Как хранить файлы для бумаги

Обновлено: 30.06.2024

Документы, свидетельства о рождении, о праве собственности, любовные письма, которые вы храните со времен своей юности, старые или редкие книги и т. д. должны храниться правильно, чтобы они не потерялись или не были повреждены.

Важные документы и бумаги должны храниться в специальных папках и местах, что позволит им избежать взглядов посторонних, липких пальцев ваших детей, зубов и когтей животных и неблагоприятных условий (влажности, жары, прямых солнечных лучей).

Перед тем как убрать бумаги на хранение, проведите их ревизию и сортировку. Некоторые документы вы должны хранить всю вашу жизнь (ИНН, паспорт, пенсионное свидетельство, свидетельство о рождении и т. д.), другие достаточно хранить не более 3 лет (счета на квартиру, квитанции об уплате налогов), а третьи не более месяца (чеки, гарантийные талоны). Сразу избавьтесь от тех бумаг, которые вам точно не понадобятся.

Выбор способа и места хранения

Возможно, вы захотите приобрести специально изготовленные шкафы или сейф. В идеале они должны быть огнеупорными, водонепроницаемыми и герметичными для удержания влаги. Однако это не по карману большинству, поэтому ищите коробки и папки (очень удобны папки-портфели), специально предназначенные для хранения документов.

При большом количестве документов можно организовать специальные картотеки, их несложно сделать самостоятельно, используя в качестве разделителей плотную бумагу или картон, которые можно подписать. Независимо от того, какой способ хранения вы выберете, вам должно быть в случае необходимости удобно и легко найти нужный документ.

Размещайте документы на плоские поверхности или обеспечьте жесткие разделители между бумагами или файлами, чтобы избежать сгибания и деформации документов. Помните, что влага — главный враг бумаги. Попадание влаги может привести к тому, что документы разбухнут, страницы склеятся, а краска потускнеет. По этой причине размещение документов в правильных условиях может иметь решающее значение для их сохранности.

Подумайте о том, как систематизировать документы и бумаги. Это поможет вам быстрее найти их в будущем. Также это поможет членам вашей семьи в случае необходимости найти для вас важную информацию. Для наиболее часто используемых бумаг заведите папку с их ксерокопиями, что сэкономит время на поиск копировального аппарата.

Если возможно, оставьте пространство между файлами или папками, чтобы вы могли легче просматривать свои бумаги.

Используйте ярлыки или файлы с перманентными и водонепроницаемыми чернилами.

Коробки и папки должны располагаться на подставках или полках, но не на полу. Не стоит также выбирать солнечные, хоть и недоступные для влаги и посторонних места.

Пространство между коробками и стеной улучшит вентиляцию.

Вот такие практичные советы, могут весьма пригодится вам в быту. Ведь когда все аккуратно сложено в одном месте, это помогает достаточно быстро найти нужный документ.

Пожалуй, в любой организации бывает такое явление, как старые документы. Это могут быть старые первичные документы, выставленные счета, акты, черновики из документов с ошибками, просто рабочие тетради и наброски. список можно продолжать до бесконечности.

А что мы нарушаем?

Наверное, о документах с образцами подписей и печатей, а также блокнотах с паролями, логинами, и прочей информации для доступа куда-либо говорить вообще не нужно, тут все и так понятно.

С другой стороны, если поспешить, и избавиться от документов, срок хранения по которым не истек, то можно попасть под административное правонарушение по ст. 15.11 КоАП. Ответственные лица могут подвергнуться штрафу от 5 до 20 тысяч рублей, а также могут быть дисквалифицированы на срок 1-2 года.

Просто выбросить коробки с документами на помойку нельзя. И для это есть как минимум три причины:

Если документы негде хранить и они вам мешают или подошел срок их уничтожения, но по коммерческим соображениям вы хотите сохранить их на какое-то время. то можно воспользоваться услугой внеофисного хранения .

При этом в любое время вы можете сами забрать необходимые вам документы (например, при налоговой проверке) или работники компании Делис Архив доставят их вам в офис. Также мы поможем перевести документы в электронный вид (при необходимости предоставляем собственное локальное или облачное решение системы «Электронный архив»).

С чего тогда начать?

Про экспертную комиссию мы рассказывали вам в прошлой статье блога и предлагали получить бесплатно типовые формы по комиссии на e-mail.

Для подлежащих уничтожению документов составляется опись, потом акт на утилизацию. В 2020 году можно смело уничтожать документы по 2014 год, включительно, кроме документов по кадровому учету. Но их вообще уничтожать нельзя, они даже после ликвидации компании пойдут в архив .

Документы для утилизации можно освободить от скрепок,, файлов, папок. Часть этого добра еще в будущем пригодится, а на канцелярии вы сэкономите.

Макулатуру принимаете?

Ворохи бумажных обрезков, оставшиеся после пропускания документов через шредер, не обязательно выбрасывать, их можно сдать в макулатуру. Если уничтожением занимается специализированная компания, она сама займётся утилизацией. В любом случае сначала документы измельчаются, например, на том же офисном шредере, который при необходимости можно взять в аренду .

Как быть с затратами на утилизацию?

Бухгалтеров, конечно, в первую очередь интересует как учесть затраты на утилизацию и можно ли их учесть при расчете налогооблагаемой базы. Отвечаем:

На ОСНО можно включить эти затраты в состав прочих расходов и уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (п.п. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), а также принять к вычету НДС по таким услугам;
На УСН (доходы минус расходы) все несколько сложнее, можно попытаться включить услуги в состав производственных расходов (п.п. 5 п. 1 346.16 НК), но с такой позицией не всегда согласна ФНС, а перечень для УСНО по расходам закрытый.

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение бумаг включаются в состав прочих расходов: Дебет 91-2 «Прочие расходы» (п. 11 ПБУ 10/99) Кредит 76.

Появившись на свет, мы начинаем обрастать документами и, хотя сегодня многие вопросы решаются с помощью интернета, бумажная документация по-прежнему остается важной частью жизни. Рано или поздно, каждый задумывается, как организовать порядок в доме; идеи для хранения, позволяющие не потерять ни одной важной бумаги, будут интересны всем и каждому. В статье рассказывается о практичных способах упорядочивания и хранения документов, познакомившись с которыми, вы сможете навести порядок в собственных бумажных залежах.

Почему порядок — это важно

Вопрос о том, как хранить документы дома, и идеи, помогающие его решить, будут актуальны для всех тех, кто хоть раз тратил бездну времени, пытаясь найти нужную бумагу. Но порядок нужен не только для того (хотя это ценно само по себе), чтобы необходимую документацию можно было найти в любой момент.

Ценные бумажные документы нуждаются в бережном хранении вдали от посторонних глаз. Не только их утеря, но иногда и порча оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным утомительным посещением различных инстанций. На восстановление может уйти уйма времени, нервов и средств.

Существует и другая причина для аккуратного хранения бумажной документации. В случае форс-мажора, когда приходится срочно покидать жилье (пожар, наводнение), из вещей стремятся спасти самое необходимое, деньги и документы. Если последние лежат неизвестно где, велик риск остаться совсем без них.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).

Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
Нотариально заверенные бумаги.
Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Системы хранения

Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.

Встречаются и экзотические варианты в виде катонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата. Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:

Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.

Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.

Доска-оганайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.
Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.

Видео описание

О том, как организовать хранение документов в следующем видео:

Заключение

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.

Когда я в очередной раз долго искала среди бумаг, гарантийный талон на холодильник, решила – наведу порядок в документах раз и навсегда.

Чтобы это было действительно эффективно, обратилась за помощью к подруге - организатору пространства.

От идеи сложить все просто стопочкой, она посоветовала отказаться. Такой порядок продержится недолго. Чтобы быстро находить нужный документ, нужно изменить подход и посмотреть в сторону различных разделителей.

Чек-лист, как упорядочить документы один раз и навсегда, читайте в конце статьи.

Настольная подставка для бумаг

Подходит для использования на столе. Места много не занимает. Поместится, если что, и на тумбочке. Стильная, сочетается с любой мебелью. Легкая и прочная. Из-за дырок, практически не пылится.

В такой удобно разделять и хранить документы, которые сейчас в работе и нет смысла убирать далеко.

Картонные коробки для папок

Папка для хранения документов, журналов, книг. Выбирайте плотную, тогда она надолго сохранит свою форму и вид Папка для хранения документов, журналов, книг. Выбирайте плотную, тогда она надолго сохранит свою форму и вид

Документы, которые должны быть убраны нужно разобрать по категориям:

важные (паспорта, свидетельства, трудовые книжки).
В отдельную папку можно собрать документы по здоровью в ней должен быть как минимум полис. Как максимум - добавить нужные результаты анализов, бахилы, маску.
не нужные, но их не выкинешь дипломы, сертификаты, договора
те, что используются прямо сейчас и потом будут разобраны по трем остальным папкам
то, что можно оцифровать и освободить место (конспекты, записи, рецепты, детские рисунки - все это можно сфотографировать и сохранить на диске, а от самих тетрадей избавиться).

Главное удобство таких папок-ящиков в том, что при необходимости можно приставить к этим еще несколько таких же исходя из размеров вашей полки в шкафу.

Разноцветный органайзер для бумаг

Первую такую супер-папку выбрала маме. Ей очень понравилась. Подозреваю, дело в невероятных, ярких цветах файлов. Органайзер смотрится действительно здорово, но главное его преимущество не в этом.

Такой удобно брать с собой в походы по гос. учреждениям. Идеальная штука для этих целей. Стильный, необычный, вместительный. Взял в руки, как сумку и пошел по кабинетам.

И для школьника тоже вещь удобная. Решила еще таких заказать в качестве подарков приятельницам на день рождения. Вот какие внутри просторные цветные папочки.

Читайте также: