Как вести кассу по наличке в экселе
Обновлено: 04.07.2024
Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации.
Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее). Он ежедневно вносит в неё записи на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров. Но если приходно / расходные операции не совершались в какие-то дни, то и книгу заполнять не нужно за эти даты.
Одна книга рассчитана на один календарный год. Но если в течение года одного экземпляра кассовой книги оказалось мало, то заводится ещё один – и записи дальше продолжаются в хронологической последовательности.
В одной организации должна быть только одна кассовая книга, даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных налоговых режимах.
Единственное исключение: только обособленные подразделения (филиалы) юрлица ведут свою собственную кассовую книгу, но при этом копии листов книги и первичных кассовых ордеров передаются в головной офис в установленные организацией сроки.
ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).
Как вести кассовую книгу
Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Рассмотрим подробнее.
Кассовая книга на бумажном носителе (2 варианта её ведения)
1) Покупается уже готовая, распечатанная в типографии книга и ведётся вручную. Перед её заполнением нужно все листы прошить, пронумеровать, на последнем листе указать общее количество страниц, затем скрепить сургучной или мастичной печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.
В конце рабочего дня после оформления кассовой книги, т.н. вкладной лист остаётся в книге, а отрывной лист, т.н. отчёт кассира, отрывается и передаётся в бухгалтерию для проверки и подписания вместе со всеми оформленными за день первичными документами: РКО, ПКО, ведомости и т.п.
2) Книга оформляется с применением технических средств (компьютер и программное обеспечение), затем распечатывается и только потом подписывается собственноручной подписью. Порядок следующий:
- Электронный шаблон кассовой книги (Word или Excel – без разницы) имеет 2 листа: верхний (с надписью «Образец 3, 5, 7, 9 и т. д.) является вкладным листом, а нижний (с надписью «Образец 4, 6, 8, 10 и т. д.) – отчёт кассира. Оба листа заполняются совершенно одинаково.
- В течение дня в кассовую книгу кассир (или лицо, его заменяющее) вносит записи на основе каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров.
- В конце рабочего дня в книге выводится итоговая сумма прихода / расхода за день и остаток наличных денег в кассе на конец дня.
- Затем распечатываются вышеуказанные 2 листа с одинаковым заполнением: вкладной лист и отчёт кассира.
- Вкладные листы кассир оставляет и хранит у себя в отдельной папке, а в конце года они сшиваются (с указанием на последней странице книги общего количества страниц), скрепляются печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.
- Листы «отчёт кассира» для сверки и подписания передаются в бухгалтерию вместе со всеми сформированными за день первичными документами: РКО, ПКО, заявление на получение аванса, ведомости на оплату, заявление на выдачу в подотчет и т.п. и.
Листы нумеруются в порядке возрастания с начала года. При этом в последнем вкладном листе каждого месяца и календарного года необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.
Кассовая книга в электронном виде
Оформляется с применением технических средств (компьютер, ПО) с учетом обеспечения её защиты от несанкционированного доступа, искажений, потерь информации и подписывается электронными подписями в соответствии с установленными требованиями.
При использовании электронной подписи распечатывать книгу не нужно.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ КАССОВОЙ КНИГИ(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)
В середине листа указывается период, на который рассчитана кассовая книга (обычно ставится один год), например: КАССОВАЯ КНИГА на 2018 г.).
Строка «Касса за». Указывается дата, за которую формируется лист кассовой книги. Также указывается порядковый номер листа.
Графа «Остаток на начало дня». Отражается сумма остатка наличных на конец предыдущего дня. Попросту говоря, сколько денег в кассе перед началом работы.
Столбец «Номер документа». Указываются порядковые номера всех оформленных за день ПКО и РКО.
Столбец «От кого получено или кому выдано». ФИО физлиц или наименование организаций, ИП выписываются из соответствующего ПКО или РКО.
Столбец «Номер корреспондирующего счета, субсчета». Вписываются номера счётов из соответствующего ПКО или РКО. ИП это не заполняют.
Столбец «Приход». Указываются поступившие в кассу денежные суммы (в рублях и копейках) на основании каждого приходного кассового ордера.
Столбец «Расход». Указываются выданные из кассы денежные суммы (в рублях и копейках) на основании каждого расходного кассового ордера.
Графа «Перенос». Отражается общая сумма прихода и расхода всех предыдущих строк в таблице.
Строка «Итого за день». Вписывается общая за весь день сумма полученных и выданных денег.
Строка «Остаток на конец дня». Указывается остаток денег в кассе. Вычисляем по формуле: Остаток на начало дня + сумма прихода – сумма расхода. Сумма по вычислениям и фактический остаток должны совпадать.
Далее кассир ставит свою подпись с расшифровкой. Проверяющий книгу бухгалтер тоже ставит свою подпись с расшифровкой, а также указывает количество оформленных за день приходных и расходных кассовых ордеров.
Примечание: при заполнении кассовой книги ручкой все строки таблицы, оставшиеся незаполненными, перечёркиваются буквой «Z».
Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в кассовый порядок внесены изменения. Так например, обособленные подразделения, которые сдают наличность в главную кассу организации, освободили от обязанности вести кассовую книгу.
Что еще изменилось в порядке ведения кассовых операций с 30.11.2020, узнайте из разъяснений экспертов, приведенных в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
А об изменениях, действующих с 2017 года, читайте в статьях:
Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.
Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.
Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.
Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.
Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.
Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.
Как вести кассовую книгу?
Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.
О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2020 - 2021 годах».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. здесь). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.
Существует 3 способа заполнения кассовых книг:
- вручную на готовых бланках;
- на компьютере (с последующей распечаткой);
- на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.
Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.
Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.
Структура кассовой книги (правила заполнения полей)
Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:
- лицевые (образец обложки или титула);
- внутренние (страницы с 3 по 10);
- завершающая (располагающаяся в конце документа).
На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:
- «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
- «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
- «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
- «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
- «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
- «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
- «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
- «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
- «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).
В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.
В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:
- кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
- бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).
На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:
- главного бухгалтера;
- руководителя фирмы.
Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)
Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.
Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.
В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.
О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?
Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:
- распечатать все страницы кассовой книги;
- подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.
Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.
«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги
Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:
- защиту от несанкционированного доступа;
- отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
- защиту от потерь информации.
Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.
Итоги
Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.
Ведение кассовой книги — это обязанность любой организации, которая получает или расходует наличные деньги.
Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2020 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.
Что такое кассовая книга
Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 , однако, в настоящее время его использование для ведения бизнеса не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый предприниматель может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению. Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.
Как правильно вести кассовую книгу в 2020 году
На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.
Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:
- В начале новой смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись в кассовой книге необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
- Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
- В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи в кассовой книге и выводит остаток. Записи, сделанные за день, заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего кассовая книга передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.
Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.
Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.
Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка
Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.
Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить. На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств
Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению
Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:
На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.
Каждый лист делится на две части:
- одна остается в книге;
- вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.
Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.
В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.
Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:
Административная ответственность
Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:
Финансовые операции требуют строгого контроля и учета. Поэтому сотруднику предприятия, который занимается этой сферой деятельности, приходится вести немало различных видов документации. Главной учетной формой является кассовая книга по форме № КО-4, которая оформляется в обязательном порядке, независимо от величины компании, формы, вида деятельности. Это документ строгой отчетности, для него предусмотрен специальный формат, утвержденный в 1998 году.
Порядок ведения кассовой книги
В настоящее время допускается заполнение кассовой книги от руки и в виде компьютерных файлов. При ведении документа вручную каждая страница нумеруется. Занесение данных в кассовую книгу осуществляется на основании документов, фиксирующих перемещение средств.
Если для ведения документа используются электронные гаджеты, в конце каждого рабочего дня требуется распечатывать два листа отчета, так как один служит для создания кассовой книги, другой является основой дневного отчета. В конце года листы, предназначенные для создания книги, прошнуровываются в соответствии с требованиями. Исключение составляет электронное ведение кассовой книги с использованием электронной подписи. В таком случае распечатка документов не требуется.
Кассовая книга (форма КО-4), заполняется в каждую рабочую смену. В конце дня подбиваются суммы приходов и расходов, осуществляется выведение остатка денег в кассе. Листы книги разделены на 2 части, правая отрезается, является основой дневного отчета, левая остается в книге. Не требуется отдельное оформление частей, лист сгибается и между частями укладывается копировальная бумага. С 2013 года касса главного офиса должна учитывать не только свои операции, ни и движения средств в подразделениях.
Проверка отчетов кассира, контроль над правильностью заполнения кассовой книги выполняется главбухом. Если данный специалист отсутствует, эти функции осуществляет руководитель компании, организации.
Заполнение и оформление кассовой книги
Помарки или исправления ранее считались недопустимыми в кассовых книгах. Сейчас такие недочеты разрешены. Но важно правильно оформить исправления, дополнить их соответствующими обоснованиями, подписями, печатями.
В начальной стадии заполнения кассовой книги оформляется титульный лист. В нем указывается название предприятия, дата его создания. Каждый лист имеет собственный порядковый номер, который проставляется в поле «лист». Дата оформления указывается в поле «касса за».
Записи в книге осуществляются на основании документов, поступающих в кассу. Если это приходные ордера, они должны быть заверены главным бухгалтером и кассиром. Расходные документы обязательно визируются руководителем компании, предприятия. Во всех вариантах обязательным элементом является печать. Кроме номеров документов указываются бухгалтерские счета операций.
В конце дня кассир на основании расчетов по суммам дохода, прихода выводит остаток средств, которые имеются в кассе. Существуют определенные ограничения по данному показателю. В каждом предприятии допускается устанавливать собственный лимит. Если в кассе остаток превышает данные ограничения, лишние средства сдаются в банк.
Кассовая книга по окончании периода прошнуровывается, запечатывается бумажной пломбой, подписывается руководителем, датируется, заверяется печатью. Хранится документ пять лет.
На сайте можно бесплатно скачать не только форму кассовой книги КО-4, но и образец ее правильного заполнения.
Читайте также: