Как настроить аутлук автоматически

Обновлено: 04.07.2024

Во всех выпусках популярного почтового клиента Outlook доступна удобная функция оповещения о вашем отсутствии на рабочем месте. В версиях 2003 и 2007 она называется «Заместитель», а в более поздних — «Автоматические ответы (нет на работе)». Несмотря на то, что возможность настроить автоответы изначально была представлена разработчиками, как корпоративная и рекомендовалась для использования в рабочих целях, вы можете настроить её для повседневной жизни.

Изначально необходимо узнать, используется ли учетная запись Microsoft Exchange (чаще всего применяется в крупных компаниях, крайне редко у простых пользователей), а от этого будет зависеть возможность настройки автоответа. К сожалению, возможность использования полноценной функции автоответа, без учетной записи Microsoft Exchange, отсутствует.

Итак, ниже приведены инструкции для пользователей, у которых наcтроена учетная запись Exchange.

Назначение функции

Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Настраиваем автоответ в Outlook

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Настройки автоответа

Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2020, но имеет пару отличительных черт).

Как войти и проверить почту на mail ru, обзор интерфейса

Версии 2010 и выше

Речь идёт о 2010, 2013, 2020 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:

Открыть вкладку «Файл» и перейти в раздел «Сведения».
Выбрать раздел «Автоответы».

Примечание! Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.

О:
«В пределах организации», как и вариант «за пределами…» позволяет выставить разные ответы в зависимости от типа адресата.

Outlook 2007

В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:

Открыть вкладку «Сервис».
Выбрать пункт «Заместитель».

Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.

Отключении функции

Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:

Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
Поставить галочку «Не отправлять автоответы».

Использование временной электронной почты

Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.
Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

Включение

Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

На вкладке «Главная» выбрать пункт «Правила».

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

Открываем «Правила».
Выбираем «Управление правилами и оповещениями».

Активация заместителя без аккаунта Exchange

Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

Outlook 2010, 2013, 2016

Разворачиваем меню «Файл»

Выбираем пункт «Сведения»

Нажимаем кнопку «Автоответы»

Outlook 2007

Разверните вкладку «Сервис» в главном меню программы.

Выбираем меню «Сервис»

Выбираем пункт «Заместитель»

Выбираем настройки заместителя

Вводим текст для автоответа

Добавление пункта «Автоответы»

Открыть «Файл»
Перейти в «Параметры».
Выбрать «Настроить ленту».
В удобном месте «Создать группу» и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

Как пользоваться почтой rambler – регистрация, вход и настройка

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2020 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика с темой СРОЧНО на адрес

После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Вы можете работать с Яндекс.Почтой с помощью Microsoft Outlook.

Шаг 1. Настройте ящик

Примечание. Если вы хотите, чтобы письма сохранялись некоторое время после их удаления в почтовой программе, выберите опцию Отключить автоматическое удаление писем, помеченных в IMAP как удаленные . Учтите, что они будут безвозвратно удалены из ящика сразу после перезапуска почтовой программы.

Шаг 2. Создайте пароль приложения

В разделе Пароли и авторизация выберите Включить пароли приложений . Подтвердите действие и нажмите Создать новый пароль .

Если вы включили двухфакторную аутентификацию, просто нажмите Создать пароль приложения .

Придумайте название пароля, например укажите название приложения, для которого вы создаете пароль. С этим названием пароль будет отображаться в списке. Ограничение. Созданный пароль можно увидеть только один раз. Если вы ввели его неправильно и закрыли окно, удалите текущий пароль и создайте новый.

Шаг 3. Настройте программу по протоколу IMAP

Outlook 2019
Outlook 2016
Outlook 2013
Outlook 2010

Запустите программу. Введите ваш электронный адрес, выберите Дополнительные параметры  → Настроить учетную запись вручную и нажмите кнопку Подключить .

Укажите следующие настройки учетной записи:

Оставьте другие параметры по умолчанию и нажмите Далее — будет выполнена проверка настроек учетной записи. Если проверка завершилась удачно, нажмите кнопку Готово . Если нет, убедитесь, что все параметры указаны корректно.

После первоначальной настройки может потребоваться изменение ранее введенных данных или проведение более точной настройки сервера. Для этого:

Откройте Панель управления вашего устройства и перейдите в Учетные записи пользователей . Откройте Mail (Microsoft Outlook 2016) .

В открывшемся окне выберите один из аккаунтов или нажмите Добавить , чтобы создать новую конфигурацию.

Выберите значение Ручная настройка или дополнительные типы серверов и нажмите Далее .

Выберите значение Протокол POP или IMAP и нажмите Далее.

Укажите следующие настройки учетной записи:

Адрес электронной почты — ваш почтовый адрес на Яндексе (например, «alice.the.girl@yandex. ru » ); Внимание. Если вы настраиваете получение почты с ящика вида «login@yandex. ru » , логином является часть адреса до знака «@» . Если вы используете Яндекс 360 для бизнеса, в качестве логина необходимо указывать полный адрес почтового ящика.

Оставьте другие параметры по умолчанию и нажмите Другие настройки .

Перейдите на вкладку Сервер исходящей почты , включите опцию SMTP-серверу требуется проверка подлинности и выберите значение Аналогично серверу для входящей почты .

Перейдите на вкладку Дополнительно . Выберите в пункте Использовать следующий тип шифрованного подключения значение SSL для IMAP- и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:

Оставьте остальные параметры по умолчанию и нажмите ОК .

Чтобы завершить настройку учетной записи, в окне Добавить учетную запись нажмите Далее — будет выполнена проверка настроек учетной записи. Если проверка завершилась удачно, нажмите Готово . Если нет, убедитесь, что все параметры указаны корректно.

Запустите программу и нажмите в окне приветствия Далее .

В окне Настройка учетной записи оставьте значение Да по умолчанию и нажмите Далее .

Если у вас уже настроена учетная запись Outlook и вы хотите добавить еще одну, нажмите Файл  → Сведения  → Добавление учетной записи .

Выберите значение Ручная настройка или дополнительные типы серверов и нажмите Далее .

Выберите значение Протокол POP или IMAP и нажмите Далее.

Укажите следующие настройки учетной записи:

Оставьте другие параметры по умолчанию и нажмите Другие настройки .

Оставьте остальные параметры по умолчанию и нажмите ОК .

Запустите программу и нажмите в окне приветствия Далее .

В окне Настройка учетной записи оставьте значение Да по умолчанию и нажмите Далее .

Выберите значение Ручная настройка или дополнительные типы серверов и нажмите Далее .

Выберите значение Протокол POP или IMAP и нажмите Далее.

Укажите следующие настройки учетной записи:

Оставьте другие параметры по умолчанию и нажмите Другие настройки .

Оставьте остальные параметры по умолчанию и нажмите ОК .

Запустите программу и нажмите в окне приветствия Далее .

В окне Настройка учетной записи оставьте значение Да по умолчанию и нажмите Далее .

Выберите значение Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов и нажмите Далее .

Оставьте значение Электронная почта Интернета по умолчанию и нажмите кнопку Далее .

Укажите следующие настройки учетной записи:

Оставьте другие параметры по умолчанию и нажмите Другие настройки .

Оставьте остальные параметры по умолчанию и нажмите ОК .

Синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок. Откройте меню Файл  → Настройка учетных записей , выберите учетную запись на вкладке Электронная почта и нажмите Изменить . Установите значение Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере и укажите папку Отправленные .

Решение проблем с Microsoft Outlook

Это пошаговое руководство поможет вам решить проблемы, связанные с Яндекс.Почтой и почтовой программой.

«Нет соединения с сервером» «Authentication required», «Sender address rejected: Access denied» или «Send auth command first» «Sender address rejected: not owned by auth user» «Login failure or POP3 disabled» «Message rejected under suspicion of SPAM» «Bad address mailbox syntax»

Попробуйте авторизоваться на сайте Яндекс.Почты с теми же логином и паролем, которые вы используете в программе. Вводите логин и пароль вручную, не используя запомненные в браузере.

Авторизоваться получилось, ошибки нет Авторизоваться получилось, но ошибка всё еще есть Авторизоваться не получилось

Значит, проблема была в том, что вы не приняли условия пользовательского соглашения сервисов Яндекса. Они принимаются автоматически, когда вы впервые авторизуетесь на Яндекс.Почте.

Если вы состоите в организации и проблема воспроизводится во всех ящиках домена, нужно для каждого из них авторизоваться на Яндекс.Почте. Сделать это централизованно не получится, потому что каждый пользователь Почты должен принять условия самостоятельно.

Убедитесь, что в настройках почтовой программы вы точно указали\\n следующие параметры серверов:

Подробнее о том, как проверить настройки серверов в разных почтовых\\n программах, см. в разделе Шифрование передаваемых данных.

Убедитесь, что в настройках почтовой программы вы точно указали следующие параметры серверов:

Подробнее о том, как проверить настройки серверов в разных почтовых программах, см. в разделе Шифрование передаваемых данных.

Если авторизоваться не получилось, возможно, в почтовой программе вы используете неверный логин или пароль.

Также попробуйте авторизоваться в Яндекс.Почте с теми же логином и паролем, которые вы используете в программе.

Если авторизоваться получилось и ошибки нет, значит, проблема была в том, что вы не приняли условия пользовательского соглашения сервисов Яндекса. Они принимаются автоматически, когда вы впервые авторизуетесь в веб-интерфейсе Яндекс.Почты.

Если вы состоите в организации и проблема воспроизводится во всех ящиках домена, нужно для каждого из них авторизоваться в веб-интерфейсе. Сделать это централизованно не получится, потому что каждый пользователь Почты должен принять условия самостоятельно.

Проверьте ваш компьютер на вирусы с помощью бесплатных антивирусных программ: CureIt! от Dr.Web и Virus Removal Tool от «Лаборатории Касперского».

Как я могу получить Outlook, чтобы начать всякий раз, когда я начинаю свой компьютер Windows 10?

вы должны иметь возможность добавить ссылку на Outlook в папку автозагрузки. Чтобы открыть папку автозагрузки:

С помощью диалогового окна "Выполнить":

скопируйте ярлык Outlook в папку автозагрузки:

щелкните правой кнопкой мыши на ярлык Outlook от ваш start menu
выберите Open file location
скопируйте ярлык для Outlook в папку автозагрузки

чтобы опираться на ответ @Glenn для Win7 + Outlook 2010:

Как легко, как это должно быть, я пробовал различные другие методы (для Windows 7); тупой МС убрали возможность устанавливать этот из Outlook (2010); и ярлыки в меню Пуск не было 'открыть расположение файла' вариант, даже один под все программы/МС офис' - это было только после того, как я сделал "поиск" для Outlook, нажав кнопку Пуск и введите в окно поиска, что он показал этот вариант ! Что за мучительный час жалкий короткий путь !!

В Windows 10: 1. Пуск 2. Прокрутите вниз, пока не найдете Outlook 3. Щелкните правой кнопкой мыши Outlook 4. Нажмите "Еще", затем нажмите " Перейти к местоположению файла" 5. Копировать ярлык 6. Пройдя ярлык в папку автозагрузки: пользователи\me\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Меню Пуск\Программы 7. Вот и все.

на моей сборке Win 10 оболочка: ярлык запуска не работает и другие сайты, заявив, что папка меню Пуск была в \users\username\APPDATA\Microsoft . тоже неправильно. (Edit: Упс - понятия не имею, как я пропустил это, но там есть папка "Startup", но она была в значительной степени пустой. Только один файл, который был ярлык для приложения я удалил давно! Так что не очень полезно!)

Я нашел то, что выглядит как старый" все пользователи " меню Пуск в C:\ProgramData\Microsoft\Windows\Start Menu

все еще ищет моего пользователя! (Но не слишком сложно, потому что я единственный, кто использует эту машину, поэтому папка выше будет делать это сейчас!) :)

вы можете использовать это, чтобы запустить Outlook при запуске Windows, и даже в свернутом состоянии:

чтобы успешно настроить Outlook для работы в свернутом состоянии, должны выполняться все следующие условия:

Outlook является в настоящее время.
Outlook по умолчанию не настроен на открытие в Outlook сегодня.
Outlook не развернуто.

Примечание: если Outlook работает в развернутом состоянии, щелкните правой кнопкой мыши задачу Outlook на панели задач Windows и выберите команду восстановить.

чтобы создать настраиваемый ярлык Outlook, выполните следующие действия:

Выход Из Outlook.
щелкните правой кнопкой мыши значок Outlook на рабочем столе и выберите Создать Ярлык.
щелкните правой кнопкой мыши ярлык и выберите свойства.
на вкладке Ярлык нажмите кнопку уменьшенный в списке, нажмите кнопку применить и нажмите кнопку OK.

чтобы запустить Outlook в свернутом состоянии при запуске Windows, скопируйте ярлык в папку автозагрузки и оставьте копию на рабочем столе.

чтобы сделать это, выполните следующие действия:

щелкните правой кнопкой мыши ярлык, созданный в предыдущих шагах, а затем нажмите скопировать.
щелкните правой кнопкой мыши Start и нажмите кнопку изучить, чтобы открыть Проводник Windows в папке меню Пуск.
нажмите знак плюс рядом с папкой программы и выберите папку "Автозагрузка".
щелкните правой кнопкой мыши в правой области Проводника Windows и выберите Вставить Ярлык. При перезапуске Windows Outlook работает в свернутом состоянии.

Примечание: некоторые конфигурации Outlook могут прервать работу в свернутом состоянии. Outlook может запросить пароль или для составления профиля. Как только вы ответите, мировоззрение сводится к минимуму. Напоминания о задачах и встречах и баннер продукта Outlook отображаются в обычном режиме.

и это, если вы хотите, чтобы свернуть его в трей (область уведомлений):

вы должны изменить регистр. После создания точки восстановления системы откройте regedit (выполнить команду), чтобы открыть редактор реестра и перейдите в следующий раздел:

раздел реестра HKEY_CURRENT_USER\программное обеспечение\Майкрософт\офис\16\Перспективы предпочтение\

(число 16 может отличаться в зависимости от вашей версии Office)

в правой панели, дать MinToTray DWord (создать, если вы не можете найти его,щелкните правой кнопкой мыши на пустом месте справа > новый DWORD 32bits), стоимостью как следует:

0 : сворачивает Outlook на панель задач 1 : сворачивает Outlook в системный трей

Читайте также: