Какие кадровые документы можно подписывать простой электронной подписью

Обновлено: 04.07.2024

Эксперимент по кадровому электронному документообороту выходит на финальную стадию. Одновременно в разработке находятся несколько законопроектов, затрагивающих взаимодействие работодателей с удаленными сотрудниками.

Самое время разобраться, что нужно для перехода на кадровый ЭДО и как к этому подготовиться .

Как развивается кадровый ЭДО

В 2011 году был принят Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).

В 2013 году в Трудовом кодексе появились ст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.

В 2015 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.

Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2017-2018 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов.

В 2018 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».

Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство .

Что дает участие в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО

Есть несколько плюсов. Компании-участники из первых уст узнают, какие изменения в законодательстве планируются. Они вправе вносить свои рекомендации, то есть фактически влиять на формулировки. При этом раз в квартал нужно отчитываться о результатах эксперимента в Минтруд .

Сегодня очевидно, что кадровый ЭДО будет только набирать обороты. В связи с пандемией президент попросил поторопиться с законами, облегчающими взаимодействие работодателей и работников на удаленке. Уже вышел законопроект № 973264-7 о комбинированной и временной дистанционной работе с упрощенными условиями .

Зачем бизнесу кадровый ЭДО

Переход на кадровый ЭДО — важный этап в жизни компании, который затрагивает все уровни специалистов, и, соответственно, для каждого уровня есть свои преимущества.

Руководители обычно заинтересованы в экономии бюджета на определенные процессы, а кадровый ЭДО как раз предполагает разгрузку специалиста по кадрам.

Кадровый ЭДО положительно влияет на репутацию работодателя на рынке труда — снижается вероятность штрафов и репутационных рисков. Важен и факт того, что компания участвует в инновационном проекте.

Эйчарам гораздо легче доказать факт передачи электронного документа в случае возникновения трудовых споров. Кроме того, им проще делать массовую рассылку таких документов.

Благодаря ЭДО ускоряется передача документов в бухгалтерию. А для самих сотрудников важно то, что электронные документы можно удобно подписывать (особенно когда ты находишься на удаленке) и легко находить — в отличие от бумажных они не теряются.

Преимущества в ЭДО есть и для IT-специалистов. Во-первых, для хранения документов не нужны свои сервера. Во-вторых, гарантируется безопасность их подписания .

Какие документы станут электронными

На практике компании имеют дело более чем с 80 видами разных кадровых документов. Но в целом все они делятся на два вида:

документы личного характера (касаются конкретного работника);
документы массового характера (касаются всей компании в целом, подразделения и т.д.).

Безопасно отправлять в электронном виде можно такие документы, как заявления, приказы, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и многие другие.

Юристы считают, что есть три типа документов, в отношении которых каждая компания самостоятельно принимает решения, в каком формате с ними работать:

трудовой договор;
ученический договор;
договор о материальной ответственности.

Одни передают все эти документы только в электронном виде. Другие — в электронном виде, но в течение трех дней дублируют их на бумаге, третьи используют консервативный подход и ограничиваются исключительно бумажным вариантом .

Какая подпись нужна для работы с электронными документами

Для подписания электронных документов нужна электронная подпись. Но проблема заключается в том, что она бывает трех видов:

Простая электронная подпись (ПЭП) – представляет собой комбинацию логина и пароля, поэтому обеспечивает минимальную защиту. ПЭП подписываются только те кадровые документы, которые не могут вызвать споров. Например, расчетный листок, который отправляется по электронной почте (в почтовый ящик сотрудник входит по логину-паролю, что по сути и является его электронной подписью).
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – имеет б о льшую защиту, чем НЭП, поэтому ею можно подписывать, например, приказы на командировку.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – идентична собственноручной, поэтому предполагает высшую степень защищенности и исключает риски. Благодаря такой подписи можно отправлять любые типы документов. Оспорить ее подлинность невозможно.

УКЭП в свою очередь делится на два вида:

Стационарная УКЭП (обычно выпускается на флешке — для сдачи отчетности). Заметное преимущество такой подписи — она хорошо работает во всяких интеграционных решениях, например, если кадровый ЭДО интегрирован в систему для расчета зарплаты. Специалист может работать в своей системе и подписывать документы стационарной УКЭП.
Мобильная УКЭП (удобна для работников, так как привязана к номеру телефона и позволяет подписывать документы из любой точки мира) .

Как получить электронную подпись в Контуре

Получить электронную подпись можно разными способами. Выпуск сертификата осуществляется в офисах СКБ Контура. Также её могут доставить курьеры Тинькофф Банка.

Предусмотрен еще один вариант — выпуск сертификата электронной подписи в кадровом отделе компании .

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. Изменения в ТК РФ внесли в ноябре 2021. Трудовые договоры, заявления на увольнения, графики отпусков, приказы, расчетные листки, табели. В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности.

Подробный разбор нововведений читайте в нашей срочной статье «Ноябрьский закон о кадровом ЭДО. Суть изменений за 4 минуты».

Рассказываем, как перевести кадры в цифру

Что происходит сейчас

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Читайте об этом в статье Новый закон об удаленной работе.

Весной 2021 в Госдуму внесли законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке электронно можно подписывать большинство кадровых документов.

Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:

электронные подписи (ЭП) для работников;
внутренние документы для легализации ЭДО;
электронная система.

ЭП для работников. Какую выбрать

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:

Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
Принимаете на работу дистанционных сотрудников, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Предполагается, что электронный кадровый документооборот будет применяться уже в конце этого года, соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс РФ. Но на сегодняшний день применение электронной подписи в кадровых документах весьма ограничено.

Переход на кадровый ЭДО

Общий запрос на цифровизацию возникает во многих сферах, например, электронные документы стали частью бухгалтерской и налоговой документации. Сейчас планируется перевод на электронный формат и кадровых документов.

Можно выделить следующие этапы, предпринятые законодателем в целях введения электронного кадрового документооборота (далее – ЭДО).

1. Предусмотрена возможность заключения трудовых договоров с дистанционными работниками в электронном виде. Так, в 2013 году в Трудовой кодекс РФ была введена норма о праве работодателя заключать трудовой договор о дистанционной работе путём обмена электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ).

2. В 2020 году введены так называемые электронные трудовые книжки.

3. Проводится эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. С этой целью Трудовой кодекс РФ планируется дополнить соответствующими положениями.

Предполагается, что уже в ноябре 2021 года в ТК РФ появится новая статья 22.1, которая будет определять порядок электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Можно ли сейчас кадровые документы подписывать электронной подписью

В настоящее время возможность применения электронного кадрового документооборота весьма ограничена.

Фактически полноценно использовать электронные документы и подписывать их электронной подписью (далее также – ЭП) возможно только во взаимоотношениях с дистанционными работниками. С этой категорией сотрудников можно использовать электронную подпись при заключении трудового договора, дополнительного соглашения, договора о материальной ответственности, соглашения о расторжении трудового договора и ряда других документов.

Обратите внимание, работодатель при подписании этих документов должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), работник – УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Но дистанционные работники – это особая категория сотрудников, для которых предусмотрены специальные нормы регулирования отношений (глава 49.1 ТК РФ). На остальных работников данные правила не распространяются.

Для всех остальных категорий работников действуют общие правила, установленные Трудовым кодексом. При этом следует отметить, что ТК РФ в отношении большинства документов предусматривает письменную форму или необходимость ознакомления работника с документом под подпись. Перечень норм ТК РФ, которые предусматривают именно такой способ подписания документов, сделал Минтруд России в письме от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773. Это трудовой договор, различные соглашения, заявления, уведомления и т.д.)

При этом Минтруд в своём письме обращает внимание, что в настоящее время электронный документооборот не предусматривается. В то же время представители ведомства указывают, что для обеспечения юридической значимости документов, заявление работник, в частности, должен подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

В качестве рекомендации на сегодняшний день можно дать следующий совет. Не стоит торопиться с переводом значимых кадровых документов в электронный формат, необходимо дождаться введения в действие новой статьи 22.1 ТК РФ, которая определит правила электронного документооборота.

Вместе с тем, если ТК РФ не предусматривает составление документа в письменной форме или не требует необходимости ознакомления работника с документом под подпись, можно использовать электронную форму документа и электронную подпись.

Итоги эксперимента по введению ЭДО

К ноябрю 2021 года должен завершиться эксперимент, проводимый Минтрудом России в соответствии с положениями Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». В ходе данного эксперимента среди его участников проводится апробация использования электронного формата кадровых документов. Изначально планировалось завершить эксперимент к 31 марта 2021 года, но впоследствии срок был продлён до 15 ноября 2021 года. К этому моменту уже планируется вступление в силу Федерального закона, который внесёт дополнения в Трудовой кодекс РФ. К настоящему моменту законопроект № 1162885-7 о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений) рассмотрен Госдумой в первом чтении.

Следует отметить, что новые правила будут действовать как раз в отношении тех документов, которые сейчас создаются на бумажном носителе: трудовые договоры, допсоглашения, договоры о материальной ответственности, приказы, с которыми работника надо знакомить под подпись и т. д.

Работодателю на выбор будет предложено два варианта организации работы с электронными документами:

1. С использованием единой цифровой платформы «Работа в России». Каждый работодатель будет создавать свой личный кабинет, в котором и будут создаваться кадровые документы.

2. С использованием собственной информационной системы. Её работодателю потребуется разработать самостоятельно.

В зависимости от того, какой вариант выберет компания и будут определяться требования к использованию электронной подписи.

От выбора организацией одного из этих вариантов, будет зависеть вид используемой электронной подписи. Первый вариант предполагает наличие УКЭП или УНЭП у работодателя. Работник же сможет использовать простую электронную подпись.

Второй вариант – собственная система, потребует от работодателя использования УКЭП. Работник сможет подписывать документы УКЭП или УНЭП. Причём данный вид подписи работник будет использовать при подписании значимых документов: трудового договора, заявления на увольнение, согласия на перевод и ещё ряда документов, прямо названных в будущей ст. 22.1 ТК РФ. Остальные документы, если не будет предусмотрено иное, работник сможет подписывать простой электронной подписью.

Работодатели могут перевести кадровый документооборот в электронный формат. Однако нужно учесть, что некоторые документы все же нужно оформлять в обычном виде на бумажном носителе, к примеру, к ним относятся трудовые договоры или заявления на увольнения.

Состояние ЭДО на данный момент

На данный момент хозяйствующие субъекты могут работать с различными электронными документами - счетами-фактурами, требованиями налоговой инспекции, отчетностью и т.д. Электронный документооборот позволяет существенно упростить работу и минимизировать затраты при обращении документов.

Кадровую документацию также постепенно трансформируют в электронный вид. К примеру, сейчас уже используются электронные листки нетрудоспособности или трудовые книжки.

Кроме того, в апреле 2020 г. Роструд предложил работодателям поучаствовать в эксперименте по внедрению кадрового электронного документооборота, регламентированном Федеральным законом от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ. Кроме того, на рассмотрении Госдумы находится законопроект № 967986-7, согласно которому будут утверждены правила организации электронного документооборота с сотрудниками и внесены соответствующие изменения в ТК РФ.

Работодатели могут не дожидаться, пока их на законодательном уровне обяжут перейти на кадровый электронный документооборот, а уже сейчас самостоятельно использовать его возможности. Для этого нужно оформить ЭЦП согласно Федеральному закону "Об электронной подписи" от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, а также организовать систему и порядок обмена документами.

Какую ЭЦП выбрать для сотрудника

Для организации кадрового ЭДО нужно, чтобы у сотрудников была ЭЦП. Она может быть трех типов:

простая (ПЭП);
усиленная неквалифицированная (НЭП);
усиленная квалифицированная (КЭП).

В зависимости от того, какой документ подписывается, необходимо использовать тот или иной тип электронной подписи. К примеру, для ведения графика отпусков в формате Excel достаточно применять простую ЭЦП, а для ознакомления с локальной документацией компании нужно использовать неквалифицированную подпись. Если же нужно принять на работу сотрудника на удаленке, придется оформить и использовать только усиленную квалифицированную ЭЦП.

Электронные подписи можно использовать для таких документов:

приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени - все типы электронной подписи (ПЭП, НЭП, КЭП);
должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, правила внутреннего трудового распорядке - НЭП и КЭП;
трудовые договоры, приказы об увольнении - только КЭП.

Простую и неквалифицированную ЭЦП выпускают только один раз - при трудоустройстве. Работодатель может сделать это самостоятельно в своей информационной системе. Важно - для НЭП требуется дополнительно приобрести специальную программу.

Оформление квалифицированной ЭЦП производится ежегодно через обращение в удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

Какие внутренние документы оформляются для кадрового ЭДО

Внедрение кадрового ЭДО нужно зафиксировать в локальной документации работодателя.

Во-первых, нужно издать внутренний документ о кадровом ЭДО, к примеру, положение об электронном документообороте или дополнение к коллективному договору. В нем указывается, какие именно документы будут оформляться электронно, каким типом ЭЦП будут подписываться, как сотрудники будут знакомиться с электронными документами.

Во-вторых, необходимо разработать и утвердить форму соглашения с работниками по применению ЭЦП. В этом документе указывается, каким образом определяется лицо, подписывающее документ, а также как используются ЭЦП, какие обязанности имеются у сотрудника и работодателя по вопросу сохранения конфиденциальности подписи.

Перевод кадровых процессов на ЭДО

Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:

Прием на работу и ознакомление с локальной документацией

Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Локальные документы компании (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, журналы по инструктажам) нужно представлять сотрудникам для ознакомления под подпись. При этом в рамках ЭДО допускается использовать НЭП или КЭП.

По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.

Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Внимание! Документация по увольнениям требуется при любой проверке, проводимой сотрудниками инспекции по труду. Минтруд не признает электронные варианты этих документов, о чем ведомство указало в Письме от 06.03.2020 г. № 14-2/ООГ-1773.

Читайте также: