Как вести учет эцп в организации

Обновлено: 07.07.2024

Подборка наиболее важных документов по запросу Учет ключа электронной подписи (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Учет ключа электронной подписи

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Форма: Журнал учета ключей электронных подписей Роспотребнадзора
(Приказ Роспотребнадзора от 24.12.2020 N 867)

Судебная практика: Учет ключа электронной подписи

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 12.16 "Несоблюдение требований, предписанных дорожными знаками или разметкой проезжей части дороги" КоАП РФ При таких обстоятельствах, выводы судьи районного суда о наличии в действиях *** состава вмененного ей административного правонарушения сделаны без надлежащей проверки срока действия сертификата ключа электронной подписи, выданной инспектору Д., по состоянию на момент вынесения им оспариваемого постановления, без учета вышеприведенных законоположений о праве пользования электронной подписью в течение срока действия сертификата, установленного удостоверяющим центром, что является существенным процессуальным нарушением, влекущим отмену обжалуемого судебного решения от 16 мая 2019 года.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 111 "Обстоятельства, исключающие вину лица в совершении налогового правонарушения" НК РФ
(Юридическая компания "TAXOLOGY") УПФР привлекло общество к ответственности за непредставление сведений индивидуального (персонифицированного) учета. Страхователь не согласился с принятым решением, так как в рассматриваемый период из-за корпоративного конфликта в обществе не было лиц, обладавших ключом электронной подписи. Суд поддержал плательщика страховых взносов. В соответствии с ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" правоотношения, связанные с уплатой страховых взносов, попадают в сферу регулирования налогового законодательства. В связи с этим в силу п. 1 ст. 108, подп. 4 п. 1 ст. 111 НК РФ при привлечении к ответственности Фонд должен был установить вину общества. Не приняв во внимание обстоятельства деятельности страхователя, из-за которых у него не было сотрудников с электронной подписью, УПФР не установило всех элементов правонарушения.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Учет ключа электронной подписи

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как учесть расходы на приобретение электронной подписи
(КонсультантПлюс, 2021) 1. Как в бухгалтерском учете отразить расходы на приобретение ключа электронной подписи, ключа проверки и сертификата к нему

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Подпись в отражении. Бухгалтерский учет и налогообложение приобретения ЭЦП
(Бурсулая Т.)
("Финансовая газета", 2019, N 46) Стоимость материального носителя ключа электронной подписи (без учета НДС, подлежащего вычету) также можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на дату его приобретения (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170, п. 1 ст. 272 НК РФ).

Нормативные акты: Учет ключа электронной подписи

"Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.1998 N 146-ФЗ
(ред. от 02.07.2021) Обязанность лица, предусмотренная абзацем первым настоящего пункта, считается исполненной при наличии у него договора с оператором электронного документооборота на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота (о передаче прав на использование программного обеспечения, предназначенного для обеспечения электронного документооборота) с указанным налоговым органом по месту учета этого лица и квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи или при наличии такого договора и квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи у уполномоченного представителя лица, которому предоставлены полномочия на получение документов от указанного налогового органа.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Порядок реализации активов ликвидируемых кредитных организаций"
(утв. решением Правления ГК "Агентство по страхованию вкладов" от 29.10.2015, протокол N 157)
(ред. от 20.06.2019) - учет носителей ключа электронной подписи и контроль за сроками действия электронной подписи Представителя Агентства.

Статья будет полезна, если в вашей организации есть хотя бы один ключ электронной подписи — тогда вам, скорее всего, нужно вести журналы учета ключей подписи. Кто обязан это делать и как, расскажем в статье.

Что такое журналы учета ключей ЭП

Журналы учета средств криптографической защиты информации (СКЗИ) или ключей электронной подписи (ЭП или ЭЦП) помогают следить за перемещением средств криптозащиты и ключей подписи в организации. В них отражается кто получил ключ подписи, сдал ли его при переходе на другую должность или увольнении, знаком ли сотрудник с правилами работы со средствами электронной подписи. Журналы нужны предприятиям, которые используют ЭП и СКЗИ, например, КриптоПро CSP или ViPNet CSP.

Кому нужно вести журналы учета ключей ЭП

Лицензиаты ФСБ

Эти компании оказывают платные услуги, связанные с использованием СКЗИ: их разработкой, распространением, установкой, обслуживанием и т.д. Это могут быть удостоверяющие центры, которые выпускают сертификат электронных подписей, или, например, дистрибьюторы СКЗИ.

К лицензиатам предъявляется самый большой список требований по соблюдению инструкции. Они должны создать у себя орган криптографической защиты информации, разработать свой регламент по соблюдению инструкции и вести журналы учета ключей ЭП и СКЗИ. Орган криптозащиты контролирует, как организация соблюдает инструкцию из приказа ФАПСИ №152.

Лицензиаты также могут помогать другим компаниям соблюдать требования регулятора — ФСБ России.

Организации, которые не являются лицензиатами ФСБ

Обязательно соблюдать приказ ФАПСИ №152 и вести журналы учета ключей ЭП должны предприятия, которые используют СКЗИ для защиты конфиденциальной информации, если такая информация по закону подлежит защите — например, для персональных данных или при передаче отчетности. В приказе их называют «обладатели конфиденциальной информации».

Если организации используют СКЗИ для защиты информации, не подлежащей обязательной защите, то требования инструкции ФАПСИ носят рекомендательный характер. Например, это касается компании, которая приобрела сертификат ЭП и средства криптозащиты только для внутреннего пользования — подписания внутренних документов, шифрования результатов своей работы.

Организациям, которые будут соблюдать требования приказа ФАПСИ №152, нужно создать регламент хранения и использования электронных подписей на основе утвержденной приказом инструкции и вести журналы учета. Сделать это можно одним из двух способов:

Самостоятельно создать регламент, назначить конкретного сотрудника, который будет отвечать за его соблюдение и вести журналы.
Обратиться к лицензиатам ФСБ и поручить им разработку регламента и журналов, и при необходимости, передать им контроль за тем, как соблюдается инструкция и внутренний регламент.

СКБ Контур — лицензиат ФСБ и поможет организовать учет электронных подписей в компании. Специалисты проекта Контур.Безопасность создадут всю необходимую документацию и проконтролируют соблюдение регламента и инструкции из приказа ФАПСИ № 152.

Какие журналы учета вести

Инструкция устанавливает два типа журналов:

Журнал поэкземплярного учета СКЗИ.
В него вносят сведения о ключах ЭП сотрудников — кто получил носитель с ключом подписи, когда и где, даты уничтожения и другая информация.

Способ заполнения журнала отличается в зависимости от типа СКЗИ, от того кто ведет журнал: обладатель ключей ЭП или орган криптографической защиты. Подробно детали заполнения описаны в приказе ФАПСИ № 152.

Форма журнала поэкземплярного учета для органа криптографической защиты — для лицензиатов ФCБ:

Форма журнала поэкземплярного учета для обладателей конфиденциальной информации:

Технический или аппаратный журнал.
Он помогает следить за аппаратными средствами криптозащиты — например, серверами с установленным ключом ЭП.

Типовая форма технического (аппаратного) журнала:

Чтобы скачать формы для заполнения журналов, перейдите по ссылке.

Что такое порядок использования и хранения ключей ЭП и СКЗИ

Кроме журналов учета инструкция также рекомендует организациям разработать и соблюдать свой регламент хранения и использования ключей ЭП. Для регламента нет единой типовой формы, поэтому компания может разработать документ самостоятельно. Для этого нужно изучить инструкцию и адаптировать требования именно под свою компанию.

Несмотря на то, что регламент в разных компаниях будет отличаться, есть общие требования — регламент должен указывать правила, по которым в организации:

назначают сотрудников ответственных за учет ключей ЭП и СКЗИ;
ведут журналы и поэкземплярный учет;
устанавливают и настраивают СКЗИ;
обучают работе с ЭП и СКЗИ, ведут пользователей, допущенных к работе с ними;
контролируют соблюдение условий использования ЭП и СКЗИ;
действуют в случае, если ключи и СКЗИ утеряны или есть подозрение, что используются неправомерно;
контролируют соблюдение регламента внутри организации.

Что будет, если не соблюдать инструкцию и не вести журналы учета

Отметим, что на практике некоторые организации не соблюдают приказ ФАПСИ №152, считая, что так как документ утвердили почти двадцать лет назад, то и значимость его устарела. Однако приказ все еще юридически действителен, а в 2016 году ФСБ России подтвердило его актуальность.

Поэтому организациям необходимо обеспечить безопасность хранения, использования и передачи конфиденциальной информации. Если для этого используются электронные подписи и СКЗИ, организация должна их учитывать. Основной документ, на который можно опираться — приказ ФАПСИ №152 и утвержденная в нем инструкция. Если ФСБ России решит проверить организацию и обнаружит существенные недостатки, ведомство вправе наложить административный штраф или даже приостановить деятельность организации до устранения недочетов.

Рано или поздно организация начинает задумываться о переходе на электронный документооборот и внедрении электронной подписи (ЭП). Некоторые внедряют ЭП как дань моде, другие – потому что так требует законодательство, а третьи потому что проанализировали бизнес-процессы, взвесили риски и затраты и определили, для чего это необходимо.

О том, что такое ЭП и где её использовать, можно и нужно прочитать в Федеральном законе N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но на практике на этапе внедрения ЭП в бизнес-процессы организации возникает множество вопросов. Например, когда речь заходит о кадровой документации, нужно учесть, что многие акты, регулирующие нормы трудового права, требуют использовать только бумажные носители. Если законом или подзаконными актами не предусмотрена обязанность использовать для каких-либо документов именно собственноручную подпись, то возникает вопрос какую ЭП внедрять.

Эта статья поможет тем, кто только задумался о внедрении ЭП в своей организации или уже решает, с какой стороны подойти к этому вопросу, и тем, у кого уже внедрена ЭП в организации, но ее использование не приносит желаемого эффекта. Рассказываем, с чего начать, на что стоит обратить внимание, как выполнить все требования – технические и законодательные – и добиться желаемого результата, а также сколько это может стоить.

Постановка целей

Зачастую внутри организации отсутствует четкая формулировка цели внедрения ЭП, поэтому на первом этапе важно правильно определить, для чего и для кого она нужна, и заранее проанализировать затраты на реализацию проекта. Существует несколько типов ЭП – простая, усиленная квалифицированная и неквалифицированная.

Чаще всего под ЭП понимается именно усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП), которая включает в себя полный «боекомплект» – она требует приобретения сертификата у аккредитованного Минкомсвязью России удостоверяющего центра, установки средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и ежегодную плату за перевыпуск сертификатов. Конечно, она имеет самые широкие возможности использования, но такая ЭП нужна далеко не для всех задач и тем более не для всех сотрудников.

В законе прописано, что участники имеют право «использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Чтобы понять, какая ЭП нужна компании, необходимо сперва проанализировать объем внутреннего и внешнего электронного документооборота компании (как существующего на данный момент, так и планируемого после завершения проекта по внедрению ЭП). Если обмен электронными документами происходит только внутри компании, то возможно достаточно будет использовать простую электронную подпись. Её основная функция – подтверждение авторства, идентификация личности.

Простая электронная подпись

Технически она реализуется путем авторизации в СЭД с помощью логина и пароля (они выступают в роли «ключа»), так что любое действие пользователя – согласование документа или подтверждение, что с документом ознакомлен, – фиксируется в системе. Этот на первый взгляд весьма простой трюк позволяет наладить внутри компании быстрый обмен документами, ускорить согласование, подписание, ознакомление с документами без бумажной волокиты и лишней беготни с листочками из кабинета в кабинет.

Случай из практики.

Рассказывает эксперт компании Digital Design , руководитель проектов Дмитрий Сердюченко:

Не каждый будет заморачиваться точными расчётами – сколько времени уходит на «возню» с бумагами, потому что кажется, что это сопровождает основную деятельность и не отнимает много времени. Но вот ИТ-директор одной топливно-энергетической компании попросил нас посчитать время, которое он тратит на работу с бумагами, и обосновать, зачем внедрять электронную подпись. Досконально изучив его распорядок дня, мы рассчитали время, которое он тратит на передвижение, согласование и прочие действия, связанные с согласованием бумаг. По нашим расчётам, в среднем в год только ИТ-директору компания платила за время «хождения по мукам» около 100 000 рублей. Увидев такие показатели, ИТ-директор незамедлительно приступил к проекту по внедрению СЭД с использованием простой ЭП. Он лично контролировал каждый этап проекта, разработал подробный регламент, и буквально не оставил коллегам шансов работать с бумагой, отказавшись принимать бумажные документы, поступающие в его департамент. Это, стоит отметить, очень действенная мера —постепенно пользу от ЭП стали отмечать и коллеги.

Обязательное условие для внедрения такой подписи — подготовка регламентных документов. Это самый важный и сложный этап, поскольку необходимо продумать и прописать все действия: какие документы, в соответствии с Административным регламентом или другим нормативно-правовым актом, можно «подписывать», «согласовывать», с какими можно «ознакомиться» с помощью ЭП. Также возможность использования ЭП в качестве замены собственноручной подписи на электронных документах должна быть прописана в трудовом договоре с сотрудником. То есть после того, как сотрудник авторизовался в системе, все его действия регистрируются, и более того, факт ознакомления с документами, содержащимися в СЭД, или выполнения определенных действий в системе может быть доказан в ходе судебного разбирательства. Но правовые последствия таких действий для работника и работодателя будут иметь место только в случае если в компании принят в установленном порядке локальный акт, регламентирующий использование СЭД и вытекающие из этого права и обязанности сотрудников и работодателя.

Из практики:

На сегодняшний день мало примеров судебной практики по спорам компании, внедрившей СЭД и ЭП, c сотрудниками. Но всё же один пример, чем может обернуться несоблюдение регламента об использовании ЭП, удалось найти. На сайте «Судебные и нормативные акты РФ» опубликовано решение суда по делу, в котором сотрудник пытался оспорить привлечение к дисциплинарной ответственности из-за ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. «Невыполнение» обязанностей выражалось в не ознакомлении с приказами Инспекции, рассылаемыми посредством системы электронного документооборота. Суд признал претензию сотрудника о том, что на почту не поступал приказ, необоснованной, поскольку благодаря карточке документа в СЭД удалось восстановить историю событий и доказать, что данный документ был направлен посредством СЭД всем сотрудникам инспекции.

Что понимается под электронной подписью (что такое ЭЦП — электронная цифровая подпись)

Под электронной цифровой подписью понимаются компьютерные данные, которые тем или иным образом удостоверяют принадлежность (авторство), а в ряде случаев и целостность файла, к которому в установленном порядке прикрепляются. Например, если соответствующим файлом является бухгалтерский документ, то электронная подпись может удостоверять факт:

подписания данного документа бухгалтером или иным уполномоченным человеком;
отсутствия изменений в документе после его подписания.

Обе возможности во многих случаях делают подписание документов с помощью ЭЦП более предпочтительным, чем традиционное заверение — ручкой и печатью. Главное — чтобы ЭЦП фактически выполняла указанные функции.

Как называется электронная подпись по законодательству

В соответствии с п. 1 ст. 2 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (данный НПА регламентирует, как используется ЭПЦ и где можно получить электронную цифровую подпись) рассматриваемый вид подписи именуется «электронной подписью». Но неофициально также получили распространение термины «электронно-цифровая подпись», «цифровая подпись». В определенной степени это связано с тем, что в положениях прежнего источника права, регулирующего применение соответствующего реквизита электронного документа, применялся термин «электронно-цифровая подпись». Речь идет о законе «Об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ, который утратил силу после вступления в силу закона №63-ФЗ.

В целях обеспечения формальных требований к документам при взаимодействии с государственными органами желательно, таким образом, использовать понятие «электронная подпись». В рамках коммуникаций внутри фирмы, с частными лицами — можно применять любой удобный термин.

Как регулируется по ГОСТ электронная подпись («оттиск» ЭЦП и его шифрование)

Применение электронных подписей строго регламентируется законодательством РФ. Дополнять закон № 63-ФЗ, разъясняющий сущность ЭЦП, а также раскрывающий то, как получить электронно-цифровую подпись, могут различные ГОСТы.

Так, например, проверка ЭЦП на подлинность осуществляется на основе ГОСТ Р 34.10-2012. Важнейшее требование к электронной подписи по соответствующему ГОСТ — устойчивость ее «оттиска», то есть последовательности компьютерных данных, что прикреплены к файлу. Фактически — устойчивость к попыткам одного человека несанкционированно подписаться за другого. Указанный стандарт предполагает применение ЭЦП с глубиной шифрования до 512 бит. Дешифровка подобной электронной подписи практически невозможна с применением компьютерной техники, находящейся в открытой продаже.

Надежное шифрование ЭЦП — главное условие выполнения соответствующей подписью обеих указанных выше функций: удостоверения факта подписания документа конкретным человеком, а также отсутствия изменений в документе после его подписания.

Самым устойчивым к дешифровке типом ЭЦП является квалифицированная подпись. Изучим ее особенности, а также то, где можно сделать электронную подпись соответствующего типа.

Квалифицированная электронная цифровая подпись (КЭП): что это такое

Законом № 63-ФЗ определено 3 типа электронных подписей:

Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись и когда она используется, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

В свою очередь, усиленная ЭЦП шифруется гораздо глубже, чем пароль к e-mail — в принципе 512-битное шифрование характеризует как раз усиленную подпись. Узнать ее, как пароль к e-mail, крайне затруднительно, поскольку она представляет собой последовательность компьютерных данных: во-первых, хорошо зашифрованных, во-вторых — не предназначенных для представления в текстовом виде, понятном для человека.

Квалифицированность ЭЦП — гарантия ее максимальной устойчивости к дешифрованию с точки зрения того или иного государственного стандарта. В случае с российскими ЭЦП их квалифицированность — это соответствие требованиям ГОСТ Р 34.10-2012. Только те электронные подписи, которые удовлетворяют требованиям данного стандарта, могут быть признаны квалифицированными.

Как юрлицу получить усиленную квалифицированную элекронную подпись, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Вовсе не обязательно при этом, что обычная усиленная подпись будет слабее защищена от взлома, чем квалифицированная. Вполне возможно, что те стандарты шифрования, что реализуются в неквалифицированной ЭЦП, разработанной, к примеру, частным научно-исследовательским центром, будут еще более строгими, чем по ГОСТ Р 34.10-2012.

Применение усиленной квалифицированной ЭЦП может быть предписано отдельными нормативными актами. Например, для отправки отчетности в госструктуры российские фирмы обязательно должны задействовать КЭП. В свою очередь, те виды КЭП, что адаптированы для работы с конкретными документами, например с формами налоговой отчетности, не подойдут для организации обмена документами между предприятиями.

Простой электронной подписью может воспользоваться любой желающий человек — например, через свой e-mail или номер мобильного. Для того чтобы задействовать усиленную, потребуется использовать один из обязательных ее компонентов — сертификат. Рассмотрим его особенности подробнее.

Понятие электронной цифровой подписи: файл электронной подписи, ключ и сертификат

Проверка файла усиленной электронной подписи («оттиска») возможна только с применением специального сертификата — документа, посредством которого удостоверяется принадлежность ключа проверки ЭЦП конкретному лицу. То есть факта подписания электронного документа конкретным человеком.

Сертификаты на ЭЦП обычно выдаются на определенный срок — как правило, на 12 месяцев. После их нужно получать снова или подтверждать свое право на применение сертификата. В некоторых случаях доступ пользователя к соответствующему документу может быть приостановлен — например, при подозрении на нарушение правил работы с ЭЦП с его стороны.

Если вдруг человек перестает владеть сертификатом ЭЦП или же срок действия сертификата истекает, то электронные подписи данного лица признаются недействительными до тех пор, пока соответствующий документ вновь не станет активным.

На практике соответствующие сертификаты чаще всего представлены документами, являющимися частью программных комплексов для организации документооборота. Рассмотрим, каким образом осуществляется получение электронной подписи для юридических лиц.

Оформление электронной подписи — где сделать и как получить ЭЦП

Программные комплексы, посредством которых задействуются сертификаты ЭЦП, а также осуществляется непосредственно подписание документов с помощью ЭЦП, распространяются специализированными удостоверяющими центрами (УЦ). До 01.07.2021 они могли иметь или же не иметь аккредитации. После 01.07.2021 и до 31.12.2021 только аккредитованные УЦ вправе выдавать ЭЦП.

ВАЖНО! С 2022 года ЭЦП можно оформить только в ФНС. На новый порядок можно перейти досрочно. С 1 июля 2021 г. ФНС бесплатно оформляет электронные подписи для компаний. Как получить ЭЦП в ФНС, читайте здесь.

Сертификаты, выданные в 2021 году удостоверяющим центом, прошедшим аккредитацию, будут действовать и в 2022 году до окончания срока действия КЭП. Дальше получить ЭЦП можно будет только в ФНС. Если же УЦ не прошел в 2021 году аккредитацию, ключ ЭЦП будет действовать до 31.12.2021. Поэтому рекомендуем озаботиться заменой ЭЦП до конца года.

ФНС разъяснила, кто и как может получить ЭЦП бесплатно с 01.07.2021. Узнать порядок действий можно бесплатно, получив пробный демо-доступ к системе КонсультантПлюс.

Где взять электронную подпись КЭП

Где получить ЭЦП квалифицированного типа в 2021 году? Для того чтобы оформить данную подпись, необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию Минкомсвязи. Перечень УЦ, прошедших аккредитацию по новым правилам по состоянию на 27.08.2021, можно скачать по этой ссылке. Используя его, можно узнать, где получить ЭЦП юридическому лицу ближе всего.

Кроме того можно получить бесплатную ЭЦП в ФНС. Для этого можно обратиться в любую ИФНС, на которую возложена функция выдачи ЭЦП. Перечень налоговых инспекций можно скачать здесь.

Для оформления ЭЦП необходимо передать в удостоверяющий центр ФНС. Рассмотрим то, какие документы нужно сдать налоговикам для оформления ЭЦП.

Как получить электронно-цифровую подпись для юридических лиц

ФНС оформяет ключ ЭЦП только на руководителя организации.

Для получения УКЭП налоговикам нужно сдать:

заявление, бланк которого можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

паспорт и СНИЛС директора предприятия или ИП;
токен для записи ЭЦП сертификата (специальная флешка);
документация на токен.

Усиленная подпись изготавливается удостоверяющим центром и передается директору фирмы на носителе, посредством которого может быть реализован установленный механизм шифрования подписи.

Как получить ЭЦП для юридического лица человеку, не являющемуся руководителем фирмы?

Обычные работники не могут владеть сертификатом такой подписи. Они вправе подписывать служебные документы личными электронными подписями по доверенности от организации. Личные подписи физлица смогут получить в коммерческих удостоверяющих центрах.

Где получить ключ электронной подписи? Ключ, как и сертификат, включается в состав программного продукта, который поставляется удостоверяющим центром заказчику. Практически исключено пользование ЭЦП без указанных компонентов, поэтому они так или иначе оказываются в распоряжении пользователя.

Получение ЭЦП: как заказать электронную подпись через интернет

Как оформить электронную подпись для юридических лиц через интернет?

Подать заявку на изготовление ЭЦП можно и через личный кабинет налогоплательщика. Для этого достаточно перейти в личный кабинет на сайт в ФНС в раздел «Жизненные ситуации» и нажать кнопку «Получить квалифицированную эектронную цифровую подпись».

Электронный документооборот: какая электронная подпись используется в организации

Стоит отметить, что в целях организации документооборота внутри организации, а также при обмене документами между фирмой и другими хозяйствующими субъектами необязательно использовать усиленную квалифицированную ЭЦП. Это может быть любая подпись — в том числе и простая, если, конечно, нормативными актами или договором не предписано задействовать иной вариант подписи (п. 1 ст. 4 закона № 63-ФЗ).

Пример использования простой цифровой подписи для юридического лица — организация обмена различными документами с применением внутрикорпоративной почты. Данный вид коммуникаций, в принципе, может быть осуществлен и при взаимодействии фирмы с партнерскими организациями — но при условии заключения с ними отдельного соглашения, регламентирующего порядок обмена файлами и заверения их с помощью простой ЭЦП.

В случае если у партнеров есть желание повысить защищенность деловой переписки — имеет смысл получить цифровую подпись, которая является усиленной. Выше мы отметили, что и неквалифицированный ее вариант может обеспечивать самую высокую устойчивость ЭЦП к дешифрованию, поэтому менеджерам фирмы, возможно, соответствующие программно-аппаратные решения будет полезно рассмотреть в приоритетном порядке.

Где заказать электронную подпись целесообразнее — в аккредитованном или обычном УЦ, будет зависеть от того, какие конкретно документы предполагается заверять посредством ЭПЦ. Если основные адресаты отправляемых файлов — государственные органы, то, вероятно, имеет смысл обратиться именно к аккредитованным структурам.

Кто занимается выдачей электронных подписей на предприятии

Каким образом на предприятии можно организовать снабжение сотрудников, если это требуется, собственными электронными подписями?

Прежде всего отметим, что сотрудник предприятия, в компетенции которого — работа с электронными подписями, обязан обеспечивать конфиденциальность соответствующих программных инструментов и не разрешать без своего согласия использовать ЭЦП кому-либо (п. 1 ст. 10 закона № 63-ФЗ). Данная формулировка, очевидно, свидетельствует о том, что человек, управомоченный применять ЭЦП, имеет возможность делегировать пользование электронной подписью иным лицам. Также можно отметить, что законом № 63-ФЗ не установлено ограничений по количеству электронных подписей, оформляемых на одно юридическое лицо.

Таким образом, организовать снабжение сотрудников предприятия ЭЦП можно:

посредством издания локальных нормативов, по которым ЭЦП, оформленная, к примеру, на генерального директора, будет передаваться в случаях, когда это нужно и допускается, замещающему доверенному лицу;
посредством оформления ЭЦП для юридического лица на каждого сотрудника фирмы, который нуждается в применении соответствующей подписи.

Следует иметь в виду, что законом могут быть предусмотрены случаи, при которых реализация первого варианта будет противозаконной. Например — если речь идет о передаче права пользования ЭЦП главного бухгалтера в целях подписания первичных документов. Дело в том, что в соответствии с п. 3 ст. 7 и п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ данные операции должен осуществлять сам главный бухгалтер. По смыслу положений закона применение ЭЦП сторонним лицом может быть признано подделкой подписи главного бухгалтера.

В первом случае выдавать ЭЦП будет, вероятнее всего, сам директор или те лица, которым он делегирует данные полномочия. Во втором — выдавать ЭЦП будет уже удостоверяющий центр при условии, что обращающееся лицо сможет подтвердить свои правомочия в части последующего применения электронной подписи.

Каков порядок получения электронной цифровой подписи директором фирмы на сотрудников

Директор фирмы, решивший оформить ЭЦП для сотрудников, должен принести в удостоверяющий центр:

выписку из ЕГРЮЛ на фирму;
копии своего паспорта и паспорта сотрудника;
копии СНИЛС;
копии приказов о назначении на должность.

Указанные документы передаются в УЦ вместе с заявлением на регистрацию электронной подписи, а если потребуется — иными документами по требованию удостоверяющего центра.

Как оформить и где получить электронную подпись главному бухгалтеру

Каким может быть порядок получения ЭЦП главным бухгалтером предприятия? В данном случае лучше задействовать первый вариант — когда для сотрудника оформляется отдельная подпись. Это связано как раз с тем, что многие документы в фирме должен подписывать именно главный бухгалтер.

Главный бухгалтер фирмы, если будет принято решение о наделении его соответствующими полномочиями и оформлении для него отдельной ЭЦП, должен будет предъявить в удостоверяющий центр те же документы, что и директор — но только вместо приказа, который предъявляется директором, ему необходимо показать локальный распорядительный документ о наделении бухгалтера необходимыми полномочиями на использование ЭЦП.

Кто выдает подпись филиалам юрлиц (где можно получить электронную подпись для филиала)

Каковы особенности получения электронной подписи сотрудниками филиала организации?

Фактически речь идет о задействовании схемы, аналогичной той, что характеризует оформление ЭЦП директором и главным бухгалтером. Все, что нужно в данном случае сделать представителю фирмы для получения ЭЦП, — предъявить в УЦ документы, удостоверяющие личность и полномочия.

Как завести электронную подпись бесплатно

Получение ЭЦП для юридических лиц практически всегда осуществляется на платной основе. Это связано хотя бы с тем, что носитель ключа ЭЦП, например eToken, является технологичным продуктом, который имеет определенную себестоимость. При этом тарификация услуг УЦ может зависеть:

от предназначения ЭЦП (например, электронные подписи для отчетности обычно дешевле тех, что предназначены для торгов);
от количества сертификатов, оформляемых УЦ (по мере его увеличения каждый сертификат может обходиться дешевле);
от технологичности программно-аппаратной инфраструктуры работы с ЭЦП, внедряемой на предприятии.

При длительных и доверительных отношениях между УЦ и заказчиком получать электронные цифровые подписи вполне возможно со скидками или на особых условиях.

Итоги

Использование конкретных типов ЭЦП предприятием — простой, усиленной или же усиленной квалифицированной — зависит от адресности документов, оборот которых осуществляет фирма. Для использования усиленных ЭЦП понадобятся: ключ, сертификат и специальное ПО, поставляемые удостоверяющими центрами.

Узнать больше о применении электронных подписей вы можете в статьях:

Читайте также: