1 по каким гостам составляется техническая документация компьютерной сети

Обновлено: 03.07.2024

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2017, № 25, ст. 3596) (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034) (далее – Положение о Федеральном архивном агентстве).

2. Правила разработаны с учетом положений национальных, международных стандартов, определяющих состав, порядок создания, обращения и хранения научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической и программной документации (научно-технической документации) (далее – НТД) на бумажных и электронных носителях.

3. Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.

4. По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правилам могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД.

5. Правила устанавливают единый порядок организации комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД, а также отнесения ее к составу Архивного фонда Российской Федерации по результатам проведения экспертизы ценности [1] для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций.

6. Организация хранения, комплектования, учета и использования НТД, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, другие виды тайн, персональные данные или иные сведения конфиденциального характера, осуществляется с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.

7. Государственные органы, органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов и внутригородских районов, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы [2] , в том числе специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы) и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения.

(в редакции приказа Росархива от 12.08.2021 № 72)

8. Государственные организации, государственные корпорации и муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность НТД в течение установленных сроков хранения [3] . В этих целях указанные организации вправе создавать архивы [4] , технические архивы.

9. Организации вправе осуществлять комплектование, учет, хранение, обращение и использование НТД с использованием информационной системы [5] , предназначенной для хранения электронных архивных документов, соответствующей техническим требованиям к информационным системам электронного документооборота [6] , к информационной безопасности [7] и функциональным требованиям к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов [8] .

10. Задачи и функции архива, технического архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации [9] .

II. Организации комплектования, учета, хранения, и использования
научно-технической документации в органах государственной власти,
органах местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД

11. Подлинники НТД хранятся в организациях, выступающих государственными или муниципальными заказчиками в соответствии с условиями договоров (соглашений) между организациями.

12. НТД включается в состав архивного фонда [10] органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее – орган), подлежит хранению в архиве (техническом архиве) органа в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями с указанием сроков хранения [11] .

13. НТД поступает в архив органа на основании и в соответствии с договором (государственным, муниципальным контрактом), заключенным между государственным (муниципальным) заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление после подписания акта приема-сдачи выполненных работ.

14. Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного, муниципального контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ.

15. В процессе приема документов на хранение архив проверяет полноту комплекта передаваемых на хранение документов в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостями, спецификациями изделий, ведомостями электронных документов, или с описями, актами, в которых перечислены сдаваемые на хранение документы, проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, инвентарных номеров, а также пригодность НТД для дальнейшего хранения.

При приеме электронных документов дополнительно проверяется наличие аналогов собственноручных подписей, в том числе информационно-удостоверяющих листов электронных документов, электронных подписей.

16. Поступившая на хранение в архив НТД подлежит учету. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов.

17. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы, установленные Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [12] , а также пунктом 49 Правил.

18. Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов):

Документирование — неотъемлемая часть обеспечения функционирования ЛВС. Документация должна быть актуальной, отражать текущее состояние сети в непротиворечивом виде. Различные аспекты функционирования ЛВС регламентируются следующими документами:

Политика информационной безопасности ЛВС — документ, определяющий основные положения по обеспечению информационной безопасности в ЛВС, включая цели организации, категории информации, циркулирующей в сети, анализ потенциальных угроз, структуру системы защиты, обязанности и взаимоотношения должностных лиц, методы и средства защиты информации в сети.

Техническая документация ЛВС — документы, отражающие основные технические требования, проектные решения, характеристики, устройство и принципы действия, комплектность ЛВС и её компонентов.

Перечень сетевых информационных ресурсов и ответственных за их ведение — документ, содержащий полный перечень информационных ресурсов, доступных в ЛВС, их краткую характеристику, а также владельцев и ответственных за ведение ресурса лиц.

Договор о предоставлении информационного ресурса для использования в ЛВС — документ, на основании которого информационный ресурс включается в состав сетевых ресурсов.

Положение о порядке предоставления информационного ресурса пользователям ЛВС — документ, регламентирующий работу пользователя с конкретным ресурсом.

Заявка на подключение пользователя к ресурсам ЛВС — документ, инициирующий процедуру подключения пользователя.

Договор по взаимодействию с внешними информационными сетями — документ, определяющий правила и порядок взаимодействия ЛВС организации с другими информационными сетями иных структур.

Должностные регламенты и руководства персонала ЛВС — документы, определяющие задачи, функции, правила работы, основные технологические операции и взаимодействие персонала ЛВС с другими службами и должностными лицами.

Руководство пользователя — типовой документ, определяющий правила работы, основные технологические операции и взаимодействие пользователя с другими службами и должностными лицами, поддерживающими ЛВС.

Порядок проведения регламентных работ — документ, содержащий перечень основных регламентных работ в ЛВС, периодичность и последовательность их проведения, распределение между исполнителями.

План восстановительных работ — документ, содержащий анализ основных угроз функционированию ЛВС, возможного характера и масштабов разрушений, порядок действий персонала ЛВС по эффективной ликвидации их последствий.

Журнал пользователей ЛВС — электронный документ, содержащий регистрационные параметры пользователей сети. Ведётся системным администратором ЛВС.

Журнал ресурсов и прав доступа — электронный документ, содержащий параметры сетевых ресурсов. Ведётся системным администратором ЛВС.

Журнал СКС — документ, отражающий регламентные и текущие работы на структурированной кабельной системе (далее – СКС) ЛВС организации.

Технические предложения и проектная документация

Подготовка технического предложения обычно осуществляется менеджером отдела (сектора) кабельных систем или локальных вычислительных сетей. В крупных компаниях эта функция часто исполняется техническим специалистом, работающим в конструкторском бюро по заданию менеджера или продавца в соответствии с полученными от этих сотрудников исходными данными.

Процесс подготовки технического предложения имеет следующие основные особенности:

• техническое предложение должно давать заказчику исчерпывающее представление как о технических решениях и параметрах создаваемой кабельной системы, так и о стоимости СКС, порядке финансирования проекта и сроках реализации;

• от технического предложения в большинстве случаев не требуется высокой точности проведения расчетов; опыт показывает, что вполне допустима ошибка в 20%, поскольку оно достаточно часто рассматривается заказчиком как предварительная оценка и используется главным образом для уточнения требований к СКС и как основание для включения расходов на создание и модернизацию кабельной системы в финансовый план своего предприятия;

• составление технического предложения не должно отнимать у проектировщика и менеджера много времени.

Достичь достаточно хорошо сбалансированного сочетания полноты представления материала, точности расчетов и времени подготовки технического предложения можно, в частности, при выполнении следующих условий:

• наличие стандартного вопросника, ответы на основные пункты которого позволяют определить структуру кабельной системы и выполнить с приемлемой точностью прикидочный расчет и обоснование как спецификации используемого оборудования, так и перечня работ, выполняемых в процессе реализации СКС без выезда на объект;

• применение специалистом, разрабатывающим техническое предложение, заготовок или шаблонов основных видов документов, передаваемых заказчику в процессе выполнения процедуры формирования технического предложения;

• привлечение для обработки запросов статистических закономерностей, в обязательном порядке проявляющихся в любом проекте по реализации кабельной проводки. В данной ситуации выполнение основной массы рутинных операций может быть переложено на средства вычислительной техники, расчеты ведутся в автоматическом режиме. Это существенно ускоряет работу, минимизирует количество ошибок, вызываемых человеческим фактором, и позволяет провести быстрый первичный анализ нескольких возможных вариантов построения кабельной системы непосредственно в присутствии представителя заказчика.

Точность расчета на этапе формирования технических предложений (эскизного проектирования) существенно зависит от точности задания исходных данных и глубины их детализации. Сбор исходной информации об объекте в полном объеме является достаточно трудоемкой процедурой. На этапе эскизного проектирования и формирования коммерческого предложения столь высокая степень детализации исходных данных в подавляющем большинстве случаев является излишней, поэтому пользуются краткой формой опросника, приведенного ниже:

• общее количество рабочих мест, их распределение по кабинетам, залам и прочим рабочим помещениям;

Комплект документов в минимальной форме должен включать в себя общее описание структуры кабельной системы и ее функциональных возможностей, информацию о сроках и этапах процесса монтажа, а также спецификацию поставляемого оборудования и перечень выполняемых работ.

Техническое предложение в общем случае включает в себя текстовую и табличную части, а также приложения.

В тестовую часть технического предложения (пояснительную записку) включаются:

• описание структуры СКС и технические характеристики кабельной системы с глубиной проработки этих вопросов на уровне эскизного проекта;

• сведения об уровне гарантий и сервисной поддержки кабельной системы;

• различные дополнительные сведения, которые могут оказаться полезными заказчику в процессе принятия решения о выборе исполнителя (например, условия и варианты финансирования проекта, план-график поставки оборудования и выполнения работ и т.д.).

Табличная часть технического предложения обычно представляет со-бой предварительную спецификацию оборудования и материалов вместе с перечнем выполняемых работ.

В приложения иногда включаются подборки копий документов, показывающих уровень профессиональной квалификации компании-разработчика и наличие у нее опыта, достаточного для реализации предлагаемого технического решения.

Примерный перечень этих документов включает в себя:

• общие сведения о компании, разработавшей технические предложения (так называемый профайл);

• копии фирменных сертификатов сотрудников компании и лицензии на различные виды деятельности, которыми обладает исполнитель как юридическое лицо.

автоматизации процесса подготовки технических предложений

Несмотря на индивидуальный характер процесса построения структурированной кабельной проводки, практически в любом проекте можно выделить ряд общих этапов, работа в расчетной и оформительской части которых выполняется по практически одинаковым правилам и принципам.

С учетом данного обстоятельства на практике находят широкое применение средства ускорения формирования типовых документов, основанных на частичной или полной автоматизации расчетных процедур и прочих рутинных операций. Основной целью таких программных продуктов или даже их комплексов является подготовка предварительной (эскизной) спецификации поставляемого оборудования и выполняемых работ. Наличие этого документа позволяет конкретизировать как состав поставляемого оборудования и объем необходимого финансирования, так и время выполнения проекта.

4. Принципы и правила оформления проектной документации

В соответствии с положениями ГОСТ 21.101-97 проектную документацию комплектуют в тома с разбивкой, как правило, по отдельным разделам. Каждый том получает свой уникальный идентификационный номер, который выполняется арабскими цифрами, например том 1, том 2 и т.д. При большом объеме предоставляемого материала или по иным соображениям тома делят на части. В этом случае тома нумеруют по типу: том 1.1, том 1.2 и т.д. Текстовые и графические материалы, включаемые в том, комплектуют в следующем порядке:

2. Особенности оформления текстовой части проектной документации

Под текстовой проектной документацией понимаются документы, содержащие в основном только текст. В качестве примера таких документов можно указать ТУ, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.д. Их оформление ведется в соответствии с ГОСТ 2.105-95. Согласно этому межгосударственному стандарту стран СНГ текстовые документы выполняются на формах, установленных соответствующими стандартами ЕСКД и СПДС.

Текстовая часть проектной документации может выпускаться в виде подлинников и копий. Подлинники текстовых документов выполняются одним из следующих способов:

• с применением печатающих и графических устройств вывода ПК;

Для изготовления копий текстовых документов может быть использована одна из следующих технологий:

Документация, предназначенная для микрофильмирования, должна соответствовать требованиям системы стандартов «Репрография».

В качестве основного нормативного документа, регламентирующего правила оформления спецификации, могут быть использованы как упомянутый в предыдущем разделе ГОСТ 2.105-95, так и ГОСТ 21.110-95. Последний стандарт входит в систему проектной документации для строительства. Согласно этому межгосударственному стандарту стран СНГ под спецификацией применительно к рассматриваемой области понимается текстовый проектный документ, определяющий состав оборудования, изделий и материалов, необходимых для реализации СКС.

В спецификацию в обязательном порядке включаются все оборудование, изделия и материалы, предусмотренные рабочей документацией. В спецификацию не включаются отдельные виды изделий и материалы, номенклатуру и количество которых определяет строительно-монтажная организация на основе действующих технологических и производственных норм. Данный документ рекомендуется составлять по разделам, наименование каждого раздела выносится в отдельную строку в виде заголовка и подчеркивается.

Рабочие чертежи, предназначенные для производства строительных и монтажных работ, согласно ГОСТ 21.101-97, пункт 4.21 объединяются в так называемые основные комплекты по маркам. Любой основной комплект рабочих чертежей из соображений удобства использования может быть разделен на несколько основных комплектов той же марки с добавлением к ней порядкового номера. Схема разбиения на комплекты обычно осуществляется в соответствии с процессом организации строительных и монтажных работ.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Перечень технической и технологической документации, национальных стандартов и методических документов, необходимых для выполнения работ и (или) оказания услуг, установленных Положением о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 февраля 2012 г. N 79 (утв. директором ФСТЭК России 12 августа 2020 г.)

Обзор документа

Перечень технической и технологической документации, национальных стандартов и методических документов, необходимых для выполнения работ и (или) оказания услуг, установленных Положением о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 февраля 2012 г. N 79 (утв. директором ФСТЭК России 12 августа 2020 г.)

* - виды работ и (или) услуг установлены Положением о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 февраля 2012 г. N 79:

а) услуги по контролю защищенности конфиденциальной информации от утечки по техническим каналам:

в средствах и системах информатизации;

в технических средствах (системах), не обрабатывающих конфиденциальную информацию, но размещенных в помещениях, где она обрабатывается;

в помещениях со средствами (системами), подлежащими защите;

в помещениях, предназначенных для ведения конфиденциальных переговоров (далее - защищаемые помещения);

б) услуги по контролю защищенности конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и ее модификации в средствах и системах информатизации;

в) услуги по мониторингу информационной безопасности средств и систем информатизации;

г) работы и услуги по аттестационным испытаниям и аттестации на соответствие требованиям

по защите информации:

средств и систем информатизации;

помещений со средствами (системами), подлежащими защите;

д) работы и услуги по проектированию в защищенном исполнении:

средств и систем информатизации;

помещений со средствами (системами), подлежащими защите;

е) услуги по установке, монтажу, наладке, испытаниям, ремонту средств защиты информации

технических средств защиты информации;

защищенных технических средств обработки информации;

технических средств контроля эффективности мер защиты информации;

программных (программно-технических) средств защиты информации;

защищенных программных (программно-технических) средств обработки информации;

программных (программно-технических) средств контроля защищенности информации;

+ - документ должен быть в наличии

** - Пометка ДСП (для служебного пользования) проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности (с изменениями и дополнениями), утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

Обзор документа

ФСТЭК составила перечень технической и технологической документации, нацстандартов и методических документов, необходимых для выполнения работ и (или) оказания услуг в рамках лицензирования деятельности по технической защите конфиденциальной информации.

У многих управляющих организаций возникает вопрос: что входит в состав технической документации МКД, обязательной для хранения? Некоторые УО жалуются, что в этом вопросе нет полной ясности, потому что в законодательстве представлен размытый перечень. В действительности же это не так. В законе вполне ясно говорится о составе, порядке хранения и обновлении ТД.

Перечень документов

технический паспорт дома;
документы на приборы учёта;
документы о приёмке результатов работ, сметы, описи работ;
акты осмотра, проверки состояния;
акты проверок и выданные паспорта готовности к отопительному периоду;
инструкция по эксплуатации МКД;
кадастровый план земельного участка;
выписка из Росреестра;
градостроительный план земельного участка;
документы о действии сервитута или иного обременения;
проектная документация;
списки собственников, нанимателей и арендаторов;
договоры об использовании общего имущества МКД;
решения и протоколы общих собраний собственников;
иные документы.

Перечисленные документы передаются от застройщика, предыдущей УО или собственников (в том случае, если дом находился в непосредственном управлении). Таких документов, как инструкции по эксплуатации МКД и проектная документация, у УО может и не быть, если они были по каким-то причинам утрачены. В первую очередь это относится к старым домам, построенным в прошлом веке или раньше.

Другие документы, которые есть далеко не всегда, – договоры об использовании общего имущества МКД и документы о действии сервитута или иного обременения. Очевидно, что они есть только в тех МКД, собственники которых сдают в аренду ОИ или согласились на установление сервитута.

Поясним, что сервитут – это право ограниченного пользования чужим объектом недвижимого имущества. Он может устанавливаться, к примеру, для прокладки коммуникаций, или это может быть разрешение провести через свой участок какие-то инженерные сети или дорогу, которыми будут пользоваться собственники других домов.

Напротив, градостроительный план земельного участка – документ, который нужен для новых домов. С того момента, как в вашем городе был принят градостроительный план, его наличие в техдокументации для МКД, построенного после его принятия, становится обязательным.

Часть названных документов хранится в неизменном виде, а часть обновляется: это информация о собственниках и нанимателях помещений в МКД, а также о лицах, использующих ОИ в МКД на основании договоров, в том числе и ведение списков. Это устанавливается Стандартами управления МКД, которые введены постановлением Правительства РФ N 416. Соответственно, регулярно должны актуализироваться списки собственников, нанимателей и арендаторов, потому что меняется их состав.

Обновлению подлежит технический паспорт многоквартирного дома, это делается раз в 5 лет после инвентаризации. Если, например, изменилась площадь квартиры после перепланировки, то изменения вносятся сначала в техпаспорт квартиры, а потом и в техпаспорт всего дома.

Также обновляется выписка из Росреестра, в которой содержатся сведения о том, кому принадлежат жилые и нежилые помещения.

Иные документы

Самый загадочный пункт в перечне технической документации – «иные документы». Дело в том, что перечень благодаря этому пункту становится по сути открытым, в него могут входить любые документы, которые имеют какое-то отношение к управлению МКД. Достаточно того, чтобы решение о вхождении какого-то из документов в состав техдокументации было принято на ОСС простым большинством голосов.

Таким «дополнительным» документом может быть, например, договор с подрядчиком и даже какой-то внутренний документ УО – табеля зарплат или штатное расписание. Отметим, что если такое решение на ОСС будет принято и согласовано с УО, то документ войдёт в состав технической документации. А это значит, что тогда у собственников появится право знакомиться с ним.

У УО есть возможность предвосхитить такое развитие событий ещё на этапе заключения договора управления: достаточно просто внести в него закрытый перечень документов, согласовав его с собственниками. Тогда у собственников не будет возможности расширять этот список.

Приём-передача техдокументации

Обратим ваше внимание на то, что нужно крайне ответственно подходить к вопросу о полноте технической документации и её своевременном обновлении. Потому что в случае передачи МКД другой УО, ТСЖ или собственникам в управление, вся техдокументация должна быть передана в полном объёме в 30-дневный срок. Если же какие-то документы отсутствуют либо утрачены, они должны быть восстановлены. (Порядок приёма-передачи технической документации установлен в постановлении Правительства РФ N 416.)

При приёме-передаче ТД новая УО проверяет не только наличие всех документов, но и их актуальность на момент передачи. Если здесь возникают какие-то проблемы, то новая УО указывает в протоколе приёма-передачи, что требует восстановления или обновления. После этого прежняя УО обязана в течение 3 месяцев восстановить или обновить документы, а затем передать их по отдельному акту приёма-передачи вновь выбранной УО.

И на какие бы причины отсутствия техдокументации старая УО ни ссылалась, она обязана её передать, что явно следует из постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ. Согласно ему, отсутствие или утрата ТД не прекращает обязанность по её передаче.

Если и после 3 месяцев документы не переданы новой УО, можно смело обращаться в суд, в ГЖИ, в прокуратуру. И это вполне адекватная мера, поскольку иначе невозможно будет осуществлять полноценное управление домом. Это также позволит подстраховаться на случай передачи МКД другой УО – избежать затрат на восстановление технической документации (ведь затраты при этом ложатся именно на УО) и возможных штрафов.

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться к нам за консультацией. Также мы помогаем управляющим компаниям соответствовать 731 ПП РФ о Стандарте раскрытия информации (заполнение портала Реформа ЖКХ, сайта УК, информационных стендов) и ФЗ № 209 (заполнение ГИС ЖКХ). Мы всегда рады вам помочь!

Читайте также: