Как включить связь с файлом

Обновлено: 03.07.2024

Этот метод можно рекомендовать, когда возникает необходимость переноса данных из таблиц Еxcel для вставки в текстовый документ.

Ранее описанный способ вставки таблицы как графического объекта имеет определенные ограничения, такие, как: невозможность изменения данных, искажения при масштабировании, нечитаемость мелкого шрифта и т.д.

Второй предложенный способ - вставлять листы Excel непосредственно в документ, - приводит к неоправданному "раздуванию" файла, кроме того, внедренные объекты иногда ведут себя непредсказуемо.

Однако, используя технологию Automation, объекты можно не только внедрять, но и связывать.

Сейчас мы свяжем между собой таблицы Еxcel и Word, причем так, чтобы изменения в исходной таблице приводили к изменениям в таблице документа. Итак, у нас есть исходная таблица с расчетами:

Создаем в Word точно такую же, но пустую таблицу:

Заголовки не набираем, а специально оставляем пустые строки.

После проделанных операций, на экране должно быть открыты оба окна: окно MS Word с заготовкой и окно MS Excel с расчетной таблицей. Можем приступать к связыванию. Суть его состоит в том, чтобы последовательно, одна за другой, связать ячейки таблицы с необходимыми позициями в текстовом документе.

Таким образом мы установили связь между текстовой позицией в документе и ячейкой в рабочем листе. Необходимо сразу отметить, что с объединенными ячейками связывание работает не совсем корректно. Аналогично необходимо связать оставшиеся ячейки. Окончательно документ должен выглядеть так:

Теперь мы имеем возможность форматировать таблицу, как нам удобно, при этом изменение данных будет происходить автоматически. Также можно отметить, что таблицу в Word можно использовать как сводную, занося в нее значения из разных листов и даже книг Еxcel.

Режим обновления также можно настраивать. Для этого необходимо:

Способ обновления можно изменять для каждой связи по отдельности, а можно выделить изменить для всех значений или для нескольких сразу.

Данный способ при разовом использовании подходит мало, так как он достаточно трудоемкий на начальном этапе. Однако при частых вычислениях (курсовые, дипломные работы, финансовые отчеты и т.д.) он окупается. Также при изменении структуры таблицы в Excel происходит нарушение связей, что влечет за собой разрушение целостности таблицы в документе. Поэтому связывание лучше выполнять после окончательного формирования расчетных таблиц.

Вы можете помочь в развитии сайта, сделав пожертвование:

--> Или помочь сайту популярной криптовалютой:

BTC Адрес: 1Pi3a4c6sJPbfF2sSYR2noy61DMBkncSTQ

ETH Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634

LTC Адрес: LUyT9HtGjtDyLDyEbLJZ8WZWGYUr537qbZ

USDT (ERC-20) Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634

Яндекс Деньги: 410013576807538

А тут весь список наших разных крипто адресов, может какой добрый человек пожертвует немного монет или токенов - получит плюсик в карму от нас :) Благо Дарим, за любую помощь! -->

Если вы хотите создать динамическую связь между документом и содержимым презентации PowerPoint, вставьте его в качестве объекта. В отличие от вставки содержимого (например, с помощью нажатия CTRL+V) вставка его как связанного или внедренного объекта позволяет работать с содержимым в исходной программе, в которой оно было создано.

Если вставить слайд в документ как объект PowerPoint, Word дважды щелкните слайд, Word будет PowerPoint дважды, и вы сможете использовать команды PowerPoint для работы со слайдом.

Если вставить всю PowerPoint как объект, в документе будет отображаться только один слайд. Чтобы отобразить разные слайды, дважды щелкните PowerPoint и нажмите ввод, чтобы запустить слайд-шоу.

Вставка связанного или внедренного объекта

Вы можете связать с документом или внедрить в него несколько слайдов либо внедрить всю презентацию. Когда объект презентации PowerPoint в документе Word запускается PowerPoint слайд-шоу, когда вы дважды щелкаете объект презентации в документе. Редактировать презентацию в документе нельзя. Объект презентации можно только внедрить в документ, а не связать с ним.

Откройте документ Word и презентацию PowerPoint со слайдами, на которые вы хотите создать связанный или внедренный объект.

Переключение PowerPoint, а затем выберите всю презентацию или все нужные слайды.

Примечание: Чтобы выбрать слайды, в режиме сортировщика слайдов щелкните нужные. Чтобы выбрать диапазон слайдов, щелкните первый и последний слайд диапазона, удерживая нажатой shift. Чтобы выбрать несколько слайдов, которые не находятся рядом друг с другом, щелкните их, удерживая нажатой кнопку CTRL.

Нажмите клавиши CTRL+C.

Перейдите в Word документа и щелкните в том месте, где должны отображаться данные.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставить и выберите команду Специальная вставка.

В списке Как выберите вариант Презентация Microsoft PowerPoint (объект) или Слайд Microsoft PowerPoint (объект).

Кроме того, вставить ссылку на объект можно с помощью приведенных ниже инструкций.

На вкладке Вставка в группе Текст щелкните стрелку рядом с кнопкой Объект, а затем выберите пункт Объект.

Откройте вкладку Создание из файла и перейдите к презентации.

Установите флажок Связь с файлом или В виде значка и нажмите кнопку ОК.

Обновление связанных объектов

По умолчанию связанные объекты обновляются автоматически. Это означает Word когда вы открываете файл Word или когда исходный PowerPoint изменяется, когда Word открыт. Однако вы можете изменить параметры для отдельных связанных объектов, чтобы они не обновлялись или обновлялись только вручную.

Вы также можете запретить Word автоматически обновлять ссылки во всех открытых документах. Это можно сделать в качестве меры безопасности, чтобы предотвратить добавление в документы данных, источник которых может быть ненадежным.

Кроме того, вы можете окончательно разорвать связь между объектом и исходным PowerPoint файлом. После этого вы не сможете редактировать объект в документе. он становится изображением PowerPoint контента.

Обновление связанного объекта вручную

Щелкните связанный объект правой кнопкой мыши, выберите пункт Связанный объект Слайд или Связанный объект Презентация, а затем щелкните Связи.

Щелкните ссылку, которую вы хотите обновить вручную, а затем в разделе Способ обновления связи выберите по запросу.

Отключение обновления связанного объекта

Щелкните ссылку, а затем в разделе Способ обновления связи установите флажок Не обновлять связь.

Примечание: Чтобы разблокировать ссылку, снимите флажок Не обновлять связь.

Отключение автоматического обновления ссылок во всех документах Word

На вкладке Файл выберите команду Параметры.

Снимите флажок Автоматически обновлять связи при открытии.

Разрыв связи между объектом и его источником

Выберите связь и нажмите кнопку Разорвать связь.

Изменение связанных и внедренных объектов

Щелкните связанный объект правой кнопкой мыши и выберите пункт Связанный объект Слайд или Связанный объект Презентация.

Щелкните Открыть или Открыть связь в зависимости от того, как именно (по ссылке или посредством внедрения) вставлен объект, и внесите необходимые изменения.

Если объект внедрен, изменяется только его копия в документе. Если объект является связанным, изменения вносятся в исходный файл.

Вставка связанного или внедренного объекта

Вы можете связать с документом или внедрить в него несколько слайдов либо внедрить всю презентацию. Если объект презентации PowerPoint в документ, Word запускает PowerPoint слайд-шоу при двойном щелчке объекта презентации в документе. Редактировать презентацию в документе нельзя. Объект презентации можно только внедрить в документ, а не связать с ним.

Переключение PowerPoint, а затем выберите всю презентацию или все нужные слайды.

Нажмите клавиши CTRL+C.

Перейдите в Word документа и щелкните в том месте, где должны отображаться данные.

В списке Как выберите Microsoft Office PowerPoint (объект).

Обновление связанных объектов

Обновление связанного объекта вручную

Щелкните ссылку, которую вы хотите обновить вручную, а затем в разделе Способ обновления связи выберите по запросу. Кроме того, можно нажать клавиши CTRL+SHIFT+F7.

Отключение обновления связанного объекта

Щелкните ссылку, а затем в разделе Способ обновления связи установите флажок заблокировано. Кроме того, можно нажать клавишу F11.

Примечание: Чтобы разблокировать ссылку, щелкните связанный объект и нажмите CTRL+SHIFT+F11.

Отключение автоматического обновления ссылок во всех документах Word

Снимите флажок Автоматически обновлять связи при открытии.

Разрыв связи между объектом и его источником

Выберите связь и нажмите кнопку Разорвать связь. Кроме того, можно нажать клавиши CTRL+SHIFT+F9.

Изменение связанных и внедренных объектов

Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите пункт Связанный объект Презентация или Объект Слайд.

Основные различия между внедренными и связанными объектами заключаются в том, где хранятся данные и как они обновляются после вставки в целевой файл.

В документ помещается либо ссылка на объект, либо его копия. Таким образом можно вставлять содержимое из любой программы, поддерживающей технологию связывания и внедрения объектов (OLE).

Например, ежемесячный отчет о состоянии может содержать сведения, которые сохраняются отдельно на PowerPoint слайде. Если отчет связан со слайдом, данные в отчете могут обновляться при каждом обновлении исходного файла. Если слайд внедрен в отчет, отчет содержит статическую копию данных.

1. Внедренный объект

2. Связанный объект

3. Исходный файл

Когда объект связан, данные при изменении исходного файла могут обновляться. Связанные данные хранятся в исходном файле. В конечном файле Word хранится только расположение исходного файла и отображается представление связанных данных. Если размер файла имеет значение, пользуйтесь связанными объектами.

Связывание также полезно в том случае, если требуется включить в документ сведения, которые ведется независимо друг от друга (например, данные, собранные другим отделом), а также если требуется, чтобы они Word в Word.

Если объект PowerPoint, данные в Word файла не изменяются при изменении PowerPoint файла. Внедренные объекты становятся частью файла Word и перестают быть частью исходных файлов.

Так как сведения полностью содержатся в одном документе Word, эта возможность полезна, если вы не хотите, чтобы сведения отражали изменения в исходных файлах, или если вы не хотите, чтобы получатели документа обновляли связанные сведения.

С помощью Word можно создавать новый документ, комбинируя документы нескольких файлов, или копировать текстовые фрагменты из одного файла в другой. Кроме того, можно связать документы одного документа с фрагментами другого.

Процедура. Вставка файла

В любое место обрабатываемого документа можно вставить другой документ (файл).

Поместите курсор в позицию вставки файла.

Выполните команду Вставка/Файл. Открывается диалоговое окно Вставка файла.

Выберите дисковод и папку, в которой хранится вставляемый файл.

В поле Имя файла введите или выберите в списке файлов нужное имя.

Нажимая ОК или [Enter], вставьте выбранный файл. Если речь идет не о Word-файле, в окне выбора фильтра (преобразования) задайте правильный формат файла. Содержимое выбранного файла вставляется в документ в текущей позиции курсора. Вставленный фрагмент утрачивает связь с оригинальным файлом.

Процедура. Вставка диапазона в текущий файл

Вставляемый диапазон должен быть помечен закладкой посредством команды Правка Закладка.

Выполните команду Вставка/Файл. Открывается диалоговое окно Вставка файла.

Выберите папку, дисковод и файл.

В поле ввода Диапазон введите имя закладки. Если в этом поле имя закладки не указано, вставляется весь выбранный файл.

С помощью ОК или [Enter] вставьте заданный диапазон ил файл целиком.

Процедура. Копирование фрагмента из одного документа в другой

Если в рамках окна Word открыто несколько окон документов, то скопировать фрагмент из одного окна документа в другое несложно. Можно воспользоваться командами меню Правка, кнoпками стандартной панели инструментов или просто перетащить фрагмент мышью. Если кроме окна Word на экране приветствует раскрытое окно приложения, поддерживающего стандарт OLE 2.0, то выделенный фрагмент документа можно переносить мышью и в окно этого приложения.

Выделите копируемый фрагмент текста. Выполните команду Правка/Копировать или нажмите [Ctrl]+[Ins], что приведет к помещению копии выделен- yого текста в буфер обмена. Щелкните мышью на окне, в котором должна появиться копия, или выберите его через меню Окно.

Поместите курсор в позицию, где должна быть вставлена копия. Выполните команду Правка/Вставить или нажмите [Shift]+[Ins], что приведет к вставке содержимого буфеpa обмена (копии текста). Аналогичным способом можно осуществить перенос текста. С помощью [F2] ([Shift]+[F2]) и мыши фрагмент переносится (копируется) между окнами (документами) без использования буфера обмена.

Процедура. Связывание текста

Word-документ можно вставить связь с другим документом. Если необходимо организовать связь только с частью (диапазоном) файла, то соответствующую область текста (диапазон) следует пометить закладкой. Откройте текст, в который нужно вставить связь с другим файлом. Поместите курсор в позицию вставки связываемого фрагмента. Выполните команду Вставка/Файл. Введите или выберите из списка имя связываемого файла. В поле ввода Диапазон введите имя закладки. Если имя не будет задано, Word осуществит связывание всего файла. Установите флажок Связь с файлом. Если этот флажок не установлен, в документ будет вставлена копия содержимого файла, но связь организована не будет. Нажав ОК или [Enter], выполните команду и тем самым вставьте связь с выбранным файлом в активный документ. Word вставляет в текст поле . На экране поле представлено кодом или содержимым (т.е. связанным текстом) в зависимости от того, включен ли режим индикации кодов полей или нет.

Если данный документ связан с другими документами (в которых вставлены поля связи с ним), то внесение изменений в этот документ приведет к тому, что вставленные в другие документы фрагменты, связанные с данным, также изменятся, отражая его состояние.

Процедура. Разрыв связей

Связь с файлом можно в любой момент разорвать. Нажав [Shift]+[Ctrl]+[F9], разорвите связь. Теперь вставленный (и больше уже не связанный) текст по свойствам не отличается от окружающего текста и не зависит от содержимого исходного файла.

Word в состоянии читать файлы документов других программ и создавать файлы для других программ.

Преобразование «чужих» файловых форматов в формат Word и наоборот осуществляется программами преобразований, так называемыми фильтрами. Набор доступных фильтров определяется в ходе установки программы Word. В комплект установочных файлов входят фильтры практически для всех форматов популярных текстовых редакторов и табличных процессоров, а также для стандартных текстовых форматов. Недостающие программы преобразования можно установить в любой момент с помощью утилиты Установка и удаление программ из Панели управления.

Процедура. Импортирование файлов

Помимо файлов конкретных текстовых редакторов Word в состоянии импортировать тексты или таблицы в традиционных стандартных форматах. Выполните команду Вставка/Файл или Файл/Открыть. Манипулируя при необходимости полями списков Тип файла и Папка, отобразите на экране список файлов. Двойным щелчком или путем выделения и нажатия ОК выберите нужный файл. Если в диалоговом окне команды Сервис/Параметры на вкладке Общие установлен флажок Подтверждать преобразование при открытии, то на экране появится диалоговое окно Преобразование файла. Если это флажок не установлен, Word выберет фильтр сам. В большинстве ситуаций такой выбор дает корректный результат, но при работе с экзотическими форматами (и с кириллицей!) рекомендуется все-таки брать выбор фильтра в свои руки. Выберите нужный формат файла или подтвердите предлагаемый по умолчанию. Нажатие ОК или [Enter] приводит к преобразованию и загрузке файла. Кнопка Отменить или клавиша [Esc] прерывает процесс импортирования.

Создавая документы в редакторе Word, особенно когда в текст документа внедряются такие объекты, как иллюстрации или мультимедиа (звук, видео), мы порой не осознаем, что размер получившегося файла будет слишком огромен. Это, как правило, приводит к медленной загрузке/открытию файла.

Внедрение - это способ вставки информации из одного файла (файл-источник) в другой файл (файл назначения), при котором информация становится частью конечного файла, сохраняется в нем.

Для обеспечения приемлемого размера файла документа обычно используется другой метод вставки объектов - метод связывания.

При связывании в один файл (файл назначения) вставляется информация из другого файла (файл-источник). При этом между файлами устанавливается связь. При изменении данных в файле-источнике, эти изменения автоматически обновляются и в файле назначения. И, в отличии от метода внедрения, информация хранится не в файле назначения, а в источнике.

Я покажу этот метод на примере включения фотографий в документ.

Итак, есть текстовый документ, в который нужно поместить несколько фотографий. Фотографии хорошего качества и имеют высокое разрешение. Хранятся фотографии в отдельной папке на съемном USB-накопителе.

В редакторе Word заходим в меню Вставка (Insert), переходим к команде Рисунок (Picture) и выбираем из открывшегося списка команду Из файла… (From File…). Откроется диалоговое окно Добавление рисунка, в котором следует найти нужную папку и выбрать фотографию для вставки.

Когда вы выбрали нужную фотографию, не торопитесь щелкать по кнопке Вставить. Эта кнопка имеет дополнительные команды. Для доступа к ним, кликните мышкой по треугольнику на этой кнопке. Перед вами встанет выбор из этих трех команд.

Команда Вставить (Insert) просто внедряет фотографию в документ. Команда Связать с файлом (Link to File) соответственно создает связь-ссылку на местоположение файла-источника (фотография на флэшке). Ну а команда Вставить и Связать (Insert and Link) позволяет одновременно внедрить фотографию в документ и создать с ней связь (что увеличивает в конечном счете размер документа).

Чем отличаются друг от друга последние две команды? Только одним: выбор последней команды позволит вывести вашу фотографию даже в том случае, если она по каким-то причинам станет недоступна (удалена, перемещена и т.д.).

В нашем случае нас интересует лишь вторая команда - Связать с файлом (Link to File). Щелчок по ней приведет к вставке фотографии в документ.

Однако этот способ имеет один существенный недостаток. Если, как я уже говорил, фотография по каким-то причинам станет недоступной (удалили, переместили или просто вытащили флэшку из порта USB), то в документе вместо фотографии вы увидите лишь ее контуры с красным крестиком в левом верхнем углу.

Кроме того, этот способ неудобен при передаче вашего документа другим лицам. Вместе с самим документом вы вынуждены дополнительно передавать и папку с фотографиями.

Отсюда вытекает необходимость преобразовать все связанные фотографии в документе во внедренные.

Это может быть легко сделано, когда в тексте одна, две, три, ну, максимум пять фотографий. Нужно выбрать фотографию, щелкнув по ней, и нажать сочетание клавиш Ctrl + Shift + F9 .

А как быть, если в тексте десять, двадцать или больше таких связанных объектов? По одному удалять связи - бессмысленная трата времени.

В этом случае поможет следующий совет.

Зайдите в меню Правка (Edit) и выберите команду Связи (Links). Перед вами откроется диалоговое окно Связи , как на скриншоте ниже:

В окне доступных связей выберите все ваши графические объекты, поставьте галочку на опции Хранить в документе (Save Picture in Document) и нажмите кнопку Разорвать связь (Break Link). Выскочит окно подтверждения и, после утвердительного ответа, все связи фотографий с файлами-источниками будут разорваны, а сами фотографии внедрятся в ваш документ.