Как вести бухучет в сбис после получения электронной подписи

Обновлено: 06.07.2024

Какие документы необходимо представить в Удостоверяющий центр для получения электронной подписи?

Для получения квалифицированной электронной подписи необходимо представить:

Документ, удостоверяющий личность заявителя. Для граждан Российской Федерации – паспорт. Для иностранных граждан – один из документов: паспорт, разрешение на временное проживание, вид на жительство или удостоверение беженца.
СНИЛС, универсальная электронная карта или форма АДИ-РЕГ.
Заявление на изготовление по форме Удостоверяющего центра.
Доверенность на полномочного представителя. Если владельцем электронной подписи будет не руководитель, например, бухгалтер.

С 1 июля 2020 года получить электронную подпись может только заявитель лично. По доверенности через представителя/курьера выдача электронных подписей не осуществляется.

На какой срок выдается электронная подпись для СБИС?

Электронная подпись для работы в СБИС выдается на срок до 15 месяцев. Если в течение это срока подпись была утеряна, скомпрометирована или изменились ключевые реквизиты – подпись необходимо отозвать и выпустить новую.

Есть ли привязка к компьютеру при работе со СБИС?

СБИС – это облачный личный кабинет организации/ИП. Пользователь не привязан к одному компьютеру и может работать с любого устройства, подключенному к сети интернет. В самый минимальный тариф входит одновременная работа до 5 уникальных пользователей, которые не привязаны к рабочим местам. Если нужно больше – приобретите дополнительных пользователей.

Как правильно выбрать тариф для сдачи отчетности?

Если у Вас только нулевая отчетность – Вам подойдет минимальный тариф «Аккаунт». Он позволяет отправлять необходимые для «нулевок» отчеты в ФНС, ПФ, ФСС, РОССТАТ. К тому же Вы будете получать рассылки и требования от ФНС, на которые сможете отвечать.

Тариф «Базовый» рекомендуем к подключению, особенно организациям на ОСНО. По сравнению с тарифом «Легкий» он позволяет сдавать отчеты в РОССТАТ, делать сверку расчетов с бюджетом. Перед отправкой большинства отчетов они будут проходить камеральную проверку по алгоритмам ФНС. А это не только заполнение обязательных полей, но просчет сумм, сопоставление показателей отправляемого отчета с другими отчетами. Включена также сверка НДС с контрагентами.

Если мы ведем отчетность нескольких организаций, какой тариф выгоднее подключить?

Для таких случаев предусмотрен тариф «Корпоративный». Например, у Вас на обслуживании 5 организаций – подходит тариф «Корпоративный 5». Вы подключаете 5 налогоплательщиков и экономите средства. Организации будут добавлены в единый личный кабинет, доступ к которому будет только у Вас

Тариф включает все возможности «Базового» тарифа для каждого налогоплательщика. Это означает, что организации/ИП будут сдавать отчеты сами за себя (не по доверенности). Тариф предусматривает не только сдачу отчетности, но сверку с бюджетом, камеральную проверку по алгоритмам налоговой и другие полезные функции.

Появились еще организации на обслуживании – купите дополнительные ячейки и сдавайте отчеты.

Разграничение прав доступа позволит нескольким бухгалтерам работать только со своими организациями, не имея доступ к данным других организаций в кабинете.

Хотим перейти на электронный документооборот. Что делать, если наш партнер подключен к другому оператору?

Для обмена документами между различными операторами создано роуминговое покрытие. По Вашему запросу мы настроем роуминг с любым оператором. Поэтому Ваш партнер гарантировано получит документ.

Вместе с тем, тариф «Электронный документооборот» включает интеграцию с 1С и другими популярными учетными системами. Вы сможете отправлять документ напрямую из Вашей системы, а СБИС доставит его контрагенту.

СБИС является программой только для сдачи отчетности?

СБИС – это многофункциональный программный комплекс, который позволит автоматизировать работу Вашей организаций Ведение бухгалтерии, сдача отчетности, электронный документооборот, касса, отправка чеков в ФНС, отправка данных в систему маркировки – это далеко не полный список возможностей.

СБИС постоянно развивается, количество и, главное, качество услуг постоянно растет.

Наши специалисты проконсультируют по интересующим Вас вопросам и подключат необходимые услуги.

Удостоверяющий центр рекомендует получать новую подпись при смене любого реквизита.

Но для ЭП, которая применяется для сдачи отчетности, при смене некоторых реквизитов можно не обновлять подпись. Реквизиты условно можно разделить на две группы:

Критичные: руководитель, ФИО руководителя, должность, ИНН/ОГРН, наименование;
Некритичные: КПП, юридический адрес.

Если меняется критичный реквизит – обновите электронную подпись. Если некритичный реквизит – можно не обновлять.

Обратите внимание, что данное правило применяется только для ЭП, выпущенных для сдачи отчетности, документооборота. Если у Вас коммерческая ЭП (для торгов), то при смене любого реквизита необходимо получить новую подпись.

Заполните заявку для обратной связи – мы найдем оптимальное предложение и оперативно проконсультируем по всем возникающим у вас вопросам.

Разработчики СБИС решили этот рутинный вопрос автоматизацией ввода данных с документов и научили сервис распознавать даже самые грязные и затертые накладные с помощью нейросети. А еще сервис умеет вводить счет-фактуру через сканер и распознавать его.

Объясняем на конкретных примерах, что умеет СБИС:

Поймет, что чай «Дун Дин Улун» и «Д.Д. Улун» одно и тоже

Прочитает мысли налоговика и расшифрует их для вас

Госорган просит предоставить документы, а времени на подготовку ответа нет? СБИС «прочитает» требование ФНС, в электронном архиве найдет по списку всю запрашиваемую документацию и подготовит ее для отправки.

Если вы работаете в другой учетной системе, СБИС укажет, какие документы необходимы, поможет найти, а вам понадобится только их отсканировать. Сервис сам распознает их, выставит в правильном порядке, назовет и пронумерует, как требуется в запросе налоговой.

Не даст заплатить миллион вместо тысячи

Занимаетесь кадрами? И тут СБИС упрощает рутинные процессы. Чтобы оформить сотрудника на работу, достаточно загрузить в СБИС скан или фото его паспорта и СНИЛСа. Нейросеть за секунду распознает все данные и введет их без ошибок, проверит по базам МВД, ФНС и в реестре банкротов, определит, есть ли у сотрудника бизнес, создаст личную карточку в системе и отправит все инструкции на подпись.

Кроме того, СБИС позволяет размещать QR-код на договоре о приеме на работу. По QR-коду нейросеть определит, в каком отделе работает сотрудник и автоматически занесет его данные в нужный раздел.

Как загрузить документы в СБИС

Любым удобным способом: со сканера, МФУ или просто сфотографируйте их на телефон. Как вам комфортнее.

Работаете в 1C и хотите попробовать?

Начните вести учет в СБИС

Попробуйте бесплатно, а если еще не уверены, посмотрите вебинар. Такие обучающие материалы по СБИС появляются постоянно.

Кто оценил работу нейросети

Можно работать с входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать,удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.

Как создать документ в СБИС

Кликните в любом разделе по кнопке или . Появится новый шаблон. Заполните его.

Как контролировать документы в СБИС

Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.

Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.

Как сохранить документ на компьютер

СБИС хранит все файлыв своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.

Чтобы скачать один файл:

— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».

Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.

Чтобы скачать весь комплект:

— ZIP — в виде zip-архива

— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.

— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.

Как редактировать документы в СБИС

Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:

Кликните «Изменить» в карточке дока
Исправьте неточности
Нажмите «Сохранить»

Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:

Как распечатать документы в СБИС

Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:

— чтобы распечатать только один, в его форме нажмите и выберите параметры печати

— чтобы распечатать сразу несколько, отметьте их в реестре, кликните в панели массовых операций и выберите нужный вариант

Как удалить документы в СБИС

Чтобы удалить ненужный(е) файл(ы):

— только один: нажмите в реестре или в самом документе,

— сразу несколько: отметьте их в реестре и кликните в панели массовых операций.

При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в Корзину. Его можно восстановить:

Почему юридическим лицам необходимо оформлять сертификат электронной подписи на имя бухгалтера, а также в каких случаях бухгалтер может и должен использовать свою ЭП — в нашей статье.

Юридические лица, использующие внешний и внутренний электронный документооборот, чаще всего оформляют сертификат электронной подписи только на руководителя. В итоге другие сотрудники, в том числе главный бухгалтер, подписывают документы одной для всех подписью — электронной подписью руководителя, который передаёт носитель ключа ЭП из рук в руки.

Такой подход не только ошибочен, но и перекладывает на директора все риски, связанные с подписанием документов ненадлежащим лицом. Даже если урегулировать передачу ЭП приказом или распоряжением, суть не меняется: документы считаются подписанными руководителем, и он несёт за них полную ответственность. Правильный подход — оформить на бухгалтера отдельный сертификат электронной подписи.

Юридические характеристики электронной подписи бухгалтера

Электронная подпись — аналог собственноручной подписи . Если сертификат ЭП оформляется на имя бухгалтера как физического лица, бухгалтер получает возможность подписывать все исходящие от него электронные документы своей электронной подписью. Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными функциями и, возможно, доверенностью.

Доверенность, как правило, используется для случаев, когда бухгалтера нужно наделить определёнными полномочиями, не входящими в круг его прав и обязанностей согласно трудовому (гражданско-правовому) договору и должностной инструкции. В итоге бухгалтер будет вправе подписывать своей ЭП только такие документы, на подписание которых он прямо уполномочен.

Принято считать, что издание приказа о передаче ЭП руководителя в пользование бухгалтеру делает последнего «уполномоченным лицом» и таким образом легализует использование чужой ЭП. Это ошибочно и рискованно. Более того, действующее законодательство, в частности Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», не предполагает юридических возможностей передачи ЭП (права использования) кому бы то ни было.

Поэтому ни приказы, ни доверенности, ни иные формы передачи ЭП не имеют юридической силы и не делают подписание бухгалтером документов с использованием ЭП руководителя правомерным.

Если бухгалтер использует ЭП руководителя, документ считается подписанным руководителем, который несёт всю полноту ответственности как за содержание документа, так и за его фактическое подписание бухгалтером.
Если бухгалтер использует свою ЭП, документ считается подписанным именно бухгалтером и, соответственно, он отвечает за его достоверность.

Сферы применения ЭП бухгалтером

Зачем бухгалтеру электронная подпись — вполне логичный вопрос руководителя компании. Оформление сертификата потребует расходов, и если в компании давно практикуется подход «одна ЭП на всех», такие расходы могут быть сочтены необоснованными.

Несмотря на то что в каждой компании есть свои особенности ведения бухгалтерского и налогового учётов, подготовки и сдачи отчётности, практически всегда бухгалтерский электронный документооборот включает:

первичную бухгалтерскую документацию;
налоговую отчётность и письменное взаимодействие с органами ФНС, Росстата, иногда ПФР и ФСС;
документооборот с контрагентами в рамках исполнения договоров;
документооборот с банками;
документы, связанные с участием с госзакупках и коммерческих тендерах, а также заключением и исполнением контрактов;
переписку с государственными и муниципальными ведомствами и их должностными лицами;
внутренний документооборот компании (рабочее взаимодействие с подразделениями и сотрудниками).

Это основные направления, в которых бухгалтер может составлять определённые электронные документы от своего имени, а значит, должен подписывать их своей электронной подписью.

Главная задача руководителя — понять, готов ли он брать на себя ответственность за то, что документы будут составляться от его имени и подписываться его электронной подписью. Это возможно и практикуется, если бухгалтерский учёт разрешено вести руководителям (сфера малого и среднего бизнеса). Но если в компании есть штатный или сторонний бухгалтер, передавать ему носитель ключа ЭП может оказаться неоправданным риском (и нарушением №63-ФЗ). За подписанный таким образом документ будет отвечать не бухгалтер, а владелец сертификата ЭП, то есть, как в данном случае, руководитель компании.

Помимо документации, с которой бухгалтеры работают в силу своих профессиональных функций, им может быть доверено право второй подписи на других юридически значимых документах. Для этого издаётся приказ или оформляется доверенность, где определяются виды документов, которые вправе подписывать бухгалтер, и срок действия соответствующих полномочий.

Законодательное регулирование понятий «первая» и «вторая» подпись, которыми до 2014 года оперировали руководители и главные бухгалтеры, сегодня уже не существует. Но разграничение до сих пор возможно, если в компании считают это необходимым или банк и контрагенты ставят такое условие.

Оформление сертификата ЭП на бухгалтера

Для сдачи электронной отчётности в государственные органы бухгалтерии необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП подойдет и для подписания бухгалтером всех остальных рабочих документов.

Использование бухгалтером КЭП практически всегда предполагает наличие системы электронного документооборота. Здесь возможны два основных подхода:

Оформление сертификата КЭП в составе комплексного программно-технического продукта (программное обеспечение + КЭП + дополнительные услуги), включая услуги оператора ЭДО.
Оформление сертификата КЭП для использования в рамках действующей в компании системы ЭДО.

Если же отчётность не входит в цели использования ЭП бухгалтером, возможно получение сертификата ЭП как услуги любого удостоверяющего центра. Но и в этом случае чаще всего речь будет идти о КЭП и услугах УЦ из списка аккредитованных Минкомсвязью. Ведь кроме ЭДО, самыми популярными средствами применения ЭП будут системы, которые требуют от пользователя именно такой вид подписи.

Это означает, что получить и использовать сертификат КЭП можно по единому порядку практически в любой точке страны и для любых целей.

В свете изменений в законодательстве об электронной подписи, которые будут вступать в силу постепенно с 1 июля 2020 года по 1 января 2022 года, нужно учитывать следующее:

Сейчас и до 1 января 2022 года первые лица компании и другие сотрудники получают сертификат КЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах. Затем руководители организаций смогут оформить КЭП только в УЦ ФНС и у его доверенных лиц.
Для других сотрудников организаций, включая бухгалтера, правила оформления сертификата КЭП не изменятся. Однако действовать от имени юридического лица и использовать при этом рабочую КЭП смогут только руководители. Прочим сотрудникам при подписании документов нужно будет использовать свою КЭП и с 1 января 2022 года прикладывать к ней машиночитаемую (электронную) доверенность для подтверждения соответствующих полномочий. Также нужно помнить, что ФНС и ПФР для приёма отчетности требуют предоставить доверенность на бухгалтера, оформленную по специальному порядку и формату.

С 1 июля 2020 года появится возможность использования сертификата ЭП юридического лица, в котором не будет указан руководитель или другое физическое лицо. Однако в этом случае в организации обязательно должны быть определены конкретные люди, которые отвечают за сохранность ключа ЭП, а также за правильность и достоверность сведений в подписываемых документах. Среди таких лиц может быть указан и главный бухгалтер.

Читайте также: