Какая подпись обязательно должна присутствовать на электронном первичном документе

Обновлено: 05.07.2024

Статья будет полезна, если в вашей организации есть хотя бы один ключ электронной подписи — тогда вам, скорее всего, нужно вести журналы учета ключей подписи. Кто обязан это делать и как, расскажем в статье.

Электронная подпись может быть по-разному связана с подписанным документом. В статье рассмотрим три варианта, их отличия и особенности использования.

Российское законодательство разрешает нотариусам заверять электронные документы. Это значит, человек сможет оформить доверенность, договор или другой документ не только на бумаге, но и в электронном виде, а затем передать получателю за считанные минуты.

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ наделил юридической силой электронные больничные листы. С 1 июля 2017 у пациентов есть выбор: получать больничные в электронном или бумажном виде. Как медучреждению подключиться к электронному обмену больничными с ФСС и оформлять больничные по новым правилам и какая электронная подпись для этого нужна?

Переходя на электронный документооборот с контрагентами, организации нужно подумать о том, как в дальнейшем вести архив. На каких носителях хранить документы в электронном виде и как подтвердить их юридическую значимость?

С января 2017 года подать документы в Арбитражный и Верховный суд можно через интернет. Для подачи документов потребуется электронная подпись.

Сдавать отчетность обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, которые ведут хозяйственную деятельность. Также перед государством отчитываются физические лица, получающие дополнительный доход. Подавать отчеты можно на бумаге или в электронном виде. Что нужно, чтобы отчитываться через интернет?

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Если вы не можете лично получить электронную подпись в удостоверяющем центре, ваши интересы может представлять другой человек. Для этого на него нужно оформить доверенность. В каком случае какая доверенность на электронную подпись нужна и как ее оформить?

Минфин России в ответ на обращение налогоплательщика разъяснил, что подписывать первичные учетные документы, составленные в электронном формате, необходимо электронной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176 "Об использовании электронной подписи при составлении первичных учетных документов").

При этом, счет-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ) и документы для налоговой инспекции, в том числе отчетность (п. 1 ст. 80 НК РФ), должны быть заверены усиленной квалифицированной подписью. В то же время, первичные документы бухгалтерского учета можно подписывать простой и неквалифицированной электронной подписью.

Какую использовать в каждом конкретном случае – простую, неквалифицированную или квалифицированную, можно узнать в соответствующем законе. Так, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, если не требуется бумажная форма документа (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи"; далее – Закон № 63-ФЗ) .

С помощью простой или неквалифицированной электронной подписи подписывают документы, равнозначные документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, когда участники электронного взаимодействия об этом договорились. При этом участники должны предусмотреть порядок проверки электронной подписи (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Если документ в бумажном виде должен быть заверен печатью, то электронный документ необходимо подписывать усиленной электронной подписью (п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Напомним, что для обоснования расходов в целях исчисления налога на прибыль необходимо представить документально подтвержденные затраты. Под ними понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При этом, каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным документом, который составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 1, 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Подписать электронной подписью документ — это значит подтвердить юридически значимое действие в информационной системе. Для бюджетников свои правила получения и настройки ЭЦП.

Какая подпись нужна бюджетникам

Электронная подпись подтверждает каждое действие владельца и придает документу юридическую значимость. Деятельность бюджетного учреждения невозможна без электронной цифровой подписи. Ее используют и руководители, и главные бухгалтера, и администраторы определенной области функционирования организации. Всеи им приходится разбираться, как подписать документ электронной подписью.

Выдачу и использование ЭЦП регулирует ФЗ № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В нем сказано, что существуют:

Простая ЭП. Необходима для визирования регистров внутреннего и внешнего электронного документооборота. Простой подписью заверяют письма, бланки, спецификации, счета. Основа ее защиты — пароли и кодировка.
Усиленная неквалифицированная. Она обладает более серьезными механизмами защиты. В основе такой подписи заложена криптографическая обработка данных, она фиксирует пользователей и все вносимые изменения.
Усиленная квалифицированная.Она наиболее совершенна в плане информационной защиты. Методологию шифрования сертифицирует ФСБ. Все данные, передаваемые по каналами связи и подписанные УК ЭЦП, зашифрованы на высшем уровне. Выдать усиленную ЭЦП могут только те удостоверяющие центры, которые получили специальную аккредитацию.

Именно усиленная квалифицированная ЭЦП должна использоваться в бюджетных учреждениях. Получить ее можно только в территориальных отделениях Федерального казначейства — ТОФК.

Когда нужно подписывать документы

Деятельность бюджетных учреждений предусматривает использование ЭЦП и в области государственных закупок, и для визирования отчетности, передаваемой по телекоммуникационным каналам связи, и для ведения электронного документооборота с контрагентами и вышестоящими организациями.

Все периодические и итоговые отчеты в территориальные органы ИФНС, ПФР, ФСС и Росстат заверяются электронно руководителем, а в некоторых случаях и исполнителем.

Вся закупочная деятельность ведется только с использованием усиленной квалифицированной ЭЦП. Каждый контрактный управляющий или иной ответственный сотрудник обязан знает, как подписать документ ЭЦП. Для полноценного ведения государственных закупок необходимо подписывать:

планы закупок и планы-графики;
закупочную документацию и извещение;
протоколы закупок;
государственные контракты;
исполнительные документы.

Если у сторон возникнут разногласия в ходе исполнения контракта, организация вправе обратиться в арбитражный суд, предоставив документы, подписанные ЭП. Такая документация будет иметь ту же юридическую силу, что и бумажная, скрепленная рукописной подписью и печатью.

Бюджетники должны размещать информацию о публичной и финансово-хозяйственной деятельности на государственных порталах, к примеру, на официальном сайте для размещения информации о государственных и муниципальных учреждениях. Все публикуемые данные должны быть достоверными и подписываться только усиленной квалифицированной ЭЦП.

Как получить ЭП

Бюджетники получают подпись через ТОФК. Сейчас запрос можно сформировать при помощи официального ресурса Федерального казначейства. Главное условие — на рабочем компьютере должны быть установлены программные продукты СКЗИ «КриптоПро CSP 4.0» и ПО «КриптоПро ЭЦП Browser Plug-In» версии 2.0.

Алгоритм действий таков:

Переходим на Портал Казначейства.
Выбираем действие «Сформировать комплект документов» в разделе «Первичное обращение за сертификатом».

Формируем сам запрос. Для этого нужно внести: субъект РФ, ИНН и ОГРН. Чтобы документы приняли при первичном обращении, все сведения должны соответствовать ЕГРЮЛ.

Нажимаем «Далее» и запрашиваем тип сертификата.

Теперь нужно внести сведения о том, где будет применяться ЭП. Отмечаем нужные системы, вводим персональные данные ответственного лица.

Заполняем остальные блоки, необходимые для оформления сертификата. Понадобится скан паспорта ответственного лица.

Когда вся информация внесена, нажимаем на кнопку Сформировать заявление.

В заявлении понадобится заполнить все пустые поля.

Теперь выбираем действие «Подать запрос». Сразу же сохраняем ссылку на запрос и его номер. Это понадобится для доступа к карточке запроса.

Когда сертификат готов, его нужно установить на рабочий компьютер совместно с корневым сертификатом удостоверяющего центра.

Как подписать файлы в PDF-формате

Инструкции, как подписать электронной подписью документ PDF, Word или другой, мало отличаются.

Шаг 1. Выбираем документ в редакторе и переходим в меню «Инструменты». Пользователю нужен раздел «Сертификаты».

Шаг 2. В контекстном меню открывшегося блока «Сертификаты» выбираем действие «Поставить цифровую подпись».

Шаг 3. Появится всплывающее окно для выбора сертификата. Выбираем сертификат конкретного пользователя и нажимаем кнопку «ОК».

Шаг 4. Переходим к настройке цифрового удостоверения.

Пользователь может создать удостоверение для своей подписи.

Созданное удостоверение нужно сохранить в магазине сертификатов Windows.

Шаг 5. Для создания удостоверения вводим все требуемые данные о пользователе.

Теперь проверяем всю введенную информацию и удостоверение. Вот и вся инструкция, как подписать эцп документ PDF. Главное — внимательно следовать алгоритму и заполнять все требуемые сведения.

Как подписать файлы Word

Теперь разберем, как подписать электронной подписью документ Ворд:

Шаг 1. Открываем нужный документ в текстовом редакторе Word. В меню файла находим блок «Сведения» и действие «Добавить электронную подпись».

Шаг 2. Во всплывающем окне определяем «Тип подтверждения», выбираем нужный сертификат и при необходимости отмечаем цель подписания файла.

Шаг 3. Если все программные средства криптографической защиты (СКЗИ) установлены правильно, то подписание осуществится без каких-либо технических проблем.

Как подписать отчетность

Любой отчет можно подписать ЭЦП. Для этого понадобится установить программное обеспечение «КриптоАРМ». Чтобы подписать отчет:

Шаг 1. Выбираем отчет, нажимаем на него правой кнопкой мыши и в меню находим программу «КриптоАРМ».

Шаг 2. Запускается Мастер создания ЭП. Нажимаем «Далее».

Шаг 3. Выбираем нужный файл.

Шаг 4. Во вкладке «Выходной формат» определяемся с форматом подписи.

Шаг 5. Устанавливаем параметры ЭП.

Шаг 6. Выбираем сертификат ЭП.

Шаг 7. Завершаем подписание отчетного документа нажатием на кнопку Готово.

Подписанный документ дублирует название исходного, но содержит расширение SIG. Если на рабочем столе появился такой значок, значит операция прошла успешно, и можно направлять подписанный отчет.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

До принятия соответствующего бухгалтерского стандарта электронные первичные документы могут быть подписаны любой подписью, предусмотренной Законом N 63-ФЗ.

Документы, подписанные простой и усиленной неквалифицированной подписями, в целях бухгалтерского и налогового учета признаются равнозначными бумажным, подписанным собственноручно (Письмо Минфина РФ от 04.04.2019 N 03-03-06/1/23591).

Между сторонами-подписантами должно быть заключено соглашение об электронном взаимодействии с разделом о порядке проверки электронных подписей (Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).

Счет-фактура

Счет-фактура в виде электронного документа должен быть подписан только усиленной квалифицированной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Соглашение между контрагентами, подписавшими документы УКЭП не требуется.

Книга покупок и книга продаж могут храниться в электронном виде без подписи. Перед отправкой контролирующим органам книги подписываются усиленной квалифицированной подписью (Письмо ФНС от 24.01.2019 N ЕД-4-15/1044).

Изменен формат книги продаж, представляемой по запросу налогового органа (Приказ ФНС от 01.04.2019 N ММВ-7-6/162@).

Контрагент нашей организации прислал счет-фактуру в формате pdf, подписанный электронной подписью. Могу ли я принять к учету такой документ?

Счет-фактура в электронном виде формируется продавцом в соответствии с (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 N 174н):

требованиями к форме (п. 5, 5.1. 5.2 ст. 169 НК РФ);
форматом, установленным ФНС (п. 9 ст. 169 НК РФ);
СФ должен быть подписан УКЭП (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ).

Если электронный формат счета-фактуры не соответствует установленному приказом ФНС, он не имеет юридической силы, и принять его к учету нельзя.

Отчетность в ИФНС, ПФР, ФСС

Вся отчетность должна подписываться УКЭП:

декларации по налогам и расчеты по страховым взносам (ст. 80 НК РФ);
сведения о работниках, пачки, реестры, описи в ПФР (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ);
отчетность в ФСС (п. 2.6 Приказа ФСС от 12.02.2010 N 19);
бухгалтерская отчетность.

Представление документов в ИФНС по требованию

Документы для представления в ИФНС по требованию подписываются УКЭП, если формат их представления утвержден ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ):

счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры;
УПД, УКД;
книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
доп. листы книги покупок и книги продаж;
ТОРГ-12;
акты приемки-сдачи работ (услуг).

Можно представить в виде любых скан-образов с подписанной УКЭП описью (Приказ ФНС от 27.12.2017 N ММВ-7-6/1096@):

договор (соглашение, контракт), в т. ч. дополнения, изменения;
спецификацию (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);
акт приемки-сдачи работ (услуг);
ТОРГ-12;
счет-фактуру, в том числе корректировочный;
грузовую таможенную декларацию/транзитную декларацию, в том числе добавочные листы к ним.

ФНС допускает представление сканированного текста ответа на требование, при условии подписи отправления УКЭП (Письмо ФНС от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@):

с подписью главного бухгалтера без подтверждения его полномочий;
без физической подписи в тексте ответа.

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

[17.11.2021 запись] Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

Алгоритм альтернативного перехода на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[29.10.2021 запись] Пообъектный учет ОС и подходы к определению и пересмотру СПИ

[11.10.2021 запись] Учет ОС по-новому: ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 25/2018

Большое спасибо, Лариса! Очень обстоятельно, доступно излагаете материал. Также отдельно благодарю за ответ на мой личный вопрос.

С активным переходом на электронный документооборот с партнерами по бизнесу и госорганами потребность в электронной подписи сильно растет. С ее помощью устанавливается авторство, а документ приобретает юридическую силу и защиту от изменений.

В статье разберемся в видах электронной подписи и сферах ее применения. Рассмотрим изменения в законодательстве, которые сделают электронную подпись еще более надежной. А также расскажем, как выбрать электронную подпись под свои нужды.

Что такое электронная подпись

Согласно ФЗ-63, электронная подпись — электронная информация, которую присоединяют к другой электронной информации для идентификации подписывающего лица.

Кроме подтверждения личности подписавшего, электронная цифровая подпись должна обеспечивать защиту и неизменность подписанного электронного документа. Поэтому электронная подпись фиксирует содержание документа после подписания.

Мы используем электронную подпись при взаимодействии с web-интерфейсами регулярно. Когда оплачиваем услуги онлайн, входим в личный кабинет на сайтах и даже когда отправляем электронные письма. В зависимости от степени защиты и юридической силы электронная подпись бывает простой и усиленной.

Это привычные логин и пароль или код в смс. Самый простой вариант подтвердить подписание документа или совершение действия, но один из менее надежных. Когда мы используем простую подпись, мы признаем условия, при которых система считает, что ввод данных подтверждает личность. На деле доказать, что простой подписью воспользовались именно вы, практически невозможно. Мошенники могут взломать пароль или завладеть вашим телефоном.

Простая электронная подпись может состоять из открытой и закрытой частей. Закрытая часть — пароли, смс-коды, а открытая — имя и логин. Например, получатель электронного письма признает авторство по открытой части ПЭП. Такой способ подтверждения иногда используют в работе с документами. По закону для признания простой электронной подписи необходимо письменное соглашение между партнерами.

В случае сбоя в системе или мошенничества, данные, подписанные ПЭП, могут пострадать и измениться. Поэтому такая подпись не имеет юридической силы и не используется в деловой практике. Документы с ПЭП не принимаются государственными органами и не являются доказательством совершения действия.

Чтобы подтвердить личность и наделить документ юридической силой, используют усиленную подпись.

Такая подпись обладает криптографической защитой — набором средств аутентификации, шифрования, конфиденциальности и целостности. В зависимости от уровня такой защиты выделяют подпись квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП).

Сравним эти подписи:

Выдают только удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры РФ

Есть строгие требования к сертификату подписи, он обязательно должен содержать данные о владельце

Равный аналог рукописной подписи, наделяет документ полной юридической силой

Подходит для документооборота с партнерами

Признается государственными органами

Они должны соответствовать стандартам ГОСТ
Нужна сертификация в ФСБ

Можно получить в удостоверяющем центре без аккредитации

Нет строгих требований к сертификату

Не является равным аналогом рукописной подписи, юридической силы недостаточно

Для документооборота с партнерами необходимо дополнительное соглашение и признание силы подписи

Государственные органы не примут документы

Нет ограничений на криптографический алгоритм

Использовать неквалифицированную электронную подпись для обмена электронными документами внутри компании и с партнерами можно, если есть документальное согласие. Но если дело дойдет до суда, юридическую значимость придется доказывать. Любая ошибка или неточность в договоре между участниками такого документооборота грозит ничтожностью соглашений и данных, а также финансовыми потерями.

У квалифицированной электронной подписи больше всего возможностей и самая высокая степень защиты информации, поэтому для подписания документов ее используют чаще всего.

Возможности квалифицированной электронной подписи

Юрлицу, предпринимателю и физическому лицу при наличии квалифицированной подписи доступны следующие основные возможности. Наделять электронный документ полной юридической силой Документ с КЭП имеет такую же юридическую силу как бумажный документ с подписью от руки*. ФНС, ПФР, ФСС и Росстат и другие госслужбы принимают электронные документы. Можно заключать договора, получать финансовые услуги в банке. На электронных торговых площадках, в том числе в госторгах. Через личный кабинет порталов ГАС Правосудие и Мой Арбитр. Подтвердить учетную запись, оформить паспорт, получить лицензию или патент и другое. *За исключением требований иных ФЗ (кроме 63-ФЗ), регламентирующих использование документов только на бумаге. Остальные функции подписи зависят от правового статуса владельца квалифицированной электронной подписи и выбранных функций.

КЭП физлица подходит самозанятым для сдачи отчетности в налоговую и фонды. С июля 2020 года все самозанятые должны отчитываться перед госорганами и платить налоги. За доход от физических лиц — 4%, от юридических — 6%.

Электронная подпись физлица подходит также врачам. С 1 июля 2017 года пациенты могут получать больничный лист в электронном варианте. Это удобно, потому что документ не потеряется и не испортится. КЭП для медицинского работника позволит сократить время приема. Все стандартные функции квалифицированной электронной подписи физлицу будут также доступны.

Еще КЭП физлица облегчает деятельность юристам и адвокатам. С ее помощью можно оформлять документы и работать с ФНС, ПФР, Росфинмониторинг, ПРАЙМ, АК&М и др. Делать запросы в ЖКХ и административные архивы. Подавать иски в арбитражные суды через систему Мой арбитр, в суды общей юрисдикции и Верховный суд — через ГАС Правосудие.

Читайте также: