Как в экселе сделать спецификацию

Обновлено: 03.07.2024

Программа для заполнения спецификаций в Excel

Поддержка версий Excel 2007 и выше, что будет в 2003 не проверял. Для установки программы:

Шаблон для спецификации состоит из 5 листов

  • Версии
  • Спецификация
  • Перенос (может быть скрыт)
  • СО
  • ВР

В этом листе можно сохранить информацию о предыдущих версиях файла (функция не до конца отработана, могут быть ошибки)

Это главный лист для составления спецификации, в него заносим всю необходимую информацию, и добавляем элементы из базы данных.

Это рабочий лист, используется только для ручного переноса спецификации – описано далее. Может быть скрыт.

Листы подготавливаются для печати то, что заполнили на листе спецификация. Они разлинованы под ГОСТ, на сколько позволяет Excel, слева основная надпись подгружена помощью изображений Page1.jpg, Page2.jpg сами изображения при желании можно корректировать. Старые листы заменяются автоматически при запуске.

Описание меню (вкладка на ленте Excel "Спецификация")

  1. Сохранить сегодня: Сохраняет файл с новой датой в имени.
  2. Перенос спецификации: Подготовка спецификации к печати, аналог кнопки «Печать» на листе.
  3. Создать спецификацию: Создает новую спецификацию по умолчанию сохраняет в папку с надстройкой.
  4. Стиль R1C1: меняет стили таблиц Excel на R1C1 или A1 соответсвенно.
  5. Позиции: Корректирует позиции (сквозная нумерация)
  6. Кнопки Создает кнопки если они не появились автоматически
  1. Очистить всё: Удаляет все версии файла, оставляет одну текущую.
  2. Сохранить: Сохраняет версию спецификации.
  3. Список версий: Показывает все сохраненные версии спецификации.
  4. Заменить дату: Меняет дату текущей версии файла - лист «Версии», если этого листа нет, создает лист и записывает информацию о первой версии.
  5. Пакетная обработка: Выполняет пакетную обработку записанных действий в нескольких файлах (или не пользоваться, или пользоваться аккуратно, плохая отладка).
  6. Снятие блокировки: Снимает блокировку на листе «Версии», если в этом есть необходимость.

Правила заполнения спецификации:

  1. Спецификация заполняется на листе "Спецификация" строки в колонке "Наименования" пропускать НЕЛЬЗЯ.
  2. Если стоит позиция, то при переносе между "позициями" пропускается строка. Если Позиция отсутствует строка не пропускается. Возможен вариант, когда строки не пропускаются, это настраивается.
  3. Знак неразрывного пробела "_" пропадает на листах для печати.
  4. "вр" в строке позиции прописывается для создания "заметок" для ведомости объемов работ (лист ВР), игнорируется при создании "Спецификации" (лист СО).
  5. Если в колонках СО и ВР установлен (произвольный) символ, то при подготовке для печати с этого места будет перенос на новый лист.
  6. Если необходимо подчеркнуть строку вместо позиции ставим букву "ч". (ГОСТ 21.501-2011 5.7).

Правила подготовки спецификации на печать:

Автоматически (используется для новых спецификаций, если нет никаких изменений)

  1. Нажать «Печать» на листе, или «Перенос спецификации» в меню - Выбираем «На лист для печати».
  2. Где необходимо начать с нового листа добавляем разделитель в колонке "СО" и "ВР" (п. 6 правил заполнения)
  3. Если будет меньшее количество листов чем есть на листах СО и ВР то появляется запрос о необходимости удалить лишние. При нажатии "Нет" функция продолжает работать, но последние листы не удаляются.

В ручную (используется в случае если в спецификация делаются изменения, устанавливаются маркеры и т.п., чтобы «не поехало» форматирование)

  1. Нажать «Перенос» на листе, или «Перенос спецификации» в меню - Выбираем «На лист перенос».
  2. С листа «Перенос»
    1. Выбираем "Перенос по листам" (для первого листа НЕ использовать)
      1. Выбираем Ячейку "Позиции" на листе Перенос с которой будем переносить.
      2. На листе СО или ВР Выбираем ЛЕВУЮ ВЕРХНУЮЮ ячейку (сразу под ячейкой "Позиция") жмем ОК
      3. Выбираем необходимое количество листов для переноса
      4. НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ ПЕРВОГО ЛИСТА.

      Работа с базой данных

      Добавление новых элементов

      1. Для редактирования базы открыть файл SpecDataBase.xlsx, Кнопка Спецификация - Работа с базой - Открыть базу, Лист База_СО (имя не менять). В первых четырех колонках нельзя добавлять цифры.
        • Поле «Примечание» - можно добавить необходимую информацию об элементе, отображается на форме, при наведении на «Тип оборудование материала» (после выбора элемента)
        • Поле «1» - просто порядковый номер элементов
        • Поле «Нов.» метка для новых элементов, чтобы их удобнее было найти (смысловой нагрузки не несет).
        • Поле «Сортировка» - Для сохранения порядка сортировки элементов внутри подкатегории (иногда Excel сортирует неправильно).
      2. После добавление элементов необходимо переподключить базу данных, кнопка "Переподключить" на вкладке спецификация.

      Добавление элементов в спецификацию

      1. На листе «Спецификация» жмем кнопку «Добавить из базы» или в меню с аналогичным названием.
      2. Выбираем необходимый элемент.
      3. Выбираем строку в которую необходимо вставить нашу позицию.
      4. И жмем кнопку вставить. После работы макроса комбинация клавиш Ctrl + Z (Отмена) не работает, будьте внимательны к содержимому.

      По умолчанию форма не выгружается из памяти, поэтому если появляются проблемы с отображением формы (обычно такое встречается, когда параллельно работаешь с несколькими листами), то форму надо «принудительно закрыть» кнопка «Закрыть форму» на вкладке Спецификация – Работа с базой


      немного не в том направлении мысль пошла - в экселе должно быть составление (вручную или через COM забирается информация с того же акада), таблицы с данными для составления (в пределах фирмы обычно не так много используется типов оборудования, материалов и кабелей). А выводиться должно в настроенные шаблоны Word. А здесь по сути искусственное преодоление трудностей оформления в экселе)


      Реализация:
      1. Лучше не размещать в программных модулях листов и самой книги ("Эта книга") сторонние макросы. Это модули предназначены для размещения обработчиков событий. В 2010 офисе сталкивался, к примеру, с тем - что эксель неожиданно переставал "видеть" сторонние макросы в этих модулях.
      2. Сахарок) Переименуйте в редакторе VBA листы, и обращайтесь вместо ThisWorkBook.Sheets(%Имя листа%) -> Имя листа. Запись короче, код более читабельный.


      Реализация:
      1. Лучше не размещать в программных модулях листов и самой книги ("Эта книга") сторонние макросы. Это модули предназначены для размещения обработчиков событий. В 2010 офисе сталкивался, к примеру, с тем - что эксель неожиданно переставал "видеть" сторонние макросы в этих модулях.
      2. Сахарок) Переименуйте в редакторе VBA листы, и обращайтесь вместо ThisWorkBook.Sheets(%Имя листа%) -> Имя листа. Запись короче, код более читабельный.

      Я упор делал на:
      1) Удобство (в том плане, что основные расчеты как правило, делаю в Exele)
      2) Скорость и правильность корректировки
      3) Оформление

      Описанный вами способ возможен, но я еще ни разу не видел его в такой реализации, которая бы не требовала корректировки.
      В итоге получается так, что ты часть данных забираешь автоматически, а с остальной частью есть варианты, либо высчитывать вручную, а потом добавлять в автоматически сформированный документ, либо забить на это. И чаще при такой схеме выходит вариант №2.

      А за совет спасибо:)

      Удобство и правильность - это когда на других листах есть таблицы с теми же столбцами, что и в спецификации - и туда забивается один раз постепенно все нужное оборудование, провода и т.д. А заполнение на "рабочих" листах делается из этих таблиц - весь смысл этих ручных "заполнялок" в наличие БД и уменьшении количества телодвижений по другим файлам. А не в оформлении - это копеечная по затратам времени от общего затрачиваемого времени на спеку и КЖ.

      просто это весьма трудозатратная реализация - и выкладывать подобное просто так никто не будет, имхо. Это уже уровень хорошего внутрикорпоративного софта.

      Удобство и правильность - это когда на других листах есть таблицы с теми же столбцами, что и в спецификации - и туда забивается один раз постепенно все нужное оборудование, провода и т.д.

      Согласен, но при том условии что вы постоянно работаете с одними и теми же производителями.

      А не в оформлении - это копеечная по затратам времени от общего затрачиваемого времени на спеку и КЖ.

      Оформление у меня на последнем месте если вы не заметили.
      Основное - возможность автоматической миграции цифр из таблиц с расчетами в таблицы спецификации. Что уменьшает возможность что-то забыть перенести/изменить.

      просто это весьма трудозатратная реализация - и выкладывать подобное просто так никто не будет, имхо. Это уже уровень хорошего внутрикорпоративного софта.

      Это реализация дорога в том, числе и на этапе эксплуатации.
      И дело не в том, что она ее никто выкладывать не будет, а в том, что я ее ни разу не видел ни в одной компании и даже не слышал, чтобы кто-то говорил, что у них такая тема реализована и работает.
      Я видел несколько раз её худшую реализацию, когда создается нечто, не удовлетворяющее потребностям проектировщиков после внедрения и в добавок не поддерживается.
      Я бы с удовольствием посмотрел на её лучшую реализацию, но к сожалению даже и не слышал ней.

      сколько этих производителей и их оборудования? В свое время предлагал сделать общую таблицу в экселе по оборудованию, чтобы потом закупщики и сметчики не гадали - что это за позиции. Начальство сделало большие глаза и сказало с придыханием - ты чего, там может быть 5, а то и 8 тыс. позиций. Эксель без труда переварит и 10 тыс строк, если не сильно закрученные формулы.


      в свое время писал подобное - на чертеже инициализируется оборудование, кабели, выноски - и потом выгружается информация в эксель в виде КЖ и спеки в виде готовых строчек. В принципе, можно было доработать программу даже на том уровне - чтобы он и электрические схемы читал, и компоновочные чертежи - и это все собирал в спецификацию. Но потом начальство решило - что это должно делать бесплатно, включая и поддержку. В результате до конечного варианта не было доведено, но промежуточной версией люди пользуются на работе. И в большинстве своем именно клиническая жадность и некомпетентность руководства приводит к таким полусырым решениям - толковые ребята что-то начинают делать, видят впоследствии - что лизоблюдство начальством ценится гораздо больше, чем реальная работа - и интерес пропадает.

      в свое время писал подобное - на чертеже инициализируется оборудование, кабели, выноски - и потом выгружается информация в эксель в виде КЖ и спеки в виде готовых строчек. В принципе, можно было доработать программу даже на том уровне - чтобы он и электрические схемы читал, и компоновочные чертежи - и это все собирал в спецификацию. Но потом начальство решило - что это должно делать бесплатно, включая и поддержку. В результате до конечного варианта не было доведено, но промежуточной версией люди пользуются на работе. И в большинстве своем именно клиническая жадность и некомпетентность руководства приводит к таким полусырым решениям - толковые ребята что-то начинают делать, видят впоследствии - что лизоблюдство начальством ценится гораздо больше, чем реальная работа - и интерес пропадает.

      Да, к сожалению наша отечественная реальность такова.
      Наверное мы с вами работаем или работали не в той области где должны были бы работать:)

      В той организации, в которой я делал этот шаблон, производителей, очень часто, определял заказчик. В результате практически каждый проект имел свой набор производителей. Это конечно не значит что они никогда не повторялись, но, практически в каждом проекте был хотя бы один новый производитель.
      По этой причине и родилось именно такое решение.

      Идея создавать макросами emf для штампов - очень крутая!
      Спасибо, буду применять для своих целей.

      Идея создавать макросами emf для штампов - очень крутая!
      Спасибо, буду применять для своих целей.

      выпускник ТГВ г.Саратов, теперь в Москве

      Zell не обидится надеюсь я хочу немного его тему расширить.
      Видимо единственный путь облегчения составления спецификации это проги типа Маджика и тп.
      Но для тех кто ими не владеет хотелось бы узнать алгоритм того как вы составляете спецификацию. Вентиляция . (я не говорю о тех кто закладывает длинну воздуховода и в % от неё - фасонину. Вопрос только к тем кто считает каждый отводик и поворотик). Может есть способ поумнее.

      Мой способ (убийственный) - распечатываю планировки на плоттере. Беру ручку и черновик . Иду ручкой по чертежу и зачеркивая тот или иной участок вент сети записываю его в черновик. И так пока не исчеркал весь чертёж. Потом группирую то что на черновике в группы (тройники к тройникам, отводы к отводам и тп. ). Потом сгруппированное перебиваю в ВОРД. Вуаля.

      Очень тудоёмко. Процент потенциальной ошибки велик и вообще ОЧЕНЬ ДОЛГО.

      Может кто знает получше спосб. (Повторюсь Аллклимы и Маджики не советывать)


      Zell



      Просмотр профиля МЕНЯ волноует вопрос не столько подсчет спецификации а сколько автоматическое заполнение


      e.o.l.



      Просмотр профиля МЕНЯ волноует вопрос не столько подсчет спецификации а сколько автоматическое заполнение

      автоматическое - это как? а кто ж данные вводить будет

      как вариант - видел спецификацию в эксель, с макросами, забиваешь в неказистую табличку, жмёшь подготовить к печати и тебе спец-я по гост в ворде


      Zell



      Просмотр профиля понимаю о чем вы конечно же я ее видел интересная вещь только там можно и без макроса обойтись. автоматическое оформление это вещь простая
      меня интересует база данных имеющая все необходимые записи(единичная величина это сразу и обозначение и марка и производитель)-1-а строчка сразу
      К этой базе неплохой интерфейс для легкого поиска необходимого элемента и связь с Excel-ем -на самом деле прога примитивная но эффективная


      Zell



      Просмотр профиля

      Мой способ (убийственный) - распечатываю планировки на плоттере. Беру ручку и черновик . Иду ручкой по чертежу и зачеркивая тот или иной участок вент сети записываю его в черновик. И так пока не исчеркал весь чертёж. Потом группирую то что на черновике в группы (тройники к тройникам, отводы к отводам и тп. ). Потом сгруппированное перебиваю в ВОРД. Вуаля.

      Очень тудоёмко. Процент потенциальной ошибки велик и вообще ОЧЕНЬ ДОЛГО.

      Может кто знает получше спосб. (Повторюсь Аллклимы и Маджики не советывать)

      Вопрос с подсчетом решается только в 3D

      если интересно я вам еще как минимум 3 способа раскажу и прошу обратить внимание что мы не чью лицензию так и не нарушаем

      Так есть тут хоть кто-то кто сможет мне помочь решить вопрос автоматического ЗАПОЛНЕНИЯ спецификации


      Litvinov



      Просмотр профиля

      инженер-энергетик (ломаю завод в порядке текущей эксплуатации)

      2 по выложенной здесь проге - впечатление приятное, на первый взгляд (юзал софт 5 мин).
      Вопросы : можно ли редактировать базы и подробнее чем отличается демо от рабочей версии и. озвучте цену.

      . если интересно я вам еще как минимум 3 способа раскажу .


      Lira



      Просмотр профиля в автокаде можно сразу постчитать всю фасонину и приборы. Если вы создадите один раз блоки и присвоите им атрибуты. Напимер для крана шарового атрибуты скрытые это система (В1; Т3;и т.д) и диаметр. И эти блоки желательно динамические (чтобы в одном блоке были варианты: вертикально, горизонтально, наклон) ну тобы удобнее было пользоваться. когда все расставили на схеме автокаде есть такая функция -извлечение атрибутов и она вам все сосчитает. сколько вентилей на какой системе и с каким диметром. Если что-то добавляется или убирается атрибуты автоматически обнавляются. Очень удобно. У меня так все считает и приборы и вентили и фасонные части если надо..


      Zell



      Просмотр профиля 2 по выложенной здесь проге - впечатление приятное, на первый взгляд (юзал софт 5 мин).
      Вопросы : можно ли редактировать базы и подробнее чем отличается демо от рабочей версии и. озвучте цену.
      Редактировать базу можно и в Демо но демо осущестляет не грамотный перевод в word &excel
      пишет надпись демо или делает только 1-ый лист


      Litvinov



      Просмотр профиля

      инженер-энергетик (ломаю завод в порядке текущей эксплуатации)

      а стоит сколько? и есть ли в комплекте поставки готовые базы по разделам?


      Zell



      Просмотр профиля в автокаде можно сразу постчитать всю фасонину и приборы. Если вы создадите один раз блоки и присвоите им атрибуты. Напимер для крана шарового атрибуты скрытые это система (В1; Т3;и т.д) и диаметр. И эти блоки желательно динамические (чтобы в одном блоке были варианты: вертикально, горизонтально, наклон) ну тобы удобнее было пользоваться. когда все расставили на схеме автокаде есть такая функция -извлечение атрибутов и она вам все сосчитает. сколько вентилей на какой системе и с каким диметром. Если что-то добавляется или убирается атрибуты автоматически обнавляются. Очень удобно. У меня так все считает и приборы и вентили и фасонные части если надо..

      В принципе ищу напарников для создания данного девайса только подготовленный

      Да и еще что ни кто не может помочь решить вопрос автоматического заполнения спецификации примерно как в демке но вот только в Excel-e


      Lira



      Просмотр профиля это не совсем корректно. надо создавать кучу блоков с диаметрами. с атрибутами горздо удобнее. блоки если есть на них можно аптрибуты навесить и все. и при вставке он будет спрашивать диаметр и систему. потом все сам посчитает. просто иногда диаметры меняются и тогда вместо вашего блока придется новый вставлять. а здесь просто кликаешь на блоке и появляется таблица атрибутов.. исправляешь и все , а извлеченных все автоматически обновиться.
      хотя наверное кто как привык, тому так и удобнее.


      kpblc



      Просмотр профиля ИМХО, ИМХО, ИМХО.
      "Забрать" данные с файла dwg трудностей не представляет. Основная проблема - в корректном забивании считываемых данных с dwg-файла. Софт, который Zell показал в посте №2, я бы не стал применять - он "завязан" на MS Office (которого, кстати, на машине может и не оказаться). Кроме того, софтом решается только проблема оформления спецухи, но не ее заполнения.
      Если "забыть" про возможное использование баз данных (хотя оно сюда так и просится), и использовать только атрибуты блоков, то для автоматического заполнения спецухи надо просто оговорить, какие атрибуты в блоках как обрабатываются. Я к чему: например, в блоке "tap" (кран) есть следующие атрибуты:
      - "full_name" - полное имя по каталогу, для отображения в спецухе)
      - "system" - система (Danfoss | Rehau | etc)
      - "diam_inside" - внутренний диаметр"
      - "material" - материал
      Ну и так далее.
      В блоке "heat_tube" (jy при вставке масштабируется с разными значениями по осям и поворачивается; используется для обозначения труб) - следующие атрибуты:
      - "full_name"
      - "system"
      - "diam_inside"
      - "weight" (вес)
      - "width" (толщина стенки)
      Теперь, имея закон формирования спецификации (к примеру, "full_name" + "system" - в столбец 1; "diam_inside" - во второй ну и так далее) можно сделать почти все что угодно. Кстати, вывод в файл xls (без форматирования) будет самым простым с точки зрения лиспа. Так что, как говорится, "Чем полнее ТЗ, тем лучше результат"


      Zell



      Просмотр профиля это не совсем корректно. надо создавать кучу блоков с диаметрами. с атрибутами горздо удобнее. блоки если есть на них можно аптрибуты навесить и все. и при вставке он будет спрашивать диаметр и систему. потом все сам посчитает. просто иногда диаметры меняются и тогда вместо вашего блока придется новый вставлять. а здесь просто кликаешь на блоке и появляется таблица атрибутов.. исправляешь и все , а извлеченных все автоматически обновиться.
      хотя наверное кто как привык, тому так и удобнее.

      Интересно вот только вопрос как созать динамический артибут т.е. с выбором диаметра
      если есть источник не сочтите за труд дайте ссылку на эту информацию

      Если "забыть" про возможное использование баз данных (хотя оно сюда так и просится), и использовать только атрибуты блоков, то для автоматического заполнения спецухи надо просто оговорить, какие атрибуты в блоках как обрабатываются. Я к чему: например, в блоке "tap" (кран) есть следующие атрибуты:
      - "full_name" - полное имя по каталогу, для отображения в спецухе)
      - "system" - система (Danfoss | Rehau | etc)
      - "diam_inside" - внутренний диаметр"
      - "material" - материал
      Ну и так далее.
      В блоке "heat_tube" (jy при вставке масштабируется с разными значениями по осям и поворачивается; используется для обозначения труб) - следующие атрибуты:
      - "full_name"
      - "system"
      - "diam_inside"
      - "weight" (вес)
      - "width" (толщина стенки)

      Да еще как создать у блока несколько атрибутов да и еще как бы еще решить вопрос не только экспорта в эксель но и в случае удаления блока что бы не получилось казуса

      Да и вообще давайте делиться софтом- с миру по нитке . много очень много ниток можно собрать

      Добавлено - 15:01
      Да еще я то предлогаю способ-то freeware а кто-то намикает на комерческие проекты
      а это не каждый может себе позволить

      а с пиратами надо


      Lira



      Просмотр профиля

      Добавлено - 04:35
      сервис-извлечение атрибутов-далее-изатем параметры выберете по каким сортировать и он вам в виде таблицы выдаст сколько каких блоков с скакими диаметрами и на какой системе у вас есть. но это в автокаде. а как это в эксель экпортировать я не знаю. )


      Zell



      Просмотр профиля

      Понимаете это не принципиально кто как считает блоки в autocad-e все равно как не крути но ту спецификацию которую надо в экспертизу отправлять в каде не оформишь поэтому я и создал тему именно как кто ОФОРМЛЯЕТ спецификацию
      Для меня вопросы.
      1.Как посчиталь количество фасонины -- решен
      2.как посчитать длинну трассы -- решен
      3.Создание автоматической рамки и заполнение штампа -- решен

      остался один как автоматически решить вопрос заполнения ее

      Может хотябы кто раскажет кто как оформляет ее

      Да еще вопрос кто и как расчитывает длинну трассы труб(воздуховодов)
      буду рад послушать да и поделиться


      Lira


      Чтобы загрузить позиции спецификации из excel для продукции, откройте карточку нужной номенклатурной позиции в разделе Справочники — Номенклатура — ссылка Спецификации .


      По кнопке Создать откройте окно создания спецификации. Если спецификация создается на продукт впервые, программа установит Наименование по умолчанию (при необходимости отредактируйте).

      Укажите, на какое количество продукции устанавливается норма расхода по спецификации (в нашем примере — на 1 000 кг кладочной смеси потребуется количество материалов, указанное в спецификации).


      По кнопке Загрузить из файла выберите файл спецификации, сохраненный на компьютере.


      При загрузке номенклатура может сопоставляться по артикулу либо наименованию (в нашем примере — по наименованию).

      Данные, которые программа смогла сопоставить, выделяются синим цветом. Данные, выделенные красным, сопоставьте вручную (только те, которые нужно загрузить).


      Чтобы загрузить норму расхода, по ссылке Укажите реквизит выберите Количество .


      Кликните левой кнопкой мыши на элементе, который нужно сопоставить. Откройте справочник Номенклатура и выберите нужную позицию.


      Сопоставленные вручную данные также выделяются синим цветом. Аналогично сопоставьте остальные элементы.


      Все несопоставленные данные для удобства проверки можно удалить по кнопке Удалить все лишнее. На результат загрузки это не влияет.


      Когда все нужные элементы сопоставлены, загрузите данные в программу.



      Загрузка спецификации ускорит процесс и при простом производстве, если выпуск продукции и списание материалов ведется по данным продаж.

      См. также:

      Помогла статья?

      Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

      Похожие публикации

        В справочник Контрагенты можно загружать данные из таблиц. Это особенно.Очень часто бухгалтер устает вбивать реквизиты контрагентов и не может.В справочнике Номенклатура можно загружать цены номенклатуры из подготовленных таблиц.В работе с конфигурациями 1С имеется возможность загружать данные из.

      Карточка публикации

      (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

      Читайте также: