Как подписать файл pdf с помощью эцп vipnet

Обновлено: 02.07.2024

Компания Такснет не является разработчиком модуля КриптоПро PDF, поэтому не оказывает техническую поддержку и не консультирует по продукту. Если у вас возникли проблемы с программой или есть вопросы по ее работе, обратитесь в техподдержку официального производителя, компании КриптоПро .

Часто возникает необходимость подписать документы в PDF формате. Однако не все знают, как делать это правильно. У многих появляются проблемы в процессе проведения подписания. Чтобы облегчить для вас эту процедуру, мы подготовили подробную инструкцию.

Что понадобится для подписания

Может показаться, что подписание документов в PDF формате отнимает много времени, но с помощью нашей пошаговой инструкции вы быстро разберетесь в процессе работы и сможете подписать документ PDF за несколько минут.

Пошаговая инструкция для подписания документа в формате PDF

Откройте документ PDF с помощью Adobe Reader или Adobe Acrobat. В меню программы выберите «Редактирование» — «Установки».

В окне «Установки» среди представленных категорий выберите «Подписи». С правой стороны окна в разделе «Создание и оформление» нажмите на кнопку «Подробнее».

В окне «Установки» среди представленных категорий выберите «Подписи». С правой стороны окна в разделе «Создание и оформление» нажмите на кнопку «Подробнее».

Не уверены, что хотите, чтобы все подписи формировались с помощью модуля КриптоПро PDF? Укажите параметр «Спрашивать при подписании». С ним при создании каждой новой подписи вы сможете выбрать метод исполнения электронной подписи.

Нажмите на кнопку «ОК».

Дальнейшая работа зависит от того, какая программа установлена на вашем компьютере.

Если установлена программа Adobe Reader

Нажмите на вкладку «Дополнительные инструменты».

В открывшемся окне нажмите на кнопку «Сертификаты».

В информационном окне нажмите на кнопку «Перетащить прямоугольник для новой подписи».

Выделите в документе область, в которой вы хотите, чтобы отображалась электронная подпись.

После выделения области откроется окно, где нужно выбрать сертификат, которым будет подписан документ.

Нажмите на кнопку «ОК».

В окне «Подпись с помощью цифрового удостоверения» проверьте верный ли сертификат вы указали. Затем нажмите на кнопку «Продолжить».

В открывшемся окне нажмите на кнопку «Подписать».

В окне «Сохранение» укажите имя для подписанного документа и тип файла.

Нажмите на кнопку «Сохранить».

Когда подписание закончится, появится уведомление:

Отлично! Вы успешно подписали документ PDF в программе Adobe Reader с помощью модуля КриптоПро PDF. Нажмите на кнопку «ОК» в уведомлении, чтобы закрыть окно.

Подпись в документе будет выглядеть так:

Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat Reader DC версии 2020.013.20066. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.

Если установлена программа Adobe Acrobat

После шага 3 в программе Adobe Acrobat откроется новое окно. Выберите в нем вкладку «Инструменты», перейдите в раздел «Формы и подписи» и нажмите на кнопку «Сертификаты».

Выберите один из двух типов подписи:

Цифровая подпись отображается в документе в поле подписи, которое вы сами выбираете, и на панели «Подписи». Ее можно использовать многократного подписания документа PDF, например, для согласования разделов, комментирования или добавления записей.
Сертифицирующая подпись удостоверяет документ PDF. С ней можно разрешить или запретить дальнейшее изменение документа. Для подписания документа применяется один раз, и только если в нем нет других цифровых подписей. Сертифицирующая подпись бывает видимой и невидимой.

Выберите подпись во вкладке «Сертификаты».

Если вы выбрали цифровую или сертифицирующую видимую подпись откроется информационное окно:

Нажмите на кнопку «Перетащить прямоугольник для новой подписи».

Если выбрали сертифицирующую невидимую подпись, информационного окна не будет. Переходите сразу к 10 шагу.

В окне «Сохранить как сертифицированный документ» нажмите на кнопку «ОК».

Выделите область для отображения электронной подписи в документе.

В следующем окне выберите сертификат и нажмите на кнопку «ОК».

В окне «Подпись с помощью цифрового удостоверения» нажмите на кнопку «Продолжить».

В открывшемся окне для формирования цифровой подписи нажмите на кнопку «Подписать».

Если вы выбрали сертифицирующую подпись, в вашем окне будет поле «Просмотр содержимого документа, которое может повлиять на подписание». Нажмите под ним на кнопку «Просмотр», а затем на кнопку «Подписать».

В окне «Сохранить как PDF» укажите имя документа и тип файла. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Когда подписание закончится, появится соответствующее уведомление.

Отлично! Вы успешно подписали документ PDF в программе Adobe Acrobat с помощью модуля КриптоПро PDF. Нажмите на кнопку «ОК» в уведомлении, чтобы закрыть окно.

Каждый вид подписи в документе будет выглядеть по-разному:

Если вы выбрали цифровую подпись, в документе она будет выглядеть так:

Если вы выбрали сертифицирующую видимую подпись, она будет выглядеть следующим образом:

Если вы выбрали сертифицирующую невидимую подпись, она будет отображаться так:

Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat версии DC. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.

Разница между Adobe Reader и Acrobat

В работе программ во время формирования электронной подписи существуют важные различия. Acrobat позволяет:

заверить файл PDF невидимой или видимой ЭЦП (с использованием криптографических алгоритмов, прописанных в ГОСТе Р-34.10-2001);
создать на базе ГОСТА Р-34.10-2001 документ PDF;
проверить сделанную электронную подпись.

Для создаваемых и открываемых файлов Reader предусматривает возможность:

проверки ЭЦП с использованием криптографических алгоритмов;
заверение документов PDF с расширенным доступом.

Перед началом работы с подписью в Reader нужно использовать Adobe Acrobat. В нем пользователь:

Открывает (создает) нужный документ.
Открывает пункт меню «Файл».
Выбирает в меню «Сохранить как».
Выбирает в меню «Файл PDF Reader с расширенными возможностями».
Подключает при необходимости дополнительные функции.
Нажимает «Сохранить сейчас».

После этого файл можно подписывать ЭЦП при помощи Adobe Reader.

Формирование подписи в Adobe Reader

Чтобы поставить ЭЦП нужно нажать «Подписание» в окне меню «Работа с сертификатами». Также там выбирается необходимый тип ЭЦП (видимая или невидимая). Если при выборе способа формирования подписи была проставлена галочка напротив пункта «Спрашивать, когда я подписываю» — всплывет диалоговое окно. Способ формирования ЭЦП указывается в соответствии с используемой программой для работы с подписью.

Если в настройке рабочего места принимали участие сотрудники удостоверяющего центра, то диалоговое окно может не появиться, т.к. настройки заданы по умолчанию.

Затем нужно определить место, где будет поставлена ЭЦП и сформировать строчку подписи. В новом открывшемся окне остается лишь выбрать используемый сертификат подписи. Чтобы было легче работать, список сертификатов можно отсортировать по названию, началу действия или издателю.

Подписание документа PDF

Для проставления ЭЦП в файлах с форматом PDF можно использовать две программы: ViPNet CryptoFile и КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile дает возможность пользователю бесплатно подписать документ ЭЦП. Программа работает с разными типами файлов, а также с архивами. Недостаток ViPNet CryptoFile — возможность поставить только одну ЭЦП.

КриптоАРМ от КриптоПРО — лицензионный и платный продукт. Преимущества сервиса — работа со всеми типами файлов, с архивами и возможность проставить несколько ЭЦП во время подписания файла. Несмотря на платную лицензию КриптоАРМ более распространенное программное средство для работы с ЭЦП.

Как подписать пдф файл электронной подписью:

Открыть нужный PDF-файл.
В правой панели нажать «‎Заполнить и подписать»‎.

В открывшейся панели выбрать еще раз «‎Заполнить и подписать» и «‎Дополнительные инструменты».

Выбрать «‎Сертификаты для добавления на панель»‎.

Нажать на «‎Подставить ЭЦП»‎ и выделить при помощи курсора место в теле документа, где должна располагаться ЭЦП.
В окне выбора сертификата выбрать нужный. Нажать «‎Ок»‎ и «‎Подписать»‎.

Электронная подпись, проставленная в файле PDF, выглядит так:

Отправка возможна несколькими способами:

ссылкой на подписанный документ;
копией файла в отдельном письме;
оригиналом документа (для подписания).

Последовательность действий при отправке зависит от выбранного способа.

Отправка ссылкой на документ

Ссылка отправляется адресатам на подписанную и заполненную копию файла PDF, которую невозможно отредактировать. Сертифицируется копия Adobe Sign. Для отправки нужно нажать «‎Получить ссылку»‎ и «‎Создать ссылку»‎.

Копию документа, доступную только для чтения, отправляют только по электронной почте. Получатели будут иметь возможность просмотра без редактирования.

Для отправки нужно:

Отправка файла на подписание

Как получить документ PDF с ЭЦП от других пользователей

Получение документов в формате PDF от других пользователей происходит через инструмент «‎Заполнить и подписать»‎. Работает он на базе облачного сервиса Adobe Sign. Такой способ позволяет при помощи ЭЦП подписывать онлайн документы через мобильные устройства или браузер интернета из любого города.

Получателю и адресату не нужно заполнять многочисленные формы с данными или дополнительно приобретать ПО для проставления электронной подписи. Пользователи одновременно получают запрос по электронной почте на формирование ЭЦП, после чего совершается операция и высылается копия заверенного документа. Процесс в режиме онлайн можно контролировать через Acrobat Reader DC или Acrobat DC.

Заполнить форму получения ссылки на скачивание и серийного номера ( Контактный E-mail необходимо указывать - актуальную почту, т.к. на почту отправят данные на ссылку на скачивание и серийному номеру ):

Инструкция по установке и использованию

ViPNet_CSP_User_Guide_Ru_4.2.5.pdf

1 серийный номер можно использовать только один раз для активации продукта.

1.1 Произвести стандартную установку в систему.

Для того чтобы установить драйверы Рутокен для Windows, загрузите установочный файл, запустите его и следуйте указаниям установщика. После завершения процесса установки подключите Рутокен к компьютеру.

2.1 Произвести стандартную установку в систему.

Информация по установке

В редких случаях если не определяется Рутокен в утилите администрирования, необходимо перезагрузить систему, после данных манипуляций Рутокен должен определиться приложением.

КриптоПро ЭЦП Browser plug-in позволяет создавать и проверять как обычную электронную подпись, так и усовершенствованную электронную подпись.

3.1 Произвести стандартную установку в систему Windows.

Инструкция по работе с плагином

При необходимости разрешить установку плагина в браузеры.

Проверить установку плагина в браузерах Google Chrome и Mozilla Firefox на компьютере добавилось ли расширение, если браузер был запущен во время установки КриптоПро ЭЦП Browser plug-in, то необходимо перезапустить браузер.

4.1 Произвести установку, нажать на скачанный сертификат правой кнопкой мыши и выбрать в меню Установить, для второго аналогично.

Уточнение по установке корневых сертификатов

Необходимо добавить в Доверенные корневые центры сертификации:

5. Cертификат тестового ключа подписи, который можно получить через приложение VipNet CSP - Создание запроса на сертификат:

5.1 Заполнить обязательные поля:

5.2 Нажать кнопку Сформировать запрос.

Выйдет окно с инициализацией контейнера ключей, где необходимо указать устройство и набрать пароль Рутокена стандартные пароли к контейнеру 87654321 или 12345678 :

Выйдет дополнительно окно Электронной рулетки, где есть возможность сформировать случайные числа при помощи нажатия клавиш и движениями мыши над этим окном:

5.3 Служба сертификации сообщит, о том что создан сертификационный запрос.

Файл запроса располагается по пути:

C:\ProgramData\InfoTeCS\Requests\CertReq.p10

5.4 Можно также проверить данный сертификат, открыв его в командной строке:

Алгоритм открытого ключа:
ObjectID алгоритма: 1.2.643.2.2.19 ГОСТ Р 34.10-2001
Параметры алгоритма:
0000 30 12 06 07 2a 85 03 02 02 24 00 06 07 2a 85 03
0010 02 02 1e 01
1.2.643.2.2.36.0 ГОСТ Р 34.10-2001, параметры обмена по умолчанию
1.2.643.2.2.30.1 ГОСТ Р 34.11-94, параметры по умолчанию
Длина открытого ключа: 512 бит
Открытый ключ: UnusedBits = 0
0000 04 40 59 89 d7 6d 1d 43 b0 dd 1c 61 f2 dd 72 8f
0010 17 41 0f 9e 1b 1d eb 9a 09 b3 4b 23 f0 c6 ab 93
0020 af 00 86 24 93 f2 61 3e 23 24 07 6c 96 30 3e 6a
0030 44 91 ef cc bd a6 08 03 bd c1 33 62 1f 55 0d f3
0040 d1 b5
Запрос атрибутов: 2
Атрибуты 2:

Атрибут 0 : 1.2.840.113549.1.9.14 (Расширения сертификатов)
Значение 0 0 , длина: 87
Расширения сертификатов: 5
2.5.29.15: Флаги = 1(Критический), Длина = 4
Использование ключа
Цифровая подпись, Неотрекаемость, Шифрование ключей, Шифрование данных (f0)

2.5.29.14: Флаги = 0, Длина = 16
Идентификатор ключа субъекта
70 a3 81 96 b6 ce fc 8c 7e 47 0d b7 7e 6d b8 6f 89 65 85 80

2.5.29.37: Флаги = 0, Длина = 16
Улучшенный ключ
Проверка подлинности клиента (1.3.6.1.5.5.7.3.2)
Защищенная электронная почта (1.3.6.1.5.5.7.3.4)

1.2.643.100.111: Флаги = 0, Длина = c
Средство электронной подписи владельца
ViPNet CSP
2.5.29.32: Флаги = 0, Длина = 16
Политики сертификата
1 Политика сертификата:
Идентификатор политики=Класс средства ЭП КС1
2 Политика сертификата:
Идентификатор политики=Класс средства ЭП КС2

Атрибут 1 : 1.3.6.1.4.1.311.13.2.1 (Пара имени и значения заявки)
Значение 1 0 , длина: 3a
PrivateKeyValidityPeriod=12
Значение 1 1 , длина: 4c
PrivateKeyValidityPeriodUnits=Months
Алгоритм подписи:
ObjectID алгоритма: 1.2.643.2.2.3 ГОСТ Р 34.10/34.11-2001
Параметры алгоритма:
05 00
Подпись: НеиспользБит=0
0000 0a 5e 79 9c 55 79 8c d9 0c 63 38 69 91 c4 4d cf
0010 19 27 e8 bf 62 25 57 e8 38 f1 14 34 6a d3 6e 23
0020 fb ce 1a b5 f8 ac 75 ba 21 ad 3a ba 5a 62 25 ad
0030 b8 f7 23 d6 d0 35 42 47 2b 54 4b d0 ac 6d e4 e7
Подпись соответствует открытому ключу
Хеш ИД ключа (rfc-sha1): 79 a5 26 e8 61 8e af 99 e5 c4 95 6d d0 e4 1a 4b d8 b1 a3 f0
Хеш ИД ключа (sha1): 65 bf 48 ba 1f e2 a0 56 28 74 ad a5 c8 89 61 29 83 61 eb 06
ИД ключа субъекта (вычисленный): 70 a3 81 96 b6 ce fc 8c 7e 47 0d b7 7e 6d b8 6f 89 65 85 80
CertUtil: -dump — команда успешно выполнена.

5.5 При успешном получении сертификата выдается следующая информация:

Скачиваем сертификат: Garipov Bulat Rashidovich.cer

5.7 Произвести установку, нажать на скачанный сертификат правой кнопкой мыши и выбрать в меню Установить сертификат.

Выбрать чекбоксом Текущий пользователь (По умолчанию) или Локальный компьютер (если необходимо чтобы возможность была подписывания данным сертификатом у всех пользователей данного компьютера), нажать кнопку Далее:

Выбрать чекбоксом: Поместить все сертификаты в следующее хранилище сертификата и указать Личное.

Информация по хранилищу сертификатов

Автоматически выбрать хранилище на основе типа сертификата можно также выбрать, но необходимо проверить добавилась ли запись в Личные сертификаты:

6. При подписывании в системе РМИС, выходит окно с подтверждением и с выбором сертификата:

6.1 Необходимо выбрать сертификат и нажать кн. Подписать.

6.2 Выйдет уведомление о успешном подписании: Выполнено! Отчет успешно подписан.

Где возможно через кнопку Загрузить, загрузить выбранный подписанный документ.

Загружается файл signed_protocol.zip, который необходимо разархивировать.

Файл протокола, который подписан возможно проверить через средства приложения VipNet CryptoFile , нажать в приложении Открыть выбрать открыть подписанный файл в формате .pdf и выбрать протокол в формате .sig пример:

С электронной подписью (ЭП) имеют право работать предприятия и физические лица. Она наделяет информацию в цифровом виде юридической силой и приравнивает к бумажным вариантам. Знание того, как подписать документ электронной подписью pdf, позволит защитить данные и обеспечит грамотную организацию работы.

Электронная подпись позволяет подтвердить авторство электронного документа.

Виды электронных подписей

ЭП проставляют на электронные бумаги при подаче заявлений для участия в торгах и закупках, оформлении обращений в государственные структуры, обмене партнерскими соглашениями, переписке с законодательными органами. В России применение оттиска регулируется ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2013.

Используются три варианта визирования:

Простой. Необходим для простановки в письмах, спецификациях в системах корпоративного документооборота. Подтверждается введением пар (логина-пароля), кодов и другими способами.
Усиленный неквалифицированный (НЭП). Создается посредством программ криптошифрования, основанных на закрытом ключе. Идентифицирует владельца и помогает уточнить, были ли внесены изменения в подписанный файл после визирования.
Усиленный квалифицированный. Создается при помощи криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей. Подтверждается квалифицированным сертификатом в бумажном и электронном форматах. КЭП выдается аттестационным центром, аккредитованным в Минкомсвязи.

Простая и неквалифицированная подписи делают документ юридически сильным только на основании нормативных актов Правительства РФ или договоренностей, принятых между коллегами, партнерами. При этом должна быть обеспечена возможность проверки личности подписанта.

Файл, завизированный КЭП, равносилен бумажному варианту, собственноручно подписанному ответственным лицом. В ситуации, когда законодательство не обязывает использовать строго разработанный вид подписи, стороны могут договориться о применении удобного формата.

Какие документы подписываются ЭЦП

Бумаги с электронной подписью могут применяться в любых правоотношениях, если на это не предусмотрен прямой запрет со стороны законодательства РФ.

Электронная подпись придает документу юридическую значимость.

Проставить ЭЦП на бумаги требуется в следующих случаях:

Сдача отчетности в ПФР, ФНС, ФСС, Росстат. Дистанционная передача деклараций экономит время и позволяет автоматически проверить отчеты на ошибки.
Организация ЭД. Может быть налажена внутри компании и между деловыми партнерами. В статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» отмечено, что в электронном виде с ЭП можно создавать любой первичный бухгалтерский бланк.
Государственные услуги. Граждане имеют право визировать заявления через портал госуслуг, пользоваться персональным кабинетом на сайте ФНС, оформлять кредиты.
Обращение в арбитражный суд. Согласно АПК РФ, завизированные электронные файлы заменяют бумажные.

Запрещено составлять и использовать в электронном виде бумаги строгой отчетности, требования к которым закреплены в законе.

Бланки с изображением герба РФ должны быть отпечатаны в типографии и подписаны лично. Применение ксерокопий и электронных форм не допускается. Кадровые решения, связанные с персональной информацией, также оформляют только на бумаге.

Как подписать электронной подписью документ pdf

Современные программные средства позволяют поставить электронную подпись на любых документах, в том числе pdf.

Для того чтобы заверить подобную информацию, потребуются:

подпись в электронном формате;
финальная редакция документа, которую запрещено корректировать после визирования;
действующий квалифицированный сертификат;
ПО, позволяющее визировать (плагин для pdf, онлайн-сервис, КриптоАРМ).

После подбора и внедрения программного обеспечения в контекстном меню появляется активный пункт «Мастер подписания». Следуя подсказкам в нем, можно выполнить визирование.

Подписываем с помощью программного комплекса КриптоПро CSP

Первоначально следует установить на персональный компьютер Acrobat Adobe Reader, модуль КриптоПро pdf, сертификат владельца ЭП и удостоверяющего центра.

Чтобы подписать pdf-файл в программе, следует сделать следующее:

КриптоПро CSP используется для создания ключей шифрования и ключей электронной подписи.

Получение документов pdf, подписанных другими пользователями с помощью Adobe Sign

После сбора подписей стороны получают готовый pdf-документ. При его случайной утере можно обратиться в «облачное» приложение Adobe Content Cloud, где он хранится.

Подписание с помощью цифрового удостоверения

Алгоритм визирования подразумевает последовательное выполнение следующих действий:

в выбранном файле pdf перейти в раздел «Инструменты» и найти подпункт «Сертификаты»;
открыть блок и выбрать «Поставить цифровую подпись»;
в появившемся окне выбрать сертификат пользователя;
создать удостоверение для подписи, которое следует хранить в магазине сертификатов Windows;
проверить правильность введенной информации;
вставить подпись, следуя подсказкам.

Специальные программы

Программное обеспечение КриптоАРМ и ViPNet CryptoFile позволяет быстро подписывать и отсылать файлы pdf. Сервисы отличаются по функциональности и установке, но при этом являются простыми и понятными в использовании.

КриптоАРМ

Универсальная программа разработана для шифрования и расшифровывания информации, проверки электронных ключей, работы с криптопровайдерами по алгоритмам, соответствующим требованиям ФСБ. Стартовая версия, где можно завизировать документы pdf, Word и Excel, предоставляется бесплатно.

В стандартной и базовой вариациях за дополнительную плату предусмотрены:

возможность генерации ЭП, проверки ее корректности;
шифрование и дешифровка файлов произвольных форматов;
поддержка модулей усовершенствованной подписи и другие опции.

Визирование с помощью программы осуществляется последовательно:

ViPNet CryptoFile

Бесплатное программное приложение позволяет подписывать архивы, ставить ЭЦП на изображениях, таблицах, партнерских соглашениях, текстовых файлах. Недостатком ViPNet является возможность добавления только одного электронного оттиска.

Работа с бумагами осуществляется по cледующему плану:

найти нужный документ в главном списке;
правой кнопкой мыши вызвать меню и выбрать опцию «Подписать»;
получить на выходе файл с автоматически проставленной подписью и расширением .sig.

Использование веб-сервисов

Проставить ЭП в файлах можно с помощью онлайн-сервисов в интернете. Многие пользователи выбирают Контур Крипто, который позволяет бесплатно проверять и генерировать оттиски онлайн, расшифровывать и зашифровывать файлы. Визировать информацию можно в любом формате, по отдельности, пакетом или архивом rar.

Доступ к сервису открывается после регистрации и автоматической установки на компьютер для выполнения преобразований.

Подписать файлы пдф удобно в таком порядке:

загрузка подлежащего заверению документа;
выбор доступного сертификата;
создание ЭЦП онлайн;
визирование с помощью соответствующей опции, автоматическое формирование папки с готовым файлом, которому присвоено расширение .sig.

Сервер позволяет отправлять завизированные бумаги и предоставлять адресату ссылку на сохраненную в Крипто Контур папку. Оригинал ЭД, файла, сертификата с подписью и инструкцией по ее проверке можно передать по email.

Формирование и получение заверенных файлов pdf в любой из выбранных программ происходит оперативно. Наличие дополнительных опций и допустимый объем визируемых документов зависят от выбора версии и типа программного помощника.

Читайте также: