Гугл таблицы не поддерживают файлы защищенные паролем как открыть
Обновлено: 05.07.2024
Сегодня поговорим о том, как не допустить утечки данных в интернет, о настройке прав и защите диапазонов данных в Гугл Таблицах.
Несмотря на важность обрабатываемой информации, многие пользователи пренебрегают мерами безопасности при работе с Гугл таблицами. В данной статье мы описали все виды прав пользователей. Поехали!
Настройки доступа к таблице
Начнем с базовой настройки определения прав пользователям. Есть несколько основных видов прав. Рассмотрим каждый.
Открываем окно настройки прав.
В правом верхнем углу нажимаем кнопку “настройки доступа”:
Доступ на редактирование, комментирование и просмотр
В окне настройки доступа вводим Гугл Аккаунт пользователя и выбираем один из трех типов прав для него.
Будьте внимательны:
Пользователи с правами на комментирование и просмотр документа легко могут создать копию и увидеть все скрытые области и получить доступ.
Иначе говоря, если сделать копию такого документа, можно получить все данные и функции, которые в него встроены.
Виды прав доступа по ссылке
Доступ по ссылке может быть предоставлен для редактирования, просмотра и комментирования.
Если на вышеприведенном окне нажать кнопку “еще”, будет возможность сделать содержимое документа видимым в поисковой выдаче интернета. Следите за этой настройкой, если работаете с информацией, представляющей коммерческую тайну. Пользователи могут установить эту опцию неумышленно.
Права владельца документа
Любого пользователя из списка можно сделать владельцем документа.
Аналогичным образом меняются типы прав пользователей, например, с “просмотр” на “комментирование”.
Дополнительные настройки безопасности данных
В нижней части окна прав доступа есть настройки, установив которые можно запретить редакторам изменять или назначать права пользователям или запретить скачивать и копировать документ пользователям с правами читателя и комментатора.
Как защитить данные в ячейках таблиц
Чтобы пользователи не сломали формулы или какие-либо важные данные, можно устанавливать защиту. Защитить можно как лист целиком, так и отдельные его области.
Выделяем область, требующую защиты, нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем пункт меню “защитить диапазон”:
Таблицы, как правило, содержат конфиденциальную информацию. Хотя ваш лист Google можно использовать только для составления расписания, он, скорее всего, будет использоваться для совещаний по бюджету, отчетов о доходах / расходах и рабочего времени сотрудников.
Зачем вам нужно защищать паролем лист Google?
Но часто Google Таблицы делятся между собой. Вы можете поделиться ими по ссылке и позволить любому, у кого есть ссылка, просматривать документ.
В этом сила облака, которая делает его сверхдоступным. Проблема в том, что если вы поделитесь ссылкой Google с кем угодно, то любой сможет ее получить. Если кто-то войдет в систему на устройстве, на котором хранится информация о вашем облаке, он уже будет в ваших таблицах Google.
Защита паролем, как минимум, гарантирует, что люди, у которых нет пароля, не смогут войти, даже если они нашли ссылку.
Проблема в том, что Google на самом деле не предоставляет функции защиты паролем или шифрования. Вам нужно пойти немного дальше, чтобы убедиться, что ваши документы защищены.
Как защитить паролем документы Google Таблиц
В чем проблема с Google Таблицами? В платформу не встроена функция защиты паролем.
К сожалению, невозможно защитить Google Таблицы внутренним паролем. Это также верно и для других программ Google, таких как Google Docs.
Что вы можете сделать, так это установить плагин. Существуют надстройки, такие как Защита паролем для документов Google. Проблема заключается не только в том, что для защиты паролем требуется много работы, но это также означает, что вам нужно доверять стороннему агенту.
Защита паролем листа Google как листа Excel
Сначала загрузите лист Google в виде документа XLSX.
Затем откройте его в Microsoft Excel. Убедитесь, что все данные успешно обработаны.
Оттуда просто перейдите в Файл -> Информация -> Защитить книгу -> Зашифровать паролем.
Теперь у вас есть файл, содержащий все данные вашего файла Google Таблиц вместе с паролем, который его защищает.
Не забывайте свой пароль. Поскольку данные, защищенные паролем, защищены односторонним шифрованием, не будет возможности восстановить или сбросить пароль, если вы больше не сможете его запомнить.
Скрытие отдельной страницы в листе Google
Если вы пытаетесь скрыть данные от других, вы всегда можете щелкнуть правой кнопкой мыши на листе и выбрать «скрыть». После этого вам нужно будет убедиться, что при предоставлении общего доступа к листу другие пользователи могут только «читать» и «комментировать» лист, но не редактировать его. Они не смогут отобразить скрытую вами страницу, поэтому они не смогут просматривать эти данные.
Вы также увидите опцию «Защитить лист». Это позволяет вам устанавливать разрешения, но это не проблема конфиденциальности, это проблема контроля; вы можете запретить людям редактировать ваш документ, но не просматривать его.
Печать таблиц Google Excel
У бумажных копий есть несколько преимуществ. Они не могут быть украдены кем-либо в вашей учетной записи или учетной записи получателя. Как только они уничтожены, они уничтожаются. И они не нуждаются в защите паролем, потому что к ним может получить доступ только один человек одновременно.
Поскольку большинство решений являются техническими, это решение часто можно упустить. Но рассмотрите преимущества распечатки и раздачи копий конфиденциальной информации, а также учета и уничтожения этих копий после того, как это будет сделано.
Другой способ поделиться листом Google
- Держите это в секрете. Вы можете оставить его не доступным для всех (значок блокировки). Только вы и только вы можете получить доступ к этому файлу… при условии, что никто другой не войдет в вашу учетную запись в облаке. Это не идеально, потому что кто-то все еще может получить доступ к вашей облачной учетной записи, но это близко к этому.
- Делитесь этим только с конкретными людьми. Поделитесь своим документом с определенными людьми, отправив им приглашение через их учетную запись Google. Но убедитесь, что они понимают, что документ предназначен только для их глаз, и при необходимости ограничивают разрешения.
- Поделитесь им в ограниченном количестве . Если вы все же поделитесь ссылкой, вы можете поделиться ею в режиме просмотра или комментариев, где, по крайней мере, пользователи смогут только комментировать или читать.
Итак, есть несколько безопасных способов поделиться листом Google. Проблема в том, что нет внутреннего типа шифрования или защиты паролем, поэтому вам придется немного поработать.
Лучше всего защищать паролем Google Таблицы, когда они содержат конфиденциальную или личную информацию. если информация не будет публиковаться в сети, ее следует защитить паролем. В отличие от Microsoft Excel, все в Google Таблицах по умолчанию доступно для просмотра в Интернете. Если вы начнете делиться своим документом, это может иметь непредвиденные последствия.
Все файлы на Диске шифруются как при передаче, так и при хранении с помощью 256-битного алгоритма AES. Для дополнительной защиты данных ваша организация может разрешить вам шифровать файлы Документов, Таблиц и Презентаций в Workspace на стороне клиента. Имейте в виду, что по сравнению с обычными такие файлы имеют некоторые ограничения. Шифровать можно любые файлы, загружаемые на Диск, например PDF и DOCX. Кроме того, вы можете создавать зашифрованные файлы Документов, Таблиц и Презентаций.
Подробнее о шифровании…
Шифрование – это защита данных при помощи их кодирования. Создавать файлы могут только те пользователи, для которых администратор включил в Workspace шифрование на стороне клиента и которые подтвердили свою личность. Работать с зашифрованным файлом, к которому вам предоставили доступ, можно при помощи уникального ключа шифрования, связанного с этим файлом. Обычно Google шифрует контент во время передачи и хранения, однако если для вашего домена используется шифрование на стороне клиента, то вы получаете дополнительный уровень защиты.
Особенности зашифрованных файлов
- Зашифрованные файлы на Диске помечены значком замка .
- Зашифрованный файл не могут одновременно редактировать несколько пользователей. Подробнее…
- Автосохранение зашифрованных файлов выполняется по-другому. Если устройство не находится в бездействии или вы не выполняете другое действие с файлом (например, предоставляете к нему доступ другим пользователям или закрываете его), то автосохранение запускается раз в пять минут.
- При попытке закрыть несохраненный файл вы увидите предупреждение. Чтобы несохраненные изменения не были утеряны, нажмите Отмена. Прежде чем закрывать файл снова, сохраните его.
- Ожидание сохранения. Система ничего не предпринимает, пока не сработает триггер автосохранения или не истечет таймер длительностью 5 минут.
- Сохранение. Выполняется сохранение файла. При этом файл можно редактировать.
- Сохранено на Диске. Никаких изменений не внесено. Версия файла на Диске является актуальной.
Функции, недоступные для зашифрованных файлов
Ниже перечислены действия, которые нельзя выполнять с зашифрованными файлами.
-
.
- Комментировать.
- Работать с файлами в мобильном приложении.
- Использовать в Таблицах функции, которые совершают внешние вызовы.
- Импортировать файлы Microsoft Office в документы, таблицы и презентации.
- Использовать дополнения и инструменты для проверки правописания, грамматики, перевода и сравнения документов, а также голосового ввода.
- Выполнять предварительный просмотр файла на Диске (это не относится к файлам Документов, Таблиц и Презентаций).
Как создать или скопировать зашифрованный файл
Создать или скопировать зашифрованные файлы можно несколькими способами.
Как создать зашифрованный файл
Чтобы создать зашифрованный документ, таблицу или презентацию, выполните действия, описанные ниже.
На Google Диске
- Откройте страницу drive.google.com.
- Нажмите "Создать" в левом верхнем углу экрана.
- Наведите указатель мыши на стрелку возле типа файлавыберите Создать пустой зашифрованный документ/таблицу/презентацию.
- В окне "Новый зашифрованный документ" выберите Создать.
В Google Документах, Таблицах или Презентациях
- Откройте Google Документы, Таблицы или Презентации.
- Вверху нажмите Файл.
- Наведите указатель мыши на надпись "Создать"выберите Новый зашифрованный документ/таблица/презентация.
- В окне "Новый зашифрованный документ" выберите Создать.
Чтобы загрузить новый зашифрованный файл, выполните действия, описанные ниже.
- Откройте страницу drive.google.com.
- Нажмите "Создать" в левом верхнем углу экрана.
- Наведите указатель мыши на надпись "Загрузить файлы"нажмите Зашифровать и загрузитьфайл.
Чтобы скопировать зашифрованный файл, нажмите на него дважды или правой кнопкой мыши и выберите "Создать копию". Также есть варианты "Создать зашифрованную копию" или "Создать расшифрованную копию". Примечание. В данный момент эта функция доступна только для файлов на Диске (это не касается Документов, Таблиц и Презентаций).
Совет. Если создать зашифрованный файл в общей папке, уровень доступа к нему будет такой же, как и у папки.
Пароли долгое время защищали наши компьютеры, телефоны и файлы. Практически любое устройство можно заблокировать паролем и файлами. Папки и диски можно без проблем зашифровать с помощью инструментов, созданных для этой цели. Менее распространен способ выборочного шифрования файлов в облаке. Вы всегда можете зашифровать их, прежде чем загружать в такие службы, как Dropbox или Box и т. Д., Но для таких служб, как Google Диск, которые позволяют просматривать файлы в Интернете, зашифрованные файлы становятся недоступными. Этот метод подробно описывает, как вы можете защитить паролем электронную таблицу, которую вы загрузили на Google Диск, сохранив при этом возможность расшифровать ее прямо из браузера, чтобы просмотреть или отредактировать.
Это откроет сценарий в новой вкладке. Перейдите в Файл> Управление версиями. Вам не нужно ничего вводить в следующих параметрах; просто пронесись через все это. Однако не закрывайте сценарий. После создания версии перейдите в раздел «Опубликовать»> «Развернуть как веб-приложение».
Вернитесь к скопированной таблице, и вы увидите, что в меню добавлена опция «Защитить файл». Щелкните его, выберите «Инициализировать» и предоставьте ему разрешение на запуск, когда он предложит вам. Теперь вы можете приступить к редактированию электронной таблицы. Добавьте данные, которые вы хотите защитить, перейдите в меню «Защитить файл» и выберите «Зашифровать файл». Дайте скрипту разрешение на запуск.
При первом шифровании файла вам будет предложено ввести пароль. Как только скрипт сработает чудеса, текст, введенный в электронную таблицу, будет зашифрован. Вы можете расшифровать его, перейдя в «Защитить файл»> «Расшифровать файл» и введя свой пароль. (Кстати, 123456 не является надежным паролем, поэтому используйте более подходящий.)
Пока вы просматриваете файлы в браузере настольного компьютера, у вас не должно возникнуть проблем с их расшифровкой. На смартфоне все будет немного иначе. Чтобы расшифровать файл, щелкните URL-адрес шифрования / дешифрования, указанный в нем. Вы попадете на веб-страницу, где сможете ввести пароль, чтобы разблокировать файл.
Читайте также: