Как создать файл в компьютере для распечатки
Обновлено: 18.05.2024
На компьютерных курсах Microsoft Word мне часто приходилось сталкиваться с вопросом: "Как вывести документ на печать?". Сейчас я рассмотрю общие принципы печати документов, а также как это делается в Microsoft Word и Excel.
Также обязательно прочитайте похожую по теме статью о печати плакатов.
видео может дополнять статью или содержать её полностьюВ каких программах есть функция печати
Следует запомнить, что в любой программе, предназначенной для создания текстовых или графических документов, всегда есть функция печати. И в самом деле — если вы создали документ, но не можете вывести его на принтер, то зачем такой документ тогда вообще нужен?
Кстати говоря, сразу стоит уточнить понятие документа. Очень часто пользователи под документом подразумевают нечто, напоминающее обычные бумажные документы. Например, договор. На самом же деле в компьютерной терминологии под документом подразумевается то, что вы создаёте в программе. Это может быть не только текст, но и текст с картинками, отдельные картинки в графическом редакторе, чертежи и прочее.
Если вы сами ничего в программе (любой!) не создавали, то это вовсе не значит, что нет функции печати. Например, если вы просматриваете свои фотографии, то также можете их вывести на печать прямо из той программы, которую используете для просмотра. То же самое касается и веб страниц, просматриваемых через браузер — их также можно вывести на принтер.
И, напротив, есть программы, в которых нет вывода на печать. Это программы, в которых нечего печатать. Например, в калькуляторе Windows кнопку печати можно не искать, поскольку очевидно, что выводить на принтер тут нечего.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Как напечатать документ - общие сведения
Теперь займёмся, собственно, выводом документов на печать. И для начала посмотрим, где вообще обычно находится функция печати в программах. В процессе проведения компьютерных курсов для начинающих пользователей Windows мне часто приходилось наблюдать, как люди очень долго ищут кнопку печати. Давайте с этим вопросом разберёмся.
Запомните: если вы не можете найти, где в программе печать документа, то просто нажмите сочетание клавиш Crtl + P (P - английская; на английский язык переключаться не нужно). Это справедливо для любой программы, позволяющей печатать просматриваемые данные. Если в программе есть печать, то появится диалог печати. Например, вот такой.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Внешний вид диалога печати может отличаться в зависимости от программы, с которой вы работаете. Как правило, независимо от вида окна печати, в нём присутствуют следующие пункты:
- Выбор принтера
- Настройки выбранного принтера
- Диапазон печати (имеет смысл для многостраничных документов)
- Количество копий
- Кнопка OK / Печать или аналогичная по смыслу, а также кнопка отмены.
Могут присутствовать и другие элементы в зависимости от программы, с которой работаете. Однако в любом случае смысл диалога печати одинаков — указать принтер, на котором будете печатать, а также настройки печати.
Нажмите Crtl + P
Если диалог печати не появился, то значит в программе функции печати скорее всего нет.
Помимо сочетания клавиш Ctrl + P, вывести документ на печать можно и другими способами. Например, это может быть кнопка печати на панели инструментов программы. Обычно такая кнопка имеет стандартный значок в виде принтера.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Также очень часто пункт Печать есть в меню Файл программы.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Особенности диалога печати в Word и Excel
В новом Microsoft Office диалог печати не открывается в отдельном окне, а занимает всю площадь главного окна программы. Также доступна функция предварительного просмотра, позволяющая увидеть, как именно будет выглядеть документ с учетом установленных настроек выбранного принтера.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Стоит отметить, что функция предварительного просмотра доступна далеко не в каждой программе, имеющей функцию печати документов. Предварительный просмотр — это, так сказать, приятный бонус от создателей программы.
Особо хочется отметить установку полей документа при печати. Часто некоторые пользователи, чтобы вместить на один печатный лист больше информации, устанавливают слишком узкие поля или даже делают их равными нулю, т.е. печатают без полей. Делать так не стоит, поскольку большинство принтеров, как лазерных, так и струйных, имеют ограничение на минимальный размер полей. Если установить слишком маленькие поля в документе, то часть документа при печати просто обрежется, то есть не пропечатается вообще. А в случае струйного принтера так ещё и чернила мимо листа лететь будут, что загрязняет принтер.
Будьте аккуратны при установке полей печати в документе: не делайте поля слишком узкими!
Поля в 1 - 1,5 см вполне подойдут. Можно установить и 0,5 см — большинство принтеров их нормально пропечатывает, несмотря на выдачу Word или Excel предупреждения о слишком узких полях. Минимальный размер полей можно узнать в документации к вашему принтеру или выяснить опытным путём.
Как печатать, если нет принтера - печать в файл
А если на компьютере, на котором вы создаёте документ, нет установленного и подключенного принтера? В этом случае можно выполнить печать документа в файл.
Печать в файл - это очень просто. В результате такой "печати" образуется файл определённого формата. Windows имеет встроенный виртуальный принтер, реализующий функцию печати в файл, при этом обычный принтер подключать не нужно. Чтобы выполнить печать в файл, следует в диалоге печати выбрать виртуальный принтер Microsoft XPS Document Writer.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
При печати в файл с помощью указанного виртуального принтера образуется файл с расширением *.xps или *.xpsx. В процессе "печати" сохраните файл на диске, как при обычном сохранении документа. Далее этот файл можно перенести на любой компьютер, у которого подключен принтер, и запустить. При этом появится диалог печати.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Также существуют и другие виртуальные принтеры, устанавливаемые в виде отдельных программ. Кроме того, функция сохранения документа в файл уже есть по-умолчанию в некоторых программах. К примеру, это веб браузер Google Chrome, позволяющий сохранять веб страницы в файлы формата PDF.
Ещё обращу ваше внимание на то, что документ, отпечатанный в файл, не предназначен для редактирования!
Подведём итоги
В большинстве программ, работающих с документами, есть функция печати. Чтобы быстро отпечатать документ Word или Excel на принтере или сохранить в файл виртуального принтера XPS нажмите сочетание клавиш Ctrl + P.
Другие особенности печати документов Word и Excel вы можете изучить на онлайн курсах Microsoft Office.
Напечатать и распечатать текст с компьютера на принтере не будет большой проблемой для опытных пользователей, но эта простая процедура часто вызывает трудности у начинающих юзеров. Некоторые из них даже не знают, где можно набрать текстовый документ и как правильно называется программа для печатания на «компе» или ноутбуке.
В этом материале мы подробно расскажем, как печатать в «Ворде» и «Вордпаде». Отдельно упомянем об оформлении текста в этих редакторах. Ну и, конечно же, детально будет рассмотрена распечатка на принтере с ПК или флешки. Вы научитесь подключать технику, устанавливать драйвера к ней и настраивать в Windows 7 и 10, если это еще не было сделано ранее.
На что способен обычный домашний принтер
Современные принтеры бывают разные по размеру, типу, назначению и возможностям. Обычный аппарат может только производить распечатку документов, МФУ — сканировать, ксерить использоваться как факс. Если Вы являетесь владельцем цветного устройства, то перечень возможностей значительно возрастает. С такой техникой под силу «производить» распечатки фотографий или картинок в цвете.
Печатающее устройство, оборудованное цветными расходниками, может значительно сэкономить домашний бюджет, если в дома дети, которые каждый день требуют новые игрушки. В таком случае нет необходимости покупать развивающие изделия, когда их можно напечатать самому. К примеру, любой принтер быстро и без проблем справится с распечаткой стикеров, картинок с заданиями, животными, куклами.
Перед использованием техники убедитесь, что Вы собираетесь правильно ею пользоваться и принтер настроен.
Популярные программы для набора текста
Вордпад
Wordpad — это специальный текстовый редактор, который входит в пакет стандартных программ, которые устанавливаются вместе с операционной системой. Он содержит минимальный набор инструментов и возможностей, которых вполне хватает для несложных работ. Текст можно «украсить» применив разные шрифты, цвета, начертание. В документ «Вордпад» легко вставить картинку или нужное фото. Программа успешно работает с такими типами файлов: TXT, ODT, RTF.Тем, кто ранее работал с «Вордом», этот текстовый процессор может показаться очень похожим. Но на самом деле это не совсем так. В действительности это урезанная версия с минимальными возможностями работы и форматирования.
Где находится на компьютере с «Виндовс» 7 и 10
- Самый простой способ открыть Wordpad — это в строке поиска набрать его название. Потом дождитесь окончания поиска и щелчком мыши выберите нужный ярлык.
Использование
- Набор текста. Для разделения слов между собой нужно использовать «Пробел». Чтобы его поставить, нажмите соответствующую клавишу на клавиатуре один раз. Ставить несколько — плохой тон. Чтобы начать слово или предложения с заглавной (большой буквы), используйте одновременное нажатие клавиши «Shift» и нужного символа. Запятая и другие знаки препинания ставьте слитно со словом перед ним. Тире отделяйте от слов пробелами. Чтобы стереть определенный символ, поставьте курсор после и нажмите «Backspace» или перед и воспользуйтесь клавишей «Delete». Большие части разделяйте на абзацы, которые должны начинаться с отступа. Его поставить можно клавишей «Tab». Чтобы вставить символы из верхней цифровой клавиатуре, например знак восклицания, нажмите клавишу «Shift»+"1". Для знака вопроса — «Shift»+"7". Аналогично можно вставить: кавычки, знак процента, двоеточие, круглые скобки и тому подобные символы.
Где скачать и как установить
Способы запуска
Как правильно набрать текст и красиво оформить
Самые-самые азы работы с текстом описаны выше в разделе о работе с «WordPad». Там же найдете способы быстрого удаления определенных частей текста или вставки символом препинания.
Программа «Word» позволяет более изощренно работать с текстовой информацией, потому в этом разделе больше внимание уделим именно этому моменту. Дизайн обеих редакторов очень схож, потому разобравшись с одним, Вы легко овладеете методикой работы с другим.
Перед тем как начать набирать текст нужно придумать и напечатать его заголовок. Существует несколько простых правил оформления такого рода текстов.
-
Сразу выберите шрифт.
Более простой способ создания заголовка — это воспользоваться специальной панелью для таких целей. Наберите текст, выделите его мышкой и кликните на панели по нужному дизайну.
Если заголовок готов, то можно переходить к набору основного текста. Действуйте так:
- Нажмите клавишу «Enter». Теперь курсор будет на новой строке.
- Выровняйте по левому краю кнопкой на панели.
- Дальше нужно сделать абзац. Для этого верхний ползунок переместите вправо на один пункт. В дальнейшем по нажатию на Enter абзацы будут создаваться автоматически. Если линейки нет, то ее нужно добавить так.
Для разного рода обработки в Ворде предназначены определенные блоки инструментов.
Сохранение документа
Важный совет!
Сделать сохранение нужно еще до начала набора текста, а потом только периодически нажимать на пиктограмму с дискетой. В ситуации с перебоями электричества это поможет не потерять всю работу.
На диск
В верхнем основном меню программы слева от закладки «Главная» есть раздел «Файл». Выберите его мышкой. Теперь в перечне пунктов найдите и кликните по «Сохранить как». В новом появившемся окне введите название для своего текстового документа. Слева укажите место сохранения. По умолчанию хранится документы будут в папке с аналогичным наименованием. Если все настройки выполнены, то нажмите кнопку «Сохранить».
На флешку
Чтобы произвести сохранение на флешку или в любое другое место на диске, отличное от стандартной папки, слева в списке выберите его. Флеш накопитель будет обозначен в списке как «Съемный диск» с первой свободной буквой для идентификации. Мышей отметьте нужный вариант диска и сохраните кнопкой внизу окна.
Предварительный просмотр
Перед тем как вывести информацию на печать рекомендовано сначала посмотреть, как она будет выглядеть на листе. Это позволит не испортить бумагу, а значит сэкономить. Для такой процедуры воспользуемся функцией предварительного просмотра документа. Чтобы ее активировать следуйте такой инструкции:
Печать документа из Ворда
В этом же окне (закладка «Файл», раздел «Печать») можно сразу нажать на пиктограмму принтера и напечатать документ. Тут же есть такие возможности по настройке:
- Указать количество экземпляров копий документа.
- При необходимости пользователь должен сменить нужный вариант печатающего устройства, которое будет использовать.
- Далее указывается область печати. Это могут быть: определенная выделенная область из всего текста, конкретные номера страниц документа, только одна текущая страница.
Самые популярные программы для печати текста: большая подборка из двух десятков вариантов.
Все способы распечатать текст на принтере
Сочетание клавиш
Если Ваша клавиатура работает и удобней ею пользоваться, а не мышкой, то для вывода на печать можно применить специальную комбинацию клавиш. Одновременно нажмите «CTRL»+"P". Результатом таких действий будет вывод окна с настройками печати. В итоге Вы увидите уже знакомое окно с настройками, которые можете изменить.
Панель быстрого запуска
Во многих программах кнопка быстрой печати часто находится непосредственно на основной панели управления или в меню. Не исключением стал редактор «Word». Поищите пиктограмму принтера в верхней части основного окна. Следует помнить, что при нажатии документ будет сразу распечатан на принтере. Вносить настройки предложено не будет.
Если у Вас такого значка нет, то его можно добавить. Для этого запустите настройку «Панели быстрого запуска». Потом слева в перечне функций найдите пункт «Быстрая печать» и кнопкой по центру перенесите направо. Подтвердите свои действия кнопкой «OK».
Теперь нужный значок будет на панели.
Контекстное меню файла
Если текст ранее уже сохранен в файле и Вы на 100% уверены, что с ним все в порядке и тот готов быть сразу напечатанным, то можно использовать возможности контекстного меню. Как это сделать:
- Найдите файл на диске или флешке.
- Левой кнопкой мышки кликните по нему и выделите.
- Нажатием правой вызовите контекстное меню.
- В списке выберите пункт «Печать».
Эти действия равнозначны открытию и нажатию кнопки быстрой печати.
Черно-белая и цветная печать
Цветные принтеры поддерживают два типа печати: черно-белую и цветную. Если стоит задание распечатать документ с текстом, то нет смысла применять цветные краски. Тем самым мы будем экономить недешевые расходники. В настройках следует сделать нужные изменения.
- Откройте свой документ, а затем перейдите в раздел печати.
- Возле принтера нажмите на ярлык «Свойства».
- В окне, которое открылось отметьте пункт «Оттенки серого» для ч/б распечатывания или настройте качество цветной печати.
- В зависимости от модели устройства дизайн окна и названия пунктов могут отличаться. Ищите схожие по смыслу.
Не текстом единым
В этом разделе мы расскажем, как печатать на своем домашнем компьютере не только обычный текст. Ведь иногда приходится иметь дело с фотографиями, страницами сайтов, файлами со своего смартфона.
Картинки и фото
Если перед Вами стоит задача вывода на принтер картинки или фотографии, то можно действовать по аналогии с текстовыми файлами. Дважды кликните по графическому файлу, чтобы открыть. Независимо от программы, используемой для просмотра изображений, можно воспользоваться знакомой комбинацией Ctrl+P.
-
Еще один быстрый вариант печати фото — использовать контекстное меню. Как это сделать мы писали в предыдущем разделе.
Иногда бывает необходимо напечатать информацию из Интернета, а по сути, одну или несколько страниц определенного сайта. Для этого можно воспользоваться двумя способами.
- Сочетание клавиш CTRL+P откроет окно с выбором принтера и некоторых настроек. Это актуально для браузера Firefox. Вы увидите такую картину. Возможности минимальны и нет предварительного просмотра.
- Второй вариант более продвинутый, но незначительно сложнее. Найти пункт «Печать» нужно в меню браузера. В самых популярных Firefox и Chrome она находится в правом верхнем углу. Основным плюсом такого варианта печатания является наличие предварительного просмотра.
Firefox
Гугл Хром
Файлы с телефона
В зависимости от возможностей телефона и принтера он может иметь два варианта вывода файлов на печать.
-
При наличии wi-fi у обоих устройств это можно выгодно использовать в своих целях. Техника должна быть подключена в одну Вайфай сеть, что, скорее всего, так и есть. В таком случае выберите нужный файл или фотографию и нажмите пальцем на нем длительное время (3–5 секунд). В контекстном меню выберите пункт «Печать», а потом нужную модель принтера.
Детальное описание процесса подключения и настройки.
Если печатающее устройство не установлено
Ранее мы рассматривали ситуацию, при которой принтер уже был соединен с «компом», настроен и готов к печати. Но так бывает не всегда. В некоторых случаях эти действия нужно выполнить самостоятельно. Первым делом аппарат следует подключить, установить на него программное обеспечение, а потом настроить.
Подключение
Если принтер новый и будет использован только на одном компьютере, то подключение логично произвести через USB кабель. В комплекте с техникой его может не оказаться, потому не удивляйтесь. Не составит проблем купить шнур отдельно в любом магазине. Воткните один конец провода в гнездо на корпусе устройства, а второй — в USB разъем на задней крышке компьютера или ноутбука.
А также возможны такие способы подключения:
- Через Wi-Fi сеть при наличии ее поддержки самим принтером.
- Через Ethernet (сетевую) розетку, что больше характерно для офисов, где обустроена локальная сеть.
Детальная инструкция по установке печатающей техники.
Установка драйвера
Вторым действием будет установка специального программного обеспечения, что позволит компьютеру «общаться» с принтером на понятном им языке. Больше известно название «драйвера». Их инсталляция может быть простой и даже незаметной или долгой и проблемной.
Если Вы используете ЮСБ подключение, а на «компе» есть Интернет, то шансы на успех очень высоки. Операционная система Виндовс вполне способна выполнить все что нужно самостоятельно. Подождите 5–10 минут пока пройдет процесс (о его начале и конце будет уведомление в нижнем правом углу). По завершении ОС должна сообщить пользователю о результате. Но можно и самому проверить наличие новых установленных устройств.
- Зайдите в панель управления.
- Оттуда в раздел «Устройства и принтеры».
- Найдите в списке свою модель.
- Если автоматическая установка завершилась неудачно, то стоит воспользоваться установочным диском. Именно такими комплектуется вся новая техника.
- Если диска нет или принтер старый, то примените инструкцию по установке принтера без установочного диска.
Настройка
- Последним этапом будет настройка устройства для правильной печати. Первым делом стоит назначить его главным по умолчанию. Если этого не сделать, то выбирать свою модель придется при каждом распечатывании. Это попросту неудобно и отнимает немало времени.
Все варианты сделать это быстро и гарантировано.
Решение проблем с отказом техники печатать
Рассмотрим основные возможные проблемы и ошибки, которые могут возникать при печати с компьютера на принтер у пользователей.
Как прочистить печатающую головку?Все способы почистить и промыть своими силами в домашних условиях.
Количество компьютерной техники растет с каждым годом. Вместе с этим, что логично, увеличивается число пользователей ПК, которые только знакомятся со многими функциями, довольно часто, являющимися полезными и важными. Такими, как, например, печать документа.
Распечатка документа с компьютера на принтере
Способ 1: Сочетание клавиш
- Для начала следует открыть файл, который требуется напечатать.
- После этого необходимо одновременно нажать комбинацию клавиш «Ctrl+P». Такое действие вызовет окно с настройками для печати файла.
Документ будет распечатываться столько, сколько для этого требуется принтеру. Подобные характеристики изменить невозможно.
Способ 2: Панель быстрого доступа
Запоминать комбинацию клавиш не всегда удобно, особенно людям, которые печатают настолько редко, что подобная информация просто не задерживается в памяти дольше нескольких минут. В таком случае используют панель быстрого доступа. Рассмотрим на примере Microsoft Office, в другом ПО принцип и порядок действий будет аналогичен или полностью совпадет.
-
Для начала нажимаем «Файл», это позволит нам открыть окно, где пользователь может сохранять, создавать или печатать документы.
Такой способ достаточно удобен и не требует много времени от пользователя, что достаточно привлекательно в условиях, когда нужно быстро напечатать документ.
Способ 3: Контекстное меню
Подобным способом можно воспользоваться только в тех случаях, когда вы полностью уверены в настройках печати и точно знаете, какой принтер подключен к компьютеру. Важно знать, активно ли это устройство в настоящий момент.
- Нажимаем правой кнопкой мыши на иконку файла.
- Выбираем пункт «Печать».
Печать запускается мгновенно. Никаких настроек выставить уже нельзя. Документ переносится на физический носитель с первой до последней страницы.
Таким образом, нами разобрана три способа, как распечатать файл с компьютера на принтере. Как оказалось, это достаточно просто и даже очень быстро.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Распространенной проблемой, с которой сталкиваются неопытные пользователи, является отсутствие навыков распечатывания на компьютере текстовых документов, фотографий, а также файлов других типов.
Из статьи читатель узнает, как распечатывать файлы, находящиеся на компьютере или на съемных запоминающих устройствах (флешки, диски, карты памяти и др.).
Как распечатать файл
- из контекстного меню файла;
- из программы, в которой этот файл открыт (Word, Excel или любой другой). .
1. Чтобы распечатать файл или несколько файлов через контекстное меню необходимо:
• открыть раздел, в котором этот файл или файлы находятся (локальный диск, флешка, съемный диск или какая-то папка);
• щелкнуть правой кнопкой мышки по файлу, который необходимо распечатать. Для отправки на печать сразу нескольких файлов нужно сначала их выделить и после этого щелкнуть правой кнопкой мышки по одному из них. О том, как выделить несколько файлов при помощи мышки, читайте здесь;
• в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «Печать» (щелкнуть по нему левой кнопкой мышки, см. на изображении справа);
• компьютер самостоятельно откроет программу, предназначенную для работы с файлами такого типа (Word, Excel, программу просмотра изображений или др.), через нее отправит файл на печать и самостоятельно закроет программу. Иногда автоматическая отправка файла на печать не происходит и компьютер «просит» пользователя указать дополнительные параметры печати (чаще всего это касается печати фотографий).
В этом случае открывается меню настройки печати. Его внешний вид зависит как от типа распечатываемого файла, так и от версии Windows компьютера. В любом случае, это меню всегда имеет простую структуру, на интуитивном уровне понятную пользователям, и обычно не вызывает у них каких-то затруднений. На изображении ниже можно увидеть, как выглядит меню настройки печати фотографий в Windows 7.
Настроив параметры печати в этом меню, нужно нажать кнопку продолжения.
2. Чтобы распечатать файл через какую-то программу необходимо:
• открыть файл в соответствующей программе. Для этого достаточно дважды щелкнуть по файлу левой кнопкой мышки. Компьютер самостоятельно определит тип файла и откроет его при помощи подходящей программы;
Кстати сказать, «горячие» клавиши позволяют не только быстро распечатывать файлы. Они способны решать множество других задач, значительно ускоряя процесс работы с компьютером. Подробнее о «горячих» клавишах Windows можно узнать из этой статьи.
• в результате нажатия комбинации «Ctrl+P» откроется меню печати, в котором, при необходимости, нужно внести изменения в параметры распечатывания, и нажать кнопку подтверждения.
Читайте также: