Как уволиться с электронной трудовой книгой

Обновлено: 07.07.2024

Заверение записи о переходе на электронную трудовую книжку

Обязательно ли заверять печатью организации запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку?

Действующее законодательство не регулирует вопрос о порядке внесения такой записи в трудовую книжку. В связи с этим полагаем, что отсутствие печати не делает запись о переходе на электронную трудовую книжку недействительной.

Хранение оригинала справки СТД-ПФР

Работник, ранее отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявил новому работодателю оригинал справки СТД-ПФР. Как следует поступить с этим документом: вернуть оригинал справки работнику или хранить в организации?

Данный вопрос не урегулирован законодательством. По нашему мнению, работодатель вправе выбрать любой вариант действий, в том числе вернуть оригинал справки работнику.

СПРАВКА

СТД-ПФР — это сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда. Регламент выдачи физлицам этих сведений утвержден постановлением правления ПФР от 21.01.20 № 46па (см. «ПФР утвердил порядок получения сведений из электронной трудовой книжки»). Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем, выдаются по форме СТД-Р

Увольнение без отработки двух недель

Установлены ли в законодательстве конкретные случаи, когда работник вправе уволиться по собственной инициативе до истечения двухнедельного срока — в удобный для него срок? Нужно ли прилагать к заявлению об увольнении документы, подтверждающие, что работнику необходимо срочно уволиться?

Исчерпывающий перечень случаев, когда работник вправе уволиться по собственному желанию в удобный для него срок, законодательством не установлен. Как правило, к таким случаям можно отнести те, когда человек по тем или иным уважительным причинам не может продолжать работать у данного работодателя. Некоторые из таких ситуаций перечислены в части 3 статьи 80 ТК РФ.

Также нормами действующего законодательства не установлена обязанность работника подтверждать, что он не может продолжать работу. Однако делать это все же рекомендуется.

Одновременное сокращение и численности, и штата

Возможно ли одновременно произвести сокращение штата (сокращение отдельных должностей) и численности (уменьшить количество работников по определенной должности)? Что должно быть указано в приказе о сокращении в таком случае?

Трудовое законодательство не содержит определения понятий «сокращение численности» и «сокращение штата». Запрет на одновременное сокращение должностей и численности работников в рамках одной должности также отсутствует. Таким образом, полагаем, что можно произвести сокращение и численности, и штата. В приказе указываются должности и количество должностей, которые подлежат сокращению. Подробнее о том, как оформить увольнение «по сокращению», читайте в статье « Выплаты при сокращении работника в 2020 году ».

Выплата среднего заработка при увольнении «по сокращению»

Каков предельный срок, по истечении которого уволенный работник вправе обратиться к работодателю за выплатой среднего заработка за второй и последующие месяцы после увольнения в связи с сокращением численности или штата организации?

С 13 августа 2020 работник вправе обратиться за выплатой среднего заработка за второй и последующие месяцы после увольнения в связи с сокращением численности или штата организации не позднее 15 рабочих дней после окончания соответствующего месяца (ч. 4 ст. 178 ТК РФ).

Отзыв заявления о сокращении рабочего дня

Вправе ли работник отозвать свое заявление о сокращении рабочего дня? Может ли такой сотрудник попросить перевести его на полный рабочий день?

Если сотрудник уже подписал дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на работу в режиме неполного рабочего времени, то он не вправе в одностороннем порядке отказаться от работы в указанном режиме. Обоснование — нормами действующего законодательства не установлено право работника на отзыв заявления о сокращении рабочего дня после подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.

Если же после подачи указанного заявления допсоглашение к трудовому договору не было заключено, то трудовые отношения продолжаются в ранее установленном формате. Отзывать заявление не требуется. Достаточно отказаться от подписания дополнительного соглашения.

Обучение с частичным отрывом от работы

Трудовым законодательством не урегулирован случай повышения квалификации с частичным отрывом от производства.

Нужно учитывать, что при направлении сотрудника на повышение квалификации с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы (ст. 187 ТК РФ). А если обучение происходит без отрыва или с частичным отрывом от производства, то упомянутые гарантии не предоставляются.

Многие бухгалтеры и кадровики столкнулись с новой реальностью — работники с электронными трудовыми приходят устраиваться на работу и увольняются. Что требовать при приеме, какие документы выдавать при расставании с сотрудником, где самим сотрудникам получать о себе данные? Постараемся ответить на самые горячие вопросы в сегодняшней статье.

Работник устраивается в 2020 году на работу впервые, ему оформляется бумажная трудовая книжка или он сразу может выбрать электронную?

Категория впервые трудоустраивающихся в 2020 году не нашла своего места в новом законе, в нем лишь говорится о тех, кто начнет трудовую деятельность с 1 января 2021 года (им сразу необходимо оформлять ЭТК). Поэтому существует две позиции по этому поводу:

Сначала оформляем работника как обычно, заводим ему бумажную трудовую, знакомим с изменениями законодательства, предоставляем выбор и ждем заявления.
При трудоустройстве сразу нужно сообщить о возможности вести ЭТК вместо бумажной трудовой, т.к. на оформление трудовой книжки дается 1 неделя (п. 8 Правил ведения трудовых книжек утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), тогда, если сотрудник сразу определится с выбором, можно или выдать ему обычную книжку или сразу начать вести электронную, в зависимости от содержания заявления.

Наши эксперты рекомендуют оформить бумажную трудовую книжку при трудоустройстве, т.е. выбрать вариант 1, это безопаснее с точки зрения действующего законодательства.

Допустим, трудовой договор с сотрудником заключен 30 октября, в это же день выпущен приказ, а к работе он приступит только 1 ноября. От какой даты считать срок для подачи сведений СЗВ-ТД?

Получается срок надо отсчитывать от даты приказа — 30 октября.

На работу принимается сотрудник, перешедший на ЭТК. Какие документы он предъявляет при трудоустройстве?

В общем список документов не меняется, необходимо предъявить паспорт, дать номера СНИЛС и ИНН, предоставить документ об образовании и другие данные, если этого требует должность. Разница только в форме сведений о трудовой деятельности. Если на работу устраивается сотрудник, отказавшийся от ведения бумажной книжки, он приносит новому работодателю сведения СТД-Р, выданные предыдущим. Если продолжает пользоваться обычной трудовой — предъявляет ее.

Как посчитать стаж работнику (для расчета больничного или в других целях), который принес СТД-Р с последнего места работы и больше ничего?

Если ранее сотруднику велась трудовая книжка, он может предъявить и ее тоже, а также запросить сведения, внесенные в электронную трудовую и отсутствующие в предъявленной форме, через МФЦ, ПФР или через личный кабинет на сайте Госуслуг. К тому же при увольнении сотруднику обязаны выдать справку о заработке за последние 2 года, как раз для расчета больничного (справка формы 182н). Если он ее не получил — придется работнику обратиться за документом к бывшему работодателю.

Если сотрудник пришел на работу в качестве совместителя, нужно ли подавать на него сведения СЗВ-ТД?

Обязательно, сведения подаются, как по основной работе, так и по совместительству. А вот ставка в форме не отражается. Для тех, кому размер ставки важен, например, по работникам организаций Крайнего Севера, эта информация указывается в СЗВ-СТАЖ.

При увольнении работнику, который выбрал ЭТК, выдается форма СТД-Р. Нужно вносить туда все сведения или только с момента подачи заявления на ЭТК?

СТД-Р включает информацию обо всех кадровых событиях по работнику в данной организации, включая прием на работу, перемещения, переводы и т.п. и, конечно, увольнение.

Что вообще делать с формой СТД-Р, предъявленной сотрудником — хранить, отдать ему после внесения в документы необходимых сведений, сделать копию?

Никаких требований на этот счет закон не содержит, можно забрать сведения, снять с них копию или просто вернуть работнику. Разумным, вероятно, будет оставление себе копии данных.

Нужно ли подавать сведения СЗВ-ТД на иностранных сотрудников?

На иностранцев распространяются те же правила, что и на граждан России — им необходимо завести (если нет) трудовую книжку, рассказать о вариантах ее ведения и подавать сведения в ПФР.

Если сотрудник укажет такой вариант в своем заявлении, то можно передать сведения непосредственно новому работодателю через систему электронного документооборота.

Как часто сотрудник может запрашивать сведения СТД-Р?

Сотрудник может неограниченное число раз письменно обращаться за выдачей подобных сведений к работодателю, но на предоставление сведений дается 3 рабочих дня, так то требовать данных «здесь и сейчас» сотрудник не может. А вот при увольнении, для того, чтобы получить СТД-Р, никаких заявлений не нужно, работодатель выдает форму с другими документами в день увольнения.

Какие у вас возникали трудности при оформлении новой формы трудовой, с какими вопросами обращались сотрудники — расскажите о нестандартных ситуациях, возникающих при оформлении СЗВ-ТД и СТД-Р?

В пандемию многие работодатели стали практиковать удалёнку и столкнулись с вопросами, которые раньше не возникали. Один из них — как уволить удалённого сотрудника. В статье подробно рассказываем как это сделать.

На каком основании можно уволить удалённого сотрудника

Удалённый работник — это такой же сотрудник, на которого распространяются все нормы Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), в том числе и в части увольнения. Трудовой договор с дистанционным сотрудником может быть расторгнут по желанию работника, соглашению сторон, а также по инициативе работодателя — в случаях, предусмотренных ст. 81 ТК РФ.

До 2021 года работодатели могли прописывать в договорах с удалёнными сотрудниками любые другие основания для увольнения, помимо тех, что указаны в ТК РФ. Таким образом, работодатели могли ущемлять права дистанционных сотрудников по сравнению с остальными.

Сотрудник без уважительной причины не отвечает на запросы работодателя, связанные с трудовыми обязанностями. По умолчанию срок для ответа установлен в два рабочих дня. Но в договоре или других внутренних документах работодатель может прописать более длительный срок.
Сотрудник переехал в другую местность и не может выполнять трудовые функции в прежнем режиме.

Обмен документами при увольнении удалённого сотрудника

Обмениваться документами можно в электронном и в бумажном виде.

Электронный документооборот

Статьи 312.2 и 312.3 ТК РФ предусматривают, что заключать и расторгать договоры с удалённым сотрудником можно путём обмена электронными документами. При этом работодатель обязан иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику достаточно усиленной неквалифицированной.

Бумажный документооборот

Если сотрудник живёт недалеко от офиса компании, он может заключить или расторгнуть договор обычным образом — прийти в офис и подписать бумажные документы.

Если дистанционный сотрудник живет далеко от офиса работодателя, лучше ещё при приёме на работу предусмотреть в договоре обязанность работника получить электронную подпись. Работодатель при этом может компенсировать сотруднику затраты на оформление подписи. Тогда при увольнении можно будет обменяться электронными документами и никаких проблем с подписанием не будет.

А лучше всего оформлять электронную подпись при заключении трудового договора с любым удалёнщиком, даже если сейчас он живет на соседней улице с офисом компании. Ведь работник может переехать, да и организация — изменить свое местонахождение. А к этому моменту про отсутствие электронной подписи может никто не вспомнить, и проблема всплывет только при увольнении.

К письму необходимо приложить следующие документы.

Заверенную копию приказа об увольнении.
Расчётный листок.
Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ со сведениями по этому сотруднику за последний отчетный период: месяц и год соответственно.
Справку о доходах за два предыдущих года по форме 182н.
Подписанную работодателем форму СТД-Р в том случае, если на работника не велась бумажная трудовая книжка.

Письмо и документы нужно направлять на последний известный работодателю адрес регистрации работника.

Расчёт при увольнении

С любым сотрудником нужно рассчитаться в день увольнения. Проблем с этим обычно не возникает: деньги можно перечислить на банковскую карту, где бы ни находился работник.

Сложнее, если дистанционный сотрудник получает зарплату наличными. Например, удалёнщик живет в том же населённом пункте, где находится работодатель, обычно сам приходит за зарплатой и реквизиты его карты работодатель не знает. А в день увольнения сотрудник не пришёл.

Выдача трудовой книжки

Сведения об удалённой работе можно вообще не вносить в трудовую книжку, если сотрудник сам этого не пожелает (ст. 312.2 ТК РФ).

Если у сотрудника ещё есть бумажная трудовая и он от неё не отказывался в пользу электронной, её нужно выдать ему при увольнении. Самая простая ситуация — когда сотрудник может явиться в офис компании в день увольнения и получить книжку.

Если в день увольнения удалённый сотрудник не приехал в офис, есть два варианта (ст. 84.1 ТК РФ).

Кроме того, в этом случае в день увольнения нужно предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Это фактически выписка из трудовой книжки за период работы у данного работодателя. Справку выдают лично, отправляют по почте или путём электронного документооборота.

Все остальные документы, которые связаны с трудовыми отношениями, целесообразно пересылать так, чтобы затем можно было подтвердить дату отправки и дату получения адресатом. Это касается как работодателя, так и работника, и необходимо на случай возникновения трудовых споров.

Как уволить удалённого сотрудника по собственному желанию или соглашению сторон

Если сотрудник принёс заявление на бумаге, дату получения определяют по отметке работодателя на втором экземпляре. При отправке в электронном виде дата получения будет видна в реквизитах электронного документа. При почтовой пересылке работник получит карточку-уведомление с указанием даты вручения письма работодателю.

При увольнении по соглашению сторон работник и работодатель подписывают специальный документ, в котором оговаривают все условия расторжения трудового договора. Отработки двух недель в данном случае нет, дату увольнения стороны сразу устанавливают в соглашении. Соглашение можно подписать как на бумаге, так и в электронном формате.

Как уволить удалённого сотрудника по инициативе работодателя

Уволить сотрудника инициативе работодателя намного сложнее. Работник в этом случае обычно не согласен с предстоящим увольнением, а иногда и активно противодействует ему. Поэтому нужно тщательно контролировать соблюдение всех сроков и оформление документов. При дистанционном формате здесь возникают дополнительные проблемы.

Увольнение за пьянство

На расстоянии очень трудно доказать, что сотрудник находился на рабочем месте в состоянии опьянения. Для этого нужно медицинское освидетельствование, а если сотрудник не находится на территории работодателя, провести его вряд ли получится. Даже если работник живёт в том же населённом пункте, где расположен офис работодателя, он не обязан допускать членов комиссии в своё жилое помещение.

Увольнение за прогул

С прогулом тоже всё сложно. Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение всего дня или более 4 часов подряд. Но суть удалённой работы в том, что сотрудник постоянно трудится за пределами объектов, контролируемых работодателем (ст. 312.1 ТК РФ).

Поэтому у дистанционного сотрудника нет рабочего места в том смысле, в каком оно определено ст. 209 ТК РФ — места, которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Альтернатива увольнению за прогул — увольнение за невыход на связь, об этом расскажем чуть ниже.

Уволить удалённого сотрудника за прогул можно, если в соответствии с условиями договора он работает в смешанном формате, то есть в опредёленные дни должен находиться в офисе, а в другие — работать дистанционно. Такой вариант организации удалённой работы предусмотрен статьей ст. 312.1 ТК РФ. В этом случае при отсутствии сотрудника на рабочем месте в те дни, когда он обязан это делать по договору, работодатель может уволить его за прогул на общих основаниях.

Иногда работодатель и сотрудник договариваются об удалёнке устно, но никак это не оформляют. Для сотрудника это весьма опасная ситуация: работодатель может в любой момент уволить его за прогул.

Увольнение по дополнительным основаниям

По новым правилам удалёнщика можно уволить за невыход на связь без уважительной причины (ст. 312.8 ТК РФ). Эта норма начала действовать только с 1 января 2021 года, и практика её применения пока не сложилась. Чтобы избежать проблем в дальнейшем, лучше сразу отразить в трудовом договоре с удалёнщиком следующие моменты.

Конкретный срок невыхода на связь, после которого сотрудника можно уволить. Этот срок должен быть не менее двух рабочих дней.
Подробный порядок взаимодействия между работодателем и удалённым сотрудником: адреса электронной почты, список используемых мессенджеров, график выхода на связь.
Перечень уважительных причин, по которым сотрудник имеет право нарушать график связи с работодателем: болезнь, технические проблемы.

Увольнение в связи с переездом сотрудника в другую местность

Формулировка в ТК РФ по этому варианту увольнения весьма расплывчатая и разъяснений Минтруда на эту тему пока что нет. Возможно, одной из причин увольнения по такому основанию может стать существенная смена часовых поясов. Если поясное время работника и работодателя отличается на несколько часов, то работнику придётся трудиться поздно вечером или даже в ночное время, что значительно снизит его эффективность. Интересная ситуация возникает при переезде удалёнщика за границу. По мнению Минтруда, нельзя заключать трудовой договор о дистанционной работе с сотрудником, который находится за рубежом (письмо от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245).

Чиновники ссылаются на то, что работодатель обязан, пусть и в сокращённом виде, организовать охрану труда удалённых сотрудников в соответствии с требованиями ТК РФ. А за границей российское законодательство не действует и обеспечить соблюдение ТК РФ невозможно. С сотрудником, который проживает за рубежом, по мнению Минтруда можно заключить только гражданско-правовой договор (письмо от 27.07.2016 N 17-3/В-292).

Если руководствоваться позицией Минтруда, то при переезде удалённого сотрудника за границу, работодатель должен расторгнуть с ним трудовой договор по ст. 312.8 ТК РФ и одновременно заключить договор ГПХ.

Принято считать, что оформить увольнение работника достаточно просто. Нужно лишь иметь соответствующее основание (заявление сотрудника, соглашение сторон, уведомление о предстоящем сокращении и проч.) и составить приказ. Однако в реальности приказ вовсе не завершает процедуру увольнения. Ведь нужно еще рассчитать все выплаты, которые полагаются при увольнении, и перечислить их бывшему сотруднику. Помимо этого, необходимо выдать работнику достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняемый об этом не просил. В нашей статье вы найдете полный список документов, которые нужно выдать при увольнении сотрудника в 2021 году. Если этого не сделать, то организации и ее руководителю грозят внушительные штрафы.

Обязательный список

Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон , по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата , по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:

1. Расчетный листок.

Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.

2. Трудовая книжка.

Если на увольняемого работника работодатель вел трудовую книжку на бумажном носителе, то ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье « Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец ».

Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то в последний день работы выдаются сведения по форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника. А указать на свой выбор он должен в соответствующем заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Важно

Выдавать СТД-Р при увольнении тем, кто решил сохранить традиционную бумажную трудовую книжку, не обязательно (письмо Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р?»).

3. Выписка из формы СЗВ-М.

Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указывается ФИО и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.

4. Выписка из РСВ.

Эта выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.

5. Выписка из формы СВЗ-СТАЖ.

Такую выписку нужно сформировать за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т.е. необходимы подпись, ФИО и должность уполномоченного лица, и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).

6. Справка о сумме зарплаты (справка 182н).

Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о том, как заполнить справку, см. в статье « Справка 182н о сумме заработной платы »). Рекомендуем выдать сотруднику 2-3 экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями.

Совет

Включите в комплект документов, которые в обязательном порядке следует отдать при увольнении сотрудников, несколько экземпляров справки о доходах за текущий и предыдущий годы (подробнее см. ниже).

В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы.

Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в т.ч. за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работниками, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32).

Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.

Внимание

Перечисленные выше документы (за исключением справки о доходах) выдаются по инициативе работодателя. Никаких заявлений от работника не требуется.

Документы по требованию

Все остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику только в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах:

1. Справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Начиная с доходов за первый квартал 2021 год, эта справка оформляется по форме, приведенной в приложении № 4 к приказу ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. А для доходов 2018 — 2020 годов используется справка по форме, приведенной в приложении № 5 к приказу ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@. Оба бланка не предусматривают указания должности лица, подписавшего справку, и проставление печати организации. Подробнее см. «Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению».

2. Справка для службы занятости.

Официально этот документ называется Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости. Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5 (см. « Обновлена рекомендуемая форма справки о среднем заработке по последнему месту работы »).

3. Копия приказа об увольнении.

Выдача этого документа предусмотрена частью 2 статьи 84.1 ТК РФ. Там же указано, что копия должна быть заверена работодателем (при заверении этого документа применяются те же правила, что и при заверении выписок из СЗВ-М и других форм). Копия приказа об увольнении выдается в том случае, когда он носит «индивидуальный» характер (например, составлен по унифицированной форме № Т-8 , утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Если же одним приказом увольняется несколько сотрудников (например, использована унифицированная форма № Т-8а ), то оформляется выписка из приказа в произвольной форме. В выписке нужно указать дату и номер приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (ФИО, должность, подразделение), основание и дату увольнения, а также данные о том, кто подписал приказ об увольнении (ФИО и должность).

4. Записка-расчет.

Документ составляется по форме № Т-61 . Она содержит сведения об использованных и неиспользованных за время работы отпусках, а также расчет выплат при увольнении.

5. Другие документы.

Также по заявлению увольняемого работника нужно выдать копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).

Внимание

Повторим, что документы, указанные в этой части статьи, нужно передать работнику только по его требованию. При этом необходимо учесть, что заявление на получение «трудовых» документов подается в письменной форме (ст. 62 и 80 ТК РФ). А вот за справкой о доходах работник может обратиться и устно (п. 3 ст. 230 НК РФ). Именно поэтому на практике эта справка выдается при увольнении вместе с обязательным комплектом документов, о которых говорилось в первой части статьи.

Ответственность за невыдачу документов

Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Дополнительно могут наказать руководителя компании — штраф составит от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). А если такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся (для организации — до 70 000 руб., а для руководителя — до 20 000 руб.). При этом руководитель компании может быть дисквалифицирован на срок до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

За задержку выдачи трудовой книжки наступает также материальная ответственность по статье 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2).

Важно

За несвоевременную выдачу СТД-Р установлена аналогичная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Однако, скорее всего, данную норму будет сложно применить на практике, поскольку работник может получить аналогичные сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-ПФР) в Пенсионном фонде, МФЦ или через портал Госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ).

В день увольнения сотрудника нет на работе

Как быть, если сотрудник в день увольнения не работал, либо не явился за получением соответствующих документов? Алгоритм действий в подобной ситуации законодательно регламентирован только в части выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности.

В статье 84.1 ТК РФ сказано, что если в последний день работы выдать сотруднику СТД-Р невозможно, то сведения составляются на бумажном носителе и направляются по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за невыдачу СТД-Р. Полагаем, что аналогичным образом нужно поступить и в том случае, если работник не подал заявление о выборе способа выдачи СТД-Р при увольнении (бумажный или электронный).

Аналогичный порядок действий можно применять и в отношении всех остальных документов, которые работодатель обязан выдать увольняемому сотруднику.

Совет

Если в день увольнения работника нет на месте, направьте ему два письма. Первое — со сведениями СТД-Р или с уведомлением о необходимости получить трудовую книжку, второе — с уведомлением о необходимости получить остальные документы, обязательные для выдачи при увольнении. Это позволит подтвердить, что работодатель выполнил возложенные на него обязанности в точном соответствии с требованиями ТК РФ. А также четко определить, на пересылку каких именно документов согласился уволенный. Если работодатель направит трудовую книжку по почте без прямо выраженного письменного согласия работника, это будет признано нарушением, которое повлечет ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП и по статье 234 ТК РФ. Заметим, что пересылка по почте других документов (кроме СТД-Р) без согласия работника не освободит работодателя от необходимости повторно выдать их при личном обращении.

Читайте также: