Как закрыть файл архивный для хранения документов

Обновлено: 07.07.2024

Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала "Life as a project", сегодня я пишу о том, где лучше хранить идеи, заметки и файлы.
Какие бывают способы организации хороших архивов? И как получать максимум пользы от новых идей, используя Zero Inbox?

Наши мысли и идеи - точно такая же поступающая к нам информация, как и электронные письма. Зачастую, мы не воспринимаем их, как что-то ценное и новое, что нужно подчинить общему закону обработки. Но наши мысли также новы и важны. Если не относиться к ним правильно, то мы рискуем потерять драгоценную информацию, созданную нашим сознанием (забыть).

На что похожи архивы многих из нас? На свалку всех файлов. У всех есть место, где хранятся файлы, и может даже заметки, но состояние этого места часто оставляет желать лучшего. Если вы не можете найти нужный вам документ или заметку в течение 15 секунд, значит у вас очень плохой архив.

Хороший Архив соответствует следующим критериям:

быстрое сохранение
быстрый доступ
надежность

Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-за того, что обращение с файлами не имеет никакого принципа. Мы сохраняем файлы куда попало и под каким угодно именем. Все же помнят ту самую “папку с папками”, которая была у всех на рабочих столах в нулевых.

Мы совершаем известную когнитивную ошибку, выбирая крохотный комфорт сейчас (бросить файл в первое попавшееся место), чтобы получить большую боль позже (долгий поиск файлов). Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в будущем получили бы большой комфорт (все легко и быстро нашли).

Хорошая новость - сейчас не придется выбирать даже маленькую боль, достаточно следовать простому правилу, чтобы навести полный порядок в архивах.

Есть два способа:

папочный или древовидный
ассоциативный

Практически все из нас пользуются именно таким методом. На всех курсах по компьютерной грамотности учат создавать дерево каталогов с папками и подпапками. Я сама всегда использовала его. Сначала у меня были очень не систематизированные папки и та самая “Папка с папками”, но со временем я создала четкую структуру вложенности папок по проектам и сферам жизни.

Все в вашем архиве выглядит очень организовано и чисто. Каждый файл разложен по папкам, папка имеет свои подпапки, и все находится в порядке.

Чем дольше «живет» ваша система, тем глубже растет. Иногда, чтобы найти нужный файл, приходится идти вглубь папок на 8–9 уровней. Когда папок становится много, происходит самое интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл. Например, фото с путешествия нужно сохранять в папку фото или в папку путешествия?
Процесс поиска нужных файлов занимает большое количество времени. Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с фото из путешествий), место, куда их можно сохранить, будет только одно. А вот искать их мы станем по всем папкам, где они могут быть. Если искать 5 файлов в день по всем похожим папкам, тратя на каждый в среднем 3 минуты, то в год на это у нас уйдет 90 часов.

Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную потребность к структурированию и систематизации. Мы объединяем вещи в категории по по общим признакам, расставляя все на мысленные полки. Нечто подобное можно организовать и в электронном архиве, если опираться на ассоциативные связи.

Нам придется отказаться от привычного представления Архива, как чего-то организованного по папкам или полкам. При использовании этого метода, то, как выглядит Архив становится неважным. Важными остаются только три критерия хороших Архивов: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность. Безопасность достигается хранением файлов и заметок на облачных носителях (в специальных программах).

Хранить все файлы в общих папках. Это не значит, что надо свалить все файлы в кучу. Нужно просто отсортировать файлы по нескольким общим папкам. То есть, у нас не должно быть нескольких, разбросанных по Архиву папок, в которых лежат куски одного целого: документы, рисунки, фото, договоры. Все, что относится к общему делу/проекту должно быть в одной папке. Можно назвать эту папку с файлами “Мои документы”, можно “Работа” - это не важно. Главное - нужна общая материнская папка. Она нужна для того, чтобы удобно перемещать файлы между разными архивами (с компьютера в облако) и удобно находить файлы, с которыми вы недавно работали (если сделать сортировку файлов по дате изменения).
Давать файлам очень подробные названия. Например, название «Договор на получение гранта для соц.проекта от фонда Т.» содержит 4 ассоциативных ключа:
1. Тип документа – договор.
2. Тип договора – договор на получение гранта.
3. Предмет документа – соц.проект.
4. Сторона договора – фонд Т.

Это 4 ассоциации, по которым его можно найти за пару секунд. Если к названию прибавить дату, или имя ответственного человека, то мы приблизимся на 90% к тому, чтобы хранить и искать информацию также, как это делает наша память.

Алгоритм поиска такой: Нужно найти договор? С кем? С фондом Т. Открываем поиск по системе (есть во всех современных компьютерах и программах для заметок) и пишем “договор с фондом”. Даже можно не писать ключи полностью, вам моментально покажется список всех файлов с такими словами в названии.

Минус такого подхода может быть в том, что нельзя посмотреть все наработки по какому-то проекту в одной папке. Например, иногда мне хотелось почитать что я писала в папке отношения про них, я заходила в соответствующую папку и смотрела все заметки по ней. При сквозном поиске в системе это можно сделать двумя способами: либо оставить материнскую папку по какому-то важному проекту, либо искать через ключевые слова - в данном случае отношения, любовь, доверие и т.д. Но подозреваю, что не всегда получится найти все мысли на эту тему.

Под файлами я подразумеваю все документы, фото, видео, и другие форматы данных, которые у вас есть. Что нужно сделать, чтобы упорядочить ваши файлы:

Облачных хранилищ для файлов существует большое количество. Какое-то время я пользовалась Дропбоксом, но потом перешла на бесплатную версию Гугл Драйв, так как мне хватает 45гб ( по 15гб на каждом аккаунте) для всех моих файлов. Вот табличка сравнения разных сервисов:

Если вы всегда записывали мысли в бумажные блокноты, я рекомендую перейти в диджитал. Да, я тоже люблю запах бумаги, я люблю рисовать, писать от руки и листать исписанные блокноты. Но, все-таки, если перед нами стоит цель - организовать архивы эффективно, так чтобы в них можно было в любой момент удобно найти нужное, то от бумажных носителей, по понятным причинам, придется отказаться. Для себя я придумала другую функцию блокнотам, чтобы совсем не лишать себя радости от их использования. В них я рисую или пишу короткие мысли, когда у меня появляется творческое настроение или я нахожусь в дороге, и хочу запечатлеть момент. Потом, я могу листать блокноты ради эстетического наслаждения или воспоминания приятных моментов жизни, но никакой информации я никогда там не храню. Если мысли, которые я туда записала, мне важны, то я сразу же переношу их в электронный архив. Совет, как перенести в Архив все, что копилось годами на бумаге: делайте сканы/фото в вашей программе хранилища (эта функция доступна почти во всех сервисах), а затем ищите информацию через поиск (да, программы считывают текст с фото, даже рукописный).

Моя история с хранением заметок развивалась таким образом: сначала я писала все в блокнотах, потом поняла неудобность этого и начала записывать все в одну папок заметок на телефоне, потом сделала папки по сферам жизни и проектам, и совсем недавно решилась на “переезд” в оптимизированную систему хранения информации - Notion. Важно понимать, что любой переезд (даже ваших данных) требует ресурсов: времени и сил. Поэтому, решение о переезде должно быть обдумано. У меня на обдумывание ушло четыре месяца :)

Предпоследний вариант, когда я хранила все в папочной структуре обычного приложение Notes от Apple, тоже был достаточно хорош. Но в какой-то момент мне захотелось организовать более сложную структуру своих мыслей ( а заметки, если их вести регулярно, и являются структурированной моделью наших мыслей). Мне хотелось найти способ, который помог бы сделать эту модель больше похожей на реальную структуру моей головы. Я делала ресерч разных сервисов и способов в течение пары месяцев, потом еще два месяца решалась на переезд, и буквально на днях сделала его. Важно: я всегда говорю, что важна система организации чего-либо, а не программа для организации, так как в любом сервисе можно использовать почти любую систему. Но в случае заметок, между сервисами есть разница: некоторые поддерживают только папочный метод организации, т.к. в них отсутствует сквозной поиск по всей системе.

После переезда в новых архив, я приняла решения переорганизовать систему и уйти от бесконечных папок. Я все еще оставила папки важных проектов и вложенность информации, но теперь я всегда пишу подробные заголовки заметкам и файлам, и провожу поиск по ключевым словам. Также, я начала пользоваться тегами и создала отдельную систему для хранения идей и моих цитат.

Вот таблица сравнения самых популярных сервисов для ведения заметок.

Notion в ней еще нет, но у него есть все те же функции + несколько других.

Так как я только начинаю пользоваться Notion, я не могу говорить о долговременных результатах, но по многочисленным отзывам и моему первому впечатлению - приложение действительно очень удобное и качественное (это не реклама, а мои искренние мысли).

У Notion есть сильные преимущества перед другими программами:

красивый минималистичный дизайн
большой функционал - при желании там можно вести списки задач, и назначать события в календаре, и хранить файлы, и создавать таблицы, но пока мне кажется неудобным хранить все в одном месте
быстрый поиск - необходимая вещь, если вы склоняетесь к ассоциативному методу организации информации
веб-клиппер, с помощью которого можно сохранять статьи/ссылки за секунды прямо из браузера
контент страницы можно смотреть в разных вариантах - в виде таблицы, в виде канбан доску, в виде календаря и др.
возможность интеграции различных медиа-файлов и с большим количеством сервисов
бесплатная версия для студентов (и еще несколько удобных тарифов)

Кроме того, в Notion есть большая коллекция шаблонов разных вариантов использования сервиса: от конспектов лекций до организации брендинга. С помощью шаблонов можно научиться работать с сервисом и подстроить каждый шаблон “под себя”, чтобы не создавать страницу с нуля. Не вижу смысла писать о разных советах по использованию этой программы, так как их большое множество в интернете, и на сайте самого Notion.

Любое приложение можно использовать неэффективно, если не иметь системы, которая работает для вас. Изучайте себя и вы найдете самый удобный для вас метод организации информации. Но, старайтесь всегда иметь папку входящих и папку временных файлов.

А архивы организуйте так как считаете нужным: по древовидной структуре или по ассоциативной. Или замиксуйте их по вашему личному рецепту :)

Папки-регистраторы незаменимы для работы сотрудников множества организаций, компаний и предприятий, и увидеть такие изделия сегодня можно практически в любом офисе. Они очень удобны и намного упрощают работу со всевозможными бумажными документами. Однако для того, чтобы папка-регистратор долго вам прослужила, необходимо соблюдать несложные рекомендации по её использованию.

Как правильно открывать и закрывать папку-регистратор

Обычно порядок действий при открытии папки-регистратора выглядит следующим образом:

открываем закрытую папку, приложив определенное усилие, чтобы её крышка распахнулась. В закрытом состоянии крышка удерживается специальными металлическими кольцами, которые при открытии издают легкий щелчок;
в раскрытой папке мы увидим рычажный арочный разжимной механизм, оснащенный особым прижимом. Чтобы разместить необходимые документы, нужно открыть этот прижим и отодвинуть его в сторону;
после этого нужно всего лишь разомкнуть металлические кольца, нажав на специальный рычаг. Теперь папка готова для размещения в ней документов. Благодаря наличию дырокола внутри неё вы сможете легко проделать дырки в бумажных листах для их легкого надевания на кольца. Как правило, документы укладываются в прозрачные файлы, которые потом тоже одеваются на кольца.

Также нужно знать то, как закрыть папку-регистратор. Для закрытия нужно сначала защелкнуть кольца с одетыми на них документами, после чего возвратить прижим в исходное положение и захлопнуть его. В итоге размещенные внутри папки-регистратора бумажные документы плотно зажимаются. После всего этого папку уже можно ставить на полку для хранения.

Существуют также папки без колец, которые оснащаются одним только прижимом. В некоторых случаях именно они являются наиболее удобными для хранения документов, ведь из-за отсутствия колец нет необходимости делать дырки в бумажных листах. Стоят такие папки меньше, чем те, которые оснащаются кольцами и дыроколом. Единственным недостатком таких изделий можно считать то, что в них нельзя хранить большое количество листов.

Несколько советов по ремонту папок-регистраторов

Если вы по долгу службы часто имеете дело с канцелярскими принадлежностями, то вам обязательно нужно знать, как починить папку-регистратор. Механизм внутри этого изделия часто выходит из строя после падения, удара или просто из-за неосторожного обращения.

Если механизм папки по какой-то причине не захлопывается или не удерживает бумажные листы, вам следует внимательно осмотреть его и определить источник проблемы. Часто из строя выходит сама прижимная планка, которая перестает плотно зажимать документы. Для устранения этой поломки планку следует отрегулировать так, чтобы при нажатии на рычаг она крепко держалась в закрытом положении. Механизм внутри папки-регистратора довольно простой, так что вам не составит труда самостоятельно определить сложность его поломки. В некоторых случаях требуется полная замена механизма, но не во всех моделях папок предусмотрена возможность такой замены.

Как правильно открывать и закрывать папку-регистратор

Обычно порядок действий при открытии папки-регистратора выглядит следующим образом:

открываем закрытую папку, приложив определенное усилие, чтобы её крышка распахнулась. В закрытом состоянии крышка удерживается специальными металлическими кольцами, которые при открытии издают легкий щелчок;
в раскрытой папке мы увидим рычажный арочный разжимной механизм, оснащенный особым прижимом. Чтобы разместить необходимые документы, нужно открыть этот прижим и отодвинуть его в сторону;
после этого нужно всего лишь разомкнуть металлические кольца, нажав на специальный рычаг. Теперь папка готова для размещения в ней документов. Благодаря наличию дырокола внутри неё вы сможете легко проделать дырки в бумажных листах для их легкого надевания на кольца. Как правило, документы укладываются в прозрачные файлы, которые потом тоже одеваются на кольца.

Несколько советов по ремонту папок-регистраторов

Обращаемся к вездесущему и всезнающему GOOGLE и что же видим в подсказке к поиску? Массу типовых запросов, которые почти всегда остаются без достаточного освещения ввиду своей поверхностной простоты и кажущейся банальности для потенциально отвечающих. А ведь люди ищут, ведь люди-"сейчас", это люди поиска, а не экспериментаторства, как в добрые старые времена. GOOGLE же не только дает ответы, он еще и объединяет тех, кто знает с теми, кто ищет. Ищущих гораздо больше, чем знающих. Но вот ответы не всегда точны и полны, если они вообще имеются.

В силу того, что мы являемся производителями папок, соотносим себя с третьей группой и потому обязаны помочь страждущим и дать свой ответ на популярные вопросы. Картинок будет много, но уж с их-то помощью первые смогут стать вторыми, забыв, с чего у них все началось, а могут оказаться и третьими, помогут кому-то тому, кто оказался перед банальной тривиальностью

Как пользоваться папкой регистратором?

Как вы понимаете, папки регистраторы бывают разных форматов: А3, А4, А5. Они бывают горизонтальными и вертикальными, а если изъясняться языком, понятным подавляющему большинству компьютерных пользователей редактора Word от Microsoft, то папки регистраторы, могут иметь либо "альбомную", либо "портретную" ориентацию. Но, в любом случае всех их будет объединять самый распространенный и сложный конструктивно кольцевой разжимной механизм рычажного типа с прижимной планкой:

Просмотрите картинки ниже по тексту и Вам станет вполне понятным, каким же образом пользоваться папкой регистратором.

Итак, смотрим. Немного прокомментируем то, что видите. Хотя и изображений вполне достаточно, но. Перед вами папка регистратор в закрытом состоянии, в этом случае работают замки-кольца, входящие в контакт с верхушками колец и как бы образующие замок, фиксирующий в закрытом положении крышку папки. Для доступа внутрь вам надо крышку открыть, напрягаетесь, с легким щелчком крышка "отскакивает" и распахивается, предоставляя вам путь к наступлению.

Разомкните с помощью рычага кольца механизма, чтобы получить возможность надеть на штыри механизма архивируемые листы Ваших документов. Кстати, конструкция папки регистратора подразумевает еще и наличие вспомогательных инструментов (дырокола для пробивки отверстий в бумаге) или материалов (полипропиленовых прозрачных файлов с перфорацией, в которые вкладываются листы бумаги). Между прочим, изобретателем папки регистратора и дырокола является Фридрих Зеннеккен. Он показал свои изобретения миру в 1886 году, проживая в Бонне (Германия).

Дальше без комментариев, теперь и так все ясно 🙂

Одели продырявленные дыроколом листы на штыри механизма, опустили рычаг и сомкнули кольца, вернули в исходное положение прижим и защелкнули его, зажав тем самым заархивированные листы бумаги (файлы). Все, папку можно отправлять на полку хранения, чтобы в любой момент извлечь ее оттуда и добраться к документам без проблем и с удовольствием.

Как пользоваться папкой с кольцами? Смотрим:

Как пользоваться папкой с прижимом (как пользоваться папкой с зажимом)?

Удобство папки с прижимом (тип Mini Clip) или папки с зажимом (тип Clip Board, он же клип-жабка) очевидно. В этом случае отсутствует необходимость во вспомогательном инструментарии, на лицо очевидная офисная экономия. Но, ни один подобный механизм не удержит большого количества листов, максимум 50-60 штук. Главное преимущество, сохраненные таким образом листики не будут покорежены дыроколом, а будут иметь свой первозданно целостный вид. Впрочем, если папки регистраторы и папки с кольцами служат скорее для формирования среднесрочных архивов объемом до 600 листов (в случае использования 70-80мм папок), то папки с прижимами и папки с зажимами, это папки для оперативных документов, которые следует перенести с собой и только затем, а возможно и нет, они перекочуют в папки регистраторы.

Первые, которые собственно и задают вопрос:"Как пользоваться папкой с зажимом? Как пользоваться папкой регистратором?" и которые ждут на него ответ, не задумываясь, кстати, о его сущностной простоте и очевидности.

Вторые, это те, кто хотя бы раз в своей жизни успешно и самостоятельно воспользовался папкой с металлическим механизмом, независимо от его типа, именно им могут показаться вынесенные в заголовок вопросы абсолютно тривиальными и лишенными новизны, свежести, и, не стоящими их внимания. "Как можно не уметь пользоваться папкой, неужели нельзя пошевелить мозгами-руками и попробовать?": так могут подумать они.

Мы, в силу того, что являемся производителями Папок для Всех на Каждый день, соотносим себя с третьей группой и потому, чтобы помочь страждущим, решили пойти опять-таки путем вполне тривиальным как и сами вопросы и описать свой ответ не только словами, но иллюстрациями. Картинок будет много, но уж с их-то помощью первые смогут стать вторыми, забыв, с чего у них все началось, а могут оказаться и третьими, помогут кому-то тому, кто оказался перед банальной тривиальностью :).

Как пользоваться папкой регистратором?

Как Вы понимаете, папки регистраторы бывают разных форматов: А3, А4, А5, они бывают горизонтальными и вертикальными, а если изъясняться языком, понятным подавляющему большинству компьютерных пользователей редактора Word от Microsoft, то они, папки регистраторы, могут иметь либо "альбомную", либо "портретную" ориентацию. Но, в любом случае всех их, т.е. папки регистраторы, будет объединять самый распространенный и сложный конструктивно кольцевой разжимной механизм рычажного типа с прижимной планкой:

Итак, смотрим. Немного прокомментируем то, что видите. Хотя и изображений вполне достаточно, но. Перед Вами папка регистратор в закрытом состоянии, в этом случае работают замки-кольца, входящие в контакт с верхушками колец и как бы образующие замок, фиксирующий в закрытом положении крышку папки. Для доступа внутрь Вам надо крышку открыть, напрягаетесь, с легким щелчком крышка "отскакивает" и распахивается, предоставляя Вам путь к наступлению:

После открывания папки перед Вами оказывается одно из самых массовых чудес техники, - рычажный арочный разжимной механизм с прижимом. Чтобы воспользоваться папкой по ее прямому назначению, т.е. вложить в нее лист или несколько листов, отщелкните первым делом прижим и переместите его так, как показано на рисунке.

Разомкните с помощью рычага кольца механизма, чтобы получить возможность надеть на штыри механизма архивируемые листы Ваших документов. Кстати, конструкция папки регистратора подразумевает еще и наличие вспомогательных инструментов (дырокола для пробивки отверстий в бумаге) или материалов (полипропиленовых прозрачных файлов с перфорацией, в которые вкладываются листы бумаги). Между прочим, изобретателем папки регистратора и дырокола является Фридрих Зеннеккен, сделавший свои изобретения в 1886 году, проживая в Бонне (Германия).

Как пользоваться папкой с кольцами? Смотрим:

Как пользоваться папкой с прижимом (как пользоваться папкой с зажимом)?

Ниже изображения того, как пользоваться папками с зажимами-прижимами:

Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов

Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем. Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох. Вот несколько таких вопросов:

А где лежат акты, закрытые в мае позапрошлого года? Срочно нужны все из них по контрагенту такому-то!
Кто последний брал вот этот документ? Кого бить за износ бумаги?
Сколько времени и сил нам нужно, чтобы предоставить налоговой все, что она просит? У нас вообще все это есть?

Бывают вопросы и позаковыристей, и почудесатей, что только не случается в мире бизнеса, Вам ли не знать. Система хранения архива, существующая исключительно на бумаге или, еще хуже, в головах избранных сотрудников, таких экзаменов может и не выдержать.

Практика показывает: какими бы ответственными ни были руководители и сотрудники, как бы бережно компания ни относилась к архиву, все равно хранение архивных документов без фиксированной системы управления ими рано или поздно привносит долю хаоса в производственный процесс.

Сложность вносит и непростая навигация. Ориентироваться в таком физическом архиве нужно мастерски. Получается, что для поиска нужен человек, знающий архив, как свои пять пальцев. А он не всегда доступен, у него может быть высокая загрузка, наконец, такого человека может не быть вообще. Поиск документов постепенно ассоциируется у сотрудников с нервами, паникой и стрессом.

А сколько денег потеряли компании даже за последние пару лет, положившись на канцелярские книги, записи и вечную память сотрудников! Не перечесть. А сколько еще могли бы сэкономить…

Наконец, бумажный архив крайне легко потерять. И даже если не вспоминать страшные истории про пожары в архивах, следует помнить о том, как недолговечна и тонка бумага, как непостоянны чернила и типографская краска. Бумага иногда может пропасть изумительно незаметно. Без системы управления узнать, кто ее видел последней, кто держал в руках, кто и для кого делал копии, бывает невозможно.

Нет, мы не говорим, что бумажный архив не нужен. Нужен! Часто — необходим и незаменим! Просто стоит подумать, как избежать или хотя бы минимизировать озвученные риски.

Требования к архивному хранению: долгожители среди документов

Пожалуй, все начинается с требований «свыше». Любое хранение документов в архиве организации подчиняется узаконенным и опубликованным перечням, регламентам и приказам. Вот основные из них:

Закон «об архивном деле», действительный с 2004 года.
Приказ №558 об архивных документах, одобренный в 2010 году.
Приказ №105, одобренный Министерством финансов.

Есть и другие. Некоторые мы упомянем ниже.

Для иллюстрации специфики законодательства в архивном деле возьмем сроки хранения архивных документов в организации. Самое простое — хранить все документы по 10 лет, не прогадаете, только замучаетесь обеспечивать такой архив необходимыми ресурсами.

Для определения сроков хранения созданы специальные типовые и ведомственные перечни архивных документов для разных типов организаций. Разработаны специальные сервисы, благодаря которым можно быстро посмотреть требования законодательства относительно того или иного документа. Использовать их хорошо, но еще лучше, когда такая информация вшита в систему хранения архива в электронном виде.

Кстати, есть документы — главным образом бухгалтерские — которые должны храниться и 10 лет, и 50, и 75, и больше, и даже которые вообще нельзя уничтожать. Так что будьте внимательны! Сроки хранения и прочие требования к разным видам документов указаны также в специфических отраслевых законах — например, в Законе «О ведении бухгалтерского учета», «Об акционерных обществах» и «Об ООО». В каком порядке и сколько хранить документы указано и в Постановлении №-03-33пс.

Особые требования есть и к помещению, где располагается архив. Они направлены на минимизирование рисков утери архива из-за пожара, разрушений, плесени и т. п. Если архив большой, придется позаботится о наличии помещений и для временных документов, и для тех, что постоянно используются, и для хранилища, и для работы сотрудников архива.

Описаны требования к световому, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому и охранному режиму. Например, показатели влажности нужно контролировать два раза в неделю, раз в год убирать пыль на всех полках, а документы желательно располагать в северной части здания и изолировать от дневного света.

В общем, хранение документов в собственном архиве организации — дело хлопотное, но необходимое. Как же автоматизация может сократить количество хлопот?

Хранение документов: возможности организации электронной системы управления архивом

И здесь мы плавно переходим к операциям, которые нам предстоит проделывать с документами в процессе архивного хранения. Да, с помощью системы автоматизации мы не улучшим условия хранения. Но зато можем существенно упростить организацию!

Вот — простая наглядная таблица, показывающая, как выглядит одна и та же операция с автоматизацией и без, независимо от того, электронный у вас архив или классический, бумажный.

Дело печатается, переплетается, создается обложка, внутренняя опись и лист-заверитель. Все это нужно вбивать вручную, и при большом объеме такая работа занимает значительное время. Ошибки, опять же, не исключены.

При передаче дел в программе электронного документооборота — например, в «1С:Документооборот» — можно составить опись и печатную форму, посмотреть, какие дела в данный момент открыты, какие считаются исполненными или уже переданы в архив.

«В карточке Вы можете указать временной отрезок документов и место хранения (стеллаж, полку)».

«Печатную форму внутренней описи документов дела можно распечатать и приложить к делу».

Становится ясно, что электронная система автоматизации полезна даже для архивного хранения документов в бумажном виде, поскольку помогает экономить трудозатраты. Как следствие — позволяет держать меньшее количество сотрудников, ответственных за архив, а также — минимизирует вероятность ошибок. Упомянем еще несколько преимуществ, которые Вы получите при наличии системы электронного документооборота:

В системе есть возможность выполнять различные операции параллельно. Так время движения документа сокращается.
Непрерывность движения документа позволяет видеть, кто в данный момент является ответственным за исполнение документа.
Единая база информации исключает появление дублей.
Оперативный доступ к документам упрощает ряд операций с ними и ускоряет многие рабочие процессы.
Согласование документов, а вслед за ним и принятие решений существенно ускоряется.
Наличие однозначного ответственного лица на каждом этапе движения документа способствует повышению исполнительской дисциплины.
Шифрование данных и настройка прав доступа помогает охранить документы от несанкционированного использования информации.
При электронной регистрации и оформлении документов формирование архива происходит автоматически, без необходимости предпринимать дополнительные шаги.

Следствие — и главное преимущество использования СЭД для ведения архива — это снижение финансовых затрат на документооборот и содержание архивных подразделений. По данным нашей собственной аналитики, расходы на архивное хранение документов сокращаются на 17–72% в зависимости от размера архива и масштаба организации.

Минусы электронной системы хранения: сколько стоят архивные документы

Отметим и минусы применения системы ЭДО для ведения архива. Основной — большие вложения, необходимые для покупки ПО и внедрения системы в производство. Плюс для функционирования должным образом часто приходится идти и на апгрейт «железа» — компьютеров на рабочих местах. Но такое масштабное вложение является единоразовым: регулярное сопровождение системы уже не будет столь дорогостоящим. А финансовая экономия благодаря системе окупит инвестиции. Стоимость сопровождения системы зависит от многих факторов: от состояния ИТ-структуры компании до добросовестности сотрудников, выполняющих работы по поддержке. Часто лучше отдать сопровождение системы на аутсорсинг. Чтобы сразу посмотреть, как это и сколько стоит, зайдите в наш раздел, посвященный сопровождению программ на платформе «1С» или, проще, позвоните и получите исчерпывающую консультацию.

Уже через 5–10 лет наличие электронного архива и, тем более, наличие электронной системы управления архивом станет мастхэв для крупных предприятий и государственных организаций. И вопрос для сомневающихся: как Вы думаете, сколько документов и людей скопится в архиве вашей компании к этому времени и насколько возрастут первоначальные вложения по сравнению с сегодняшней ситуацией.

Решение затягивать с автоматизацией в сфере хранения документов, увы, неоднозначно. Гораздо эффективнее будет сосредоточиться на выборе хорошего интегратора и поставщика ПО — вот тут грамотный подход действительно позволит сэкономить и средства, и время.

Другой минус — это необходимость обучать сотрудников. Но если учитывать этот пункт с самого начала, риск саботажа сотрудниками новой схемы работы будет минимален. На помощь придут и современные методики геймификации обучения, и опытные преподаватели (тут вернемся к вопросу о выборе компании-интегратора), и включение специалистов в проектную команду, и другие инструменты.

Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный

Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.

Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.

Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.

Читайте также: