К какой классификационной группе средств оргтехники относятся организационные автоматы

Обновлено: 02.07.2024

В настоящие время работа с информациейзанимает одно из ведущих мест во всех сферах человеческой деятельности.

Овладение техническими средствами информатизации, необходимыми для решения профессиональных задач, умение их обслуживать в процессе эксплуатации входит в круг профессиональных обязонастей людей различных проыессий.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Для того чтобы полностью освоить, понять и выстроить свое мнение по данной теме, необходимо, конечно же, начать с определения понятий. И в первую очередь, узнаем, что же такое «компьютерная техника».

Компьютерная техника – комплексное понятие, описывающее весь спектр производимых компьютерных систем, от небольшого наладонника до сверхмощного суперкомпьютера. В последнее время часто этим понятием обобщают также периферийное и офисное оборудование, а иногда даже комплектующие для различных типов компьютеров, описываемые иначе, как аппаратное обеспечение. Тем не менее, чаще всего, говоря о компьютерной технике, подразумевают сами компьютеры или отдельно стоящее оборудование, которое работает совместно с компьютерами и обеспечивает некоторую дополнительную функциональность (печать или сканирование документов, доступ к Сети, защиту от сбоев питания и т.п.).

Проще говоря, компьютерная техника – это набор программируемых и электронно-вычислительных устройств, позволяющих работать с большим количеством различных данных, а также хранить, обрабатывать, использовать и передавать самую разную информацию (текстовую, графическую, видео, аудио и пр.).

Понятие компьютерной техники вбирает в себя не только аппаратное, но также и программное обеспечение, устанавливаемых на данных типах устройств и обеспечивающее поддержку выполнения их базовых функций. Практически, сами устройства и работающие на них программы рассматриваются в рамках него, как составляющие единого аппаратно-программного комплекса.

Средства компьютерной техники предназначены в основном для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и являются базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.

Далее рассмотрим, какие же существуют виды компьютерной техники. Существуют различные классификации компьютерной техники:

по этапам развития (по поколениям);
по архитектуре;
по производительности;
по условиям эксплуатации;
по количеству процессоров;
по потребительским свойствам и т.д.

Четких границ между классами компьютеров не существует. По мере совершенствования структур и технологии производства, появляются новые классы компьютеров, границы существующих классов существенно изменяются.

Например, по производительности и характеру использования компьютеры можно условно подразделить на:

микрокомпьютеры, в том числе — персональные компьютеры;
миникомпьютеры;
мэйнфреймы (универсальные компьютеры);
суперкомпьютеры.
Компьютеры по условиям эксплуатации делятся на:
офисные (универсальные);
специальные.

Офисные предназначены для решения широкого класса задач при нормальных условиях эксплуатации.

Специальные компьютеры служат для решения более узкого класса задач или даже одной задачи, требующей многократного решения, и функционируют в особых условиях эксплуатации. Машинные ресурсы специальных компьютеров часто ограничены. Однако их узкая ориентация позволяет реализовать заданный класс задач наиболее эффективно.

Остановимся более подробно на следующем виде классификации:

Современные средства компьютерной техники могут быть классифицированы следующим образом:

персональные компьютеры
корпоративные компьютеры
суперкомпьютеры

Также существуют такие виды как:

компьютерная периферия
сетевое оборудование

Данная классификация достаточно условна, поскольку интенсивное развитие технологий производства электронных компонентов и значительный прогресс в совершенствовании архитектуры компьютеров и наиболее важных составляющих их элементов приводят к размыванию границ между указанными классами средств вычислительной техники.

Кроме того, рассмотренная классификация учитывает только автономное использование вычислительных систем. В настоящее время преобладает тенденция объединения разных вычислительных систем в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет интегрировать информационно-вычислительные ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы Apple. Интенсивное развитие современных информационных технологий связано именно с широким распространением с начала 80-х годов персональных компьютеров, сочетающих относительную дешевизну с достаточно широкими для непрофессионального пользователя возможностями.
Корпоративные компьютеры(иногда называемые мини-ЭВМ или mainframe) представляют собой вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяется большое количество рабочих мест с минимальной оснащенностью (видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и возможно, устройство печати). В принципе в качестве рабочих мест, подсоединенных к центральному блоку корпоративного компьютера, могут быть использованы и персональные компьютеры. Область использования корпоративных компьютеров – реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация различных информационных систем, обслуживающих большое количество пользователей в рамках одной функции (биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов для оказания транспортных услуг населению и т.п.).
Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов. Технические параметры суперкомпьютера значительно превосходят большинство существующих компьютеров. Они используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

Суперкомпьютеры — это очень мощные компьютеры с производительностью свыше 100 мегафлопов. Они называются сверхбыстродействующими. Эти машины представляют собой многопроцессорные и (или) многомашинные комплексы, работающие на общую память и общее поле внешних устройств. Различают суперкомпьютеры среднего класса, класса выше среднего и переднего края (high end).

К суперкомпьютерам относятся мэйнфреймы, которые предназначены для решения широкого класса научно-технических задач и являются сложными и дорогими машинами.

Наиболее экономичным видом современных суперкомпьютеров является персональный суперкомпьютер на основе графических процессоров GPU. За счёт применения возможностей архитектуры CUDA графические процессоры используются в качестве вычислителей. Установленные в десктопный ПК графические вычислители могут предоставлять мощности до 4 терафлоп на каждом индивидуальном рабочем месте. Примером графических адаптеров для построенияперсональных суперкомпьютеров являются вычислители NVIDIA Tesla. Персональный суперкомпьютер позволяет исследователям решать ресурсоёмкие задачи, не обращаясь к массивным кластерным системам, значительно ускоряя работу.

К компьютерной периферии относятся принтеры, плоттеры, терминалы, сканеры, устройства бесперебойного питания. Данный вид устройств достаточно известен общественности, кроме того, наша современная жизнь просто немыслима без них, как впрочем, и без персональных компьютеров.

Далее приведем конкретные определения к каждому виду компьютерной периферии.

Сканер — устройство, которое, анализируя какой-либо объект (обычно изображение, текст), создаёт цифровую копию изображения объекта. Процесс получения этой копии называется сканированием. В большинстве сканеров для преобразования изображения в цифровую форму применяются светочувствительные элементы на основе приборов с зарядовой связью.

Плоттер — устройство для автоматического вычерчивания с большой точностью рисунков, схем, сложных чертежей, карт и другой графической информации на бумаге размером доA0 или кальке. Графопостроители рисуют изображения с помощью пера (пишущего блока).

Источник бесперебойного питания — автоматическое устройство, позволяющее подключенному оборудованию некоторое (как правило — непродолжительное) время работать от аккумуляторов ИБП, при пропадании электрического тока или при выходе его параметров за допустимые нормы. Кроме того, оно способно корректировать параметры (напряжение, частоту) электропитания. Часто применяется для обеспечения бесперебойной работы компьютеров. Может совмещаться с различными видами генераторов электроэнергии.

К сетевому оборудованию относятся устройства, назначением которых является поддержание возможности передачи данных по компьютерным сетям. К таким устройствам относятся маршрутизаторы, коммутаторы, модемы.

Маршрутизатор или роутер,— сетевое устройство, на основании информации отопологии сети и определённых правил принимающее решения о пересылке пакетов сетевого уровня между различными сегментами сети.

Сетевой коммутатор или свитч — устройство, предназначенное для соединения нескольких узлов компьютерной сети в пределах одного сегмента. В отличие от концентратора, который распространяет трафик от одного подключенного устройства ко всем остальным, коммутатор передаёт данные только непосредственно получателю. Это повышает производительность и безопасность сети, избавляя остальные сегменты сети от необходимости (и возможности) обрабатывать данные, которые им не предназначались.

Модем — устройство, применяющееся в системах связи и выполняющее функцию модуляции и демодуляции. Модулятор осуществляет модуляцию несущего сигнала, то есть изменяет его характеристики в соответствии с изменениями входного информационного сигнала, демодулятор осуществляет обратный процесс. Частным случаем модема является широко применяемое периферийное устройство для компьютера, позволяющее ему связываться с другим компьютером, оборудованным модемом, через телефонную сеть (телефонный модем) или кабельную сеть (кабельный модем).

Таким образом, в заключении, можно сделать следующий вывод о том, что в современных условиях невозможно представить жизнь человека без компьютерной техники. Все люди, так или иначе, взаимодействуют с компьютерами, неважно прямо или косвенно. Ни одна организация не сможет эффективно выполнять свою деятельность без компьютерной техники. С развитием техники облегчалась жизнь людей, становится проще жить и работать. Буквально каждый день придумывается что-то новое, в связи с этим техника очень быстро стареет, в том смысле, что компьютеры модернизируются очень быстро. Безусловно, существование компьютеров – это очень хорошо для современной жизни, немыслимой без техники.

Технические средства информационных технологий

В широком смысле инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности охватывают все универсальные программно-технические инструменты компьютерной технологии, которые могут пригодиться в управлении – это один или несколько взаимосвязанных технических и программных продуктов (для компьютера): сбора информации (субъект получает сведения об интересующем его объекте); обмена информацией (передачи и приема информации); хранения информации (и выдачи данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки); обработки информации (преобразования в соответствии с заданным алгоритмом, реализующим, например анализ, прогноз, принятие решений).

Средства обработки информации позволяют выполнять преобразование текстовой, табличной информации, сигналов, речи, изображений, топографической информации, создавать электронные презентации, видео, виртуальную реальность.

Средства коммуникационнойтехники – предназначены для информационного взаимодействия различных компонентов системы управления друг с другом и с внешней средой. Это сетевое оборудование (адаптеры и переключатели), коммуникационные устройства (проводные и беспроводные модемы, факсы), устройства связи. Наиболее часто при работе компьютеров офиса (организации, предприятия) в составе локальной сети используется недорогое сетевое оборудование – коммутирующий переключатель (switch), к которому проводами подключаются все сетевые устройства, например, компьютеры, принтеры, точки беспроводного радио доступа ноутбуков. Каждый компьютер в сети имеет адрес, подобный телефонному номеру, на основании которого коммутатор физически соединяет вызывающий и вызываемый компьютер таким образом, что на время сеанса связи между ними образуется канал передачи информации. Выход из строя сетевого оборудования приводит к остановке всей сети, что недопустимо для региональных и глобальных сетей, использующих очень мощное и дорогостоящее сетевое оборудование.

Компьютерная (вычислительная) сеть – совокупность компьютеров, соединенных с помощью каналов связи в единую систему, удовлетворяющую требованиям распределенной обработки данных. Одноранговая сеть представляет собой совместное хранилище информации, в котором, получив доступ к компьютеру, пользователь зачастую получает доступ ко всем общим сетевым ресурсам. Иерархическая сеть (или сеть с доменами) имеет в своем составе выделенный сервер, решающий вопросы сетевого взаимодействия, авторизации и ограничения доступа к ресурсам сети. Доступ к ресурсам сети могут получить только те пользователи, которые имеют учетные записи на сервере и могут быть узнаны сервером в процессе авторизации (ввода пароля). Сервер иерархической сети используется в системе управления в качестве средства хранения, обмена и обработки информации. Простейшие возможности распределить обработку информации между пользователями предоставляет коммуникационное программное обеспечение. Рабочие станции (PC) – это, как правило, персональные ЭВМ, которые являются рабочими местами пользователей сети. Требования, предъявляемые к PC, определяются характеристиками решаемых в сети задач, принципами организации вычислительного процесса, используемой ОС и некоторыми другими факторами.

Серверы в сети выполняют функции распределения сетевых ресурсов. Обычно функции сервера возлагают на достаточно мощную специальную ЭВМ. В одной сети может быть один или несколько серверов. Каждый из серверов может быть отдельным или совмещенным с PC. В последнем случае не все, а только часть ресурсов сервера оказывается общедоступной. По режиму функционирования сервера в сети различают следующие сетевые технологии:

Файл-сервер обеспечивает лишь хранение данных, а все операции по управлению данными выполняются на рабочей станции;

Клиент-сервер – обеспечивает как хранение, так и обработку данных по запросу клиента, что является преимуществом в деловых системах.

Так же в компьютерной сети могут быть интернет-серверы (для предоставления доступа к интернет по локальной сети), серверы печати (с принтером, на который можно напечатать документ по сети) и серверы терминалов (вычислительные серверы).

Средства оперативной полиграфии.

Оперативная полиграфия обеспечивает быстрое получение качественной полиграфической продукции в значительных тиражах в условиях обычного учреждения, офиса. Оперативную полиграфию можно отнести к наиболее существенным достижениям второй половины XX в., ибо она является мощнейшим средством воздействия на общество: это важнейший инструмент рекламы, пропаганды, важный фактор развития национальной культуры и образования.

Существует много различных способов печати в полиграфии: высокая, глубокая, трафаретная, гектографическая, офсетная и др. Высокая и глубокая печать самые совершенные способы печати для массового тиражирования книг, брошюр; в них используются объемные печатные формы, выпуклые при высокой печати и углубленные при глубокой. В оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы.

Гектографическая печать применяется для дешевого быстрого тиражирования материалов невысокого качества.

Офсетная печать. В основе офсетной печати лежит принцип несмешиваемости масла и воды. Печать выполняется с плоской поверхности (формы), обработанной таким образом, чтобы участки, соответствующие наносимому изображению, удерживали краску на масляной основе и отталкивали воду, а остальная поверхность удерживала воду и отталкивала краску.

Подключив ризограф к компьютеру через параллельный порт, его можно использовать для оперативного создания, редактирования и размножения любых полиграфических изданий.

Ризограф был изобретен и создан в 1980 г, в Японии, а уже к началу 1995 г. более 70% японских школ были оснащены ризографами; в России первые ризографы появились в 1992 г., в 1995 г. их количество у нас превысило 3000, а общие потребности российского рынка составляют, по оценке специалистов, 200 000 штук.

Ризографы выпускаются в двух конфигурациях:

Планшетные ризографы позволяют копировать как листовые, так и сброшюрованные материалы. Но они обычно без автоматической подачи оригинала. Ризографы снабжаются дизайнерским планшетом для оформительских работ. С помощью этого планшета можно без ножниц и клея макетировать оригинал и оформить копии лучше, чем оригинал. В оригинале, помещенном на планшет, можно специальным карандашом отметить поля, подлежащие изменению, и для каждого поля указать вид обработки. Разметка оригинала везется в диалоговом режиме, при этом асе поля отображаются на дисплее планшета.

Виды обработки полей: цветное выделение; фоновая закраска; инверсное изображение; контурный шрифт, удаление поля; текстовый или фоторежим отображения поля.

Заключение

Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации.

Применение современных электронных вычислительных машин дает возможность переложить трудоемкие операции на автоматические или автоматизированные устройства, которые могут работать со скоростью, превышающей скорость обработки информации человеком в миллионы раз.

Это все технические средства, применяемые для механизации и автоматизации делопроизводства. К средствам организационной техники относятся:

• носители информации на бумажной основе, термобумага, фотобумага, фотопленка, калька, носители звуковой и визуальной информации, магнитные носители и т.д.;

• средства составления и изготовления документов — ручные пишущие средства, пишущие машины и автоматы, диктофонная техника и т.п.;

• средства обработки документов — адресовальные машины, маркировальные машины, штемпельные устройства, ламинаторы, брошюровальные машины, машины для уничтожения документов (шредеры) и т.д.;

• средства хранения, поиска и транспортировки документов — папки, картотеки, микрофильмирование документов, транспортеры и т.п.;

• средства для копирования и размножения документов.

Остановимся на них несколько подробнее, поскольку этот класс организационной техники постоянно совершенствуется и многие устройства уже интегрированы с компьютерной техникой.

Операции копирования и размножения документов весьма распространены. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Эти средства можно классифицировать на средства оперативной полиграфии и средства репрографии.

Для получения небольшого количества копий (до 25 экземпляров) в основном используются средства копирования документов (репрографии), при большом тираже (более 25 экземпляров) — средства размножения документов (оперативной или малой полиграфии).

Средства репрографии — это совокупность машин, предназначенных для копирования документов.

В процессе копирования используются оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель для передачи изображения с оригинала на копию). Выбор способов копирования определяется характером, форматом и назначением документации.

Термографическое копирование — самый оперативный способ копирования, позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу Недостатки: невысокое качество, небольшой срок хранения копий, дорогая бумага.

Фотографическое копирование — самый давний способ копирования. Он обеспечивает высокое качество, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса получения копии (экспозиция, проявление, промывка, сушка). Весьма распространенная разновидность фотографического копирования — микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов. При этом используются особо контрастные фотобумага и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати.

Электронно-графическое копирование основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии. Копии чаще всего получают на электрофотопленке и на термореактивной бумаге. Копии на электрофотопленке служат основой для последующего тиражирования документов средствами трафаретной печати и для подготовки высококачественных трафаретных печатных форм. Электронно-графическое копирование весьма эффективно и широко используется.

Диазографическое копирование (диазография, синькография) применяется преимущественно для копирования большеформатной чертежно-технической документации. Оригинал должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге, кальке. Процесс заключается в экспонировании оригинала контактным способом на светочувствительную диазобумагу и отбеливании бумаги ярким светом в местах, где нет изображения. Изображение проявляется в парах растворителя (аммиака) в вытяжных шкафах. Качество такого светокопирования среднее.

Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование является в настоящий момент наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (копиры), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.

Основные достоинства электрографического копирования:

• высокая оперативность, производительность и качество копирования;

• возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;

• возможность сортировки документа по копиям;

• получение копий с листовых и сброшюрованных документов;

• получение копий с черно-белых и многоцветных оригиналов;

• получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;

• получение копий с возможностью их дальнейшей автоматической брошюровки.

Электрографическое копирование включает в себя следующие процедуры:

1) светоэкспозиция — проектирование документа на поверхность предварительно заряженного фотополупроводникового покрытия барабана или пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового покрытия и формирование невидимого электростатического изображения документа;

2) проявление изображения — превращение скрытого электростатического изображения в видимое в процессе налипания красящего порошка (тонера) на заряженные участки;

3) печать — перенос красящего порошка с барабана или пластины на бумагу или иную основу копии;

4) закрепление — растворение красящего порошка на копии в парах ацетона.

На сегодняшний день насчитывается большое количество моделей копировальных аппаратов, которые различаются своими функциональными возможностями.

Основными характеристиками копировальных аппаратов являются:

а) скорость копирования (измеряется числом копий формата А4 в минуту);

б) рекомендуемый объем копирования, т.е. количество копий, оптимальное с точки зрения правильной эксплуатации аппарата. Чем он больше, тем более надежна машина, так как она способна произвести большее число копий без существенных поломок;

в) формат оригинала и копии — размер листа бумаги, с которого и на который переносится изображение.

Копировальную технику можно классифицировать следующим образом:

1. Портативные копировальные аппараты:

• формат оригинала и копии — А4;

• скорость копирования — 5—6 копий в минуту;

• рекомендуемый объем копирования — до 500 копий в месяц. Назначение: изготовление небольшого числа копий в любых

условиях — дома, в офисе, в командировке.

2. Низкоскоростные копировальные аппараты:

• формат оригинала и копии — А4 (АЗ);

• скорость копирования — 10—15 копий в минуту;

• рекомендуемый объем копирования — до 1500—2500 копий в месяц.

Назначение: обслуживание потребностей небольшого офиса с небольшими объемами копирования.

3. Офисные копиры среднего класса:

• формат оригинала и копии до АЗ;

• скорость копирования — 15—30 копий формата А4 в минуту;

• рекомендуемый объем копирования — до 10 тыс.

копий в месяц. Назначение: обслуживание потребностей офиса средних размеров с большим документооборотом, требующим хорошего оформления документов.

4. Копиры для рабочих групп:

• формат оригинала и копии до А2;

• скорость копирования — 40—80 копий формата А4 в минуту;

• черно-белое копирование с возможностью выделения цветом;

• рекомендуемый объем копирования — более 15 тыс. копий в месяц.

Назначение: обслуживание потребностей больших офисов, большие объемы копирования, необходимость брошюрования и сортировки документов, разделение ресурсов и программирование больших объемов сложных копировальных работ.

5. Специальные копировальные аппараты. В эту группу входят полноцветные широкоформатные копировальные аппараты. Они предназначены для особых задач, таких, как копирование инженерных чертежей, цветных фотографий, вывода на твердый носитель изображения с компьютера и слайдов и т.д.

Средства оперативной полиграфии. Оперативная полиграфия обеспечивает быстрое получение качественной полиграфической продукции в значительных тиражах в условиях обычного учреждения, офиса.

Гектографическая печать. Принцип ее основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом (отсюда распространенное ее название — спиртовая печать) и расходуется, переносясь на копии.

Печатная форма изготавливается на мелованной бумаге путем переноса на нее при помощи специальной копировальной бумаги зеркального изображения документа. Печать выполняется на гектографах путем увлажнения бумаги спиртом и контактного переноса тонкого слоя краски с печатной формы на эту бумагу.

Достоинства этой печати: возможность многоцветной печати, низкая стоимость расходных материалов. Недостатки: низкое качество копий и их выцветание со временем.

Гектографическая печать применяется для дешевого, быстрого тиражирования материалов невысокого качества.

Офсетная печать (ротапринтная). В основе офсетной печати лежит принцип несмешиваемости масла и воды.

Печать выполняется с плоской поверхности (формы), обработанной таким образом, чтобы участки, соответствующие наносимому изображению, удерживали краску на масляной основе и отталкивали иоду, а остальная поверхность удерживала воду и отталкивала краску.

Достоинства: высокое качество печати, возможность большого тиражирования (5 тыс. оттисков с металлической формы и 400—1500 — с бумажной), простота редактирования печатной формы (специальной офсетной резинкой или обезжиривающим средством), возможность повторного использования (до 5—7 раз) пластины из фольги, возможность многоцветной печати. Недостатки: сложность изготовления печатной формы и процесса копирования, высокая стоимость оборудования.

Трафаретная печать. Печатная форма — трафарет — изготавливается на листе восковой, желатиновой или коллоидной бумаги либо на пленке путем пробивания в ней микроотверстий на специальных пишущих машинках или методом электронно-графического копирования. Процесс печати заключается в продавлива- нии краски через трафарет на машинах, называемых ротаторами.

Достоинства: хорошее качество печати, тиражирование — 400—1500 оттисков с одной формы, простота изготовления печатных форм. Недостатки: невозможность редактирования печатных форм, необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.

Электронно-трафаретная печать —- самый эффективный и перспективный вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий последние достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характеристики трафаретной печати.

Ризографы — сравнительно новый тип копировально-множительной техники, совмещающий традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Подключив ризограф к компьютеру, его можно использовать для оперативного создания, редактирования и размножения любых полиграфических изданий. Ризографы выпускаются в двух конфигурациях: роликовой и планшетной.

Достоинства ризографа: использование для копирования бумаги любого типа и качества; высокая производительность: первая копия получается через 20—30 секунд, последующий процесс копирования идет со скоростью 60—130 оттисков в минуту; высокое качество копирования: в текстовом режиме разрешение до 16 точек на миллиметр, в фоторежиме отображение 256 оттенков и градаций яркости; возможность копирования цветных документов за несколько прогонов; возможность увеличения или уменьшения копий в 2 раза; высокая экономичность при большом тиражировании; возможность совместной работы с персональным компьютером и, в частности, использования компьютера для создания и редактирования документов; автоматизация всех процессов, удобство управления, наличие дисплея.

Дейтефонная связь Средства коммуникации

Коммуникационная техника Средства оперативной поли-

Комп ьютерная техника графин

Компьютерная телефония Средства составления и изго-

M оде м товления документов

()фиеная оргтехника оперативной полиграфии

I !ейджинговые системы связи Средства обработки докумен- I !риитсры тов

Радиотелефонная связь Средства хранения, поиска и

Ризограф транспортировки документов

I 1 OyMHHr Телеграфная связь

(ютовая система радиотеле- Факсимильная связь

фонной связи PDA

Вопросы для самоконтроля

I. Какие технические средства можно отнести к офисной технике?

У, 11 а какие группы можно разделить средства офисной техники?

4. Что такое организационная техника?

5. 1 Iто такое средства коммуникации?

6. Что такое средства компьютерной техники?

7. Какие комплектующие оказывают влияние на функциональные возможности компьютера?

К, 1 Ito относится к средствам коммуникации?

9. Что представляет собой телефонная связь?

К). І Іеречислите основные возможности телефонных аппаратов.

II. Что представляют собой офисные АТС, компьютерная телефония, радиотелефонная связь, сотовая радиотелефонная связь? І Іеречислите их возможности.

12. Перечислите основные сервисные возможности сотовых телефонов.

I X Что представляет собой спутниковая связь и пейджинговая связь?

14. Какие виды пейджеров вы знаете?

IX Что представляет собой телеграфная, телетайпная и дейто- фонная связь?

16. Что такое видеосвязь, телекс, факсимильная связь?

17. Какие сервисные возможности представляют факсимильные аппараты?

18. Что такое средства репрографии?

19. Какие виды копирования документов вы знаете?

20. Что такое электрографическое копирование?

21. Перечислите основные характеристики копировальной техники.

22. Какова классификация копировальной техники?

23. Что такое средства оперативной полиграфии?

24. Что такое офсетная (ротапринтная) печать?

25. Что представляет собой трафаретная печать? Что такое ротатор?

26. Что представляет собой электронно-трафаретная печать? Что такое ризограф?

Задание для самостоятельной работы

Продумайте, какими средствами офисной оргтехники оборудовать офис какой-либо компании. Обоснуйте свой выбор и подсчитайте затраты на оборудование офиса.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. — M.: Филинъ, 1998.

2. Годин В.В., Корнеев И.К Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 17. — M.: ИНФРА-М, 1999.-С. 176-251.

3. Информатика: Учебник / Под ред. Н.В. Макаровой. — M.: Финансы и статистика, 1997.

4. Компьютерные технологии обработки информации / Под ред. С.В. Назарова. — M.: Финансы и статистика, 1995.

5. Ламекин В.Ф. Оргтехника (для вашего офиса). — Ростов н/Д: Феникс, 1997.

6. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: Учебный курс. — СПб.: Питер, 2002.

Термин «оргтехника» расшифровывается как организационная техника. В список входят устройства, которые предназначены для обеспечения работы офиса и даже предприятия. Кроме стандартного перечня оборудования по типу компьютеров, ноутбуков, принтеров, проекторов и других, сейчас список оргтехники содержит такие устройства, как: калькулятор, ламинатор, мебель и канцелярские принадлежности.

В общем, оргтехника – это оборудование для организации рабочей среды. Кроме того, целью является обеспечение комфортной работы. Значит, без оргтехники в офисе для продуктивной работы никуда.

Что входит в оргтехнику

Список оборудования, входящего в понятие «оргтехника» немалый и постоянно редактируется. Ниже описаны базовые технические средства, которые используются во многих современных офисах и по праву находятся в этом списке.

Компьютеры

Персональные компьютеры используются для создания, хранения, редактирования и передачи данных между пользователями в локальной сети и интернете, игр.

Под компьютером рядовым пользователем обычно подразумевается только техника в виде системного блока и монитора. Но к компьютерной технике относится большее количество устройств.

Вывод: компьютер – это оргтехника, в том или ином виде есть у любого человека.

Ноутбуки

Тот же компьютер, только портативный (мобильный). Можно переносить в небольшой сумке. Имеет встроенную батарею, что позволяет ноутбуку работать некоторое время в автономном режиме без доступа к электрической сети. Аккумулятор необходимо периодически заряжать комплектным блоком питания.

Если не устраивает размер экрана ноутбука, всегда можно подключить внешний монитор любого размера. Аналогично и с другими периферийными устройствами – клавиатурой, мышкой, аудиосистемой. Так получится сделать полноценное рабочее место.

Очевидным преимуществом для офисов является экономия места и отсутствие кучи проводом для соединения всех периферийных устройств между собой.

Планшеты и телефоны

Планшеты и смартфоны тоже по праву считаются компьютерами. Имеют встроенный процессор и работают на операционных системах. Две популярных системы для мобильных – Android и iOS. Более распространена именно первая «операционка».

Ввод данных доступен через сенсорный экран. Но при необходимости можно подключить внешнюю клавиатуру. Современные гаджеты также могут выводить изображения проводом и по беспроводной связи на большие экраны – телевизоры, ноутбуки.

Уже сейчас сильно заметно, что многие организации, банки, отказываются от настольных компьютеров, а выдают сотрудникам планшеты.

Серверы

Тоже являются компьютерными устройствами. Характеристики и возможности зависят от мощности сервера. Может ничего не отличаться от компьютера. При необходимости на сервер устанавливается операционная система и выполняются те же задачи, что и на полноценном компе.

Необязательно покупать физический сервер. Если нужно просто другое рабочее пространство, то в интернете есть много сервисов, которые предоставляют аренду серверов. Управление удаленным сервером (компьютером) будет происходить в новом окне вашего ПК.

Принтеры

Незаменимый аппарат в любом офисе. Предназначен для печати текстовых и графических документов на носители различных размеров. Наиболее часто используется для печати обычного текста на альбомные листы бумаги формата А4. Для коммерческих целей используется широкоформатный принтер (плоттер). Последний может распечатывать листы любых форматов.

Принтеры отличаются технологией печати. Бывают струйными и лазерными.

Для офисов больше подходят лазерные принтеры, они намного быстрее печатают и имеют больший ресурс картриджа. Это позволяет печатать гораздо больше документов на одной заправке картриджа, что сильно удешевляет стоимость распечатанного листа.

Для работы большинства принтеров обязательно нужен компьютер. Именно на ПК открывается необходимый к печати документ и отправляется на принтер. Но многие современные принтеры поддерживают печать с флеш-накопителей и телефонов.

В последнее время активно развивается электронный документооборот. Но пока еще физическая документация остается основным типом документов.

Сканеры

Имеет обратный принцип действия, чем принтер. Если первый переводит электронную информацию в физический документ, то сканер из физического носителя делает электронный файл на компьютер. Сканировать получается на только листы бумаги, но и другие документы – паспорта, удостоверения, бланки, брошюры, свидетельства, фотографии. Можно даже отсканировать книги.

Ксероксы

Копирует информацию с одного физического документа на другой. Проще говоря, создает идентичную копию уже существующего документа. Также часто называется копиром.

В оргтехнике МФУ – это многофункциональное устройство, которое может выполнять сразу три функции: печать, сканирование и копирование. Умение выполнять столько задач обеспечивается тем, что в один корпус помещены сразу три зла – принтер, сканер и копир. Каждый выполняют свои функции. В простонародье ИФУ также называется принтером 3 в 1.

Кроме многофункциональности, устройство позволяет решить сразу еще несколько задач.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насышенной именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50 - 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Средства оргтехники весьма разнообразны. Условно их можно объединить в несколько функциональных групп и представить в виде схемы на рис 7.1.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинго-вую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовс-крывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

Рис. 7.1. Классификация средств оргтехники

Ниже рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и средства идминистративно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств офисной оргтехники.

СРЕДСТВА ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ, ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

· Средства составления и изготовления документов

· Средства хранения документов

· Средства транспортирования документов

· Средства обработки документов

СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Пишущие машинки

Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов изза существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами

Пишущие машинки должны обеспечивать:

высокую производительность труда при минимальных затратах;

высокое качество печати;

простоту управления;

максимальное количество одновременно получаемых копий;

надежность работы.

Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе.

Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается.

Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн., Евмолпия - 402000 зн.), что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные текстышаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для вводавывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.

Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.

К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборнопишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК1, Ротринг) и др.

Кроме того, пишущие машинки различаются по конструкции печатающих механизмов и шрифтоносителей. Например: шрифтоносителями у них могут быть: литерные рычали, сферические (шаровые) головки, литерные диски ("ромашки"). Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 1015 зн,/с. "Шары" и "ромашки" обеспечивают скорость до 40 зн./с, у них проще смена шрифтов, они более бесшумны.

Организационные автоматы

Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстоых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.

Функциональные возможности оргавтоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок:

большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);

емкая внешняя память (мегабайты);

более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьююрных редакторов.

Широко используются такие оргавтоматы: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301.

Диктофонная техника

Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2 3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонномашинописные бюро.

Классификация средств составления и изготовления документов приведена на рис. 7.2.

Читайте также: