Как правильно написать дефектную ведомость на списание компьютера

Обновлено: 07.07.2024

Дефектная ведомость — это документ, в котором заказчик строительных или ремонтных работ фиксирует неисправности объекта. Специальная комиссия осматривает здание, выявляет повреждения и составляет такой акт.

Для чего составляют дефектную ведомость

Заказчик проводит только те закупки, которые утверждены в плане-графике на текущий год и плановый период. Чтобы включить тендер в план-график, требуется документальное подтверждение. Для заказов, связанных со строительством, текущим и капитальным ремонтом, основанием выступает дефектная ведомость.

В дефектовке отражают фактические потребности заказчика в ремонте или новом строительстве. Акт представляет собой свод информации о выявленных дефектах, необходимых работах по их устранению, объемах и нормативных основаниях по конкретным конструктивным элементам.

Вот как это работает: руководитель заказчика выпускает приказ о формировании комиссии, которая обследует здание. В такую комиссию включают:

специалистов заказчика (заместителя по административно-хозяйственной работе, инженера, рабочего по зданию и т. п.);
представителя технадзора (при необходимости);
сметчика.

Комиссия обследует здание или отдельные конструктивные элементы, выявляет нарушения и неисправности, проводит замеры и составляет дефектный акт (для поломок) и ведомость в целом по объекту или по его отдельным частям. Учтите, что общая дефектовка по зданию и объединение работ по ОКПД ограничивают конкуренцию среди потенциальных подрядчиков: разделите виды и объемы работ по помещениям или конструктивным элементам.

На основании ведомости составляется смета. В локальную смету включают расчеты по обмерам, лимитированные расходы, закладывают заработную плату рабочих и давальческие материалы госзаказчика, учитывают рентабельность.

Если среди сотрудников заказчика нет специалистов, которые умеют составлять дефектовку и сметы, организация проводит закупку услуг по разработке технической и проектно-сметной документации. В документы заказа и извещение включают условие о наличии лицензии на подготовку ПСД.

Следите за изменениями в закупках с помощью КонсультантПлюс!

Какую форму используют

В 44-ФЗ и других нормативах госзаказа отсутствует единая или типовая форма дефектовки. Заказчик вправе самостоятельно разработать бланк акта или воспользоваться унифицированными или отраслевыми шаблонами. Возьмите за основание:

форму №ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» (постановление Госкомстата №7 от 21.01.2003);
дефектную ведомость РЖД (распоряжение ОАО «РЖД» №1475р от 02.07.2013);
ведомость дефектов Росавтодора (распоряжение №246-р Росавтодора от 30.03.2011).

Эти формы допускают изменения и дополнения. Главное правило — сохранить основные реквизиты: название заказчика, номер и дату, таблицу для фиксации неисправностей и видов ремонтных или строительных работ по объекту. Бланк дефектовки необходимо закрепить в учетной политике.

Каков порядок составления дефектной ведомости

Инструкция, как оформить дефектовку для закупок строительства, текущего (капитального) ремонта, реконструкции:

Создать комиссию.
Провести исследование и замеры на объекте.
Подготовить фирменный бланк организации или форму акта, закрепленную в учетной политике.
Указать наименование заказчика, название объекта и конструктивного элемента, проставить адрес.
Поставить порядковый номер дефектовки и дату заполнения.
Заполнить таблицу. В ней отразить выявленные дефекты, название, единицу измерения и объемы работ для исправления выявленных недочетов, законодательные основания (ТЕР или ФЕР, иные).
Подписать у всех членов комиссии и руководителя заказчика.

Члены комиссии подписывают акт и обязательно указывают должность и расшифровку подписи. Директор ставит подпись над документом — в правом или левом верхнем углу. После подписи руководителя дефектовка утверждается и передается разработчику для формирования локальной сметы.

Кроме сметчика, акт передают представителю технадзора, ответственному специалисту заказчика и контрактному управляющему для дальнейшего включения в закупочную документацию.

Образец

Актуальный образец дефектной ведомости в строительстве — шаблон для заполнения:

_________________ (наименование учреждения)

«___» ___________________20___ г.

по ремонту здания, сооружения

с «___» по «___» ________________ 20___ г.

Условия производства работ:_____________________________________________________________

Списание основных средств (например, в связи с поломкой и невозможностью отремонтировать объект ОС) — нередкая хозяйственная процедура на предприятиях. Выбытие ОС оформляют с использованием документов 2 видов:

Подтверждающих факт списания ОС.
Содержащих аргументацию относительно отсутствия возможности дальнейшей эксплуатации соответствующего ОС.

Описание процедуры списания ОС и образцы других документов, которые должны при этом оформляться, вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

К первому типу документов можно отнести унифицированные формы ОС-4, ОС-4а и ОС-4б, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Подробнее об этих формах читайте в материалах:

«Унифицированная форма № ОС-4 - Акт о списании объекта ОС»;
«Унифицированная форма № ОС-4а - бланк и образец»;
«Унифицированная форма № ОС-4б - бланк и образец».

Документ второго вида представляет собой дефектную ведомость, используемую:

для обоснования экономической целесообразности списания ОС;
проведения анализа причин выхода того или иного оборудования из строя;
экспертного обоснования списания перед владельцами фирмы, инвесторами и иными заинтересованными лицами (желающими убедиться в том, что ОС списано правомерно).

Поэтому в ведомости необходимо обеспечить отражение фактов, неопровержимо указывающих на невозможность дальнейшей эксплуатации ОС и целесообразность его скорейшего списания.

Дефектная ведомость: структура документа

В дефектной ведомости на списание ОС следует отразить:

наименование компании и ее структурного подразделения, в котором числился списываемый объект ОС;
данные о технических специалистах, которые провели экспертизу ОС и установили, что его невозможно эксплуатировать;
перечень объектов ОС, которые были осмотрены техническим специалистом, их инвентарные и заводские номера;
сведения о выявленных неисправностях и дефектах объектов ОС;
заключение технических специалистов о целесообразности списания объектов ОС вследствие невозможности их дальнейшей эксплуатации.

Документ должен быть заверен подписями технических специалистов, которые провели осмотр объектов основных средств.

Вариант образца дефектной ведомости на списание ОС доступен для скачивания на нашем сайте.

Итоги

ФНС при налоговой проверке, собственник бизнеса, инвестор или вышестоящая управляющая компания, обнаружив выбытие объекта ОС по причине списания, может затребовать предъявление документа, подтверждающего правомерность этого действия. Таким документом становится дефектная ведомость. В ней отражается факт технического осмотра объектов ОС, фиксируются сведения о неисправностях и дефектах, а также приводится заключение специалистов о целесообразности списания ОС вследствие невозможности их дальнейшей эксплуатации.

Образец дефектного акта на списание основных средств может потребоваться на любом предприятии. Без него налоговики признают неправомерным списание с учета стоимости объектов имущества. Как выглядит акт и где взять его бланк? Кто принимает участие в оформлении этого документа? Расскажем в статье.

Когда составляют дефектный акт

Имущество предприятия должно находиться под постоянным контролем на всех стадиях жизненного цикла: с момента поступления и ввода в эксплуатацию до даты списания. В любой момент существования объекта может понадобиться дефектный акт, если в активе обнаруживаются явные или скрытые дефекты, способные повлиять на его работоспособность:

В каждом из указанных случаев требуется:

привлечение специалистов: их включают в состав комиссии по обследованию объекта, они же участвуют в составлении дефектного акта;
всестороннее изучение и оценка причин появления дефектов в объекте — это необходимо для принятия обоснованного решения по объекту;
формулирование заключения о дальнейшей судьбе основного средства.

В процессе хозяйственной деятельности организации могут создаваться:

ликвидационная комиссия;
комиссия по охране труда;
ревизионная комиссия.

Форма акта

Форма акта и объем отражаемых в нем сведений определяет компания, составляющая этот документ. Применяемая на предприятии форма дефектного акта должна:

содержать обязательный набор реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
включать описание выявленных дефектов и заключение комиссии о дальнейшей судьбе объекта основных средств;
утверждаться в качестве приложения к учетной политике.

Бланк и образец заполнения дефектного акта вы найдете в начале статьи.

При необходимости администрация кроме дефектного акта может разработать и иные сопутствующие документы, позволяющие более детально:

описать дефекты;
оценить степень их влияния на работоспособность имущества;
сформулировать обоснованные выводы о состоянии объекта.

Это могут быть ведомости, заявки, служебные записки, акты осмотра и т. д.

Образцы акта осмотра основных средств для списания и заявки на списание основных средств, а также иных необходимых документов могут разрабатываться с учетом федеральных и внутрифирменных требований к первичной документации, в том числе на основании бланка дефектного акта.

Порядок заполнения дефектного акта

Инструкцию по заполнению дефектного акта предприятие разрабатывает вместе с формой бланка. Она может содержать:

перечень ситуаций, при которых оформляется дефектный акт;
список ответственных лиц, инициирующих составление акта;
иные пояснения и рекомендации (как формировать состав комиссии, перечень возможных дефектов основных средств, приводящих к последующему списанию активов, и т. д.).

Что делать с дефектным актом

Отразить в учете операции по списанию основного средства, пришедшего в негодность по причине появления дефектов, только на основании дефектного акта невозможно — он не содержит стоимостных показателей. Однако при отсутствии этого документа налоговые инспекторы могут признать списание основного средства необоснованным. Поэтому следующим шагом после составления дефектного акта будет оформление акта о списании объекта основных средств.

Дефект не обязательно приводит к списанию ОС. Возможно, что оборудование подлежит ремонту.

Дефектный акт оформляется комиссией после обследования объекта основных средств. В нем отражаются выявленные дефекты и приводится заключение комиссии о дальнейшем списании имущества или отправке его на ремонт. Акт утверждается руководителем. Далее на его основе оформляется акт на списание основного средства.

Наименование «дефектная ведомость» говорит само за себя — это документ, в котором фиксируются изъяны, поломки, несоответствие заявленным характеристикам. Он нужен для того, чтобы оценить ущерб, обосновать расходы или предъявить претензию за некачественное предоставление услуг. Документ выдают после подробного осмотра объекта и оформляют по своему усмотрению.

Мы расскажем, как лучше составить подобный акт и на что обратить внимание. Если ваш документ не приняли в налоговой или в суде, обращайтесь к профессиональным юристам — они проверят корректность его оформления и помогут защитить ваши права.

Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете

Как правильно составить дефектную ведомость?

Как вы поймете, сколько нужно денег на ремонт автомобиля, если не имеете водительских прав и ни разу не заглядывали под капот? Для этой цели нужен специалист — человек, который знает цену услугам и разбирается в подобных поломках. Поскольку в дефектной ведомости определяется перечень неисправностей и стоимость их устранения, ее составляет комиссия, утвержденная приказом директора.

Комиссия составляет документ только после подробного осмотра. В ней не должно быть дилетантов — в составе, как минимум, 2 квалифицированных специалиста, обладающих соответствующими знаниями и, желательно, релевантным опытом оценки. В зависимости от типа объекта, в комиссию могут входить:

Мастера.
Инженеры.
Строители.
Сотрудники бухгалтерии.

Дефектная ведомость составляется по одному из типичных шаблонов — строгих требований к форме нет. При этом в подобном оценочном документе должны быть следующие данные:

полное название объекта — наименование, марка, модель, серийный номер;
адрес — если такая возможность есть, желательно указать местоположение объекта;
название неисправности — нужно указать все существующие поломки и причины их появления;
варианты ремонта — требуется указать, какие действия необходимы для устранения неисправностей.

Благодаря такой ведомости можно подтвердить, что ремонт произведен в полном объеме. Для того чтобы она имела официальную форму, требуется также указать ФИО лиц, которые проводили проверку, и поставить их подписи. Кроме того, документ, как и любая «первичка», должен содержать реквизиты: порядковый номер, дату составления, название.

Ремонт с расходами — факт хозяйственной жизни. В соответствии с частью 1 статьи 9 закона №402 от 16.12.2011, все подобные действия должны быть отражены в первичной документации. В этом же законе «О бухучете» сказано, что при составлении «первички» нужно также указать:

название экономического субъекта, составившего документ;
подробное содержание факта хозяйственной жизни;
всех ответственных лиц.

Составить дефектную ведомость можно на бумажном или электронном носителе (часть 5, статья 9 ФЗ № 402). Важно, чтобы она была актуальна: оформлять нужно либо во время осмотра, либо сразу после его завершения (часть 3, статья 9, ФЗ № 402).

Дефектные ведомости на все случаи жизни

Несмотря на общий подход к оформлению первичной документации, форматы разных дефектных ведомостей отличаются друг от друга. Основное различие заключается в типах объектов и целях проведения оценки.

В одном случае она может быть связана с официальным подтверждением расходов на ремонт для налоговой отчетности, в другом — для подачи заявления в суд. Мы рассмотрим несколько вариантов, которые встречаются чаще остальных.

Дефектная ведомость на ремонт помещений

В документе должно быть четкое и объективное обоснование расходов на ремонт. В случае необходимости его можно предоставить в налоговую службу и включить в отчетность. В данной документации описываются существующие дефекты, предстоящие работы и их стоимость. Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать при составлении ведомости:

Точное обозначение видов ремонтных работ. Для этого используют ФЕР (федеральные единичные расценки) и ТЕР (территориальные единичные расценки в строительстве).
Четкое описание всех нарушений. Необходимо указать тип проблемы и объем повреждений.
Сроки устранения. Указание конкретного периода ремонта говорит о том, что комиссия объективно оценила ситуацию и знает, какие дефекты необходимо устранить и в какие сроки.
Стоимость ремонта. В документе должна содержаться информация о предполагаемых затратах на восстановление помещения.

Рассмотрим условный пример составления подобного документа. Вот некоторые пункты, которые помогут структурировать шаблон:

наименование в заглавии — «общество с ограниченной ответственностью «ЖИЛКОМ»;
название документа — «дефектная ведомость от 01.10.2019 №10»;
наименование объекта — «фасад здания ООО «ЖИЛКОМ»;
юридический адрес — «г. Москва, улица Арбат, дом. 10»;
название дефектов — «трещины на штукатурке фасада, повреждение настенного желоба»;
описание ремонтных работ — «повторная штукатурка стен, замена настенного желоба»;
сроки — «до 1 декабря 2019 года»;
подписи ответственных лиц, состоящих в комиссии — необходимо указать должности и ФИО: «специалист по ремонту Иванов А.В., ведущий инженер Соколов А.Н.».

Все ремонтные работы, способы их устранения и сроки можно свести в единую таблицу. Так информация станет наглядной и понятной.

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля

Для ремонта автомобиля необходимы запчасти. А также услуги профессионалов. Все это должно быть отражено в документации. Если вы приобрели запчасти отдельно, нужно приложить к ведомости данные первичные документы и чеки. Акт выполненных работ потребуется в случае, если ремонт выполняла сторонняя компания или подрядчик.

Составить оценочный акт нужно после поломки автомобиля. В данном случае нужно указать:

марку машины;
наименование деталей, вышедших из строя;
тип ремонтных работ: коррекция или полная замена деталей.

Если компания арендует автомобиль, нужно получить согласие владельца. В документе должны быть подписи не только ответственных лиц, участвующих в комиссионной оценке, но и собственника машины.

То же самое касается документов на ремонт любого оборудования. Требуется указать марку и модель, описать, какие запчасти и комплектующие нуждаются в ремонте или замене. Замена разрешена в случае, если та или иная деталь не подлежит ремонту.

Дефектная ведомость в строительстве

Есть, как минимум, две ситуации, когда нужно составить оценочную документацию. Первый случай — необходимость отремонтировать или построить тот или иной объект для юридического лица, второй — исправление ошибок, допущенных застройщиком. Составление оценки в первом случае предполагает включение следующих пунктов:

наименование осматриваемого объекта;
условия производства работ;
перечень работ;
сроки окончания работ.

Важно, чтобы все работы были детализированы. Желательно указать наименование выбранного подрядчика.

В случае, если вы хотите доказать, что застройщик не исполнил данные обещания, вам также потребуется документ. В него нужно внести:

Дефекты подъезда. После строительства дома застройщик сдает вам часть подъезда, поэтому данная территория должна быть в полном порядке. В холле должны быть почтовые ящики, на полу — качественная плитка без дефектов, двери должны открываться без скрипа.
Дефекты лифта. По закону в высотном доме на момент его сдачи должен работать хотя бы один лифт: грузовой или пассажирский.
Дефекты подвальных и чердачных помещений. Первые особенно актуальны для жителей первого этажа, вторые — для жильцов последнего этажа. Важно, чтобы в помещениях не было воды, стены не промерзали, отсутствовал неприятный подвальный запах. Если проблемы обнаружены — занесите их в акт.
Дефекты квартиры. Осмотрите двери, стены, окна и сверьте качество выполненных работ с теми пунктами, которые прописаны в договоре долевого участия.

После подписания акта застройщик приступит к исправлению недостатков и затем позовет собственника на повторную приемку. Если он откажется это сделать — обращайтесь в суд. Но лучше проверить застройщика предварительно: тогда вы снизите риски и избежите судебных разбирательств.

Если вы считаете, что не сможете принять квартиру по всем правилам, воспользуйтесь помощью специальных организаций. Там работают профессионалы, которые не только проведут осмотр, но и сделают замеры площади, температуры, влажности и даже радиоактивности.

Дефектная ведомость на списание материальных ценностей

Данный документ необходим для налоговой и бухгалтерской отчетности: если нужно подтвердить факт списания материальных ценностей. Это происходит, если ими невозможно пользоваться. Например:

Найден дефект, который невозможно устранить.
Найден дефект и его можно устранить, но ремонт стоит дороже самой ценности.
Время возможного использования ценности истекло.

При заполнении акта нужно подробно описать саму материальную ценность, а также причину поломки. Главный акцент следует сделать на том, что починить ее невозможно. Только в этом случае ценность подлежит законному списанию.

Остались вопросы? Юристы помогут. Кликните и подберите лучших

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.