Как сделать подпись в электронной почте gmail

Обновлено: 04.07.2024

Тема правильной деловой переписки регулярно поднимается на страницах Лайфхакера. Например, мы писали о почтовом этикете Маттана Гриффеля (Mattan Griffel), email-секретах Артёма Туровца и чек-листе Сета Година (Seth Godin) — их виртуальные ящики ежедневно пополняются десятками и сотнями входящих писем. Обязательно прочитайте эти крайне полезные материалы и перенимайте опыт, с которым вам будет легче получить отклик от адресата. Ознакомившись, вы проясните для себя психологию получателя и научитесь правильному формированию писем, немаловажную часть которого занимает оформление подписи.

Добротная подпись — веское подспорье в ответном действии на вашу просьбу или предложение.

Наверняка ваша подпись выполнена по негласному ГОСТу: уважительный поклон, упоминание своего имени, телефона и ссылок на социальные сети. Чего-то может не быть, что-то может добавиться, но в целом у большинства одно и то же. Получается скучно, сухо и с оттенком канцелярита. Давайте разбавим текст и цифры точечным вкраплением графики и посмотрим, что из этого выйдет.

Пример описывает общее направление на пути к вашей цепляющей подписи. На его основе вы можете создавать абсолютно уникальные комбинации, которые наиболее подходят вашему характеру или бизнесу.

В моей подписи расположены «мёртвые» ссылки на социальные сети. Неплохо бы их оживить с помощью красивых иконок. В этом нет ничего трудного. На всё про всё понадобится 10 минут. Поехали.

1. Подготавливаем Google Drive

Первым делом переходим в Google Drive и создаём там новую папку с произвольным названием, например Signature. Кликаем по папке правой клавишей и открываем к ней доступ всему интернету.

Впоследствии содержимое этой папки будет подгружаться при просмотре письма получателем.

2. Выбираем графику

Второй шаг — самый сложный. Нужно выбрать иконки. Тяжело потому, что не всегда графику легко скачать без регистрации и/или оплаты. Упрощу вам задачу, посоветовав веб-сервис Iconfinder.

Определились и скачали? Уменьшите разрешение картинок до приемлемого: 64 × 64 или 32 × 32. Такую операцию может провернуть практически любой графический редактор или специализированный веб-сервис. К слову, я отдаю предпочтение PicMonkey.

Обращайте внимание на размер изображений. Адресат не должен тратить своё время или мобильный трафик на объёмную загрузку. Чем меньше, тем лучше.

Готово? Закидываем изображения в папку Signature.

3. Оформляем подпись в Gmail

Щёлкните по шестерёнке опций в правом верхнем углу и перейдите к настройкам Gmail. Прокрутите закладку «Общие» до раздела «Подпись». Используйте кнопку «Вставить изображение» для добавления иконки.

Выделите пиктограмму и кликните по кнопке «Ссылка». Введите необходимый адрес.

Сделайте пару пробелов и вставьте следующее изображение. Повторите добавление ссылки. Не забудьте сохранить изменения.

По такой же схеме в подпись добавляются пиктограммы Google Play или App Store для быстрой загрузки приложений. Порой встречаются рекламные баннеры и даже ручные росписи.

В последнем случае вам придётся сфотографировать свою закорючку и обработать её в графическом редакторе: перевести в чёрно-белый режим, удалить фон, уменьшить до приемлемых рамок и сохранить в формате PNG.

Какое бы направление вы ни выбрали, ваша подпись всё равно засияет красками и станет выглядеть куда интересней. Главное — не перебарщивать.

Заключение

Как я уже упоминал, вся мощь броской подписи ограничивается вашей фантазией, а также чувством юмора, меры и прекрасного. Посмотрите внимательно, помимо графики в вашем распоряжении несколько инструментов форматирования текста: выбор шрифта и его оттенка, цвет фона, списки и всё в том же духе. Ими можно грамотно распорядиться, сделав что-то наподобие визитки.

Почему бы в подписи не разместить саму визитку? Дело в том, что основная цель подписи — возможность быстрой обратной связи. Например, получатель должен максимально просто скопировать номер вашего телефона, ФИО или должность для своих нужд либо перейти по предложенной ссылке. Обычной картинки для этого будет мало.

Служба Gmail от Google поддерживает настраиваемые подписи, которые будут прикрепляться к каждому отправляемому вами электронному письму. Вы можете добавить свое имя, должность, данные в социальных сетях, номер телефона или что-нибудь еще в своей подписи.

Есть два типа подписей: веб-подписи, отправленные из Gmail на компьютере, и мобильные подписи, отправленные из Gmail на вашем телефоне.

Добавление подписи в Gmail в Интернете

Чтобы добавить подпись на сайте Gmail, откройте Gmail, и щелкните значок «Настройки» в правом верхнем углу. Это маленький значок в виде шестеренки рядом с изображением вашего профиля.

Нажмите «Просмотреть все настройки», чтобы открыть полное меню настроек.

Прокрутите большую часть страницы вниз, пока не найдете параметр «Подпись», и нажмите кнопку «Создать».

Назовите свою подпись и нажмите «Создать».

Проверь это - Как установить сетевую синхронизацию времени в Linux

Введите все, что хотите, в поле справа от новой подписи. Часто здесь вы указываете свое имя, место работы и, возможно, номер телефона или учетные записи в социальных сетях.

Внизу страницы нажмите «Сохранить изменения», чтобы сохранить новую подпись.

Вы можете добавить несколько подписей электронной почты и переключаться между ними.

Добавление мобильной подписи

Вы также можете добавлять подписи для конкретных мобильных устройств. Эти подписи имеют приоритет над только что добавленными вами настольными версиями. Другими словами, когда вы отправляете электронное письмо с устройства с мобильной подписью, Gmail отправляет только мобильную подпись и игнорирует вашу подпись на рабочем столе.

Проверь это - Как искать текст в нескольких файлах PDF, не открывая их

Вы можете использовать эти подписи для чего угодно, но обычно создают такую, которая предупреждает людей о том, что вы используете мобильное устройство, чтобы они знали, что вы можете медленнее отвечать (если вас нет в офисе) или что вы можете быть опечатками из-за чрезмерной автокоррекции.

Конечно, вы можете просто использовать подпись рабочего стола на всех своих устройствах. Вам не нужно настраивать отдельную мобильную подпись.

Коснитесь меню гамбургеров в верхнем левом углу.

Выберите параметр «Настройки» на боковой панели.

Коснитесь фото профиля или адреса электронной почты, чтобы открыть меню настроек подписи.

Проверь это - Как навсегда отключить звук приложения в Windows 10

Если вы используете iPhone или iPad, нажмите «Настройки подписи» на следующей странице. На Android вместо этого нажмите «Подпись».

Если вы используете iPhone или iPad, переведите переключатель «Мобильная подпись» вправо, чтобы включить подпись только для мобильных устройств.

Добавьте текст и закройте Gmail, чтобы сохранить новую мобильную подпись.

Теперь у вас будет пользовательская подпись только для мобильных устройств, которая появляется только при использовании Gmail на мобильном устройстве. Ваша подпись на рабочем столе останется, хотя Gmail по умолчанию будет использовать подпись для мобильных устройств на вашем телефоне или планшете.

Если вы используете Gmail в рабочих целях, неплохо было бы иметь автоматическую подпись в ваших письмах.

Если вы используете Gmail в рабочих целях, то у вас обязательно должна быть автоматическая подпись. Благодаря ей в будете выглядеть более профессионально и делиться своими контактами, такими как номер телефона и ссылка на профиль Вконтакте. Вот как добавить подпись в Gmail.

БЫСТРЫЙ ОТВЕТ

Чтобы добавить подпись в Gmail, перейдите на страницу настройки прокрутите вниз до Подпись. Щелкните Создать и следуйте инструкциям на экране. Вы также можете поставить подпись в пустом окне электронной почты и сохранить ее как шаблон.

ПЕРЕЙТИ К ОСНОВНЫМ РАЗДЕЛАМ

Как добавить подпись в Gmail (Android и iOS)

Коснитесь трех горизонтальных линий слева, пока не появится список ярлыков. Прокрутите вниз и выберите Настройки.

Коснитесь адреса электронной почты, для которого хотите изменить подпись.

Теперь выберите Настройки подписи.

На следующем экране вы можете отредактировать текстовую подпись для отправки электронных писем Gmail со своего телефона. Убедитесь, что тумблер включен.

Как добавить подпись в Gmail (компьютер)

Сделать подпись Gmail намного проще и намного лучше выглядит на компьютере. К сожалению, эта крутая интерактивная подпись не переносится в мобильное приложение.

Чтобы создать новую подпись Gmail, перейдите в Общие настройки и прокрутите вниз до Подписи. Щелкните Создать.

В разделе подписи теперь будет текстовое поле, в котором вы можете сделать свою автоматическую подпись. Можно стилизовать текст, добавить ссылки и изображения. Как это будет выглядеть, полностью зависит от вас, но мы бы не рекомендовали раздувать.

Если вы хотите поставить более одной подписи в Gmail, снова нажмите «Создать» и повторите процесс. Вы можете отредактировать и удалить подпись, щелкнув значки карандаша и корзины соответственно.

Теперь вы должны сообщить Gmail, когда вы хотите использовать подпись.

Нажмите «Сохранить изменения» в нижней части окна настроек Gmail. Теперь вы можете открыть новое окно электронной почты, чтобы увидеть свою подпись.

Как добавить подпись в Gmail через шаблоны (компьютер)

Однако вы можете быть одним из тех людей, которым не обязательно использовать подпись в каждом электронном письме. Поэтому может немного раздражать необходимость удалять её каждый раз, когда открываете электронное письмо для ответа или пересылки. Если вы вас это разрежает, вам понравится этот изящный небольшой взлом электронной почты.

Когда вы включите это, вы увидите новую функцию шаблонов, когда вы нажмете три вертикальные точки в правом нижнем углу окна создания нового письма.

Теперь напишите свою подпись Gmail в пустом окне электронной почты. Добавьте нужны стили и ссылки, как в предыдущем разделе. Когда подпись готова быть сохраненой, вернитесь в шаблоны в почтовом окне, выберите Сохранить проект как шаблон затем Сохранить как новый шаблон .

Вам будет предложено дать вашему шаблону подписи имя. Сделайте его простым (подпись подойдет) и сохраните его.

Теперь, если вы вернетесь к параметрам «Шаблоны» и «Вставить шаблон», вы увидите свою сохраненную подпись. Выберите её и посмотрите, как она появится в вашем электронном письме.

Профессионально сделанная подпись помогает продвигать личный бренд и бренд компании, собирать слушателей на вебинары, продавать продукты и консультации. Недаром Игорь Манн включил подпись в список 50 инструментов «Маркетинга без бюджета».

В этой статье разберемся:

зачем нужна подпись;
как ее использовать для продвижения бренда;
в каких сервисах можно создать красивую подпись;
как добавлять подпись в Яндекс.Почте, Gmail, Outlook и в сервисе рассылок SendPulse.

Содержание

Зачем нужна подпись в электронном письме

1. Сообщает дополнительные контакты. Благодаря этому, клиенты или партнеры могут выбрать удобные для них способы того, как с вами связаться.

Подпись с дополнительными контактами: телефоном и Skype

2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд. Согласно статистике, один сотрудник отправляет до 175 электронных писем в неделю. Логотип компании и оформление подписи в корпоративном стиле напоминают людям о бренде и поддерживают его образ.

Подпись с логотипом компании

3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению. Оформление подписи, тон, способ обращения к собеседнику — эти детали настраивают на формальное или неформальное общение, как, например, эти две подписи:

Неформальная подпись в рассылке обучающих курсов Формальная подпись в рассылке психолога

4. Привлекает новых подписчиков на корпоративные аккаунты через кнопки соцсетей.

Подписчики сразу из письма смогут перейти в ваши соцсети и узнать больше о бренде и его новостях. Это поможет добавить еще один канал связи и наладить более тесную коммуникацию с клиентами.

Кнопки соцсетей в подписи

Что включать в подпись

В подписи должно быть указано достаточно каналов обратной связи. Кроме них, нужно добавить и другие элементы, которые будут работать на узнаваемость и поддержание имиджа компании.

При этом важно выдержать баланс и не запихивать в подпись лишнее, чтобы та не превратилась в отдельное письмо. Давайте разберемся, что же стоит в ней писать.

Имя, должность, название компании

Имя автора говорит читателю, от кого письмо и как к нему обращаться в ответе. Если вы работаете в компании, принято указывать свою должность. Так читателю будет понятно, по поводу каких вопросов вам можно писать.

Контактные данные

Обычно указывают ссылку на корпоративный сайт, телефон, email, физический адрес.

Номер телефона стоит писать, если вы готовы принимать звонки. Не хотите, чтобы вам звонили — оставьте только email.

Физический адрес указывают, чтобы обозначить, куда ехать, если клиент хочет пообщаться лично или куда присылать документы.

Ссылки на соцсети

Автоматизация email рассылок

Логотип

Для поддержки узнаваемости бренда или торговой марки в подпись включают логотип компании.

Фотография

Фото помогает сопоставить собеседника по переписке с реальным образом человека. Так общение воспринимается более личным.

Призыв к действию, цитата, важная новость

В одной-двух строках внизу подписи вы можете анонсировать вебинар, новую статью на блоге или какое-нибудь мероприятие.

Советы по созданию подписи в электронном письме

Как сделать подпись информативной и как продвигать себя или бизнес с помощью email подписи — расскажем в этом разделе.

1. Проявляйте заботу о получателе. Указывая телефон, пишите, какой это номер: личный, корпоративный, бесплатная линия. Так человеку проще настроиться на разговор, он будет знать, что именно ему ожидать «по ту сторону провода». Если даете корпоративный телефон, укажите и внутренний номер, чтобы с вами можно было связаться без объяснений с секретарем.

Уточнение информации для читателя в подписи

2. Используйте подпись как инструмент маркетинга. Подпись в письме тоже может продавать. В зависимости от сферы бизнеса, целей маркетинга, в подпись добавляют:

ссылки на мобильные приложения;
приглашение на вебинар, конференцию, презентацию;
анонс статьи в блоге или поста в соцсетях;
ссылку на портфолио;
информацию о сертификатах, наградах;
слоган или призыв к действию.

В подписи службы поддержки обучающего центра есть слоган «Спланируйте свое обучение на 2019 год!». Он заставляет задуматься об обучении и служит стимулом просмотреть другие курсы центра.

Слоган в подписи

3. Добавляйте метки и отслеживайте переходы по ссылкам. Так вы сможете определить, насколько хорошо работают баннеры или призывы к действию.

4. Используйте дизайн как отображение профессии. При оформлении ориентируйтесь не только на корпоративные цвета, но и на особенности бизнеса или профессии. Подумайте, как отобразить в подписи то, чем вы занимаетесь. Например, дизайнер в подписи может дать разработанный им логотип:

Оформление подписи дизайнера

5. Призывайте к действию. Если люди четко понимают, каких действий от них ждут, они с большей вероятностью это сделают. Например, вместо фразы «Мы в соцсетях» лучше написать призыв к действию: «Лайкните страницу и читайте нас в соцсетях» или «Рекомендуйте статью»:

Призыв к действию в подписи

6. Указывайте актуальные данные. Проверяйте, не устарел ли в подписи телефон, email, ссылки на соцсети. Также убедитесь, что ссылки кликабельны.

7. Не перегружайте подпись. Включите самую важную информацию — она должна уместиться в три-четыре строки. Для переписки с партнерами и подрядчиками лучше сделать отдельные подписи и в каждой дать соответствующую информацию.

8. Делите информацию на блоки. Когда информация разбита на блоки с помощью графических разделителей, это облегчает восприятие и читабельность.

В первом примере контактные данные никак не отделены и потому визуально сливаются:

Информация в подписи без визуального разделения на блоки

Во втором примере данные разбиты на блоки, их удобнее читать:

Зонирование информации в подписи

Как сделать подпись письма в Яндекс.Почте

Теперь добавим подпись в почтовый сервис, чтобы когда вы создавали письмо, она добавлялась автоматически.

Чтобы настроить автоматическую подпись в Яндекс.Почте, зайдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Личный данные, подпись, портрет»:

Переход в раздел «Настройки» в Яндекс.Почте

В редакторе Яндекс.Почты вы можете:

Как сделать подпись письма в Gmail

Чтобы добавить подпись в Gmail, войдите в свой аккаунт, нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу и перейдите в меню «Настройки»:

Переход в раздел «Настройки» в Gmail

Сервис откроет вкладку «Общие». Прокрутите страницу вниз, чтобы увидеть поле для редактирования подписи. Теперь можно создать свою подпись.

Поле для вставки подписи в разделе «Настройки» в Gmail

В редакторе Gmail вы можете:

выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста (доступны только 4 размера — небольшой, обычный, крупный, огромный);
изменить цвет текста и фон;
добавить изображение со ссылкой;
вставить цитату.

Outlook — как сделать подпись в письме

Войдите в свой Outlook аккаунт и нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу. В появившемся окне «Параметры» начните вводить слово «подпись» в строке поиска. Появится подсказка со ссылкой на нужный раздел.

Переход в раздел «Параметры» в Outlook

В открывшемся окне будет поле для подписи и панель редактирования.

Редактор подписи Outlook позволяет:

выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста в пунктах (12pt, 14pt, 16pt и так далее);
изменить цвет текста и фон;
добавить изображение со ссылкой;
вставить цитату, таблицу, перечеркнутый текст;
писать справа налево.

Сервисы для создания подписи в письме

Создать красиво сверстанную подпись может не только дизайнер. Есть сервисы, где можно выбрать шаблон, загрузить свои контакты и получить готовую подпись. Сейчас о них расскажем.

Hubspot Signature Generator

Это один из сервисов маркетинговой платформы Hubspot. Его плюс в том, что он бесплатный. Сервис на английском, но все достаточно просто, чтобы разобраться без особого знания языка.

Чтобы создать в нем подпись, нужно заполнить четыре вкладки:

выбрать шаблон;
указать свои данные;
изменить оформление: расположение элементов, цвет фона;
Добавить CTA — ссылку или баннер с призывом к действию.

Копирование подписи в Hubspot

А затем вставить подпись в свой почтовый сервис, у нас это Gmail:

Добавление подписи Hubspot в Gmail

WiseStamp

Сервис для создания личных и корпоративных email подписей. В бесплатной версии предлагают:

шаблоны для разных профессий;
иконки популярных соцсетей, включая Вконтакте;
возможность указать Skype;
большой выбор плагинов для вставки праздничной плашки, ссылки на пост или твит в соцсетях, пост в блоге, приглашение на вебинар, портфолио на Behance, магазин на Etsy и так далее;
возможность загрузить свой баннер.

Минус бесплатной версии — логотип сервиса со ссылкой внизу подписи. Его можно убрать только на платном тарифе. Получить HTML код подписи можно тоже только в платной версии.

Когда закончите, нужно будет только отметить ваш почтовый сервис галочкой, подпись WiseStamp добавит сам. На бесплатном тарифе экспортировать подпись можно в пять сервисов:

Экспорт подписи из Wisestamp в почтовые сервисы

Чтобы увидеть подпись, нужно просто обновить свою почту и создать новое письмо:

Подпись, сделанная в Wise Stamp

Newoldstamp

Сервис ориентирован на создание email подписей для работников компании. Он позволяет создавать главный шаблон подписи и дублировать его для сотрудников разных отделов. Также можно загрузить контакты работников файлом, чтобы сразу генерировать всем подписи в одном стиле.

В бесплатной демо-версии разрешают сделать подпись и поиграться с настройками. Экспортировать подпись в почту можно только на платном тарифе.

Что можно сделать во время создания подписи в Newoldstamp:

добавить произвольное поле;
выбрать расположение блоков, чтобы информация красиво смотрелась;
выбрать шрифт подписи;
редактировать фото прямо в сервисе: сделать круглым, со сглаженными краями.

Минус сервиса — неудобные инструменты для создания баннеров. Можно добавить или слоган без ссылки, или готовый баннер, текст на котором нельзя изменить.

Готовая подпись выглядит так:

Создание подписи в сервисе Newoldstamp

MySignature

Сервис с минималистичным дизайном. В бесплатной версии можно редактировать поля с контактными данными, вставить фото.

В платной версии разрешают загрузить свой баннер со ссылкой, менять оформление подписи и добавлять произвольные поля.

Создание подписи в сервисе MySignature

Когда создадите подпись, нажмите Finish. Чтобы ее экспортировать, нажмите Copy to clipboard и просто вставьте подпись в свой почтовый сервис. Кнопка Copy to clipboard появится после того, как сохраните подпись.

Как создать подпись в блочном редакторе SendPulse

Если делаете регулярные рассылки, вам точно понадобится подпись. Вот как создать подпись для рассылки в редакторе SendPulse.

Шаг 1. Войдите в свой аккаунт SendPulse, создайте или откройте шаблон:

Редактирование шаблона в SendPulse

Нажмите «Редактировать шаблон» и вам откроется рабочее поле блочного конструктора SendPulse.

Шаг 2. На панели слева вверху наведите курсор на иконку «Добавить структуру». В появившемся окне перейдите на вкладку «Примеры». Чтобы создать подпись с фотографией, выберите нижний средний шаблон:

Выбор структуры элемента в SendPulse

Шаг 3. Перетяните шаблон подписи вниз письма, зажав левую кнопку мышки:

Добавление элемента для создания подписи в SendPulse

Шаг 4. Вставьте свое фото на место заглушки:

Добавление изображения в блочном редакторе SendPulse

Шаг 5. Вставьте текст подписи и отформатируйте его. Мы вставили такой текст:

Форматирование подписи в редакторе SendPulse

Фразу «блога в SendPulse» сделали анкором, добавив ссылку на блог. Email тоже будет кликабельным, чтобы получатель мог написать ответ, нажав на адрес:

Добавление ссылки для email адреса в редакторе SendPulse

Так будет выглядеть подпись у читателей рассылки:

Готовая подпись в шаблоне, созданном в редакторе SendPulse

Чтобы у вас уже была готовая подпись, которую можно вставлять в другие шаблоны, сохраните созданный блок. Для этого нажмите на кнопку «Сохранить блок».

Сохранение блока с подписью

Блок с подписью вы сможете найти в сохраненных структурах.

Чек-лист для создания эффективной подписи в рассылке

Давайте подытожим основные составляющие эффективной подписи:

В подписи указаны актуальные контакты, по которым с вами можно связаться.
Не перегружена информацией — занимает не более 3-4 строк.
Есть логотип компании или фото для более личного общения.
В подписи есть кнопки соцсетей.
Есть ссылка или баннер, которые продвигают определенное предложение (по желанию).
Подпись добавлена в почтовый сервис, через который вы общаетесь с клиентами, — Яндекс.Почту, Gmail, Outlook. Или же в ваш сервис рассылки, например, SendPulse.

Читайте также: