Как в экселе сделать разметку страниц для печати
Обновлено: 01.07.2024
Страничный режим позволяет нам зафиксировать границы области печати документа на всех страницах одновременно. Он позволяет настроить и оптимизировать таблицы под размеры и ориентацию бумажных листов.
Кроме того в этом режиме самый удобный предварительный просмотр перед печатью. Ведь видны все страницы с оптимальным масштабом, как миниатюры среднего размера. Ситуация полностью под контролем пользователя. Рассмотрим, как задать изменить увеличить, уменьшить или удалить области печати.
Как задать область печати в Excel?
Чтобы перейти в режим для управления границами и областями, нужно зайти на вкладку «Вид» и в разделе режим просмотра книги, выбрать инструмент «Страничный режим»
Второй вариант это щелкнуть на третий переключатель в правой стороне строки состояния окна.
Как изменить область печати в Excel?
Чтобы задать область печати нужно установить и зафиксировать границы разметки страниц, которые и будут отделять все области. Для этого необходимо в страничном режиме щелкнуть по синей пунктирной линии, удерживая левую клавишу мыши, переместить синюю линию в нужное положение.
Если таблица выходит за белую область, то все что находиться в серой области не будет выведена на принтер. Если у вас в страничном режиме все данные находятся на серой области, то при печати из Excel выходит пустая страница. Можно принудительно убрать область печати, перемещая границы между серым и белым полем.
Для того, чтобы задать область печати необходимо установить и настроить границы. Как добавить границы? Кликаем по ячейке, которая находится в месте, где должен быть разрыв на страницы и выбираем опцию «Вставить разрыв страницы».
Как добавить только вертикальную границу? Щелкаем правой кнопкой мышки по столбцу, где будет проложена граница, выбираем туже опцию: «Вставить разрыв страницы». При вставке горизонтальной границе действуем аналогично, только кликаем по заголовку строки.
Примечание. Заметьте, в контекстном меню есть опция «Сброс разрывов страниц». Она позволяет удалить все границы и сделать настройки по умолчанию. Используйте ее, чтобы начать все заново.
Как сохранить настройки областей печати?
Все настройки областей можно сохранять в шаблоны, так называемые «Представления». Этот инструмент находится под страничным режимом.
При выборе инструмента «Представления» загружается менеджер представлений.
Чтобы сохранить данную настройку нажимаем кнопку добавить. Вводим имя и вот он уже в списке представлений.
Новые версии Excel начиная с 2007-го года, обладают эффективными средствами для подготовки документов на печать. Документ Excel более специфический с точки зрения организации данных для вывода на принтер, чем документ Word. Поэтому в Excel инструменты по настройке и подготовки документов на печать обладают большим количеством функций.
В Excel в отличие от Word очень часто таблицы с данными не соответствуют формату А4. При подготовке документа на печать следует предвидеть этот момент и правильно установить границы листов Excel.
Разработчики программы Excel предвидели трудности, которые возникают при форматировании документа для вывода на принтер. Они предлагают нам 3 пути для решения данной задачи: 1Параметры страницы. В настройках страниц можно определить и задать свои параметры размещения документа на определенном количестве листов после печати. 2Разметка страниц. Позволяет задать область печати в Excel. Задание и фиксирование границ листов для документа. 3Страничный режим. Позволяет закрепить область печати в Excel. В данном режиме можно управлять границами листов и зафиксировать их на документе.
Настройка параметров страницы
Открываем диалоговое окно «Параметры страницы». Вбираем закладку «Размета страницы» и нажимаем на уголок в разделе «Параметры страницы»
Здесь мы можем поменять ориентацию страницы с книжной на альбомную. Так же можно уменьшить или увеличить масштаб печати в Excel, что позволяет выполнить печать таблицы на одном листе. Или выполнить печать двух страниц на одном листе Excel. Но здесь мы жертвуем размерами данных после печати. Поэтому лучше задать данные в разделе «разместить не более чем на:» . И указываем в параметрах: «стр. в ширину» и «стр. в высоту» количество страниц, на которых будет помещаться наш документ после печати. Задать количество можно мышкой или с клавиатуры.
В основном в ширину должна быть одна страница, а в высоту ставьте максимальное число. Ошибки не будет программа, автоматически разделит таблицы на части и оптимизирует под реальный остаток страниц.
В этом же диалоговом окне перейдите на закладку «Поля».
Здесь можно задать расположение данных и таблиц на странице. Так же вы имеете возможность управлять размерами полей. Можно также убрать поля при печати таблицы Excel.
Обратите внимание ниже на раздел «Центрировать». Две полезные опции: горизонтально или вертикально. Лучше выбрать оба варианта.
Этого небольшого обзора возможностей подготовки к печати больших документов и таблиц в большинстве случаев хватает. Но стоит еще ознакомиться с возможностями разметки страниц и страничного режима. Их функции очень гибкие и удобные для подготовки на печать.
Если необходимо пронумеровать страницы при печати лист Microsoft Excel, можно вставить номера страниц в верхние или нижние колонтитулы. Добавленные номера страниц не отображаются на листе в обычном режиме — они отображаются только в режиме разметки и на распечатанных страницах.
Примечание: Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016. Если вы используете другую версию, то в ней может быть немного другой интерфейс, но если не указано иное, функции будут такими же.
Нумерация страниц одного листа
Щелкните лист, в который необходимо вставить номера страниц.
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Колонтитулы.
Excel отобразит лист в режиме разметки. Вы также можете нажать кнопку Разметка в панели состояния, чтобы отобразить это представление.
Щелкните на листе элемент Верхний колонтитул или Нижний колонтитул.
Будет отображен разделРабота с колонтитулами со вкладкойКонструктор.
Чтобы указать, в каком месте верхнего или нижнего колонтитула должен отображаться номер страницы, щелкните в левой, центральной или правой области колонтитула.
На вкладке Конструктор в группе Элементы колонтитулов нажмите кнопку Номер страницы.
Щелкните вне области верхнего или нижнего колонтитула, чтобы отобразить фактические номера страниц в режиме разметки.
Завершив работу в режиме разметки, нажмите на вкладке Вид в группе Представления книги кнопку Обычный.
Вы также можете щелкнуть Обычный в панели состояния.
Добавить номера на страницы листа можно в режиме разметки, при котором они отображаются, или с помощью диалогового окна Параметры страницы, которое позволяет пронумеровать страницы сразу на нескольких листах. При работе с листами других типов, такими как листы диаграмм, пронумеровать страницы можно только с помощью диалогового окна Параметры страницы.
Нумерация страниц нескольких листов
Номера страниц можно вставить на несколько листов в книге с помощью диалогового окна "Настройка страницы". Например, если книга содержит два листа по две страницы, первый лист будет содержать две страницы с номерами 1 и 2. Второй лист также будет содержать две страницы с номерами 1 и 2.
Совет: Чтобы последовательно пронумеровать страницы на всех листах книги, необходимо на каждом из листов изменить число, с которого начинается нумерация его страниц. Дополнительные сведения см. в статье Выбор другого номера начальной страницы.
Щелкните листы или листы диаграммы, в которые необходимо добавить номера страниц.
Чтобы выделить
Выполните следующие действия
Щелкните ярлычок листа.
Если ярлычок нужного листа не виден, найдите его с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните.
Несколько смежных листов
Щелкните ярлычок первого листа. Затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните ярлычок последнего листа в диапазоне, который требуется выделить.
Несколько несмежных листов
Щелкните ярлычок первого листа. Затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните ярлычки других листов, которые нужно выделить.
Все листы книги
Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа и выберите в контекстном меню (контекстное меню) команду Выделить все листы.
Совет: Если выделено несколько листов, в строке заголовка вверху листа появится надпись [Группа]. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист. Если таких листов нет, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа и выберите команду Разгруппировать листы.
На вкладке Разметка страницы в группе Настройка страницы нажмите кнопку рядом с кнопкой "Настройка страницы".
В диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Колонтитулы нажмите кнопку Настраиваемый верхний колонтитул или Настраиваемый нижний колонтитул.
Чтобы указать, в каком месте колонтитула должен отображаться номер страницы, щелкните в поле Слева, В центре или Справа.
Чтобы вставить номера, нажмите кнопку Вставить номер страницы .
Выбор другого номера начальной страницы
Чтобы последовательно пронумеровать страницы на всех листах книги, сначала добавьте номера страниц на все листы, а затем с помощью описанной ниже процедуры настройте на каждом из листов начальный номер страницы. Например, если в книге два листа, каждый из которых выводится на печать на двух страницах, с помощью этой процедуры начните нумерацию страниц второго листа с числа 3.
На вкладке Разметка страницы в группе Настройка страницы нажмите кнопку рядом с кнопкой "Настройка страницы".
Чтобы использовать систему нумерации по умолчанию, введите Авто в поле Номер первой страницы.
Изменение порядка нумерации страниц
По умолчанию Excel нумерует и печатает страницы сверху вниз и затем слева направо, но этот порядок можно изменить, чтобы страницы нумеровались и печатались слева направо и затем сверху вниз.
Щелкните лист, для которого необходимо изменить порядок нумерации.
На вкладке Разметка страницы в группе Настройка страницы нажмите кнопку рядом с кнопкой "Настройка страницы".
На вкладке Лист в разделе Последовательность вывода страниц установите переключатель вниз, затем вправо или вправо, затем вниз.
Последовательность вывода страниц при выборе каждого варианта будет отображена в поле предварительного просмотра.
Удаление нумерации страниц
Щелкните листы (или листы диаграмм), на которых необходимо удалить номера страниц.
Чтобы выделить
Выполните следующие действия
Щелкните ярлычок листа.
Если ярлычок нужного листа не виден, найдите его с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните.
Несколько смежных листов
Щелкните ярлычок первого листа. Затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните ярлычок последнего листа в диапазоне, который требуется выделить.
Несколько несмежных листов
Щелкните ярлычок первого листа. Затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните ярлычки других листов, которые нужно выделить.
Все листы книги
Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа и выберите в контекстном меню (контекстное меню) команду Выделить все листы.
Совет: Если выделено несколько листов, в строке заголовка вверху листа появится надпись [Группа]. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист. Если невыделенных листов нет, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок выделенного листа и в контекстном меню выберите команду Разгруппировать листы.
На вкладке Разметка страницы в группе Настройка страницы нажмите кнопку рядом с кнопкой "Настройка страницы".
На вкладке Колонтитулы в раскрывающемся списке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул щелкните (нет).
Примечание: Чтобы выбрать вариант (нет), возможно, потребуется прокрутить список до самого верха.
Добавление номеров страниц
На вкладке Вставка нажмите кнопку Колонтитулы.
Excel режим разметки страницы автоматически.
На вкладке & или Footer щелкните Его или Footer, а затем выберите нужный формат номера страницы.
Номера страниц верхнего и нижнего страниц отображаются в верхней части печатаемой страницы, а номера страниц нижнего нижнего .
После этого вы можете остаться в режиме разметки страницы или переключиться в обычный режим, нажав кнопку Обычный на вкладке Вид.
Выбор другого номера начальной страницы
Первый распечатаный лист можно начать с номера страницы, кроме 1. Это полезно, если перед листом будут печататься и другие печатные страницы. Например, вы можете напечатать документ Word на двух страницах, в который будут учитываться страницы 1 и 2, а Excel листа начнется на странице 3.
На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Настройка страницы.
В окне "Настройкастраницы" перейдите на вкладку "Header/Footer" и выберите настраиваемый или настраиваемый прикладный.
После page &[Page] из &[Pages], введите знак "плюс" (+), а затем введите количество страниц, которые должны быть перед номером первой страницы.
Например, если номер первой страницы — 3, в общее количество страниц необходимо включить 2 страницы. В конце нужно ввести +2: Page &[Page] of &[Pages]+2, а затем нажмите кнопку ОК.
Изменение порядка про номеров страниц
На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Настройка страницыи выберите лист.
В области Порядокстраниц выберите нужный порядок номеров страниц.
Удаление номеров страниц
На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Настройка страницы, а затем — Кнопка для страниц.
В области "Header" или "Footer" (Ниодин) выберите (нет).
Возможно, вам придется прокрутить список, чтобы найти (нет) в верхней части списка.
Добавление номеров страниц
На вкладке Макет в группе Параметры страницы нажмите кнопку Колонтитулы.
Во всплывающее меню в области "Header" или "Footer"выберите формат номера страницы, который вы хотите добавить.
В верхней части печатаемой страницы отображаются форматы верхнего и нижнего.
Чтобы увидеть, как будут выглядеть номера страниц, просмотрите лист в режиме предварительного просмотра. На вкладке Макет в группе Печать нажмите кнопку Просмотр.
Чтобы одновременно добавить номера страниц на несколько листов книги, выберите нужные листы, прежде чем нажимать кнопку &. Выбранный формат номеров страниц будет применен к всем выбранным листам.
Вы можете создать полностью настраиваемый header или footer с номерами страниц, щелкнув Настроить header или Customize Footerи следуя инструкциям.
Выбор другого номера начальной страницы
На вкладке Макет в группе Параметры страницы нажмите кнопку Колонтитулы.
Добавьте номера страниц в нужном формате.
В зависимости от того, где будут отображаться номера страниц, нажмите кнопку Настроить header (Настроить) или Customize Footer(Настроить footer).
В окне "Header" или "Footer" отображается новый первый или первый страницу.
Изменение порядка про номеров страниц
На вкладке Макет в группе Параметры страницы нажмите кнопку Колонтитулы.
На вкладке Лист в области Порядок страницвыберите нужный порядок номеров страниц.
Удаление номеров страниц
На вкладке Макет в группе Параметры страницы нажмите кнопку Колонтитулы.
Во всплывающее меню в области "Header" или "Footer"выберите (нет).
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Совет: Хотя Excel в Интернете не поддерживает настройку полей страницы, на вкладке Разметка страницы есть некоторые параметры параметра Параметры страницы.
Чтобы лучше Excel лист на печатной странице, можно изменить поля, задать настраиваемые поля или выровнять лист по центру (по горизонтали или по вертикали).
Поля страницы — это пустое пространство между данными и краями печатной страницы. Верхние и нижние поля страниц можно использовать для верхнего и нижнего полей, таких как верхние, нижние и номера страниц.
Чтобы настроить поля страницы, выполните следующие действия:
Выберите листы, которые требуется распечатать.
Выбор листов
Чтобы выбрать один лист:
Щелкните явку листа, который нужно напечатать.
Если ярлычок нужного листа не виден, найдите его с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните.
Чтобы выбрать несколько смежных листов:
Щелкните ярлычок первого листа. Затем, удерживая нажатой shift, щелкните я вкладку последнего листа, который нужно выбрать.
Выбор двух или более несмежных листов
Щелкните ярлычок первого листа. Затем, удерживая нажатой кнопку CTRL, щелкните ярлаты других листов, которые нужно выбрать.
Чтобы выбрать все листы в книге:
Щелкните ямку листа правой кнопкой мыши и выберите в области выборки контекстное меню.
Совет: Если выделено несколько листов, в заголовке в верхней части листа отображается надпись [Группа]. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист. Если невыделенных листов нет, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок выделенного листа и в контекстном меню выберите команду Разгруппировать листы.
На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы использовать предварительно заданные поля, выберите команду Обычное, Широкое или Узкое.
Совет: Если ранее вы использовали настраиваемые параметры полей, они будут доступны в качестве параметра Последние настраиваемые параметры.
Чтобы задать настраиваемые поля страницы, выберите настраиваемые поля, а затем в полях Верхнее, Нижнее, Левое и Правое введите нужные размеры полей.
Чтобы задать поля для колонтитулов, нажмите кнопку Настраиваемые поля, а затем введите новый размер полей в поле Верхний колонтитул или Нижний колонтитул. Настройка полей верхнего или нижнего нижнего поля изменяет расстояние от верхнего края бумаги до верхнего или нижнего края бумаги до нижнего.
Примечание: Параметры верхнего и нижнего полей должны быть меньше параметров верхнего и нижнего полей и не должны быть больше или равны минимальным полям принтера.
Чтобы отцентрировать страницу по вертикали или по горизонтали, выберите Настраиваемые поля, а затем в группе Центрировать на странице установите флажок горизонтально или вертикально.
Совет: Чтобы посмотреть, как будут выглядеть поля, выберите команду Файл > Печать. Чтобы настроить поля в окне предварительного просмотра, установите флажок Показать поля в правом нижнем углу этого окна, а затем перетащите черные маркеры полей, которые находятся по бокам, вверху или внизу страницы.
Примечание: Поля страниц, определенные на определенном листе, сохраняются на этом листе при его сохранение. Поля по умолчанию для новых книг изменить нельзя.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Читайте также: