Как отсортировать столбец в экселе по совпадению

Обновлено: 02.07.2024

Итак, нам вручили электронную таблицу Excel с тысячами строк внутри нее и вы понимаете, что все данные в неправильном порядке. Возможно, вам придется сортировать её на основе имен столбцов или путем сортировки данных от большего к меньшему.

На первый взгляд, сортировка данных в Excel задача простая, и приложение, безусловно, упрощает сортировку. Однако, более важно то, как вы можете отсортировать и изменить порядок данных в ваших листах. Вот три метода сортировки данных Excel, о которых вы узнаете в этом уроке:

Сортировка данных всего в несколько кликов
Установка нескольких, ступенчатых правил сортировки, таких как сортировка по алфавиту по состоянию, а затем по всё вместе.
Создать полностью свои настройки сортировки, чтобы отсортировать данные с помощью любого установленного вами правила.

Сортировка данных иногда может казаться опасной; что, если вы отсортируете только один столбец и данные будут смещены? Я покажу вам, как избежать этого. Давайте начнем.

Как сортировать данные в электронной таблице Excel (короткое видео)

Этот скринкаст охватывает несколько методов сортировки ваших данных. Просмотрите этот трехминутный видеоролик, чтобы быстро изучить эти профессиональные техники работы Excel. Мы начнем с простой сортировки и перейдем к более продвинутым методам, чтобы вы всегда смогли отсортировать данные так, как вам нужно.

Читайте дальше пошаговое руководство по сортировке данных в электронных таблицах Excel с использованием простых и передовых методов.

Примеры данных (бесплатная загрузка рабочей книги Excel)

В рамках этого урока я создал книгу, с которой вы можете работать, изучая сортировку данных. Загрузите книгу бесплатно и используйте её во время изучения сортировки в Excel.

1. Простая сортировка в Excel

Сортировка может быть очень простой, всего пара кликов для перестановки данных в ваших таблицах. Давайте узнаем как.

В книге Excel, начните с нажатия на ячейку столбца, который вы хотите отсортировать. Теперь, убедитесь, что вы находитесь на вкладке Главная на ленте Excel'я и найдите кнопку Сортировка и фильтр на самой правой стороне этой панели.

Кнопка Сортировка и фильтр обитает в самой правый части вкладки Главная.

Заметьте, что в вариантах сортировки, вы можете отсортировать текст "А до Я" или "Я до А". Эти простые варианты помогут отсортировать данные в Excel В алфавитном или обратным порядках, в зависимости от того что вы выбрали.

Когда вы сортируете данные в Excel, сортируется вся строка. По сути, выбранный вами столбец будет «ключом», который Excel использует, чтобы решить, как сортировать данные, но каждая строка это запись, которая должна оставаться сгруппированной вместе.

В зависимости от данных, которые вы выбрали, можете произвести сортировку по алфавитному или числовому порядку. Если столбцы содержат числовые данные, вы можете отсортировать в порядке от малого к большому числу, текстовые данные сортируются в алфавитном порядке.

В примере выше, варианты сортировки изменились, потому что я выбрал столбец с цифрами.

Выполнить обычную сортировку на самом деле так просто. Просто кликните по данным, выберите вариант сортировки и Excel перестроит данные в таблице.

Я отсортировал данные в этой таблице на основе клиента всего в несколько кликов.

Дельный совет: попробуйте также сортировать, щелкнув правой кнопкой мыши внутри столбца и выбрав Сортировка, а затем указать способ сортировки исходных данных.

2. Как НЕ нужно сортировать данные в Excel

Не менее важно узнать, о самом опасном способе сортировки данных в Excel, такой метод может испортить ваши исходные данные.

Проблема возникает если в таблице много данных, а вы случайно отсортировали только один столбец данных. Каждая строка с данными в Microsoft Excel действительно похоже на запись, которая должна быть такой же по всей строке.

На изображении ниже, Я раскрасил строки, таким образом опасное место с сортировкой только одного столбца данных, будет выделено.

Я задал цвета строкам в этом примере, чтобы мы могли убедиться, что наши данные отсортированы правильно. Цвета должны проходить полностью через каждую строку без перерывов, если данные сортируются правильно.

Большая ошибка пользователей Excel заключается в выборе только одного столбца при сортировке и выборе неправильного параметра в следующем окне.

Excel даже пытается предупредить нас, показывая окно Обнаруженны данные вне указанного диапазона. Во всплывающем окне можно выбрать автоматически расширить выделенный диапазон (выберите это!) и сортировать в пределах указанного выделения.

Я всегда думал, что варианты, которые дает вам это окно, не совсем ясны. Просто знайте, что вы захотите использовать автоматически расширить выделенный диапазон, чтобы убедиться, что Excel затронет все столбцы при сортировке данных.

Для тестирования давайте посмотрим, что произойдет, если мы выберем один столбец и выберем тип сортировки сортировать в пределах указанного выделения.

Использование вариант сортировать в приделах указанного диапазона сортирует только один столбец данных, который обязательно разрушит вашу исходную электронную таблицу.

На скриншоте ниже вы можете видеть, насколько проблематичен этот тип сортировки. Так как столбец Amount Billed был отсортирован от наименьшего до наибольшего, все остальные столбцы остались на месте. Это означает, что наши данные больше не верны.

Как вы видите из несоответствия цветов, были отсортированы только данные в столбце Amount Billed, поэтому теперь таблица некорректна.

Таким образом, при сортировке данных есть два ключевых «НЕ»:

Не начинайте, выделив один столбец в своей электронной таблице.
Не используйте вариант сортировать в приделах указанного диапазона, если вы работаете не с одним столбцом, убедитесь, что вы расширили выделенный диапазон.

3. Расширенная сортировка данных Excel.

До сих пор простая сортировка позволяла нам сортировать данные однотипно. Что, если мы хотим два типа данных в нашей сортировке?

Что, если мы хотим…

Сортировка в алфавитном порядке по состоянию, а затем по области.
Сортировка в алфавитном порядке по имени клиента, а затем по каждому типу проекта, который мы сделали для них.
Сортировка клиентов в список по алфавиту, а затем по количеству для каждого отдельного проекта, от наибольшего до наименьшего.

Ответ на всё это — расширенная сортировка, при которой вы можете установить несколько уровней сортировки данных. Давайте рассмотрим последний пример, используя образцы данных.

Чтобы начать работу, щелкните где-нибудь внутри своих данных и найдите параметр Сортировка и фильтр, а затем выберите Настраиваемая сортировка.

Перейдите к расширенным параметрам сортировки, выбрав Сортировка и фильтр > Настраиваемая сортировка.

В этом окне мы можем добавить несколько уровней сортировки. Начните с нажатия на раскрывающийся список рядом с Сортировка и выберите столбец, который вы хотите отсортировать.

В моем случае я выберу Client в раскрывающемся меню и оставлю значение Сортировка равным Значения, а Порядок — От А до Я. На простом языке это отсортирует электронную таблицу Excel на основе алфавитного порядка.

Теперь давайте нажмем Добавить уровень. Это создаст новую строку в параметрах сортировки и позволит нам добавить второй уровень организации.

Теперь я могу выбрать Amount billed во втором раскрывающемся списке. Комбинация этих двух правил начнется путем сортировки на основе имени клиента, а затем суммы, выставленного счёта за каждый проект.

Вы можете продолжить добавлять столько уровней, сколько хотите в это окно расширенной сортировки. Последовательность строк имеет значение, т.е. вы можете переместить строку вверх для сортировки сначала по выставленному счету, например, а затем по клиенту.

Как только мы нажмем OK, Excel отсортирует таблицу на основе правил, которые мы создали в этом окне.

Совет: Для более продвинутой сортировки попробуйте в раскрывающимся меню Сортировка изменить тип сортировки на расширенные функции, такие как сортировка на основе цвета ячейки.

Расширенная сортировка позволяет создавать два уровня организации данных в вашей таблице. Если сортировки по одному фактору недостаточно, используйте расширенную сортировку, чтобы добавить больше возможностей.

Повторение и продолжение обучения

Сортировка это ещё одно умение, которое нужно держать в готовом виде в своей книге Excel. Когда вам нужно повторно сопоставить данные в электронной таблице, слишком много времени можно потратить для вырезания и вставки строк в определенном порядке, поэтому сортировка является обязательной.

Как всегда, вы можете опираться на навыки, которые вы узнали сегодня, погрузившись в более удобные уроки по Excel. Посмотрите ссылки ниже:

Сортировка данных это мощный навык, но иногда вам может понадобится подвести итог и уяснить наборы данных, поэтому вместо этого используйте сводные таблицы.
Ниже приведен обзор дополнительных руководств по сортировке, если вы хотите изучить этот навык из другого источника.
Узнайте, как работать с формулами Excel — Как работать с формулами в Excel: копирование, вставка и автозаполнение.

Как вы сортируете данные? Используете ли вы простые методы или расширенный инструмент сортировки для обеспечения идеальной сортировкт?

Пожалуй, каждый, кто работает с данными в Excel сталкивается с вопросом как сравнить два столбца в Excel на совпадения и различия. Существует несколько способов как это сделать. Давайте рассмотрим подробней каждый из них.

Как сравнить два столбца в Excel по строкам

Сравнивая два столбца с данными часто необходимо сравнивать данные в каждой отдельной строке на совпадения или различия. Сделать такой анализ мы можем с помощью функции ЕСЛИ . Рассмотрим как это работает на примерах ниже.

Пример 1. Как сравнить два столбца на совпадения и различия в одной строке

Для того, чтобы сравнить данные в каждой строке двух столбцов в Excel напишем простую формулу ЕСЛИ . Вставлять формулу следует в каждую строку в соседнем столбце, рядом с таблицей, в которой размещены основные данные. Создав формулу для первой строки таблицы, мы сможем ее протянуть/скопировать на остальные строки.

Для того чтобы проверить, содержат ли два столбца одной строки одинаковые данные нам потребуется формула:

Формула, определяющая различия между данными двух столбцов в одной строке будет выглядеть так:

Мы можем уместить проверку на совпадения и различия между двумя столбцами в одной строке в одной формуле:

Пример результата вычислений может выглядеть так:

Для того чтобы сравнить данные в двух столбцах одной строки с учетом регистра следует использовать формулу:

Как сравнить несколько столбцов на совпадения в одной строке Excel

В Excel есть возможность сравнить данные в нескольких столбцах одной строки по следующим критериям:

Найти строки с одинаковыми значениями во всех столбцах таблицы;
Найти строки с одинаковыми значениями в любых двух столбцах таблицы;

Пример1. Как найти совпадения в одной строке в нескольких столбцах таблицы

Представим, что наша таблица состоит из нескольких столбцов с данными. Наша задача найти строки в которых значения совпадают во всех столбцах. В этом нам помогут функции Excel ЕСЛИ и И . Формула для определения совпадений будет следующей:

Если в нашей таблице очень много столбцов, то более просто будет использовать функцию СЧЁТЕСЛИ в сочетании с ЕСЛИ :

Пример 2. Как найти совпадения в одной строке в любых двух столбцах таблицы

Представим, что наша задача выявить из таблицы с данными в несколько столбцов те строки, в которых данные совпадают или повторяются как минимум в двух столбцах. В этом нам помогут функции ЕСЛИ и ИЛИ . Напишем формулу для таблицы, состоящей из трех столбцов с данными:

Как сравнить два столбца в Excel на совпадения

Представим, что наша таблица состоит из двух столбцов с данными. Нам нужно определить повторяющиеся значения в первом и втором столбцах. Для решения задачи нам помогут функции ЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ .

Эта формула проверяет значения в столбце B на совпадение с данными ячеек в столбце А.

Если ваша таблица состоит из фиксированного числа строк, вы можете указать в формуле четкий диапазон (например, $B2:$B10 ). Это позволит ускорить работу формулы.

Как сравнить два столбца в Excel на совпадения и выделить цветом

Поиск и выделение совпадений цветом в нескольких столбцах в Эксель

В тех случаях, когда нам требуется найти совпадения в нескольких столбцах, то для этого нам нужно:

Поиск и выделение цветом совпадающих строк в Excel

Поиск совпадающих ячеек с данными в двух, нескольких столбцах и поиск совпадений целых строк с данными это разные понятия. Обратите внимание на две таблицы ниже:

В таблицах выше размещены одинаковые данные. Их отличие в том, что на примере слева мы искали совпадающие ячейки, а справа мы нашли целые повторяющие строчки с данными.

Рассмотрим как найти совпадающие строки в таблице:

Справа от таблицы с данными создадим вспомогательный столбец, в котором напротив каждой строки с данными проставим формулу, объединяющую все значения строки таблицы в одну ячейку:

Во вспомогательной колонке вы увидите объединенные данные таблицы:

Теперь, для определения совпадающих строк в таблице сделайте следующие шаги:

На примере выше, мы выделили строки в созданной вспомогательной колонке.

Но что, если нам нужно выделить цветом строки не во вспомогательном столбце, а сами строки в таблице с данными?

Для этого сделаем следующее:

Так же как и в примере выше создадим вспомогательный столбец, в каждой строке которого проставим следующую формулу:

Таким образом, мы получим в одной ячейке собранные данные всей строки таблицы:

Не забудьте задать формат найденных дублированных строк.

Эта формула проверяет диапазон данных во вспомогательной колонке и при наличии повторяющихся строк выделяет их цветом в таблице:

Табличный процессор Эксель – одна из самых популярных программ для работы с электронными таблицами. И нередко у пользователя возникает вопрос – можно ли сравнить в Excel несколько столбцов на наличие совпадений. Особенно это важно для тех, кто работает с огромными объемами информации и, соответственно, большими таблицами.

Колонки сравнивают для того, чтобы, например, в отчетах не было дубликатов. Или, наоборот, для проверки правильности заполнения — с поиском непохожих значений. И проще всего выполнять сравнение двух столбцов на совпадение в Excel — для этого есть 6 способов.

1 Сравнение с помощью простого поиска

При наличии небольшой по размеру таблицы заниматься сравнением можно практически вручную. Для этого достаточно выполнить несколько простых действий.

Перейти на главную вкладку табличного процессора.
В группе «Редактирование» выбрать пункт поиска.
Выделить столбец, в котором будет выполняться поиск совпадений — например, второй.
Вручную задавать значения из основного столбца (в данном случае — первого) и искать совпадения.

Если значение обнаружено, результатом станет выделение нужной ячейки. Однако с помощью такого способа можно работать только с небольшими столбцами. И, если это просто цифры, так можно сделать и без поиска — определяя совпадения визуально. Впрочем, если в колонках записаны большие объемы текста, даже такая простая методика позволит упростить поиск точного совпадения.

2 Операторы ЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИ

Еще один способ сравнения значений в двух столбцах Excel подходит для таблиц практически неограниченного размера. Он основан на применении условного оператора ЕСЛИ и отличается от других методик тем, что для анализа совпадений берется только указанная в формуле часть, а не все значения массива. Порядок действий при использовании методики тоже не слишком сложный и подойдет даже для начинающего пользователя Excel.

Сравниваемые столбцы размещаются на одном листе. Не обязательно, чтобы они находились рядом друг с другом.
В третьем столбце, например, в ячейке J6, ввести формулу такого типа: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСКПОЗ(H6;$I$6:$I$14;0));»;H6)
Протянуть формулу до конца столбца.

Результатом станет появление в третьей колонке всех совпадающих значений. Причем H6 в примере — это первая ячейка одного из сравниваемых столбцов. А диапазон $I$6:$I$14 — все значения второй участвующей в сравнении колонки. Функция будет последовательно сравнивать данные и размещать только те из них, которые совпали. Однако выделения обнаруженных совпадений не происходит, поэтому методика подходит далеко не для всех ситуаций.

Еще один способ предполагает поиск не просто дубликатов в разных колонках, но и их расположения в пределах одной строки. Для этого можно применить все тот же оператор ЕСЛИ, добавив к нему еще одну функцию Excel — И. Формула поиска дубликатов для данного примера будет следующей: =ЕСЛИ(И(H6=I6); «Совпадают»; «») — ее точно так же размещают в ячейке J6 и протягивают до самого низа проверяемого диапазона. При наличии совпадений появится указанная надпись (можно выбрать «Совпадают» или «Совпадение»), при отсутствии — будет выдаваться пустота.

Тот же способ подойдет и для сравнения сразу большого количества колонок с данными на точное совпадение не только значения, но и строки. Для этого применяется уже не оператор ЕСЛИ, а функция СЧЕТЕСЛИ. Принцип написания и размещения формулы похожий.

Она имеет вид =ЕСЛИ(СЧЕТЕСЛИ($H6:$J6;$H6)=3; «Совпадают»;») и должна размещаться в верхней части следующего столбца с протягиванием вниз. Однако в формулу добавляется еще количество сравниваемых колонок — в данном случае, три.

Если поставить вместо тройки двойку, результатом будет поиск только тех совпадений с первой колонкой, которые присутствуют в одном из других столбцов. Причем, тройные дубликаты формула проигнорирует. Так же как и совпадения второй и третьей колонки.

3 Формула подстановки ВПР

Принцип действия еще одной функции для поиска дубликатов напоминает первый способ использованием оператора ЕСЛИ. Но вместо ПОИСКПОЗ применяется ВПР, которую можно расшифровать как «Вертикальный Просмотр». Для сравнения двух столбцов из похожего примера следует ввести в верхнюю ячейку (J6) третьей колонки формулу =ВПР(H6;$I$6:$I$15;1;0) и протянуть ее в самый низ, до J15.

4 Функция СОВПАД

Достаточно просто выполнить в Эксель сравнение двух столбцов с помощью еще двух полезных операторов — распространенного ИЛИ и встречающейся намного реже функции СОВПАД. Для ее использования выполняются такие действия:

В третьем столбце, где будут размещаться результаты, вводится формула =ИЛИ(СОВПАД(I6;$H$6:$H$19))
Вместо нажатия Enter нажимается комбинация клавиш Ctr + Shift + Enter. Результатом станет появление фигурных скобок слева и справа формулы.
Формула протягивается вниз, до конца сравниваемой колонки — в данном случае проверяется наличие данных из второго столбца в первом. Это позволит изменяться сравниваемому показателю, тогда как знак $ закрепляет диапазон, с которым выполняется сравнение.

Результатом такого сравнения будет вывод уже не найденного совпадающего значения, а булевой переменной. В случае нахождения это будет «ИСТИНА». Если ни одного совпадения не было обнаружено — в ячейке появится надпись «ЛОЖЬ».

Стоит отметить, что функция СОВПАД сравнивает и числа, и другие виды данных с учетом верхнего регистра. А одним из самых распространенных способом использования такой формулы сравнения двух столбцов в Excel является поиска информации в базе данных. Например, отдельных видов мебели в каталоге.

5 Сравнение с выделением совпадений цветом

В поисках совпадений между данными в 2 столбцах пользователю Excel может понадобиться выделить найденные дубликаты, чтобы их было легко найти. Это позволит упростить поиск ячеек, в которых находятся совпадающие значения. Выделять совпадения и различия можно цветом — для этого понадобится применить условное форматирование.

Есть несколько способов как сортировать таблицу с данными в Excel. Все зависит от задачи, которую необходимо выполнить. Рассмотри на примере таблицы с двумя столбцами: Города и Значения. Это название заголовков столбцов. Города расположены хаотично. Каждому городу присвоено условное значение по порядку (Рис. 1).

Первый способ сортировать.

Нам просто нужно отсортировать города по алфавитному порядку. Для этого выбираем закладку Данные, находим кнопку Сортировка от А до Я. Выбираем ячейку с названием столбца Города. Как правило название столбца есть в любой таблице. Нажимаем на кнопку Сортировка от А до Я. Города отсортировались по алфавиту от А до Я. В столбце Значения тоже изменился порядок расположения данных. Изначальное соответствие сохранилось (Рис. 2).

Если нажать кнопку Сортировать от Я до А (она находиться под кнопкой Сортировка от А до Я), то города отсортируются в обратном порядке, от Я до А.

Такой способ сортировки подходит и для числовых значений. Если выбрать сортировку от А до Я, в верху списка будут меньшие числа. Если выбрать сортировку от Я до А, наоборот, в верху списка будут большие числа. Но всегда лучше проверить, насколько верно произошла сортировка.

Второй способ сортировать

Выбираем диапазон ячеек, которые соответствуют Вашей таблице. В таблице содержится столбец, который необходимо отсортировать. Выбираем закладку Данные. Нажимаем кнопку Сортировка.

Появляется диалоговое окно Сортировка.

В нем есть пункты:

Мои данные содержат заголовок. Так как в диапазон сортировки могут попасть заголовки столбцов (в нашем примере это Города, Значение), программа может сортировать их со всеми остальными данными столбца, либо не сортировать. Если галочка стоит, то заголовки столбцов стоят на месте и не сортируются со всеми остальными данными. Если галочка не стоит, то заголовки сортируются то же.

Столбец. Сортировка по. Здесь можно выбрать название столбца, в котором будет происходить сортировка. Если в пункте Мои данные содержат заголовок, стоит галочка, варианты для выбора будут из Вашей таблицы (Города, Значение). Если галочка не стоит, то вместо Ваших названий столбцов, будет выбор между названиями столбцов самой таблицы программы (Столбец А, Столбец В и так далее). В любом случае, выбор название столбцов будет в пределах выбранного диапазона, который должен соответствовать Вашей таблице.

Сортировка. Здесь можно выбрать принцип, по которому будет происходить сортировка. Например, Значение ячеек или по цвету ячейки, или по цвету шрифта.

Порядок. Возможный Порядок сортировки будет соответствовать тому принципу сортировки, который Вы выберете в пункте Сортировка. Например, если Сортировка происходит по Значения ячеек, то на выбор буте Порядок от А до Я или от Я до А.

Выбираем Сортировка по Значение ячеек. От А до Я. Нажимаем Ок Города расположились в алфавитном порядке (Рис. 3).

Добавить уровень сортировки.

Это опция позволяет добавит дополнительные условия (уровни) для сортировки. Рассмотрим на простом примере. Зальем наши ячейки с названием городов разными цветами (Рис. 4).

Отсортируем ячейки в столбце Города по цвету ячейки (заливке). Данная сортировка позволяет нам отсортировать таким образом, что нужный нам цвет ячейки был вверху столбца или в его низу. Отсортируем так, что бы ячейки синего цвета были вверху столбца (Рис. 5).

Теперь, нажмем Добавить уровень. Появляется еще одна строка, в которой мы можем выбрать еще один дополнительный фильтр для нашей таблице. Выбираем Затем по столбцу Значение. Сортировка по Значения ячеек. Порядок от Я до А. Нажимаем Ок. Сортировка произошла только среди тех ячеек столбца Значение, которые соответствуют городам с синей заливкой. Теперь Воронеж с Значением 9, переместился в верх столбца, так как его Значение 9, самое большое среди городов с синей заливкой. Астрахань переместилась в низ списка городов с синей заливкой, так как ее Значение 1. При необходимости можно добавлять уровни сортировки в зависимости от задачи, которая перед Вами стоит (Рис. 6).

С помощью кнопки Удалить уровень и Копировать уровень, можно проводить соответствующие манипуляции с дополнительными фильтрами (уровнями)

Третий способ.

С помощью функции Фильтр. Устанавливаем Фильтр в нашей таблице. Для этого выбираем необходимый диапазон. Закладка Данные. Нажимаем на кнопку Фильтр. В ячейки с названием столбца появляется знак Фильтр (Рис. 7).

Теперь просто нажимаем на значок Фильтр в ячейки с названием нужного нам столбца. Например Города. Появляется контекстное меню. В нем есть варианты сортировки: сортировать от А до Я, сортировать от Я до А, Сортировать по цвету. Выбираем нужный нам вариант. Например сортировать от Я до А (Рис. 8).

ВАЖНО.

Если Ваша таблица состоит не из одного столбца, то в диапазон сортировки должны попасть вся таблица, а не только столбец, который Вы сортируете. Если диапазон выбран неправильно, то вся таблица собьётся, и данные в ней перемешаются. Рассмотрим на нашем примере (Рис. 9). Городу Екатеринбург соответствует Значение 4. Ячейки, для удобства выделены желтым цветом.

Отсортируем только столбец Города. Теперь данные в столбце Значения не соответствуют «своим» городам (Рис. 10).

Читайте также: