Как называется папка с файлами для проекта
Обновлено: 01.07.2024
Начну с ответа на второй вопрос, поскольку он краток — ничем. Каталог и директория правильные ИТ-названия того, что сегодня именуют папками. Аналогии с привычными вещами ввели для удобства пользователей. Если встречаете слова «каталог» и «директория», знайте — речь о папке. Из употребления не вышли.
Что такое папка и файл в компьютере? Объясняю простым языкомЕсли каталог — это папка, то файл — тетрадь
Файл — набор связанных данных, которые хранятся на запоминающем устройстве. Бывает текстовым, графическим, исполняемым. В форме файлов представлены фотографии, песни, приложения. Является контейнером для хранения информации в операционной системе. Не только пользовательской, но и необходимой самой ОС — конфигураций, настроек и команд.
Если сравнивать каталог с папкой, то файл подобен листу формата А4. Сравниваю и с ученической тетрадью, если файл многостраничный или его структура сложная. И неважно, что на листе или в тетрадке — слова, рисунки или и то и другое, его можно положить в папку. У файла есть имя, которое задает тот, кто создал. Название большинства файлов можно поменять. Когда речь идет о системных, делать этого не советую, чтобы ничего не испортить.
Что такое папка и файл в компьютере? Объясняю простым языкомПапка — метод организации файлов на компьютере. В свою очередь в ней могут храниться другие папки. Их называют подпапками, субдиректориями, подкаталогами или вложенными каталогами. Когда речь идет о файлах пользователя, желательно класть в папку файлы по определенному признаку. К примеру, все файлы одного проекта, только комедийные фильмы или новогодние фотографии. Лишь рекомендация, как и обычную папку, в каталог файловой системы можно сложить все подряд.
Папка — тоже файл
В свою очередь папка тоже файл, в котором находятся другие файлы. Как и у любого файла, у каталога есть свойства. Пользователи они доступны не всегда, поскольку могут быть защищены внесения изменений. Откройте контекстное меню директории и сможете узнать, сколько места на диске она занимает и другие сведения.
Основное различие в том, что файл содержит данные определенного формата и является единицей хранения. Папка — хранилище, в которое можно поместить файлы любых форматов.
С помощью iSpring можно создавать разные проекты: онлайн-презентации, электронные курсы с тестами, видеолекции или диалоговые тренажеры. В каждом из этих случаев важно знать, как устроен ваш проект. В статье рассмотрим, как работать с папкой проекта, где искать исходные файлы и как не потерять созданные материалы.
Что такое проект iSpring
Программы iSpring интегрированы в PowerPoint. Это значит, что вы работаете с презентацией PowerPoint, дополняете ее аудио, видео, интерактивными объектами, а затем публикуете ее в веб-формат, чтобы просматривать в браузере, размещать на сайте или в системе дистанционного обучения.
Когда вы открываете файл .pptx и работаете с вкладкой iSpring, ваша презентация становится проектом iSpring. Проект iSpring – это комбинация вашей исходной презентации PowerPoint и соответствующей папки проекта , в которой хранятся все файлы проекта (аудио, видео, тесты и т.д.). Папка проекта создается автоматически в том же месте, где расположена ваша .pptx презентация, и называется точно так же.
Например, вот так выглядит папка проекта в Проводнике Windows:
Примечание: Рекомендуем хранить каждую PowerPoint-презентацию , которая станет iSpring-проектом, в отдельной папке . Такой способ организации файлов упростит вашу работу и ускорит поиск нужных файлов.
Где хранить папку проекта
Для проектов желательно выбрать место в основном хранилище вашего компьютера (HDD или SSD), диск C:\ или D:\. По умолчанию презентации сохраняются в папку C:\Пользователи\%имя_пользователя%\Документы\Презентации, но вы можете указать любую другую папку.
Важно, чтобы у вас был полный доступ к этой папке (чтение, редактирование). Eсли вы собираетесь записывать аудио или видео, на диске должно быть достаточно свободного места для хранения этих файлов.
Дерево проектов iSpring
Лучший способ организовать два и более проекта – создать структуру дерева папок:
Каждый проект хранится в отдельной папке (Project 1, Project 2). Пунктирные линии обозначают связи между компонентами проекта и опубликованными материалами (на нижнем уровне).
Где не стоит хранить проекты
Внешние диски
Можно использовать внешние USB-накопители (флешки или портативные диски), однако иногда с ними возникают проблемы, и есть риск потерять файлы. Используйте внешние накопители для резервных копий, а работу ведите с проектом, расположенном на локальном диске.
Сетевые диски
Не рекомендуется использовать сетевое окружение так как могут возникнуть проблемы с правами доступа или прерывающимся соединением, что приведет к проблемам конвертации или ошибкам при сохранении проекта. Пример сетевого адреса Ethernet: \\IVAN\
Сервис OneDrive
Структура папки проекта
Папка проекта называется точно так же, как ваша PowerPoint-презентация. Она создается автоматически, когда вы кликаете на одну из этих кнопок на панели инструментов iSpring: Ресурсы , Запись аудио/видео , Редактор , Тест , Интерактивность , Диалог , Запись экрана или Веб-объект .
Не переименовывайте и не удаляйте эту папку: так вы можете потерять все файлы вашего проекта. Подробнее о том, как решить проблемы с файлами проекта, читайте в статье.
Файлы проекта внутри этой папки организованы следующим образом:
Примечание: Папки audio , bgaudio и video наследуются от проектов, созданных в предыдущих версиях программ iSpring (версии 7). Если вы создаете новый проект в 8 версии и выше, эти папки не добавляются.
Аудио
После записи и добавления аудио вы можете открыть окно Редактор сопровождения и проверить, содержит ли курс аудиофайл:
Исходные аудиофайлы хранятся в виде несжатых файлов в формате .wav внутри папки «название_папки_проекта\audio2\files»:
Если вы импортируете звуковой файл (например, .mp3 или .wma), он также сохраняется в эту папку без дополнительного сжатия.
Названия файлов генерируются случайным образом из букв и цифр [a-f, 0-9]. Это внутренний формат шестнадцатеричных имен, и переименовать файлы по порядку нельзя (например, audio01.wav, audio02.wav и т. д.) Если вам нужно найти определенный исходный файл, примените сортировку файлов по столбцу Дата создания в проводнике Windows. Он отобразит аудиофайлы в хронологическом порядке их записи.
В папке audio2 также хранятся папки с файлами .xml. Они содержат тайминги аудиофайлов и инструкции по изменениям файла. Например, если вы обрезали аудио в редакторе, исходный файл остается без изменений, но файл .xml получает инструкцию на модификацию этого аудиофайла.
Постобработка с помощью сторонних инструментов
Если вам нужна расширенная обработка исходного файла с помощью каких-то внешних инструментов (например, Audacity), выполните следующие шаги:
Скопируйте исходные файлы в другое место (например, в папку «Документы\Обработка аудио»).
Измените файлы в стороннем редакторе.
Откройте Редактор сопровождения iSpring.
Удалите старое видео и импортируйте новый обработанный файл заново в окне редактора сопровождения.
Рекомендуется не изменять длину и битрейт аудиофайлов, иначе потребуется заново синхронизировать новое аудио со слайдами презентации.
Видео
Видео устроено так же, как аудио. Вот как выглядит видео в Редакторе сопровождения:
Видеофайлы хранятся в соответствующей папке «название_папки_проекта\video2\files»:
Если вы импортируете видеофайл, например в формате .mp4 или .avi, он также сохраняется внутри папки без дополнительного сжатия.
Папка video2 содержит папки с файлами .xml с таймингами файлов и инструкциями по изменению из видеоредактора iSpring.
Если вам нужна постобработка ваших видеофайлов, используйте те же методы, что и для аудио.
Тесты
Это тест, добавленный на один из слайдов презентации PowerPoint (с помощью кнопки Тест):
Исходный файл этого теста хранится в папке «название_папки_проекта\quiz». Каждому тесту в презентации присваиваются последовательные имена (например, quiz1.quiz , quiz2.quiz и т.д.)
Если вы импортируете готовый тест в презентацию, он также будет скопирован в папку проекта и ему будет присвоено автоматическое имя.
Примечание: Если у вас много тестов, которые вы добавляете в разные курсы, рекомендуем создавать их отдельно в iSpring QuizMaker и сохранять в специальной папке (например, «Документы\Тесты iSpring»). Так каждый тест будет иметь собственное название (не автоматическое). Перед публикацией вы легко сможете найти нужный тест и импортировать его в презентацию.
Что хранится в файле PowerPoint
На панели инструментов iSpring есть несколько действий, которые не создают папку проекта. Если вы добавляете на слайд Персонажа, другие объекты Библиотеки контента, YouTube-видео или Flash-ролик, они станут частью файла .pptx. Некоторые настройки окна Публикация, Структура или Докладчики также сохраняются в системную папку и файл PowerPoint.
Папка с опубликованным курсом
После публикации проекта вы получаете папку с готовым курсом. Эта папка называется так же, как папка проекта, но ее название всегда имеет дополнительное окончание (Web), (LMS) или (CD).
В этой папке есть файл index.html для запуска презентации и папка data , в которой хранится все остальное. Другими словами, это веб-страница, созданная iSpring из презентации PowerPoint. Папка data,/span> не содержит исходные файлы проекта (например, тесты), и ее структура полностью отличается от структуры папки проекта.
Примечание: Изменять содержимое папки data не рекомендуется. Однако вы можете редактировать файл index.html. Например, можно вставить фрагмент кода Google Analytics, чтобы отслеживать трафик презентации, или изменить имя этого файла.
Схема ниже показывает, как называется итоговая папка в зависимости от выбранных опций публикации:
После публикации курс редактировать больше нельзя. Используя техническую терминологию, конвертация с iSpring похожа на рендеринг видео или компиляцию программного кода. Когда процесс завершен, нельзя вернуться назад и что-то отредактировать. Однако если у вас есть доступ к исходным файлам, вы всегда можете внести в них изменения и опубликовать курс еще раз.
Чтобы разместить готовый курс на сайте, вы можете загрузить папку Web через FTP самостоятельно или передать ее своему вебмастеру. Узнайте больше, как поделиться презентацией в статье.
Примечание: iSpring автоматически создает несколько папок с похожими именами, включая папку проекта и папки с опубликованным курсом. Если вы храните много проектов в одной папке, она скоро заполнится папками с однотипными названиями, и в ней будет трудно ориентироваться. Именно поэтому рекомендуем создавать отдельные папки для каждого проекта.
Резервное копирование и совместная работа
Нет ничего важнее, чем резервное копирование ваших проектов (любых проектов, не только iSpring). Оно гарантирует, что вы не потеряете выполненную работу, и помогает отслеживать историю изменений.
Резервное копирование вручную
Если вы используете iSpring Suite 8, нажмите кнопку Экспорт на панели инструментов, чтобы сохранить ваш проект в виде архива .zip.
Опция экспорта работает так же, как копирование или архивирование презентации .pptx с папкой проекта вручную через Проводник Windows.
Копию проекта можно использовать разными способами:
Положить в папку с резервными копиями ваших проектов на компьютере (создайте ее вручную).
При создании резервной копии вы можете указывать номер версии, чтобы контролировать историю изменений и легко ориентироваться в папках:
Решения для автоматического резервного копирования
Также можно использовать решения для автоматического резервного копирования. Настройте копирование всей системы или отдельных папок, в которых хранятся важные проекты.
Канцелярские папки незаменимы, если речь идет об упорядочивании, хранении или транспортировке документов, рисунков, фотографий, нот, творческих работ, школьных, студенческих тетрадей и прочих бумаг. Это практичное приспособление часто используется для систематизации или структурирования материала. Чем плотнее обложка папки, тем надежнее защищено содержимое от влаги, пыли, ультрафиолета и механических повреждений.
Папки с принтами поднимают настроение
Элитные папки категории премиум, в первую очередь, рассматриваются как имиджевое дополнение к фирменному стилю компании, демонстрация ее престижа, и лишь потом как средство хранения информации.
Отличительные параметры папок
Папки имеют множество разновидностей, функциональность которых максимально адаптирована под те или иные требования потребителя. Для архивного хранения документов – папки с завязками, для текущего ведения дел – скоросшиватели и регистраторы, для перемещения – папки с ручками и т.д.
Конструкция каждой папки существенно влияет на ее стоимость и отвечает ее функциональному предназначению. Есть папки, склеенные из нескольких частей и цельнокроеные, с различными прижимными механизмами из стали (как, например, у пластиковых папок-скоросшивателей), пластика или тонкой жести, на кольцах или на пружинах. В некоторые виды папок вклеены прозрачные файлы или пластиковые карманы. В качестве застежек используются тесемки, кнопки, липучки, молнии, резинки, зипперы, защелки.
Цветовая палитра канцелярских папок неограниченная: здесь можно найти однотонные и принтованные, строгие официальные и сочные броские цвета, встречаются неоновые оттенки, цвета-хамелеоны и металлизированный блеск. Актуальны также прозрачные папки с глянцевой или матовой поверхностью.
Пластиковая папка-конверт - идеальный футляр для мелких бумаг - счетов, чеков, карт
Папки могут содержать уже готовые надписи, поздравительные или деловые, логотипы, эмблемы, отличительные корпоративные или государственные знаки. Способы нанесения – флексопечать, тиснение, шелкография.
В производстве папок используется вторично переработанный картон, прессованный картон, микрогофрированный картон, бумвинил, коленкор, натуральная и искусственная кожа, пластик, поливинилхлорид и другие современные материалы органического и синтетического происхождения. Покрытие обложки ламинатом улучшает внешний вид папки, увеличивает ее прочность и долговечность.
Поздравительные адресные папки имеют более нарядный вид и внутри, и снаружи. Их обложка может быть бархатной, атласной, шелковой и т.п.
Папка на кольцах без прижимной планки
Канцелярские папки изготавливаются в различных форматах, подходящих по размерам для хранения документов формата А5, А4, А3, А2. Наиболее востребован формат А4 – им пользуется около 98% целевой аудитории.
Каждый вид папок рассчитан на определенный объем, поэтому ширина корешка колеблется в диапазоне от 0,5 до 18 см.
Папка-регистратор
Массивные папки-регистраторы с арочным прижимным механизмом, жестким каркасом и металлической оправой по нижнему краю, располагающиеся на столах и полках в вертикальном положении без дополнительной поддержки. Они предназначены для длительного текущего хранения большого объема информации. Документы быстро переворачиваются и листаются, добавлять и извлекать листы просто и легко.
Регистраторы – один из наиболее популярных видов канцелярских папок
Для удобства и навигации в папках-регистраторах используют разделители. На корешках регистраторов имеется отверстие, благодаря которому папка легко вынимается из плотного ряда, а также прозрачный пластиковый карман для маркировки содержимого.
Скоросшиватели с пружинным механизмом
Твердый каркас пластиковой папки снабжен прочным стальным скоросшивателем с пружинными держателями. Их длина позволяет нанизывать большое количество перфорированных и обычных листов, которое ограничивается лишь шириной корешка папки. Это один из самых долговечных типов скоросшивателей, на который распространяется высокий потребительский спрос.
Папки с угловыми резинками - простое и элегантное решение
Папка-планшет
Папка-планшет может быть двойной, с закрывающейся обложкой, или одинарной. Имеет стальную или пластиковую прижимную клипсу по верхнему краю, которая фиксирует бумагу – докладчику удобно просматривать информацию, переворачивая листы. Обладает достаточно жесткой основой, чтобы можно было писать и чертить на весу.
Планшет удобен для выездных заседаний
Папка с файлами
Обычно папки с файлами в жестком переплете на винтах используются для презентации каталогов и ресторанных меню – в них можно вкладывать нужное количество листов, меняя их по мере необходимости. На обложку изнутри можно приклеить также угловые карманы для рекламных буклетов или визиток.
Папка-портфель
Прочные пластиковые папки с ручками и с застежкой выглядят как портфель – удобный вариант для деловых поездок по городу. Внутри у них несколько отделений, благодаря которым документация может быть разделена по категориям. В такой папке надежно сохранятся даже самые мелкие документы – квитанции, чеки, билеты и пр.
Ассортимент пластиковых папок-портфелей поистине безграничен
Папка на резинке
Верхняя обложка красивой, надежной и практичной папки плотно прижимается с помощью резинок – двух угловых или одной вертикальной. Такой вид застежек элементарен, с ним справится даже ребенок, поэтому большинство ученических папок имеют застежку именно на резинках.
Папка на кольцах
Папки из высококачественного прочного пластика со стальными держателями в виде двух или четырех колец без прижимной планки – еще одна популярная разновидность канцелярских папок. Очень прочный способ крепления обеспечивает надежность хранения, а также быстроту вложения и изымания листов из кейса.
Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала "Life as a project", сегодня я пишу о том, где лучше хранить идеи, заметки и файлы.
Какие бывают способы организации хороших архивов? И как получать максимум пользы от новых идей, используя Zero Inbox?
Наши мысли и идеи - точно такая же поступающая к нам информация, как и электронные письма. Зачастую, мы не воспринимаем их, как что-то ценное и новое, что нужно подчинить общему закону обработки. Но наши мысли также новы и важны. Если не относиться к ним правильно, то мы рискуем потерять драгоценную информацию, созданную нашим сознанием (забыть).
На что похожи архивы многих из нас? На свалку всех файлов. У всех есть место, где хранятся файлы, и может даже заметки, но состояние этого места часто оставляет желать лучшего. Если вы не можете найти нужный вам документ или заметку в течение 15 секунд, значит у вас очень плохой архив.
Хороший Архив соответствует следующим критериям:
- быстрое сохранение
- быстрый доступ
- надежность
Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-за того, что обращение с файлами не имеет никакого принципа. Мы сохраняем файлы куда попало и под каким угодно именем. Все же помнят ту самую “папку с папками”, которая была у всех на рабочих столах в нулевых.
Мы совершаем известную когнитивную ошибку, выбирая крохотный комфорт сейчас (бросить файл в первое попавшееся место), чтобы получить большую боль позже (долгий поиск файлов). Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в будущем получили бы большой комфорт (все легко и быстро нашли).
Хорошая новость - сейчас не придется выбирать даже маленькую боль, достаточно следовать простому правилу, чтобы навести полный порядок в архивах.
Есть два способа:
- папочный или древовидный
- ассоциативный
Практически все из нас пользуются именно таким методом. На всех курсах по компьютерной грамотности учат создавать дерево каталогов с папками и подпапками. Я сама всегда использовала его. Сначала у меня были очень не систематизированные папки и та самая “Папка с папками”, но со временем я создала четкую структуру вложенности папок по проектам и сферам жизни.
- Все в вашем архиве выглядит очень организовано и чисто. Каждый файл разложен по папкам, папка имеет свои подпапки, и все находится в порядке.
- Чем дольше «живет» ваша система, тем глубже растет. Иногда, чтобы найти нужный файл, приходится идти вглубь папок на 8–9 уровней. Когда папок становится много, происходит самое интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл. Например, фото с путешествия нужно сохранять в папку фото или в папку путешествия?
- Процесс поиска нужных файлов занимает большое количество времени. Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с фото из путешествий), место, куда их можно сохранить, будет только одно. А вот искать их мы станем по всем папкам, где они могут быть. Если искать 5 файлов в день по всем похожим папкам, тратя на каждый в среднем 3 минуты, то в год на это у нас уйдет 90 часов.
Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную потребность к структурированию и систематизации. Мы объединяем вещи в категории по по общим признакам, расставляя все на мысленные полки. Нечто подобное можно организовать и в электронном архиве, если опираться на ассоциативные связи.
Нам придется отказаться от привычного представления Архива, как чего-то организованного по папкам или полкам. При использовании этого метода, то, как выглядит Архив становится неважным. Важными остаются только три критерия хороших Архивов: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность. Безопасность достигается хранением файлов и заметок на облачных носителях (в специальных программах).
- Хранить все файлы в общих папках. Это не значит, что надо свалить все файлы в кучу. Нужно просто отсортировать файлы по нескольким общим папкам. То есть, у нас не должно быть нескольких, разбросанных по Архиву папок, в которых лежат куски одного целого: документы, рисунки, фото, договоры. Все, что относится к общему делу/проекту должно быть в одной папке. Можно назвать эту папку с файлами “Мои документы”, можно “Работа” - это не важно. Главное - нужна общая материнская папка. Она нужна для того, чтобы удобно перемещать файлы между разными архивами (с компьютера в облако) и удобно находить файлы, с которыми вы недавно работали (если сделать сортировку файлов по дате изменения).
- Давать файлам очень подробные названия. Например, название «Договор на получение гранта для соц.проекта от фонда Т.» содержит 4 ассоциативных ключа:
1. Тип документа – договор.
2. Тип договора – договор на получение гранта.
3. Предмет документа – соц.проект.
4. Сторона договора – фонд Т.
Это 4 ассоциации, по которым его можно найти за пару секунд. Если к названию прибавить дату, или имя ответственного человека, то мы приблизимся на 90% к тому, чтобы хранить и искать информацию также, как это делает наша память.
Алгоритм поиска такой: Нужно найти договор? С кем? С фондом Т. Открываем поиск по системе (есть во всех современных компьютерах и программах для заметок) и пишем “договор с фондом”. Даже можно не писать ключи полностью, вам моментально покажется список всех файлов с такими словами в названии.
Минус такого подхода может быть в том, что нельзя посмотреть все наработки по какому-то проекту в одной папке. Например, иногда мне хотелось почитать что я писала в папке отношения про них, я заходила в соответствующую папку и смотрела все заметки по ней. При сквозном поиске в системе это можно сделать двумя способами: либо оставить материнскую папку по какому-то важному проекту, либо искать через ключевые слова - в данном случае отношения, любовь, доверие и т.д. Но подозреваю, что не всегда получится найти все мысли на эту тему.
Под файлами я подразумеваю все документы, фото, видео, и другие форматы данных, которые у вас есть. Что нужно сделать, чтобы упорядочить ваши файлы:
Облачных хранилищ для файлов существует большое количество. Какое-то время я пользовалась Дропбоксом, но потом перешла на бесплатную версию Гугл Драйв, так как мне хватает 45гб ( по 15гб на каждом аккаунте) для всех моих файлов. Вот табличка сравнения разных сервисов:
Если вы всегда записывали мысли в бумажные блокноты, я рекомендую перейти в диджитал. Да, я тоже люблю запах бумаги, я люблю рисовать, писать от руки и листать исписанные блокноты. Но, все-таки, если перед нами стоит цель - организовать архивы эффективно, так чтобы в них можно было в любой момент удобно найти нужное, то от бумажных носителей, по понятным причинам, придется отказаться. Для себя я придумала другую функцию блокнотам, чтобы совсем не лишать себя радости от их использования. В них я рисую или пишу короткие мысли, когда у меня появляется творческое настроение или я нахожусь в дороге, и хочу запечатлеть момент. Потом, я могу листать блокноты ради эстетического наслаждения или воспоминания приятных моментов жизни, но никакой информации я никогда там не храню. Если мысли, которые я туда записала, мне важны, то я сразу же переношу их в электронный архив. Совет, как перенести в Архив все, что копилось годами на бумаге: делайте сканы/фото в вашей программе хранилища (эта функция доступна почти во всех сервисах), а затем ищите информацию через поиск (да, программы считывают текст с фото, даже рукописный).
Моя история с хранением заметок развивалась таким образом: сначала я писала все в блокнотах, потом поняла неудобность этого и начала записывать все в одну папок заметок на телефоне, потом сделала папки по сферам жизни и проектам, и совсем недавно решилась на “переезд” в оптимизированную систему хранения информации - Notion. Важно понимать, что любой переезд (даже ваших данных) требует ресурсов: времени и сил. Поэтому, решение о переезде должно быть обдумано. У меня на обдумывание ушло четыре месяца :)
Предпоследний вариант, когда я хранила все в папочной структуре обычного приложение Notes от Apple, тоже был достаточно хорош. Но в какой-то момент мне захотелось организовать более сложную структуру своих мыслей ( а заметки, если их вести регулярно, и являются структурированной моделью наших мыслей). Мне хотелось найти способ, который помог бы сделать эту модель больше похожей на реальную структуру моей головы. Я делала ресерч разных сервисов и способов в течение пары месяцев, потом еще два месяца решалась на переезд, и буквально на днях сделала его. Важно: я всегда говорю, что важна система организации чего-либо, а не программа для организации, так как в любом сервисе можно использовать почти любую систему. Но в случае заметок, между сервисами есть разница: некоторые поддерживают только папочный метод организации, т.к. в них отсутствует сквозной поиск по всей системе.
После переезда в новых архив, я приняла решения переорганизовать систему и уйти от бесконечных папок. Я все еще оставила папки важных проектов и вложенность информации, но теперь я всегда пишу подробные заголовки заметкам и файлам, и провожу поиск по ключевым словам. Также, я начала пользоваться тегами и создала отдельную систему для хранения идей и моих цитат.
Вот таблица сравнения самых популярных сервисов для ведения заметок.
Notion в ней еще нет, но у него есть все те же функции + несколько других.Так как я только начинаю пользоваться Notion, я не могу говорить о долговременных результатах, но по многочисленным отзывам и моему первому впечатлению - приложение действительно очень удобное и качественное (это не реклама, а мои искренние мысли).
У Notion есть сильные преимущества перед другими программами:
- красивый минималистичный дизайн
- большой функционал - при желании там можно вести списки задач, и назначать события в календаре, и хранить файлы, и создавать таблицы, но пока мне кажется неудобным хранить все в одном месте
- быстрый поиск - необходимая вещь, если вы склоняетесь к ассоциативному методу организации информации
- веб-клиппер, с помощью которого можно сохранять статьи/ссылки за секунды прямо из браузера
- контент страницы можно смотреть в разных вариантах - в виде таблицы, в виде канбан доску, в виде календаря и др.
- возможность интеграции различных медиа-файлов и с большим количеством сервисов
- бесплатная версия для студентов (и еще несколько удобных тарифов)
Кроме того, в Notion есть большая коллекция шаблонов разных вариантов использования сервиса: от конспектов лекций до организации брендинга. С помощью шаблонов можно научиться работать с сервисом и подстроить каждый шаблон “под себя”, чтобы не создавать страницу с нуля. Не вижу смысла писать о разных советах по использованию этой программы, так как их большое множество в интернете, и на сайте самого Notion.
Любое приложение можно использовать неэффективно, если не иметь системы, которая работает для вас. Изучайте себя и вы найдете самый удобный для вас метод организации информации. Но, старайтесь всегда иметь папку входящих и папку временных файлов.
А архивы организуйте так как считаете нужным: по древовидной структуре или по ассоциативной. Или замиксуйте их по вашему личному рецепту :)
В каждой группе моих студентов всегда кто-то или теряет рабочий файл с проектом, или файл портится из-за вылета программы, или происходят другие катаклизмы. В последний раз я не выдержал и решил написать гайд чтобы показать, как можно подойти к этому вопросу.
За 11 лет работы мой подход к хранению файлов менялся много раз и обрастал разными «правилами» и «лайфхаками» в процессе. Я выделил 5 главных принципов работы с файлами, которые помогают мне не терять рабочие файлы и сохранять нервные клетки. Погнали.
1. Все, все файлы хранятся в облаке.
По большому счету не важно какой сервис вы будете использовать. Главное, чтобы у него было приложения для desktop и оно умело автоматически выгружать (синхронизировать) файлы. Я перепробовал почти все варианты облачных сервисов и в итоге остановится на Dropbox. Так же я задействую Google One (он же Drive) и iCloud, использую их больше, как транзитные контейнеры.
В Dropbox у меня хранятся все рабочие и личные файлы. У него есть крутая киллер фича — когда ты видишь все папки и файлы у себя в Finder или Проводнике, но они не занимают место на диске. Это особенно актуально, когда у тебя в ноутбуке только 500 GB SSD памяти. Называется Smart Sync и доступна во всех платных пакетах.
Нужные мне папки я подгружаю офлайн к себе на диск и работаю с файлами, которые тут же синхронизируются с облаком. Это позволяет мне не переживать по поводу резервного копирования или того, что какой-то файл заглючит. Dropbox хранит предыдущие версии файлов 180 дней в плане Professional.
2. Порядок в рабочих и личных папках.
Внутри 📂 Dropbox на первом уровне папок есть деление по бизнес-проектам:
📁 The_Goort — всё что касается бюро.
📁 Aleksgusakov — всё что касается персонального бренда и личных проектов).
📁 Hypervisual — всё что касается обучающих проектов.
📁 Personal_Stuff — билеты, фото с поездок, скриншоты и прочее.
Давай детальней рассмотрим 📂 The_Goort т.к. именно там хранятся все рабочие файлы. Что внутри:
📁 Bureau — папка, которая содержит файлы, касающиеся внутренней организации бюро (договора, счета и прочее).
📁 Marketing — содержит все материалы касающиеся айдентики, рекламы и продвижения бюро.
📁 Catalog — папка, в которой хранятся все полезные материалы накопленные за те самые 11 лет. Мокапы, шрифты, обучающие курсы, книги, стоковые материалы и т.п. Это моя сокровищница.
📁 Projects — папка с файлами проектов за все года существования бюро.
Внутри 📂 Projects находятся папки с разбивкой по годам (📁 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020) и папка 📁 Self_Projects, в которой находятся внутренние проекты бюро и концепты для портфолио.
Внутри папки с годом находятся папки самих проектов. Они называются по такому шаблону: Год_Номер по порядку_Название или имя клиента, если нет названия (Тип услуги). Например: 2020_01_Abstract (BR). А внутри папки проекта следующая структура подпапок:
📁 01_Incoming — все входящие файлы от клиента (бриф, переписка, записи встреч).
📁 02_Research — всё что ищется и может пригодиться в проекте (рефы, стоки, шрифты, конкуренты).
📁 03_Development — все исходные и рабочие файлы по проекту (все AI, PSD, INDD, AE и другие). Внутри неё идёт разбивка папок по этапам процесса дизайна.
📁 04_Files — финальные файлы для отправки клиенту.
Это содержание папки проекта я подсмотрел в статье на habr года 3 назад, и мне она так понравилась, что я тут же начал её использовать.
Соблюдать порядок мне помогает правило «Если файл лежит не в папке, то это ненужный файл». Если он нужен, то хорошо бы найти ему дом или удалить к чертям.
3. Понятные названия файлов.
Рабочие файлы стоит называть понятными тебе словами. Например, по названию проекта, по названию части проекта, или по названию задачи. В конце названия файла всегда должна быть дата в обратном порядке, разделенная дефисом (год-месяц-день). Например: HelloWorld_Logotype_Presentation_2019–03–05.pdf или ACB_Identity_Concept_2020–05–27.ai
Дата пишется в обратном порядке. чтобы файлы выстраивались в правильной последовательности от более ранних, к более поздним. А если писать, как день-месяц-год, то сначала будут все файлы, за 7 число всех месяцев, потом за 8 число и т.д. Получается каша.
4. Работайте с файлами прямо в Dropbox, а не копиями у вас на диске.
Это правило появилось после того, как я заметил, что некоторые дизайнеры в команде не устанавливают себе приложение на комп, а скачивают файлы через браузер, и потом так же загружают их новые версии. Не стоит так делать.
5. Закончил готовку → убрался на кухне.
Это я про резервные копии и удаление черновых исходников. Если честно, то я почти никогда не «убираюсь на кухне после готовки» 😎 В графическом дизайне вес файлов не такой большой как при работе с видео или анимацией. Поэтому за всё время мои 3 TB пространства на Dropbox заполнены примерно на 60%. И когда я сдаю проект клиенту я просто ставлю галочку «Только онлайн» в пункте Smart Sync меню папки проекта и проект остается в облаке, но выгружается с жёсткого диска и не занимает место.
Кстати, несмотря на то что Dropbox хранит историю файлов 180 дней, я всё равно каждый раз, когда вношу изменения в файл сохраняю его как новый с текущей датой. Для этих файлов внутри папки с рабочими файлами есть отдельная 📁 OLD где лежат предыдущие версии. Эти файлы не раз мне пригождались потом.
Вот такие пять правил. Если кому-то захочется применить их, то рекомендую ни в коем случае не браться за реструктуризацию всех файлов. Лучше начните с папки и файлов для нового проекта. А уже закрытые проекты в архиве оставьте как есть. Удачи 😉
Руки до Medium доходят не так часто как выходят посты
в Телеграм-канале. Подписывайтесь на истории и картинки: t.me/aleksgusakovcom
Александр Гусаков
Дизайн-директор и со-основатель The Goort Design Bureau
Куратор курса GD:Fundamentals в школе Projector
Портфолио на Behance
Читайте также: