Как найти файл в битриксе
Обновлено: 06.07.2024
Поиск является неотъемлемой частью любого виртуального продукта, предназначенного для взаимодействии с человеком. Будь-то страница в Интернете, мобильное приложение, офисный редактор или прочее — если вся полезная информация в программе не вмещается в видимую для пользователя область, необходимо обеспечить возможность ее быстрого нахождения и систематизации. Битрикс24 содержит множество такой информации разного рода, поэтому без поиска здесь никак не обойтись. И здесь следует учитывать разницу между типами искомой информации, а также разными полями для поиска, а также возможности редакций. Давайте рассмотрим все по порядку.
Места для поиска в Портале и за его пределами
Для начала рассмотрим возможность для поиска в целом. Одновременно каждый пользователь может увидеть сразу три таких поля, куда можно ввести поисковый запрос:
1. Общий поиск
Строка глобального поиска в Портале. В облачном Битрикс24 за это отвечает общий компонент ПО, в коробочной редакции — специальный модуль. Данная строка позволяет осуществлять общий поиск всех индексируемых системой данных. Таким образом результат отобразится в виде списка с разными категориями.
Перед началом поиска у Вас будет возможность ограничить его масштаб, выбрав лишь особые места. В отдельных элементах, таких как CRM, доступен “быстрый” поиск с использованием специальных фильтров. Об этом детально мы расскажем далее.
2. Поиск в “Помощи”
В пункте меню “Помощь”, который в любом Портале Битрикс24 находится в крайнем правом углу экрана, также есть свой поиск. Он не относится к порталу и позволяет искать нужную информацию по обширной базе данных службы поддержки. Поэтому с тем же поисковым запросом, что в общем поиске, мы тут получим совсем другой результат:
3. Поиск в чатах
Третий видимый элемент отвечает за поиск сотрудников и разной информации в чатах. Если Вы пользуетесь исключительно браузером, поиск откроется в слайдере. Если же на компьютере установлено десктопное приложение, при нажатии на кнопку в браузере появится системное диалоговое окно с предложением открыть поиск в приложении. Обратите внимание, что в случае отказа, слайдер в Портале не откроется сам по себе — для этого Битрикс24.Десктоп нужно выгрузить из фонового режима.
Далее у Вас будет несколько вариантов, кого или что искать:
Искать диалоги с сотрудниками или специализированные чаты. Вписываем имя или название и система формирует результат;
Искать фрагменты текста в самом чате. Если помните фразу или слово — пишите, система “пробежится” по истории переписки и покажет перечень совпадений. Такой поиск можно “усилить” указанием временных рамок;
Искать названия прикрепленных к диалогу файлов. Если в данном поле ничего не указывать, тут просто отобразится перечень всего, что было в истории переписки помимо текстовой информации.
4. Мобильный поиск
Искать что-либо в мобильном приложении, как для iOS, так и для Android, весьма просто. Поиск здесь ведется по разделу, в котором Вы находитесь в данный момент. Переключение разделов происходит в нижнем меню. Отдельно доступен поиск в сущностях СRM и других элементах Битрикс24.
Параметры общего поиска
По умолчанию Битрикс24 будет индексировать информацию для поиска по таким параметрам для различных элементов:
Задачи
Связанные CRM сущности
Пользователи
Почтовый индекс работы
Почтовый ящик работы
Пользовательские поля с флагом "Разрешать редактирование пользователем"
Рабочие группы
В рабочих группах также доступен быстрый поиск, единственный фильтр которого предназначен для поиска по названию.
Битрикс24.Диск
По умолчанию поиск будет индексировать только названия файлов и папок, а также имена авторов. Однако в коробочной версии доступна опция индексирования контента файлов. Таким образом, коробочный модуль поиска сможет “прочитать” сохраненные документы и сравнивать их содержание с поисковым запросом пользователя.
Поиск в СRM
Возможности быстрого поиска отлично подходят именно для СRM с огромным набором разнообразных данных, файлов, атрибутов, условий и прочего. Использование фильтров дает возможность собирать, практически, такой их набор, который сможет четко выбирать из всего массива информации нужные результаты.
Как видите, для поиска уже подготовлены стандартные фильтры (слева), в полях можно выбирать разные значения из списков или вводить собственные значения. Если Вам необходимо использовать набор фильтров повторно, для этого не нужно щелкать по полям при каждом новом обращении к сущности: выбираем “Сохранить фильтр” и весь набор параметров сохраниться в Битрикс24. Вы можете пользоваться таким фильтром обособленно или “расшарить” его для всех пользователей Портала.
Искать Лиды, Сделки, Контакты и прочее по имени, фамилии, названию компании — просто и понятно. Для поиска по номеру телефона не нужно знать, в каком виде он был записан в карточке: с “+”, цифрами через дефис или слитно. Всего трех цифр из номера достаточно, чтобы Битрикс24 “пробежался” по всей СRM и нашел необходимое.
Обратите внимание, что фильтры — это своеобразные рамки. Соответсвенно, если ни один из фильтров не выбран, Битрикс24 выдаст Вам всю информацию, которой владеет. А если же Вам необходимо отфильтровать информацию по незаполненным в карточке полю, то и это возможно. Нужно перейти в настройки СRM, выбрать “Настройки форм и отчетов”, найти нужную сущность и нужное поле, где выбрать значение “не указан”. Теперь Битрикс24 будет отображать результаты в поиске, даже если нужное поле никто не заполнял.
Найти то, что нельзя
Вопросы, похожие на “А можна искать то, что не ищется?” или “А можно запретить находить, что не желательно?” кажутся бессмысленными, но не в случае Битрикс24. А точнее — коробочной версии, где фактически, нет преград или огранечений. В облаке это, действительно, невозможно, но в серверной версии, где модуль поиска находится в Вашем распоряжении, возможна кастомная доработка. И специалисты Авиви уже не раз такое делали. Например в одном Портале из поиска была исключена возможность находить сотрудников. Про это детально написано в статье “Скрытая структура” нашего блога. Аналогично, при доработке модуля можно добавлять специальные, нужные именно Вашему бизнесу, фильтры.
Таким образом, Битрикс24 обладает широким функционалом для удобного поиска нужной информации, который значительно упрощает работу всем пользователям. Главное разобратся в разных строках для введения запросов и практиковаться в комбинировании фильтров. А далее, как говорится: трудиться и искать, найти и не сдаваться!
Читайте также: