Access как открыть файл
Обновлено: 06.07.2024
В этой статье описаны элементы пользовательского интерфейса Access и ссылки на дополнительные сведения об этих элементах и о том, как настроить интерфейс.
В этой статье
Общие сведения
В пользовательском интерфейсе Access есть три основных компонента:
Лента — полоса вкладок в верхней части окна программы, которая содержит группы команд.
Представление Backstage — это набор команд, которые вы видите на вкладке "Файл" на ленте.
Область навигации — это левая часть окна программы Access, которая позволяет работать с объектами базы данных.
Эти три элемента обеспечивают среду, в которой создаются и используются базы данных.
Лента
Лента является основной заменой меню и панели инструментов. В основном она состоит из вкладок с группами кнопок.
На ленте есть основные вкладки, которые группировать часто используемые команды, контекстные вкладки, которые отображаются только при их использовании, и небольшая панель инструментов, которую можно настроить с помощью избранных команд.
Некоторые кнопки на вкладке ленты предоставляют вам коллекции вариантов, а другие запускают команды.
Представление Backstage
Представление Backstage содержит команды и сведения, которые применяются во всей базе данных, например для сжатия и восстановления,а также команды, которые в более ранних версиях были в меню "Файл", например "Печать".
Область навигации
С помощью области навигации можно систематизировать объекты базы данных, что является основным средством открытия или изменения ее оформления.
В области навигации есть категории и группы. Вы можете выбрать один из множества вариантов организации, а также создать собственную организационную схему в области навигации. По умолчанию в новой базе данных используется категория "Тип объекта", которая содержит группы, соответствующие различным типам объектов базы данных. Категория "Тип объекта" организована для объектов базы данных так же, как окно базы данных, отображаемое по умолчанию в более ранних версиях.
Вы можете свернуть или скрыть ее, но не скрыть ее, открыв объекты базы данных перед ней.
Представление Backstage
Представление Backstage занимает вкладку "Файл" на ленте и содержит множество команд. Представление Backstage также содержит другие команды, которые применяются к всему файлу базы данных. Если открыть Access, но не базу данных (например, открыть Access из меню "Пуск" Windows), откроется представление Backstage.
В представлении Backstage можно создать новую базу данных, открыть существующую и выполнить много задач обслуживания файлов и баз данных.
Создание пустой базы данных
Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.
Появится представление Backstage.
Выполните одно из следующих действий:
Создание веб-базы данных
В области "Доступные шаблоны"выберите "Пустая веб-база данных".
В правой области в поле "Пустая веб-база данных" введите имя файла базы данных в поле "Имя файла" или используйте то, которое вам нужно.
Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.
Создание базы данных рабочего стола
В области "Доступные шаблоны"выберите "Пустая база данных".
В области "Пустая база данных" введите имя файла базы данных в поле "Имя файла" или используйте нужное имя.
Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.
Создание базы данных на базе образца шаблона
Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.
Появится представление Backstage.
Щелкните "Образцы шаблонов"и просмотрите доступные шаблоны.
Когда вы найдете нужный шаблон, щелкните его.
В поле "Имя файла" справа введите имя файла или используйте его.
Access создаст базу данных на базе шаблона и откроет ее.
Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.
Появится представление Backstage.
Примечание: Вы также можете найти шаблон с помощью предоставленного поле поиска.
В поле "Имя файла" введите имя файла или используйте его.
Access автоматически скачивает шаблон, создает базу данных на его основе, сохраняет его в папке "Документы" (например, в папке "Мои документы") и открывает базу данных.
Когда вы открываете (или создаете и открываете) базу данных, Access добавляет имя файла и ее расположение во внутренний список последних использованных документов. Этот список отображается на вкладке "Последние" представления Backstage, так что вы можете легко открыть последние использованные базы данных.
Открытие недавно использованной базы данных
В представлении Backstage щелкните "Последние"и выберите базу данных, которую вы хотите открыть.
Access откроет базу данных.
Открытие базы данных в представлении Backstage
Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне "Открыть" найдите и выберите файл, а затем нажмите кнопку "Открыть".
Откроется база данных.
Лента
Лента является основной заменой меню и панели инструментов и предоставляет основной интерфейс команд в Access. Одно из главных преимуществ ленты состоит в том, что она объединяет в одном месте те задачи или точки входа, которые использовались для отображения меню, панели инструментов, области задач и других компонентов пользовательского интерфейса. Таким образом, вы сможете искать команды в одном месте, а не в разных местах.
Когда вы открываете базу данных, лента отображается в верхней части главного окна Access, где команды отображаются на активной вкладке.
Лента содержит набор вкладок с командами. В Access основными вкладками команд являются "Файл", "Главная","Создание","Внешниеданные" и "Средства управления базами данных". Каждая вкладка содержит группы связанных команд, и в этих группах находятся новые элементы пользовательского интерфейса, такие как коллекции — новый тип элемента управления, который визуально представляет варианты выбора.
Команды, доступные на ленте, также отражают текущий активный объект. Например, если в таблице, открытой в представлении таблицы, при нажатии кнопки "Форма" на вкладке "Создание" в группе "Формы" будет создаваться форма на основе активной таблицы. Таким образом, имя активной таблицы ввели в свойстве RecordSource новой формы. Кроме того, некоторые вкладки ленты отображаются только в определенных контекстах. Например, вкладка "Конструктор" появляется только в том случае, если объект открыт в конструкторе.
Для этого можно использовать сочетания клавиш. Все сочетания клавиш, которые были доступны в предыдущих версиях Access, по-прежнему работают. Система клавиатурного доступа заменяет ускорители меню в более ранних версиях Access. В этой системе используются небольшие индикаторы с одной буквой или сочетанием букв, которые появляются на ленте при нажатии клавиши ALT. Эти индикаторы показывают, какие сочетания клавиш активют нижеуголнее.
Выбрав вкладку команды, можно просмотреть доступные на нее команды.
Выбор вкладки команды
Откройте нужную вкладку.
Нажмите и отпустите клавишу ALT.
Появятся подсказки клавиатуры.
Нажмите клавиши, показанные на подсказке клавиатуры, или ближе всего к нужной вкладке команд.
Выполнить команду можно различными способами. Самый быстрый и прямой маршрут — использование сочетания клавиш, связанного с командой.
Дополнительные сведения о сочетаниях клавиш см. в сочетаниях клавиш в Access.
Выполнение команды
Щелкните соответствующую вкладку для команды. В следующей таблице показаны выборки с выборками вкладок и командами, доступными на каждой вкладке. Доступные вкладки и команды зависят от того, что вы делаете.
Вкладка "Команды"
Часто вещей, которые можно сделать
Выберите другое представление.
Копирование и копирование из буфера обмена.
Установите текущие характеристики шрифта.
Настройка текущего выравнивания шрифта.
Применение форматирования текста к полю МЕМО.
Работа с записями ("Обновить", "Новое", "Сохранить", "Удалить", "Итоги", "Орфография", "Другое").
Сортировка и фильтрация записей.
Создайте пустую таблицу.
Создайте таблицу на ее шаблоне.
Создайте список на сайте SharePoint и таблицу в текущей базе данных, связанную с созданным списком.
Создайте пустую таблицу в конструкторе.
Создайте форму на основе активной таблицы или запроса.
Создайте новую таблицу или диаграмму.
Создайте новый отчет на основе активной таблицы или запроса.
Создайте новый запрос, макрос, модуль или модуль класса.
Импорт внешних данных или связывать их с данными.
Сбор и обновление данных по электронной почте.
Создавать сохраненные импорты и сохраненные экспорты.
Запустите диспетчер связанных таблиц.
Инструменты для работы с базами данных
Перемещение некоторых или всех частей базы данных на новый или существующий сайт SharePoint.
Запустите Visual Basic или запустите макрос.
Создание и просмотр связей между таблицами.
Показать или скрыть зависимости объектов.
Запустите документер базы данных или проанализируйте производительность.
Перемещение данных в Microsoft SQL Server или в базу данных Access (только таблицы).
Управление надстройами Access.
Создание или изменение модуля Visual Basic для приложений (VBA).
Щелкните один из хим. Кроме того, если вы знаете сочетания клавиш для команды из более ранней версии Access, введите его с помощью клавиатуры.
Нажмите и отпустите клавишу ALT.
Появятся клавиши доступа.
Нажмите клавиши, показанные в подсказке клавиатуры, связанной с нужной командой.
Контекстные вкладки команд
Кроме стандартных вкладок команд, в Access также доступны контекстные вкладки команд. В зависимости от контекста (то есть объекта, с которым вы работаете и что вы делаете) рядом со стандартными вкладками команд могут появиться одна или несколько контекстных вкладок команд.
Активация контекстной вкладки команды
Щелкните контекстную вкладку команды.
Нажмите и отпустите клавишу ALT.
Появятся клавиши доступа.
Нажмите клавиши, показанные в клавише доступа, которая отображается в контекстной вкладке или ближе всего к ней.
Контекстные вкладки команд содержат команды и функции, необходимые для работы в определенном контексте. Например, если таблица открыта в конструкторе, контекстные вкладки содержат команды, которые применяются только при работе с таблицей в этом представлении. В качестве еще одного примера при открытие таблицы в конструкторе рядом с вкладками "Дополнительные средства" появляется контекстная вкладка "Конструктор". Если щелкнуть вкладку "Конструктор", на ленте будут показаны команды, доступные только в том случае, если объект находится в конструкторе.
На ленте также используется тип управления, называемый галереей. Эта система предназначена для того, чтобы привлечь ваше внимание к нужному результату. Вместо того чтобы просто показывать команды, в коллекции показан результат их применения. Вы можете визуально просматривать и просматривать возможности Access 2010, сосредоточившись на результатах, а не только на командах.
Они могут быть разных фигур и размеров. На ленте есть макет сетки, представление в меню, которое пропадет, и даже макет на ленте, в который помещается содержимое коллекции.
Скрытие ленты
Иногда может потребоваться немного больше места для выделять место для работы. Поэтому ленту можно свернуть, чтобы оставалась только полоса с вкладками команд. Чтобы скрыть ленту, дважды щелкните активную вкладку команды. Чтобы снова от показать его, еще раз дважды щелкните активную вкладку команды.
Скрытие и восстановление ленты
Дважды щелкните активную вкладку команды (активная вкладка является выделенной).
Дважды щелкните активную вкладку команды еще раз, чтобы восстановить ленту.
Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа — это панель инструментов, смежная с лентой, позволяющая получать доступ к командам одним щелчком мыши. По умолчанию к таким командам относятся команды "Сохранить", "Отменить" и "Отменить", а также настроить панель быстрого доступа, чтобы включить в нее другие часто частоиспользные команды. Вы также можете изменить расположение панели инструментов и от размера по умолчанию к большому. Рядом с вкладками команд на ленте появится небольшая панель инструментов. При переключении в большой размер панель инструментов появляется под лентой и расширяет ее полную ширину.
Настройка панели быстрого доступа
Щелкните правую стрелку вниз на панели инструментов.
В области "Настройка панели быстрого доступа"выберите команду, которую вы хотите добавить, и все готово.
Если команды нет в списке, нажмите кнопку "Другиекоманды" и перейдите к следующему шагу этой процедуры.
В диалоговом окне "Параметры Access" выберите команду или команды, которые вы хотите добавить, а затем нажмите кнопку "Добавить".
Чтобы удалить команду, выделите ее в списке справа и нажмите кнопку "Удалить". Также можно дважды щелкнуть команду в списке.
По завершении нажмите кнопку ОК.
Область навигации
Когда вы открываете базу данных или создаете новую, имена объектов базы данных отображаются в области навигации. К объектам базы данных относятся таблицы, формы, отчеты, страницы, макрос и модули.
Чтобы открыть объект базы данных или применить команду к объекту базы данных, щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню элемент меню. Команды в контекстном меню зависят от типа объекта.
Открытие объекта базы данных, например таблицы, формы или отчета
Дважды щелкните объект в области навигации.
В области навигации выберите объект и нажмите ввод.
В области навигации щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите "Открыть".
Обратите внимание, что в диалоговом окне "Параметры переходов" можно настроить параметры открытия объектов одним щелчком мыши.
В области навигации объекты базы данных делятся на категории, которые содержат группы. Некоторые категории предопределяются, и вы можете создавать собственные настраиваемые группы.
По умолчанию при открытие базы данных, в том числе баз данных, созданных в более ранних версиях Access, области навигации появляются. Вы можете сделать так, чтобы по умолчанию не появлялись области навигации, установив параметр программы. Ниже объясняется, как следует предпринимать каждое действие.
Показ или скрытие области навигации
Предотвращение появления области навигации по умолчанию
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
Откроется диалоговое окно Параметры Access.
В левой области выберите "Текущая база данных".
В области навигацииотобразить поле навигации, а затем нажмите кнопку "ОК".
Дополнительные сведения об области навигации см. в статье "Просмотр объектов и управление ими с помощью области навигации".
Документы с вкладками
Для ежедневного интерактивного использования, возможно, вы предпочитаете интерфейс документов с вкладками. Вы можете включить или отключить документы со вкладками, наключив параметры Access (см. статью "Показать или скрыть вкладки документов" далее в этой статье). Однако если вы измените параметры документа со вкладками, вам необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы новые параметры вступили в силу.
Показ и скрытие вкладок документа
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
Откроется диалоговое окно Параметры Access.
В левой области выберите "Текущая база данных".
В разделе "Параметры приложений" в разделе "Параметры окна документа"выберите "Документы со вкладками".
Чтобы отобразить вкладки документов, выберите или отобразить их. Если снять его, вкладки документа будут отключены.
Вкладки документов отображаются для каждого параметра базы данных. Этот набор следует настроить для каждой базы данных по отдельности.
После изменения параметра "Вкладки документов для отображения" необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы изменения вступили в силу.
Новые базы данных, созданные с помощью вкладок документов Access, по умолчанию отображаются.
По умолчанию в базах данных, созданных в более ранней версии Access, используются перекрывающиеся окна.
Строка состояния
С помощью элементов управления, доступных в панели состояния, можно быстро переключаться между доступными представлениями. Если вы просматриваете объект, который поддерживает переменную степень масштабирования, вы можете настроить масштаб с помощью ползуна в панели состояния.
В диалоговом окне "Параметры Access" можно включить или отключить ее.
Показ или скрытие панели состояния
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
Откроется диалоговое окно Параметры Access.
В левой области выберите "Текущая база данных".
В окне "Параметрыприложений" выберите или сберегуйте параметры отображения панели состояния. При этом отключается отображение панели состояния.
Mini toolbar
Вам будет проще форматирование текста с помощью мини-панели инструментов. При выборе текста для форматирования над его текстом автоматически появляется мини-панель инструментов. Если вы переместите указатель мыши ближе к мини-панели инструментов, мини-панель инструментов затухнет и вы можете применить полужирное наитие, курсив, размер шрифта, цвет и так далее. При переходе указателя от мини-панели инструментов мини-панель инструментов исчезает. Если вы не хотите использовать мини-панель инструментов для применения к выделениям форматирования текста, просто переместите указатель на несколько пикселей. Мини-панель инструментов исчезнет.
В этой статье описаны различные методы, которые можно использовать для открытия существующих Access баз данных. Базы данных можно открывать из проводника или из самого Access. Вы можете открыть сразу несколько баз данных, а также создать ярлыки на рабочем столе, которые открывают объекты базы данных напрямую.
В этой статье
Открытие базы данных Access из проводника Windows
В проводнике перейдите к диску или папке с файлом базы данных Access, который вы хотите открыть, и дважды щелкните базу данных.
Откроется Access, и база данных откроется.
Открытие базы данных из Access
Если access уже запущен, для открытия базы данных используйте следующую процедуру: Обратите внимание, что действия немного различаются в зависимости от версии Access.
На странице "Начало работы" нажмите кнопку "Открыть другие файлы".
В области "Открыть" представления Backstage нажмите кнопку "Обзор".
Щелкните ярлык в диалоговом окне "Открыть" или в поле "Искать в", выберите диск или папку с нужной базой данных.
В списке папок перейдите к папке с базой данных.
Найдите базу данных и сделайте следующее:
Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.
Если не удается найти базу данных, которую нужно открыть
В диалоговом окне "Открытие" слева щелкните ярлык "Этот компьютер" или "Мой компьютер" (или в поле "Искать в" выберите "Мой компьютер").
В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, который, по вашему мнению, может содержать базу данных, и выберите "Поиск".
Введите условия поиска и нажмите ввод, чтобы найти базу данных.
Если база данных найдена, дважды щелкните ее в диалоговом окне поиска, чтобы открыть.
Поскольку поиск был начаты в диалоговом окне "Открыть", для открытия базы данных необходимо нажать кнопку "Отмена" в этом диалоговом окне.
Примечание: Файл базы данных можно открывать непосредственно в внешнем формате, например dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Microsoft Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создает базу данных Access в той же папке, что и файл данных, и добавляет связи к каждой таблице внешней базы данных.
Советы
Чтобы открыть одну из последних баз данных, которые вы открывали, щелкните имя файла в списке "Последние" на странице "Начало работы". Access откроет базу данных с тем же параметром, что и при последнем ее открытие. Если список последних использованных файлов не отображается:
Выберите Файл > Параметры.
В диалоговом окне "Параметры Access" выберите "Параметры клиента" или "Дополнительные параметры".
В поле"Отобразить" введите число в поле "Число последних баз данных".
Одновременное открытие нескольких баз данных
В одном экземпляре Access одновременно можно открыть только одну базу данных. Другими словами, невозможно запустить Access, открыть одну базу данных, а затем открыть другую, не закрыв первую. Однако вы можете запускать несколько экземпляров Access одновременно, каждый из которых содержит открытую базу данных. Каждый раз при запуске Access открывается его новый экземпляр. Например, чтобы одновременно открыть две базы данных Access, запустите Access и откройте первую, а затем запустите новый экземпляр Access и откройте вторую базу данных.
Примечание: Количество экземпляров Access, которые можно запускать одновременно, ограничено объемом доступной памяти. Объем доступной памяти зависит от того, какой объем ОЗУ используется на компьютере и какой объем памяти используется в других программах, работающих в это время.
Каждый экземпляр Access запускается в отдельном окне. Если у вас запущено несколько экземпляров Access и вы хотите просматривать их одновременно, вы можете плитки окон.
Создание ярлыка на рабочем столе для открытия объекта базы данных
Вы можете создать ярлык на рабочем столе, чтобы открыть объект базы данных Access (например, форму или отчет). База данных может храниться локально на компьютере, удаленно на сетевом файловом сервере или в общем каталоге.
Откройте базу данных, содержащую объект, для которого вы хотите создать ярлык.
Из этого окна можно свернуть все открытые окна, чтобы рабочий стол был за окном Access.
В области навигации найдите объект, для которого вы хотите создать ярлык.
Перетащите объект из области навигации на рабочий стол. Когда вы отпустите кнопку мыши, ярлык будет создан на рабочем столе.
Если вы хотите, чтобы ярлык был расположен не на рабочем столе, используйте проводник, чтобы переместить ярлык в нужное место.
Если дважды щелкнуть ярлык, Access откроет базу данных, в которой хранится объект, и отобразит объект. Если Access уже запущен, а объект, связанный с ярлыком, находится в базе данных, которая не является открытой в данный момент, будет запущен новый экземпляр Access. Чтобы открыть объект в определенном представлении Access, щелкните ярлык правой кнопкой мыши и выберите нужное представление.
Если после создания ярлыка вы переместили базу данных, удалите ярлык и создайте новое.
Чтобы удалить ярлык, щелкните его и нажмите клавишу DELETE. При удалении ярлыка не удаляется объект, который открывается ярлыком.
Открывать документы с таким расширением умеют как некоторые сторонние просмотрщики, так и альтернативные офисные пакеты. Начнем со специализированных программ для просмотра баз данных.
Способ 1: MDB Viewer Plus
Простое приложение, которое даже не понадобится устанавливать на компьютер, созданное энтузиастом Алексом Ноланом. К сожалению, русского языка нет.
Еще один недостаток, кроме отсутствия русской локализации – программа требует наличия в системе движка баз данных Microsoft Access Database Engine. К счастью, этот инструмент бесплатно распространяется, и его можно скачать на официальном сайте Microsoft.
Еще одна простая программа, не требующая установки на ПК. В отличии от предыдущей – русский язык здесь есть, однако работает с файлами баз данных достаточно специфично.
У приложения есть один серьезный недостаток – оно рассчитано в первую очередь на специалистов, а не на рядовых пользователей. Интерфейс из-за этого достаточно громоздкий, а управление выглядит не очевидно. Впрочем, после небольшой практики вполне можно привыкнуть.
Способ 3: LibreOffice
Свободный аналог офисного пакета от Microsoft включает в себя программу для работы с базами данных – LibreOffice Base, которая поможет нам открыть файл с расширением ACCDB.
Недостатки такого решения очевидны – отсутствие возможности просмотреть файл как есть и только табличный вариант отображения данных оттолкнут многих пользователей. Кстати, ситуация с OpenOffice не лучше – он базируется на той же платформе, что и ЛибреОфис, так что алгоритм действий идентичен для обоих пакетов.
Способ 4: Microsoft Access
Как видим, способов открыть базы данных в формате ACCDB не так уж много. Каждый из них обладает своими достоинствами и недостатками, но каждый сможет найти для себя подходящий. Если вы знаете еще варианты программ, которыми можно открыть файлы с расширением ACCDB – напишите о них в комментариях.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Мы уже писали о формате ACCDB, в статье о котором вскользь упомянули файлы MDB. Эти два формата похожи между собой, однако у последнего есть некоторые особенности, и их мы рассмотрим ниже.
Как открыть MDB-файлы
Документы с расширением MDB представляют собой базы данных, созданные в Microsoft Access старых версий, до 2003 включительно. Этот формат является устаревшим и сейчас заменён на ACCDB, однако старый вариант всё ещё используется во множестве учреждений. Открывать MDB-файлы можно как с помощью Microsoft Access, так и сторонними редакторами баз данных.
Способ 1: MDB Viewer Plus
Небольшая портативная программа, способная работать с множеством форматов баз данных, среди которых есть и MDB.
Внимание! Для полноценного функционирования MDB Viewer Plus в системе должна присутствовать машина Microsoft Access Database Engine!
-
Запускайте МДБ Вьювер Плюс и задействуйте пункты меню «File» – «Open».
МДБ Вьювер Плюс представляет собой хорошее и, что немаловажно, бесплатное решение, но в программе отсутствует русский язык. Недостатком для некоторых пользователей может оказаться и необходимость дополнительной установки Microsoft Access Database Engine.
Способ 2: Microsoft Access
Поскольку формат MDB долгое время был основным для СУБД от Майкрософт, логичным будет использовать для открытия именно Аксесс. Устаревший формат базы данных обратно совместим с новейшими версиями программы, потому откроется без проблем.
-
Запустите программу и выберите пункт главного меню «Открыть другие файлы».
Легко и просто, однако весь офисный пакет Microsoft является платным решением, а непосредственно Access ещё и входит в его расширенную редакцию, которая стоит несколько дороже.
Заключение
Напоследок хотим отметить: работать с форматом MDB могут те же программы, что и с ACCDB, о котором мы упомянули в начале статьи.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Читайте также: