструменты данных формы
По мере добавления большего количества записей на лист, важно поддерживать целостность данных. Поддерживайте актуальность и актуальность данных, исправляя ошибки данных, обновляя записи, удаляя устаревшие записи и удаляя дубликаты записей.
Форма ввода данных содержит несколько инструментов, которые облегчают поиск, исправление и удаление записей из базы данных. Эти инструменты находятся в правой части формы и включают в себя:
- Найти Пред. И Найти След . Прокрутите вперед и назад по листу одну запись за раз.
- Удалить : удалить записи с листа.
- Восстановление : отменить изменения в записи. Восстановление работает, когда запись отображается в форме. При обращении к другой записи или закрытии формы Восстановление становится неактивным.
- Критерии : Поиск в таблице для записей на основе определенных критериев, таких как имя, возраст или программа.
Поиск записей с использованием одного имени поля
Ниже описано, как использовать форму ввода данных для поиска в базе данных записей с использованием одного заголовка столбца, например «Фамилия», «Возраст» или «Программа».
В форме ввода данных выберите Критерии .
Когда вы выбираете Критерии , поля формы удаляются из формы; записи не удаляются с листа.
Поместите курсор в текстовое поле « Программа» и введите « Arts», чтобы найти всех учащихся, зачисленных в программу «Arts».
Выберите Найти следующий
Данные для первой записи, соответствующей критериям поиска, появятся в форме.
Чтобы внести изменения в запись, удалите существующий текст и введите правильные данные.
Выберите « Найти далее», чтобы отобразить дополнительные записи, соответствующие критериям поиска.
Поиск записей с использованием нескольких имен полей
Форма также может быть использована для поиска записей по нескольким критериям. Например, для поиска студентов, которым исполнилось 18 лет и которые зачислены в программу искусств. В форме отображаются только записи, соответствующие обоим критериям.
Выберите Критерии .
Поместите курсор в текстовое поле Возраст и введите 18 .
Поместите курсор в текстовое поле Program и введите Arts .
Выберите Find Next .
Данные для первой записи, соответствующей критериям поиска, появятся в форме.
Выберите « Найти далее», чтобы отобразить дополнительные записи, соответствующие критериям поиска.
Ручной ввод данных может занять много времени и привести к ошибкам. Но если вы потратите несколько минут на создание формы ввода данных в Microsoft Excel, вы сможете улучшить процесс и снизить риск ошибок, таких как отсутствие данных.
Добавить опцию формы
Чтобы использовать опцию формы в Excel, вам нужно добавить ее либо на панель быстрого доступа, либо на ленту. Самым простым из них является панель быстрого доступа. Если вы решите добавить его на свою ленту, вам нужно будет создать для него специальную вкладку, что может быть не идеально.
Чтобы добавить кнопку «Форма» на панель инструментов быстрого доступа, щелкните стрелку на панели инструментов, чтобы открыть меню «Настройка панели инструментов быстрого доступа». Выберите «Дополнительные команды».
Убедитесь, что слева выбрана панель быстрого доступа. В раскрывающемся списке «Выбрать команды из» слева выберите «Все команды».
В раскрывающемся списке «Настроить панель быстрого доступа» справа выберите, хотите ли вы добавить кнопку «Форма» ко всем документам или к текущему.
Нажмите «ОК», чтобы закрыть настройки и вернуться в электронную таблицу. Вы должны увидеть кнопку «Форма» на панели быстрого доступа.
Преобразуйте ваши данные в таблицу
Чтобы использовать форму, вам понадобятся метки для каждого поля. Они представлены в виде заголовков таблиц. Если данные уже отформатированы в виде таблицы, вы на шаг впереди и можете перейти к использованию формы. Если нет, вы можете легко преобразовать его.
Выделите ячейки, содержащие данные. Перейдите на вкладку «Главная» и раздел «Стили» на ленте. Нажмите «Форматировать как таблицу» и выберите стиль таблицы.
Во всплывающем окне «Создать таблицу» подтвердите диапазон ячеек и установите флажок «Моя таблица имеет заголовки». Нажмите «ОК».
После этого вы увидите свои данные, отформатированные в виде красивой и аккуратной таблицы.
Используйте форму ввода данных
Теперь все, что вам нужно сделать, это начать вводить данные в форму! Выберите любую ячейку в таблице и нажмите кнопку формы, которую вы добавили на панель быстрого доступа.
Вы увидите всплывающее окно с заголовками ваших таблиц в качестве меток полей. Заполните каждое поле.
Вы можете быстро перемещаться между полями и переходить к следующей записи. После заполнения поля нажмите клавишу TAB, чтобы перейти к следующему. Когда вы закончите заполнение всех полей для записи, нажмите Enter. Затем заполните следующую запись. По мере ввода данных вы увидите, что ваша таблица заполняется.
Также можно использовать кнопки в форме ввода данных для добавления, просмотра или удаления записей.
- Чтобы создать еще одну запись, нажмите «Создать».
- Чтобы перемещаться по записям, нажмите «Найти предыдущий» или «Найти следующий». Вы также можете использовать полосу прокрутки в области поля данных.
- Чтобы увидеть количество записей, посмотрите над кнопкой «Создать».
- Чтобы удалить запись, убедитесь, что она отображается в форме, и нажмите «Удалить». Затем подтвердите, нажав «ОК».
Когда вы закончите с формой для ввода данных, нажмите «Закрыть». Вы можете снова открыть его в любое время, выбрав ячейку таблицы и нажав кнопку «Форма» на панели быстрого доступа.
Редактировать вашу форму
Если вы хотите отредактировать метки или изменить порядок полей в форме, вы сделаете это в своем листе Excel. Закройте форму, внесите изменения в свою таблицу, затем снова откройте форму. Вы увидите, что ваши изменения были применены к форме.
Чтобы быстро ввести большой объем данных в электронную таблицу, особенно если они поступают из внешнего источника, попробуйте создать собственную форму ввода данных в Excel.
Если вы используете Excel на Mac, вас также может заинтересовать быстрое добавление данных путем сканирования распечатанного документа.
В этом руководстве рассказывается о создании ввода данных в Excel. Если вас интересует форма для ввода данных, пожалуйста, ознакомьтесь с приведенными ниже подробными инструкциями.
Создать форму ввода данных
Чтобы создать форму ввода, вам необходимо сначала создать заголовки формы.
1. Включите рабочий лист и введите заголовки формы в ячейки по мере необходимости. Смотрите скриншот:
2. Затем выберите эти заголовки и нажмите Вставить > Настольные, то в Создать таблицу диалог, проверьте В моей таблице есть заголовки, и нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:
3. Затем нажмите Файл > Параметры (или Кнопка управления > Параметры Excel), чтобы открыть Параметры Excel диалоговое окно и щелкните Настроить ленту вкладку (или Настройки tab), затем выберите Все команды от Выберите команды из список, затем выберите Форма в длинном списке. Смотрите скриншот:
Внимание: Excel 2007 не поддерживает настройку ленты, но вы можете добавить Форма команду в Панель быстрого доступа нажав на Добавить кнопку, а затем перейдите к шагу 7.
4. Затем нажмите Новая вкладка добавить новую вкладку в Основные вкладки список. Смотрите скриншот:
5. Нажмите Новая группа (пользовательская)и нажмите Переименовывать чтобы переименовать его во всплывающем диалоговом окне. Смотрите скриншот:
6. Нажмите OK закрыть Переименовывать диалога, а затем нажмите Добавить добавить Форма команду Форма заявки группа. Смотрите скриншот:
7. Нажмите OK закрывать Параметры Excel диалог. Затем перейдите в Новая вкладкаи нажмите Форма. Смотрите скриншот:
Внимание: Если Форма команда добавлена в Панель быстрого доступа, вы можете найти его над лентой. См. Снимок экрана ниже:
8. Затем появится диалоговое окно и введите информацию в текстовые поля. Смотрите скриншот:
Наконечник:
Если вы хотите добавить новые данные, нажмите НОВИНКИ, и если вы хотите переписать информацию, нажмите Восстановить, если вы хотите завершить ввод данных, нажмите Закрыть.
И вы можете видеть, что информация, которую вы вводите в диалоговом окне, будет добавлена в таблицу.
Читайте также: