Для чего устанавливаются связи между приложениями ms office

Обновлено: 02.07.2024

Продукты семейства Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также целый набор инструментов, общих для всех приложений (механизмы проверки правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов, рисунков и т.д.).

Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут легко освоить другие составляющие пакета.

Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам.

Работая в сетевых операционных системах, приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу над общими документами, расположенными не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft Excel или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создавать документ, над разными частями которого могут одновременно работать разные исполнители.

За счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакета могут создавать весьма сложные составные документы, содержащие данные из различных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях.

В общем виде описанные возможности можно сформулировать следующим образом. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документ приложения - приемника как объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект.

Это позволяет редактировать объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или даже видеоклип. Например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel, слайд презентации PowerPoint или выборка из базы данных .

Механизм связывания оригинального объекта и его копии обеспечивает эффективную работу с составными документами, в которых используются различные источники. В частности, можно настроить режим, при котором данные, помещенные в Word-документ из таблицы Excel, будут обновляться автоматически в составном документе при обновлении источника - таблицы Excel.

Этот прием широко используется на практике. Например, очень удобно подготовить отчет в Word, который будет содержать данные о продажах на текущий день. В Word-документ помещается соответствующий раздел электронной таблицы Excel, который оперативно обновляется отделом продаж. Связи между таблицей и отчетом позволяют при каждом изменении электронной таблицы обновлять отчет.

Приложения Microsoft Office могут взаимодействовать и с приложениями, не входящими в пакет, в том числе других производителей. Например, встроенные средства экспорта/импорта позволяют обрабатывать документы, подготовленные в форматах других программ. В частности, Excel позволяет загружать и обрабатывать документы в форматах других табличных процессоров.

И наконец, внутрь документа MS Office могут быть вставлены гиперссылки на любые документы.

Хотя приложения Microsoft Office имеют очень широкий набор функций, очевидно, что никакой программный продукт не может удовлетворить все специфические запросы разных категорий пользователей. Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроен универсальный инструмент для создания собственных приложений VBA (аббревиатура от Visual Basic for Applications, что означает "Visual Basic для приложений"). VBA - это язык программирования, встроенный в целый ряд программ, в том числе в приложения Microsoft Office.

Помимо работы с данными Word, приложение может обмениваться данными с другими приложениями, такими как Excel, PowerPoint или Access. Вы можете общаться с другими приложениями с помощью автоматизации (ранее OLE Automation) или динамического обмена данными (DDE).

Автоматизация Word из другого приложения

Автоматизация позволяет возвращать, редактировать и экспортировать данные, ссылаясь на объекты, свойства и методы другого приложения. Объекты приложений, на которые может ссылаться другое приложение, называются объектами автоматизации.

Первым шагом на пути к предоставлению Word другому приложению для автоматизации является ссылка на объект Word Application. В Visual Basic вы используете функцию Visual Basic CreateObject или GetObject, чтобы вернуть ссылку на объект Word Application. Например, в процедуре Excel можно использовать следующие инструкции.

Это инструкция делает объект Application in Word доступным для автоматизации. С помощью объектов, свойств и методов объекта Word Application можно управлять Word. Например, в следующей инструкции создается новый документ Word.

Используйте свойство Видимый, чтобы сделать новый документ видимым после его создания.

Функция CreateObject запускает сеанс Word, который автоматизация не закрывается, когда истекает срок действия объектной переменной, ссылаемой на объект Application. Настройка ссылки объекта на ключевое слово Visual Basic Nothing не закроет Word. Вместо этого используйте метод Quit для закрытия приложения Word. В следующем Excel показан путь запуска Word. Метод Quit используется для закрытия нового экземпляра Word после отображения пути запуска.

Автоматизация другого приложения из Word

Чтобы обмениваться данными с другим приложением с помощью автоматизации из Word, сначала вы получите ссылку на приложение с помощью функции CreateObject или GetObject. Затем, используя объекты, свойства и методы другого приложения, вы добавляете, меняете или удаляете сведения. После внесения изменений закройте приложение. В следующем примере Word отображается путь Excel запуска. Вы можете использовать Visual Basic set с ключевым словом Nothing для очистки переменной объекта, которая имеет тот же эффект, что и закрытие приложения.

Использование динамического обмена данными (DDE)

Заметка о безопасности

Задача	Способ
Запуск DDE	DDEInitiate
Получение текста из другого приложения	DDERequest
Отправка текста в другое приложение	DDEPoke
Проведение команды в другом приложении	DDEExecute
Закрыть канал DDE	DDETerminate
Закрыть все каналы DDE	DDETerminateAll

Поддержка и обратная связь

Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.

Следует отметить, что пользователям, имеющим подключение к Интернету, доступна не только часть ресурсов Microsoft Office, которая установлена на локальном диске ПК, а также та часть, которая расположена в Сети. Пользователь, подключенный к Интернету, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам, шаблонам, клипартам 5 Клипарты - это изображения-заготовки, которые используются как композиционные объекты. Выбирая клипарты из библиотеки (где они собраны по тематике), из клипартов можно создавать композиции путем их редактирования и объединения. и т.п. (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам

Все приложения Microsoft Office обеспечивают обмен данными между отдельными приложениями. Любое приложение пакета позволяет поместить в документ (будь то текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок, видеофрагмент или звуковой ролик. Работая в сетевых операционных системах , приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу над общими документами, расположенными не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft Excel 2003 или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создавать документ, над разными частями которого могут одновременно работать разные исполнители.

В общем виде описанные возможности можно сформулировать следующим образом. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документ приложения-приемника как объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект.

Рис. 2.7. Схема формирования составного документа

Продуктами Microsoft Office пользуются миллионы людей во всем мире. Для того чтобы разрабатывать столь массовое программное обеспечение, необходимо четко представлять себе нужды, ограничения и уровень способностей среднестатистического пользователя. С целью совершенствования разрабатываемых продуктов в Microsoft еще в 1988 году было создано специальное подразделение, Microsoft Usability Group - группа, занимающаяся выявлением и анализом проблем, с которыми сталкиваются рядовые пользователи программного продукта.

Английский термин usability обычно переводится как "удобство, простота использования, пригодность к эксплуатации". Однако все эти переводы не исчерпывают понятия. Уровень usability абстрактной системы определяется целым рядом параметров:

простотой обучения;
эффективностью использования;
запоминаемостью;
частотой и серьезностью ошибок;
комфортом работы с системой.

В силу отсутствия аналогичного термина в русском языке часто используется калька с английского "юзабилити".

Выполняет ли продукт свои функции в соответствии с ожиданиями пользователя?
Могут ли пользователи выполнять свои задачи с помощью продукта?
Насколько удобно работать с продуктом?

Каждая лаборатория имеет две секции: зал наблюдателей и зал участников. Из зоны наблюдения видно все, что происходит с тестируемым. Одностороннее зеркало позволяет наблюдать за тестируемым, не

отвлекая его от выполнения задания. У инженеров лаборатории имеется оборудование, которое фиксирует все действия испытуемого.

Инженеры имеют возможность одновременно видеть то, что происходит на экране, и выражение лица испытуемого по мере выполнения им тех или иных действий. На экран монитора инженера можно одновременно выводить движения мыши тестируемого и показывать его лицо.

Сотрудники лаборатории фиксируют время, которое пользователь затратил на то или иное задание и, анализируя перемещение мышки, имеют возможность наблюдать, где тестируемый в первую очередь ищет незнакомую функцию. Затем эти данные анализируются и таким образом становится ясно, местонахождение какой кнопки интуитивно понятно, а какая находится с трудом и должна быть переименована или перенесена из одного списка меню в другой. Полученная информация используется при доводке ПО и его интерфейса.

Для тестирования привлекаются представители разных групп пользователей, от новичков, практически не умеющих пользоваться компьютером, до профессионалов. Существует также программа, согласно которой специалисты Microsoft выезжают к пользователям, готовым показать, как они работают с продуктом в своей среде.

Анализ программного окружения и задач конкретного пользователя позволяет лучше понять те ожидания, которые пользователи связывают с новыми версиями продуктов.

И наконец, внутрь документа MS Office могут быть вставлены гиперссылки на любые документы.

Пакет Microsoft Office предлагает пользователям целый ряд средств для организации обмена между приложениями. Эти инструменты следует использовать, когда необходимо создать документ, в котором будут размещены элементы разных приложений Microsoft Office. Примером такого документа может являться бухгалтерский отчет, созданный в текстовом редакторе Word, в который нужно вставить объекты из табличного редактора Excel, например диаграммы или фрагменты таблиц.

В зависимости от желаемого результата и средств взаимодействия между приложениями можно воспользоваться одним из существующих способов обмена данными.

Самым простым способом является использование буфера обмена. Фрагмент, скопированный в буфер в одном приложении Microsoft Office, можно вставить в документ, созданный в любом другом приложении. Сделать это можно, выполнив команду меню Правка ? Копировать, а затем Правка ? Вставить для копирования фрагмента и соответственно Правка ? Вырезать и Правка ? Вставить для его перемещения. Практически тот же результат получается, если перетащить нужный фрагмент из окна одного приложения в другое. В результате в один документ будет вставлен фрагмент из другого, причем эти документы могут быть созданы в разных приложениях Microsoft Office.

Однако у этих способов есть ряд недостатков. Один из них состоит в том, что вставленный фрагмент будет существовать независимо от приложения, в котором он был создан. Это значит, что вставленная диаграмма Microsoft Excel фактически превратиться в картинку. Средства приложения, в котором фрагмент был создан, в данном случае будут недоступны, то есть диаграмму или таблицу после вставки нельзя будет редактировать. Вторым большим недостатком является отсутствие динамической связи между вставленным фрагментом и файлом, откуда он был вставлен. При необходимости внесения изменений во вставленный фрагмент придется вновь вернуться в приложение, в котором он был создан, внести изменения и повторно вставить фрагмент в нужный файл. Таким образом, использование буфера обмена и перетаскивания, с одной стороны, очень легко позволяет вставлять фрагменты из одних приложений в другие, а с другой – в этом случае полностью утрачивается связь между приложением-источником и вставленным объектом.

Для решения этих проблем можно воспользоваться другими способами организации связи между приложениями Microsoft Office. В зависимости от желаемого результата, типа обновления вставленных данных и способа связи фрагмента с файлом-источником можно применить средства связывания или внедрения объектов Microsoft Office.

Внедрение позволяет вставить скопированный в буфер фрагмент в другой документ. При этом будет поддерживаться возможность редактирования документа средствами, предлагаемыми приложением-источником, но динамическая связь между объектом-источником и вставленным фрагментом не сохранится. При связывании к возможностям редактирования добавляется возможность автоматического обновления вставленного фрагмента при изменении объекта-источника.

Например, если в документ Microsoft Word с помощью внедрения вставить диаграмму, созданную в Microsoft Excel, то диаграмму можно редактировать, используя все средства Excel для работы с диаграммами – изменять вид ее элементов, источник данных, параметры диаграммы. Сделать это можно, дважды щелкнув на диаграмме кнопкой мыши. Для завершения редактирования нужно щелкнуть вне диаграммы. Если же диаграмма была вставлена в документ Word способом связывания, то все перечисленные возможности сохраняются. Кроме этого, при изменении диаграммы в объекте-источнике (изменении ее внешнего вида или содержимого, связанного с изменением данных, на основе которых она была построена) все перемены будут отображены во вставленном объекте.

Для связывания и внедрения объекта нужный фрагмент копируют в буфер обмена, после чего выполняют команду Правка ? Специальная вставка. В результате откроется окно Специальная вставка, в котором можно выбрать способ динамической связи (связывание или внедрение) и формат вставляемого объекта. В левой части окна находится переключатель, от положения которого зависит способ связи: Вставить – внедрение фрагмента, Связать – связывание (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Окно вставки фрагмента с использованием методов динамической связи

Использование этих способов позволит вам не ограничивать себя средствами одной программы, например Word. Вы всегда сможете сформировать составной документ, фрагменты которого будут созданы в разных приложениях Microsoft Office.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Обмен данными между гостевой и хостовой ОС

Обмен данными между гостевой и хостовой ОС Virtual PC предоставляет пользователю несколько способов обмена данными между гостевой и хостовой ОС. Один из них — применение разделяемых папок — был рассмотрен ранее. В этом подразделе рассказано, как осуществить оперативный

Обмен данными между гостевой и хостовой ОС

Обмен данными между гостевой и хостовой ОС По умолчанию любая вновь созданная ВМ способна обмениваться данными с хостовой ОС через буфер обмена. Правда, в отличие от Virtual PC, передавать в обоих направлениях можно лишь текст. Графические данные «обмену и возврату не

Обмен данными между гостевой и хостовой ОС

Обмен данными между гостевой и хостовой ОС Parallels Workstation предоставляет пользователю два способа обмена данными между гостевой и хостовой ОС: передача данных через буфер обмена и пересылка данных по локальной сети. В качестве дополнительного «однонаправленного» метода

2.2 Коммуникации между приложениями

2.2 Коммуникации между приложениями Существует два основных типа взаимодействия между приложениями. Первый тип — связи, ориентированные на создание соединения (connection-oriented), — применяется при работе приложения с потоком данных. Второй вариант — связи без создания

7.2.6. Равноправный межпроцессный обмен данными

7.2.6. Равноправный межпроцессный обмен данными Все рассмотренные выше методы обмена данными имеют некоторую неявную иерархию, в которой одна программа фактически контролирует или управляет другой, а в противоположном направлении сведения обратной связи не передаются

7.2.6. Равноправный межпроцессный обмен данными

2.2.5.4 Баланс между OLTP и DSS-приложениями

2.2.5.4 Баланс между OLTP и DSS-приложениями В современных информационных системах, как правило, требуется одновременное выполнение разных по характеру запросов к базе данных. Выделяются приложения обработки данных типа OLTP, DSS и пакетной обработки. Пример OLTP-запроса: Есть ли

Глава 8 Обмен данными между приложениями

11.2. Простой обмен данными

11.2. Простой обмен данными В начале работы с описанными в предыдущем разделе компонентами IdTCPServer и IdTCPChent рассмотрим создание несложного клиент-серверного приложения, клиентская и серверная части которого выполняют следующие функции.• Клиентское приложение соединяется

Знакомство с Microsoft Office

Знакомство с Microsoft Office Начинаем работуMicrosoft Office – это пакет прикладных программ, позволяющих решать разнообразные задачи. Приложения Microsoft Office настолько тесно связаны между собой, что их совокупность можно рассматривать как единую программу. Освоив правила

Приложения Microsoft Office

Приложения Microsoft Office В пакет Microsoft Office ХР входит шесть основных приложений, каждое из которых может рассматриваться как самостоятельная программа Windows. В этом разделе вы познакомитесь со структурой окон приложений Office, узнаете о назначении и приемах работы с основными

Обмен данными и проекты интеграции

Обмен данными и проекты интеграции Большое количество систем, стандартов и технологий, о которых мы говорили ранее, приводит к тому, что эффективно связать разные источники данных в одну систему не получается. Даже такие, казалось бы, однородные источники, как системы

4.4. Обмен данными между приложениями Microsoft Office

4.4. Обмен данными между приложениями Microsoft Office Пакет Microsoft Office предлагает пользователям целый ряд средств для организации обмена между приложениями. Эти инструменты следует использовать, когда необходимо создать документ, в котором будут размещены элементы разных

Электронный обмен данными

Электронный обмен данными Компании тесно взаимодействуют со своими клиентами и производителями. Для многих крупных компаний эти отношения влекут за собой непосредственную связь между их компьютерными системами. Electronic Data Interchange (EDI) это система, предназначенная для

Ошибки Microsoft Office

Ошибки Microsoft Office Наверняка на вашем компьютере установлена по крайней мере одна программа пакета Microsoft Office. Чаще всего пользователи работают с текстовым редактором Microsoft Word и редактором электронных таблиц Mcrosoft Excel. Если с программой Excel проблем обычно не возникает, то в

В предыдущих главах рассмотрена работа с основными приложениями пакета Office 2010. Каждое из этих приложений предназначено для решения определенного круга задач. В то же время весь пакет Office, как единая структура, обладает средствами обмена данными между приложениями, что существенно расширяет возможности его эффективного применения.

Действительно, стандартная ситуация может состоять в том, что информация, нужная для решения некоторой задачи, может быть получена из Интернета или другого источника и помещена в созданную в Access базу данных. Данные, которые требуют вычислительную обработку, могут быть переданы в Excel. Результаты обработки в Excel могут быть возвращены в Access или вставлены в документы, подготавливаемые в Word. При необходимости по этим материалам создается презентация в PowerPoint.

Ниже рассмотрены основные средства обмена данными между приложениями Office и некоторые задачи, требующие использования таких средств.

Основные средства обмена данными между приложениями Microsoft Office

Использование буфера обмена

Перенос данных из Excel в Word

Для переноса данных из файла Excel в файл Word используется функция «Специальная вставка».

Для этого открываете оба документа Excel и Word. В Excel копируете необходимые данные, переходите в документ Word. На вкладке Главная выбираете (Вставить > Специальная вставка (рис. 6.1). В открывшемся окне в списке Как: выбираете Лист Microsoft Office Excel (объект) и нажимаете ОК (рис.6. 2).

Для динамического изменения данных в файле Word при редактировании данных в файле Excel, необходимо в окне Специальная вставка, выбрать «Связать».

Рис.6.1 Вставка данных Excelв Word

Рис.6.2 Окно «Специальная вставка»

Экспорт/импорт данных в приложениях Microsoft Office 2010

Импорт в Excelтекстового файла

Для импорта в Excelтекстового файла (рис. 6.3) надо выбрать:Вкладка «Данные»> группа «Получение внешних данных»> кнопка «Из текста» (рис. 6.4). Далее указывается, где находится текстовый файл (рис. 6.5), указывается формат исходных данных (рис. 6.6). Результат импорта на рис. 6.7.

Рис.6.3 Текстовый файл

Рис.6.4 Импорт в Excel текстового файла

Рис.6.5 Выбор текстового файла для вставки

Рис.6.6 Окно мастера текстов

Рис.6.7 Результат импорта в Excel текстового файла

Импорт в Accessтекстового файла

Для импорта в Accessтекстового файланадо выбрать:вкладка «Внешние данные»> группа «Импорт и связи»> кнопка «Текстовый файл» (рис. 6.8). Далее выбрать текстовый файл (рис. 6.9).

Рис. 6.8 Импорт в Accessтекстового файла

Рис. 6.9 Выбор текстового файла

В окне «Импорт текста» выбрать пункт «с разделителями» (рис. 6.10).

Рис.6.10 Окно импорта текста

Результат импорта в Accessиз текстового файла представлен на рис. 6.11.

Рис.6.11 Результат импортав Accessиз текстового файла

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Читайте также: