Как сжать файлы для отправки в налоговую

Обновлено: 06.07.2024

Проектировщикам известно о требованиях Минстроя к объему файла для его загрузки на государственную экспертизу.

В соответствии с п. 4е) Приказа Минстроя России от 12 мая 2017 года № 783/пр размер файла не должен быть более 80 мегабайт

Файл можно поделить на несколько частей, как это рекомендуется нормативным документом, а можно сжать.

Это достаточно трудоемкая процедура, требующая времени, но результат вас порадует: файл будет быстро обрабатываться программой при перелистовании и просмотре, а качество изображения не ухудшится. Шрифт автокада размером 2,5 также будет хорошо читаем.

Способ сжатия файла, при котором его объем сокращается в двое и более раз

Показываю на примере программы Adobe Acrobat Pro DC:

Шаг 1: Открыть файл и сохранить в формате jpeg

В меню программы выбираем: Файл - Сохранить как - JPEG

Все страницы файла pdf сохраняться как отдельные файлы-картинки. При этом автоматически исчезнут слои и встроенные шрифты, поддерживаемые редактором Adobe. Это будет первым шагом уменьшения объема и увеличения скорости обработки при чтении файла в дальнейшем.

Если файл очень тяжелый, то может возникнуть вот такая ошибка:

Не раздумывая жмём кнопку Пропустить , предварительно поставив галочку для фразы Пропустить все случаи в данном документе . Программа переведет все страницы файла в формат jpeg, которые сможет обработать в пакетном автоматическом режиме.

Те страницы, которые программа не смогла обработать, извлекаем из pdf файла: для этого выбираем в левом боковом меню " миниатюры страниц " и жмем на ту страницу, которую нужно извлечь - в данном случае страница 4.

Нажимаем на органайзер и выбираем из выпадающего списка " Извлечь страницы. " Нигде галки не ставим, а нажимаем ОК .

Программа выделит страницу отдельным файлом, название которого будет начинаться со слов "страницы из. "

Если при ее переводе в формат JPEG снова возникла ранее известная ошибка, попробуйте пересохранить файл в другой растровый формат, например png. Также на результат может повлиять сжатие файла (см. скриншот 8 в шаге 3).

Шаг 2. Файлы jpeg собрать в один файл pdf обратно

Итак, теперь у нас есть каждая страница тяжелого файла в отдельности без скрытых слоев, встроенных шрифтов и сложной графики.

Соберем обратно файл pdf. Теперь он будет весить меньше исходного, так как в нем не будет скрытых слоев, встроенных шрифтов и сложной графики.

Открываем тот файл jpeg с помощью редактора Adobe Acrobat Pro DC, который должен быть первой страницей нашей сборки.

Через органайзер (см. скриншот 4) выбираем Вставить страницы - из файла.


Наверное, нет ни одной организации в нашей стране, кому бы ни разу не приходили требования от налоговиков о предоставлении документов. Раньше бухгалтерия копировала нужные документы, заверяла подписями и печатями уполномоченных лиц и собственноручно отвозила в налоговую. Сейчас всё стало гораздо проще: все документы сканируются и отправляются электронно. И вот как раз при отправке таких документов через сервис 1С-Отчетность или другие почтовые агенты пользователи сталкиваются с тем, что объем отправляемого вложения слишком велик. Что делать? Как уменьшить размер имеющихся файлов? Эти вопросы мы рассмотрим в статье.

Учтите, что разбивка не выполняется только в том случае, если один файл вложения превышает размер 72 Мб.

Где видно размер и объем изображения?

Выделите файл и в нижней части окна отразится его размер (в пикселях — точках) и «вес» в мегабайтах или килобайтах. Информация о размере видна и в строке файла, при настройке отображения «Вид» — «Таблица».


Либо можно щелкнуть по файлу правой кнопкой мыши, вызвав при этом контекстное меню и нажав кнопку «Свойства». На экране появится информация о нем, в том числе и о его размерах.


У вас есть два варианта развития событий:

  • выполнить настройку уменьшения размера файла еще на этапе сканирования;
  • уменьшить в размерах уже готовый файл.


Настройки сканирования изображения

Рассмотрим первый вариант — настройка при сканировании документа.

Сразу отметим, что рассматриваемые действия и настройки зависят от установленного на компьютере программного обеспечения. Но суть действий одинакова: главное знать, что искать.

Приведем пример на имеющемся МФУ фирмы «НР».

Программное обеспечение этого МФУ позволяет выводить сканируемое изображение как в формат рисунка, так и в формат документа («Сканировать документ»). При выводе файла в текстовом формате выбирается — «Сканировать документ» и выбирается формат — в нашем примере это файлы PDF. Здесь же сохраняется файл в формате изображения TIFF.


Мы рассмотрим пример сканирования изображения, т.к. зачастую требуется документ именно в формате JPEG.


Шаг 2. Выбрав пункт «Сканировать изображение в файл», нажмите кнопку «Изменить параметры».


Шаг 3. На этапе «Сканировать изображение в файл» нажмите кнопку задания настроек сканирования — «Сохранить в файл Параметры сохранения».


И вот она, заветная кнопка!


У вас может быть сканер другой фирмы, другое программное обеспечение, но суть одна: нужно найти кнопку с настройкой параметров сканирования и вывода (сохранения) изображения. Инструкция от производителя вам в помощь.

И вот оно, окошко настройки качества — а значит, и объема, размера, получаемого при сканировании файла. В нашем примере установлено изначально высокое качество изображения.

Шаг 5. Перемещая ползунок, измените параметр качества изображения.


Отсканируйте документ и проверьте результат. Изменяя настройки, действуйте путем эксперимента, ищите какой результат вас удовлетворит.

Таким образом, мы имеем следующую цепочку действий:

  1. Выберите вариант сканирования.
  2. Перейдите к настройке параметров сохранения.
  3. Перейдите к параметрам файла JPEG.
  4. Установите нужное качество изображения.


Изменение размера готового файла

Разберем второй вариант изменения размера сканированного изображения — когда файлы уже отсканированы, но имеют большой размер, не удовлетворяющий требованиям для их отправки.

Данный пункт также зависит от установленного программного обеспечения.

Как посмотреть, какой программой можно открыть файл для редактирования? Ведь пользователь может и не знать, какие программы установлены у него, кроме той, с помощью которой открывается изображение.

Нажмите правой кнопкой мышки по файлу, в появившемся контекстном меню видны команды:

  • «Открыть с помощью» — здесь можно посмотреть список предлагаемых программ, которыми можно открыть данный файл;
  • «Свойства» — посмотреть информацию о файле, какой программой он открывается по умолчанию и при необходимости ее изменить.


В нашем примере предлагается вот такой список, но не все варианты хороши, лучше открывать программой именно для просмотра фото.

В нашем случае, оптимальный вариант — это программа, включенная в стандартный пакет — Microsoft Office Picture Manager. В более новых «офисных» пакетах этой программы нет, что очень огорчает, т.к. это довольно простой и удобный инструмент.


Если у вас в списке есть более удобный вариант, а открывается обычным «просмотрщиком» и вас это не устраивает, можно изменить приложение.

Нажмите в контекстном меню команду «Свойства» — кнопку «Изменить» и выберите другую программу, для открытия графических файлов (более удобную для себя). Если вариантов нет или они не устраивают, можно установить программы, подобрав бесплатный вариант.


Здесь же видно и размер файла. Наша задача его уменьшить. Приступим.

Шаг 1. Откройте файл и нажмите команду «Изменить рисунки».

В вашей программе редактирования ищите аналогичную команду: изменить, редактировать и т.п.

Шаг 2. В открывшейся сбоку панели нажмите гиперссылку «Изменение размера».


В данной настройке можно задать:

  • стандартную высоту и ширину;
  • произвольную высоту и ширину;
  • а также задать в процентах от исходного варианта.

В поле «Итоговый вариант» пользователь видит исходный размер в точках и получившийся при его корректировке. Только сохранив изображение, можно увидеть его «вес» в мегабайтах.

Шаг 3. Задайте процент для изменения размера файла и нажмите «Ок».


После этого данные о размере файла изменятся.

Обратите внимание: если вы хотите оставить и оригинал изображения, перед правкой сделайте его копию, выполнив команду «Файл» — «Сохранить как. ».

Проверяем размер получившегося файла — 896 КБ. Нас этот вариант устраивает. Если нет — повторите действия, не забыв сохранить первоначальный оригинал.


Примеров программ может быть множество, мы рассмотрели наиболее распространенный вариант. В любой программе ищите функцию «Изменить».

Приведем пример еще одной программы, в которой можно уменьшить размер файла — Paint 3D.

В ней настройка изменения изображения «прячется» в меню «холст». И как видите, здесь присутствуют примерно такие же настройки, как рассмотрены выше — изменение размера холста по ширине и высоте в процентах.


Программа Аdobe Acrobat Reader также обладает функцией сжатия изображения, тем самым способствуя уменьшению размера изначального файла.


Но бывают и такие ситуации, когда в компьютере ничего не установлено, а открывает программа, которая только «листает картинки». А у вас нет времени искать и скачивать нужные программы. Что делать?

Самый простой вариант — это воспользоваться онлайн сервисом.

Зайдите в любой браузер и введите в строке поиска — «Изменить изображение онлайн. » и у вас появится сразу множество предложений.


Мы зашли на первый попавшийся под руку сайт. Вот он — целый графический редактор онлайн, где есть команда «Изменить». Далее действуем по той схеме, что мы рассмотрели выше:

В наше время владение информацией, умение сохранять и передавать её является огромным преимуществом в современном обществе. Как сказал известный немецкий предприниматель и банкир, основатель династии предпринимателей Майер Амшель Ротшильд:

А с июля 2021 года эта проблема будет актуальнее, в связи с изменениями законодательства, о которых я рассказывала в статье о новых штрафах и некоторым организациям придется отправлять ответы на запросы налоговиков только через операторов связи в электронном виде .

Для чего же работнику бухгалтерии или сотруднику финансовой службы нужны эти знания, кроме как для общего развития. Поверьте, это необходимые в работе навыки, уверенна, что они вам обязательно пригодятся и обойти стороной эту тему у меня не получится.

Слишком большой объём скан копий документов нужен для отправки:

Рассказываю, как за несколько минут, можно из 99 отсканированных изображений с расширением файла jpg (это самое распространённое расширение при сканировании документов) сделать один файл, который без проблем принимает любой оператор связи.

  1. Выделяем нужные нам файлы правой кнопкой мыши;
  2. Левой кнопкой вашей мышки ищем функцию - Объединить файлы в Adobe PDF и нажимаем на неё;
  3. Файлы объединяются в один, как показано ниже:
Объединение файлов в один файл, для уменьшения размера. Объединение файлов в один файл, для уменьшения размера.

4. Далее нажимаем в программе кнопку ФАЙЛ и сохранить. Получаем файл в формате PDF.

Мы получили слишком большой по размеру файл и нам нужно его уменьшить до допустимых размеров.

Н а государственных сайтах есть ограничения по объёму передачи данных. Начнём!

  1. Заходим в программе на вкладку файл, нажимаем сохранить как другой;
  2. Находим файл PDF уменьшенного размера, нажимаем;
  3. Происходит обработка наших изображений, по времени процесс занимает немного, в зависимости от веса файла.
Пример как из файлов весом 68,5 МБ сделать файл уменьшенного размера до 6,57 МБ Пример как из файлов весом 68,5 МБ сделать файл уменьшенного размера до 6,57 МБ

Итак, мы получили из достаточно большого файла с информацией, файл гораздо меньшего размера, но с тем же объемом данных, который можно смело подписывать электронной подписью и направлять по месту требования.

ШТРАФЫ ЗА ОТВЕТ НЕ ПО ФОРМЕ!

КАК УЧЕСТЬ ТОРГОВУЮ НАЦЕНКУ? НОВЫЕ ПОЖЕЛАНИЯ ФНС К МАЛОМУ БИЗНЕСУ ПО НАЛОГОВОЙ НАГРУЗКЕ

ВАМ КАССОВЫЙ ЧЕК НЕ НУЖЕН? ЗАЧЕМ ПРОДАВЦЫ МАГАЗИНОВ ЗАДАЮТ ЭТОТ ВОПРОС

И ещё много интересного! Вопросы можно задать мне в комментариях и я обязательно отвечу, с уважением!

Как известно, хозяйствующие субъекты обязаны регулярно предоставлять различные формы отчётности для федеральной налоговой службы (ФНС). Такая отчётность обычно делиться на годовую, квартальную и месячную, и включает различные варианты отчётов. Законодательство регламентирует формы подачи таких отчётов, и одним из требований является предоставление документации в графическом формате TIFF. Но что же делать, если наша документация находится в формате jpg, jpeg или pdf? В этом случае мы рекомендуем использовать конвертер онлайн, позволяющий нам получить изображение TIFF 300 DPI для отправки в налоговую службу. Ниже перечислим такие конвертеры, а также расскажем, как с ними работать.

Особенности требований налогового законодательства

Федеральной Налоговой Службой (ФНС) установлены довольно жёсткие требования к формату предоставляемых субъектом хозяйствования графических данных. В Приказе ФНС №№ ММВ-7-6/535@ от 09.11.2010 указано, что:

Разумеется, предоставляемые в отчётности графических документы далеко не всегда соответствуют указанным требованиям . Потому если у вас имеются электронные документы, не соответствующие приведённым нормам, то для этого понадобится использовать специальные сервисы-конвертеры, позволяющие преобразовать документы в tiff-файл нужного нам формата.

Разбираем сервисы для преобразования графических файлов в tiff

Давайте рассмотрим, какой online-конвертер формата TIFF (300 DPI) для налоговых документов нам доступен.

Преимущества сервиса:Пояснение:
Поддержка разных форматов. Позволяет конвертировать имеющиеся у нас файлы в различные форматы. Поддерживается конвертация аудио и видео, документов и изображений, векторной графики и архивов.
Распознает русский язык. Сервис имеет русскоязычный интерфейс, простой и удобный функционал.

Более того, создатели сервиса создали специальную форму для налоговой, позволяющую создать многостраничный "тифф" в 300 dpi. Это очень удобно, и избавит пользователя от осуществления лишних настроек сервиса.

Некоторые требования к документам могут быть непонятными. К примеру, как сделать глубину цвету в 1 бит в формате TIFF для налоговой службы. В этом вопросе мы сейчас разберёмся. Читайте далее в подробностях.

Что такое формат TIFF?

Многие мобильные устройства и фотокамеры снимают в привычном формате JPEG и PNG. Эти два расширения являются оптимальными для широкого круга целей: создать коллекцию фото, сделать любительскую фотографию для соцсетей и т.д. Основные их преимущества – это универсальность и небольшой размер файла, который можно хранить на любом носителе. Но когда речь заходит о профессиональной съёмке, то лучшими являются TIFF и RAW.

Формат TIFF является незаменимым там, где качество оценивается в первую очередь. Характерным для него является большая глубина цвета. Их часто используют в полиграфии, для получения максимально качественных снимков, для отправки факсов. Формат можно открывать в разных графических редакторах. Его поддерживают практически все программы для обработки фото. Также он известен возможностью создавать многостраничные файлы-изображения.

Это могут делать большинство программ для просмотра фото. А также специальные утилиты: TIFFCombine, Imaging, Vuescan и др. Процесс создания довольно прост, необходимо найти в опциях инструмент «Многостраничный файл» и указать изображения для создания нового.

Как сделать TIFF с глубиной цвета 1 бит

При использовании любого обработчика изображений вы получите на выходе нужный многостраничный документ с глубиной цвета 1 бит для налоговой. Необходимо подготовить файлы для обработки. Переместите их в папку на компьютере и убедитесь, что вы перенесли в неё все необходимые файлы. Бесплатной утилитой для обработки также является утилита для просмотра фото в Windows и других системах – IrfanView.

Его легко отыскать для загрузки через поисковые системы. Дальнейшие действия будут такими:

  1. Запускаем программу на компьютере;
  2. Выбираем вверху вкладку «Сервис» и в выпадающем окне нажимаем на пункт «Многостраничный файл»;

В параметрах окна появится возможность указать папку, куда будет сохранён многостраничный TIFF. Далее в программе можно конвертировать многостраничный файл с изображениями в любой другой подходящий формат, исходя из требований к документу.

  1. Для этого найдите файл и откройте его в IrfanView (выберите файл ПКМ и укажите название программы в окне).
  2. После этого нажмите кнопку «Файл» в окне программы и выберите пункт «Сохранить как».
  3. Во всплывающем окне теперь можно будет указать расширение для хранения этих данных.

Как прикрепить файл к документу для госрегистрации

  1. Нажмите на кнопку «Прикрепить»;
  2. В новом окне укажите курсором мыши файл, который нужно добавить к отправлению;

Остальные действия по отправке пользователю должны быть уже известны. Если появляются какие-либо ошибки в момент добавления многостраничного файла TIFF в программу, попробуйте заново создать его по инструкции выше. При повторении данной проблемы можно изменить некоторые параметры преобразования файлов, добавить файлы по одному, если их не слишком много. Есть также другие приложения и способы создать необходимый файл для отчёта. О нём расскажем далее.

Как сделать TIFF 1 бит онлайн

Онлайн-приложения гораздо удобнее использовать при наличии подключения к Интернету. При этом пользователю не нужно устанавливать на компьютер программы и настраивать их.

  1. Для этого перейдите по ссылке и нажмите на кнопку для загрузки файлов на сайт. Выбрать их можно все сразу.
  2. Также необходимо зажать клавишу SHIFT и выбрать каждый курсором.
  3. Под рекламным блоком нажмите на кнопку с параметром «Глубина цвета» и выберите 1 (mono).
  4. При необходимости измените другие параметры.
  5. Чтобы начать конвертирование вверху нажмите «Объединить и сжать».
  6. После создания файла появится кнопка для его загрузки.

Видеоинструкция

Это видео подробно демонстрирует создание для налоговой файла TIFF с глубиной цвета в 1 бит.

Читайте также: