Какой вид электронной подписи приравнивается к собственноручной подписи человека по законодательству

Обновлено: 07.07.2024

С расширением оборота электронных документов возникла необходимость заверения их электронной подписью (ЭП). Ее применение регламентируется Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи», в котором содержатся основные понятия и правила использования ЭП. Существует несколько видов визы в цифровом формате, о чем мы и расскажем в этой статье.

Что такое электронная цифровая подпись?

В законе сказано, что таковой является информация в электронном виде, которая прикреплена к другим электронным документам для их удостоверения.

Владельцем ЭП может быть обычный гражданин, организация, а также государственные структуры и органы местного самоуправления. Право собственности на цифровую подпись подтверждается сертификатом, обычным или квалифицированным. Он может быть воплощен на бумаге или в электронном виде.

Для создания ЭП применяется ключ, называемый закрытым. Это уникальный набор символов, размещенных в определенном порядке. Чтобы проверить подлинность электронной подписи, используется другой ключ (открытый). Он неразрывно связан с закрытым ключом, и они оба прикреплены к сертификату ключа проверки ЭП.

Владелец цифровой подписи должен тщательно оберегать ключ, используемый для создания электронной подписи, и не сообщать его третьим лицам во избежание несанкционированного использования принадлежащей ему ЭП.

Электронные подписи, а также их ключи создаются и проверяются с помощью специальных средств, которые по своей сути являются техническими устройствами. Также они выполняют функцию защиты ЭП и ключей от посягательств третьих лиц.

Юридическая сила электронной подписи

Вопросы, связанные с цифровыми подписями, относятся к полномочию Министерства связи и массовых коммуникаций РФ. Эта государственная структура контролирует выдачу и применение ЭП и сертификатов к ним, занимается аккредитацией специализированных организаций — удостоверяющих центров (УЦ).

Удостоверяющими центрами могут быть коммерческие организации, частные предприниматели, муниципальные и государственные органы. Если УЦ прошел аккредитацию, то он наделяется более широким кругом полномочий. Эти организации занимаются выдачей сертификатов ключей и самих электронных подписей, а также средств их формирования.

Особый контроль за использованием электронных подписей, способами их создания, а также набором инструментов, используемых при работе с ЭП, обеспечивает им абсолютную защиту от несанкционированного использования. Это придает цифровой подписи юридическую силу и позволяет приравнивать ее к обычной визе и печати на бумажном носителе. Потому они могут применяться при совершении сделок различного характера, сдаче отчетности в контролирующие органы, оказании государственных услуг, участии в электронных торгах.

Электронная подпись дает возможность арбитражным судам использовать электронные документы в качестве доказательств, что подтверждено положениями АПК РФ.

Какие виды электронных подписей бывают

Существует несколько типов ЭП, отличающихся по способу формирования и выполняемым задачам:

Простая электронная подпись. Она создается с помощью применения кодов, паролей и другого набора символов. Такую ЭП можно сформировать самостоятельно на персональном компьютере, зарегистрировав потом в неаккредитованном удостоверяющем центре. С ее помощью можно определить человека, который завизировал документ. Применяется в обычных деловых отношениях между юридическими или физическими лицами, при рассмотрении дел в арбитражных судах, при оказании госуслуг.
Усиленные электронные подписи, которые могут быть неквалифицированными или пройти процедуру получения соответствующего статуса. Их получают с помощью шифрования криптографическим методом — самым эффективным по своей защищенности от взлома. Для создания подобных ЭП используют специальные устройства. Они дают возможность не только установить лицо, которое завизировало документ, но еще и получить информацию о внесенных в него после подписания изменений.

Когда встает вопрос: какую именно подпись надо оформить, исходят из тех задач, которые она должна выполнять. Самый расширенный спектр применения имеет усиленная квалифицированная ЭП.

Простая электронная подпись

Документ в электронном виде будет считаться подписанным этой ЭП, если выполнены следующие условия:

цифровая подпись находится в электронном документе, который визируется;
ключ ЭП используется по тем правилам, которые разработаны оператором информационной системы, осуществляющей формирование и отправку электронного документа;
в подписанном электронном документе есть информация о человеке, от лица которого был сформирован этот документ.

Чтобы простая электронная подпись имела юридическую силу, участники отношений, в которых она используется, должны заключить соглашение в письменном или электронном виде. Такой документ должен содержать правила, по которым можно определить человека, завизировавшего документ, ориентируясь только на ЭП.

Простую электронную подпись запрещено применять при визировании документов, в которых содержится информация, являющаяся государственной тайной.

Усиленная электронная подпись

Существует два вида такой ЭП:

Усиленная неквалифицированная подпись. Так же, как и простая, предполагает наличие соглашения между участниками отношений, передающими между собой завизированный документ. Но в отличие от простой ЭП не может использоваться при оказании государственных услуг.
Усиленная квалифицированная подпись. Имеет те же свойства, что и неквалифицированная, но для ее формирования применяются средства, которые прошли процедуру сертификации в ФСБ РФ. Кроме тех задач, которые выполняют простая и неквалифицированная подписи, она может применяться при сдаче отчетности в контролирующие органы (ПРФ, ФНС, ФСС и другие), а также при участии в торгах, которые проводятся в электронной форме. У этой подписи есть еще одно свойство, которым не обладают ЭП других видов: она является аналогом официальной печати, если она требуется для придания документам юридической силы.

Кроме соблюдения режима конфиденциальности в случаях использования усиленных ЭП участники отношений должны сообщать удостоверяющему центру, который выдал им сертификат ключа проверки ЭП, о нарушении секретности ключа в течение 1 рабочего дня с момента, когда стало известно об этом факте, и не применять ключ ЭП, если есть подозрения, что его конфиденциальность может быть не соблюдена.

При получении цифровой подписи и сертификата к ней придется оплатить ее стоимость. Чем выше статус получаемой ЭП, тем выше ее цена.

Резюме

Электронная подпись является аналогом визы на бумажном носителе. Она бывает двух типов: простая и усиленная. Последний тип может быть неквалифицированным или прошедшим процедуру квалификации.

Простая подпись формируется с помощью паролей и шифров, а усиленные — с помощью средств криптографического шифрования. Эти виды ЭП могут использоваться для разных задач.

Если вы собираетесь получить электронную подпись, но у вас остались вопросы, обратитесь к нашим юристам. Они дадут полную консультацию, помогут оформить документы для обращения в удостоверяющий центр.

Людмила Разумова
Редактор
Практикующий юрист с 2006 года

Здравствуйте. Соседи по коммунальной квартире (с отдельными лицевыми счетами, т.е., у каждого - изолированная комната, а не доля) выжили нас преступными действиями, подтверждёнными видео-доказательствами (которые, не знаем, примут ли в суд -к исковому заявлению - вообще, хотя они с камеры наблюдения), т.к. ни полиция, ни прокуратура, не возбудили до сих пор уголовных дел по данным преступлениям, намерены самостоятельно обратиться в суд, т.к. год терпим моральные страдания и несём материальные убытки, вынужденно арендуя чужое жильё. Прочли в интернете, что в суд можно обратиться с исковым заявлением в электронном виде, но непонятно: необходима ли обязательно для этого электронная подпись заявителя (физ. лица - нас двое - мы семья) или достаточно подтверждённой учётной записи каждого из заявителей - с портала "Госуслуги"? (непонятно, т.к. прочли, что для подачи заявления в суд необходима именно учётная запись, а для приложения документов - к заявлению в суд -необходимо заверить каждый документ электронной подписью заявителя, на скане документов, т.е., или там опечатка в правилах, или электронная подпись действительно необходима и не просто вводятся печатные документы - через компьютер, а именно - отсканированные документы должны быть, выходит?) Ведь именно потому и решили в электронном виде обратиться в суд, т.к. много доказательных документов (в т.ч., мед. документов), а в суд нужно распечатывать 3 экземпляра - по количеству сторон (и судье), вроде бы, но электронная подпись, наверное, дорогая и двоим заявителям нужно две подписи оплачивать (и где это заказывать), или всё-таки в электронном виде обращаться по уголовным делам - можно только с учётной записью "Госуслуг"? Жду ответа именно от того, кто уже сталкивался и знает точно, чтобы точно приняли документы в электронном виде в суд, а не возвращали. С уважением, заранее благодарна за ответ.

Формы обращения в суд в электронном виде

Документом предусмотрено два способа подачи иска в электронном виде: направив «сканы» (электронные образы) или электронные документы.

Направление документов в электронном виде предполагает их визирование усиленной квалифицированной цифровой подписью, равной по значимости собственноручной. Тогда присланные бумаги признают равноценными документации на бумажном носителе.

Для направления исков через сервис Госуслуги граждане должны иметь или пройти соответствующую регистрацию. На первом этапе система используется для направления заявлений, ходатайств и иных документов по административным делам, подписанным электронной подписью. Далее через этот же сервис заявители смогут в личном кабинете видеть копии судебных актов, извещения, вызовы в суд и иные документы, подписанные судьей усиленной квалифицированной электронной подписью.

Где получают электронную подпись?

Для доступа ко всем услугам портала необходимо иметь усиленную квалифицированную подпись. Сделать это можно до регистрации либо после. Второй вариант предпочтительнее, т. к. вы убедитесь, что ЭЦП для госуслуг действительно необходима.

Что надо сделать на сайте?

заявку на получение ЭП, можно подать также на портале госуслуг.

В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Посмотрим, чем они отличаются друг от друга, при каких условиях равнозначны собственноручной и придают подписанным файлам юридическую силу.

Виды электронной подписи

Простая электронная подпись, или ПЭП

Простая подпись — это знакомые всем коды доступа из СМС, коды на скретч-картах, пары “логин-пароль” в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте. Простая подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют, и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.

Где используется простая электронная подпись?

Простая электронная подпись чаще всего применяется при банковских операциях, а также для аутентификации в информационных системах, для получения госуслуг, для заверения документов внутри корпоративного электронного документооборота (далее — ЭДО).

Простую электронную подпись нельзя использовать при подписании электронных документов или в информационной системе, которые содержат гостайну.

Юридическая сила ПЭП

Простая подпись приравнивается к собственноручной, если это регламентирует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками ЭДО заключено соглашение, где прописаны:

правила, по которым подписанта определяют по его простой электронной подписи.
обязанность пользователя соблюдать конфиденциальность закрытой части ключа ПЭП (например, пароля в паре “логин-пароль” или СМС-кода, присланного на телефон).

Во многих информационных системах пользователь должен сначала подтвердить свою личность во время визита к оператору систему, чтобы его ПЭП в будущем имела юридическую силу. Например, для получения подтвержденной учетной записи на портале Госуслуг, нужно лично прийти в один из центров регистрации с документом, удостоверяющим личность.

Неквалифицированная электронная подпись, или НЭП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — НЭП) создается с помощью программ криптошифрования с использованием закрытого ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует личность владельца, а также позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки.

Человек получает в удостоверяющем центре два ключа электронной подписи: закрытый и открытый. Закрытый ключ хранится на специальном ключевом носителе с пин-кодом или в компьютере пользователя — он известен только владельцу и его нужно держать в тайне. С помощью закрытого ключа владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы.

Открытый ключ электронной подписи доступен всем, с кем его обладатель ведет ЭДО. Он связан с закрытым ключом и позволяет всем получателям подписанного документа проверить подлинность ЭП.

То, что открытый ключ принадлежит владельцу закрытого ключа, прописывается в сертификате электронной подписи. Сертификат также выдается удостоверяющим центром. Но при использовании НЭП сертификат можно не создавать. Требования к структуре неквалифицированного сертификата не установлены в федеральном законе № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

Где используется неквалифицированная электронная подпись?

НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего ЭДО, если стороны предварительно договорились об этом.

Юридическая сила НЭП

Участникам ЭДО нужно соблюдать дополнительные условия, чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью. Сторонам нужно обязательно заключить между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.

Квалифицированная электронная подпись или КЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись — самый регламентированный государством вид подписи. Так же, как и НЭП, она создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но отличается от НЭП в следующем:

Обязательно имеет квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011.
Программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России.
Выдавать КЭП может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи России.

Где используется квалифицированная электронная подпись?

КЭП нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться формализованными документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или с ее внешними контрагентами.

Юридическая сила КЭП

КЭП — это подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий. Если организации ведут ЭДО, подписывая документы КЭП, их юридическая сила признается автоматически согласно федеральному закону № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

Два типа электронных подписей обеспечивают защиту от подделки документов с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Статья расскажет, где применяется тот или иной тип подписи и где производится выдача ЭЦП.

Закрепленные нормативными актами виды ЭЦП

Наличие ЭЦП в документе приравнивается к собственноручной подписи бумажного носителя. Правомочность применения ЭЦП основана на положениях закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Нормативный акт определяет 2 вида подписей:

Формирование подписи основано на применении паролей, кодов и иных форм символов. Владельцем простого ключа становится любой пользователь, определенный участниками электронного документооборота. Ограничение применения установлено в отношении передачи данных, представляющих сведения государственной тайны. Символические преобразователи информации позволяют идентифицировать владельца ключа. К минусам простых ЭЦП относят сложность обеспечения защиты целостности документа от взлома или внесения корректировок.

Закон № 63-ФЗ различает усиленные неквалифицированную и квалифицированную подписи. Обе формы подписи усиленного вида обеспечивают большую защиту информации, чем простая форма ЭЦП. Кодировка здесь создается с помощью криптографических методов. Усиленные типы электронных подписей позволяют идентифицировать владельца и определить отсутствие правок после применения подписи.

Квалифицированная и неквалифицированная электронные подписи: разница уровня защиты

Оба вида усиленных ЭЦП-форм создаются с помощью электронных систем и криптографического преобразователя информации. Документы, подписанные владельцем ЭЦП, сохраняют уникальность и достоверность. Формирование подписи производится закрытым ключом, внешним носителем которого является специальная флешка (ранее — дискета). Определить уникальность подписи позволяет связка открытого публичного ключа с закрытым, находящимся у владельца.

Существуют несколько отличий квалифицированной ЭЦП от неквалифицированной ее формы. Квалифицированный вид подписи обеспечивает более надежную защиту информации, благодаря:

Выдаче ключей в центрах, имеющих государственную аттестацию. Для создания неквалифицированной формы лицо может обратиться в несертифицированный центр.
Получению квалифицированного сертификата на закрытый ключ. Все сертификаты одобрены головным удостоверяющим центром.
Защите криптографических кодов на государственном уровне. Для кодировки используют сложные для несанкционированного взлома сертифицированные криптопровайдеры.

Преимуществом квалифицированной подписи является признание подписанного документа во всех официальных инстанциях — органах контроля, судах, государственных учреждениях. Электронная подпись в равной степени юридически правомочна для всех копий документа.

Простые виды ЭЦП и их отличия от 2 усиленных типов электронных подписей

Электронный оборот, заверенный ЭЦП, ускоряет и упрощает обмен деловыми документами. При пересылке электронных форм снижаются риски утраты документа или его части — в зависимости от типа подписи.

Представляем вам сравнительную таблицу по основным характеристикам различных видов электронных подписей:

Тип электронной подписи

Простая форма подписи

Устанавливается сторонами делового оборота на основании разработанных программных продуктов, право закрепляется в договорах между сторонами

За пределами предприятия документы не имеют значимой юридической силы, особенно при передаче внешним пользователям оригиналов или заверенных нотариально копий документов

Усиленная неквалифицированная форма

Выдаются неаттестованными центрами

Риски использования неквалифицированных подписей не поддерживаются судами, пользователи несут самостоятельную ответственность при нарушении целостности баз

Усиленная квалифицированная форма

Создается в аттестованных государством центрах и сопровождается выдачей сертификата ключа

При использовании достигается высокая степень защиты благодаря использованию ключевой пары — секретного и публичного типа

Подробнее о важности применения ЭЦП для сохранности информации читайте в статье «Валютные платежи в банк-клиенте — пошаговая инструкция».

Какие из электронных подписей являются наиболее востребованными?

В зависимости от степени защиты электронные подписи применяют для различных сфер назначения. Для практического применения используют ЭЦП, придающие юридическую силу документу в соответствии с требованиями секретности:

Простой тип. Применяют преимущественно для заверения документов внутреннего оборота — корпоративной переписки, электронных баз. Во внешнем обороте используется для запросов, передачи и получения справочной информации.
Усиленный неквалифицированный тип. Используют как для внутреннего, так и для внешнего делового оборота при наличии договоренности сторон, например для участия в некоторых видах электронных торгов.
Усиленный квалифицированный тип. Применяют для подтверждения передаваемых внешним пользователям данных с особыми требованиями к конфиденциальности и защите — дистанционной информации банкам, судебным органам, отчетности в ИФНС. Является универсальной подписью в электронном документообороте.

О применении ЭЦП при передаче отчетности в ИФНС читайте в статье «Как сдать в налоговую отчетность через интернет».

Итоги

Использование разных типов ЭЦП в электронном обороте определяется назначением документа и требованием к секретности. Максимальной степенью безопасности обладают подписи усиленного квалифицированного типа, выдаваемые аттестованными центрами.

Локально-нормативными актами организации может быть установлено, что работодатель подписывает некоторые кадровые документы (например, приказ об отпуске) квалифицированной электронной подписью, а сотрудники для этих целей используют простую электронную подпись. Является ли такая норма нарушением Трудового кодекса РФ? Какую электронную подпись необходимо использовать для подписания кадровой документации?

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Законодательством предусмотрена возможность ведения некоторых кадровых документов в электронном формате. Так, например, Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 436-ФЗ разрешает вести электронные трудовые книжки. Лист нетрудоспособности может быть сформирован в электронном виде, согласно ст. 2 Федерального закона от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ. Кроме того, электронными могут быть договоры с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, а также оформленными по соглашению гражданско-правового характера. Это прописано в ст. 312.2 Трудового кодекса РФ и п. 2 ст.160 Гражданского кодекса РФ.

Относительно других кадровых документов законы каких-либо чётких указаний не содержат. Однако, в соответствии с положениями Федерального закона от 6 июня 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», документы в электронном виде, подписанные электронной подписью, имеют ту же силу, что и документы на бумажном носителе. Это позволяет практически полностью перевести кадровую документацию в электронную форму.

Какая электронная подпись нужна для подписания кадровых документов

Законом об электронной подписи (ЭП) предусмотрено применение двух видов подписи: простой и усиленной.

Простая ЭП по факту является комбинацией логина и пароля, которая позволяет подтвердить, что действие (например, отправка электронного заявления) выполнено конкретным человеком. Чаще всего простая ЭП применяется при работе с госпорталами. Это наименее защищённый вид электронной подписи.

Усиленная электронная подпись формируется в результате криптопреобразования данных с использованием ключа ЭП. Разделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Неквалифицированная электронная подпись, помимо идентификации владельца, подтверждает, что в документ с момента подписания не вносилось никаких изменений.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) подтверждается сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра и приравнивается к собственноручной подписи без каких-либо дополнительных соглашений. Удостоверяющий центр АО «Калуга Астрал» аккредитован по новым правилам и может выпускать квалифицированные электронные подписи для ИП и юрлиц при обращении заказчика. Оформить КЭП можно, оставив заявку на обратный звонок на нашем сайте.

Квалифицированная ЭП применяется в целях электронного документооборота в кадровых процессах, а также для подписания внешних документов, сдачи электронной отчётности и участия в электронных торгах.

С помощью КЭП подписывают следующие документы:

трудовые договоры,
договоры о материальной ответственности,
ученические договоры,
дополнительные соглашения,
должностные инструкции,
приказы о приёме и увольнении,
соглашения о расторжении договоров и др.

Специалистам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров, руководителю HR-отдела или главному бухгалтеру), для подписания документов необходима именно квалифицированная ЭП. Она необходима для передачи данных по электронным листам нетрудоспособности в Фонд социального страхования РФ, а также кадровой отчётности в Пенсионный фонд России и Федеральную службу государственной статистики.

Прочие сотрудники для подписания электронных документов могут использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную ЭП — в зависимости от типа документа. Для подписания внутренних документов (например, приказов, служебных записок, инструкций и др.) можно использовать неквалифицированную электронную подпись. При этом с работником необходимо заключить допсоглашение, чтобы его подпись считалась действительной (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ).

В каком случае кадровые документы можно подписывать простой электронной подписью

Может ли сотрудник подписывать кадровые документы простой электронной подписью? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо обратиться к положениям закона об электронной подписи.

Согласно п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ, электронные документы, которые подписаны простой электронной подписью, признаются равнозначными бумажному документу с собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом указанные нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия должны соответствовать требованиям ст. 9 вышеуказанного Федерального закона.

Таким образом, для применения простой электронной подписи в кадровом документообороте внутри компании необходимо утвердить её действительность соответствующими локальными нормативными актами. На это указал Роструд , отвечая на вопрос в специальном разделе своего сайта.

В случае принятия таких ЛНА (сотрудники должны быть ознакомлены с ними), кадровая документация, подписанная простой ЭП сотрудника, будет считаться равнозначной документам на бумаге.

В число наиболее популярных кадровых процессов, которые подписываются с помощью простой ЭП, входят:

оформление отпусков и формирование графика отпусков;
командировки (согласование, приказ о направлении и тому подобное);
привлечение к дополнительной работе в выходные и праздничные дни;
ознакомление приказами, внутренними инструкциями, планом работы и другими ЛНА;
согласие на обработку личных данных;
различные уведомления (изменение условий труда, сокращения штата и другие);
привлечение к дисциплинарной ответственности;
выплаты (расчётные листы, матпомощь) и другие.

Если соответствующего локального нормативного акта нет, подписывать кадровые документы простой ЭП нельзя — это будет нарушением.

Читайте также: