Как в jira вставить ссылку на файл

Обновлено: 07.07.2024

Начало нового проекта как правило сопровождается решением массы организационных вопросов: как будут взаимодействовать участники проекта, где будут храниться документы и как будет построено их согласование, как будут ставить задачи и выдавать поручения… В каждой компании, у каждого руководителя проектов, уже есть заготовки и предпочтения. Но всегда полезно посмотреть, как это делают другие. Поэтому предлагаю познакомиться с примером из практики, который вышел весьма удачным.

Для организации работы проектной команды необходим единый информационный центр, с помощью которого решаются следующие задачи:

Хранить проектные документы
Вести рабочие материалы: протоколы, риски, открытые вопросы
Информировать участников о правилах, событиях, планах
Вести всевозможные реестры — задач, бизнес-процессов, разработок (Excel — не самый лучший инструмент для коллективной работы)
Раздавать задания и поручения
Собирать информацию по выполнению задач и поручений

Портал проекта — Confluence
Confluence — это удобный и продвинутый wiki движок от компании Atlassian. Он позволяет организовать внутренний интернет портал и дать доступ к нему всем пользователям — для редактирования или для чтения.

Он очень прост и удобен, для обучения достаточно нескольких часов. У нас на проекте странички создавали и редактировали почти все участники.
Довольно богатые возможности форматирования, необходимые для того чтобы сделать страничку красивой и легко читаемой. Есть средства, автоматизирующие создание навигации внутри сайта — оглавления, таблицы, ссылки, включения отрывков из других страниц и т.д.
Написано огромное количество плагинов для расширения функциональности.
Можно хранить документы, при этом сохраняются версии. По умолчанию пользователь берет всегда последнюю версию, что снижает количество ошибок. В любой момент можно вернуться к любой из предыдущих версий.
Также сохраняются версии страниц, и всегда можно увидеть, кто и какие изменения внес, сравнивая любые две версии попарно.
Можно ограничивать доступ в целом на сайт проекта или на отдельную страницу.
Полнотекстовый поиск осуществляется по всем страницам и вложенным документам портала, включая pdf.

Проектные материалы

Проектный портал содержал все проектные материалы, часть которых мы сделали в виде иерархии страниц.

Верхний уровень иерархии — это этапы проекта. На каждом этапе создали страницы-ключевые задачи этапа. Причем на каждой странице — описание задачи, каково ее содержание, зачем она необходима, кто ее выполняет, приложены шаблоны документов.

Все контрактные документы, которые должны сдаваться в качестве результатов проекта, выкладывали на соответствующую страницу в Word, Excel или pdf. Таким образом все проектные материалы, были в одном месте, структурированы, и не было путаницы с версиями.

Справочная информация

Масса полезной информации мы организовали в виде специальных страниц. Например, для большой команды крайне популярной является контактная карта, на которой у нас был список проектной команды по группам, с фотографиями и данными участников.

Процедуры и регламенты

Собрание всех инструкций и проектных регламентов на портале, в актуальном и удобном для чтения виде позволяет экономить на объяснениях новым участникам и бороться с отговорками «не прочитал, не нашел, не видел». Когда вопрос все-таки возникает, можно выслать ссылку на страничку, чтобы не пересылать документ и тратить время на его поиск. Версия — всегда актуальная, т.к. обновление происходит непосредственно на портале.

Риски и открытые вопросы

Мы вели на портале риски и открытые вопросы. На каждый риск или вопрос мы заводили отдельную страницу, по заранее созданному шаблону. На странице риска, кроме обязательных названия и классификаторов, было подробное описание содержания, последствий, а также план действий со сроками и ответственными, и статус риска. Примерно так же были организованы открытые вопросы.

Специальная страница автоматически собирала список страниц с рисками, образуя таким образом реестр рисков.

Просматривая список можно перейти на соответствующую страницу, прочитать описание риска и посмотреть план действий по нему.

План действий может представлять из себя простой текст, задачу в Confluence или ссылку на задачу в JIRA.

Рассмотрим варианты, которые можно использовать, которые позволяют напоминать о действиях участникам и контролировать их исполнение.

Задача в Confluence — это отдельная сущность, которую можно добавить на страницу. Напоминание о задаче высвечивается для пользователя, когда он входит на портал, значком в правом верхнему углу. Кликнув по этому значку пользователь переходит к списку своих поручений. Когда задача выполнена, он ставит галочку, и статус задачи меняется за завершенный.

Однако так же точно можно снять галочку и задача опять становится не выполненной. Поэтому такая система выглядит не очень надежно и контроль за поручениями в этом случае слабый.

Второй вариант — использование для поручений задач в JIRA. Непосредственно со страницы проектного портала можно создать задачу в JIRA, назначить ответственного и установить срок исполнения. Для этого мы сделали специальный макрос, срабатывающий по кнопке Создать поручение.

В отличие от предыдущего варианта эта задача может быть настроена так, чтобы ее мог закрыть только ответственный, отличный от исполнителя, что дает хороший контроль ее выполнения.

Ведение протоколов

Практика, которой мы придерживались, помогала нам сохранять все решения, которые мы принимали на совещаниях. В ходе каждого совещания мы вели протоколы непосредственно на портале проекта. В начале каждого совещания мы создавали новую страницу протокола на основании шаблона, и записывали основные моменты по ходу обсуждения. В конце формулировали решение и план действий.

Если кто-то после совещания хотел уточнить текст протокола, тот мог это сделать прямо на страничке портала, и было видно, кто и когда какие изменения внес. Протокол считался согласованным сразу после совещания, это экономило массу времени.

JIRA — Система для ведения списков, поручений, задач

JIRA создана как система регистрации и исполнения запросов на обслуживание. Однако она может быть использована для ведения любых реестров и управления любыми задачами.
В нашем проекта мы использовали JIRA для контроля исполнения поручений, ведения разработок и отслеживания задач по конвертации данных.

Ведение разработок с помощью JIRA подробно описано в статье Управление разработками. Здесь я расскажу о контроле поручений и интеграции с Confluence.

Для создания задачи JIRA из Confluence достаточно выделить текст, навести курсор на выделенный текст и нажать кнопку в контекстном меню, чтобы вызвать экран JIRA для создания задачи.

На странице протокола появится ссылка на задачу, а в задаче JIRA будет ссылка на страницу в Confluence.

Таким образом мы можем переходить между этими двумя системами, с одной стороны, чтобы уточнить состояние и историю исполнения поручения, а с другой — посмотреть контекст и причину возникновения задачи.

Интеграция между системами также помогала нам отслеживать списки открытых вопросов, связанными с разработками.

В конце проекта, когда остался список критичных разработок, которые необходимо было закрыть для завершения проекта, мы организовали его в виде таблицы на странице портала проекта, в одной из ячеек которой была ссылка на разработку в JIRA. Кроме номера задачи там отображается и текущий статус. Просматривая список мы можем видеть, какие задачи еще не закрыты, в каком состоянии они находятся, и при необходимости можем перейти к ней, чтобы увидеть всю историю и переписку по ней.

Работа с JIRA требует определенной квалификации и опыта. Здесь я описал некоторые варианты использования, однако на самом деле их гораздо больше. Прелесть в том, что можно начать с самых базовых вещей, и это уже будет работать, а затем развивать систему по мере приобретения опыта и понимания потребностей.

Кроме Confluence, в интеграции с JIRA, мы также использовали BitBucket, также продукт Atlassian — репозиторий разработок, позволяющий отслеживать версии кода. Для этих же целей на другом проекте использовали бесплатный SVN.

Множество плагинов позволяет расширять функциональность системы, в частности, для интеграции с MS Project или реализации диаграммы Гантта непосредственно в JIRA.

Большое количество вариантов использования может стать препятствием для тех, кто берется за использование этих инструментов в первый раз. В этом случае можно воспользоваться опытом других проектов, которых великое множество, либо начать с самого простого.

Организация проектного пространства с помощью JIRA и Confluence доказало свою эффективность и удобство. Ключевые преимущества — это удобство, надежность и широчайшие возможности для адаптации. На наших проектах такая системам стала стандартом де факто.

Текстовые эффекты используются для изменения форматирования слов и предложений.

Чтобы сделать весь параграф цитированным - поместите "bq. " перед ним.

Цитировать блок текста, длиннее одного абзаца.

Здесь находится подходящее
для цитирования содержание

Изменяет цвет блока текста.

Смотри, ма - красный текст!

Текстовые разрывы

В большинстве случаев, явные разрывы старниц не требуются - Вики-рендерер сможет сам правильно разбивать текст на страницы.

Запись	Комментарий
Создает новый абзац
Переносит текст на следующую строку. Редко нужно - в большинстве случаев Вики-рендерер сможет сам правильно переносить текст на новую строку.
Создает горизонтальную направляющую линию.
Создает — символ длинного тире.
Создает – символ короткого тире.

Ссылки

Важно узнать, как быстро создавать ссылки.

Создает ссылку на внешний источник. Спецсимволы, которые следуют после URL и не являются его частью должны быть отделены пробелом. Внешние ссылки обозначены иконкой со стрелочкой.

Скобки [] вокруг внешних ссылок ставятся по усмотрению, если вы не хотите использовать никакие псевдонимы для ссылок.

Создает ссылку на почтовый адрес.

Создает ссылку на скачивание файла на ваш компьютер или в сетевую папку, которую вы выбрали на диске. Чтобы получить доступ к файлу, нажмите правую кнопку на ссылке и выберите "Сохранить Как".

По умолчанию, это работает только в Internet Explorer, но также может быть задействовано в Firefox (Смотрите документацию).

Списки

Списки позволяют вам представлять информацию в виде серии упорядоченных элементов.

Список с буллитами (должен быть в первом столбце). Используйте больше (**) для увеличения глубины списка.

Элементы списка (с -), несколько строк образуют единственный список.

Вы также можете создавать любые смешанные вложенные списки.

Изображения

Изображения можно вставлять в Вики-поле из вложенных файлов или удаленных источников.

Вставляет изображение на страницу.

Если подходящий URL указан для изображения - оно будет отображаться с удаленного источника, иначе будет отображаться приложенный файл с картинкой.

Вставить миниатюру на станицу (работает только с изображениями, приложенными к странице).

Для любого изображения вы можете определить аттрибуты тэга изображения - такие, как список, разделенный запятыми и пр.

Вложения

Некоторые вложения особого типа могут быть вставлены в визуальное Вики-поле из приложенного файла.

Вставка объекта на страницу, вставляя свойства разделенные запятыми.

Форматы, поддерживаемые по умолчанию.:

Flash (.swf)
Quicktime клипы (.mov)
Windows Media (.wma, .wmv)
Real Media (.rm, .ram)
MP3 файлы (.mp3)

Прочие типы файлов могут быть использованы, но могут потребовать указание свойств "classid", "codebase" и "pluginspage", чтобы быть распознанными веб-браузерами.

ширина - ширина медиа-файла
высота - высота медиа-файла
id - ID присвоенный вставленному объекту

Благодаря запросам безопасности файлы, расположенные на удаленных серверах не поддерживают Стилизацию
По умолчанию, каждый вставляемый объект обернут тегом "div". Если вы хотите стилизировать div и его содержимое - перепишите содержимое CSS-класса "embeddedObject". Указание ID в качестве свойства также позволяет вам стилизировать разные вставленные объекты. Используются имена CSS-классов в формате "embeddedObject-ID".

Таблицы

Таблицы позволяют вам организовать содержимое в строки и столбцы с заголовочными строками, если требуется.

Создает таблицу. Используйте double bars для заголовочных строк таблицы.

Код, заданный здесь, создает таблицу которая выглядит как:

Расширенное форматирование

Расширенное форматирование текста.

Делает предварительно отформатированный блок текста без синтаксической подсветки. Все опциональные параметры макроса также действительны для .

без панели: Окружает блок текста полностью настраиваемой панелью. Опциональные параметры, которые вы можете задать:

Окружает блок текста полностью настраиваемой панелью. Опциональные параметры, которые вы можете задать:

title: Заголовок панели
borderStyle: Стиль границы, которая используется в панели (сплошная, пунктирная и любая другая CSS-valid)
borderColor: Цвет границы, которая используется в панели
borderWidth: ширина границы, которая используется в панели
bgColor: Цвет фона этой панели
titleBGColor: Цвет фона заглавной секции этой панели

блок текста, окруженный панелью
еще другая линия

Создание задач Jira с помощью внешних ссылок - занятие полезное. Ведь одно дело - жать на кнопки довольно тормознутого интерфейса самой Jira, а совсем другое дело - единожды щелкнуть по ссылке из какой-нибудь тематической базы знаний, к примеру, создать задачу 1.1.2 Сбор исходных материалов непосредственно из ГОСТ 19.102-77. И потом, когда какой-нибудь охламон из особо «эффективных» или военпред из генеральских сыночков поинтересуется, откуда в плане проекта взялась такая задача и почему она бешено сжирает ресурсы, можно будет ткнуть в обратную ссылку и показать, что это требование конкретного стандарта. Таким образом, создание задач Jira внешними ссылками из авторитетных источников полностью и целиком обосновывает все действия «создателя» и исключает возможность предъявить какие-либо претензии ко всей его деятельности. Редакция от 04.04.2021.

Создан 24.08.2020 11:25:21

Итак, создал автор задачу в Jira с помощью внешней ссылки с собственного портала (у читателя ничего не получится, пока не организован публичный доступ к Jira). Что в ней примечательного?

Самое главное, что трудоемкость этой процедуры нулевая. Наименование задачи, ее приоритет и родительский эпик устанавливаются автоматически из параметров ссылки, руками ничего делать не придется. Ручной труд оставим «эффективным», пусть вводят значения полей средствами ручного ввода. Да это и их святая обязанность - назначать ответственного исполнителя и сроки выполнения задач.

Но самое-самое главное состоит в том, что в поле Описание автоматически формируются гиперссылки:

Еще очень хотелось бы, да не получится - автоматически организовать иерархическую структуру проекта, декомпозиции работ, фрагментарно изображенную на диаграмме Гантта. А не получится только потому, что предшествующих или последующих работ в Jira еще может и не быть.

Теперь о формировании ссылок для создания задач Jira в AuthorIT.

Формирование ссылок для создания задач Jira в AuthorIT

Формирование ссылок для создания задач Jira в AuthorIT происходит путем создания различных переменных, хотя по смыслу ближе лежит понятие «формальный параметр», а затем подстановкой их значений в гиперссылки.

Из чего состоят ссылки? Прежде всего, они включают в себя доменное имя Jira или Confluence, затем некое действие, а завершаются одним или несколькими параметрами. С доменами все просто:

В авторском случае они одинаковы. Но ежели надо быстро создать задачи задачи в чужой Jira или страницу в Confluence, то достаточно просто изменить значение переменной - вставить другой URL. Со всеми прочими переменными не все так однозначно, поскольку все эти «условно бесплатные» или почти бесплатные онлайновые системы управления проектами пишутся различными сетевыми сообществами, особых гарантийных обязательств никому не предоставляющими. Многое зависит от конкретной версии, а также «облачности» или «серверности» продукта.

Далее - о видах (или типах) создаваемых задач и о соответствующих им переменных.

Переменные для различных задач Jira

Переменные для различных задач Jira всем известны, а кому нет - тот сам поищет в уандехе. Автор использует исключительно приведенные ниже:

JEpic - эпик Jira - &issuetype=10000&customfield_10011=Переменные для различных задач Jira&summary=Переменные для различных задач Jira&reporter=AuthoritRu&description=Переменные для различных задач Jira&assignee=AuthoritRu;
JStory - история Jira - &issuetype=10001&customfield_10011=Переменные для различных задач Jira&summary=Переменные для различных задач Jira&reporter=AuthoritRu&description=Переменные для различных задач Jira&assignee=AuthoritRu;
JTask - задача Jira - &issuetype=10002&customfield_10011=Переменные для различных задач Jira&summary=Переменные для различных задач Jira&reporter=AuthoritRu&description=Переменные для различных задач Jira&assignee=AuthoritRu.

В развернутых ссылках они отличаются значениями параметра issuetype - 10000 для эпика, 10001 для истории и 10002 для задачи. Но вовсе не факт, что в иной верии Jira эти значения будут такими же.

Еще немного о параметрах. Поле customfield_10011 - это поле, соответствующее Jira'вскому Epic Name , причем оно тоже вполне себе может отличаться от версии к версии. Поля description и summary - это описание и резюме , см. рисунок выше. Кривовато как-то все сопоставляется, но работает. Значения полей подставляются с помощью AuthorIT'овской переменной SYS_DESCRIPTION , поэтому в ссылках и наблюдается заголовок данного подраздела - Переменные для различных задач Jira .

Поля reporter и assignee - автор задачи и кому она назначена (по умолчанию - автору).

Имеется также поле JPID - ID проекта Jira - pid=10000. Если не указать его явно, то задача будет создана либо «мимо» любого из существующих проектов, либо не создана вообще. Итоговые ссылки по созданию задач собираются так:

О ссылках, обеспечивающих возможность решения поисковых задач - в отдельном потоке мутного сознания автора.

Рекомендуется не помещать в описание задачи всю информацию, какая только есть. Если речь идет о разработке, то техническое задание на разработку настоятельно рекомендуется хранить в Confluence, а в задаче необходимо разместить ссылку на соответствующую страницу или пространство.

Если одна задача влияет на выполнение другой или как-то связана с ней, то такие задачи необходимо связать между собой ссылками.

Как разместить ссылку и связать задачи

Чтобы связать задачу с другой задачей, статьей в Confluence или разместить ссылку на страницу в интернете, необходимо нажать кнопку Ещё в панели управления и выбрать пункт Связать.

Связь задачи с другой задачей

Связывать задачи между собой очень удобно, когда требуется, чтобы зависимые между собой работы было легко найти.

Готовитесь вы к презентации и для её оформления вам нужна помощь дизайнера. Вы поставили на него задачу и связали со своей, установив тип связи blocks. Теперь дизайнер знает, что пока он не сделает свою задачу, вы не сможете закончить со своей. А вы в любой момент, перейдя в свою задачу, будете видеть, какой статус у задачи по оформлению.

Для связи задач в открывшемся окне выберите в левом блоке (1) Запрос Jira.

После этого в блоке справа (2) необходимо указать:

Связь со статьей в Confluence

Где искать ссылки на связанные задачи и статьи

Все связи отображаются в задаче в блоке Связи запроса.

В Confluence добавленные связи отображаются над названием статьи:

Как удалить связь из задачи

Чтобы удалить связь, наведите на неё курсор мыши и нажмите на иконку мусорной корзины. В появившемся окне подтвердите удаление связи.

Читайте также: