Как написать клиенту что он забыл вложить файл
Обновлено: 05.07.2024
Вы набираете не тот адрес
Вы забыли про вложение
Вы написали, что к письму прилагается некий файл, но забыли его прикрепить. Еще одна распространенная ошибка, которая часто приводит к недопониманию и извинениям. С одной стороны, ничего страшного, никто не идеален, но лучше сначала все проверить, а уже потом отправлять письмо. А чтобы избежать вопросов со стороны получателя, рекомендуем перечислить все прикрепленные файлы прямо в теле письма. Например, так:
Привет, Максим! Отправляю тебе несколько файлов, они во вложении:
— Договор об оказании услуг
— Гифку с котиком
Вы не думаете об оформлении
Встречают, как вы помните, по одежке. Если хотите, чтобы ваше письмо не вызвало желания немедленно удалить его, поработайте над его формой. Говорят, ей нужно уделять столько же времени, сколько содержанию. К счастью, сегодня это просто. Для рассылок мы рекомендуем воспользоваться приложением Wix ShoutOut, выбрать подходящий шаблон и добавить в него свой текст. Никаких специальных знаний не требуется, просто следите, чтобы все смотрелось аккуратно и красиво. Кстати, у хорошей рассылки есть свои секреты и правила, поэтому советуем прочитать советы нашего директора по email-маркетингу. Не благодарите.
Вы не указываете тему письма
Тема письма выполняет примерно ту же роль, что заголовок текста. Она появляется рядом с вашем именем, получатель видит ее и понимает, что вы ему прислали: счет-фактуру, итоги встречи, предложение о работе, макет сайта и т.д. Помните, что тема должна быть четко сформулированной, чтобы при необходимости человек быстро отыскал ваше письмо, и убедительной, чтобы он заинтересовался, если речь идет, допустим, о рассылке. Не так давно мы писали о том, как придумать отпадный заголовок, если вы подзабыли — стоит перечитать.
Вы не сохраняете черновики
Если вам нравится писать письма в текстовых редакторах, то сохраняйтесь почаще, а не то получится, что вы весь день просидели над письмом, а тут внезапно компьютер завис, и все пропало. Или пишите сразу в почтовом сервисе — тогда все ваши наброски автоматически сохранятся в папке «Черновики».
mv2.jpg/v1/fit/w_300,h_300,al_c,q_5/file.jpg" alt="что можно забыть при отправке емайлов" />
Вы ведете себя невежливо
Вежливость в переписке важна ничуть не меньше, чем в жизни. Вот основные правила, которые нужно соблюдать всем и каждому:
Всегда благодарите отправителя за письмо, особенно если вы видите, что он хорошо поработал. Помните, в детстве нас всех учили «волшебным» словам? Давайте не будем их забывать, несмотря на то, что мы уже взрослые.
Сохраняйте спокойствие, даже если дело крайне срочное и важное. Нервозность и упреки точно не приведут ни к чему хорошему.
Начинайте и заканчивайте письмо общепринятыми фразами. Степень формальности будет зависеть от того, с кем вы переписываетесь. Если это ваш начальник или просто официальное лицо, не используйте «Привет», «Пока» или «Целую». И наоборот, если пишете коллеге или приятелю — можно обойтись без традиционного «С уважением».
Вы не вычитываете текст
Опечатки могут испортить все впечатление, поэтому внимательно перечитайте написанное письмо, лучше несколько раз. Сомневаетесь насчет орфографии или синтаксиса — зайдите на Грамоту.ру. Лучше семь раз отмерить, то есть проверить, чем потом извиняться за опечатки и доказывать, что вы на самом деле грамотный.
По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг, приносит 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.
Содержание:
Как правильно написать письмо клиенту
Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут принести вам пользу:
- Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
- Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
- Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.
CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа S2 CRM интегрируется с почтовым сервисом (можно подключить неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.
Читать по теме
8 преимуществ интеграции CRM и почты
Хотите прокачать отдел продаж?
Внедрите CRM-систему S2!
Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!
Письма клиентам: примеры и готовые образцы
Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.
Письма «холодным» клиентам
Впервые пишете потенциальному клиенту? Не попасть в спам помогут персонализация и предложение выгоды.
1. Сошлитесь на общее знакомство.
Тема письма: Пишу от [имя знакомого]
Мы успешно работаем с [общий знакомый] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв].
Будем рады, если и вы присоединитесь к нам. Составили варианты, как мы можем помочь вам в решении ваших задач:
2. Сделайте отсылку к книгам, лекциям, презентациям клиента в письме.
Видел вашу презентацию на [мероприятие], очень понравилось, что вы говорили про [назвать аспект выступления]. Спасибо, что поделились своим опытом и рассказали про проблемные места вашего бизнеса.
У нашей компании как раз есть несколько решений, которые могли бы улучшить [проблему X], здесь вы можете с ними ознакомиться [ссылка/список с вариантами решений].
Напишите, интересно ли вам такое предложение.
3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциального клиента, отправьте письмо-предложение такого образца:
Тема письма: Материалы по итогам (мероприятия Х)
Я надеюсь, что вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить вас за интерес к [название компании].
Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие вас вопросы.
Читать по теме
Как автоматические email-рассылки помогают бизнесу больше зарабатывать
Письма-напоминания
4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе.
Тема письма: Вопросы по коммерческому предложению
Меня зовут [Имя]. Мы недавно с вами общались по [тема]. Надеюсь, вы успели подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией], которую я вам присылал в прошлом письме.
Есть ли у вас какие-то вопросы по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда вам было бы удобно?
5. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.
Тема письма: Подарок для вашей компании
Несколько дней назад я прислал вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.
Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.
Буду рад обсудить все подробнее по телефону или при личной встрече. Что думаете о нашем предложении?
Письма после встречи
6. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече вы обещали ему прислать дополнительную информацию :
Тема письма: Информация по вашему запросу
Прежде всего, хочу поблагодарить вас за встречу и уделенное время. Я обещал вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле.
Готов ответить на любые вопросы.
Читать по теме
Email-маркетинг в B2B-продажах: инструкция c примерами
7. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров.
Тема письма: План действий на ближайшее время
Спасибо, что нашли время — сегодняшняя встреча была очень продуктивной.
Коротко напомню, как мы поступим дальше:
[Дата]: Я вышлю вам [договор/полный комплект документов].
[Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания.
[Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение. Если вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.
Если клиент не выходит на связь
8. Если клиент не ответил на телефонный звонок , используйте следующий образец написания письма:
Тема письма: Не смог связаться с вами
Я хотел обсудить с вами [вопрос], но, вероятно, вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда вам будет удобно, чтобы позвонил я.
9. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе , поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна.
Тема письма: Полезная информация для вашего бизнеса
Мне попалась информация, которая, возможно, вам пригодится.
[вставьте ссылку на сайт или отдельную статью, прикрепите нужные документы или медиа-файлы]
Это может быть вам полезным [объяснить, почему].
10. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:
Тема письма: Задержка оплаты
[Дата] я отправил вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет. Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от вас оплаты в течение недели.
Спасибо за вашу помощь.
Автор: Любовь Аброськина, Дарья Милакова
Пользуйтесь S2 CRM семь дней бесплатно
Главный инструмент менеджера — коммуникация. Сегодня размышляю о самом интересном её виде — переписке, где канал обмена информации один — смысловой.
Переписка — как документ. В отличие от личной встречи, сохранённая в электронном ящике переписка не поменяет свой смысл через время. Это может сыграть однажды хорошую роль, если договорённость закреплена перепиской, поэтому желательно закреплять результаты любых переговоров отчётом о встрече.
Смысл коммуникации — передача информации для получения нужной реакции. Отличие переписки от живой речи: у тебя только один канал для передачи информации — текстовый. Чтобы не случилось недопонимания, избегай двусмысленностей. Можно давать собеседнику возможность сделать собственные выводы, но не позволяй додумывать содержание письма.
Чтобы информация не искажалась, её нужно подавать чёткоГлавное правило письма — оно должно быть понятным, кратким и по делу.
Тема письма должна отражать его содержание. Если содержание переписки изменилось с момента назначения темы, она меняется.
Приветствие оформляется одной фразой, без расшаркиваний. Если в письме несколько получателей и письмо обращено всем — используем общее приветствие. Если пишем конкретному человеку — обращаемся к нему по имени, вне зависимости от количества людей в копии письма. В случае, когда вы пишете одному человеку, обращаясь по имени, и по какой-то причине отвечает другой человек из копии — приветствуем его в ответе на письмо.
Вступление желательно делать, если в самом тексте три-четыре абзаца. Выписываем в самом начале письма суть всего содержания. Вступление не должно быть сложным, не должно содержать вопросов или предложений. Оно служит продолжением темы письма, цель — вкратце рассказать о предмете разговора.
Абзац должен содержать одну идею и несколько предложений, дополняющих основное высказывание. Следует вычищать все мысли из абзаца, не доказывающие и не дополняющие основное высказывание — выносить в отдельные абзацы или удалять из письма. Абзац из одной строки ломает ритм письма. Желательно такого не допускать.
У каждого абзаца может быть собственный подзаголовок, особенно, если тем в письме несколько. Обязательно, если в одном письме несколько тем, и одна из них выходит за рамки одного абзаца.
Вопросы и предложения к обсуждению выносятся в конец письма. Находясь в середине, они рискуют быть незамеченными.
Подпись — технический элемент письма, который не должен быть больше всего остального письма. Туда обращаются пару раз в жизни, когда нужно узнать номер телефона автора письма. То, как тебя зовут и какая у тебя почта, видно и без подписи.
Подпись должна быть информативна и минималистична. Что уж точно не нужно в неё включать — логотип компании и почтовый адрес. Иногда в подписях встречаются тексты о конфиденциальности переписки и просьбы не распечатывать письма, чтобы не портить экологию — это клиника.
Частый случай — письма из одного слова с многоэтажной подписьюЕсли прикладываем картинки, как иллюстрацию к письму — лучше выложить их в тело письма, нежели выкладывать ссылкой или вложением с отсылкой к файлу из текста. В таком случае регулируем размер картинки до такого состояния, чтобы она считывалась, но не занимала весь экран. Если картинки высылаются для использования их вне переписки — вкладываем во вложение.
Если файлов много — добавляем в архив. Лучше использовать архивы ZIP — формат по умолчанию для macOS и Windows. Для работы со специфическими форматами наподобие RAR потребуются дополнительные средства, что неудобно.
Если архив файлов большой — воспользуйся файлообменником. Особенно актуально, если файл высылается на почту человеку из большой бюрократической компании. В них часто стоит ограничение на размер принимаемых файлов.
Этика переписки держится на здравом смысле и контексте. То, каким языком пишется письмо, зависит от того, кто его получит. Если собеседник нам не знаком — пишем нейтрально, уважительно. Будь проще и конкретнее. И жми «Ответить всем», когда в копии несколько человек.
Отличие электронной почты от мессенджеров — допускается задержка с ответом. Однако нет смысла допускать задержки больше нескольких часов, если можешь дать ответ сразу. Если ответ требует времени на подумать — сообщи об этом собеседнику, сориентируй по времени ответа. Нет ничего хуже неопределённости, особенно, если у собеседника что-то зависит от твоего ответа.
Избегай технических терминов и аббревиатур, если нет уверенности, что на той стороне тебя поймут правильно. То же самое с профессиональным жаргоном и тяжёлой лексикой. Наша цель — получить требуемое, а не показать собственную эрудицию. Умные слова не сделают тебя профессиональнее. В случае, если без профессиональной лексики не обойтись, и нет уверенности, что собеседник правильно прочтёт её, можно дать пояснение. Но если есть возможность упростить письмо — упрости его.
Вне зависимости, пишешь ли ты клиенту, деловому партнёру или коллеге — не допускай панибратства, сокращений и просторечия. Коллега — такой же человек и тоже может неправильно тебя понять. Почему-то считается, что если человек работает с тобой, он может и должен терпеть иное отношение, нежели внешний клиент. Однако, если внешнему клиенту плевать на то, как ты общаешься, с коллегой тебе работать. То, что человек работает с тобой в одном офисе, не даёт права переходить на личности и общаться без уважения.
Конфликты лучше решать лично — канал передачи информации перепиской недостаточен. При решении конфликта через электронную почту каждый точно будет видеть в словах что-то своё.
Ни в коем случае не отвечай на гневное письмо тут же — дай собеседнику выпустить пар. Если гневное письмо пишешь сам — сохрани его в гуглдоке, перечитай через пару часов, а там реши, стоит его отправлять или нет.
Восклицательный знак в электронной переписке, выражение эмоций капслоком — моветон. Смайлики-улыбочки — только если уверен, что там тебя правильно поймут.
Письмо призвано передавать смысл, а не эмоции — человек всё равно прочитает его по-своему. Если очень хочется передать эмоции, лучше позвони.
Максим Ильяхов написал о инфостиле и сделал сайт, помогающий очистить текст от мусора. Ориентироваться можно, но это не панацея. Не стоит бездумно принимать инфостиль на веру. Если текст не читается, не имеет разницы, сколько у него баллов по «Главреду».
- Будь проще, пиши понятно.
- Думай о том, кто прочитает твоё письмо.
- Не выясняй отношения по электронной почте.
- Почисти подпись.
Фраза "в продолжение телефонного разговора" ужасно бесит. Каждый менеджер считает себя очень умным и вставляет это в письмо. Особенно бесит, когда звонят по телефон с какой-то ненужной хренью, ты говоришь спасибо нет, кладешь трубку, и в след приходит письмо: здравствуйте, в продолжение телефонного разговора. Да бля, не было никакого разговора!! Накипело уже, постоянно такая хрень!
Тут в значении, если действительно говорил с человеком по телефону – для напоминания и закрепления результатов разговора. Почему нет?
Для меня в любом контексте эта фраза очень избита, и лично для меня говорит о том, что менеджер только начинает работу с клиентами и общается скриптами. Сугубо личное мнение. Это не придирка к статье, статья полезная!
Если ненужная хрень знает и ваш телефон, и вашу почту, следует пожаловаться на хрень в Роскомнадзор (хранение и обработка персональных данных).
Переадресация с сайта на мобильный, на сайте же есть и почта, все доступно.
Помогу вам.
У меня фильтр стоит: если письмо содержит "в продолжение телефонного разговора" - > автоматически в спам. Все почтовые клиенты и веб-интерфейсы давно могут в условия обработки входящей почты.
«Частый случай — письма из одного слова с многоэтажной подписью».
Расскажите автору о том, как работают подписи в почтовых программах.
или про регламент подписей в крупных компаниях :)
Как работают подписи в почтовых программах? :-)
Вставляют подпись автоматом (сюрприз!).
Не придумывает же подпись за вас, вставляет ранее заданную.
Комментарий удален по просьбе пользователя
Я думал, подпись в крупных компаниях описывает корпоративная этика. Подпись через почтовый сервер – это сильно, буду иметь ввиду.
Комментарий удален по просьбе пользователя
Обожаю вставлять смайлики в деловые письма. Прямо представляю как бомбят пуканы у таких серьезных и правильных синих воротничков, которые боятся "что их неправильно поймут", ах беда-беда огорчение.
Файлы во вложении
Архивы это же дико неудобно и вообще анахронизм, намного удобнее смотреть вложения сразу, а любой веб-интерфейс и почтовые клиенты позволяют без проблем сохранить большой пак файлов сразу на диск, веб-интерфейсы - сразу в архиве.
Следующие выражения чаще всего используются для написания официальных электронных писем:
1. Если мы хотим прикрепить файл, то указываем:
Please find attached – Просим принять во вложении
Please find attached my resume. – Прошу принять во вложении мое резюме.
Please find attached photos from the conference. – Прошу принять во вложении фотографии с конференции.
I`ve forwarded ________ to you. – Я перенаправил ________ Вам.
I`m forwarding ________ to you. – Пересылаю Вам _______ .
I`m forwarding John`s email to you . – Пересылаю Вам электронное письмо Джона.
3. Если хотим отметить кого-либо в копии письма, то используем выражение:
cc`d
cc`ed
copied
(name) on this email
– Я отметил (имя) в копии этого электронного письма.
* We`ve copied Umar to keep him in the loop. – Мы отметили Умара в копии письма для того, чтобы держать его в курсе.
To keep someone in the loop = держать кого-либо в курсе (информировать)
4. Следующее выражение поможет подвести письмо к завершению:
If you have any questions, please don`t hesitate to contact me. – При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне.
(Обращайтесь ко мне, не сомневаясь)
If you have any questions, please don`t hesitate to contact me.
При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне.
5. Для того чтобы закончить письмо, используем следующие выражения:
I look forward to
hear ing from you – Жду от Вас ответа.
meet ing you – Жду встречи с Вами.
your reply – Жду Ваш ответ.
Look forward to + verb + ing – ждать (с нетерпением)
Для завершения электронного письма используем следующие выражения:
Kind Regards (Regards) – С наилучшими пожеланиями, с уважением
Yours Truly – Искренне Ваш, с уважением.
English Joke
The breakfaster in the cheap restaurant tried to make conversation with the man beside him at the counter.
The other bit off half a slice of bread, shook his head, and mumbled thickly:
Читайте также: