Обновлено: 01.07.2024

Особенности работы с ZIP- объектами

Платформа 1С:Предприятие предоставляет возможности работы с ZIP архивами. Для этого в системе существуют объекты Запись ZIP Файла , ответственный за запись, и Чтение ZIP Файла , соответственно ответственный за чтение архивов.

Создание ZIP- архивов

Для того чтобы записать файлы в ZIP -архив необходимо выполнить несколько простых действий:

• Создать архив с необходимыми параметрами, в который будут помещаться файлы.
• Поместить в архив необходимые файлы.
• Записать архив.

Рассмотрим эти действия подробнее.

Создание объекта Запись ZIP Файла можно осуществить двумя путями - создать инициализированный объект или создав неинициализированный объект вызвать у него метод Открыть . В обоих случаях состав параметров является одинаковым. В самом простом случае требуется указать только имя файла, куда будет записан архив.

Для создания нового архива требуется указать:

1. Имя файла, куда будет записан архив. Этот параметр является обязательным. Если такой файл уже существует на диске, он будет перезаписан!
2. Пароль доступа к архиву. Если этот параметр пропущен или равен пустой строке, то шифрование производится не будет!
3. Комментарий к архиву.
4. Метод сжатия файлов в архиве. На выбор предоставляется возможность скопировать файлы в архив без сжатия или сжать их. По умолчанию файлы сжимаются.
5. Уровень сжатия файлов в архиве. Можно выбирать между минимальным, оптимальным и максимальным сжатием. По умолчанию используется оптимальное сжатие
6. Метод шифрования. Можно защитить архив методом шифрования ZIP 2.0 , совместимым с большинством программ, или с помощью шифрования на основе новейшего стандарта AES с различной длиной ключа (128, 192 и 256 бит). Однако следует помнить , что данный метод может быть не совместим с некоторыми программами архивирования, например WinRAR .

После создания объекта необходимо добавить в него необходимые файлы, воспользовавшись методом Добавить . Он принимает на вход 3 параметра:

1. Полное имя файла или маску.
2. Режим сохранения путей к файлу. Можно сохранять полные пути, не сохранять пути совсем или сохранять пути относительно каталога.
3. Режим обработки подкаталогов. Можно обрабатывать подкаталоги рекурсивно или не обрабатывать их. Параметр имеет смысл, если в качестве имени указана маска.

После того, как все необходимые файлы добавлены, можно записать архив на диск, воспользовавшись методом Записать() .

Важно понимать , что до выполнения этого метода, никаких реальных действий по созданию архива не происходит. После записи архива на диск объект закрывает его и для работы со следующим архивом необходимо выполнить метод Открыть() .

Особенности упаковки файлов по маске

Остановимся подробнее на особенностях упаковки файлов по маске.

Предположим, что у нас есть следующий файлы, которые нам необходимо поместить в архив:

Пример 1

Мы хотим создать в архив с помощью нижеследующих команд:

В результирующий архив будут помещены следующие файлы:

Пример 2

Мы хотим создать в архив с помощью нижеследующих команд:

В результирующий архив будут помещены следующие файлы:

Пример 3

Мы хотим создать в архив с помощью нижеследующих команд:

В результирующий архив будут помещены следующие файлы:

Чтение ZIP- архивов

Для того чтобы прочитать файлы из ZIP -архива необходимо выполнить несколько простых действий:

• Открыть необходимый архив
• Распаковать файлы

Рассмотрим эти действия подробнее.

Создание объекта Чтение ZIP Файла можно осуществить двумя путями - создать инициализированный объект или создав неинициализированный объект вызвать у него метод Открыть() . В обоих случаях состав параметров является одинаковым. В самом простом случае требуется указать только имя архивного файла, с которым необходимо работать.

Для открытия архива требуется указать:

1. Имя файла, который требуется открыть. Этот параметр является обязательным.
2. Пароль доступа к архиву.

После того, как архив успешно открыт, можно получить информацию о файлах, хранящихся внутри него. Для этого у объекта Чтение ZIP Файла предусмотрено свойство Элементы , которое предоставляет доступ к коллекции элементов ZIP файла.

Для каждого элемента можно получить разнообразную информацию о его имени, времени его модификации, его атрибутах, а также узнать является ли данный элемент зашифрованным.

После получения информации о элементах их можно распаковать на диск. Это возможно сделать двумя методами:

• Воспользоваться методом ИзвлечьВсе() .
• Воспользоваться методом Извлечь() .

Метод ИзвлечьВсе() распаковывает все файлы в архиву по указанному пути. Второй параметр данного метода определяет возможность восстановления исходных путей файлов.

Метод Извлечь() распаковывает указанный элемент коллекции из свойства Элементы по указанному пути. Второй параметр данного метода аналогичен тому же параметру метода ИзвлечьВсе() . Наибольший интерес представляет третий параметр данного метода - Пароль . В нем можно указать индивидуальный пароль для элемента архива, в случае если он зашифрован паролем отличным от других файлов.

После того, как архив нам больше не нужен можно завершить работу с ним вызвав метод Закрыть() .

Дополнительные возможности

Для решения этих проблем можно использовать функции РазделитьФайл() и ОбъединитьФайлы() .

Функция РазделитьФайл() предназначена для разбиения файла на несколько частей указанного размера. Функция ОбъединитьФайлы() объединяет несколько файлов в один.

Более подробную информацию о этих функциях можно получить в документации.

Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

• Для временного хранения.
• Для постоянного хранения.
• Не подлежащие хранению.

Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.

Общий порядок передачи документов в архив

Процесс происходит в несколько этапов:

• Экспертиза и отбор документов.
• Подготовка и оформление.
• Составление описей.
• Передача в архив.

Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

Отражение в «1С: Документооборот»

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Подготовка и оформление дел

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

• Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
• Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
• Для дел временного хранения за тот же период - в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.

Передача в архив

Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

Нюансы работы с документами

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

• Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
• Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
• Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
• Определение законченности сводной описи.

Рассмотрим подробнее каждый аспект.

Срок хранения временных документов

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Оформление обложки при смене названия

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

• Постоянные — №1.
• Временные — №2.
• Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Трудно представить себе компанию, которой не пришлось бы работать с договорами и документами. И если на ранних этапах предприятие может своими силами систематизировать документооборот, то по мере развития бизнеса ежедневный поток деловых бумаг, его обработка и хранение могут стать настоящей проблемой.

Сегодня все больше наших клиентов интересуются автоматизированными системами управления документооборотом или задумываются о переходе на цифровой формат. Однако даже в эпоху 21-го века остаются консервативные компании, которые предпочитают работать по старинке, «утопая» в бумажной волоките.

В нашей статье мы расскажем, какие задачи решает «1С:Документооборот» и как программа поможет избавиться от вечной головной боли, связанной с бумажными документами.

Итак, как «1С:Документооборот» поможет избавиться от бумажной волокиты?

Для справки

Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматизировать основные процессы делопроизводства в компании. При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:

• сокращение или полный отказ от бумажных носителей;
• сведение к минимуму ресурсов на ручную обработку документов;
• повышение эффективности делопроизводства;
• создание единой информационной базы документов;
• снижение рисков потери или повреждения важных документов;
• организация удобной работы сотрудников с документами;
• контроль над исполнением;
• повышение уровня информационной безопасности и другие.

Современные системы электронного документооборота призваны навести порядок в работе компании. Они систематизируют документооборот и прокладывают четкие, прямые маршруты, по которым движется поток деловых документов. Каким же образом это происходит можно наглядно проиллюстрировать на примере процесса согласования и архивирования документов.

Представьте себе жизненный цикл документов в компаниях, где до сих пор считается, что бумажный носитель надежнее, чем что-то электронное. Для примера возьмем ситуацию с составлением договора.

Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники компании:

Документ, прошедший долгий путь согласований и правок, в итоге попадает в ящик под названием «Архив». При необходимости его можно найти и извлечь оттуда, что зачастую бывает не так просто, учитывая количество хранимых деловых бумаг.

В результате такая длинная цепочка согласований может привести к срыву сроков и потере важных версий документов. Из-за большого потока документов не все бумаги доходят до адресата, письма зачастую остаются без ответа. Эффективность такой компании стремительно падает, ее «засасывает» опасная бумажная трясина.

Как эти процессы будут выглядеть с использованием «1С:Документооборота?»

Согласование документов

Использование маршрута согласований в «1С:Документообороте» позволяет существенно сэкономить время сотрудников, избежать потери важных версий текста, а также в разы ускорить процесс согласования. (рис.1)

Рис.1 Запуск документа на согласование в «1С:Документооборот»

Хранение документов

После того как работа над документом закончена, встает вопрос о его хранении.

«1С:Документооборот» — это идеальное хранилище документов любых форматов. Размер информационной базы ограничен только свободным местом на сервере или компьютере. В системе можно хранить не только текстовые файлы, но и аудио, видео, презентации, архивы и изображения. Хранение документов осуществляется по категориям: входящие, исходящие и внутренние. (рис.2)

Рис.2 Хранение внутренних документов в «1С:Документооборот»

Оперативное хранение помогает избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Ключевые возможности электронного архива — оцифровка бумажных документов, их безопасное хранение, удобный и быстрый поиск.

Быстрый поиск

Одно из главных преимуществ электронного документооборота — это легкий и быстрый поиск по базе. В «1С:Документооборот» можно без труда найти любой документ не только по реквизиту, но и по содержанию. (рис.3).

Рис.3 Полнотекстовый поиск в «1С:Документооборот»

Сотрудникам не придется тратить по нескольку часов, а то и дней на поиск нужного письма или договора. Экономия массы времени на поиск документов — это уже весомый довод в пользу внедрения «1С:Документооборота», хотя у программы припрятана еще пара козырей в функционале. Расскажем коротко о наиболее значимых.

Контроль задач

«1С:Документооборот» включают в себя функционал контроля исполнительской дисциплины. Механизмы постановки задач и поручений являются эффективным инструментом взаимодействия сотрудников внутри компании, а отчеты по исполнительской дисциплине (рис.4) позволяют руководителям оперативно оценивать качество работы и нагрузку сотрудников.

Рис.4 Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот»

В «1С:Документооборот» можно ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение по срокам. К задаче можно прикрепить файлы. Специальная подсистема в программе своевременно сообщит сотруднику о новой задаче и о дате ее выполнения.

После того как сотрудник завершит задачу, он может выслать текст своим коллегам для дальнейшей работы, а непосредственный автор задачи получит уведомление об успешном выполнении.

Обработка входящей документации

Ежедневно сотрудникам компаний приходится иметь дело с огромной массой как внешней, так и внутренней переписки. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

Рис.5 Встроенная почта в «1С:Документооборот»

Конфиденциальность

В СЭД «1С:Документооборот» можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений к документам (рис. 6). Это гарантированно защитит важные корпоративные данные от посторонних глаз.

Для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой указаны: уровень конфиденциальности, дата изменения, автор, формат, количество листов, краткое описание. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю необходимую информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Рис.6 Настройка прав доступа в «1С:Документооборот»

Выводы

Бумажная волокита делает многие компании неэффективными, тормозит их развитие, ухудшает коммуникации с клиентами. Современные системы электронного документооборота, такие как «1С:Документооборот», позволяют забыть о громоздких и бесполезных архивах, вечной головной боли, связанной с бумажными документами, а также избавляют сотрудников от рутинной бумажной работы.

Сегодня электронный документооборот — это не просто способ современного ведения дел, но и насущная необходимость для компаний, желающих перейти на более высокий уровень корпоративной культуры.

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. Если вам требуется консультация или помощь по внедрению программы «1С:Документооборот», вы всегда можете обратиться к нам.

Раньше и не верилось, например, что бухгалтерию можно вести в телефоне, а теперь — пожалуйста, загрузил специальное приложение и вперед! Разработчики постоянно совершенствуют программу 1С. Так, начиная с релиза 3.0.81, в неё в пилотном режиме добавлена возможность создания документов «Акт», «Накладная», «Счет-фактура» с помощью загрузки по фотографии или сканированному варианту. Как это делается, расскажем в статье.

Сразу оговоримся, что пока данный функционал доступен только пользователям облачной 1С.

Для загрузки данных в 1С теперь достаточно сфотографировать документ, отсканировать его или сфотографировать с помощью мобильного приложения «Сканер документов».

Начнем с первого варианта — загрузка по фото или скану.

Загрузка документов в 1С из скана (фото)

Имеем сфотографированный телефоном документ и отправленный пользователю на электронную почту: акт об оказании услуг на сумму 2750 руб. от контрагента ИП Кругловой О.А. Услуги оказаны ООО «Василек». Контрагент и услуга новые, в 1С не внесены.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» — «Поступления (Акты, накладные, УПД)».

В журнале документов нажмите кнопку «Загрузить» и выберите команду «Из скана (фото)».

Шаг 2. Для добавления фото в 1С нажмите кнопку «Добавить файлы».

Шаг 3. В модуле «Распознавание документов» нажмите «Добавить». В открывшемся окне выберите файл фотографии документа или сканированное фото. В нашем случае прикрепляем файл, присланный на электронную почту.

Шаг 4. После переноса файла в 1С выделите его и нажмите «Распознать».

Далее действия выполняются автоматически. Документ отобразится в правой части окна.

Дождитесь окончания обработки, пока статус документа не изменится на «Распознанный» — значок в виде буквы «А» и не появится «синяя стрелочка».

В строке отображаются данные документа:

• тип — в нашем примере «Акт об оказании услуг»;
• имя файла и наименование документа;
• автор — в данном примере это пользователь 1С;
• организация, чей документ загружается. В нашем примере ООО «Василек».

Шаг 5. Щелкните дважды мышкой на строке. Откроется форма ввода документа в 1С с заполненными по возможности реквизитами. А те данные, которые не сопоставлены, обозначены как ошибки.

Так как контрагент, договор и номенклатура ранее не использовались в программе, то программа не может их сопоставить с распознанными данными фото. Эти поля помечены красным.

Пройдемся по ошибкам и дозаполним форму.

Ошибка первая: не сопоставлен контрагент

Шаг 6. Щелкните на поле «Контрагент». В сканированном эскизе фото программа автоматически покажет нужный распознанный фрагмент и предложит создать нового контрагента, т.к. он отсутствует в базе.

Нажмите на выпадающую ссылку «Создать: Индивидуальный предприниматель Круглова Ольга Александровна». Наименование контрагента считано с фото документа.

Шаг 7. В открывшемся окне подтвердите создание контрагента — кнопка «Создать».

Вид контрагента 1С определит автоматически.

При возможности использовании сервиса 1С-Контрагент программа предложит им воспользоваться. Согласимся на предложение.

Ошибка вторая: нет договора

Шаг 9. Поле «Договор» в нашем примере мы заполнили вручную, указав «Без договора». Но при указанном в документе договоре его также можно внести с помощью используемой обработки.

Ошибка третья: не сопоставлена номенклатура

Шаг 10. Щелкните на поле «Номенклатура» и создайте новый элемент, нажав на всплывающую «подсказку».

Шаг 11. В окне заполнения данных о номенклатуре укажите «Вид номенклатуры». Наименование и единица измерения заполнятся из фото документа.

Шаг 12. Заполнив данные, нажмите кнопку «Создать» и выберите нужный вид документа. В нашем примере это «Услуги (акт)».

Из рабочего места «Распознавание документов», окошка «Распознанные», наш документ исчезнет и переместится в «Обработанные». Если нажмем одноименную кнопку, отобразятся документы, на основании которых созданы «Акты» или «Накладные».

Шаг 13. Откройте журнал «Поступления (Акты, накладные, УПД)» и увидите сформированный обработкой документ из нашего фото.

Задача выполнена. Причем отметим, что фото было не лучшего качества, но система смогла его распознать.

Рассмотрим еще один вариант переноса документов — с помощью фото, но используя мобильное приложение «1С — Сканер документов».

Передача документов в 1С: Бухгалтерию предприятия ред. 3.0 с помощью приложения «1С: Сканер документов». Установка приложения «1С: Сканер документов»

Начнем с того, что необходимо установить приложение на телефон. Найти его можно самостоятельно или воспользовавшись QR-кодом из 1С со ссылкой на указанное приложение.

Сделать это можно из рабочего места в разделе «Продажи» или «Покупки» — подраздел «Сервис» — «Загрузить документы из сканов (фото)».

Это тоже рабочее место, что мы рассмотрели выше.

Шаг 1. Перейдите в рабочее место и нажмите кнопку «Мобильные приложения».

Шаг 3. Используя QR-код, загрузите мобильное приложение. Оно доступно в двух вариантах операционных систем телефона:

• для пользователей Android;
• для пользователей Apple iOS.

В нашем примере мы установим на телефон приложение для Android, используя приложение Google play.

Шаг 4. Найдите приложение и нажмите «Установить»

После установки приложения на телефон перейдите в 1С в рабочее место загрузки фото.

Шаг 5. Для добавления «клиента» загрузки нажмите кнопку «Добавить».

Добавлять фото документов могут не только сотрудники, но и клиенты, используя коды подключения.

В окне создания «клиента» — «пользователя» задайте его наименование.

Синхронизировать программу с приложением можно с помощью ключа пользователя или отсканировав QR-код. Ключ пользователя формируется программой автоматически.

Синхронизируем нового клиента с его приложением.

Шаг 6. Запустите приложение на телефоне. Автоматически оно предложит войти в систему. Вы можете ввести ключ пользователя (при удаленном расположении клиента) или отсканировать QR-код, нажав на него.

Если у вас пока нет кода или ключа, можно воспользоваться для ознакомления «Демо-режимом».

Загрузка фото через приложение «1С: Сканер документов» и синхронизация с его с 1С

Интерфейс программы прост. Он имеет только раздел «Мои документы». Добавить документы можно:

• выбрав готовый файл с телефона;
• выбрав действие — Сделать фото.

Воспользуемся вторым вариантом.

Шаг 8. Как только файл фото попадает в приложение, происходит его обработка. Приложение автоматически его отправит в 1С.

В приложении информация о файлах отображается следующим образом.

Для примера сфотографирован и передан еще раз этот же документ «Акт об оказании услуг».

Шаг 9. Перейдите в 1С. В рабочем месте «Распознавание документов» автоматически появился переданный из приложения документ.

Обратите внимание, что документы группируются по датам загрузки, что облегчает поиск нужной документации.

У строки документа имеется пиктограмма — «листик со скрепкой». Нажав на нее можно перейти к документу и посмотреть прикрепленное вложение.

Далее действуем также, как и при загрузке фото (скана) с компьютера.

Шаг 10. Щелкните дважды на строке документа и откроется его форма.

Так как с контрагентом из документа мы уже работали, и он, и его номенклатура уже внесены в программу, то они без проблем сопоставились.

Если вы впервые работаете с этим контрагентом, то выполняете действия так, как мы рассмотрели в первом разделе статьи при загрузке документа по фото в программу.

Шаг 11. Проверьте документ на наличие ошибок (незаполненных полей).

Обратите внимание на гиперссылку — «Связанные документы». Нажав на нее, пользователь видит, что имеются дубли распознанного документа и в системе уже сформирован документ «Поступление (Акт, накладная, УПД)».

Обратите внимание, программа контролирует совпадение реквизитов загружаемых документов и предупреждает об том пользователя, чтобы по ошибке не были загружены документы дважды.

Так как мы рассматриваем пример загрузки, нажмем «Создать новый».

В реальном режиме работы, конечно же, при обнаружении имеющегося документа в базе, повторно загружать его не надо.

Шаг 12. Перейдите в журнал документов по поставщикам — «Поступление (акты, накладные, УПД). В журнале два документа. Первый загруженный с помощью фото с компьютера, через кнопку «Загрузить». Второй — с помощью мобильного приложения «1С: Сканер документов».

Обратите внимание на значок «скрепка» у каждого загруженного нами документа. Это означает, что имеются прикрепленные файлы.

Выделив документ, нажмите «кнопку-скрепку» на панели инструментов журнала. Откроется окно «Присоединенные файлы», где хранится наша фотография документа или его скан.

Дополнительные настройки рабочего места «Распознавание документов»

В рабочем месте «Распознавание документов» у нас два документа со статусом «Отработанные».

Посмотрим, какие настройки рабочего места еще имеются.

• «Кнопка-картинка» — «Показать миниатюры файлов» / «Скрыть миниатюры файлов» — отображает фото документа в нижней части рабочего стола.
• «Кнопка-скрепка» — «Показать панель с документами» / «Скрыть панель с документами» — отображает связанные документы и файлы с правой стороны рабочего места.

При нажатой кнопке «Загружено» в списке отображаются все документы, сгруппированные по датам загрузки. Пользователь может установить отбор по контрагенту или организации, нажав одноименные кнопки.

Обратите внимание на «кнопку-шестеренку» на панели задач.

Здесь пользователь может задать дополнительные настройки, которые включают:

• настройки распознавания документов;
• настройки заполнения документов;
• настройки обработки документов;
• прочие настройки.

Для изменения настроек установите галочку или переместите переключатель в нужное положение.

По гиперссылке «Соответствие распознанных строк» можно посмотреть, как сопоставлялись значения справочников

Мы рассмотрели функционал загрузки документов по фото и сканам. Пока он доступен только для пользователей облачной 1С-Fresh, но надеемся, что в скором времени 1С порадует этим инструментом всех остальных пользователей 1С.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С без предоплаты. Не тратьте время - мы поможем решить проблему любой сложности.

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.

Файлы в 1С Документооборот

Системой предусмотрены следующие варианты хранения:

1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.

Преимущества этого варианта:

• Все файлы в одном месте (в ИБ);
• Безопасность данных;
• Резервное копирование осуществляется стандартным способом.

• Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
• Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.

2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.

Преимущества такого хранения:

• Объем ИБ значительно уменьшается;
• С ИБ быстрее работать;
• Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
• Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.

К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.

Настройки хранения в ИБ

Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».

Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.

До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.

Тома хранения файлов в 1С Документооборот

Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.

Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.

При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».

Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».

Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.

Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.

Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».

В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.

После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.

Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.

При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.

Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.

В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.

При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.

Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот

Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».

В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.

Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.

Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.

Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».

Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.

При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.

В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.

Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».

Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.

Читайте также:

  
• Чистка ноутбуков ростов на дону
  
• Как сделать свой паркур в роблоксе на компьютере
  
• Как создать папку из нескольких файлов
  
• Как отключить нано антивирус
  
• Моноблок 2 канала усилитель как подключить