Где хранятся файлы sharepoint

Обновлено: 04.07.2024

Что самое нужное в критический момент, например, когда ты собрался идти на тренировку, а у тебя спрашивают Word версию файла договора по проекту 2012 года с фирмой Васи Пупкина? Правильно – этот самый Word файл.

Мы разрослись — ну, не Мы конкретно, а фирма в головном офисе, где я работаю: личным помощником Шефа, IT менеджером, системным администратором (только, что на баяне не играю), тут вам и юридическая компания, и пара ресторанов, и строительная компания, и железнодорожные грузоперевозки.

Соответственно начались проблемы с обменом файлами между головным офисом и дочерними фирмами, и чтобы экономить время себе любимому (лень тот еще двигатель прогресса), я решил внедрить общий документооборот, и не просто документооборот, а что бы огого!

А ведь мне хотелось бы чего-нибудь:

Дешёвого – Кризис, однако! (еще не наступил, но звериный оскал был уже виден)
Универсального
И если надо, то прикрутить еще чего-нибудь по-быстрому и…
Удобного
И чтобы не только веб интерфейс
И быстрый поиск

Итого платформу выбрал SharePoint 2013 Foundation:

Дешево — нужна только лицензия SQL, сам продукт бесплатный
Универсально – понятно, что портальное решение не только закроет потребность в обмене файлами, но и даст возможность реализовать практически любую задачу совместной работы распределенных офисов, ну и при необходимости есть куда расти.

Удобство — чтобы всегда можно было определить с какого источника и какая версия файла у меня открыта. И чтобы быстро объяснить коллективу бухгалтеров как этим пользоваться. (Да-да мы все еще воюем (тут должен был быть смайлик))
Интеграция с офисом — чтобы пользователь для сохранения, открытия, поиска файла делал минимальное количество действий
Быстрый поиск
Удаленное подключение, и возможность работы из дома.

Невозможность хранения файла с одним и тем же именем (файл просто перезаписывается как версия)
Практически нереально работать с файлом, если к Библиотеке Документов добавить дополнительные поля
Скорость работы

Решение

«Если бы губы Никанора Ивановича да приставить к носу Ивана Кузьмича. »
*- Из пьесы «Женитьба» Н. В. Гоголя (1809—1852), слова невесты Агафьи Тихоновны

В общем, понимая всю кухню нашей совместной работы, мне не пришлось описывать бизнес-процессы организации, и я принялся за дело.

Проблему хранения файлов SharePoint — решить автоматически создаваемой иерархией папок на основе фиксированных списков, что сразу добавляло атрибутов к документу для дальнейшего поиска — и в этот момент случилось практически чудо. Оказалось, что для всех департаментов, филиалов, дочерних фирм подходит трехуровневая структура хранения файлов, если представить работу департамента как работу над проектами.

Получается такая каталожная структура:

Проект
ПодПроект (относится, фильтруется по Проекту)
Тип Документа

При этом каждый проект/подпроект/тип документа получил собственный код, для каждой компании разработали собственную систему кодировки, и эту же кодовую систему перенесли в 1С – что, в общем, упростило в будущем реализацию системы отчетов. Решить проблемы скорости — кешированием справочников, списков документов, настроек.

Реализация

Первым делом сделал проводник документов для SharePoint, с основным расположением элементов интерфейса как в Outlook, левая часть — навигация, список с файлами и описание файла.

«Последние редактируемые документы» — отображает последние 30 документов за последние 30 дней.
«Шаблоны» — фильтрует документы по типу Шаблон, к примеру, бланки организации, шаблоны писем или отчетов.
Также пришлось реализовать возможность просмотра Библиотеки как в проводнике (особо одарённые никак не могли понять, как пользоваться фильтрами для поиска документов).

Номер документа — ID файла Библиотеки.
Все остальные поля – lookup к справочникам.
Короткое имя Библиотеки – каждая Библиотека обозначается коротким кодом, который потом используется в имени файла.
Версионность – мне не нравилось, что SharePoint делает каждый раз при сохранении версию документа, я переделал алгоритм сохранения документа, где версионность стала управляемой, т.е. версия документа создается с возможностью комментирования, когда это нужно, или, когда документ приходит из внешнего источника.

Главный интерфейс

Поиск реализован на CAML-запросах, и позволяет производить поиск по множеству полей за раз, последние пять запросов сохраняются. Так же были сделаны фильтры приложений.

Карточка поиска и результат

Сохранение документа

Чтобы сохранить документ в систему, теперь нужно дать имя документу и заполнить три поля. Так же можно дать описание документу и ограничить доступ к нему. Для удобства работы предусмотрен импорт документа или папки.

И все это интегрировано с Microsoft Office 2010/2013/2016. Теперь при работе с документом в имени присутствуют: короткое имя Библиотеки, номер документа и версии. Эта интеграция позволяет работать с документооборотом, не выходя из привычного интерфейса.

Печеньки

В общем, что вкусного мы получили:

Дешево – даже дешевле чем планировали, т.к. решение оказалось очень гибким, при этом быстрым. Скорость работы позволила подключить некоторые удаленные офисы к нашему центральному порталу, что позволило сэкономить на паре Window/SQL лицензий. А где нужно было, разворачивали свой внутренний портал.
Универсальность — закрыли потребности общего файлового хранилища для всех департаментов и дочерних фирм.
И если надо, то прикрутить еще чего-нибудь по-быстрому и… — кто-то добавил себе полей на списки проектов/подпроеков — получили CRM решение департамента, кто-то добавил дополнительных (необязательных) полей на Библиотеку документов для отслеживания исполнения договоров и т.д.
Удобство — пользователю не нужно задумываться, куда сохранить файл, главное — дать осмысленное имя документа. А централизованное именование/заполнение справочников проектов/подпроектов минимизирует ошибки сотрудников, такие как неправильное размещения файла, создание папок и т.п.
И чтобы не только веб интерфейс – размер дистрибутива около двух мегабайт. Пользователи, которые активно работают из дома, просто устанавливают его на домашнем компьютере, это же касается мобильных пользователей. Для подключения к системе нужно только знать URL рабочего портала, все остальные настройки будут загружены. Через SSL протокол работает веб интерфейс SharePoint и программа, поэтому проблем с удаленным подключением пока не замечено.
Быстрый поиск – дополнительные атрибуты документа позволяют искать документы быстро, с большой эффективностью выхода результата. Полнотекстовый поиск SharePoint закрывает все остальные запросы.

Пример – как поменялась работа финансового департамента и HR

Мы создали одну Библиотеку Документов для финансового и HR департамента, и удаленно подключили всех бухгалтеров из дочерних фирм. Ограничили доступ на определенные папки.

Теперь, когда HR департамент сохраняет документ, относящийся к личному делу сотрудника, он заполняет (для примера):

Имя файла: Договор с сотрудником Ивановым — 2016 год

Проект – Сотрудники Компании 1
ПодПроект – ФИО Сотрудника
Тип документа — Договор

Имя файла: Табель учета рабочего времени – январь 2016

Проект – Рестораны
ПодПроект – Имя ресторана
Тип документа – Табель учета рабочего времени

Проект – Рестораны
ПодПроект – Имя ресторана
Тип документа – Cache Report

И вот – все счастливы, документы хранятся централизованно, прозрачны для всех у кого есть доступ, при изменении шаблонов документов или отчетности, их нужно изменить в одном месте, при необходимости создаются отчеты.
Также программу оценил Юридический департамент – основной генератор документов.

Заключение

В общем, надеюсь идея понятна, я описал основной принцип ее работы. Программа стала популярной еще на стадии тестирования. Многие коллеги и друзья с удовольствием внедрили ее у себя, конечно с разной степенью успешности реализации проекта. Но я предпочитаю думать, что это зависит от первоначальной степени мотивации персонала.

У нас все прошло под девизом: «Агркх» – давайте же наконец наведем порядок с файлами, и я пойду на тренировку.

Программу отдаю совершенно бесплатно, ее можно скачать по адресу:

На данный момент, с учетом всех пожеланий и приобретенного опыта, начали разработку второй расширенной версии, от внедривших ее у себя, жду отзывов и предложений.

Про хранилище на SharePoint корпоративной информации в виде файлов, мы уже не раз писали в статьях и материалах нашего сайта. Считаем, что использование такого хранилища является одним из полезнейших применений портала в компании/организации. В этой статье мы приводим подходы и методики, по которым организуется хранение файлов в SharePoint, основанные на многолетнем опыте работы.

В свою очередь, как мы отмечали в анонсе «СДЦ – участник круглого стола cNews «Рынок СЭД 2015: новые тренды», портал на SharePoint вполне способен выступать как хранилище всех (то есть вообще всех) файлов, попадающих или создающихся в компании или организации. Выполнять такую «глобальную» функцию ему помогают, с одной стороны, лёгкость помещения документов в это хранилище, сравнимая с лёгкостью размещения на сетевом файловом ресурсе или рабочей станции. А с другой стороны – из SharePoint также легко и извлечь документ или файл, воспользовавшись быстрым и гибким поиском по содержимому — по обрывку фразы, по части ФИО, по неполной дате и т.п.

Создание и хранение информации на сайтах подразделений.
Структура папок библиотеки подразделения.
Значащие имена файлов.

Опишем эти методики более подробно

1. Создание и хранение информации на сайтах подразделений

Рис. 1 Общее хранилище документов

2. Структура папок библиотеки подразделения

Рис. 2 Направления работы Департамента продаж и маркетинга в 2015 г.

Что характерно, при таком методе построения структуры хранилища, одни и те же файлы могут быть помещены в разные папки. Например, маркетинговые материалы, подготовленные специально для выставки, могут попасть в папку выставки, и в папку маркетинговых материалов. И мы говорим, что это естественно, в этом нет ничего страшного! Поиск SharePoint найдёт эти материалы, где бы они ни были, и даст воспользоваться ими повторно.

В заключение отметим, что перед начальным заведением таксономии хранилища на SharePoint, для каждого подразделения нужно сесть, подумать, и набросать вариант структуры, опираясь на существующее файловое хранилище. При этом следует применять принципы построения дерева папок, описанные в этой статье.

3. Структура имени файла

Мы предлагаем использовать файлы с именами определённой структуры. Нотацию этой структуры можно представить в следующем виде:

Рис. 4 Файлы, относящиеся к договору №1504-131 на реализацию АИСВ Астрахань

Заключение

Таким образом, ключевыми свойствами описанных выше методик являются: использование значащих имен файлов, их хранение в библиотеках подразделений компании на SharePoint с простой структурой, и репликация в общедоступный раздел. Применяя эти методики, мы получаем хранилище файлов с лёгким расширением структуры, с быстрым размещением, и мгновенным извлечением файлов. А это как раз те функции, которыми обладает идеальное хранилище.

Читайте, как восстановить данные SharePoint из бэкапа или файла данных . В каких файлах SharePoint хранит данные и как создать их резервную копию. Резервное копирование среды SharePoint – это не второстепенная задача. Если говорить о серьёзном подходе к работе, то обязательно необходимо планировать осуществление резервного копирования данных и возможность их восстановления.

Восстановление SharePoint: «Когда», а не «Если»

Это обязательно случится. Поэтому нужно быть готовым к необходимости восстановления данных SharePoint из бэкапа. Даже если случайные удаления сайта или списков никогда раннее не случались, лучше быть готовым к этому и попробовать возможности восстановления программы до того момента пока это не произойдёт. Ведь если известные вам процедуры восстановления не сработают должным образом или так как вы ожидаете, то как вы ими воспользуетесь в случае необходимости? То есть, следует попрактиковаться в восстановлении данных из резервной копии чтобы быть готовым, в случае возникновения такой ситуации.

Разные способы резервирования данных

Можно использовать разные техники создания резервной копии данных SharePoint для одних и тех же данных. Иногда необходимо создать копию только одного списка, библиотеки или сайта. В других случаях потребуется комплексный подход и кроме этого создать бэкап конфигурации фермы, приложений-служб, и контента, который распространён по нескольким сайтам.

Но прежде чем пользователи начнут обращаться с просьбой о помощи в восстановлении файла или случайно удалённого списка, будет неплохо если они будут знать, как это можно сделать самому.

Доступные пользователю способы резервирования и восстановления данных SharePoint

Использование двух функций SharePoint позволит пользователям избежать неприятностей, связанных с утерей данных, без привлечения ИТ специалиста. Возможно таким способом и не получится восстановить ферму, но данные способы однозначно стоят внимания.

Корзина

Именно для таких случаев в SharePoint присутствует Корзина, которая активна по умолчанию. Только убедитесь, что в ней сделаны все настройки, которые вам необходимы. Например, необходимый срок хранения удалённых данных, который по умолчанию установлен на 30 дней.

В SharePoint присутствуют две корзины: первого и второго уровня. Все объекты SharePoint которые удаляются помещаются в корзину сайта, из которой могут быть восстановлены пользователем. После удаления из корзины сайта объекты SharePoint помещаются в корзину семейства сайтов.

Управление версиями для списка и библиотеки

Управление версиями для списков и библиотек это ещё один способ, который поможет пользователю восстановить свои данные. История версий сохраняет копии документов и списков при каждом сохранении изменений. Только сохраняется не весь документ, а только внесённые в него изменения. Это сделано для того, чтобы избежать значительного увеличения базы данных в размере.

Пользователю не сложно вернуть предыдущую версию файла. Предыдущие версии файлов можно просматривать и, в случае необходимости, восстанавливать.

Возможности бэкапа и восстановления данных SharePoint для Админа

Использование Истории версий и Корзины, позволяет легко вернуть много данных приложив минимальные усилия, и это несомненное преимущество данных функций. Но это не значит, что, используя только их пользователи SharePoint могут обезопасить себя от утери данных. История версий и Корзина SharePoint имеют много ограничений, которые можно преодолеть, используя функции резервирования данных.

Бэкап сайтов, списков и библиотек

Из всех ваших сайтов (из которых состоят семейства сайтов), списков и библиотек, могут быть созданы резервные копии с помощью PowerShell или Центра Администрирования (Central Administration).

Создать резервную копию сайта можно перейдя по ссылке «Архивация и восстановление» Центра администрирования, в панели быстрого доступа домашней страницы центра администрирование. На странице «Архивация и восстановление» перейдите по ссылке «Экспорт сайта или списка» в разделе «Фрагментарное резервное копирование» .

Если использовать PowerShell, то это можно сделать с помощью команды Export-SPWeb командной строки PowerShell. Вот наиболее простой пример с использованием параметров – Identity (веб для экспорта) и -Path (путь к файлу):

Export-SPWeb -Identity <SiteURL> -Path <Path and File Name> [-ItemUrl <URL of Site, List, or Library>]

<SiteURL> — это URL-адрес экспортируемого сайта, списка или библиотеки.
<Path and FileName> — это путь и имя сайта списка или библиотеки, которую следует экспортировать.
<URL of Site, List, or Library> — это URL-адрес места назначения экспортируемого сайта, списка или библиотеки.

Также можно создать резервную копию семейства сайтов используя команду Backup-SPSite , вместе с теми же параметрами – Identity и –Path .

Как сохранить контент и данные конфигурации фермы

Это большой кусок, который стоит проработать. Необходимо сохранить данные конфигурации фермы до того, как в них будут внесены изменения, и делать это регулярно. Также нужно осуществить бэкап контента базы данных.

Резервное копирование и восстановление баз данных контента

Базы данных контента включают несколько сайтов, списков, семейств сайтов, и иногда веб-приложения. Со временем базы данных контента могут набирать значительного размера, поэтому стоит создавать их резервную копию отдельно от фермы. Это даст возможность восстановить все данные в случае сбоя и сохранить их на SQL сервере с новым именем, в виде отсоединённой базы контента. Данный приём стоит попрактиковать прежде чем он понадобится.

Резервное копирование приложений-служб

Значительную часть важных данных фермы содержат приложения-службы. Да, именно поэтому рекомендуется регулярно выполнять бэкап всей фермы, но определённые требования предприятия или ИТ-службы могут диктовать необходимость создания резервной копи именно приложения-службы.

Для создания резервной копии приложения-службы можно использовать команду Backup-SPFarm . Если необходимо создать резервную копию конкретного приложения-службы, то в команде указывают параметр с указанием пути –Item .

Backup-SPFarm -Directory <BackupFolder> -BackupMethod -Item <ServiceApplicationName>

<BackupFolder> — это путь к папке на локальном компьютере или в сети, в которой должны храниться резервные копии.
<ServiceApplicationName> — это имя приложения-службы, подлежащего резервному копированию.

Путь к конкретному приложению можно узнать с помощью команды Windows PowerShell Backup-SPFarm –ShowTree .

Резервное копирование конфигураций ферм

Резервное копирование конфигураций ферм также осуществляется с помощью команды Backup-SPFarm . Только упускается параметр –Item .

Теперь у вас есть представление о том, какие бывают способы резервирования данных SharePoint. От результата исправления как небольшой ошибки в работе системы, так и до полного восстановления всей базы, создали ли вы резервную копию данных и как вы её восстановили, часто зависит рабочий день конечных пользователей системы.

Файлы и папки SharePoint

SharePoint хранит все данные и большинство конфигурационных файлов в базах данных SQL Server, файлах *.MDF ( о файлах базы данных SQL Server и способах их восстановления, читайте нашу статью ). Но некоторые конфигурационные файлы и файлы с данными также хранятся в установочной папке SharePoint, которая известна как Hive Directory (Hive Folder) и по умолчанию расположена:

C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\16

В случае необходимости восстановления файлов SharePoint, такую задачу также можно осуществить с помощью Hetman Partition Recovery .

Описание задачи 1. Сохранить копию файла на компьютер.

Действия: Выделяем файл и нажимаем Загрузить копию. После этого появится строка загрузки. Она будет различной в зависимости от используемого вами браузера. В Internet Explorer 9 она будет выглядеть как на рисунке ниже. Нажимаем на Save; выбираем Save as и указываем, куда сохранить файл и еще раз нажимаем Save. После этого файл будет сохранен к вам на компьютер.

Рис. 101 Строка загрузки файла Internet Explorer 9

Описание задачи 2. Скопировать файл в другую библиотеку и поддерживать копию в актуальном состоянии. Например, ваш босс собирает отчеты о выполнении работ. Его не интересует, что вы для этого используете и что еще хранится у вас в библиотеке. Ему важно иметь отчет к определенной дате. Возникает вопрос, хранить ли все отчеты в библиотеке «Все отчеты» у босса или же иметь свою библиотеку «Мои отчеты» и пересылать файл по почте? Ни один из вариантов не выглядит удобно.

Действия: Не всегда удобно ради одного файла ходить в другую библиотеку. Поэтому есть другой путь. У вас уже есть файл с отчетом. Он хранится в вашей библиотеке «Мои отчеты». Для того, чтобы передать его боссу, сохраним копию файла у него в библиотеке «Все отчеты», но сделаем это через интерфейс SharePoint.

Важно. Почему просто не скопировать файл на компьютер и не загрузить его копию в другую библиотеку?

Описание задачи 3. Как сохранить копию файла в другом расположении

Читайте также: