Как вставить таблицу в битрикс из ворда

Обновлено: 03.07.2024

Зачастую возникает необходимость перенести данные из существующих таблиц Excel, Google Sheets и т.п. Для Лидов, Сделок, Контактов и Компаний предусмотрен штатный импорт, а в коробочной версии Битрикс24 это можно сделать внутренними инструментами через панель управления, а в облачной таких инструментов нет. И как быть если таблица абсолютно индивидуальна, например, реестр техники и оборудования?

Благодаря возможности формировать строки такого списка через бизнес-процесс мы и проведем наш импорт. Для этого воспользуемся штатным импортом Сделок. Для сделок можно создавать пользовательские поля, которые мы можем использовать при импорте. Сами сделки нам не нужны, поэтому, чтобы не мешать работе сотрудников и не портить статистику в CRM для этих задач, создадим отдельное направление сделок, ограничив доступ к нему.

Шаг 1. Подготовка данных для импорта

Для начала нам нужно определиться с типами полей в имеющейся у нас таблице. Их не так много:

Строка
Список
Ссылка
Дата/время
Да/Нет
Число
Привязка к пользователю
Привязка к элементам CRM
Адрес Google карты
Бронирование ресурсов
Файл
Деньги
Привязка к справочникам CRM
Привязка к разделам инф. блоков
Привязка к элементам инф. блоков

При такой процедуре лучше свести все данные к первым 8 типам. Таким образом, у нас должны появиться столько же доп. полей в карточке сделки (если мы не используем штатные поля сделки) сколько колонок есть в нашей таблице. Получится вот такая таблица необходимых преобразований:

Исходный файл	Поле сделки	Поле списка
Строка	Строка	Строка
Текст	Строка	Детальный текст
Список	Строка	Список
Ссылка	Строка	Строка
Дата	Дата/Время	Дата
Дата/Время	Дата/Время	Дата/Время
Да, нет (+/-)	Строка	Список
Число	Число	Число
Деньги	Число	Число
Сотрудник компании	Число	Привязка к пользователю
Привязка к элементам CRM	Имя/Название, телефон/E-mail	Привязка к элементам CRM

При их создании нам нужно будет учесть следующие свойства типов данных. Далее речь пойдет о данных в исходном документе:

Строка, Текст - поле не ограничено традиционными 256 символами, поэтому в него можно передавать достаточно большой текст, который в результате на уровне списка мы сохраним в поле типа “Детальный текст”.

Список - если в работе с таблицей для какого-либо поля вы используете набор вариантов, то для импорта значения этого поля необходимо создать “Строку”, т.к. у облачного Битрикс24 есть ряд ограничений на работу со списками, т.е. значение строки нельзя “отдать” полю типа список. Самый простой способ - это в бизнес-процессе, отвечающем за импорт, описать условия, назначающие соответствующие значения полям.

Ссылка - список не поддерживает ссылки, поэтому передавать нужно как обычную строку.

Дата, дата/время - тут важно не ошибиться с форматом и включить учет времени при создании поля в сделке.

Да/Нет, чекбокс - штатного аналогичного типа поля в списке нет, поэтому тут самым правильным решением будет создание элемента типа "Список", назначение пункта описано выше. Но важно иметь в виду то, что теперь у вас будет 3 статуса (Да, нет, не выбран), а не 2 (да, нет).

Число - число везде остается числом, и в данном случае оно будет работать и с целыми, и с дробными числами.

Employee Сотрудник - Сотрудника (если он есть в Битрикс24) можно передать и в виде строки (Имя Фамилия), но тогда придется писать в БП условие для каждого, чтобы связать его c сотрудником. Мы предлагаем заменить имена сотрудников на их ID в портале еще в самой исходной таблице. А полученное число назначить полю.

Привязка к элементам CRM - для этого нам будут нужны уникальные поля, поэтому лучше использовать название компании или имя контакта и его e-mail или телефон.

Давайте теперь пройдемся по остальным шагам, которые необходимо сделать для такого импорта.

Шаг 2. Подготовка CRM к импорту

Со стороны CRM нам неоходимо выполнить 3 действия:

Создаем направление для сделок, через которое пройдет импорт, чтобы не портить статистику и отчеты. Подробное описание вы можете найти здесь.
Создаем пользовательские поля для сделок в настройках CRM. Подробное описание вы можете найти здесь.
Формируем список в группе, в которой мы будем хранить полученные данные. Подробное описание вы можете найти здесь.

Шаг 3. Формируем бизнес-процесс отвечающий за импорт данных

На изображении выше приведена принципиальная схема бизнес-процесса. Основные шаги следующие:

Ожидаем стадии сделки в созданном нами направлении.
Формируем запись в списке.
Обрабатываем преобразования, необходимые для работы с полями типа "Список"
Дописываем необходимые значения в строку списка
Завершаем работу со сделкой

Шаг 4. Процесс импорта

Скачиваем CSV шаблон для загрузки сделок. Процедура импорта подробно описана здесь. При работе с ним не использовать Microsoft Excel т.к. он интерпретирует этот формат достаточно фривольно. У вас могут возникнуть сложности с его последующим открытием и дальнейшим импортом. Рекомендуем воспользоваться бесплатным Libre Office или другой программой.

Переносим данные, в таблицу - добавленные нами поля появились в ее конце. Не забывая заполнить направление сделки и ответственного.

Проводим импорт и переходим в группу со списком. В дальнейшем список может пополняться бизнес-процессом или управляться в ручном режиме.

Несмотря на то, что на дворе 2020 год, многие компании используют для хранения контактов Excel. В таблицах записано все, начиная с номеров телефона, заканчивая комментариями по каждому клиенту.

И вот рано или поздно настает момент, когда в компании внедряют Битрикс24. Все отлично, но нужно переносить данные из таблиц Excel в CRM, а это довольно долгий процесс, если делать все вручную. К счастью, есть возможность перенести информацию быстро и без ошибок с помощью приложения «Импорт из Excel» для Битрикс24.

Данное решение позволяет импортировать данные из файлов формата .xls/.xlsx и .csv в лиды или связанные контакт-компанию-сделку. Принцип работы очень простой — информация из столбцов файла будет размещена в выбранных полях CRM.

Важно! Информация в файле должна быть четко разбита по столбцам. Например, для телефонов контактов и компаний нужно создать разные столбцы, чтобы при переносе выбрать в какие именно поля CRM записывать данные.

Перед сохранением результата можно посмотреть на результат работы приложения и откатить изменения, если что-то перенеслось некорректно. Также приложение контролирует и предотвращает создание дублей в Битрикс24.

Отдельно хочется отметить функцию приведения телефонов к стандартной форме. Даже если все номера будут записаны по разному, в Битрикс24 они попадут в одном виде, что очень удобно.

Вот так номер был записан в таблице Excel.

А вот в таком виде он попадет в CRM.

Приложение незаменимо для тех, кто раньше вел клиентскую базу в Excel, а теперь перешел в Битрикс24. «Импорт из Excel» позволяет быстро и без влияния человеческого фактора перенести данные в Битрикс24 и начать работать в CRM.

Доставка полезной информации от экспертов по Битрикс24!

Подпишитесь, и раз в неделю у вас на почте будет подборка полезных советов и обзоров про Битрикс24

Рассказываем, как вставить таблицу в Word, нарисовать ее или конвертировать из Excel.

1 Вставить таблицу с помощью превью

Самый простой метод, с помощью которого можно сделать небольшую таблицу с разным количеством ячеек: максимум может быть 10 столбцов и 8 строк.

Все дальнейшие скриншоты сделаны в MS Word 2010 — инструкции для более ранних или новых версий практически не отличаются.

Перейдите к главному меню и откройте вкладку «Вставка».
Кликните по иконке «Таблица» и в поле «Вставка таблицы» выберете необходимый размер элемента.
Чтобы таблица появилась в документе, надо кликнуть левой кнопкой мыши по ее превью из предыдущего шага. Далее можно добавлять или удалять столбцы с помощью ПКМ и выбора соответствующего пункта меню.

2 Нарисовать таблицу

Способ менее удобный для создания целых таблиц, но хорошо подходящий для их редактирования и разделения ячеек. Например, с помощью рисования можно сделать поля, разделенные по диагонали.

Чтобы нарисовать таблицу в Ворде, перейдите к одноименному разделу во вкладке «Таблица».
Курсор превратится в карандаш. Первым действием необходимо нарисовать внешние границы, а далее поделить внутреннее пространство на строки и столбцы.
Редактировать поле можно с помощью конструктора таблиц, который откроется в новой вкладке в верхнем меню. Здесь вы также найдете инструмент «Ластик» для удаления линий.

3 Создать таблицу с заданным количеством строк и столбцов

Метод отлично подойдет для вставки больших таблиц, которые будет долго рисовать.

Во вкладке «Вставка» выберите инонку «Таблица» и раздел «Вставить таблицу».
В появившемся окне задайте необходимое количество строк и столбцов, а также их ширину.
Нажмите ОК.

4 Вставить из Excel

Текстовый редактор Word также позволяет работать с таблицами из Excel: все-таки у программ один и тот же создатель — Microsoft.

Чтобы вставить таблицу Эксель в Ворд, надо выбрать одноименную кнопку во вкладке — «Таблица Excel».
После вставки в документе появится новое поле с ячейками. С помощью мышки его можно растянуть до нужного размера.
Функционально эта таблица будет аналогична тем, что можно создать в Excel. Также над главным меню Word появится новая строка с функциями таблицы: в ней можно открыть редактор формул и команд, настроить внешний вид и так далее.

Если вам интересно, наоборот, как в Экселе вставить таблицу из Ворд — то довольно просто: с помощью специальной вставки «Как документ Microsoft Word» или через сочетание клавиш Ctrl+V.

5 Вставить готовый шаблон

В приложении Word есть так называемые экспресс-таблицы, которые можно вставить с помощью той же вкладки, выбрав одноименный пункт.

Это календари и списки с готовым оформлением, которые помогут заполнить отчет или сделать иную рабочую документацию, просто подставив свои данные в уже нарисованную таблицу.