Как проверить файлы сзв стаж

Обновлено: 05.07.2024

Перед представлением сведений в территориальный орган ПФР страхователю необходимо провести проверку сведений. Программы для подготовки и проверки отчетности размещены в свободном доступе на сайте ПФР www.pfrf.ru в разделе «Страхователям» в рубрике "Работодателям" - "Бесплатные программы, формы и протоколы".

По результатам проверки сведений формируется протокол проверки, который может содержать ошибки, на которые страхователь должен обратить внимание.

При получении протокола проверки сведений от территориального органа ПФР страхователю необходимо в обязательном порядке просмотреть протокол, даже если он положительный. Рассмотрим коды ошибок, и что они означают.

Ошибки подразделяются на предупреждения, просто ошибки, грубые ошибки.

Для каждой из форм персонифицированного учета критичность ошибок различается.

Коды 10 и 20 (для всех форм сведений) – Предупреждение, сведения приняты. Данные коды означают, что информация, указанная в сведениях требует разъяснений либо проверки. Страхователю необходимо проверить правильность представленных сведений и при необходимости внести исправления с помощью представления сведений по форме СЗВ-КОРР с типом «Корректирующая».

Коды 30 и 40 (для сведений по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) – Ошибка, сведения приняты не в полном объеме (не по всем застрахованным лицам). Данные коды означают, что сведения по застрахованным лицам, указанным в протоколе ошибок, не приняты. Страхователю необходимо в течение 5 рабочих дней с даты получения уведомления об устранении расхождений представить корректные сведения по указанным в протоколе ошибкам по застрахованным лицам. Для исправления ошибки необходимо представить сведения с типом «Дополняющая».

Коды 30 и 40 (для сведений по форме ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ) – Ошибка, сведения не приняты. Данные коды означают, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчетности, не приняты и считаются не представленными. Необходимо устранить перечисленные ошибки и повторить отправку корректных сведений, не изменяя тип сведений в формах.

Код 50 (для всех форм сведений) – Грубая ошибка, сведения не приняты. Данные коды означают, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчетности, не приняты и считаются не представленными. Необходимо устранить перечисленные ошибки и повторить отправку корректных сведений, не изменяя тип сведений в формах.

Основные аспекты представления сведений по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ, ОДВ-1

Форма СЗВ-СТАЖ, (СЗВ-М) с типом «Исходная» – предоставляется страхователями на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях.

Форма СЗВ-СТАЖ (СЗВ-М) с типом «Дополняющая» – предоставляется на застрахованных лиц, по которым сведения по форме СЗВ-СТАЖ (СЗВ-М) с типом «Исходная» предоставлены, но не учтены на ИЛС ЗЛ из-за содержащейся ошибки в форме.

Форма СЗВ-М с типом «Отменяющая» – предоставляется на застрахованных лиц в случае необходимости отмены данных о факте работы.

Форма СЗВ-КОРР с типом «Корректирующая» – предоставляется на застрахованных лиц в случае необходимости корректировки ранее представленных индивидуальных сведений, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц (за все отчетные периоды).

Форма СЗВ-КОРР с типом «Отменяющая» – предоставляется на застрахованных лиц в случае необходимости отмены данных ранее представленных индивидуальных сведений, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц (за все отчетные периоды).

Форма СЗВ-КОРР с типом «Особая» – предоставляется на застрахованных лиц, сведения по которым отсутствовали в отчетности, ранее предоставленной страхователем (за периоды по 2016 год включительно).

Форма СЗВ-ИСХ – предоставляется страхователем, который ранее не предоставлял отчетность в органы ПФР за конкретный отчетный период (за периоды по 2016 год включительно).

Форма ОДВ-1 с типом «Исходная» (опись документов) – предоставляется страхователем одновременно с пакетом документов индивидуальных сведений (за все отчетные периоды).

Форма ОДВ-1 с типом «Корректирующая/Отменяющая» – предоставляется страхователем как самостоятельный документ при необходимости корректировки (отмены) данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная» (за все отчетные периоды).

За ошибки в отчете СЗВ-СТАЖ закон предусматривает штрафные санкции. Поэтому перед отправкой форму нужно тщательно проверить. Рассмотрим, как и с помощью какой программы можно убедиться в отсутствии ошибок.

Ошибки в СЗВ-СТАЖ и санкции за них

При заполнении формы работодатель может допустить следующие основные нарушения:

Ошибки в формате файла.
Неверное указание реквизитов работодателя.
Ошибки в ФИО или СНИЛС сотрудника.
Не все сотрудники включены в форму либо внесены «лишние» данные об уволенных работниках.

Штраф за нарушения при подаче СЗВ-СТАЖ составляет 500 руб. за каждое застрахованное физическое лицо, включенное в отчет с неполными или недостоверными сведениями. Если ошибки касаются общего формата или данных о компании, то отчет не пройдет в принципе. В этом случае нужно успеть сдать правильную версию до установленного срока (в общем случае — 1 марта). Иначе штраф выпишут по полной программе, опираясь на общую численность застрахованных лиц.

Важно!

Если же недочеты коснулись только отдельных сотрудников, то нужно своевременно (в течение пяти дней) внести исправления. В этом случае штрафа удастся избежать.

За нарушение порядка заполнения отчета накажут не только компанию, но и ответственное должностное лицо. Обычно это руководитель организации.

На что обратить внимание при заполнении СЗВ-СТАЖ

В 2018 году ПФР внес уточнения в форму СЗВ-СТАЖ (постановление от 06.12.2018 № 507п).

Новый нормативный акт фонда не содержит конкретной информации о том, как проверить отчет.

Однако есть несколько правил, которые актуальны и для новой формы:

Количество застрахованных лиц в формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ должно совпадать.
Заполнять разделы 4 и 5 нужно только, если подается документ с данными сотрудника, уходящего на пенсию.
О работниках, которые выйдут на пенсию в этом году, также нужно сообщить в общей форме.

Перед отправкой отчета в Пенсионный фонд желательно проверить его с помощью специальной программы.

Программа для проверки СЗВ-СТАЖ

Чтобы проверить файл с отчетом СЗВ-СТАЖ скачайте программу с сайта ПФР . После скачивания нужно распаковать архив и запустить файл-установщик с расширением .exe.

Сама установка не представляет трудности: в появившемся диалоговом окне следует несколько раз выбрать «Далее».

После запуска программы нужно выбрать путь к проверяемому файлу и дождаться протокола с результатами. Эту процедуру можно назвать репетицией проверки, которую будет проводить ПФР, т.к. он использует ту же методику для анализа отчета.

По итогам проверки отчета СЗВ-СТАЖ могут быть выявлены различные ошибки, обозначаемые в протоколе специальными кодами:

СЗВ-СТАЖ для работников

Логику иных разработчиков иначе, чем своеобразной, не назовешь. Например, косой крест в графе 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» возможен только в одном случае: дата увольнения – последний день года. Это единственный случай, во всех остальных просто оставьте графу незаполненной.

Возникают казусы и с разделами 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ. Обычно страдают бухгалтеры, которые давно не заполняли рассматриваемую форму. Как правило, указанные разделы программа делает неактивными, и бухгалтер никак не может понять:

в чем дело, где он не поставил «галочку»;
почему он не может внести данные по уплатам.

Указанные разделы можно активировать только указанием типа «назначение пенсии». В остальных случаях их заполнять не нужно.

Ситуация с СЗВ-СТАЖ осложнена и тем, что ошибки, которые выдает протокол проверки, чаще всего закодированы. Бухгалтеры получают протоколы, понять которые подчас может только программист:

Однако, если понять, как расшифровываются коды, то можно точно знать, как скоро нужно сдать уточнение (дополнение), и оценить размер бедствия, если компании грозит штраф.

Код 50

Причин появления такого кода немало. Вот как они обозначены постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п (далее – Постановление № 3):

Какая бы ни была причина появления кода 50, итог всегда один – в ПФР не приняли СЗВ-СТАЖ полностью.

Отчет СЗВ-СТАЖ – это сведения о страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии. В форме указывается стаж сотрудника с начала календарного года по конец года или по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Если в это время у сотрудника были особые периоды стажа (временная нетрудоспособность, отпуск без сохранения заработной платы, периоды работы в особых условиях, дающие право на досрочное назначение пенсии, и т.д.), их необходимо учесть и указать в отчете.

Как показывает практика, наши клиенты, в прошлом формировавшие СЗВ-СТАЖ при помощи различных фирм с разнообразным программным обеспечением, на выходе неизменно получали файлы отчетности с массой ошибок. Мы на их фоне выигрываем, работая с программой 1С:ЗУП.

Кому выдавать, когда и как сдавать СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ компания обязана выдать каждому своему работнику, с которым в отчетном периоде (календарном месяце) заключен, действует или расторгнут какой-либо из следующих договоров:

трудовой договор;
гражданско-правовой договор;
договор авторского заказа;
издательский лицензионный договор; и др.

Отчет необходимо выдать:

в день увольнения или прекращения договора;
в течение трех дней после получения от работника заявления о назначении ему пенсии.

при ликвидации компании;
за предыдущий год (стандартный срок – 1 марта текущего года).

Некоторые главбухи поручают сторонним исполнителям как формирование файлов, так и отправку в ПФР. В этом случае имеет смысл уточнить наименование не только программы для заполнения СЗВ-СТАЖ, но и программы для сдачи СЗВ-СТАЖ. Это позволит найти отзывы и сделать соответствующие выводы.

Нередки случаи, когда исполнитель (чаще всего ИП) ради экономии использует не самое качественное программное обеспечение. Самая надежная программа для формирования отчетности в ПФР всегда была и есть 1С:ЗУП.

Сдавать отчетность по телекоммуникационным каналам связи лучше через того оператора, с которым работаете вы сами, так как, если договор с разовым исполнителем будет расторгнут, решать всплывшие проблемы, скорее всего, придется самостоятельно.

Как сформировать отчет СЗВ-СТАЖ в 1С:ЗУП?

Теоретически отчет можно сформировать одним нажатием кнопки. Однако перед тем, как на нее нажать, все же целесообразно проверить, корректно ли заполнены в программе:

сведения о застрахованных лицах;
данные о территориальных условиях (при работе компании или ее обособленного подразделения на территории с особыми условиями труда);
кадровые приказы с датами приема, переводов, отпусков за свой счет, увольнений работников;
данные по листам нетрудоспособности и прочим документам, влияющим на параметры периодов работы;
коды видов начислений (например, для прогулов по умолчанию обычно указан «не включается в страховой стаж», что означает прерывание стажа, однако в настройках можно указать и «Неоплачиваемый период»).

Если вы внесли дополняющие сведения или скорректировали данные (что-то меняли) – документы необходимо перепровести.

Далее можно сформировать отчет в 1С:ЗУП в Разделе «Отчетность, справки – ПФР, пачки, реестры, описи», нажав на кнопку «Создать» и выберите документ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».

Обращаем особое внимание!

В поле тип сведений:

для годовой формы выбираем «исходящая» – если отчет за прошедший год сдаем в первый раз, и «дополнительная» – во всех остальных случаях;
при оформлении выхода работника на пенсию выбираем «назначение пенсии», также возможно использование дополняющей формы.

Для годовой формы можно кликнуть на закладке «Сотрудники» «заполнить» – все произойдет автоматически. А вот для проверки корректности заполнения, как правило, необходимо:

открывать вручную строки с каждым работником или распечатывать сформированный отчет;
использовать специализированные программы для проверки с сайта ПФР.

Нюансов очень много, а ограниченный объем статьи не позволяет рассмотреть все из них.

Судя по обилию фирм, предлагающих формирование СЗВ-СТАЖ, мы понимаем, почему у бухгалтеров так много вопросов по этому участку работы.

Удивляет, что некоторые компании готовы делать фактически двойную работу. Например, не все исполнители согласны принимать выгрузки из 1С.

Некоторые просят предоставить распечатки. Очевидно, что перед выгрузкой или распечаткой бухгалтер перепроверяет все данные. Фактически он выполняет всю подготовительную работу для формирования отчета и добавляет себе дополнительную – по выгрузке (распечатке), вместо того, чтобы просто нажать на кнопку. Исполнители, работающие с бумажными носителями, допускают множество опечаток. В результате у компании могут возникнуть проблемы с ПФР.

Участок расчета зарплаты и сдачи «зарплатной» отчетности в принципе доставляет много хлопот главбуху, так как связан, прежде всего, с интересами людей. Пожалуй, это самый популярный участок, который нам предлагают взять на обслуживание без «остальной бухгалтерии».

Как выгрузить СЗВ-СТАЖ из 1С?

Некоторые главные бухгалтеры, которых мы освободили от обременительного участка расчета зарплаты и сдачи «зарплатной» отчетности, все же предпочитают контролировать процесс, получив доступ к базе данных 1С:ЗУП. Те, кто никогда не работал с данной программой, нередко задают вопросы о том, как выгрузить СЗВ-СТАЖ из 1С.

В очень редких случаях мы используем только вывод печатных форм. При этом печать с удаленного доступа возможна также и для наших клиентов.

Используемая нашими специалистами программа 1С:ЗУП позволяет проверять и передавать СЗВ-СТАЖ в ПФР напрямую из 1С. Клиенты, которые предали нам расчет зарплаты на аутсорсинг , получают гарантию того, что все отчеты по сотрудникам будут сформированы корректно, а у ПФР не возникнет желания выписать компании штраф.

Читайте также: