3 как указать в качестве источника данных существующий файл
Обновлено: 07.07.2024
Перед тем, как выполнить слияние документов, нужно указать на существующий источник данных или создать новый. Источник данных состоит из матрицы строк и столбцов, в которой каждая строка содержит одну запись, например, полное имя и адрес клиента, а каждый столбец содержит определенный тип информации, называемый полем, например, имя клиента. Каждое поле определяется в источнике данных заголовком столбца, называемым именем поля, который располагается в первой строке источника данных (см. рис.1.1.).
Так как имена полей также используются как поля слияния в основном документе, они не могут содержать пробелов. Чтобы имена полей были читабельны и при этом не содержали пробелы, следует начать каждое слово с большой буквы или заменить пробелы подчеркиваниями.
Если источник данных содержит много записей, которые часто меняются, можно создать их в программе, предназначенной для работы с большими объемами данных, например, в Excel или в Access. Также можно использовать список контактов из Outlook, Microsoft Windows Mail или Microsoft Express.
Если источник данных содержит лишь несколько записей, которые не будут часто обновляться, можно создать их в Word в виде таблицы или в виде списка, в котором поля разделены табуляцией. Или можно создать их в процессе слияния писем.
Может понадобиться осуществить слияние документов только части данных из источника данных. Например, если необходимо оповестить о распродаже в магазинах клиентов из определенной области. После того, как указан источник данных и создан основной документ, можно сделать следующее:
- фильтровать источник данных, чтобы создать документы только части данных;
- создать запрос (набор критериев выбора), чтобы выделить только нужную информацию, например, все почтовые коды нужной области;
- сортировать источник данных, например, по почтовому коду.
Рис.1.1. Пример источника данных
При использовании фильтра или запроса все данные, отвечающие заданным требованиям, используются при слиянии писем.
Технология создания письма при помощи инструмента слияния:
Начальными этапами будут создание двух документов: источника данных и основного документа.
Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.
Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки необходимо выбрать пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния [12] (см. рис.1.2.).
По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.
После выбора Пошагового мастера слияния, откроется область задач Слияние, в которой представлен Этап 1 из шести этапов мастера.
Дальше, необходимо щелкнуть по типу документа, который нужно создать.
Рис.1.2. Выполнение слияния при помощи Пошагового мастера слияния
Можно, например, создать следующие типы документов:
1. Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным;
2. Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными;
4. Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны [8].
В области задач Слияние, когда выбрана опция, необходимо щелкнуть внизу области на Далее. Открытие документа.
В области задачи Слияние отобразится Этап 2.
На этом этапе предстоит выбрать основной документ, который и будет основой для слияния.
Мастер слияния на выбор предлагает три варианта:
1. Текущий документ. Активный документ, который используется в момент выполнения слияния. Подразумевается, что нужно начать с указанного документа и использовать мастер слияния для добавления сведений о получателях;
2. Шаблон. Предлагает начать с готового шаблона слияния, который может быть настроен для определенных целей.
Далее нужно нажать на Выбор шаблона и выбрать необходимый для дальнейшей работы шаблон;
3. Существующий документ. Предлагает начать с имеющегося слияния и выполнить изменения в его содержании или в списке получателей.
Нужно выбрать из списка ранее использованных для слияния документ или щелкнуть на Обзор и указать путь к месту расположения нужного документа.
После выбора, нужно щелкнуть на Далее. Выбор получателей.
Этап 3, необходимо выбрать получателей.
Также это можно сделать на вкладке Рассылки в группе Слияние, щелкнув по команде Выбрать получателей.
Предлагается выполнить одно из следующих действий:
1. Если нужно использовать список «Контакты» приложения Outlook, необходимо выбрать пункт Контакты Outlook.
2. При работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных нужно щелкнуть по параметру Использовать существующий список и найти этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных (см. рис.1.3.).
3. Если файла данных еще не существует, предстоит выбрать команду Создание списка и использовать открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных, который можно использовать многократно.
Нужно щелкнуть на Создать запись, а затем ниже записи ввести необходимые данные, нажимая на клавишу Tab, чтобы перемещаться от поля к полю [12].
Рис.1.3. Получатели слияния
При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.
Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, нужно выполнить следующие действия:
На вкладке Рассылки в группе Слияние нужно выбрать команду Изменить список.
В диалоговом окне Адресаты слияния необходимо выполнить одно из следующих действий:
1. Выделение отдельных записей. Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Устанавливаем флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимаем флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.
Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично, если нужно включить в документ большую часть списка, устанавливаем флажок в строке заголовка, а затем снимаем флажки с тех записей, которые не нужно включать.
2. Сортировка записей. Щелкаем заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Снова щелкните заголовок столбца, чтобы отсортировать список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я).
Если необходима более сложная сортировка, стоит выбрать команду Сортировка в группе. Уточнив список получателей, предстоит перейти на вкладку Сортировка записей диалогового окна Фильтр и сортировка и выбрать свои критерии сортировки.
3. Фильтрация записей. Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.
В группе Уточнить список получателей нужно выбрать пункт Фильтр. На вкладке Отбор записей диалогового окна Фильтр и сортировка необходимо выбрать условия, которые нужно использовать для фильтрации. Для дальнейшего уточнения действия фильтра нужно щелкнуть на оператор И или Или и указать дополнительные условия [12].
Чтобы закрыть диалоговое окно Получатели слияния, предстоит щелкнуть на ОК.
В этой теме объясняется, как запустить мастер слияния из Access и создать прямую связь между таблицей или запросом и документом Microsoft Word. В этой теме описывается процесс написания писем. Пошаговая информация о том, как настроить процесс слияния, см. в справке Microsoft Word.
Использование таблицы или запроса в качестве источника данных
Откройте базу данных и в области навигации выберите таблицу или запрос, которые вы хотите использовать в качестве источника данных слияния.
На вкладке "Внешние данные" в группе "Экспорт" нажмите кнопку "Слияние Word".
Запускается мастер слияния Microsoft Word.
Укажете, хотите ли вы создать ссылку в существующем или новом документе, а затем нажмите кнопку "ОК".
Если вы решили связать с существующим документом, в диалоговом окне "Выбор документа Microsoft Word" найдите и выберите файл, а затем нажмите кнопку "Открыть".
Word запускается. В зависимости от вашего выбора Word откроет указанный документ или новый.
В области "Слияние" в списке "Выберите тип документа" щелкните "Письма" и нажмите кнопку "Далее: начало документа", чтобы продолжить шаг 2.
На шаге 2 нажмите кнопку "Далее" и выберите получателей.
На шаге 3 создается связь между источником данных в Access и документом Word. Так как вы запустили мастер в Access, эта ссылка создается автоматически. В списке "Выбратьполучателей" обратите внимание, что выбрано "Использовать существующий список", а в списке "Использовать существующий список" отображается имя источника данных.
Щелкните "Изменить список получателей", если вы хотите настроить содержимое таблицы или запроса.
Другие способы использования таблицы или запроса в качестве источника данных
Таблицу или запрос можно указать в качестве источника данных дополнительными способами. Например, можно экспортировать таблицу или запрос из Access в базу данных ODBC, файл Microsoft Excel, текстовый файл или любой другой файл, совместимый с Word, а затем связать его с итогом с помощью мастера слияния Word.
Если вы еще не экспортировали таблицу или запрос, сделайте это. В области навигации Access выберите таблицу или запрос, а затем на вкладке "Внешние данные" в группе "Экспорт" выберите формат, в который нужно экспортировать данные, и следуйте инструкциям.
Если в Word не отображается области слияния, на вкладке "Рассылки" в группе "Начало слияния" щелкните стрелку под кнопкой "Начать слияние" и выберите пошаговую кнопку мастера слияния. Появится области слияния.
На шаге 3 в области "Слияние" в списке "Использовать существующийсписок" нажмите кнопку "Обзор" или "Изменить список получателей".
В диалоговом окне "Выбор источника данных" укажите файл данных, созданный в Access, и нажмите кнопку "Открыть".
Следуйте инструкциям в последующих диалогах. В диалоговом окне "Получатели слияния" просмотрите и настройте содержимое файла. Перед продолжением можно отфильтровать, отсортировать и проверить содержимое.
Как обновить диаграмму, чтобы в ней появились данные добавленного столбца?
Выделите всю таблицу и нажмите клавиши CTRL + C. Двойным щелчком на диаграмме откройте Microsoft Graph. Щелкните в первой ячейке таблицы данных Graph и нажмите клавиши CTRL + V.
Контрольный вопрос 7.2
Как автоматически рассортировать табличные данные?
Поместите курсор в таблицу и выполните команду Таблица › Сортировка (Table › Sort). В открывшемся окне диалога выберите столбец, по которому нужно сортировать таблицу, и укажите режим сортировки (по убыванию или по возрастанию).
Контрольный вопрос 7.3
Где назначаются заголовки элементов диаграммы?
Выберите команду Диаграмма › Параметры диаграммы (Chart › Chart Options). Раскройте вкладку Заголовки (Titles) и введите заголовки в соответствующие поля окна.диалога.
Контрольный вопрос 8.1
Как указать в качестве источника данных существующий файл?
Выберите в разделе Существующий список области задач команду Обзор и выберите в окне диалога Выбор источника данных файл Гостиное.
Контрольный вопрос 8.2
Как перейти к нужной записи?
Введите номер записи в поле Перейти к записи панели инструментов Слияние и нажмите клавишу Enter.
Контрольный вопрос 8.3
Как быстро выполнить слияние в новый документ? Щелкните на кнопке Слияние в новый документ панели инструментов Слияние.
Контрольный вопрос 9.1
Как быстро добавить вертикальную линию?
Выделите ячейки А3-А9. Щелкните в панели инструментов Форматирование на стрелке справа от кнопки Границы и в раскрывшейся палитре щелкните на кнопке правой границы.
Контрольный вопрос 9.2
Как изменить фон ячеек?
Выделите ячейки, фон которых нужно изменить, и выберите в панели инструментов Форматирование в палитре кнопки Цвет заливки красный квадрат.
Контрольный вопрос 9.3
Как посчитать число дней месяца?
Щелкните на ячейке D11. Щелкните на кнопке Изменить формулу. В раскрывающемся списке Формула выберите пункт СЧЕТ. Щелкните в строке формулы и измените текст в скобках на В3: F9. Нажмите клавишу Enter.
Контрольный вопрос 10.1
С помощью какой функции выделяется целая часть числа?
Чтобы получить целую часть числа, введите в ячейку Н3 формулу =ЦЕЛОЕ(С3) (=INT(G3)).
Контрольный вопрос 10.2
Как продублировать формулы двух ячеек в нескольких строках?
Щелкните на ячейке G3, нажмите клавишу SHIFT и щелкните на ячейке Н3. Протащите маркер правого нижнего угла рамки выделения вниз на 6 ячеек, чтобы рамка охватила диапазон G3:H9.
Контрольный вопрос 10.3
Как задать в качестве аргумента функции две строки листа? Введите формулу =СУММ(3:4) (=SUM(3:4)).
Контрольный вопрос 10.4
Сумму каких ячеек подсчитывает вставленная формула?
Механизм относительной адресации приведет к изменению ссылок в формуле ячейки F13 в сторону увеличения на 2 строки. В результате в этой ячейке появится формула =СУММ(5:6) (=SUM(5:6)), подсчитывающая сумму чисел пятой и шестой строк листа.
Теперь нужно создать источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма).
1. В разделе Выбор получателей окна Слияние области задач выберите пункт Создание списка (рис. 8.6).
Рис. 8.6. Окно Выбор получателей мастера Слияние
2. Щелкните на команде Создать в разделе Создание списка. Откроется окно диалога, показанное на рис. 8.7.
Источник данных слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.
Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.
Рис. 8.7. Создание источника данных
Другие пункты раздела Выбор получателей позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.
Примечание Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.
3. Щелкните на кнопке Настройка. Откроется окно диалога, пока занное на рис. 8.8.
4. Выделите пункт Обращение.
5. Щелчком на кнопке Удалить сотрите выделенное поле.
Рис. 8.8. Настройка полей источника данных
Рис. 8.9. Окно диалога Получатели слияния
6. Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя, Фамилия, Организация, Адрес 1 и Индекс.
7. Щелкните на кнопке ОК.
8. Щелкните на кнопке Закрыть окна диалога Создание источника данных.
9. В открывшемся окне диалога сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить. Появится показанное на рис. 8.9 окно диалога Получатели слияния, в котором в настоящее время нет ни одной записи.
10. Вам обязательно придется когда-нибудь ввести информацию в источник данных. Щелкните на кнопке Изменить. , чтобы сделать это сейчас. Откроется форма для ввода данных. Давайте добавим несколько записей. Позже слияние сгенерирует ровно столько копий главного документа, сколько записей имеется в источнике данных.
11. Заполните поля формы.
12. Чтобы добавить еще одну запись, щелкните на кнопке Создать запись.
13. Введите еще несколько записей, перенеся в них информацию, представленную в табл. 8.1.
Читайте также: