Как называется электронная подпись на документе факсимиле
Обновлено: 07.07.2024
С целью ускорить оформление документов организации нередко используют факсимиле подписи руководителя и других должностных лиц. Зачастую оттиск факсимиле проставляет не тот, чью подпись оно воспроизводит, а другой сотрудник. Как минимизировать риск несанкционированного использования факсимиле? Каким образом можно регламентировать его применение в организации?
В каком документе закрепить порядок использования факсимиле
Законодательством процедура использования факсимиле не урегулирована, поэтому организации целесообразно разработать внутренний порядок его применения. Это позволит в том числе ограничить круг лиц, которые вправе проставлять факсимиле, утвердить перечень документов, на которых оно может быть использовано.
Что предусмотреть в ЛНПА
Рекомендуем включить в ЛНПА об использовании факсимиле следующие положения.
Как организовать учет факсимиле
По нашему мнению, учет факсимиле может быть организован по аналогии с учетом печатей и штампов в организации. Такой учет можно вести в отдельном журнале учета факсимиле либо в журнале учета печатей и штампов.
| Журнал учета факсимиле подписей | ||||
| N п/п | Наименование факсимиле | Оттиск факсимиле | Должность, фамилия, инициалы лиц, ответственных за хранение и использование факсимиле | Отметка об уничтожении факсимиле |
Журнал учета факсимиле подписей должен быть включен в номенклатуру дел подразделения, которое отвечает за его заполнение, например секретариата, бухгалтерии <*> .
Где хранится факсимиле
Целесообразно хранить факсимиле в месте, которое недоступно широкому кругу лиц и позволяет ограничить несанкционированный доступ. Например, местом хранения может быть запираемый шкаф или сейф.
Примеры формулировок:
Кто обеспечивает сохранность факсимиле
Полагаем, ответственным за сохранность факсимиле можно назначить работника, который имеет доступ к месту хранения и ключ от него. Целесообразно также определить сотрудника, который будет отвечать за сохранность факсимиле в период временного отсутствия ответственного лица.
Пример формулировки:
В ЛНПА целесообразно указать конкретные меры по сохранности факсимиле, которые должно принимать ответственное лицо. Такие обязанности можно включить в должностную инструкцию работника *(ч. 4 п. 10 Общих положений ЕКСД).
Пример формулировки:
Кто вправе проставлять факсимиле
Это может быть как лицо, которое отвечает за сохранность факсимиле, так и другой сотрудник или несколько. Полагаем, наиболее безопасно предоставить право проставлять факсимиле руководителя только одному из сотрудников. Это позволит избежать передачи клише разным работникам из разных подразделений и минимизировать возможность его несанкционированного использования. Желательно также предусмотреть порядок использования факсимиле в случае отсутствия работника, которому предоставлено право проставления факсимиле.
Примеры формулировок:
На каких документах разрешено проставлять факсимиле
При разработке перечня таких документов следует учитывать требования законодательства. Так, использовать факсимиле вместо собственноручной подписи при совершении сделок можно, если об этом есть соглашение сторон <*> .
Обратите внимание!
С 01.02.2019 поставить на договоре оттиск факсимиле при подписании договора можно будет, если нет соглашения о его неприменении <*> .
По нашему мнению, список документов, на которых можно проставлять факсимиле, должен быть исчерпывающим, без возможности расширенного понимания. При необходимости это позволит доказать, что проставление факсимиле на документе, который не включен в список, является несанкционированным и выполнено сотрудником самовольно.
Примеры формулировок:
Как действовать в случае утраты факсимиле
По нашему мнению, в этом разделе ЛНПА нужно регламентировать действия работников при обнаружении, что факсимиле похищено или утеряно.
Пример формулировки:
Если факсимиле утеряно или похищено, целесообразно обратиться в правоохранительные органы. Это поможет доказать факт незаконного использования факсимиле, например для подделки договоров от имени организации. По такому пути идет и судебная практика.
Судебная практика
От имени хозобщества был заключен договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. На договоре был проставлен оттиск факсимиле подписи управляющего хозобщества. В процессе перевозки груз был похищен, хозобщество было вынуждено выплатить его стоимость. Хозобщество обратилось в суд с иском о взыскании с управляющего выплаченной суммы.
Управляющий утверждал, что решение о заключении договора не принимал, факсимиле его подписи самовольно без его ведома использовал менеджер. При этом управляющий представил документы, подтверждающие, что он обращался в правоохранительные органы с просьбой проверить факт возможной подделки документов менеджером. Суд отказал в иске.
Постановление судебной коллегии по экономическим делам
Верховного Суда Республики Беларусь от 23.08.2016
(дело N 195-13/2015М/660А/914К)
Как уничтожается факсимиле
Необходимость уничтожить факсимиле может возникнуть, например, при его деформации или увольнении должностного лица, чью подпись оно воспроизводит. С учетом того что порядок уничтожения факсимиле законодательством не урегулирован, целесообразно подробно регламентировать его в ЛНПА организации.
На заметку
Полагаем, при увольнении должностного лица факсимиле его подписи можно не уничтожать, а реализовать этому лицу.
Для уничтожения факсимиле целесообразно создать комиссию. Ее персональный состав можно утвердить приказом руководителя. Комиссия проведет уничтожение факсимиле и составит об этом акт.
Пример формулировки:
Факсимиле в широком смысле — это дубликат любого графического оригинала со всеми подробностями. Например, бывают факсимильные копии рукописей, брошюр, гравюр или рисунков.
В более узком значении под факсимиле подразумевают штамп, дублирующий подпись человека. Обычно это печать, на которую наносят автограф в зеркальном отображении. Ещё существует цифровой вариант факсимиле, который вставляют в электронные документы. В любом случае с его помощью можно удостоверять бумаги без присутствия человека, которому подпись принадлежит.
А вот стоит ли это делать и как использовать факсимильную подпись правильно, разберёмся в статье.
Что нельзя подписывать факсимиле
Многие серьёзные бумаги должен лично подписывать только тот человек, который имеет к ним отношение. Иногда разрешается, чтобы вместо него подпись поставил его представитель по нотариальной доверенности или документ был заверен усиленной электронной подписью. Эти действия позволяют удостовериться, что владелец подписи дал своё согласие на происходящее.
Доверия к факсимиле гораздо меньше, так как его «шлёпнуть» на документ может кто угодно. Поэтому некоторые документы подписать им нельзя, а именно:
- доверенности Письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18‑0‑09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» ;
- платёжные и другие документы, имеющие финансовые последствия;
- бухгалтерскую отчётность Федеральный закон от 06.12.2011 N 402‑ФЗ ;
- трудовой договор ТК РФ Статья 67 , трудовую книжку и другие кадровые документы;
- векселя Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации № 15636/13 ;
- первичные учётные документы Федеральный закон от 06.12.2011 N 402‑ФЗ ;
- счета‑фактуры;
- налоговые декларации.
Что можно подписывать факсимиле
Гражданский кодекс разрешает ГК РФ Статья 160 использовать факсимильную подпись, только если это предусмотрено законом или стороны согласились считать её аналогом собственноручной.
Утверждение насчёт закона однажды позволит принять нормативный акт, который регламентирует применение факсимиле. Но пока на законодательном уровне это реализовано слабо. Например, некоторые международные конвенции Будапештская конвенция о договоре перевозки грузов по внутренним водным путям , к которым присоединилась Россия, позволяют ставить штамп вместо оригинальной подписи. Ещё приказ Роспатента разрешает Приказ от 3 сентября 1993 г. N 60 в определённых случаях заменять оттиском подпись председателя.
Однако в основном, чтобы факсимильная подпись обрела юридическую силу, необходимо соглашение сторон. Здесь дела обстоят примерно так же, как и с неквалифицированной усиленной электронной подписью. Сама по себе она не является аналогом собственноручной, но может им стать, если стороны договорились об этом и заключили соответствующее соглашение.
Соглашение об использовании факсимиле стороны должны удостоверить собственноручными подписями.
Такой документ можно составить отдельно или включить в текст основного договора. В нём необходимо отметить факт согласия сторон и бумаги, которые разрешается подписывать факсимиле.
Соглашение об использовании факсимиле
Общество с ограниченной ответственностью «Старк Индастриз» в лице генерального директора П. Поттс, действующей на основании доверенности от 18.05.2010, и Общество с ограниченной ответственностью «Щ.И.Т» в лице генерального директора Н. Фьюри, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов и счетов (кроме счёта‑фактуры), связанных с исполнением договора.
Соглашение может устанавливать, что обе стороны используют факсимиле, или разрешать это только одной из них.
Если факсимильная подпись применяется внутри компании, стоит выпустить отдельное положение. В нём нужно указать случаи, когда допускается заменять оригинальную подпись руководителя факсимиле, кто отвечает за хранение штампа и работу с ним.
Дубликат подписи в любом случае стоит хранить в надёжном месте, чтобы предупредить несанкционированное использование.
Где взять факсимильный штамп
Изготовлением факсимиле занимаются, как правило, те же организации, что делают и обычные штампы и печати. Ограничений здесь нет, так что можно выбрать любую компанию, ориентируясь на стоимость услуг и отзывы.
Что такое факсимильная подпись, кому и зачем она нужна, когда можно, а когда нельзя ей пользоваться – расскажем об этом подробнее в статье.
Факсимиле – что это
Это воспроизведение личной подписи на печати-клише для заверения документов без личного участия руководителя, который несет ответственность за делопроизводство в компании.
Клише может быть и в электронном виде: подпись сканируют и вставляют скан в электронный документ.
Обычно штамп с подписью используют, чтобы ускорить документооборот в компании и упростить работу, например, бухгалтеру, который работает с огромным количеством документов каждый день.
Как правильно использовать факсимиле
Если вы хотите использовать факсимиле, то предварительно с каждым контрагентом надо заключить соглашение об использовании штампа в качестве аналога собственноручной подписи должностного лица.
Значит, обе стороны согласились с тем, что клише приравнивается к личной подписи и, соответственно, имеет ту же юридическую силу, что и эта подпись.
Соглашение об использовании факсимиле – обязательный документ. Если по условиям договора, подписанного штампом, возникнет спор с контрагентом, и дело дойдет до суда – такой документ без предварительно заключенного соглашения может быть признан недействительным.
Подобное соглашение составляется на конкретный договор или на все документы, которые заключаются с контрагентом. Но с каждой стороной заключается индивидуальное соглашение.
Также в соглашении можно установить процедуру использования факсимиле. Например, для подписи штамп использует только один участник договора.
Минимальная информация для соглашения об использовании факсимильной подписи:
- назвать субъекты договора и ФИО лиц, которые представляют названные субъекты,
- прописать основание, по которому действует каждый субъект;
- прописать, о чем договариваются участники соглашения (например, о возможности или допустимости использования факсимильной подписи представителем одного или обоих участников при подписании определенных документов – и перечислить список документов, на которых можно поставить штамп).
Принципиально важно, чтобы такое соглашение было засвидетельствовано собственноручной подписью представителей, поскольку в данном случае только личная подпись будет служить подтверждением, что согласие действительно достигнуто.
Другой вариант заверения согласия на использование клише – прописать пункт о допустимости использования факсимильной подписи в самом договоре. Такой документ тоже должен быть подписан представителями обеих сторон собственноручно.
Однако даже при заключенном соглашении факсимильную подпись можно ставить далеко не на все документы.
Где можно использовать факсимиле
На каких документах можно ставить штамп:
- договоры и дополнительные соглашения, если есть письменное и заверенное собственноручной подписью согласие обеих сторон на использование клише одной или двумя сторонами;
- наградные документы (почетные грамоты, листы о награждении);
- служебные удостоверения;
- полисы (медицинские и страховые);
- письма (уведомления, извещения, приглашения и проч.).
Какие документы нельзя подписывать факсимиле
Штампом нельзя заверять бухгалтерские финансовые документы.
Например, в декларации для налоговой службы, счет-фактуре, платежной накладной, кассовой книге, расходном кассовом ордере можно поставить только личную подпись руководителя или бухгалтера.
Все бумаги, которые передаются в государственные органы, может подписывать только руководитель.
Также не получится заверить печатью-клише любую доверенность, трудовые книжки и договоры, приказы. Нельзя использовать ее в нормативно-правовых актах, например, федеральных законах и проч.
Документы, подписанные штампом, не примут и банковские сотрудники. Все образцы подписей, заявления, чеки и другие платежные документы должны быть подписаны ответственным лицом собственноручно.
Подборка наиболее важных документов по запросу Электронное факсимиле (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов: Электронное факсимиле
Судебная практика: Электронное факсимиле
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 261 "Принятие апелляционной жалобы к производству арбитражного суда" АПК РФ "В соответствии с правовой позицией, сформулированной в пункте 5.2 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций, утвержденной постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.12.2013 N 100, и в пункте 15 Постановления N 99, при наличии в материалах дела уведомления о вручении лицу, участвующему в деле, либо иному участнику арбитражного процесса копии первого судебного акта по рассматриваемому делу либо сведений, указанных в части 4 статьи 123 АПК РФ, такое лицо считается надлежаще извещенным при рассмотрении дела судом апелляционной, кассационной инстанции, если судом, рассматривающим дело, выполняются обязанности по размещению информации о времени и месте судебных заседаний, совершении отдельных процессуальных действий на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет в соответствии с требованиями абзаца второго части 1 статьи 121 АПК РФ (пункт 5.2 Инструкции). Копия определения о принятии к производству апелляционной либо кассационной жалобы направляется судом лицам, участвующим в деле, на основании положений части 3 статьи 261, части 3 статьи 278, части 5 статьи 299 АПК РФ. Если по техническим причинам соответствующая информация не отображается в информационном сервисе "Календарь судебных заседаний" на официальном сайте арбитражного суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, то по смыслу части 3 статьи 121 АПК РФ суд с учетом времени, необходимого для явки участников арбитражного процесса в судебное заседание, в обязательном порядке извещает лиц, участвующих в деле, и иных участников процесса телефонограммой, телеграммой, по факсимильной связи, электронной почте либо с использованием иных средств связи (пункт 15 Постановления N 99)."
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Электронное факсимиле
Путеводитель по корпоративным процедурам. Порядок проведения внеочередного общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью Если уставом или иным внутренним документом ООО, регулирующим деятельность общего собрания, не определена дата получения предложения, направленного электрической, электронной, факсимильной связью и т.п., не рекомендуется использовать такие способы направления предложения. Это связано со сложностями определения и доказывания сторонами факта и момента получения предложения адресатом.
Нормативные акты: Электронное факсимиле
Читайте также: