Как изготовляют компьютерный шаблон конфиденциального документа

Обновлено: 05.07.2024

от 21 июля 2011 года N ММВ-7-10/459@

(с изменениями на 1 июня 2018 года)

Документ с изменениями, внесенными:

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы,

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить выполнение требований Порядка.

Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести Порядок до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.

3. Внести в Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@ (далее - Положение), следующие изменения и дополнения:

в пункте 2.3 Положения исключить текст "регистрации,";

пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:

"2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.

При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, "Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования" и дела с документами "Для служебного пользования" по Акту приема-передачи.";

в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст "и состояния делопроизводства";

наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: "III. Выводы и предложения комиссии".

4. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию";

приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ "О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В.Янкова

Руководитель
Федеральной налоговой службы
М.В.Мишустин

УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от 21 июля 2011 года N ММВ-7-10/459@

Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию

(с изменениями на 1 июня 2018 года)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию (далее - Порядок), регламентирует требования, обеспечивающие в налоговых органах прием входящих и отправку исходящих документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее - ДСП-документы), а также прохождение ДСП-документов внутри налоговых органов.

Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).

1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.

Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.

1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями

2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:

- в бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее - обмен ДСП-документами в бумажном виде);

- в электронном виде.

2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.

2.3. Обмен ДСП-документами в электронном виде осуществляется по электронной почте (далее - ЭП), созданной и функционирующей в рамках действующей системы телекоммуникаций ФНС России, с использованием средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ).

ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по ЭП с использованием СКЗИ, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) лица, подписавшего соответствующий бумажный ДСП-документ.

Официальные электронные почтовые ящики (далее - ЭПЯ) устанавливаются в структурных подразделениях, в функции которых входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ). В подразделении ДОУ назначаются работники, ответственные за прием и отправку ДСП-документов в электронном виде (далее - операторы ЭПЯ).

3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.

3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:

- в СЭД в БД "Канцелярия Экспедиция" создает регистрационную карточку (далее - РК), в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N" и "Дата исходящего", а также поле "Кому", в которое вносится наименование структурного подразделения или должностного лица, которому будет направлен документ. Для ДСП-документов, поступивших из других налоговых органов, в СЭД в БД "Канцелярия экспедиция" в представление "Поступившие/ДСП-документы" от отправителя автоматически пересылается РК с заполненными полями "От кого", "Исходящий N" и "Дата исходящего";

- регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле "Кому";

- в правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП";

- передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (приложение N 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.

3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

- наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

- соответствие оформления файлов установленным требованиям;

- подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

3.2.2. Оператор ЭПЯ:

- распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);

- вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>;

- на бумажной копии документа ставит штамп "Дубликат. УКЭП подтверждена" и подпись.

Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: "Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…".

3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с пунктом 3.1.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

Файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии), принятые по ЭП оснащенной СКЗИ, хранятся в подразделении ДОУ в течение всего срока хранения аналогичных ДСП-документов на бумажном носителе. По истечении сроков хранения файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии) подлежат уничтожению программно-техническими средствами. В случае невозможности уничтожения файлов программно-техническими средствами проводится физическое уничтожение носителя файлов.

4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения

4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.

Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" (приложение N 2), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).

4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

- при необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначального ДСП-документа его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)>;

- в СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.

- передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования".

4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:

- передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре (пункт 3.1.2);

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также вносить переменную часть в типовые формы документов.

Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера. Печатание проектов конфиденциальных документов следует осуществлять в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов. При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты. В случае, если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя, а если подлежащий изданию документ не предусмотрен перечнями издаваемых конфиденциальных документов, то на черновике дополнительно должна быть виза -разрешение руководителей подразделения, которое издает документ, и подразделения конфиденциального делопроизводства (или службы безопасности). При приеме черновика от исполнителя сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства обязан: - при составлении черновика в спецблокноте - просчитать количество листов черновика и изъять их из блокнота; - при составлении черновика на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа - просчитать количество его листов; - при составлении черновика в стенографической или рабочей тетради - проверить наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи. Если проект печатается с другого документа, то просчитывается количество листов итого документа. В предыдущем подразделе было отмечено, что проекты конфиденциальных документов должны учитываться на стадии их изготовления, и сказано, чем это вызвано.

Разовая расписка, выданная ранее исполнителю за получение носителя (черновика), возвращается сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства и уничтожается. При необходимости перепечатывания отдельных листов проекта документа без изменения общего количества листов от исполнителя принимаются по разовой расписке все экземпляры подлежащих перепечатыванию листов. Вновь отпечатанные листы передаются исполнителю взамен разовой расписки. При необходимости перепечатывания проекта документа с изменением количества листов перепечатывание производится за новым учетным номером. От исполнителя принимаются правленый и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполни" геля в графе 9 журнала учета изданных документов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта аналогична технологии учета и выдачи первоначального проекта, при этом в графе 5 указывается "С № » с проставлением номера перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем. При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа (в случае возникновения необходимости в них) в графе 6 журнала учета изданных документов под ранее произведенной записью через знак «+» проставляется количество дополнительно изготовленных экземпляров. Нумерация дополнительных экземпляров проекта производится от последнего номера ранее пронумерованных экземпляров. Подпись за получение таких экземпляров производится отдельно от предыдущей. При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных листах или рукописном заполнении типовой формы документа, а также при разработке чертежно -графических документов носители могут учитываться или по журналу учета бумажных носителей, или сразу по журналу учета изданных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 3, 7 (в графе 5 пишется слово "рукопись"). Если проект документа был отпечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик.

На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка' на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии. Об обстоятельствах утраты докладывается руководителю предприятия для принятия соответствующих решений. Фактически представленные экземпляры проекта документа и черновик регистрируются в журнале учета изданных документов в графах 1, 37. В графе 5 при наличии черновика пишется "засекречено л." с указанием количества листов черновика, на черновике проставляется гриф конфиденциальности и учетный номер проекта документа. При отсутствии черновика в графе 5 указывается "б/ч" (без черновика). Проект документа оформляется в соответствии с правилами, предъявляемыми к конфиденциальным документам, и выдается вместе с черновиком (при наличии) исполнителю под подпись в графе 8. После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства расписывается за получение документа (проекта) и черновика в графе 9 журнала учета изданных документов, одновременно проставляя в графе 2 дату документа, которая должна соответствовать дате его подписания (утверждения). Черновик, проект (как неподписанный, так и перепечатанный), лишние экземпляры документа разрываются и помещаются в находящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводства урну. В графе 10 журнала учета изданных документов пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты. В графе 11 при уничтожении проекта документа пишется слово или проставляется штамп "Проект уничтожен", а при уничтожении лишних экземпляров документа - "Экз.

№ уничтожены" с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты. В графе 9 журнала учета бумажных носителей производится отметка об уничтожении носителя (кроме спецблокнотов) в качестве черновика изданного документа (проекта). Отметка оформляется следующим образом: "Уничтожен как черновик документа № " с указанием номера изданного документа (проекта). Если носитель не являлся черновиком, а уничтожается по каким-либо другим причинам, то он помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен". И в первом, и во втором варианте отметка об уничтожении заверяется подписями двух сотрудников под - разделения конфиденциального делопроизводства с указанием даты. Испорченные, не являющиеся черновиком листы спецблокнота, если он предназначен для использования несколькими исполнителями, должны изыматься из спецблокнота и помещаться в урну после возврата спецблокнота каждым исполнителем с отметкой об уничтожении в контрольном листе спецблокнота, заверяемой подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства. Такой порядок обусловлен необходимостью исключения необоснованного ознакомления других исполнителей с конфиденциальной информацией, зафиксированной на испорченных листах данным исполнителем. Таким же способом испорченные листы могут уничтожаться и при использовании спецблокнота одним исполнителем. Однако в этом случае допускается уничтожение испорченных листов вместе с обложкой и корешками изъятых листов спецблокнота после использования всех листов. При уничтожении использованного спецблокнота в контрольном листе проверяется наличие отметок и подписей о номерах документов или Уничтожении испорченных листов, обложка спецблокнота с ко- решка-н изъятых листов и с испорченными листами, если они не были уничтожены ранее, помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписями двух сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, с указанием даты. Испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничтожаются как листы черновика. Кроме того, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также использованные при печатании документов копировальная бумага, красящая лента, прокладки, т.к.

Перечень конфиденциальной информации на предприятии — это список закрытых от посторонних сведений. В их число, как правило, входят коммерческая информация, персональные и профессиональные данные (последние два вида определены федеральными законами).

Какие сведения входят

тайна судопроизводства и следствия;
персональные данные;
служебная, профессиональная и коммерческая тайна;
известия об изобретении (до публикации);
материалы из личных дел осужденных.

Как утвердить перечень

Реестр в большинстве случаев состоит из двух разделов — коммерческой тайны и информации, доступ к которой ограничен законодательно.

1. Официально утвержденного перечня конфиденциальных сведений в области коммерческой тайны не существует. Каждая организация сама устанавливает, к каким материалам следует ограничить доступ третьих лиц. Чаще всего закрывают данные о:

планируемых сделках и контрагентах;
маркетинговых исследованиях, анализы рыночной конъюнктуры;
научно-технических и технологических решениях;
производственных секретах (ноу-хау);
механизмах ценообразования;
хозяйственной деятельности;
бухгалтерской отчетности.

2. Информация, доступ к которой ограничивается законом. Сюда относятся персональные данные, материалы профессионального характера, налоговая, банковская, адвокатская, нотариальная, врачебная, аудиторская и прочие виды тайн.

Чтобы понять, какое назначение имеет перечень конфиденциальных сведений предприятия, необходимо руководствоваться практическими соображениями и требованиями закона:

Коммерческая тайна призвана повысить доходы и (или) сократить расходы, обеспечивать прибыль ее владельцу как раз вследствие сокрытия от третьих лиц — значит, ее необходимо охранять от конкурентов.
Ст. 9 закона №149-ФЗ в п. 2, 4, 9 регламентирует обязательность соблюдения конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен законодательно.

определяются и систематизируются данные, требующие защиты от неправомерного использования;
устанавливается порядок ограничения доступа, взаимодействия и надзора;
учитываются лица или должности, получившие допуск;
устанавливаются требования к сотрудникам и контрагентам, получившим допуск в ходе выполнения должностных обязанностей или по соглашению;
документы, составляющие коммерческую тайну, грифуются.

Мероприятия, устанавливающие режим конфиденциальной информации, регламентируются положением, инструкцией или регламентами. Документационное оформление зависит от установленных в организации правил документооборота. Для введения в действие документа издается приказ об утверждении перечня сведений конфиденциального характера. С его содержанием надо ознакомить всех причастных к тайне сотрудников.

Кто имеет доступ

Работников, получивших доступ, знакомят с реестром и мерами, обеспечивающими режим конфиденциальности, под роспись. Лиц, допущенных к информации, относящейся к перечню конфиденциальности, определяет руководитель. Обычно это список должностей, который оформляется приложением к приказу или отдельным пунктом в инструкции или положении. Сотруднику обеспечиваются условия для сохранения тайны: специальная мебель, запирающиеся шкафы и пр. Допуск к сведениям ограниченного доступа, если он не предусмотрен трудовым договором, предоставляется с согласия служащего.

Ответственность за нарушение

Работники или контрагенты, разгласившие перечень информации, относящейся к конфиденциальной информации, несут ответственность:

В государственной организации или компании циркулируют документы с различной степенью конфиденциальности. Это могут быть документы, содержащие государственную или коммерческую тайну. Когда на основании поручения руководителя эти документы поступают на исполнение в подразделение, возникает риск, что к их содержанию получат доступ лица, не имеющие на это право, например, сотрудники отдела делопроизводства, обеспечивающие контроль за исполнением поручений, или специалисты IТ-подразделений, налаживающие программу электронного документооборота (ЭДО). Существуют организационные и технические решения, благодаря которым рисков утечки сведений из конфиденциальных документов можно избежать.

Как организовать контроль исполнения документов

Документы, которые поступают на исполнение в подразделение юридического лица, бывают двух видов. Первая группа – это входящая корреспонденция, к которой относятся поручения вышестоящих организаций, запросы правоохранительных органов, письма от граждан, деловая переписка с контрагентами, претензии, договоры. Во вторую группу входят документы организации – поручения или приказы руководства, инструкции, проекты соглашений. Когда на основании какого-то документа сотрудники организации должны совершить ответные шаги (подготовить письмо – ответ на обращение, подобрать первичную документацию, произвести визирование), руководством назначается исполнитель. В поручении определяется срок исполнения. По его истечении соответствующие подразделения обязаны обеспечить контроль исполнения конфиденциальных документов с точки зрения своевременности и правильности.

Как определяется конфиденциальность документов

Уровень конфиденциальности зависит от статуса организации и ее отношения к сохранению режима коммерческой тайны. Для государственных компаний или фирм, работающих с государственным заказом, нередко сталкиваются с государственной тайной, охрана которой обеспечивается отдельными правилами, например, проставлением грифа конфиденциальности «секретно» и разрешением работать с такими данными только лицам, имеющим официальный допуск.

Для частной фирмы конфиденциальность определяется фактом внесения соответствующих данных в список информации, относящейся к коммерческой тайне. Ее режим регулируется нормами ГК РФ, а преднамеренное разглашение может караться в рамках административного и уголовного кодекса. Чтобы коммерческая информация получила такой статус, в организации необходимо издать приказ о том, что вводится в действие режим коммерческой тайны, и ознакомить с ним под роспись сотрудников. Приложением к такому приказу является перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

Поскольку речь идет о контроле исполнения конфиденциальных документов, в перечень должно попасть положение, что к коммерческой тайне относятся все сведения, связанные с таким контролем. В некоторых компаниях в режиме коммерческой тайны обрабатываются все поручения и документы, стоящие на контроле исполнения.

Такую же оговорку необходимо сделать по отношению к документам, содержащим персональные данные, так как их правовой статус относит их к конфиденциальным сведениям.

Контроль исполнения конфиденциальных документов

Обычно в организации создается два внутренних положения, определяющих порядок контроля за исполнением. Первое касается исполнения документов любого уровня, второе – только конфиденциальных.

Этапы контроля выглядят следующим образом:

генерация конфиденциального документа или его поступление в компанию;
подготовка поручения. Чаще всего оно выглядит как резолюция, когда на документе или на прикрепленном к нему бланке пишутся ответственный исполнитель, другие лица, отвечающие за подготовку ответа, какие-либо замечания и дата исполнения. Именно эти данные вносятся в журналы контроля;
постановка поручения на контроль. На контроль ставятся не все документы конфиденциального характера, а только наиболее важные, на которые необходимо дать срочный ответ или иным образом исполнить содержащиеся в них требования. В этом случае на документе ставится отметка «На контроль», он учитывается в журнале отдела делопроизводства. В системах ЭДО обычно контролируется исполнение всех документов, назначенному сотруднику приходит напоминание об истечении предусмотренных для поручения сроков выполнения;
проверка соблюдения предварительного срока выполнения;
продление срока или отказ от продления;
проверка исполнения на итоговом сроке.

На всех стадиях допуск к секретным данным, содержащимся в конфиденциальных документах, могут получить неуполномоченные лица.

Решением вопроса исполнения конфиденциальных документов с точки зрения распределения их по зонам ответственности становится создание ступенчатой системы обработки, в которой документы с высокой степенью секретности могут быть переданы только уполномоченным лицам:

решение об отнесении входящей корреспонденции к той или иной категории принимает уполномоченный сотрудник отдела делопроизводства;
секретный документ расписывается только тем руководителям подразделений, которые имеют соответствующий допуск;
исполнитель назначается по тем же принципам;
контроль исполнения может быть поручен любому сотруднику отдела делопроизводства при условии, что он не будет ознакомлен с текстом документа.

При реализации такой структуры обработки на уровне ручного режима утечка данных из-за действий неуполномоченного лица маловероятна. В некоторых компаниях и государственных организациях создается подразделение конфиденциального делопроизводства, через которое проходят секретные документы. Сотрудник, которому поручена обработка документов, должен сверить количество листов, а также проконтролировать, совпадает ли учетный номер документа с тем, который зафиксирован в журналах учета.

Также передача документов от исполнителя к исполнителю происходит непосредственно, без привлечения сотрудников подразделения. Передача оформляется распиской, позволяющей установить сроки, в которые передан документ. Существует ситуация, в которой конфиденциальный документ адресован только для информирования и не требует исполнения. Обычно его доставляют специальной почтой, хранят в отдельных помещениях с ограниченным доступом.

В этой ситуации ознакомление с ними сотрудников происходит под роспись в подразделении, отвечающем за конфиденциальный документооборот. В современном мире эта процедура иногда оказывается архаичной, но для высокой степени конфиденциальности необходимо исключить любые возможности скопировать информацию и передать ее третьим лицам. Подписи, говорящие о том, что ознакомление произведено, могут ставиться как на самих документах, так и на специально созданных листах или в учетных книгах. Это отдельные журналы регистрации, с которыми могут работать только сотрудники, имеющие доступ к данным, содержащим государственную тайну. Такие документы, равно как и процесс их исполнения, никогда не попадут в системы электронного документооборота.

При организации контроля исполнения конфиденциальных документов в системах ЭДО возникают свои сложности. В любой компании в них попадают сведения, носящие характер коммерческой тайны, персональные данные сотрудников. В них же обрабатываются и поручения, в результате контроль исполнения документов конфиденциального характера становится непростой задачей. Системный администратор, в случае если отдельные документы в этой системе отмечаются значком «важно» или «секретно», понимает, что именно представляет интерес для конкурентов. Так же легко, в случае проникновения в систему ЭДО, наиболее важные сведения найдет и хакер. Внимание злоумышленника особенно привлекут документы, которые поставлены на контроль исполнения. Эта процедура говорит об их важности для компании, а значит, и для конкурентов. Задача защиты таких документов решается определенными требованиями к информационным системам, определяющим уровень безопасности.

В ряде компаний система ЭДО настраивается таким образом, что компьютеры ее пользователей не подключены к Сети, соответственно, данные о порядке исполнения конфиденциальных документов не могут быть переданы третьим лицам напрямую. Но такая настройка исключает возможность гибкой работы с мобильных устройств: пользователи привязаны к своим рабочим местам, не имеют возможности выполнять поручения удаленно.

Исполнение документов как процесс остается неотъемлемой частью работы большинства крупных компаний, вынужденных создавать отдельные подразделения и бизнес-процессы, посвященные этому вопросу. Несмотря на то, что это отвлекает значительные финансовые и человеческие ресурсы, часто только такое решение может уберечь ценные сведения от их распространения и передачи конкурентам, иным заинтересованным лицам.

Читайте также: