Группа редактирования в экселе
Обновлено: 07.07.2024
Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
| Недопустимо | Реально |
| Вставлять либо удалять группу ячеек | Добавлять строку или столбец |
| Добавлять либо изменять условные форматы | Работать с существующими форматами |
| Включать или изменять инструмент «Проверка данных» | Работать с существующими настройками проверки |
| Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты | Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами |
| Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты | Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты |
| Вставлять или менять гиперссылки | Переходить по имеющимся гиперссылкам |
| Назначать, редактировать либо удалять пароли | Существующие пароли функционируют |
| Ставить либо снимать защиту листов и книг | Существующая защита работает |
| Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни | Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями |
| Записывать, изменять или просматривать макросы | Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами |
| Изменять или удалять формулы массива | Пользоваться существующими формулами |
| Добавлять в форму данных новую информацию | Искать информацию в форме данных |
Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
Сначала определяемся, какую книгу мы "откроем" для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
- Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
- Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
- Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
- Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
- Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
- Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Теперь проверим и обновим ссылки:
- Вкладка «Данные». «Подключения».
- Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
- Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.
Открытие книги с совместным доступом
- Открываем меню Microsoft Office.
- Нажимаем «Открыть».
- Выбираем общую книгу.
- Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
- «Общие» - «Личная настройка» - «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
- Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
- Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
- Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
- Большая нагрузка на сетевой ресурс.
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
- Почистить либо удалить журнал изменений.
- Почистить содержимое файла.
- Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
- Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Как удалить пользователя
- На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
- В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
- Выбираем имя – нажимаем «Удалить».
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Как отключить режим совместного доступа в Excel
Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:
- Вкладка «Рецензирование» - «Исправления» - «Выделить исправления».
- Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» - стоит. Жмем ОК.
- Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
При обработке большого объема данных довольно часто требуется их упорядочивание. Специально для этого в программе Excel предусмотрены различные функции, одной из которых является группировка. С ее помощью, как следует из названия, можно сгруппировать данные, а также, скрыть неактуальную информацию. Давайте разберемся, как это работает.
- Настраиваем параметры функции
- Группируем данные по строкам
- Группируем столбцы
- Создаем многоуровневую группировку
- Разгруппировываем данные
- Заключение
Настраиваем параметры функции
Чтобы в конечном счете получить желаемый результат, для начала следует выполнить настройки самой функции. Для этого выполняем следующие шаги:
Группируем данные по строкам
Для начала давайте рассмотрим, как можно сгруппировать строки:
- Вставляем новую строку над или под строками, которые хотим сгруппировать (зависит от того, какой вид расположения итогов по строкам мы выбрали). Как это сделать, читайте в нашей статье – “Как добавить новую строку в Excel“.
- В самой левой ячейке добавленной строки пишем название, которое хотим присвоить группе.
- Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши производим выделение ячеек строк (кроме итоговой), которые требуется сгруппировать. Во вкладке “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся списке выбираем функцию “Группировать”. Щелкнуть нужно именно по значку команды, а не по ее названию. Если же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.
- В появившемся окошке отмечаем пункт “строки” (должен быть выбран по умолчанию) и подтверждаем действие нажатием OK. Примечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.
Группируем столбцы
Чтобы сгруппировать столбцы, придерживаемся примерно такого же алгоритма действий, описанного выше:
-
Вставляем столбец справа или слева от группируемых – зависит от выбранного параметра в настройках функции. Подробнее о том, как это сделать, читайте в нашей статье – “Как вставить столбец в таблицу Эксель“.
Создаем многоуровневую группировку
Возможности программы позволяют выполнять как одноуровневые, так и многоуровневые группировки. Вот как это делается:
-
В раскрытом состоянии главной группы, внутри которой планируется создать еще одну, выполняем действия, рассмотренные в разделах выше в зависимости от того, с чем мы работаем – со строками или столбцами.
Разгруппировываем данные
Когда ранее выполненная группировка столбцов или строк больше не нужна или требуется выполнить ее иначе, можно воспользоваться обратной функцией – “Разгруппировать”:
Заключение
Группировка данных выполняется в несколько кликов и не требует особых навыков в работе с программой, однако, данный прием позволяет существенно сэкономить время, когда приходится иметь дело с большим объемом информации. Это делает функцию одной из самых полезных и незаменимых в Excel.
При работе с несколькими листами в Excel иногда может возникнуть необходимость отредактировать одну и ту же ячейку на всех листах (или применить определенное форматирование к одной и той же ячейке / диапазону на всех листах).
Вы можете легко группировать листы в Excel, чтобы вы могли вносить изменения за один раз (вместо того, чтобы переходить к каждому листу по одному и вносить изменения).
В качестве примера предположим, что у вас есть книга с несколькими листами (по одному на каждый месяц). Теперь, в этих данных, вы хотите добавить новый элемент (Ноутбук) в ячейку A7 на всех этих листах.
Имея возможность группировать листы в Excel, я могу сначала сгруппировать все листы, а затем мне нужно сделать эту запись один раз, и она будет автоматически добавлена ко всем листам.
Давайте посмотрим на различные сценарии, в которых вы можете группировать листы в Excel, и некоторые важные вещи, о которых следует помнить.
Сгруппируйте некоторые выбранные рабочие листы
Иногда. вы можете захотеть сгруппировать только некоторые конкретные рабочие листы и внести в них изменения.
Я часто делаю это, когда мне нужно скрыть несколько листов. Вместо того, чтобы скрывать их по одному, я просто группирую эти листы, а затем скрываю их все сразу.
Если у вас много листов и вы хотите сгруппировать несколько из них, выполните следующие действия:
- Выберите любой из листов, которые вы хотите сгруппировать.
- Удерживайте клавишу Control на клавиатуре
- Используйте мышь / трекпад, чтобы выбрать все листы, которые вы хотите сгруппировать (при этом удерживайте нажатой клавишу Control)
- Оставьте контрольный ключ
Вышеупомянутые шаги сгруппируют все выбранные рабочие листы.
Вы также сможете визуально увидеть сгруппированные листы (цвет изменится на светло-серый, как показано ниже).
После того, как вы сгруппировали листы, все, что вы делаете на активном листе, также будет выполнено на всех других сгруппированных листах. Например, если эти листы сгруппированы, если я введу какой-либо текст в ячейку A1 на активном листе, он также будет добавлен в ячейку A1 на всех других сгруппированных листах.
Это может быть полезно, если вы хотите ввести одну и ту же формулу в одну и ту же ячейку на нескольких листах. Или измените форматирование всех листов. Поэтому вместо того, чтобы делать это один за другим, вы можете просто сгруппировать эти листы и делать то, что хотите, только один раз на активном листе.
Примечание. Когда вы группируете листы в Excel, слово «Группа» добавляется перед именем книги. Это также быстрый способ проверить, есть ли в книге сгруппированные листы.
Вы также можете использовать это для ввода формул, изменения / применения форматирования ячеек, добавления / удаления строк и столбцов и т. Д. Все эти изменения будут применены ко всем сгруппированным листам.
Совет от профессионалов : если вы хотите сгруппировать последовательные листы в Excel, вы можете выбрать первый лист, удерживать клавишу Shift, а затем выбрать последний лист. Это выберет все листы посередине.
Предупреждение: Когда вы группируете некоторые выбранные листы, они остаются сгруппированными, даже если вы щелкаете другие сгруппированные листы. Например, если вы сгруппировали листы «Янв», «Март» и «Апр» и переходите от листа «Янв» к листу «Март», они все равно останутся сгруппированными.
Разгруппировать некоторые выбранные рабочие листы
Если вы уже сгруппировали некоторые или все рабочие листы и хотите разгруппировать некоторые конкретные рабочие листы, вы также можете это сделать.
Ниже описано, как разгруппировать некоторые выбранные листы:
- Удерживайте клавишу Control
- Щелкните все таблицы, которые нужно разгруппировать.
- Оставьте клавишу Control
Это разгруппирует выбранные листы, но оставит остальные листы сгруппированными.
Сгруппировать все рабочие листы
Если вы хотите быстро выбрать и сгруппировать все листы за один раз, вы можете использовать следующие шаги:
- Выберите первый рабочий лист (крайняя левая вкладка)
- Удерживайте клавишу Shift
- Щелкните последний лист в книге (крайняя правая вкладка)
- Оставьте клавишу Shift
Разгруппировать все рабочие листы
Если вы хотите разгруппировать все листы за один раз, выполните следующие действия:
Будьте осторожны при группировании листов
Когда вы группируете листы, возможно, вы забудете разгруппировать эти листы и продолжить работу с ними. Это будет означать, что все, что вы делаете, когда листы сгруппированы, произойдет во всех сгруппированных листах.
Это особенно актуально, когда вы группируете только определенные листы. В этом случае, даже когда вы переходите к другим листам (которые также являются частью группы), это не разгруппирует листы.
Как этого избежать?
Вы можете быть более осторожными при работе с сгруппированными листами. Есть несколько визуальных подсказок, которые помогут вам заметить, что листы находятся в сгруппированном режиме:
Несмотря на все визуальные подсказки, я видел, как люди (включая меня) ошибались, потому что они забыли разгруппировать листы. Поэтому будьте особенно осторожны при использовании функции группировки листов.
При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.
Настройка группировки
Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.
-
Переходим во вкладку «Данные».
На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.
Группировка по строкам
Выполним группировку данных по строкам.
-
Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.
На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».
Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».
Группировка по столбцам
Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.
-
Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.
Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.
Создание вложенных групп
В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.
После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.
Разгруппирование
Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.
-
Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».
Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.
Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Читайте также: